GⅠ徳山クラウン争奪戦運営業務実施説明書

ＧⅠ徳山クラウン争奪戦運営業務実施説明書
Ⅰ
業務概要
１．業務名称
ＧⅠ徳山クラウン争奪戦運営業務
(1)「ＧⅠ徳山クラウン争奪戦」について(競走概要)
① 日程
平成 28 年 10 月
※ レース前検日
9 日(日)
～平成 28 年 10 月 14 日(金)
6 日間
平成 28 年 10 月
8 日(土)
※ デ゗レース(10 時 5 分以降に第 1R のスタート展示、17 時前までに第 12R の放映終了、払戻開
始)で開催
※ 期間中の荒天などにより、平成 28 年 10 月 15 日(土)以降へ中止順延する場合があります。
② 内容・売上努力目標
(1)：級選手のみの特別競走として開催
(2)売上努力目標
45 億円以上
２．業務の目的
本業務は、ＧⅠ徳山クラウン争奪戦において、ボートレースはみんなが楽しめるエンターテ゗メントの
コンセプトのもと、既存のボートレースフゔンへの感謝と新規来場者の獲得、リピート化のための来場促
進プロモーションを実施することで、上記売上努力目標の達成とボートレース徳山の活性化を図ることを
目的とする。
３．基本方針
(1)購買単価の向上については、レースに対する魅力向上が必要となることから、選手・レースの魅力をコ
ミュニケートし、舟券の購入行動へとつなげるサービスや情報ケゕについて充実を図る。
(2)本場来場のリピート率を向上させるため、競走場へ行くこと自体が楽しいものとするとともに、競走場
で過ごす時間に満足してもらえるサービスの演出を行う。
(3)ボートレース、ボートレーサーの魅力が伝わるメ゗ンビジュゕルを制作し、来場者にとってエンターテ
゗メントに溢れる 6 日間の゗ベントとする。
(4)本場来場者の拡大に向け、競走場から半径
30km 圏内の地域や商圏との一体性を打ち出し、地域や商
圏からの親近感や親密感を形成することで、潜在顧客層を広げる。
４．主催者及び問い合わせ先
(1)主
催
者周南市
(2)問い合わせ先(事務局)
周南市競艇事業局
競艇事業課(企画宣伝担当)
〒745－0802 山口県周南市大字栗屋 1033 番地(ボートレース徳山)
電話番号
電子メール
0834-25-0540 フゔクス番号 0834-26-1265
[email protected]
５．履行場所
周南市大字栗屋 1033 番地
周南市徳山モーターボート競走場(ボートレース徳山)ほか
６．履行期間
契約締結の日からＧⅠ徳山クラウン争奪戦事業の終了までとする。
７．業者選定及び実施スケジュール
(1)選定方法
公募型プロポーザル方式
(2)実施スケジュール
①プロポーザル参加表明書の受付期間
平成 28 年
②質問の受付期間
③企画提案書等の受付期間
6 月 15 日(水)～平成 28 年 6 月 30 日(木)
6 月 15 日(水)～平成 28 年 7 月 8 日(金)
平成 28 年 7 月 8 日(金)～平成 28 年 7 月 30 日(土)
平成 28 年
④プレゼンテーションの実施
平成 28 年
⑤審査結果の通知
平成 28 年
8 月 3 日(水) 競艇事業局事務所にて
8 月 6 日(土)までに通知予定
８．プロポーザルへの参加資格
次の①～⑥の要件を全て満たしていることとします。
①地方自治法施行令(昭和 22 年政令第 16 号)第 167 条の 4 第 1 項の規定に該当するものでないこと。
②参加表明書提出時点において、会社法(平成 17 年法律第 86 条)第 475 条又は第 644 号の規定に基づ
く清算の開始、破産法(平成 16 年法律第 75 号)第 18 条第 1 項若しくは第 19 条第 1 項の規定に基づ
く破産手続きの申立て、会社更生法(平成
14 年法律第 154 号)第 17 条の規定に基づく更生手続開始
の申立て又は民事再生法(平成 11 年法律第 225 号)第 21 条の規定に基づく再生手続きの申立てがな
された者(会社更生法又は民事再生法の規定に基づく更生手続き開始又は再生手続き開始の決定日以
降を審査基準日とする経営事項審査を受け更生計画又は更生計画の認可の決定が確定した者を除く)
でないこと。
③参加表明書の提出時点で、
過去 5 年以内に公共施設や商業施設等で 500 人以上参加の゗ベントの企画、
運営業務の元請としての実績があること。
④参加表明書の提出の日から契約締結までの間において、指名停止の措置を周南市から受けている者、
又は受けることが明らかである者でないこと。
⑤平成 28 年
4 月 1 日において、平成 28・29 年度周南市競争入札等参加資格者名簿(業務委託)の大分
類 05 企画・製作のうち、小分類 05 ゗ベント等の企画及び 06 ゗ベント等の運営に登録されている者
９．参加表明書等の受理
事務局において、本実施説明書 8.の該当要件を確認した後、参加表明書等を受理します。
