新クラブを結成する 地区ガバナーおよび特別代表のための手引き 新クラブの結成 勧誘 会員維持 会員増強 目次 1 はじめに..............................................................................................................................................1 2 地区ガバナーの役割と責務.................................................................................................................3 3 特別代表の役割と責務........................................................................................................................9 4 必要書類の記入 .............................................................................................................................. 21 新クラブ結成調査........................................................................................................................................................ 23 スポンサー・クラブ書式.............................................................................................................................................. 25 新クラブ申請書............................................................................................................................................................. 27 5 加盟認証状伝達式............................................................................................................................ 31 日時決定........................................................................................................................................................................ 31 地区ガバナーの式辞の準備........................................................................................................................................ 31 加盟認証状伝達式の計画........................................................................................................................................... 32 6 よく尋ねられる質問.......................................................................................................................... 35 補遺 1: 地区ガバナー用新ロータリー・クラブ結成のための計画ワークシート....................................................... 39 2: 新クラブ会員の職業分類調査のためのワークシート..................................................................................... 41 3: ロータリー・クラブ用語集...................................................................................................................................43 4: クラブ結成に推奨される例会用議題................................................................................................................ 47 5: 加盟認証状伝達式チェックリスト...................................................................................................................... 49 6: ニュース・リリースの見本..................................................................................................................................... 51 7: Eクラブの結成に関する補遺資料...................................................................................................................... 53 1 はじめに 新しいロータリー・クラブの結成には膨大な時間と労力が必要とされる一方、このプロセスに関与したロ ータリアンの多くが、やりがいのある貴重な体験であったと述べています。 新たにロータリー・クラブを結成する理由はさまざまです。 例えば、会員になる十分な資格を備え、ロ ータリーに入会したいと考えながらも、クラブ例会の時間が自分にとって都合がつかないために踏みと どまっている場合や、オンラインで例会ができるEクラブへの入会を希望している場合も考えられます。 あるいは会員数の増加に伴い、例会場のスペースが狭くなり、クラブが対応しきれなくなっているケース もあるでしょう。中には、外国語で例会を開きたいと考えるクラブもあるかもしれません。このような例 のほかにも、新クラブ結成の必要性が生じざるを得ない多くの理由が存在するのではないでしょうか。 クラブ・地区支援担 当職員（日本事務局 奉仕職員） の連絡先は、 地区内における新クラブの結成は、地区ガバナーがそのプロセスを担当します。従って、新しくロータリ ー・クラブを結成しようと考えているロータリアンは、地区ガバナーに連絡を取る必要があります。また、 国際ロータリーのクラブ・地区支援担当（日本事務局奉仕室）職員も、ガバナーをはじめ、新ロータリー・ クラブの結成に関心のある会員をお手伝いします。 www.rotary.org/ 本手引書は、地区ガバナーとその特別代表のために新クラブ結成に関する指針を提供するものです。RI ページ下の「日本 のすべての欄は、コンピューターで直接入力できるようになっているため、大変便利です。入力後は、 ja/cds 語」をクリック）から 探してください。 に提出が義務付けられている書類も、本書に収められています。直接入力式のPDFの書式の署名以外 印刷、署名した上で、RI宛に郵送してください。 ロータリー世界においては、地域それぞれによって事情が異なるため、本指針で説明された新クラブ結 成の手順は、RIの最低要件を満たすための出発点にすぎません。地域や国によっては、ロータリーの慣 習や法律が異なるため、それに従った手続きを踏む必要が出てくるでしょう。新クラブの結成を成功させ るために、実行項目のチェックリストや参考資料に挙げられている活動を含め、新クラブ結成の各段階 において推奨されている活動を行ってください。 6年に及ぶ試験的プロジェクトを経た後、2010年規定審議会は、ロータリーEクラブを国際ロータリーの 正式な加盟クラブとすることを認めました。本資料に説明された手続きの大部分は、ロータリー・クラブと ロータリーEクラブの両方に適用されますが、ロータリーEクラブを結成する場合には、いくつか特別な留 意点があります。Eクラブに関するこれらの留意点は、補遺資料7をご参照ください。本手引きに記載され ている情報は、特記されていない限り、ロータリーEクラブにも当てはまります。 新クラブを結成する 1 2 地区ガバナーの役割と責務 新しいロータリー・クラブの結成には、地区ガバナーによる慎重な監督と多くの人々の協力が必要です。 RI理事会の全般的な指揮、監督の下、地区ガバナーが新クラブ結成の責任者となります（RI細則、15.090. 項参照）。地区ガバナーは、新クラブ結成の計画を立て、これを実行に移すため、地区拡大委員会を任命 します。また、各新クラブの結成を調整するために、自らが特別代表を務めるか、あるいは特別代表を任 命します。また、各クラブを成功に導くため、委任する任務と権限を決め、スポンサー・クラブとのやりとり や創立会員の勧誘に関して特別代表に自分の考えを伝え、ほかのロータリアンからの協力も仰ぎます。 ガバナーの主な責務は、本章にまとめられており、Eクラブに関する追加説明が補遺資料7に記載されてい ます。ガバナーは、新クラブ結成の過程で自らが務める役割について、特別代表に説明しておく必要があ ります。ガバナーによって、この過程にかかわるアプローチは異なります。細かなところまで自らがすべて を行うガバナーもいれば、責務の大半をほかの人に委任するガバナーもいます。新クラブ結成の理由がさ まざまであるため、それぞれ状況が違うのは当然のことで、直面する事柄も同じではありません。