Letzte Ausstellerinformationen

Wichtige Informationen!
EQUITANA Open Air - Festival des Pferdesports –
20. bis 22. Mai 2016 – RennbahnPark Neuss
Sehr geehrte Aussteller/Innen der EQUITANA Open Air 2016,
Sie erhalten heute wichtige Hinweise und Informationen, um Ihnen eine reibungslose Vorbereitung,
einen strukturierten Ablauf und eine erfolgreiche Veranstaltung zu ermöglichen.
Bitte lesen Sie das folgende Dokument sorgfältig und aufmerksam.
Bei Rückfragen können Sie uns gerne unter +49 (0) 211 90 191 142/140 oder [email protected]
kontaktieren.
Bitten senden Sie das beilegende Aufbau-Formular auszufüllt bis zum 29.04.2016 zurück.
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Inhalt
1. ANFAHRT........................................................................................................................................ 3
1.1 UMWELTZONE NEUSS .................................................................................................................... 3
2. AUFBAU ......................................................................................................................................... 3
2.1 STANDBAU ..................................................................................................................................... 4
2.2 HYDRANTEN ................................................................................................................................... 4
2.3 FEUERLÖSCHER .............................................................................................................................. 5
2.4 GANGBREITE .................................................................................................................................. 5
2.5 STROM ........................................................................................................................................... 5
2.6 VERPFLEGUNG................................................................................................................................ 6
3. AUSSTELLERAUSWEISE.................................................................................................................... 6
4. PARKSCHEINE ................................................................................................................................. 6
5. PARKPLÄTZE ................................................................................................................................... 6
6. BEWACHUNG ................................................................................................................................. 7
7. CAMPING ....................................................................................................................................... 7
7.1. DUSCHEN ...................................................................................................................................... 7
8. LAUFZEIT ........................................................................................................................................ 9
8.1. EINFAHRT WÄHREND DER LAUFZEIT .............................................................................................. 9
9. HUNDE ........................................................................................................................................... 9
10. MÜLL............................................................................................................................................ 9
11. MISTENTSORGUNG ..................................................................................................................... 10
12. PARTY ........................................................................................................................................ 10
13. UNWETTERWARNUNG................................................................................................................ 10
14. ABBAU ....................................................................................................................................... 11
15. WICHTIGE TELEFONNUMMERN ................................................................................................... 11
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1. ANFAHRT
Die Adresse für Ihr Navigationsgerät lautet:
Stresemannallee
D-41460 Neuss
Bitte denken Sie bei Ihrer Planung an das Fahrverbot für LKW über 7,5 t an Sonn- und Feiertagen!
Bei der Einfahrt in das Gelände (Zufahrt über Stresemannallee!) folgen Sie hinsichtlich der
Wegeführung bitte unbedingt den Anweisungen unseres Personals. Dieses steht bereit, um Ihnen eine
möglichst direkte und unkomplizierte Anfahrt zu Ihrer Standfläche zu ermöglichen.
Bitte fahren Sie nicht unaufgefordert über die Rasenflächen!
Das Befahren des Renngeläufs (Gras und Sand) ist nur nach ausdrücklicher Anweisung gestattet!
Die Adresse des Veranstaltungsgeländes lautet:
RennbahnPark Neuss
Am RennbahnPark 1
D-41460 Neuss
1.1 UMWELTZONE NEUSS
Die Anfahrt zur Rennbahn ist – von der Autobahn kommend - auch ohne Umweltplakette bzw. mit
gelber Plakette möglich.
Die Neusser Innenstadt ist seit dem 15. Februar 2010 eine Umweltzone. Hier ist die Einfahrt nur mit einer
grünen Plakette möglich.
2. AUFBAU
Der Aufbau beginnt am Dienstag, 17. Mai 2016 um 13.00 Uhr.
Am Donnerstag, 19. Mai 2016, kann das Gelände ab 09.00 Uhr befahren werden. Sofern Sie nicht selbst
anliefern, teilen Sie bitte die Einfahrtszeiten auch Ihrem Spediteur mit. Einfahrten außerhalb der
angegebenen Uhrzeiten sind nicht möglich!