10．参加表明書の提出方法
指定様式である参加表明書を下記により提出すること。指定された期日までに提出がない
場合は、辞退とみなします。
(1)提出方法
①様
式
様式－１(参加表明書)
②提出期間
平成 28 年
③提出
本実施説明書 4.(2)の問い合わせ先へ提出すること
先
④提出方法
6 月 15 日(水)10：00
～平成 28 年
6 月 30 日(木)15：00
持参又は送付(いずれの方法でも提出期限必着のこと)
⑤本実施説明書 8.③の要件を満たすことを証明する実績報告書(A4 版 1 部)を添付すること
11．プロポーザルに関する質問及び回答方法
本プロポーザルに関する質問は、参加表明書及び提案書の作成、提出に必要な事柄に限るものとし、審
査に係る質問については一切受けないこととします。
(1)質問及び回答方法
①様
②提
出
式
様式－２(質問票)
先
本実施説明書 4.(2)の問い合わせ先へ提出すること
③提出方法
電子メールで提出のこと
④受付期間
平成 28 年
⑤質問に対する回答方法
※持参する場合は予め電話連絡ください。
6 月 15 日(水)10：00
～平成 28 年
7 月 8 日(金)15：00
質問に対する回答は、質問を受理した日(受付確認の返信後)から 3 日以内に
電子メールにて回答します。
12．予算額
7,000,000 円とする。(この金額は、見積合わせ時の予定価格となるもの
業務に係る見積上限額は、
ではない。また、金額は消費税及び地方消費税を含むものである。)
13．企画提案方法
企画提案に参加する事業者は、企画提案書等を次により提出することとします。
(1)提出書類
①企画提案書
○A3 版で 7 部提出。（様式については任意）また、別に A4 版のものを 1 部ご用意ください。
※企画提案書には、業務を実施するにあたり、業務全体及び個々の提案事業について、その企画内容
やコンセプト、人的体制、本場活性化や売上向上の視点などを記すようにし、実施による売上、動
員(来場・参加者数)、広告宣伝効果等について、その活動の指標や成果数値目標が解るよう記載く
ださい。
※業務は、基本的に提案者が主体的に責任を持って調整、実施するようになりますが、主催者(ボー
トレース徳山)に協力や負担を依頼したい提案部分については、見積書との整合性をもって、必ず
その内容事項を明記の上、提案ください。
※メ゗ンビジュゕルを使用した競走告知用の
B1 版ポスターについては、企画提案書の提出の際に、
1 枚を実寸パネルにて提出ください。
②見積
書
１部(積算内訳を項目及び事業ごとに記載のこと)
(2)提出先及び提出方法
(3)提出期限
平成 28 年
本実施説明書 4.(2)の問い合わせ先へ郵送又は持参のこと
7 月 30 日(土)15：00（期限厳守）
※期限までに企画提案書及び見積書の提出がない場合は、参加意思がないものとみなし失
格となります。
14．審査の実施方針
企画提案されたものの審査は、次により行うこととします。
(1)選定委員会
ボートレース徳山の業務委託等に係るプロポーザル選定委員会(以下「選定委員会」という)において
行います。
(2)審査の流れ
企画提案書等の受付終了後、選定委員会においてプレゼンテーションをお願いします。
※プレゼンテーションは、競艇事業局事務所にて平成 28 年
8 月 3 日(水)に開催を予定しておりま
す。参加提出物の確認後、本業務の事務局担当者より参加者へ通知します。
(3)審査結果の通知
審査において、最も優れた企画提案書として選定された提案書の提出事業者に対し、選定通知書によ
りその旨を通知します。最も優れた企画提案書として選定されなかった提案書の提出事業者に対しては、
非選定通知書により通知します。
なお、審査結果の総評につきましては、希望により事務局担当者から口頭にてお知らせします。
(4)評価の概要・視点
評価の概要・視点については、別紙の評価項目を参照ください。
15．参加者の失格
参加者が次のいずれかに該当した場合は、その者の提出した参加表明書及び企画提案書等を無効とし、
提出者は本プロポーザルへの参加資格を失うことになります。
①企画提案書等が提出期限までに提出されない場合
②提出書類に虚偽の記載があった場合
③本実施説明書 8.に定める参加資格を満たしていない、若しくは満たすことができなくなった場合
④その他、本実施説明書の定めに反した場合
⑤本件に関して、不正あるいは公正さを欠く行為等があった場合
16．業務委託契約に関する事項
(1)見積徴収の相手先としての特定
選定委員会が選定した提案事業者(選定事業者)を、本業務の委託契約に係る随意契約の見積書徴収相
手先として特定するとともに、業務の詳細内容の協議を実施するものとします。
但し、次のいずれかに該当し、選定事業者から見積徴収及び業務委託契約が締結できない場合は、次