特別代 表は、クラブ加盟後の1年間は継続して任務を担当するため、地区ガバナー・エレクト（できればガバナー・ ノミニーとも）と相談するとよいでしょう。地区内の新クラブ結成のプロセスの方法を決めるにあたり、ま ずは本書の実行項目のチェックリストを参照することをお勧めします。 補遺資料1には、新ロータリー・クラブ結成のための計画ワークシートが含まれています。ガバナーと特別 代表が自らの目標を設定する際にお役立てください。 地区拡大委員会を任命する 新クラブ結成の予定 を立てる際に、39ペ ージの計画ワークシ ートをご活用くださ い。 地区拡大委員会は、地区ガバナーの指揮の下、地区内に新しいロータリー・クラブを結成する計画を立 案、実行します。委員会には以下の責務があります。 • 現在ロータリー・クラブは存在しないが、新クラブ結成の条件を備えている地域社会を探し出す。 • 既存のクラブにマイナスの影響を与えることなく、新しいロータリー・クラブを設立できる地域を 特定する。 • 新クラブの結成と設立を助ける。 地区拡大委員を任命する際の最低条件として、地区内クラブに所属している瑕疵なき正会員であるこ とが推奨されています（ロータリー章典第17.030.3.節）。新クラブの結成を積極的に進め、成果を上 げたことのある元地区ガバナーやほかの経験豊かなロータリアンを優先的に任命するとよいでしょう。 新クラブを結成する 3 実行項目 ❑❑ 地区拡大委員会に誰を、いつ、任命するかを決める。 調査担当者に23ペ ージの「新クラブ結 成調査」を渡してくだ さい。 ❑❑ 地区拡大委員会の責務、また、委員会に何を期待するかについて、委員に伝える。 ❑❑ 委員会の活動を監督する。 ❑❑ 委員会と連絡を保つために、どのような方法を取るかを検討する。 新クラブの結成調査を開始する 地区拡大委員会が新しいクラブを設立する必要性とその所在地候補を確認した時点で、地区ガバナーは 新クラブ結成調査」 （23ページ参照）の記入を監督します。 実行項目 ❑❑ クラブの所在地候補を調査するロータリアンを正式に任命する。この役割には、新クラブ設立の土 台を備えた地域であるかどうかを判断できる、その土地に詳しい人物を選ぶ。 ❑❑ スポンサー・クラブを探す（まだ候補が決まっていない場合）。 ❑❑ 新クラブ候補地調査の担当者とともに、ロータリーの職業分類の原則の下、少なくとも25名の正 会員を有するアディショナル・クラブを維持するに十分な数の、資格を備えた事業や専門職務に 携わる候補者がその地域にいるかどうかを判断する。 新クラブの成功には、 特別代表の存在が欠 かせません。事情に よっては、特別代表を 任命せずに、地区ガ 特別代表とスポンサー・クラブを任命する 特別代表は、ガバナーに代わって創立会員の勧誘と援助を行います。新クラブを成功に導くために欠か せない重要な役割であるため、人選は慎重に行うべきです。 バナー自身がこの役 特別代表は、スポンサー・クラブとも密接な協力関係を保ちます。このため、スポンサー・クラブの会員 ります。 前に、特別代表とスポンサー・クラブを任命する必要があります。国や地域によっては、地理的な要因が 割を務める場合もあ がこの役割を務めることが望ましいと考えられます。ガバナーはRIに「新クラブ結成調査」を提出する 妨げとなって、特別代表とスポンサー・クラブが定期的に会合を持ち、直接関与して重要な役割を果たす ことが難しい場合もあります。このような場合には、地区研修リーダーの助けを借りるとよいでしょう。 スポンサー・クラブの任命は義務付けられているわけではありませんが、極力奨励されています。新クラ ブが堅固な会員基盤を築き、活発な奉仕と親睦を実践できるよう導くのが、スポンサー・クラブの役割 です。1つの新クラブに複数のスポンサー・クラブをつけることもできますが、少なくとも1つのスポンサ ー・クラブは、新クラブの近隣地域に所在すべきです。スポンサー・クラブの条件は以下のとおりです。 • RIに対して財務的に健全な状態にあること • 20名以上の正会員がいること • ロータリーの奉仕プログラムをバランス良く実施していること 4 新クラブを結成する スポンサー・クラブには、以下のような全般的な責務があります • 新クラブの管理運営の計画や組織にあたり、特別代表を補佐すること スポンサー・クラブ • 新クラブのプログラムやプロジェクトを計画するのを助けること 候補に「スポンサー・ クラブ書式」 （25ペ • RIの加盟クラブとして発展していけるよう、新クラブを導くこと ージ）を提供してくだ （要請に応じて）地区ガバナーに報告書を提出すること • クラブ創立1年目に、 ー・クラブに対する期 • 新クラブのRIへの加盟が認証された後、できれば2年間は新クラブを指導すること さい。また、スポンサ 待事項と、この役割 の受諾の締切期日を 伝えましょう。 新しいクラブは特に１～2年目にしっかりとしたサポートが不可欠であることが、RIの調査から明らかに なっています。会員の退会とクラブの終結のほとんどは、結成2年目に起こります。結成2年目にも密接な サポートを受けているクラブは、活発で充実したクラブへと成長し、自立していく可能性が高まります。 複数のスポンサー・クラブを指定することの利点 • 複数のスポンサー・クラブがあれば、新クラブには多くの異なるアイデアが集まるため、サポート体 制が強化される。 • 新クラブに費やす時間と労力を少人数のロータリアンで負担せずにすむ。 • 創立会員を勧誘するネットワークが広がる。 • 財政支援を分かち合うことができる。 実行項目 ❑❑ 特別代表を任命し、本手引書を渡す。 www.rotary.org/ja/ ❑❑ 特別代表に任せる任務と責務を決める（第3章参照）。 ❑❑ 特別代表との定期的な連絡や話し合いを行うための計画を立てる。 membership ❑❑ 自分の期待事項を特別代表に伝える。 ラブの動向調査報告」 ❑❑ 新クラブの結成と研修において地区研修リーダーに協力してもらうことを検討する。 resourcesから「新ク やその他のRIの調査 ❑❑ 結成の計画予定表（補遺資料1参照）について特別代表と話し合う。 ます。 ❑❑ ガバナーと特別代表の役割分担を決める。 結果がご覧いただけ ❑❑ スポンサー・クラブとなるにふさわしい候補を探し出す。複数のスポンサー・クラブを指定するこ との利点があるかどうかを検討する。 ❑❑ スポンサー・クラブとして候補に挙げられているクラブに、どのような責務が伴うかを伝える。あ るいは、この役目を特別代表に代行してもらう（詳細は第3章を参照のこと）。 ❑❑ スポンサー・クラブの会長に「スポンサー・クラブ書式」を送付する。 ❑❑ スポンサー・クラブが会員による正式な投票を実施し、新クラブを支援することにクラブ全体が 賛同していることを確認する。 新クラブを結成する 5 新クラブ結成調査」と「スポンサー・クラブ書式」をクラブ・地区支援担当職員に提出する 書類の提出に関して 質問がある場合は、 クラブ・地区支援担 当（日本事務局奉仕 室）職員にお問い合 わせください。 新クラブ結成調査」と「スポンサー・クラブ書式」は、漏れなく記入し、RIへ提出しなければなりません 両書式は、www.rotary.orgのダウンロードライブラリからダウンロードも可能です）。書式に所要事項 を入力した後、これを印刷し、必要な署名を記入の上、RI宛に郵送してください。 実行項目 ❑❑ スポンサー・クラブに遂行してもらう具体的な責務を、特別代表とともに決める。 ❑❑ スポンサー・クラブとなることに同意する前に、責務内容をクラブに確実に伝える（これを行うの は、ガバナーか特別代表のどちらでもよい）。 ❑❑ スポンサー・クラブを任命しないことに決めた場合は、その決断に至った理由を詳しく説明する。 ❑❑ 提出する前に、すべての署名を得た上で、内容を確認する。 ❑❑ 書類の提出に関して質問がある場合は、クラブ・地区支援担当（日本事務局奉仕室）職員に問い 合わせる。 創立会員を勧誘する 創立会員とは、クラブ結成当初から在籍している会員を指します。クラブの加盟がRIから認証される前 に、創立会員が選出されます。創立会員の少なくとも50パーセントは、そのクラブが設立された地元地 域社会に居住または勤務している人でなければなりません。地区ガバナーは、結成クラブの会員に協力 する上でどのような役割を果たすべきかを決めます。新クラブの成功に向けて、特別代表、スポンサー・ クラブ、創立会員がともに積極的に貢献できるよう、ガバナーは連絡方法や話し合いの計画を立ててお く必要があります。また、ガバナー補佐の役割についても考えておきましょう。 ガバナー自ら、あるいは特別代表から、創立会員の責務について伝えてください。責務内容は以下の通 りです。 • 創立会員を探す • 創立会員の職業分類のバランスを確認する • クラブの名称を決める • 標準ロータリー・クラブ定款を採択する • 例会場所と時間を決める • クラブ細則と委員会構成を採用する • クラブ理事および役員を選出する • クラブの入会金およびクラブ会費を定める 特別代表が創立会員とどのようにコミュニケーションを図るべきかについての詳細は、第3章をお読みく ださい。 6 新クラブを結成する 実行項目 ❑❑ 創立会員の勧誘においてガバナーが果たすべき役割を決める。自らが直接関わるのか、それとも 責務の大半を特別代表、スポンサー・クラブ、創立会員から成るグループに代行してもらうのか。 ❑❑ 創立会員の勧誘にあたって、特別代表とスポンサー・クラブからどのように協力してもらうか、ある いはどのように指導すべきかについての行動計画を立てる。 ❑❑ 新クラブの職業分類のバランスを確認する。 ❑❑ 会員候補者と創立会員のための適切なオリエンテーション（説明会）や教育プログラムを設ける。 仮クラブ」の身分を与える 新しくクラブを結成しようと考えているグループが、毎週例会を開き、既に標準ロータリー・クラブ定款 に則ってクラブ役員を選出している場合、このグループに対し、地区ガバナーが「仮クラブ」という身分を 与えます。この身分によって、仮クラブは、その例会を訪れて出席するロータリアンにメークアップを認 める資格ができます。 実行項目 ❑❑ 特別代表とスポンサー・クラブの会員が、創立会員にロータリーに関する教育を行う上で果たすべ き各自の役割をしっかりと自覚し、十分な知識を備えているかどうかを確認する。 ❑❑ 特別代表とスポンサー・クラブが、会員候補者と創立会員を教育するための自分たちの活動につ いて定期的な話し合いを持つための計画を立てる。 ❑❑ クラブ細則について、仮クラブからの質問に答える。 