Personalmanagement | SOFTWARE Lohn-Standard mit Sinn für den Anwender In den letzten zehn Jahren hat sich der Umfang des Rechts – Steuerrecht, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Baulohn etc. -, das der Lohnabrechnung zu Grunde liegt, enorm erweitert. Und mit Umfang sind nicht nur die aktuelle Quantität, sondern vor allem auch die permanenten Änderungen gemeint. Kriterium GDPdU Oft sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Mittelstand der Auslöser für einen ohnehin anstehenden Softwarewechsel. Als Hersteller von Software für das gesamtbetriebliche Rechnungswesen widmet sich die SBS Software GmbH aus Bretten mit ihrer Entwicklungserfahrung allen relevanten Bereichen – von der Finanzbuchhaltung über das Controlling und Rating bis hin zur Bilanzierung, der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie auch der Warenwirtschaft mit CRM. So wurden bereits vor über zwei Jahren die gesetzlichen Anforderungen nach GDPdU umgesetzt. So erfolgt z.B. die GDPdU-Ausgabe im SBS Lohn plus-System über das Menü Schnittstellen/GDPdU mit allen steuerrelevanten Feldern der Lohnabrechnung. Zusätzlich wird die Beschreibung der exportierten Daten in eine XML-Datei ausgegeben. Der Umfang der GDPdU-Ausgabe lässt sich individuell steuern (z.B. Begrenzung auf die Daten einer Firma). Zudem ermöglicht das firmenindividuelle Menü in Verbindung mit der Rechtevergabe den Nur-Lese-Zugriff auf die steuerrelevanten Daten I T - M I T T E L S TA N D | 11| 2004 Der Kommentator Hans-J. Sterrer ist verantwortlich für Marketing und PR bei der SBS Software GmbH in Bretten einzelner Firmen. Steuerrelevante Auswertungen können auch rückwirkend abgerufen werden und müssen nicht als Druck aufbewahrt werden. Archivierung von Lohnunterlagen Da der Umfang und die Aufbewahrungsdauer von Lohnunterlagen stetig zunimmt, wird sich künftig auch die elektronische Archivierung weiter durchsetzen. Zu diesem Zweck verfügt der SBS Lohn plus standardmäßig über eine benutzerspezifische, firmenübergreifende oder auch individuelle elektronische Archivierung. Den Archivierungsumfang bestimmt der Anwender selbst. Die archivierten Daten lassen sich jederzeit anzeigen und ausdrucken. Eine Suchfunktion in den Archivdateien ermöglicht dem Nutzer das schnelle Auffinden bestimmter Auswertungen oder Auswertungspassagen. Ein weitere Möglichkeit ist das externe kostenlose Anzeige- und Druck-Tool für archivierte Daten, welches den Anwender vom eigentlichen Lohnprogramm völlig unabhängig macht. Die Erstellung von Serienbriefen ohne Fremdsoftware, der systemeigene Termin-Kalender nach unterschiedlichen Terminarten sowie eine aufwändige Sehhilfen-Ergonomie des Lohn-Systems stellen ebenfalls einen Aufwand dar, der sich nicht nur für den Anwender rechnet. Mehr als drei Millionen Abrechnungen pro Monat werden mittlerweile mit SBS Lohn plus durchgeführt und bundesweit nutzen mehr als 6.200 Anwender branchenübergreifend das Lohnprogramm. Die Lösung verfügt über das GKV-Zertifikat ”Systemgeprüft” und ermöglicht eine Anbindung an dakota.ag, KKS-AG und Rehadat-Elan. Hans-J. Sterrer KOMMENTAR Um hier nicht den Überblick zu verlieren, hilft etwa die Verbindung von IT und Lohnrecht. Der Anwender ist heute mehr denn je gefordert, sich auf seine eigentliche Tätigkeit zu konzentrieren und seine Lohnabrechnung einer modernen und geprüften Software zu überlassen. Ab einer bestimmten Anzahl von Abrechnungen mit unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten ist dies der einzig zuverlässige Weg – allein um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Doch was hilft eine hohe Rechtssicherheit, wenn die Software selbst ein Buch mit sieben Siegeln ist. Vor allem die Nutzerfreundlichkeit wird mehr und mehr entscheidend – eine klare Trennung der Stammdatenführung, Erfassung, Abrechnung und der Auswertung sind vonnöten. Dies heißt jedoch nicht, dass jeder mit komfortabler Software auch eine Lohnabrechnung durchführen kann. Wer mit einer Lohnsoftware arbeitet, muss sich auch im Lohnrecht auskennen, um die Ergebnisse prüfen zu können. |43|
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