点者を見積書徴収の相手先として再特定するものとします。
①選定事業者が地方自治法施行令第 167 条の 4 に規定する者に該当することとなったとき
②選定事業者が周南市から指名停止を受けることとなったとき
③選定事業者が選定後に本実施説明書 15.に掲げる失格事項に該当したとき
④選定事業者の見積徴収の結果、契約締結ができなかったとき
⑤選定事業者が本業務委託契約の締結を辞退したとき
⑥その他の理由により選定事業者と業務委託契約の締結が不可能となったとき
(2)委託契約金額
委託契約金額は、周南市モーターボート競走事業会計で定める本業務委託に係る予算の範囲とします。
(3)業務委託の仕様及び実施条件
①本業務委託の仕様については、選定事業者の企画提案書等に記載された内容を尊重し、周南市競艇事
業局において定めます。
②本業務委託の仕様決定にあたり、選定事業者に対し業務の具体的な実施手法の提案等を依頼すること
があります。
③業務の再委託は、原則としてできないものとします。
④本業務の委託契約は、周南市契約事務規則によるものとします。
(4)失格による契約の解除
本業務の委託契約後に、受注者が本実施説明書 15.に定める失格事項に該当していたことが明らかと
なった場合は、契約を解除するものとします。
17．権利の帰属
(1)著作権の帰属
業務のために収録された音声、映像、ビジュゕル素材及び制作物の著作権(著作権法第 27 条及び第 28
条に規定された各権利を含む)は周南市に譲渡されるものとし、その対価は委託金額に含まれるものとし
ます。また、受注者は周南市及び第三者に対し、業務に関する著作者人格権(公表権、同一性保持権、氏
名表示権等)を一切行使せず、又第三者がかかる権利を行使しないよう受注者の責任と負担の下で権利処
理を行うものとします。
(2)権利処理
業務に使用される文芸、音楽、美術等の一切の著作権、第三者の肖像権、プラ゗バシー権その他一切
の権利及び制作に関与する全ての者に関する権利の処理は、全て受注者の責任と負担で行い、業務の著
作権が、何ら問題を生ずることなく完全な状態で周南市のみに帰属するよう措置することとします。な
お、このことに関し、関係者その他第三者から異議、苦情の申し立て、実費又は対価の請求、損害賠償
請求等があった場合は、弁護士費用を含め受注者の責任と負担において、これを処理するものとします。
(3)二次使用料について
業務の行使に関するあらゆる二次使用料については、委託金額に含まれるものとします。万一、関係
者その他第三者から異議、苦情の申し立て、実費又は対価の請求、損害賠償請求等があった場合は、弁
護士費用も含め受注者の責任と負担において、これを処理するものとします。
18．留意事項
(1)書類提出にあたっての留意事項
①企画提案にかかる提出書類の作成など関連経費は、全て参加事業者の負担とします。
②企画提案は 1 社複数案も可能です。
③提出された参加表明書及び企画提案書等は、返却しません。
④提出された企画提案書等は、事業者選定の用途以外に無断で使用することはありません。但し、主催
者が本プロポーザルの手続き及びこれに係る事務処理に必要な範囲において、これを複写、複製、記
録、保存及び提示します。
⑤提出期限を過ぎた企画提案書等の変更、修正及び追加は認めません。
⑥審査結果に対する異議申し立ては受け付けません。
⑦審査の結果、採用提案なしという場合もあります。
⑧プレゼンテーションには、参加事業者の担当者又は責任者の出席をお願いします。
⑨参加表明書や企画提案書その他提出書類に虚偽の内容を記載した場合は、その行為を行った事業者に
対し指名停止等の措置が行われることがあります。
⑩選定した企画提案内容の一部を、他の参加事業者に公開する場合があります。
(2)無効となる参加表明書、企画提案書等
提出された参加表明書及び企画提案書等が、次のいずれかに該当する場合はこれを無効とします。
①提出方法、提出先、提出期限等が本実施説明書その他の定めに適合しないもの
②作成様式及び記載上の留意事項に示された内容に適合しないもの
③記載すべき事項の全部又は一部が記載されていないもの
④記載すべき事項以外の内容が記載されているもの
⑤虚偽の内容が記載されているもの
19．本場会場の設営・撤収日時
ＧⅠ徳山クラウン争奪戦の運営に係る本場会場の設営・撤収日時については、原則以下のとおりとし、
これによらない場合は発注者と協議の上決定する。
8 日（土） 9：00～17：20
(2)開催日程平成 28 年 10 月 9 日（日）～平成 28 年 10 月 14 日（金）
(1)設営日時
平成 28 年 10 月
※荒天等により中止した場合は、順延した日まで
(3)撤収日時
平成 28 年 10 月 14 日（金）表彰式終了後～18：20
平成 28 年 10 月 15 日（土）
及び
9：00～11：50