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
17.05.2016
18.05.2016
19.05.2016
13.00 – 20.00 Uhr
13.00 – 20.00 Uhr
09.00 – 19.00 Uhr
Um den reibungslosen Ablauf des Aufbaus sicherzustellen und unnötige Wartezeiten zu vermeiden, bitten
wir Sie, den Dienstag als Hauptaufbautag wahrzunehmen.
Ab Dienstagabend, den 17.05.2016 20.00 Uhr, ist eine durchgehende Bewachung des
Veranstaltungsgeländes gegeben.
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Bei Ankunft auf dem Rennbahngelände melden Sie sich bitte zunächst in der Messeleitung an. Diese
befindet sich außerhalb des Ausstellungsbereiches, direkt am Besuchereingang (s. Geländeplan). Dort
wird Ihnen das EQUITANA Team bei der richtigen Platzierung Ihres Standes behilflich sein. Die Zufahrt
zum Veranstaltungsgelände ist erst nach der Anmeldung in der Messeleitung möglich. Bitte teilen
Sie dies auch Ihrem Spediteur/Standbauer mit.
Die Berechtigung zum Standaufbau besteht erst nach Anmeldung des Ausstellers in der Messeleitung und
setzt die vollständige Bezahlung der Standmiete, sowie der bestellten Nebenleistungen voraus. Sollten
Sie Ihre Zahlung sehr kurzfristig getätigt haben (weniger als zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn) ist
ein Bankbeleg, der die Ausführung der Bezahlung belegt, vorzulegen.
Aufbauende ist am Donnerstag, den 19.05.2016 um 19.00 Uhr – bis dahin müssen alle Stände
vollständig aufgebaut sein. Anschließend sind sämtliche Fahrzeuge aus dem Ausstellungsgelände zu
entfernen und auf den ausgewiesenen Aussteller-Parkflächen abzustellen. Bitte folgen Sie hierbei den
Anweisungen unseres Personals. Das Abstellen von Aussteller-Fahrzeugen hinter den Ständen oder
in den Parkzonen für Reiter und Teilnehmer ist nicht gestattet. Bei Zuwiderhandlung behält sich das
EQUITANA Team vor, die entsprechenden Fahrzeuge abzuschleppen.
ACHTUNG!
Zum Schutz des RennbahnParks ist das Betreten, Befahren sowie jegliche anderweitige Nutzung
der gesperrten Bereiche strengstens untersagt. EQUITANA behält sich vor, bei
Zuwiderhandlungen Schadensersatzforderungen geltend zu machen. Eltern haften für Ihre Kinder.
2.1 STANDBAU
Wir weisen an dieser Stelle noch einmal darauf hin, dass alle Ausstellungszelte wetterfest und mit
einem festen Boden ausgestattet sein müssen. Die Wetterfestigkeit muss für sämtliche Bestandteile des
Standes gelten. Bei Unwetter bitten wir Sie, leicht umherfliegende Gegenstände (Sonnenschirme, Fahnen
etc.) zu entfernen oder entsprechend zu sichern. Darüber hinaus muss jedes Zelt / jeder Verkaufshänger
mit Ihrem Firmennamen beschildert sein.
Bitte beachten Sie, dass für alle Zelte mit einer Grundfläche ab 75m² ein gültiges Prüfbuch vorgehalten
werden muss. Zudem müssen die betroffenen Zelte beim Amt für Bauberatung und Bauordnung der Stadt
Neuss für eine entsprechende Bauabnahme angemeldet werden. Aufgrund der heutzutage strengen
Auflagen ist mit Kontrollen durch die zuständigen Behörden zu rechnen. Bitte sprechen Sie uns bei
Rückfragen hierzu an!
2.2 HYDRANTEN
Hydranten vor Ort sind im Umkreis von einem Meter freizuhalten.
