I. PORTRÄT Seite 2 Name: Geb. Familienstand: Kinder: Beruf: Freizeit: Ausbildung: Abschluss: Ausschuss: Willi Nusser 08.April 1955, Pfullendorf Verheiratet (1986) mit Bernadette Nusser Philipp (1987) und Katharina (1989) Koch, Hotelier, Controlling (Entwicklung & Beratung) Surfen, Snowboarden, Wakeboarden, Yoga Brenner‘s Parkhotel Baden-Baden (1972-75) Gesellenprüfung -Kammersieger und goldener Kochlöffel Baden-Baden(1975) Prüfungskomitee Claude-Dornier-Schule FN, Landesberufsschule Tettnang Meistervereinigung Stuttgart Selbstständig: Betriebsübernahme 1975 Betrieb: Flair Hotel Adler 48 Zimmer / 90 Betten Restaurant Zauberlehrling 60 Plätze Spiegelsaal 80 Plätze Felsenkeller-Cocktailbar 150 Plätze Biergarten 100 Plätze Mitarbeiter: 24 Vollzeitkräfte, davon 8 Azubis Wettbewerbe: Berufserfolge - Auzeichnugnen http://www.adler-hotel.de/unternehmen/images/Jubilaeum/Seite4.HTM Ausbildungserfolge: siehe Bericht im Internet - Azubis im Wettbewerb http://www.adler-hotel.de/unternehmen/images/Jubilaeum/Seite3.HTM Aktionen/Events: siehe Bericht im Internet http://www.adler-hotel.de/unternehmen/images/Jubilaeum/Seite2.HTM Investitionen: Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 von 1976 – 1999 insgesamt 4 Millionen DM von 2000 – 2009 insgesamt 1 Million € I. INHALT Seite 3 I. Einführung Porträt Vorwort - Controlling in der Gastronomie Fragen - Wie treffen Sie die richtigen Entscheidungen? Philosophie- Was macht eagleControl? Software - eagleControl als zentrale Sammelstelle für alle datengestützten Systeme 2 3 4 5 6 II. Datenimport Kontenrahmenplan – mit welchem Kontenrahmen wird gearbeitet? 8 III. Berichtswesen BWA Kurzbericht - DATEV SKR03 im Vergleich mit SKR70 Dynamisches Berichtswesen - Berichtsgruppen mit Wertenachweis und Kurzanalyse Hauptprofitcenter Umlage – Modellierung der Haupt- und Teilprofitcenter Teilprofitcenter - Umlageverfahren mit Regelassistenten Analysebericht - Break Even Analyse (Gewinnschwelle), Deckungsbeitrag Kennzahlen Hotel – Analysebericht in allen Facetten Kennzahlen F&B - Analysebericht in allen Facetten Mangerbericht - Betriebswirtschaftliche Auswertungen in komprimierter Form 10 11 12 13 14 15 16 17 VI. Zimmerkalkulation und Yieldmanagement Zimmerkalkulation - Analysekennzahlen Zimmer / Betten Yieldmanagement - Ertragsmanagement Hotel mit Simulation, Marktsegmente Portfolio Yieldmanagement – Deckungsbeiträge nach Marktsegmenten Zimmer 19 20 21 VII. Kalkulation Kalkulation - Aufschlags-Kalkulation, Retrograde-Kalkulation Rezeptur - Wareneinsatzermittlung Yieldmanagement Speisenkarte - Gesamtübersicht aller verkauften Speisen Portfolio Speisekarte - Deckungsbeitrag-Analyse Fazit - der Weg in eine sichere und planbare Zukunft - Diskussion 23 24 25 26 27 Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 I. Vorwort Seite 4 Controlling in der Gastronomie Alle Gastronomen, die sich in einem aktiven Spannungsfeld im Betrieb bewegen, finden kaum Zeit sich dem Thema Controlling zu widmen. Obwohl es zum heutigen Standard einer jeden Ketten-Hotellerie gehört und jede Hotelfachschule oder BA umfangreiches Fachwissen in Betriebswirtschaft vermittelt, sind die meisten Gastronomen zu sehr mit dem Alltagsgeschäft beschäftigt. Controlling beschränkt sich meist auf die BWA im SKR03/04 Format. Bei immerhin schon 5% der Gastronomen wird der SKR70 Branchen-Kontenrahmenplan verwendet, der eine gewisse Standardisierung und Vergleichbarkeit ermöglicht und bessere Analysekennzahlen bietet. Doch in der Praxis verlässt man sich einfach auf den Steuerberater, in der Hoffnung auf Lösungsvorschläge. Wenn diese aber nicht rechtzeitig kommen, steht man ziemlich hilflos und meist zu spät den Problemen gegenüber. Hier möchte ich ansetzen und Ihnen ein Instrument vorstellen, welche diese Problematik auf einfache Weise, anspruchsvoll löst und den Gastronom zum Controller befähigt. Mit dieser Transparenz wird aus Unsicherheit Sicherheit geschaffen! Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 Seite 4/37 I. Fragen Seite 5 Wie treffen Sie Ihre unternehmerischen Entscheidungen ? Nach meiner Erfahrung werden in den kleinen und mittleren Unternehmen die meisten Entscheidungen "aus dem Bauch heraus" getroffen, die aus der Erfahrung sicherlich oft richtig sind, aber keine Sicherheit darstellen Welche Abteilungen in Ihrem Unternehmen arbeiten profitabel? • Restaurant - Bankett, Catering, Biergarten, Cocktailbar? • Hotel - Logis, Frühstück, Shop? • Wellnessbereich – Beauty, Anwendungen, Sauna, Schwimmbad? Erfolgsorientierte Profitcenterrechnung Ab welchem Umsatz machen Sie Gewinn? • Welcher Mindestumsatz muss im Restaurant erzielt werden, um nicht in die Verlustzone zu geraten? • Wie hoch muss Ihre Zimmer – oder Bettenauslastung sein? Gewinnschwelle (break even point) Auf welche Kennzahlen stützen Sie Ihre Kalkulation? • Wie errechnen Sie die Speisen-, Getränke- und Zimmerpreise? • Wieviel Rabatte können Sie gewähren, um noch positive Deckungsbeiträge zu erwirtschaften? • Können Sie sich einen Ruhetag oder sogar Betriebsferien leisten? Kostenauflösung, Deckungsbeitragsrechnung Liquidität vor Rendite! • Reicht Ihr Cashflow aus, um Darlehen zu tilgen und Steuern zu bezahlen? • Wieviel Privatentnahmen können Sie sich leisten? Liquiditätsplanung Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 I. SOFTWARE Seite 6 Back Office - Systeme Berichtswesen • • • • • Kasse Lohn und Gehalt Finanzbuchhaltung Kreditorenverwaltung Debitorenverwaltung Buchhaltung Front Office-Systeme Fidelio, Protel usw. Zimmerbelegung Statistiken Zentrale Sammelstelle für alle datengestützten Systeme Datenimport Intern/extern • DATEV • Lexware • Filosof usw. POS-Systeme PLU - Artikel Renner / Penner Warenwirtschaft Andere Systeme-Excel individuelle Statistiken Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 Willi Nusser- © Eagle Control GmbH 2004 BWA –SKR70,SKR04,SKR03 BWA Profitcenter Einnahmen-Ausgaben Kapitalflussrechnung Bilanz Bewegung/Stand Kostenauflösung fix/var Analyseberichte DB, BEP Kennzahlenberichte Hotelstatistikberichte Renner-Pennerstatistiken F&B Grafische Kurzanalysen usw. Planung (strategisches Controlling) Erfolgsplanung Liquiditätsplanung Interner Zugriff Externer Zugriff • • • • • • • • • • • • Unternehmer Direktoren Buchhaltung Abteilungsleiter Mitarbeiter a.W. Unternehmer Buchhaltung Berater Steuerberater Banken Partner Investoren Verwaltung / Module Mandanten Benutzergruppen Datenimport Kontenverwaltung Kontengruppenverwaltung Kontenklassen Berichtswesenverwaltung Profitcenter / Kostenstellen Reportgenerator Planung Agenda Seite 7 II. Datenimport Anwendungsbeispiele Eagle Control in der Praxis Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 III. Kontenrahmen SuSa-Listen Seite 8 Mit welchem Kontenrahmenplan arbeiten Sie? eagleControl ist mit allen Kontenrahmen kompatibel und kann jeden beliebigen importieren! Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 Agenda Seite 9 III. Berichtswesen Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 III. BWA SKR70 / SKR30 Gegenüberstellung Seite 10 BWA Kurzbericht Dieser Kurzbericht stellt die hotel- und gaststättenspezifischen Belange in der Finanzbuchführung gemäß der gesetzlichen Anforderungen dar und enthält die Konten, die nach dem USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industrie) relevant sind. USALI stellt ein einheitliches Abrechnungsschema dar, das Vergleiche mit anderen Betrieben der Branche erleichtert. Der SKR70 Bericht links unterteilt die Kosten in betriebsbedingte und anlagebedingte Kosten. Entsprechend wird das Betriebsergebnis I. und II. ausgewiesen. Der SKR03 Bericht rechts ist ein Standardkontenrahmen und wird meistens vom Handel, Banken und Versicherungen eingesetzt. Er wird aber auch oft für die Gastronomie verwendet. Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 III. DYNAMISCHES BERICHTSWESEN Seite 11 BWA Detailbericht Alle Berichte sind keine statisch abgelegten Dateien, sondern arbeiten aktiv und werden bei jedem Aufruf neu berechnet. Erweiterte Darstellung eines BWABerichts. Neben den Berichtsgruppen sind alle Kontengruppen sichtbar. Tabreiter öffnen Das seitliche Tabreitersymbol öffnet die Kontengruppen und zeigt alle dazugehörigen Konten mit Wertenachweis an. Die Kurzanalyse (Grafik) Durch anklicken der Konten oder Kontengruppen wird die Grafik aufgerufen. Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 III. HAUPTPROFITCENTER Umlage Seite 12 BWA Profitcenterbericht Die Unternehmensstruktur teilt den Betrieb in zwei Hauptprofitcenter: HOTEL und F&B Hotel Mustermann Hotel F&B Damit können die einzelnen Profitcenter nach Umsatzerlösen, Kostenarten und Rentabilität analysiert werden. Mit der Profitcenter-Rechnung arbeitet das Umlageverfahren auf Profitcenter oder Kostenstellen komfortabel nach: • gleichmäßige Verteilung • manuell - direkt oder prozentual • Regelassistenten mit unzähligen individuellen Varianten auf Basis der Kosten oder Umsatzerlöse. Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 III. TEILPROFITCENTER Regelassistent Seite 13 Hotel und Gaststätten-BWA SKR70 Hauptprofitcenter mit Teilprofitcenter Der BWA-Bericht unterteilt das Hauptprofitcenter F&B in zwei weitere Teilprofitcenter Restaurant und Bankett (3.Ebene) Hotel Mustermann Hotel Restaurant F&B Bankett Die Teilprofitcenter Restaurant und Bankett können auf Wunsch um eine 4. Ebene erweitert werden z.B. Restaurant = Speisen & Getränke Umlage Regelassistent (Mögliches Beispiel) Kostenarten werden umsatzproportional nach vordefinierten Umsatz-Bezügen auf die entsprechenden Profitcenter verteilt. Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 III. ANALYSEBERICHT Seite 14 Die Break-Even-Analyse ist eine der wichtigsten Erkenntnisse für die Unternehmensplanung. Sie hilft den Einfluss von Änderungen in der Kostenstruktur zu analysieren und die Anforderungen an die Absatzmenge festzulegen Die Gewinnschwelle zeigt für jedes Profitcenter den Umsatz an, der mindestens pro Tag, Monat, Jahr erzielt werden muss. Die Fixkosten geben den Wert an, der unabhängig von der Beschäftigung erbracht werden muss. Die variablen Kosten sind vom Beschäftigungsgrad abhängige Kosten. Mit ihnen wird die Preisuntergrenze, sowie der Deckungsbeitrag errechnet. Gewinnschwelle Deckungsbeitrag Preisuntergrenze Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 In diesem Beispiel • Deutlicher Unterschied der variablen Kosten im Hotel zum F&B III. Kennzahlen Hotel Seite 15 Kennzahlen im HOTEL Die Ergebnisse lassen sich in vielfältiger Weise im Berichtswesen darstellen. Kleine Auswahl möglicher Beispiele: • Stammdaten Verfügbarkeit • Hotelauslastung - Menge • Hotelauslastung - Prozent • Kosten - Analyse • Personalkosten - Analyse • Mitarbeiter Profitcenter Hotel • RevPAR Revenue per available room Netto Logiserlös ohne Frühstück pro verfügbarem Zimmer • Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 usw.... III. Kennzahlen F&B Seite 16 Kennzahlen im F&B Die Ergebnisse lassen sich in vielfältiger Weise im Berichtswesen darstellen. Kleine Auswahl möglicher Beispiele: • Analyse Sitzplätze • Mitarbeiter F&B einschl. Küche • Verkaufsanalyse Essen • Verkaufsanalyse Getränke • Warenkosten Analyse • Personalkosten Analyse • usw.... Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 III. Managerbericht Seite 17 Manager Report Alle Kennzahlen und betriebswirtschaftliche Auswertungen können in komprimierter Form dargestellt werden. Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 Unternehmenserfolg • Kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) Bonitätsprüfung • Liquidität Tilgung • Kapitaldienst Geldflussrechnung • Kapitalfluss Herkunft und Verwendung Kapital • Bilanz Return on Investment Kapitalverzinsung und Laufzeit • RoI - Kapitalrendite Agenda Seite 18 IV. Zimmerkalkulation und Yieldmanagement Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 IV. Zimmer/Betten Kalkulation Seite 19 Analysekennzahlen Zimmer/Betten Durch die statistischen Kennzahlen (Beschäftigungsgrad), kann der Stückgewinn ermittelt werden. Beispiel Zimmer: Die Gewinnschwelle (break even point) zeigt den Umsatz an, der mindestens pro Zimmer, erzielt werden muss. Die Kostenauflösung -Kv Variable Kosten = betriebsabhängig (Strom, Wasser, Wäsche, Aushilfen usw.) - Kf Fixe Kosten = betriebsunabhänig (Pacht, Personal fest, Zinsen, Abschreibung, usw.) Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 VI. YIELDMANAGEMENT Seite 20 Ertragsmanagement Simulation Sie basiert auf der Grundlage des Profitcenters Hotel, des erreichten Betriebsergebnisses, der Zimmer-/Bettenbelegung und des VK-Preises. Je nach Periode kann der Belegungsgrad Anzahl – Zimmer/Betten, sowie der Zimmer/Betten– Preis simuliert werden. Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 IV. PORTFOLIO Yieldmanagement Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 Seite 21 Agenda Seite 22 V. Kalkulation (Speisen/Getränke) Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 V. KALKULATION Seite 23 AUFSCHLAGS KALKULATION Rezeptur = Materialeinsatz x = Die Kalkulation für Speisen und Getränke basiert auf der Grundlage der Rezeptur und dem Kalkulationsfaktor oder dem prozentualem Kalkulationsauflschlag % des jeweiligen Profitcenters, zuzüglich der aktuellen Mehrwertsteuer Die retrograde Vollkosten-Kalkulation basiert auf der Grundlage der Gesamtkosten und wird rückwirkend auf den Verkaufspreis angewandt. Betriebsabhängige Kosten Warenkosten + Verbrauchsabweichung + restliche variable Kosten (Bereich/Profitcenter) Betriebsunabhängige Kosten Fixe Kosten (Bereich/Profitcenter) Kalkulationsfaktor Verkaufspreis netto RETROGRADE KALKULATION = Verkaufspreis netto - Warenkosten lt. Rezeptur - Verbrauchsabweichung - restliche variable Kosten % = Deckungsbeitrag - Bereichs-Fixkosten % = Gewinn/Verlust Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 V. REZEPTUR Kalkulation Seite 24 Die Kalkulation basiert auf Grundlage der Rezeptur und den aktuellen Artikelpreisen. Der Verkaufspreis wird durch den Wareneinsatz und dem kalkulatorischen Faktor ermittelt. Retrograde Vollkosten-Kalkulation Durch die retrograde (rückwärts) Kalkulation, wird der Rohertrag, Deckungsbeitrag und Stück-Gewinn ermittelt. Dies ist nur möglich durch die Verknüpfung der prozentualen Analysekennzahlen aus eagleControl und der entsprechenden Verkaufsstellenzuordnung wie: • Profitcenter – (Restaurant, Bankett, Bar) • Teilprofitcenter – ( Speisen, Getränke) Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 V. YIELDMANAGEMENT SPEISENKARTE Simulation Seite 25 Speisenkarte Die Auflistung aller Speisen mit VK-Preis, Materialkosten DB, KF und Gewinn, verschaffen einen betriebswirtschaftlichen Überblick. Ergänzt mit der Verkaufsmenge erhält man den • Gesamtumsatz • Materialeinsatz gesamt • Deckungsbeitrag gesamt • Gewinn gesamt Soll –Ist Anpassung Der Materialeinsatz wird mit dem Schwundfaktor (Verbrauchsabweichung) so lange korrigiert, bis die Prozentwerte mit den Profitcenterwerten in eagleControl übereinstimmen. Dieses Tool eignet sich hervorragend um Preise, dessen DB simulieren. Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 V. PORTFOLIO Speisen Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0 Seite 26 VI. FAZIT Seite 27 Als Führungs- und Managementinstrument zur Koordination aller finanz- und kostenrechnerischen Auswertungen im Hotel- und Gaststättengewerbe übernimmt eagleControl eine Führungsposition im Controlling. Diese einzigartige Transparenz und leichte Bedienbarkeit ist der Erfolgsgarant für Ihr Unternehmen. Für die heutige Gastronomie ein Novum, für die zukünftige ein Standard. Mit eagleControl in eine sichere und planbare Zukunft! ...damit Sie wissen was und wofür Sie es tun. W. Nusser Willi Nusser – © Eagle Control GmbH 2008 Version 1.0
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