※順延した場合は、順延した日の翌日までを撤去日とする。
20．本場開門時間等について
開催期間中の開場時間等については、次のとおり予定しております。（※中止順延した日まで）
※期間中、外向発売所(すなっちゃ徳山)は 7：00～21：00 までの通常開館
8：45～17：00 過ぎまで開場
(2)２日目～ 9：30～17：00 過ぎまで開場
(3)最終日
9：30～17：20 頃まで開場
(1)初日
※２日目以降は 9：30
※優勝戦終了後、表彰式を実施
21．提案及び実施内容
本実施説明書 2.業務の目的及び同 3.基本方針をもとに、以下の内容で集客力ある企画事業を提案し、調
整、準備及び運営を行うこと。
(1)ステージ空間の創造的な演出、フゔンと選手が一体となって感動を共有できる舞台の創出を行い、出場
選手の輝きをプロデュースする。
(2)事前プロモーションの展開は、ターゲットを明確にし、企業間コラボやＷｅｂ・広報媒体などのあらゆ
るメデゖゕとの融合や活用を図り実施すること。
(3)゗ベントは、幅広く一定規模の集客が確保できる内容とするとともに、事前に効果的な告知を十分に行
うこと。
22．業務の運営実施
(1)業務は、本実施説明書に基づき実施すること。
①運営体制の整備
受注者は、契約締結後直ちに委託業務を履行するに必要な人員を確保するとともに、業務責任者、作
業体制及び連絡体制を書面で発注者へ提出すること。また、変更が生じる場合は発注者と協議の上、
速やかに書面に反映すること。
②事務局の設置
受注者は、契約締結後速やかに実施する゗ベント等の事務局を設置し、゗ベント終了まで一般市民や
関係団体の問い合わせ等に電話や E メールでの対応ができる体制をとること(対応時間は、9：00 か
ら 17：00 までとする)。
また、対応報告については、随時発注者に報告すること。
③全体計画の立案
受注者は、発注者と協議の上、業務全体を包含する全体計画を速やかに立案し、契約締結後１週
間以内にその詳細を決定して発注者へ提出するものとする。なお、詳細の一部変更等はその都度、
発注者と協議し承認の上行い、関係者が最新の情報を共有できるようにすること。
1)全体進行スケジュールの作成
次のスケジュールを作成すること。
○契約期間中の全体スケジュール
○゗ベントの募集・実施及び会場設営から撤去までの一連スケジュール
2)実施する゗ベント等業務の企画内容及び日程・タ゗ムテーブルの作成
次の項目について作成すること。
○選手紹介式、ドリーム戦出場選手゗ンタビュー、表彰式等の式典関係
○場内装飾及び広報物品の製作、設置、配布について
○場内゗ベント・フゔンサービスについて
○事前プロモーションの展開について
3)会場レ゗ゕウト図の作成
会場設営にあたっては、全体の統一感に留意し、明るく活気ある空間演出とするとともに、効果的
な集客と誘導、回遊性の向上が図れるようレ゗ゕウト、デザ゗ン、デゖスプレ゗等を工夫すること。
4)当日プログラム(進行台本等)の作成
次の項目について作成すること。
○式典に関する進行台本
○゗ベント・フゔンサービスに関する要領
5)その他、発注者及び受注者が必要とする資料の作成
(2)受注者は、業務の実施にあたっては発注者と協議し、その意図や目的を十分理解した上で適切な人員配
置のもとで進めること。
業務責任者の設置
業務責任者は、本委託業務全体を統括する責任者として次の業務を行うこと。また、業務責任者が不
在の場合でも対応できる体制とし、代行責任者も合わせて発注者に報告すること。
1)業務の進捗、課題等の把握、管理、対応及び報告
2)緊急時対応状況の一元管理
3)発注者及び関係者との連絡調整
(3)業務の実施に関し疑義が生じた場合は、速やかに発注者と協議を行い、指示を仰ぐこと。また、受注者
内部及び関係者間の情報共有を密に行い、業務方針の確認、条件等の疑義を正すものとする。
23．保険加入
不慮の事故発生に対する準備を怠らないとともに、下記の保険を含む゗ベント保険に加入し、保険加入
に要する経費については契約金額に含めること。
①゗ベント運営上のミス等により、来場者など第三者の身体を害し、または財物に損害を与えたことに
より、受注者が負担する法律上の損害賠償に対する保険
②火災、盗難、破損、運送中の事故等によって、゗ベント用機材、展示品等について生じた損害に対す
る保険
③保険事故または保険事故の原因と思われる偶然な事故(他人の身体の障害または財物の損壊)が発生し
た場合において、被保険者が負担する社会通念上妥当な初期対応を行うための費用に対する保険
24．業務実施後
業務実施後は迅速に撤去作業、現状回復及び清掃を行い、これらに要する経費は受注者が負担すること。
また、業務が完了した時は、給付完了通知書により発注者へ通知するとともに、発注者の検査を受け、記
録写真等を含めた実施報告書を作成して提出すること。
25．その他
(1)発注者及び関係者との折衝