新クラブ申請書を確認した上、RI理事会の承認を得るため提出する 27ページの「新クラ ブ申請書」をご参照 ください。 仮クラブが職業分類のバランスのとれた25名の正会員を備えた時点で、新クラブ申請書をRIに提出するこ とができます。この申請書とともに提出される会員のリストは、クラブの創立会員全員が含まれたリストと して受理されるため、RI理事会がこの申請を承認するまでは新たに会員を入会させることができません。 クラブ創立会員のリストは新クラブ申請書の大変重要な一部であるため、リストの内容の正確性に対す る確認が行われます。RIに送られるこの申請書にあるガバナーの署名は、申請書に記載された全情報を ガバナーが確認したことを示すものです。 新クラブを結成する 7 事実と異なる会員リストを提出した場合は、深刻な結果を招くことになります。 加盟を希望する新クラブが事実と異なる会員リストを提出した場合、事務総長は次の措置を取ります。 a. 新クラブの加盟認証を保留する。 b. 新クラブ会員リストのすべての氏名が照合確認されるまでは加盟認証状が発行されず、将来、同地 区内の新クラブから提出される申請書類はすべて、そのロータリー年度を通じ、精密な調査の対象 となることを地区ガバナーに通知する。 c. 事実と異なる会員リストを提出したことによって、ガバナーとしての任期終了後3年間はRIのいか なる任務に就くこともできないことを地区ガバナーに通知する。 ロータリー章典、18.050.15.項） 実行項目 ❑❑ 新クラブ申請書に記載されたすべての情報を確認する。 ❑❑ 申請書に記入漏れがないか、また、読みにくい文字がないかを確認する。 ❑❑ 特別代表が記入した職業分類調査のためのワークシートに目を通し、新会員の職業分類のバラン スがとれていることを確認する。 ❑❑ 定められた額の加盟金を申請書に添える。 ❑❑ 不明な点があれば、クラブ・地区支援担当（日本事務局奉仕室）職員に問い合せる。 ❑❑ RI理事会の承認を得るために、新クラブ申請書をRI日本事務局へ送付する。 新ロータリー・クラブに加盟認証状を伝達する 新クラブへの加盟認証状は、国際ロータリーの会長が署名し、公印が捺印された後、通常、クラブの加 盟が認められてから4週間以内に地区ガバナーに送付されます。地区ガバナーもこの加盟認証状に署名 します。 地区ガバナーは、申請が承認されたこととクラブが効果的に運営されているという通知を受けた後、特 別代表と新クラブの役員とともに新クラブと協力して加盟認証状伝達式の日時を設定します。いかなる 事情があっても、予期せず承認が遅れる場合に備えて、加盟申請が承認されるまでは加盟認証伝達式 の日程を決めないでください。 加盟認証状伝達式に関する詳細は、第6章をお読みください。 実行項目 ❑❑ 特別代表と新クラブの役員が加盟認証状伝達式を手配するのにどのぐらいの時間を要するかを 判断する。 ❑❑ 第6章に挙げられていること以外にも、加盟認証状伝達式に組み入れたいことがあれば、その考 えを特別代表に伝える。 ❑❑ 地元のメディアにニュース・リリースを送る件に関して、特別代表と話し合う。 地区ガバナーは、新クラブが加盟した後も連絡を取り続け、クラブが引き続き発展するよう関与していく ことが奨励されています。地区ガバナーは、新クラブ結成のプロセスを支援しているすべての特別代表 のリストを地区ガバナー・エレクトへ提供します。 8 新クラブを結成する 3 特別代表の役割と責務 地区ガバナーは、近隣のクラブ（できればスポンサー・クラブ）の知識豊かなロータリアンを、新クラブ結 成の特別代表として任命します。特別代表には、クラブ結成にあたってガバナーの代理を務める権限があ ります。特別代表の任務と権限は、地区にふさわしい形で、地区ガバナーが決定します。 特別代表は、責務を実行するために以下の活動の一部またはすべてに関与することになります。ガバナ ーと話し合い、特別代表としての責務をよく理解しておくようにしてください。この章に含まれているス テップは、通常、以下にまとめられている順序に沿って行われます（ただし、違う順序で行われる場合も あります）。 特別代表の役割を果たす上で頼れる主なリソースには、ガバナーはもちろん、本手引書、手続要覧(035)、 新クラブ結成調査が 承認された後、実際 の結成活動を開始す る前に、計画会議を 招集しましょう。 クラブ・地区支援担当職員（日本事務局奉仕室職員）があります。 スポンサー・クラブと結成グループとの計画会議を招集する この会合の目的は、スポンサー・クラブに結成グループの創立会員を紹介し、相互の関係を築くことです。 特別代表は、この両グループが交流を開始し、翌年にどのように協力し合っていくべきかについてのガイド ラインが定められるよう確認します。 会合には、新クラブの創立会員となるにふさわしい資格を備えた候補者をはじめ、地区ガバナー、スポ ンサー・クラブの会長を招きます。また、スポンサー・クラブの会長には、クラブ会員も会合に招くよう 伝えます。 会合は、ブレーンストーミングを行ってあらゆる意見を出し合い、目標を定めるほか、親睦を深める機会 となります。創立会員の勧誘方法についてもここで話し合います。まずは、標準ロータリー・クラブ定款 を指針として活用してください。 計画会議に備え 会合の議題案： て、35ページのよく 尋ねられる質問を読 んでください。 • 標準ロータリー・クラブ定款の会員規定を再確認する。 • 今後の勧誘活動を計画する。 勧誘についての話し合いでは、以下の人材やリソースについて検討するとよいでしょう。 - ロータリー会員としての資格がありそうな、地域の主要事業や団体関係者 - 近隣クラブの現ロータリアンで、新クラブの例会時間の方が都合がよい人 - 地域の元ロータリアン - ロータリーの学友をはじめとするロータリー財団プログラムの受益者（地域内在住の学友リス トは、Eメール：[email protected]でご要請ください） - 元／現役のローターアクター - 現在は退職しているが、以前管理職に就いていた地元の住民 新クラブを結成する 9 - 地元の電話帳と事業一覧 - 地元のほかの職業団体の名簿 - 経営学大学院の卒業生 結成クラブは、会員候補者向けの説明会用の資料を購入し て活用することができます。 （423）内容：「祝御 - 会員候補者のための情報キット」 入会」 （265）、 「ロータリーの基本知識」 （595）、 「ロ ータリーとは」 （001）、 「ロータリー大要（ロータリーと は） 」 （419）、 「ロータリーの2億ドルのチャレンジ・パ ンフレット」 （986）、 「ロータリー財団携帯用カード」 159） - 会員増強ビデオセット（427） - ロータリーとは（449） - ロータリーの2億ドルのチャレンジ（985-DVD） - Rotary and the United Nations: Connecting the Local to the Global（ロータリーと国際社会：地元社 会と世界を結びつける） （266-DVD） 実行項目 期待されることすべてについて、 地区ガバナ ❑❑ 新クラブの結成において特別代表の果たすべき役割と、 ーに尋ねる。 ❑❑ スポンサー・クラブが結成クラブを指導するという関係について説明し、要望やニーズがあればスポ ンサー・クラブにいつでも相談できることを、結成クラブに伝える。 ❑❑ スポンサー・クラブの会員が結成クラブの会員に連絡を取る頻度を決める。結成クラブとスポンサ ー・クラブが密接な協力関係を築けるよう助ける。 特別代表は、 結成グループのメンバーお ❑❑ 関係者全員を対象とするコミュニケーション計画を立てる。 よびスポンサー・クラブとどのように連絡を取り合うか。 また、 スポンサー・クラブは、 結成クラブとどの ように連絡を取り合うか。また、関係者全員にとってふさわしい連絡手段は何か。 ❑❑ 創立会員の勧誘に際して、結成クラブ、 スポンサー・クラブ、特別代表の間で役割を分担する。 ❑❑ 新クラブ加盟に関する書類を完成させるための手続きと期日についてまとめる。 結成クラブに奨励する。 また、 この資料を注文する担当 ❑❑ 会員候補者にRIからの資料を配布するよう、 者を決める。 カタログのオンライン版（shop.rotary.org） で最新の出版物を取り寄せる。 あるいはクラブ結成の手続きに関する結成クラブ会員からの質問には、 できるだけ早く ❑❑ ロータリー、 回答するよう努める。 ❑❑ 結成クラブに 「手続要覧」 （035） を1冊提供する。 10 新クラブを結成する スポンサー・クラブに責務を説明する 新クラブの成功は、最初の2、3年間に効果的にクラブを組織し、運営することがカギとなりますが、こ の過程で重要な役割を果たすのがスポンサー・クラブです。スポンサー・クラブが積極的に新クラブを 指導しているかどうかを確認するのは、特別代表の責務です。また、初めてスポンサー・クラブとなるク ラブがほとんどであるため、責務と期待についてよく説明しておくことも、特別代表の重要な責務です。 スポンサー・クラブ は、結成クラブを援 助するにあたり、RIの リソースを活用でき ます。 スポンサー・クラブは、新クラブの創立前、そして創立後も、新クラブの指導に当たるべきです。新クラブ の管理運営の計画や組織にあたっては、特別代表がスポンサー・クラブに協力します。また、新クラブが最 初のプログラムやプロジェクトを立ち上げる際に、スポンサー・クラブがどのように指導すべきか、その具 体的な方法についても話し合ってください。 実行項目 ❑❑ ロータリー・クラブの管理運営手続きについて、結成グループへの説明が行われたことを確認する。 ❑❑ 会員候補者の勧誘におけるスポンサー・クラブの役割を決める。 ❑❑ 創立会員、スポンサー・クラブとの協力の下、会員候補者のための正式なオリエンテーション（説 新会員のためのオリ 明会）のプログラムを計画する。 エンテーション：クラ ❑❑ 新クラブが最初の例会を開催する日時を決め、この情報を地区ガバナーに伝える。 は、結成クラブが会 ❑❑ 結成グループ、ガバナー、スポンサー・クラブとともに、最初の8～10回分の例会プログラムを計 ための説明会を計画 ❑❑ スポンサー・クラブのリーダーに新クラブを指導する準備が整っているかどうかを確認する。 ブ用手引き」 （414） 員候補者と新会員の する上で、役立つ参 考資料となります。 画する。 創立会員候補者を勧誘する クラブは創立会員が築いていくものであることを強調し、勧誘活動の主戦力として積極的に活動するよ う創立会員に奨励します。