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2.3 FEUERLÖSCHER
Aus Sicherheitsgründen und gemäß behördlicher Vorschriften muss jeder Messestand mit einem amtlich
zugelassenen und geprüften ABC Feuerlöscher gesichert sein. Dieser muss mindestens 6 Liter
Löschmittel enthalten, sowie gut sichtbar und leicht zugänglich am Stand platziert werden. Stände, auf
denen mit heißem Fett gearbeitet wird, müssen einen extra Fettbrandlöscher der Brandklasse F
vorweisen.
Das Vorhandensein eines entsprechenden Feuerlöschers wird vor Ort durch die zuständigen Behörden
kontrolliert.
Vor Ort findet kein Verkauf von Feuerlöschern statt.
2.4 GANGBREITE
Aufgrund von Auflagen durch die zuständigen Ämter muss eine Gangbreite von mindestens 5 m
ständig freigehalten werden. Außerhalb Ihrer gebuchten Standflächen dürfen Sie maximal 0,50 m in
den Gang hineinbauen unter Einhaltung der folgenden Regeln:
- Es dürfen nur leicht bewegliche Gegenstände (Kleiderständer mit Rollen, Sattelböcke, etc.) im
Gang stehen
- Gegenstände, die nicht von einer einzelnen Person tragbar sind, sind nicht zulässig (Regale,
Tische, Hindernisse etc.)
- Der Abstand zum gegenüberliegenden Stand (Gangbreite) muss zu jeder Zeit mindestens 5 m
betragen
- Rücksichtnahme auf Nachbarstände setzen wir voraus, eine Einschränkung der Sicht auf
Nachbarstände ist nicht zulässig
Bei Überschreitung der zulässigen Überbauung von 0,50 m und bei Nichtbeachten der Anweisungen des
EQUITANA Open Air Personals behalten wir uns vor, auf die zusätzlich belegte Fläche eine Strafgebühr
zu erheben (69,00 € pro QM zzgl. MwSt.) und die entsprechenden Flächen frei zu räumen.
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass die Rettungswege in keinem Fall durch Gegenstände
behindert werden dürfen. Der Veranstalter behält sich vor, bei Nichtbeachten die entsprechenden
Gegenstände entfernen zu lassen. Die Gangbreite wird durchgängig vom Veranstalter und der Feuerwehr
kontrolliert. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
2.5 STROM
Die Stromversorgung Ihres Standes ist nur gewährleistet, wenn Sie über das Online Service Center im
Vorfeld Ihre Bestellung getätigt haben. Es wird hiermit ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein
Stromanschluss lediglich für die Versorgung eines Ausstellungsstandes genutzt werden darf!
Eine Nachbestellung des Stroms vor Ort ist aus logistischen Gründen nicht möglich.
Bitte beachten Sie, dass die Stromanschlüsse sich nicht direkt an den Ständen befinden, sondern am
Stromverteilungskasten hinter/zwischen den Zeltgruppen. Bringen Sie eigene, wetterfeste
Verlängerungskabel (mind. 50 m) mit.
Die Stromverteilungskästen sind immer nur mit so vielen funktionsfähigen Anschlüssen ausgestattet, wie
von unseren Ausstellern bestellt wurden. Ein „anzapfen“ ohne bestellten und bezahlten Anschluss ist
daher nicht zulässig!
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Bei Zuwiderhandlung behält sich das EQUITANA Team das Recht vor, die Anschlüsse zu trennen. Eine
flächendeckende Stromversorgung ist erst ab Donnerstag, dem 19.05.2016 ca. 20.00 Uhr für alle
angemeldeten Stände sichergestellt.
2.6 VERPFLEGUNG
Gerne laden wir Sie am letzten Aufbautag zu einer kleinen Stärkung ein. Sie erhalten pro
Ausstellerausweis einen Welcome-Gutschein für eine frische Bratwurst. Diesen lösen Sie bitte am
Donnerstag, den 19.05.2016, zwischen 11.00 Uhr bis 16.00 Uhr am Grillwagen von Topp Imbissbetrieb
ein.