受注者は、発注者との綿密な連絡調整とその指示に基づき、関係者等との折衝業務を行うこと。また、
本受託業務に関連して使用する場所等の所有・管理者とは十分に調整、協議を行い業務を実施すること。
(2)安全管理の徹底と緊急対応体制の確立
不慮の事故がないよう搬入から開催中、搬出までの全期間を通して、管理スタッフによる十分な安全
管理を行い、快適な会場空間の維持、提供に努めること。また、万が一の場合に備えた万全の緊急時対
応体制を確立すること。
Ⅱ
業務の詳細(委託業務の内容、指示事項等)
業務の詳細は下記事項に掲げるとおりであるが、業務の実施に当たって受注者は、発注者と十分に打ち
合わせを行い、負担と責任をもって業務を遂行するものとする。
１．選手紹介式、ドリーム戦出場選手゗ンタビュー、表彰式等式典演出業務について
(1)委託業務の内容
全体計画及び各詳細計画に基づき、式典を運営、演出及び進行し、舞台整備すること。また、式典行
事に付帯する一切の業務を行い、下記の指示事項を遵守すること。(※中止順延の場合は、翌日以降に実
施)
①選手紹介式(開会式典)の演出・舞台運営業務
1)開催日時
平成 28 年 10 月
2)会
場
東スタンド特設ステージ
者
出場全選手 52 名
3)参
加
4)内
容
9 日(日) 9：20 頃～9：50 頃(選手到着 9：15 頃)
○選手、東スタンド特設ステージバックヤード入
○ＭＣによる前説
オープニングムービー放映(※発注者で制作します)
○選手入場・全出場選手の紹介式
○選手代表挨拶・花束贈呈
○選手退場
※初日ドリーム戦出場選手以外は退場
○初日ドリーム戦出場選手゗ンタビュー
5)特
色
選手とフゔンが感動を共有できる華やかさや、音楽、舞台装置・装飾からステージ空
間を創造する躍動感あふれる演出
②ドリーム戦出場選手゗ンタビュー演出業務
1)開催日時
9 日(日) 9：55～10：15 前
平成 28 年 10 月 10 日(月) 13：00 前～13：15 前(第 6 レース発売中)
2)会
場
東スタンド特設ステージ
者
ドリーム戦出場６選手×２日
容
ドリーム戦出場選手の紹介＆゗ンタビュー
3)参
加
4)内
平成 28 年 10 月
③優勝戦出場選手゗ンタビュー演出業務
1)開催日時
平成 28 年 10 月 14 日(金)
13：00 前～13：15 前(第 6 レース発売中)
2)会
場
東スタンド特設ステージ
3)内
容
優勝戦出場選手の紹介＆゗ンタビュー
④表彰式典演出業務
1)開催日時
平成 28 年 10 月 14 日(金)
2)会
場
東スタンド特設ステージ
者
優勝選手 1 名、来賓 3 名
容
○優勝選手紹介
3)参
4)内
加
優勝戦終了後、17：00 前～15 分間程度
○花束贈呈
○日本モーターボート競走会会長杯授与
○中国運輸局長賞授与
○優勝賞金小切手(プレート)授与
○優勝選手゗ンタビュー(ＶＴＲによるレース映像など)
○記念撮影
5)特
色
優勝選手を称える舞台演出
⑤式典演出業務に係る機材等の設置及び撤去
(2)受注者は、平成
28 年 9 月下旬までに進行台本を作成の上、発注者に提出し承認を得ること。また、
進行台本等の記載内容に追加又は変更が生じた場合は、その都度速やかに発注者へ連絡し了承を得るこ
と。
(3)指示事項について
①運営全体について、受注者が総合管理を行うこと。
②業務責任者は、統括的に全体状況を把握し、発注者と常時連絡を可能とする連絡体制及び通信手段を
確保すること。
③全ての式典演出の実施内容については、式典台本を作成し、司会者を含め関係者と十分協議の上、リ
ハーサルを行うこと。また、式典当日に関する総合タ゗ムスケジュール表も作成すること。
④リハーサルを行う平成 28 年 10 月
8 日(土)までに、ステージの装飾及び舞台設営を完了し、総合リ
ハーサルに支障がないようにすること。
⑤演出の必須要件として、音響、照明及び特殊効果を効果的に活用し、ステージ周辺の音響や場内スク
リーン効果等を十分に考慮すること。また、それぞれのシーンに相応しい音楽を選曲し、関係者と事
前に協議し指示を受けること。
⑥ブースを設置の上、人員を確保し、受付・案内業務(花束ゾーンや来場゗ベントの説明など)を行うこ
と。
⑦会場内を有効活用して、ステージ以外の場所においても集客等ＰＲ効果の向上につながる取り組みを
行うこと。
⑧全ての演出は、ボートレースに精通しホール゗ベント等の演出業務について経験豊かな現場責任者を
配置し、関係者と十分な事前打ち合わせを行い業務を遂行すること。また、式典業務全般について、
要員を指導、監督するボートレースに精通し演出業務の実績豊富な管理者を置くこと。
⑨開催期間中は、競技運営全般の状況を正しく理解し、天候の変化等に常に気を配りながら、あらゆる
事態に正確な対応をするよう注意すること。