ロータリーに関する教育を創立会員にしっかり行うことで、創立会員は、正し い知識を備えた上で、会員候補者に積極的にアプローチできるようになります。ロータリー・クラブ会員 に与えられる数々の恩典について会員候補者に説明し、スポンサー・クラブの奉仕プロジェクトや特別 行事へ誘うよう、スポンサー・クラブの会員に奨励しましょう。 結成クラブとスポンサ ー・クラブは、 会員増強推進用手引 き」 （417）と「クラブ 特別代表は、多様な会員基盤を保つことの重要性を創立会員に伝える必要があります。国際理解と親善 は、各クラブで同じ原則が適用されて初めて生まれるものです。会員候補者のリストの年齢層に幅がある か、また、男女比のバランスがとれているかを見直してください。これらのバランスがとれていない場合は、 この問題を創立会員に指摘しましょう。 評価ツール」に収めら 創立会員の職業分類のバランスを確認すること、また、ガバナーに「職業分類調査のためのワークシート」 スを利用できます。 反映させるよう努めなければなりません。 「職業分類の原則」として知られるこの考え方は、RIの土台を成 れている勧誘のリソー どちらも www.rotary.org/ja/ membership （補遺資料2）を提出することも、特別代表の責務です。全ロータリー・クラブは、地元地域の職業構成を しています。職業分類について結成グループに説明し、正式な方針を伝え、多様性に富むクラブづくりを目 指して勧誘活動を行うよう奨励するのも、特別代表の仕事です。 resourcesからダウ ンロードが可能です。 新クラブを結成する 11 実行項目 ❑❑ 仮クラブ」となるまでに必要なおおよその期間を決める。 補遺資料2の「職業 分類調査のためのワ ークシート」をご利用 ください。 ❑❑ 会員候補者と話す際に新クラブのどのような特徴を紹介すべきか、創立会員と話し合っておく。新 クラブの魅力は何か。地元のほかのクラブと異なる特徴は何か。 ❑❑ スポンサー・クラブと結成クラブの会員とともに、多様な会員基盤を持つことの重要性について 話し合う。スポンサー・クラブは、新会員の勧誘に欠かせない要素として会員の多様性を強調す べきである。 （035）、国際ロータリー定款、標準ロータリー・ ❑❑ 多様性と職業分類の方針に関する「手続要覧」 クラブ定款からの抜粋を、結成グループに渡す。 ❑❑ ウェブサイトからダウンロード可能な「クラブ評価ツール」に収められている「職業分類調査」、 会員の多様性に関する調査」、 「25分間の会員調査」について、創立会員に説明する。これらの資 料の記入に際しては、スポンサー・クラブに協力してもらう。 ❑❑ 新クラブが最初の例会を開く準備が整ったかどうかを判断する。スポンサー・クラブの会員ととも に、最初の数回の例会プログラムを計画するために、創立会員を援助する。 ❑❑ 職業分類調査のためのワークシート」を記入し、ガバナーに目を通してもらう。 クラブ運営に関する任務について創立会員を助ける クラブの加盟が正式に認証される前から、創立会員がクラブの運営に関する知識を備え、助言を十分に 受けていれば、新クラブは加盟した時点から能率的かつ効果的に運営を開始することができます。特別 代表は、以下の太字で書かれた各要点を創立会員に説明した上で、その内容が十分に理解されたかどう か、また、不明な点がある場合には誰に相談できるかを確認します。 27ページの「新クラ ブ申請書」をご参照 ください。 ロータリーEクラブを結成する場合には、クラブの管理運営について特別代表が検討すべき重要な事項 がいくつかあります。詳細は補遺資料7をご参照ください。 所在地域とクラブ名の決定 各ロータリー・クラブは、所在する地域社会で奉仕を行います。所在地域は、一つまたは複数の地域社会か ら構成されています。クラブの所在地域は、RIへの加盟申請書とクラブ細則に記載しなければなりません。 クラブの名称は、そのクラブの所在地域と奉仕の対象となる地域を示し、その地域の地図を見れば、容易 に所在地域が分かるようなものとします。当該所在地域に二つ以上のクラブが存在する場合、アディショ ナル・クラブは、他のクラブと区別するために、所在地域名にその他の字句を加えることとなります。食事 （朝食、昼食、夕食）を表す言葉を使用することは、あたかもクラブの唯一の目的が食事をともにするこ とであるという印象を与えるため、極力避けるよう求められています。RIの事務総長が、新クラブ申請書 に目を通し、その名称が適切かどうかを決定します。 第6章にロータリー・クラブの名称としてふさわしい例が掲載されていますのでご参照ください。また、こ れに関して質問がある場合は、日本事務局奉仕室職員までお問い合わせください。 12 新クラブを結成する 例会場所と時間を決める 補遺資料3には、よく 使われるロータリー 用語が収められてい ます。結成クラブにと って馴染みの薄いこ れらの用語は、さらに 詳しい説明が必要な 場合もあります。 新クラブの例会場所と時間は慎重に検討すべきであり、創立会員の年齢、仕事上の責務と私的な制約、 居住地、勤務先、例会場までの移動時間といった要因を考慮すべきです。例えば、会員の大半が小さな子 どもを持つ親で、夜は家を空けたくないという場合、例会の時間は午後5時までに設定するのが適切なこ ともあります。またクラブ会員が郊外の地域に住み、都市部で仕事をしている場合は、例会時間によって 会場を選ぶ必要があるかもしれません。クラブ会員の出費を抑えることを考慮する場合、朝食例会とした り、食事なしの例会を開くといった選択肢を取ることもできます。 例会の実施 クラブ結成の1回目の例会では、会員の必要条件、組織規定の目的と内容、役員選出に関する説明など、 扱うべき議題がいくつかあります。議題の例は、補遺資料4をご参照ください。 仮クラブの役員選挙と第1回クラブ協議会 先見の明、指導力、管理能力等の素質を備え、クラブの活動に必要な時間を捧げることができる役員を 結成クラブの最初の 数回の例会で扱う主 題や問題点などを決 める際には、47ペー ジの議題の例を指針 として参考にしてくだ さい。 選出することが、新クラブの成功のカギとなります。特別代表とスポンサー・クラブは、役員の選出にあ たって新クラブを援助します。 新たに選ばれた理事会は、直ちに会合を設け、役員、すなわち、クラブ会長および会長エレクト（通常、ロ ータリー年度の下半期［1月～6月］にクラブが創立された場合は同一人物）、副会長（1名以上の選出が可 能）、幹事、会計、会場監督を選出します。この会合では特別代表が議長を務めます。 理事会が選出され、委員会が任命されたら、クラブ会長は第1回のクラブ協議会を招集します。この協 議会は、各委員長がそれぞれの委員会の責務について話し合い、計画を練る会合となります。また、ク ラブの指導者が各自の計画を立て、クラブ全体のプログラムにおける自分の役割を確認する大切な機会 でもあります。 クラブ委員会構成の決定 仮クラブに「クラブ役 員キット」 （225）を 新クラブの理事会は、クラブの目標を達成できるよう委員会を構成します。推奨ロータリー・クラブ細則の 9条と10条には、5つの推奨委員会（クラブ管理運営、クラブ広報、会員増強、奉仕プロジェクト、ロータリ ー財団）の構成と任務が説明されています。必要な場合は、毎年ほかの委員会を任命することもできます。 渡してください。 各委員会の責務はクラブ細則に概略されています。委員会は発足後直ちに会合を開き、委員の責務につ shop.rotary.org の計画をクラブ理事会に報告するようにします。理事会によって特別な権限が与えられない限り、いか キットは から購入するか、 www.rotary.org から個々の資料をダ ウンロードできます。 いて話し合い、活動を計画すべきです。最初のプロジェクトを決定したら、各委員会はできるだけ早くそ なる委員会も、報告が理事会によって承認されるまでは計画を実行に移すことはできません。各委員会 の委員長は、定例会合を招集し、委員会の全活動を役員会へ報告する責務があります。 特別代表は、スポンサー・クラブと新クラブの各委員会の委員長同士が会合を持つよう奨励します。スポ ンサー・クラブの委員会の会合に結成クラブの委員を招くとよいでしょう。 新クラブを結成する 13 元気なクラブづくりのために：クラブ・リーダーシップ・プラン」の活用 元気なクラブづくりのために：クラブ・リーダーシップ・プラン」で推奨されている、会員の参加、地域で 元気なクラブづくり の認知度、クラブの効果を高める上でのベストプラクティスをクラブでいくつか実践し、それを会員が毎 ーダーシップ・プラン」 ブがこれらを実践し、必要に応じて評価する上で援助してもらうよう、特別代表が地区の指導者、特に のために：クラブ・リ （245）を www.rotary.org の「ダウンロード・ラ イブラリ」からダウン 年一度評価して、クラブの目標と特質に引き続き沿ったものであることを確認します。年間を通じ、クラ ガバナー補佐に、求めます。 実行項目 ❑❑ 例会の日時と場所に関し、創立会員全員の賛同が得られたことを確認する。 ロードするか、 ❑❑ 標準ロータリー・クラブ定款と細則の採択を監督する。 ら注文し、新クラブの ❑❑ 定められた期日までに少なくとも25名の創立会員を集めるよう、結成クラブに働きかける。 shop.rotary.orgか 役員と委員に渡して ください。 ❑❑ 地元地域を構成している職業を反映した多様性豊かな会員基盤づくりを奨励する。 ❑❑ スポンサー・クラブと結成クラブの会員が、例会のスケジュールと議題を決定するプロセスを監督 する（議題の例は補遺資料4参照）。 ❑❑ 仮クラブの役員と理事の選挙を監督する。 ❑❑ 臨時の会計が、会員候補者から入会金とクラブ会費を徴収したことを確認する。 ❑❑ 第1回理事会の議長を務め、委員会の結成を見届ける。 ❑❑ 結成クラブの会員にクラブ協議会の目的を説明し、第1回クラブ協議会の招集を援助する。 ❑❑ スポンサー・クラブとの協力の下、委員会会合の進行について、結成クラブを指導する。 ❑❑ 結成クラブの委員をスポンサー・クラブの委員会会合に招き、経験豊かな委員会がどのように運 営されているかを理解してもらう。 ❑❑ 元気なクラブづくりのために：クラブ・リーダーシップ・プラン」で推奨されているベストプラクティ スを実践し運営する上での柔軟性を理解した上で、採用を検討するよう、結成クラブに奨励する。 ❑❑ 新クラブ申請書を定められた期日までに記入し、加盟金を添えて地区ガバナーに提出できるよう、 結成クラブを援助する。 ❑❑ 結成クラブが、国の法律や規制に従っていることを確認する。 