3. AUSSTELLERAUSWEISE
Die Ausstellerausweise werden Ihnen gemäß Ihrer Standgröße und/oder Bestellung zur Verfügung
gestellt. Sie können ab Dienstag, den 17.05.2016 ab 12.00 Uhr, in der Messeleitung direkt am
Besuchereingang (siehe Geländeplan) abgeholt werden.
Auf ausdrücklichen Wunsch können Ihnen die Ausstellerausweise vor Messebeginn zugesandt werden.
Dies setzt die vollständige Begleichung der Rechnung über Standmiete und Zusatzleistungen voraus. Der
letztmögliche Versandtermin ist der 29.04.2016. EQUITANA übernimmt keine Verantwortung für verlorene
Ausstellerausweise, Ersatz kann kostenpflichtig erworben werden.
Zusätzlich benötigte Ausstellerausweise erhalten Sie vor Ort in der Messeleitung für € 12,61 / Stück zzgl.
gesetzl. MwSt. Eine Rückerstattung überschüssiger und nicht benötigter Ausweise ist nicht möglich. Ab
Freitag, den 20. Mai 2016 kann das Gelände nur noch mit entsprechendem Ausweis betreten werden.
4. PARKSCHEINE
Die Parkscheine werden Ihnen gemäß Ihrer Standgröße und/oder Bestellung zur Verfügung gestellt. Sie
können ab Dienstag, den 17.05.2016 ab 12.00 Uhr, in der Messeleitung direkt am Besuchereingang
(siehe Geländeplan) abgeholt werden. Die Parkscheine sind gut sichtbar an der Windschutzscheibe
anzubringen.
Die Zufahrt zum Veranstaltungsgelände ist nur mit Parkschein möglich.
5. PARKPLÄTZE
Der Ausstellerparkplatz (Zufahrt über Stresemannallee) ist ausgeschildert. Transporter, LKW und
Anhänger sind auf den gesondert ausgewiesenen Parkzonen abzustellen. Bitte folgen Sie dabei den
Anweisungen unseres Personals.
Während der gesamten Aufbau- und Laufzeit der Veranstaltung dürfen alle Fahrzeuge nur die
vorgeschriebenen Wege befahren. Die vorgegebenen Fahrtrichtungen sind für einen reibungslosen
Aufbau unbedingt einzuhalten. Das Abstellen/Parken der Fahrzeuge im Ausstellungsbereich ist während
der Laufzeit der Veranstaltung strengstens untersagt! Bei Zuwiderhandlung behält sich das EQUITANA
Team vor, die entsprechenden Fahrzeuge abzuschleppen.
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6. BEWACHUNG
Ab Dienstagabend, den 17.05.2016 20.00 Uhr ist eine durchgehende Bewachung des Innengeländes des
RennbahnParks für die gesamte Veranstaltungslaufzeit gegeben. Trotzdem möchten wir Sie darauf
hinweisen, dass leicht bewegliche und wertvolle Gegenstände besonders gesichert werden müssen. Es
ist keine Bewachung von Einzelständen vorgesehen, sollten Sie diese nicht über das Online Service
Center bestellt haben.
7. CAMPING
Es steht eine begrenzte Anzahl von Wohnmobilplätzen außerhalb des Innenbereichs der Rennbahn zur
Verfügung. Diese können Sie nutzen, wenn Sie über das Online Service Center einen Stellplatz bestellt
haben.
Nur bei Voranmeldung ([email protected]) besteht die Möglichkeit, auf den Parkflächen im Innenbereich
in einem Wohnmobil zu übernachten. Bitte beachten Sie, dass im Innenbereich keine Strom- bzw.
Wasseranschlüsse für Ihr Wohnmobil zur Verfügung gestellt werden können. Ein Anschluss über die
Stromanschlüsse der Messestände ist nicht zulässig. Bei Zuwiderhandlung behält sich das EQUITANA
Team das Recht vor, die Anschlüsse zu trennen.