⑩式典に使用する花束、小物等を準備し管理すること。また、要員のユニフォームや名札は、開催に相
応しいものを着用し、来場者がスタッフと容易に識別できるよう工夫すること。
⑪ステージの設営については、安全に十分留意し、効率的且つ円滑に搬入出作業が行えるよう、動線や
作業スペースを確保してスタッフによる誘導案内を行い、確実な搬入出管理をすること。
⑫式典演出で使用する器材(音響・照明・特殊効果等)の手配、保管、設置及び運営管理や、装飾の取付
作業、配線作業などは、十分な養生を行い、徳山ボートレース場の施設・設備を考慮し来場者の安全
や競技運営に支障をきたす恐れが無いよう、事前に関係者と十分協議して了承を得て行うこと。
⑬多数の来場者が見込まれるため、開催期間中のステージ周辺においては誘導スタッフを配し、来場者
の安全でスムーズな来場、回遊のための誘導サ゗ンを行うこと。
⑭式典登壇者及び参加選手への接遇、誘導等の事前説明を行うこと。
⑮事業記録写真の撮影、撮影したデータの提出を行うこと。
⑯車両証、関係者識別票(スタッフタグ)等を常時携帯すること。
⑰式典開催に関して苦情等が生じた場合は、速やかに発注者へ連絡すること。
⑱ステージ及びバックヤード内の清掃を適時行い、清潔な印象を維持するとともに、盗難事故防止、安
全管理等の措置を十分行うこと。
２．広報物品の作成及び配付、場内装飾業務について
(1)委託業務の内容
①メ゗ンビジュゕルの制作
当該競走及びボートレース・レーサーの魅力が伝わり、ボートレース徳山の゗メージ形成に効果的な
デザ゗ンのメ゗ンビジュゕルを制作すること。
使用するビジュゕルの著作権等は、発注者に帰属するものとし、ビジュゕルを使用した製作物品のデ
ザ゗ンも受注者で作成するものとする。
②場内装飾一式(製作、取付及び撤去を含む)
1)東スタンド特設ステージの装飾(舞台設営)
2)゗ベント・フゔンサービス等の案内大看板
5 枚(設置場所：東門、西スタンド入口、すなっちゃ徳山東南側入口、タクシー降り場)
3)表彰式で使用する優勝賞金小切手用プレート 1 枚
4)ピット上大看板 1 枚(競走会等と協議して設置すること)
5)その他
※提案時は、上記２)を除き゗メージレ゗ゕウトを提示ください。
③広報物品の作成及び配付
1)ポスターの印刷作成及び配付
数量
B1 版 900 枚(コート 135kg) B2 版 150 枚(コート 135kg)
※B1 版はメ゗ンビジュゕルを使用した競走告知用とし、B2 版については、゗ベント・フゔ
ンサービスの内容等を盛り込んだ仕様とする。
2)メ゗ンビジュゕルを使用した QUO カードデザ゗ンデータの作成
3)ビジュゕルデザ゗ンを使用したのぼり旗
数量
50 枚サ゗ズＷ600mm×Ｈ1800mm 材質テトロンポンジ
4)ビジュゕルデータを収録したＣＤ－ＲＯＭの作成及び配付
数量 100 枚
5)各種装飾ツールへのビジュゕル編集作業
6)場間場外発売予定場へ発送する物品の梱包及び発送業務
発注者の指定により、上記１)及び４)について配付(直接発送)します。
7)゗ベント告知用三角ポップ
数量
200 個組立時１面サ゗ズ W90mm×Ｈ210mm 紙質コート紙 220kg
④その他、発注者が必要と考える装飾品等の製作、設置及び撤去
出場選手や゗ベント等を掲載したリーフレットは、発注者で作成するので提案には含めないこと。
(※「マンスリーBOAT RACE ＧⅠ徳山クラウン争奪戦特集号」として特別号を作成予定)
⑤納期及び納品先
受注者は、平成 28 年
9 月 1 日(木)までに発注者(周南市競艇事業局(ボートレース徳山))及び場間場
外発売予定場へ広報物品等を納品、設置し、各業務を完了すること。なお、ステージ装飾(舞台設営)
及び゗ベント・フゔンサービス等の案内大看板 4 枚については、リハーサルを行う平成 28 年 10 月
8
日(土)までに装飾、設営を完了し、総合リハーサルに支障がないようにすること。
(2)指示事項について
①全ての装飾は、徳山ボートレース場の゗メージを十分考慮し、開催運営に支障をきたす恐れのないよ
う事前に発注者、関係者と協議のうえ行うこと。
②場内の動線上には、゗ベント・フゔンサービス等の案内看板を掲出し、誘導サ゗ンにより各゗ベント
会場までの誘導、回遊性について効果的に行う取組をすること。また、会場の外側からも゗ベント内
容が把握でき、一般客の誘導につなげるための案内表示を出すなどの工夫を行うこと。
③ボートレース徳山の市内協力店舗を中心に掲示予定の開催告知ポスター(B2 版)については、相互相客
に向けた連携強化や活用が図れるよう配慮すること。
④全てのデザ゗ンは、メ゗ンビジュゕルを基本に゗ンパクトのあるものとすること。
⑤全ての作成物は、図面、設置レ゗ゕウト、着色゗メージ等について、事前に発注者と十分協議し了承
の上作成すること。
⑥看板や装飾品は、落下、破損、倒壊等による被害や開催運営に支障が生じることがないよう、受注者
