ausführliche Arbeitsplatz- und Tätigkeitsbeschreibung - Osann

Arbeitsplatz- / Tätigkeitsbeschreibung Gemeindebüro Osann-Monzel
Gliederung der Arbeitsstunden
Gemeinde (mit geöffnetem Büro)
17,5
Kindertagesstätte
2
Gemeinde
-
Unterstützung des Ortsbürgermeisters und der Beigeordneten in der allgemeinen
Verwaltungstätigkeit (Erstellung von Dokumentenvorlagen, Tabellen, Textverarbeitung)
Ansprechpartner für die Bürgerinnen und Bürger der Ortsgemeinde
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Terminverwaltung
Terminkoordinierung bei Jubilaren einschließlich Bestellung von Präsentkörben
Koordinierung Belegung der gemeindlichen Einrichtungen zwischen Vereinen,
Privatpersonen und Pfarrgemeinde
Koordinierung gemeindlicher Veranstaltungen (Personal)
Erstellen von Aktenvermerken und Schriftstücken
Durchführung der Aktenverwaltung
Mitteilungen/Benachrichtigungen an Gemeinderatsmitglieder und Ausschussmitglieder
(Einladungen, Informationen)
Anfertigen von Unterlagen für Gemeinderats- und Ausschusssitzungen
Protokollführung bei Ausschusssitzungen (ggfls. außerhalb der Regelarbeitszeit)
Führen eines Sitzungsnachweises/Teilnehmernachweis
Bearbeitung des E-Mail-Schriftverkehrs
Bearbeitung von Rechnungen
Aktualisierung der Aushänge zu Belegungen in Gemeindehäusern und Mehrzweckbereich
Unterstützung der Gemeindearbeiter durch wöchentliche Kontrolle der gemeindlichen
Einrichtungen auf Sauberkeit
Schlüsseldienst (Ausgabe/Rücknahme) bei Vermietung gemeindlicher Einrichtungen
Einweisung der Mieter in die Räumlichkeiten bei Anmietung
Kontrolle der gemeindlichen Einrichtungen vor und nach Anmietung
Abrechnung der Anmietung von Gemeindehäusern, Schutzhütten und Mehrzweckbereich
Oestelbachhalle
Kommunikation mit den Gemeindearbeitern über anstehende Vermietungen gemeindlicher
Einrichtungen und das laufende „Geschäft“
Friedhofsgebührenabrechnung
Jährliche Aufstellung der Arbeiten am jüdischen Friedhof
Pflege der Belegungspläne beider Friedhöfe (Friedhofskataster)
Pflege der gemeindlichen Pachtverträge
Kommunikation mit der örtlichen Gastronomie wegen des Generationenessens
Aktualisierung der gemeindeeigenen Website (mittels Wordpress)
Ablage
Allgemeinde Büroorganisation (Bestellung von Büromaterial etc.)
Unterstützung in der Kontrolle des Leiterbestands sowie Elektrogeräte (mit Bauhof)
Führung eines Baumkatasters in Zusammenarbeit mit Bauhof
Kontrolle der Bestände von Weingläsern, Fahnen (mit Bauhof)
Personalakten: Pflege Personaldateien, Kontrolle der Zeiterfassungspläne aller
Gemeindeangestellten, Auslesen und Bearbeiten der digitalen Zeiterfassung im KiTa-Bereich,
Führen einer Fehlzeitenübersicht aller Gemeindeangestellten
Kindertagesstätte
-
Mittagessenverpflegung: Kommunikation mit den Hauswirtschaftskräften, Bestellung der
benötigten Lebensmittel nach Vorgabe, Menüplan, Einkauf von Kochgeschirr und Spülmittel
monatliche Abrechnung der Mittagessenteilnahme (Personal + Sozialfond)
Unterstützung in der Verwaltung (Bereich Personal/Zeiterfassung)
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Unterstützung bei der Aktualisierung der Website der Kindertagesstätte
Bisherige Öffnungszeiten:
Montag
08:30 - 11:30 Uhr
Dienstag
08:30 - 11:30 Uhr
Mittwoch
17:00 - 18:00 Uhr
16:00 - 18:00 Uhr
Donnerstag
08:30 - 12:00 Uhr
Freitag
08:30 - 11:30 Uhr
17:00 - 19:00 Uhr
Tourismus
-
Die Öffnungszeiten des Büros sind so angelegt, dass auch Kurzurlauber (Anreise meist
freitags) noch Informationen erhalten.
Versenden des Ortsprospektes
Versenden von weiterem Informationsmaterial zur Urlaubsplanung
Touristische Beratung vor Ort für Gäste und Einheimische
Unterstützung in der Urlaubsplanung vor Reiseantritt
Kommunikation mit touristischen Anbietern in der Umgebung
Aktualisierung der Prospektauslage
Persönliche Abholung von Prospekten in zentralen Tourist-Informationen (Trier, Wittlich,
Traben-Trabach etc.)
Zusammenarbeit mit der Tourist-Information Heimat- & Verkehrsverein Osann-Monzel
Prospektverteilung an örtliche Hotelerie & Beherbergungsbetriebe
Beschwerdemanagement (Aufnahme und Weiterleitung von Gästebeschwerden)
Führungen im Heimatmuseum „Altes Eichhaus“
Unterstützung bei der Erarbeitung neuer Wanderwege
Verkauf von Wanderkarten, Wanderführern
Kooperation mit touristisch relevanten Vereinen (z.B. ARGE Deutsche Königinnen e.V.)
Kommunikation mit den Weinhoheiten (Terminplanung und Nachlese Auftritte)
Koordinierung von Messeauftritten
Koordinierung von Veranstaltungen in der Gemeinde – Führen des Veranstaltungskalenders
Koordinierung bei der Teilnahme an regionalen Festen (z.B. Weinfest Mittelmosel)
regelmäßige Aktualisierung der gemeindeeigenen Website einschließlich Tourismusbereich
Aktualisierung von Einträgen zu Osann-Monzel auf anderen Websites (z.B. www.moselreisefuehrer.de, www.die-mosel.de)
Bearbeitung des Gemeindeauftritts im Social Media Bereich (Facebook, Google+, Youtube)
Marketing/Werbung (Erstellung von Anzeigen, Kommunikation mit Werbepartnern)
Präsenz bei Terminen wie Auftraktveranstaltungen oder Eröffnung neuer Wanderweg
Fort- und Weiterbildung (z.B. IHK)
Manche Arbeitsbestandteile sind saisonbedingt mehr oder weniger stark vertreten. Die Saison
beginnt einige Wochen vor Ostern und endet im Oktober eines jeden Jahres.

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