7.1. DUSCHEN
Ein Duschcontainer steht für Teilnehmer und Aussteller neben den Toiletten im Ausstellungsbereich ab
Donnerstagmorgen den 19.05.2016 zur Verfügung. Der Duschcontainer verfügt über einen
Warmwasserboiler, der je nach Auslastung ggf. kurz erneut aufheizen muss. Wir bitten um Ihr
Verständnis, falls kurze Wartezeiten entstehen, bis wieder warmes Wasser zur Verfügung steht.
Als Alternative zum Duschcontainer können Sie auch im Stadtbad Neuss duschen. Es ist fußläufig in ca.
10 Minuten erreichbar.
Preise Stadtbad Neuss:
Kinder
Erwachsene bis einschl. 17 Jahre
Tageskarte
4,50 €
Aktionstarif
(Mi 10-13 Uhr & Fr 13-16 Uhr)
3,50 €
2,50 €
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Öffnungszeiten Stadtbad Neuss:
• Montags:
Geschlossen
• Dienstags:
07.00 – 21.00 Uhr
• Mittwochs:
06.30 – 21.00 Uhr
• Donnerstags: 10.00 – 13.00 Uhr
• Freitags:
07.00 – 21.00 Uhr
• Samstags:
08.00 – 13.00 Uhr
• Sonntags:
08.00 – 13.00 Uhr
Die Kassen schließen eine Stunde vor Ende der Öffnungszeiten.
Adresse Stadtbad Neuss: Niederwallstraße 3, 41460 Neuss, Tel.: 02131/531065211
Ansicht Weg zum Schwimmbad.
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8. LAUFZEIT
Die Veranstaltung ist für die Besucher wie folgt geöffnet:
Freitag,
Samstag,
20.05.2016:
21.05.2016:
10.00 bis 20.00 Uhr
09.00 bis 20.00 Uhr
(ab 20.00 Uhr EQUITANA OPEN AIR at Night auf dem Showplatz
mit anschließender Equiva 4RIDERS Club Night)
Sonntag,
22.05.2016:
09.00 bis 18.00 Uhr
Während dieser Zeiten müssen alle Ausstellungsstände geöffnet und durchgehend besetzt sein.
Es ist den Ausstellern freigestellt, die Ausstellungsstände auch während des Show-Abends am Samstag,
21.05.2016, bis Einbruch der Dunkelheit (maximal bis 21.30 Uhr) geöffnet und besetzt zu lassen. Bitte
beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen längere Öffnungszeiten einzelner Ausstellungsstände nicht
gestattet werden können.
8.1. EINFAHRT WÄHREND DER LAUFZEIT
Zur Bestückung Ihres Standes mit Waren können Sie während der Laufzeit (20.05 bis 22.05.2016)
täglich von 07:30 Uhr bis 08:30 Uhr in das Gelände einfahren. Das Befahren des Messegeländes ist nur
zu dieser Zeit erlaubt. Alle Fahrzeuge müssen nach diesem Zeitraum außerhalb des
Veranstaltungsgeländes auf den vorgesehenen Ausstellerparkplätzen geparkt werden.
9. HUNDE
Hunde sind auf dem gesamten Veranstaltungsgelände an der Leine zu führen. Die
Landeshundeverordnung, Impfbestimmungen und besonders eventuell bestehender Maulkorbzwang sind
unbedingt einzuhalten. Außerdem ist der Impfpass ständig mitzuführen. Wir bitten Sie, etwaige
Hinterlassenschaften Ihrer Hunde in den nahestehenden Mülltonnen zu entsorgen. Vielen Dank!
10. MÜLL
Den täglich anfallenden Müll auf Ihrem Stand entsorgen Sie bitte in den bereitgestellten Mülltonnen oder
direkt in den Müllcontainern/-pressen. Da beim Aufbau erfahrungsgemäß größere Mengen Kartonagen
anfallen, werden diese am Freitag und Samstag jeweils um ca. 8.00 Uhr eingesammelt und entsorgt.