の責任のもと、十分に注意して設置、管理及び撤去すること。また、設置中のトラブル発生時は、迅
速に復旧等の対応を行い、随時発注者へ報告すること。
⑦場外での掲示・装飾等を行う場合は、受注者の責任のもと、事前に設置予定場所の所有・管理者と十
分に協議し了承の上行い、必要に応じて申請書類の手続きをするとともに、随時発注者へ報告し了解
を得ること。また、天候や交通状況にも留意して行うこと。
３．場内゗ベント及びフゔンサービス業務について
(1)委託業務の内容
①来場者へのフゔンサービス
1)実
施
日
自由提案とします。
2)実施内容
自由提案とします。
3)留意事項
フゔンサービス品を販売店から購入する場合は、当該競走のＰＲに協力いただくよう
な工夫、配慮をすること。
※食品類は、衛生、保管管理、賞味期限等に十分留意し提供、配付すること。また、
飲食物の調理販売については、届出が必要となるため、事前に保健所等関係機関と
協議、確認の上、提案し実施すること。
②場内゗ベントの企画、運営について
゗ベントは、幅広く一定規模の集客が確保でき、ボートレース徳山での楽しい一時を提供し、思い出
に残る゗ベントを実施するとともに、ボートレース未体験層やフゔミリー層の誘引など、ターゲット
を明確にした催しや、ボートレース・レーサーの魅力が伝わる催しなど、多様で特色ある゗ベントを
実施すること。
1)実
施
日
自由提案とします。
2)実施内容
自由提案とします。
3)留意事項
○実施については、当該゗ベントを目的としていない来場者からの苦情等がないよう、
発売時間や音響・照明等の使用について留意し実施すること。
演出に要する音響・照明等の機材は受注者で用意し、実施゗ベントの告知 CM 等に
係る版権使用料は委託料に含むものとする。
○日曜日・祝日には、子ども達が集まる゗ベントを行うこと。
○キャッシュレス会員を対象にした゗ベントを一つ以上行うこと。
③中央広場及びバスプールの使用制限について
※中央スタンド建替えの関連工事により、中央広場は大規模(使用エリゕ、集客)゗ベントの会場とし
て使用できません。なお、東スタンド、西スタンドは完全に分断されますので、東西それぞれの゗
ベント等を提案してください。
また、バスプール付近は、゗ベント会場としては使用できません。
④各種゗ベントの演出、装飾、ゲスト対応、機材の設置及び撤去や、フゔンサービス品の手配、購入及
び配付については、受注者で対応し負担するものとする。
※特にフゔンサービス品について、主催者(ボートレース徳山)に協力や提供を依頼したい場合は、必
ずその内容、用途、数量等を明記して提案し、了承を得て実施すること。
⑤事前プロモーションについては、地域団体との連携コラボやＷｅｂ広報媒体の活用など、広域的でメ
デゖゕ融合もある宣伝効果や波及力の高い企画を提案、実施すること。
(2)受注者は、平成 28 年
8 月中旬までに実施計画書を作成の上、発注者に提出し承認を得ること。また、
実施計画書の記載内容に追加又は変更が生じた場合は、その都度速やかに発注者へ連絡し了承を得るこ
と。
(3)指示事項について
①各゗ベントの運営及び演出には、ボートレースに精通し集客゗ベントやボートレース演出業務につい
て実績ある者を現場責任者として配置し、関係者と十分な事前打ち合わせを行い業務を遂行すること。
また、゗ベント業務全般について、要員を指導、監督するボートレースに精通し集客゗ベントやボー
トレース演出業務についての経験豊かな管理者を置くこと。
②゗ベント・フゔンサービス実施時は、来場者がスタッフと容易に識別できるよう服装等を工夫し、事
前に接遇・対応に関する研修や予行練習を行うこと。
③゗ベント・フゔンサービスは、来場・参加者は勿論であるが、これに関わるスタッフ等すべての関係
者の安全を最優先に実施すること。
④実施゗ベントの内容については、゗ベント台本を作成の上、司会者や配置スタッフ等と十分協議の上、
事前のリハーサルを行うこと。また、実施当日のタ゗ムスケジュール表も作成すること。
⑤゗ベントにおける司会、ゲスト・選手等の出演やその昼食、ケータリング手配等の費用は、委託料に
含むものとする。
⑥会場内を有効活用し、東スタンド特設ステージ以外の場所においても多様な゗ベントを実施して、集
客、回遊性のある取り組みをすること。また、明るく活気あふれる゗ベントとするためのデゖスプレ
゗について工夫すること。
⑦期間中は、開催・競技運営全般の状況を正しく理解し、天候等の変化に常に気を配りながら、あらゆ
る事態に適切に対応できるよう準備し実施すること。特に屋外での゗ベントについては、できるだけ
可能な限り、内容を一部変更するなどして屋内でも行えるような工夫と準備を整えておくこと。
⑧グルメ゗ベントを行う場合は、受注者及び出店者の責任において、食品事故がないよう衛生、調理に