米国、米領サモア、グアム、北マリアナ、プエルトリコ、バージン諸 島のクラブは、雇用者番号を申請しなければなりません。この雇 用者番号の申請には国税庁のSS-4書式を使用してください（詳 しい指示はwww.irs.gov/formspubsをご覧ください）。雇用者 番号を取得した後、これをRIクラブ・地区管理担当職員へ報告し てください。番号はクラブの恒久的な記録としてRI世界本部で保 存されます。 14 新クラブを結成する 仮クラブへの指導 Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs」 効果的な広報：ロー タリー・クラブのた めの手引き） （257） は、仮クラブが地元 地域での活動をどの ように広報していくか を考える上で役立つ 資料です。 クラブに例会を開く準備が整い、役員の選出も済んだ時点で、ガバナーは「仮クラブ」の身分を与えるこ とができます。クラブは、加盟が認証されるまでは「仮クラブ」のままですが、その例会は、訪問ロータリ アンが出席した場合にメークアップとして認められます。 新クラブとして加盟が認証されるまでのこの重要な期間、スポンサー・クラブは仮クラブの指導を続け ます。特別代表は、この指導のプロセスを監督し、スポンサー・クラブと定期的に連絡を取り合います 自分の所属クラブでない場合）。また、仮クラブとも密接なコミュニケーションを保ち、十分な指導や援 助が行われているかどうかを確かめる必要があります。この期間には、以下の点について指導を行うこ とができます。 • クラブのウェブサイトを作成する。 • クラブ会報の発行をはじめ、コミュニケーション計画（情報伝達や意見交換の方法など）を立てる。 スポンサー・クラブの会報の編集を担当している会員が、仮クラブで同じ役割を担当する会員に会 報の作成方法や内容をはじめ、地区とRIが提供している役立つリソースについて、直接会って話し 合う。低コストで配信が簡単なEメールでの会報の発信が推奨されている。 • 会員増強活動、ならびに会員候補者の教育を継続的に行う。研修・教育について地区研修リーダ 活動する地域社会／ 地域社会の調査法の 紹介」 （605)には、効 果的なプロジェクト ーからの援助が必要な場合には、支援を求めることができる。 • 少なくとも最初の8週間分の例会プログラムの内容について、アイデアを話し合う。 実行項目 を計画したいと考え ❑❑ 地域社会にクラブの存在を広く知らせ、創立会員となることに関心を持つ人々を増やすために、ウ のアイデアが収めら ❑❑ 多様な職業分類の重要性を強調する。異なる職業の専門知識や技術を持つ会員が集まることで、 ているクラブのため れています。多種多様 な奉仕プロジェクト を実施し、成果を挙 ェブサイトを作成するよう仮クラブに働きかける。 バランスの取れた豊かなクラブづくりが可能となる。 ❑❑ 創立に必要な人数の会員が集まらない場合は、平日の夜に会員候補者のための説明会を実施す げているクラブは、 るよう提案する。この説明会の告知を行い、地元住民の出席を積極的に呼びかけるよう、スポン 引き付けることがで リエンテーション：クラブの手引き」 （414）を参照する。 会員候補者の関心を きます。特別代表と スポンサー・クラブ は、RIの役立つリソー スについて仮クラブ に伝えることが大切 です。 サー・クラブと結成クラブの会員に奨励する。説明会の実施方法については、 「新会員のためのオ ❑❑ 新クラブ申請書の状況についてガバナーに問い合わせ、必要であれば当初の予定に変更を加え る。仮クラブの必要書類の記入を助け、準備が整った時点でガバナーに提出するよう、クラブに促 す。新会員から加盟金を徴収する必要があることを再び伝える。 ❑❑ ガバナーに連絡を取り、新クラブの状況を報告する。 加盟認証状伝達式の計画 RI理事会が加盟申請を承認した後、仮クラブは国際ロータリーの加盟クラブとなり、地区ガバナーにそ ロータリー徽章の使用 に関する指針は の旨通知されます。新クラブ申請書が提出されたら、特別代表は加盟認証状伝達式の内容を計画する ために、直ちにガバナーに相談すべきです。しかし、申請書の承認がガバナーに通知されるまでは、日時 を決めるべきではありません。 RI視覚的イメージのた めの手引き」 （547） をご参照ください。 新クラブを結成する 15 特別代表の協力の下、新クラブの役員が伝達式を組織、計画します。詳細は第5章をご参照ください。加 盟認証状伝達式のチェックリストと、そのニュースを知らせるニュース・リリースの見本は、補遺資料4と5 新クラブの役員とと もに加盟認証状伝達 式の計画、広報を行 う際には、加盟認証 状伝達式のチェック リスト（49ページ）と 新クラブのニュース・ リリース（51ページ） の見本をご活用くだ さい。 に収められていますので、必要に応じて修正してご活用ください。 実行項目 ❑❑ クラブの申請書が正式に承認された時点で、新クラブ、スポンサー・クラブ、ガバナーとともに、加 盟認証伝達式の日取りを決める。新クラブ申請書を提出してからRIによる手続きが完了するまで、 少なくとも１カ月を見込んでおく。申請書が承認されたという通知をガバナーから受けるまで、日時 を決めるべきではない。 ❑❑ 加盟認証伝達式の計画に際して、どのような援助が必要かを新クラブの役員に尋ねる。 ❑❑ 準備に際して、新クラブを援助するようスポンサー・クラブの会員に求める。 ❑❑ 新クラブの存在を地域に知ってもらうため、地元のメディアに連絡を取り、ニュース・リリースを送 る。ニュース・リリースの見本は、補遺資料6に含まれている。 ❑❑ 加盟認証状伝達式の準備の進捗について、ガバナーに知らせる。 新ロータリー・クラブへの支援 新クラブの会長、幹事、および主要委員会の委員長が、各々の任務について理解するまでは、特別代表の 新クラブの最初の例 会で「新会員の推薦 はいかにするか」 254）を配ってくだ さい。また、継続的 に新会員を探すよう 新クラブに促してくだ さい。 責務が継続されます。特別代表は新しいクラブの加盟認証後も一年を通して定期的に新しいクラブと連 絡を取って状況を確認し、地区ガバナー・エレクトもこの目的のために同人物を再び特別代表として任命 することが強く奨励されています。 スポンサー・クラブの任務は、加盟認証後少なくとも丸1年間は続けられることになっています。しかしこ の後も、新クラブが結成されてから数年間にわたり、継続して指導を行うよう奨励されています。特別代 表もまた、新クラブとスポンサー・クラブとの関係を数年間続けていくべきです。 特別代表と（または）スポンサー・クラブは、以下のような形で新クラブを成功に導くことができます。 • 例会に出席し、新しいロータリアンがロータリーについて完全に理解できるよう助ける。 • 新会員の教育にあたり、地区内の他のクラブと地区委員会委員からの支援を促す。 • 地区大会やRI年次大会への出席をクラブ会員に奨励する。 新クラブの例会で「ロ • 地区研修セミナーにどの会員が出席すべきかをクラブに助言する。 ータリー財団申請手 続早見用手引き」 219）を配ってくださ い。新クラブは、ロー タリー財団プログラ ムに関与するための さまざまな機会を検 討すべきです。 • 1回目の奉仕プロジェクトの計画を始める際に、クラブに指示を与える。 • ロータリー財団に関して会員に理解してもらう。 • 最初の1年間は、新クラブがプログラムを計画するのを援助する。 • スポンサー・クラブと新クラブとが合同で実施する募金活動を計画する。 • 新クラブの例会に出席するようスポンサー・クラブの会員に奨励する。 • 近隣のクラブでメークアップを行うよう、新クラブ会員に奨励する（例会時間はwww.rotary.org の「クラブ所在地検索」で検索できる）。 16 新クラブを結成する 創立６カ月後、以下の点におけるクラブの状況を確認し、必要に応じて適切な指導を行ってください。 • クラブの例会は、十分な計画に基づき興味深い内容となっているか。 ウェブからダウンロ ード）を活用し、クラ ブのビジョンを描くよ う、新クラブに奨励し てください。 • 委員会は、会員の増加、社会奉仕、ロータリー財団、指導者の育成の目標に向けて進歩している か。 • クラブ理事会は、毎月、実のある会合を開いているか。 第1回半期報告書と会費の提出 スポンサー・クラブの役員は、半期報告書（SAR）と１回目の人頭分担金の提出手続きに関して、新クラ ブの会長と幹事を指導します。加盟の承認を受けた次の半期分の会費を支払う義務があることを、よく 理解してもらってください。 ❑❑ 5月16日から6月30日までの間に認可されたクラブについては、7月1日の半期報告書および人頭 分担金が免除される。 ❑❑ 11月16日から12月3１日までの間に認可されたクラブについては、1月1日の半期報告書および人 頭分担金が免除される。 また、新クラブが国の法律を順守していることを確認し、必要があれば援助を提供します。 半期報告に伴う支払 いをはじめとするロー タリーの業務をオン ライン www.rotary.org/ ja/memberaccess） で行うようにしてくだ さい。 未納の納入義務金の支払い 未納となっている納入義務金の徴収手続について、新クラブに助言します。未納の納入義務金が米貨 250ドルを超えた場合、納入期限から90日（3カ月）後に事務局より催促通知が送られます。この通知 後も250ドルを超える未払いの納入義務金があるクラブは、納入締切期日から180日（6カ月）を過ぎた 時点で加盟が終結されます。終結されたクラブの復帰または再結成の手続きについては、ロータリー章 典9.020.2. – 9.020.8.をご参照ください。 全記録の保管 スポンサー・クラブの幹事は、新クラブの幹事がクラブの全記録を保管するシステムを確立する上で、援 助することができます。新クラブの組織に関する情報および創立会員のリストは、重要な歴史的資料で す。新しい幹事が、記入済みのクラブ定款第1条および第2条とクラブ細則の写しを持っていることを確 認してください。これらの資料はクラブの恒久的記録として保管されるべきです。出席記録や、クラブの 歴史として残すに値する逸話を記録しておくための簡単なシステムをつくるために、幹事を支援します。 クラブに1冊「手続要覧」 （035）が置いてあることを確認します。 以前の所属クラブから の元会員・会費義務 履行の確認書式は、 www.rotary.org/ja/ membership resourcesからご入 手いただけます。 