Bitte nutzen Sie diesen Service und stellen Sie am Freitag- und Samstagmorgen Ihren Papiermüll vor
Ihren Stand! Die Lagerung von Kartonagen hinter den Ständen ist aus Feuerschutzgründen ausdrücklich
untersagt!
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11. MISTENTSORGUNG
Der Mist (Paddocks) wird durch EQUITANA nach der Veranstaltung entsorgt. Bitte sorgen Sie dafür, dass
gegen Ende der Veranstaltung der Mist an einer Stelle Ihrer Paddocks gesammelt wird und nicht mit
anderem Müll (Plastik, Zigarettenschachteln etc.) vermischt ist. EQUITANA stellt keine Gerätschaften zum
Misten o.Ä. zur Verfügung. Bitte bringen Sie sich diese selbst mit.
12. PARTY
Nach dem 1. Messetag findet ein Aussteller Grillabend im Bistro Wunderbar statt (20.05.2016 ab 20.00
Uhr). Karten können vorab für 19,00 € (inkl. MwSt) erworben werden und beinhalten das Grillbüffet und
zwei Freigetränke).
Die Karten können Sie über unsere Homepage www.equitana-openair.com/grillabend bis 29.04.2016
bestellen. Nach dem 2. Messetag und dem EQUITANA Schau-Abend findet die Equiva 4RIDERS Club
Night im Rennbahngebäude statt (21.05.2016 ab ca. 22.00 Uhr; Eintritt frei).
Zu beiden Veranstaltungen laden wir Sie herzlich ein und freuen uns auf Ihr zahlreiches Erscheinen.
13. UNWETTERWARNUNG
Sollte der Deutsche Wetterdienst das EQUITANA Team über bevorstehende unwetterartige Bedingungen
informieren, werden wir Sie über Lautsprecherdurchsagen darüber in Kenntnis setzen. Bitte achten Sie
auf die Durchsagen.
Es liegt in Ihrer Verantwortung den Stand wetterfest zu gestalten. Dies kann unter anderem folgendes
beinhalten:
•
•
•
Windanfällige Schirme einziehen und sicher befestigen
Vorgebaute Auslagen (Ständer, Werbetafeln, etc.) in den Zeltbereich räumen
Die Zeltöffnung auf 1,5 m verkleinern
Das EQUITANA-Team behält sich vor, aus Sicherheitsgründen Stände kurzfristig zu schließen.
Die vom EQUITANA Team gestellten Zelte (Pagodenzelte) werden durch einen professionellen Zeltbauer
aufgestellt und entsprechend der Vorgaben aufgebaut.
Die Aussteller werden darauf hingewiesen, dass diese Zelte auf Anweisung des Veranstalters ab
Windstärke 6-7 geschlossen werden müssen. Die Windlast der Zelte beträgt 80 km/h. Entsprechend wird
eine mögliche Räumung ab Windstärke 7 nötig.
Sollte eine Evakuierung des Geländes notwendig werden, informieren die EQUITANA Mitarbeiter, das
Sicherheitspersonal und Ansagen Sie über die Vorgehensweise.
Den Anweisungen des EQUITANA-Teams ist unbedingt Folge zu leisten.
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14. ABBAU
Der Abbau erfolgt am:
Sonntag
Montag
22. Mai 2016
23. Mai 2016
von 19.00 Uhr bis 22.00 Uhr sowie
von 13.00 Uhr bis 19.00 Uhr.
Die Ein- und Ausfahrt des Ausstellungsgeländes kann am Montag, den 23.05.2016 aufgrund der
Trainingszeiten nicht vor 13.00 Uhr befahren werden.
Beachten Sie bitte auch für den Abbau das Fahrverbot für LKW an Sonn- und Feiertagen.
15. WICHTIGE TELEFONNUMMERN
Messeleitung: +49 211 90 191 201
Feuerwehr / Rettungsdienst: 112
Polizeinotruf: 110
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