は十分な注意を払い実施すること。各出店者(出品内容)は発注者の了解を得て決定し、受注者は、決
定した出店者に対して出店詳細案内等の必要な資料を作成、送付するとともに、以下の調整を行い実
施すること。
1)出店内容及び必要な備品類の設置確認
2)電気、給排水等の事前調整
3)゗ベント実施(出店)にあたり必要な申請手続き
4)会場設営に係る搬入出調整と関係者への周知
5)回遊性の高い動線を確保し、見通しの良い設営を行うこと。
6)発生したゴミ等は、受注者(出店者)の責任において処理すること。
7)実施中は、その都度清掃を行い清潔を保つとともに、快適な会場空間の維持、提供に努めること。
終了後は、原状回復し利用者数等を報告すること。
8)来場者用の休憩スペースを設け、丸テーブル、椅子等を十分に活用、設置すること。
４．機密の保持
発注者及び受注者は、本業務の企画提案に関して知り得た相手方の秘密情報(これらに限定されるもので
はないが、本企画提案の内容、価格、コスト、ゕ゗デゖゕ、コンセプト等を含む)を本業務以外の目的で使
用したり、第三者に漏洩、開示あるいは公表してはならないものとする。但し、相手方の事前の承諾を得
た場合、又は次の各号の一に該当する場合はこの限りではないものとする。
(1)既に公知となっていた情報
(2)当事者が既に知っていた情報
(3)当事者の責に帰すべからざる事由により公知となった情報
(4)当事者が第三者から秘密保持義務を負うことなく合法的に入手した情報
(5)当事者が独自に開発した情報
(6)管轄官公庁又は法律により開示を要求された情報
(7)本業務を履行する上で、媒体社等に開示する必要のある情報
５．個人情報の保護
本業務において、発注者が貸与するデータ、資料等に記載された個人情報及びこれらの情報から受注者
が作成した個人情報は、全て発注者の保有する個人情報とする。
受注者は、発注者の保有する個人情報について、個人情報の保護に関する法律(平成 15 年法律第 57 号)
及び周南市個人情報保護条例(平成 16 年周南市条例第 13 号)を遵守して取り扱う責務を負い、その秘密の
保持に厳重な注意を払うこと。
発注者は、受注者が個人情報の保護に関する義務違反又は義務を怠った場合、受注者に対して契約書等
にある契約解除及び損害賠償等の措置を行うものとする。
受注者の責務及び秘密の保持に必要な事項は、以下のとおりとする。
(1)発注者の保有する個人情報の目的外利用及び第三者への提供等を行うことの禁止
(2)再委託は原則として禁止する。但し、発注者より再委託の承認を得た場合は、再委託先にも本項と同様
の秘密の保持に関する扱いとする責務を課すこと。
(3)許可なく発注者の保有する個人情報の複写及び複製の禁止
(4)受託業務の管理運営に必要な知識、技能、資格及び経験を有する業務責任者が、厳重な注意を払い発注
者の保有する個人情報を管理すること。
(5)受注者は事故発生時には速やかに報告すること。
(6)その他、本業務を履行するに際して必要な発注者の保有する個人情報の保護に関する事項について、発
注者の指示に従うこと。
６．著作権等
受注者は、受託業務に係る成果品の全ての著作権(著作権法第 27 条及び第 28 条に定める権利を含む)を
発注者に無償で譲渡するものとし、著作者人格権に基づく権利行使を行わないこととする。
また、受注者は成果品に係る全てについて、発注者の承諾を得ず第三者に公表、貸与及び使用させては
ならない。
７．再委託
委託業務の全部又は大部分を一括して第三者に請け負わせてはならない。
但し、その一部を委託することについて、予め書面により発注者の承認を得た場合は、この限りでない。
８．実施報告
受注者は、当該業務の実施にあたり映像、画像等で実施内容を記録し、業務完了後 2 週間以内に実施報
告書を作成し紙媒体 3 部、ＣＤ又はＤＶＤデータ 1 枚により提出すること。
９．検査及び支払い
検査及び支払いは、次のとおりとする。
(1)履行確認
受注者は、業務を完了した時は、速やかに発注者へ給付完了通知書及び実施報告書を提出し、検査職
員の検査確認を受けること。
(2)契約代金の支払い
受注者は、検査確認に合格した時は、速やかに発注者へ請求書を提出するものとする。
発注者は、受注者からの適法な請求書を受理した日から 30 日以内に契約代金を支払うものとする。
(3)遅延違約金、その他損害金
受注者の履行遅滞その他債務不履行の場合においては、周南市契約事務規則第 54 条及び第 57 条の規
定により、遅延違約金及び契約解除に伴う損害金の請求が発生することがあります。
10．その他
この実施説明書について疑義が生じた場合は、その都度速やかに発注者担当者へ照会するものとし、契
約締結後は双方協議の上行うこととする。また、この実施説明書に記載のないことについては、発注者の
指示に従うこととします。

Download Report