会員についての変更や終結などは、 「会員アクセス」 （www.rotary.org/ja/memberaccess）を通じ て慎重に記録・報告する必要があります（できる限り「会員アクセス」を使用するよう奨励されています が、RIウェブサイトからダウンロードした「会員情報報告書式」に変更を記録することもできます。 「会員 情報報告書式」は、 「クラブ役員キット」の「クラブ幹事要覧」にも収められています）。この情報は、地 区にも知らせるべきです。クラブの月次出席報告書を記入し、翌月15日までに地区ガバナーに提出する にあたり、スポンサー・クラブの会員が新幹事を手伝います。 さらに、会員候補者がほかのロータリー・クラブの元会員である場合、クラブ幹事は、以前その候補者が 所属していたすべてのクラブから、 「元会員・会費義務履行の証明書」 （書式はwww.rotary.orgより入手 可）を提出してもらいます。過去の会費納入状況が思わしくない場合は、その旨クラブ理事会に伝えます。 新クラブを結成する 17 ロータリーのリソースの活用 RIカタログ（019）に RIでは、さまざまな出版物やビデオ、オンライン資料を作成しています。RIへの加盟が認められると、ク 掲載されているすべて の資料に目を通すよ う、クラブに奨励して ください。このカタロ グは、shop.rotary. orgからもご覧いただ けます。また、www. rotary.org/down loadlibrary（ページ 下の「日本語」をクリ ック）からは、数多く の出版物を無料でダ ウンロードすることが できます。 ラブ幹事あてに資料一式が送られます。これらの資料は、クラブ理事会が責務を果たすため、すべての 会員がロータリー教育を継続していくため、また会員増強委員会やクラブ会員が入会見込みのある人々 に説明をするために役立てるべきものであることを知らせてください。 新クラブの全委員会は、 「会員増強推進用手引き」 （417）と、このオンライン補足資料である「クラブ評価 ツール」を使用するとよいでしょう。特に新クラブにとっては、効率良いクラブ運営を維持、発展させるため に、定期的な評価を行うことが重要です。 「新会員のためのオリエンテーション：クラブの手引き」 （414） と「新会員の推薦はいかにするか」 （254）も、新クラブの会員増強委員会が活用すべき出版物です。ま た、RIウェブサイトで入手可能な「長期計画立案の手引き」は、クラブが長期的なビジョンを描き、目標を設 定する際の骨子となる資料です。この資料に収められている活動は、どれも新クラブの役に立つものです。 効果的な奉仕プロジェクトの計画はクラブの成功のカギとなるため、 「活動する地域社会／地域社会の調査 法の紹介」 （605）も、新クラブにとって重要なリソースです。このほか、ロータリー財団が提供するさまざま なプログラムについても、知っておくとよいでしょう。 「申請手続早見用手引き」 （219）は、ロータリー財団を 支援する数多くの機会について簡潔にまとめられたものです。 オンラインの「ロータリーの基本知識」 （www.rotary.org/ja/rotarybasics）は、オンラインでロータ リーのことが学べるEラーニングの参加型モジュール（学習用資料）で、会員候補者、新会員、現会員を 対象としています。 実行項目 ❑❑ クラブ会長と幹事が「会員アクセス」を活用することの利便性について十分な指導を受けている かを確認する。クラブの会長、幹事とともに、 「会員アクセス」からEラーニングのモジュールに目 を通す。 ❑❑ 研修の責務をスポンサー・クラブの会長、幹事、会計に託す。各役員は、管理運営任務について指 導するため、新クラブの各役員と会合を持つようにする。 ❑❑ 新クラブが半期報告書の提出に関して指導を受けていることを確認し、クラブが順守すべき国税 法の問題について新クラブの役員の相談に乗る。 ❑❑ 最初の1年間につき少なくとも月に1度、新クラブと連絡を取り、質問があればそれに答え、必要に 応じて援助を提供する。 ❑❑ 最初の1年間につき少なくとも月に1度、スポンサー・クラブと連絡を取り、新クラブのサポートを 継続していることを確認する。新クラブが求めている援助を提供するよう、スポンサー・クラブに 求める。 ❑❑ プロジェクトについての指導が必要かどうか、新クラブに尋ねる。 （特に「会員満足度アンケート」）を活用するよう、新クラブに提案する。最 ❑❑ 「クラブ評価ツール」 初の数年間にクラブ会員調査を数回実施すると、会員がクラブに何を期待しているかを把握する ことができる。 18 新クラブを結成する ❑❑ 多岐にわたる魅力的な例会プログラムを作るために、ブレーンストーミングを行い、自由に案を出 し合うよう、新クラブを助ける。 ❑❑ 会費や管理運営業務に関してわからない点があるか、クラブに確かめる。 ❑❑ クラブの勧誘と会員維持に関する活動を見守り、適切なアドバイスを提供する。 ❑❑ 新クラブの進捗について、ガバナーとガバナー・エレクトと定期的に話し合う。 RIのDVDは、ロータリーについて、また、世界中のロータリアンの活動につ いて、新会員と新クラブに知ってもらうのに役立ちます。 「会員増強ビデオセ ット」 （427）、 「ロータリーの2億ドルのチャレンジDVD」 （985）、Rotary and the United Nations: Connecting the Local to the Global（ロー タリーと国際社会：地元社会と世界を結びつける） （266-DVD）、 「ロータリ ーとは」 （449）のほかに、ロータリアン・ビデオ・マガジン（RVM）も、地元 や海外の奉仕プロジェクトに参加したいという新会員の意欲を引き出すツー ルとなります。 新クラブを結成する 19 4 必要書類の記入 国際ロータリーへの加盟申請には、以下の書類が必要となります。 • 新クラブの調査 • スポンサー・クラブ書式（該当する場合） • 新クラブ申請書 すべての書式は、書き込み可能なPDF形式でウェブサイト（www.rotary.org/downloadlibrary）から ダウンロードできます。 地区ガバナーは各書類によく目を通し、すべての情報に間違いがないことを確認した上で、書式に署名 する必要があります。署名した書式は、日本事務局奉仕室に提出します。クラブの控えとして書式のコピ ーを取ってください。 連絡先情報はすべてRIのデータベースに保存され、ロータリアンへ連絡を取る場合にのみ使用されます。 会員は極力Eメールアドレスを提供するよう奨励されています。 補遺資料3には、必要書類に使用されている用語の定義が掲載されています。結成クラブとスポンサー・ クラブの役員が、問題なくすべての書式の記入を済ませられるよう、ロータリー用語について説明してく ださい。ご質問がありましたら、日本事務局奉仕室（クラブ・地区支援担当）職員までお問い合わせくだ さい。また、第6章のよく尋ねられる質問に対する答えもご参照ください。 新クラブを結成する 21 " 新クラブ結成調査 RIへの加盟 ガバナーによって指名された調査担当者が記入した上、署名と承認を求めるため、ガバナーに送付してください。 提案する新クラブの名称: 地区番号: 地域: 都道府県名: 国名: 以下の各点に関し、所在地域における状況を記述してください。 地域社会の構成（人口、主な産業やビジネスなど）： 同じ地域社会にあるロータリー・クラブの数（該当しない場合は、最も近いロータリー・クラブを挙げてください）： 新クラブの創立会員となる可能性のある人々の氏名と職業を挙げてください（創立会員リスト上で同じ職業分類に 属する人の数は限られています）：（詳細はRI定款第5条第2節b項参照） 創立会員となる現役／元ロータリアン（氏名と元の所属クラブを記載してください）： 調査担当者による評価：私は、当地域を訪問し、当地域が新ロータリー・クラブの設立に適していることを確認し ました。 氏名 日付 新クラブを結成する 23 " 新クラブの調査（2ページ目） 地区ガバナーがご記入ください。 スポンサー・クラブ スポンサー・ロータリー・クラブ： ❑❑ 新クラブにはスポンサー・クラブがつかない。 特別代表 姓： 名： 所属ロータリー・クラブ名： （国名を含め、クラブの正式名称をご記入ください） Eメール： 郵便あて先（私書箱の場合、宅配便の送付先となる代替の住所をご記入ください）： 郵便番号： 地区ガバナーによる判断 この地域社会は新しいロータリー・クラブを支えることが 地区ガバナーの署名 ❑ できる ❑ できない 日付 地区ガバナーは原本を日本事務局奉仕室職員へ送付し、そのコピーをクラブの控えとして取っておいてください。 24 新クラブを結成する " スポンサー・クラブ書式 RIへの加盟 スポンサー・クラブ名： ロータリー・クラブ スポンサー・クラブ番号： 当クラブの会員は 日付 をもって、新ロータリー・クラブをスポンサーすることに合意しました。 この新クラブの名称は、暫定的に （市町村、郡／都道府県／国） ロータリー・クラブとなることが決められています。 ❑❑ 当クラブは、スポンサー・クラブとなることに同意します。当クラブは、新クラブの結成と加盟認証状伝達式を 援助し、少なくとも1年間は新クラブと密接に協力していきます。 ❑❑ 当クラブには現在 名の正会員がいます スポンサー・クラブは最低20名の会員を有していなければなりません）。 スポンサー・クラブ会長の署名 日付 スポンサー・クラブ幹事の署名 日付 新クラブを結成する 25 " " 新クラブ申請書 RIへの加盟 すべての情報を漏れなくご記入ください。記入漏れがある場合は、手続きに遅れが生じることになります。 標準ロータリー・クラブ定款 このセクションは、標準ロータリー・クラブ定款に対応しています。 第2条 名称 本会の名称は、 （地域社会名／都道府県名／国名を含む完全な名称） ❑❑ ロータリー・クラブとする ❑❑ ロータリーEクラブ（いずれか一つに印）とする。 名称は、その地域の地図で容易に確認できるものであり、その地域に不案内な人にもクラブの大体の所在地が把 握できるものであるべきである。 第3条 クラブの所在地域 本クラブの所在地は、 （地域社会名） およびその周辺地域である。 所在地域とは、クラブが奉仕を行う地域の地理的な描写です。 Eクラブの所在地域は、RI理事会により「全世 界」とみなされます。 適切なクラブ名の例は、36 ページをご参照ください。 第10条、第4節 役員名 会長 幹事 会長エレクト 会計 副会長（複数可） 会場監督 第14条 ロータリーの雑誌（1つに印を付けてください）。 ❑❑ 全員が「ロータリアン誌」を定期購読する。 ❑❑ クラブの全会員、あるいは一部の会員が、次のロータリー公式地域雑誌、 を 講読しており、この雑誌を講読していない会員は「ザ・ロータリアン」誌を購読している。 創立会員リストに全会員の購読希望雑誌が記入されていることを確認してください） ❑❑ 当クラブは、RI理事会の指定によりこれらの雑誌の定期購読をしなくてもよい国に所在している。 新クラブを結成する 27 " 新クラブ申請書（2ページ目） 例会 曜日 間 （ロータリーEクラブの場合は、クラブの 時 公式ウェブサイトの更新曜日と時刻） 例会場の名称 住所（1行目） 住所（2行目） 郵便番号 オンライン例会用のウェブサイトURL（ロータリーEクラブのみ） RI加盟金 創立会員数 ×15米ドル＝ 加盟金が支払われた通貨およびその総額： 支払い方法： ❑❑ 小切手* ❑ 送金為替 ❑ 財務代行者 ❑❑ RI日本事務局への銀行口座振り込み ❑❑ その他: *注：小切手により支払いを行う米国外のクラブは、米国銀行が振出す小切手でなければなりません 小切手または支払いの証明書類を添えてください）。 新クラブの連絡先 クラブが希望する郵送先（私書箱を含む）がありましたら、以下にご記入ください。 電話番号（国番号と市外局番を含む）： ファックス番号（国番号と市外局番を含む）: Eメール： ウェブサイト： ❑❑ クラブの半期人頭分担金請求書（SAR）をEメールで受信することを希望する場合は、左のボックスに印を付 けてください。 28 新クラブを結成する " 新クラブ申請書（3ページ目） 確認書 以下の項目を慎重にお読みください。ガバナーの署名は、新クラブがRI組織規定に定められた資格条件を満たし たことの証明となります。 仮ロータリー・クラブは、 （地域社会名／都道府県名／国名を含む完全な名称） ここに国際ロータリーへの加盟を申請し、 1. 国際ロータリーの定款および細則に従い、 2.クラブの定款として標準ロータリー・クラブ定款を採用してその規定を順守し、 3.常に標準ロータリー・クラブ定款をはじめとする国際ロータリーの組織規定に則した細則を備え、 4.国際ロータリー以外のいかなる機関にも加盟することも、他機関の会員規則に従うこともせず、 5. 国際ロータリーの加盟クラブとしての諸義務を守り、国際ロータリーの法的義務に従います。 本クラブの会長および幹事の署名をもって、本仮クラブが国際ロータリーの組織既定および方針に従って結成さ れ、本書式に記入されている情報が正確であることをここに証明します。 クラブ会長の署名 日付 クラブ幹事の署名 日付 私は地区ガバナーとして、本申請が国際ロータリーの組織規定およびRI理事会の方針で定められた要件に従って いることを証明し、ここに、本クラブによる当組織への加盟申請を支持します。 ❑❑ 仮ロータリー・クラブのすべての会員は、地区指導者およびスポンサー・ロータリー・クラブの会員の指導の 下、適切なオリエンテーションおよび教育プログラムに参加しました。 ❑❑ 本クラブは、会員が支払う、クラブの債務を賄うのに適切な額の入会費および年会費を定めました。 ❑❑ 本クラブは、RI定款の第5条第2節に規定されている指針に従い、バランスのとれた会員構成を有しています。 この規定には、 「各クラブは、一事業、一専門職務、または一種類の社会奉仕に偏らない均衡の取れた会員身 分を有しなければならない。5名またはそれ以上の正会員がいる職業分類からは、正会員を選出してはならな い。ただし、会員数が51名以上のクラブの場合は、同一職業分類に属する正会員がクラブ正会員の10パーセ ントを超えない限り、その職業分類の下に正会員を選出することができる」と記されています。 ❑❑ 本新クラブに入会する現・元ロータリアンはすべて、会費の滞納がないことを示した、現在または以前の所属 クラブからの書面による証明を提出しました。 ❑❑ ロータリーEクラブのみ）本ロータリーEクラブを含め、本地区内のロータリーEクラブ数は、2つ以下となって います。 地区ガバナーの署名 日付 創立会員リスト RI理事会が定めた方針に従い作成した創立正会員のリストを添付します。 新クラブを結成する 29 " 創立会員リスト 各会員の情報の記入用にこのページをコピーしてお使いください（創立会員は最低25名です）。 氏名はローマ字で、パスポートまたはその他政府発行の書類に記載されているものと同じつづりでご記入ください タイプするか、ブロック体で記入のこと）。 姓： 名： 性別 ❑男 ❑女 使用言語： 元／現役ロータリアン： ❑ いいえ ❑ はい はい」と答えた場合、国際ロータリー会員ID番号： 以前所属していた／現在所属しているロータリー・クラブの名称: 元の／現在の勤務先名： 役職名: 電話番号（国と市外局番を含む） ファックス（国と市外局番を含む） 自宅: 自宅: 勤務先: 勤務先: 携帯電話: Eメール: 郵便あて先*（いずれか一つに印をつける）： ❑ 自宅 ❑ 勤務先 ❑ その他 * 私書箱の場合、宅配便の送付先となる代替の住所をご記入ください。 代替の住所（郵便あて先が私書箱の場合のみ）： ❑ 自宅 ❑ 勤務先 ❑ その他 雑誌： ❑ ザ・ロータリアン 30 新クラブを結成する ❑ ロータリーの友 5 加盟認証状伝達式 加盟認証状の伝達式で新クラブが正式にロータリーへと迎え入れられます。伝達式は、ロータリー・ク ラブの最も重要な歴史的行事として、後々まで記憶に残るものでなくてはなりません。この式典では、地 区ガバナーによる感銘深い式辞と加盟認証状の贈呈が行われます。 新クラブへの加盟認証状は、国際ロータリーの会長が署名し、公印が捺印された後、通常、クラブの加盟 が認められてから4週間以内に地区ガバナーに送付されます。地区ガバナーもこの加盟認証状に署名しま す。加盟認証状は、クラブに授与された後、慎重に保管され、可能であれば額に入れてクラブ本部や例会 場所、幹事事務所などの人目につく場所に掲げます。 日時決定 クラブの加盟日、つまりRIの会員となる日は、クラブがRI理事会から承認される日であって、加盟認証状 が伝達された日または団体を結成した日ではありません。新クラブはクラブの活動を始めるにあたって、 認証状が正式に授与されるのを待つ必要はありません。理事会が加盟を承認し次第、クラブはロータ リー･クラブとしての通常の機能を開始することができます。いかなる事情があっても、予期せず承認が 遅れる場合に備えて、加盟申請が承認されるまでは加盟認証状伝達式の日程を定めてはなりません。 地区ガバナーは、申請が承認されたこととクラブが効率よく運営されていることを確認した上、特別代表 と共に新クラブと協力して加盟認証状伝達式の日時を設定します。日程を選ぶにあたっては、プログラム やホスピタリティーを慎重に計画し、地区全域に広報できるだけの十分な時間の余裕が持てるようにし てください。他クラブの会員が参加できるよう、その他の地区行事と重ならないよう配慮してください。 地区ガバナーの式辞の準備 通常、伝達の際に、地区ガバナーが簡単な式辞を述べます。これには、以下のような内容が含まれます。 • クラブ会員と地元地域にとってのロータリーの意義 • 国際ロータリーに加盟するにあたってクラブが同意した項目についての再確認 • 地区や世界におけるロータリーの親睦の恩恵 • ロータリー財団プログラムがもたらす世界的な影響 • ポリオ撲滅に対するロータリーの決意と約束 • 着実な会員の増強の重要性 式辞の後に、地区ガバナーが加盟認証状を贈呈するとよいでしょう。 新クラブを結成する 31 加盟認証状伝達式の計画 特別代表の協力の下、新クラブの役員が伝達式を計画、準備するにあたって配慮すべき詳細は、以下の通 りです。計画の際には、補遺資料5に収められている加盟認証伝達式のチェックリストをご参照ください。 場所 まず日程を決め、その後会場を選びます。会場の選択は、予算や出席者数によります。会場も含め、加盟 認証状の伝達にもっともふさわしい方法は、個々のクラブが決定します（Eクラブの場合、伝達式を物理 的な場所で行うか、オンラインで行うか、など）。 経費の見積もり 出席料は、妥当であると同時に、式の全経費を賄うに十分なものでなければなりません。結成クラブは、 この行事の計画を立てるにあたって重要な役割を果たすべきであり、式の規模やどの程度形式を重んじた ものにするかなど、最終的な決定権を持つものとします。 予算を組むにあたり、必要な項目としては、出席者数の見積り、1名分の食事の実費、プログラム印刷費、 ディナー券、卓上名札、招待状、広報費、その他の費用（記念品、プログラム費、特別来賓等）などがあ ります。 地区内クラブへの招待状 招待状を送る際には、少なくとも2回の例会においてクラブがこの行事を会員に知らせることができるよ う、十分な時間を見積もってください。招待状には、伝達式の日時、出席料、場所、講演者名、返信用の連 絡担当者、返信の締切日を明記します。ロータリアンは予約時に出席料を支払うよう奨励されています。 広報 地域社会の人々に、ロータリーについての理解を深め、新しいクラブについて知ってもらうために地元の 報道機関にニュース・リリースを送ります。ニュース・リリースの見本は、補遺6をご参照ください。 メディアで取り扱ってもらえるよう、地元新聞の発行者や編集者、テレビ局やラジオ局の担当者に伝達式 の招待状を送りましょう。 特別来賓 今後、クラブが奉仕活動を行っていく地域社会の人々にクラブを紹介するため、地元の高位・高官の人や、 地域内あるいは近隣地域に住むRIの元・現役員を、招待客に含めます。特別来賓の出席料を無料とする かどうかは、新クラブが決めます。 歓迎委員会 スポンサー・クラブは、歓迎委員会の役割を務める場合が多く、到着する来賓に直々に挨拶をし、迎え ます。 登録 登録のためのスペースを十分に取ります。参加者同士挨拶がしやすくなるように、全参加者の名札を用 意します。 32 新クラブを結成する 座席 あらかじめ席の配置を行います。地区ガバナー、特別代表、スポンサー・クラブ会長、新クラブの会長お よび幹事、特別来賓、ならびにその配偶者は、通常、最も目立つ場所に着席します。ロータリーの席次に 関しては、 「手続要覧」をご参照ください。 プログラム プログラム全体は、新クラブ会員の親睦を培い、熱意を喚起するような内容としなければなりません。 誰に主要な講演を行ってもらうかは、慎重に検討すべきです。感銘深い講演をすることで知られているロ ータリアンを選ぶようにしてください。 通常は、地区ガバナーの特別代表かスポンサー・クラブの会長のどちらかが、式の開会を宣言し、その まま続けて司会役として進行を務めます。この人物が、各参加者に何をすべきか指示を与え、それぞれの 持ち時間を伝えます。 プログラムに関する提案は、補遺5をご参照ください。 記念プログラム冊子 加盟認証状伝達の記念品あるいは歴史的資料として、式典の記念プログラム冊子を渡すこともできま す。高価なものや仰々しいものである必要はありません。通常、記念プログラム冊子には以下のような 内容を記載します。 • 新クラブの名称 • 加盟認証状伝達の場所と時間 • 講演者の名前を含むプログラム • 余興の詳細 • 役員および創立会員の氏名 • スポンサー・クラブおよび特別代表の氏名 新クラブへの贈答品 スポンサー・クラブをはじめ、ほかのクラブの会長が、新クラブへ贈答品（演台、ロータリーの旗、ロータ リーの襟ピン、鐘、槌など）を贈るのが慣習となっています。また、贈答品の代わりに、スポンサー・クラブ が新クラブの加盟金を負担することもあります。地区ガバナーか特別代表が、このような贈呈を手配し、ど のクラブが贈呈を行うのかあらかじめ司会者に伝えておくべきでしょう。 新クラブを結成する 33 6 よく尋ねられる質問 以下の質問のリストは、新クラブ結成に際して創立会員やスポンサー・クラブから出ると予測される質問 と、それに対する回答です。 新クラブの結成調査は必要ですか はい。新クラブの会員を集める前に調査書を提出するよう、理事会が要請しています。 新クラブにはスポンサー・クラブがつかなければならないのですか いいえ。必ずしもそうではありませんが、RI理事会は、極力スポンサー・クラブをつけるよう奨励していま す。その理由は、新クラブの会員増加や奉仕プロジェクトを軌道に乗せ、親睦を楽しむ機会を充実させる 手助けをすることによって、新クラブ脱退の危険性を大幅に抑えることができるからです。新クラブは複 数のスポンサー・クラブをつけてもよいとされていますが、そのうちの少なくとも1つは、新クラブに物理 的に近い距離に所在するクラブであるべきです。 特別代表は、スポンサー・クラブの会員しかなれないのですか いいえ。多くの場合、特別代表が所属するクラブがスポンサー・クラブとしての役割を果たしますが、こ れは義務付けられているわけではありません。ガバナーは、ロータリアンであれば特別代表として誰を 選んでもかまいません。 創立会員リストに記載する会員数に、最低、あるいは最高何人までという制限はありますか 最低限必要な会員数は25名です。上限はありません。 会員になるための資格とはどのようなものですか 資格条件を備えた会員候補者は、次の3種類に分けられます。 ❑❑ 現在、専門職務、事業主、企業幹部、または管理職についているか、これらの職を引退した人 ❑❑ 地域社会の活動に自ら参加することによって奉仕に献身してきた地域社会のリーダー ❑❑ ロータリー財団の学友（RI理事会による定義に従う） 会員候補者は以下の点も満たしていなければなりません。 ❑❑ クラブ週例会への出席と地域社会プロジェクトへの参加の義務を果たせること ❑❑ クラブの所在地域に居住または勤務していること ❑❑ クラブで未充填または該当者過多となっていない職業分類に該当すること（ロータリー財団の学 友は例外とされる） 新クラブを結成する 35 職業分類には、何か制限がありますか はい、あります。クラブは、一つの関連分野に属する会員を、5名または全正会員の10パーセントまで有 することができます。例えば、25名の創立会員リストでは、同じ職業分類の会員は5名までと限られてい ます。一方、60名の創立会員リストでは、同じ職業分類に属する会員は6名（10パーセント）までです。 特別代表が記入した職業分類調査のためのワークシートに目を通し、多様性に富む事業と専門職務およ び地域社会のリーダーから成る創立会員のバランスがとれていることを確認してください。 RIでは、職業分類表というものを作成していません。その理由は、その土地によって固有の事業や職業が 存在するためです。適切な職業分類を作成するには、地元の電話帳や商工会議所、その他の企業名簿を 参照にして、新しい会員候補にふさわしい職業分類を決めるようにしてください。 クラブ・地区支援担当職員（日本事務局奉仕室職員）の連絡先は、どこで調べればよいのでしょうか www.rotary.org/ja/cds（画面下の「日本語」をクリック）からお探しください。 ロータリー・クラブの名称としてふさわしい例には、どのようなものがありますか。 複数の地域を含むクラブ 越生毛呂（越生町、毛呂山町）、戸倉上山田（戸倉町、上山田町、他1町） 町の一部のみを対象とするクラブ 長崎北、船橋西、大阪大淀 創立した年 宇都宮90、有田2000、仙台平成 例会時間 川口モーニング、山形イブニング 例会日 三郷ウェンズデー 市の木あるいは花をクラブ名に使用 寒河江さくらんぼ（市の木・さくらんぼ）、さいたま欅（市の木・ケヤキ）、福井あじさい（市の花・アジ サイ） その他 磐田トンボの里（市内にトンボの種類の有名な沼がある）、朝霞キャロット(特産品)、酒田スワン(白 鳥飛来地） ロータリーEクラブの名称に関する指針は、補遺資料7をご参照ください。 申請されたクラブ名が終結したクラブの名称と同じ場合は、十分な説明が必要とされます。 36 新クラブを結成する 新クラブの創立会員リストに現ロータリー・クラブの会員を含めることはできますか はい。仮クラブで会員と認められる日までに会員登録が終結されるよう、その会員は現在所属している クラブに自分の意向を知らせておく必要があります。退会手続きが済んだら、退会したクラブの幹事と 会長の署名の入った元会員・会費義務履行証明書式をもらい、これを新クラブの会長か幹事に渡してく ださい。ロータリアンは、片方のクラブの会員身分が名誉会員である場合に限り、同時に2つのロータリ ー・クラブの会員になることができます。 例会時間や場所について、新クラブは永久に制限されるのですか いいえ。RIへの加盟が認められた後、新クラブにはほかのロータリー・クラブと同様に、例会日時と場所 を決める権利が与えられます。 所在地域の説明に関する規定がありますか はい、書面による記述が必要とされています。詳細については12ページをご覧ください。 新クラブの申請を問題なく行うにはどうすればよいでしょうか 創立会員リストが部分的に完成した段階で、クラブ・地区管理担当職員（日本事務局奉仕室職員）に送 付して目を通してもらい、問題点があれば指摘してもらうようにするとよいでしょう。不明な点があれ ば、いつでもクラブ・地区管理担当職員（日本事務局奉仕室職員）に問い合わせてください。連絡先は、 www.rotary.org/ja/cds（画面下の「日本語」をクリック）からお探しください。 ロータリー・クラブ加盟についてのRI理事会の承認は、単なる形式的な手続きですか 申請書類は隅々まで審査され、すべてがRI定款細則および理事会の方針に従っているかどうか確認されま す。理事会によって申請書が承認されない結果、ロータリー・クラブになれなかった仮クラブもあります。 新クラブの結成における地区ガバナーの役割は、書類に署名することだけですか いいえ。地区ガバナーは、まず新クラブ結成調査書を承認し、その後特別代表を任命しなければなりま せん。ガバナーはまた、記入された申請書式に目を通し、承認したことを証さなければなりません。新ク ラブの結成の状況によって、ガバナーは自ら積極的に結成のプロセスにかかわることもできれば、責務 の大半を特別代表に委任することもできます。 誰でも新ロータリー・クラブを結成することができますか いいえ。新クラブの結成を希望する人は、地区ガバナーおよび任命された特別代表と協力しなければな りません。 新クラブを結成する 37 ロータリーの存在しない国や地域では、どのように新クラブを結成すればよいのですか RI理事会は、非ロータリー国（あるいは非ロータリー地域）への拡大をめざしているロータリアンに適切 なRIロータリー拡大委員会からの協力を得ることを義務付けています。地域を拠点とするこの委員会は、 これらの国々でロータリーの発展を促進するためRI理事会によって任命されるもので、これらの新しい 地域で奉仕プロジェクトの実施を希望するロータリー・クラブを支援します。拡大委員会の指導の下で 活動することによって、ロータリーは、現地や当該地域の政府に対し一貫して、調整された働きかけを行 うことができます。非ロータリー国・地域への拡大に関心のある方は、関連する委員会の委員長または 日本事務局奉仕室職員までご連絡ください。 38 新クラブを結成する 補遺資料1： 地区ガバナー用新ロータリー・クラブ結成 のための計画ワークシート 行動 達成目標期日 達成期日 特別代表を任命 スポンサー・クラブから スポンサー・クラブ書式を受理 新クラブ結成調査を記入、 署名し、RIに提出 新クラブ提唱書式とともに） 創立会員候補者の勧誘 職業分類調査のための ワークシートを証明 所在地域、クラブ名称、例会場所、 例会時間を決定 クラブ入会金と会費、例会、 クラブ役員選挙を計画、実施 地区ガバナーが仮クラブの身分を 宣言 新クラブを結成する 39 行動 創立会員が標準ロータリー・ クラブ定款、クラブ細則、委員会 構成を採択 ガバナーの承認を得るため、結成 クラブが新クラブ申請書を提出 地区ガバナーが新クラブ申請書を RIに提出 RI理事会が新ロータリー・クラブの 加盟を認証 地区ガバナーがから承認通知を 受理 加盟認証伝達式の開催日を決定 新クラブに加盟認証状を伝達 40 新クラブを結成する 達成目標期日 達成期日 補遺資料2: 職業分類調査のためのワークシート このワークシートは、特別代表が記入し、地区ガバナーが確認するものです。RIに提出する必要はなく、クラブと 地区のファイルに保管されます。 会員氏名 職業分類 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 職業分類のバランスの証明 ❑❑ 標準ロータリー・クラブ定款第8条の規定通り、本クラブの創立会員の職業分類のバランスがとれていること をここに証明します。 特別代表の署名 ❑❑ 確認の署名 地区ガバナー 日付 日付 新クラブを結成する 41 補遺資料3： ロータリー・クラブ用語集 加盟金 新クラブは、会員1人につき15米ドルの加盟金をRIに納めます。加盟金は、RIが新クラブを 加盟させ、支援業務を提供するのにかかる費用を賄うためのものです。 クラブ理事会 クラブ細則に従って設けられるロータリー・クラブの管理主体。理事会のメンバーには、常 時、会長、会長エレクト、副会長が含まれます。会計、幹事、会場監督は、クラブの任意選択 で理事会に加えられます（標準ロータリー・クラブ定款第10条第4節）。 創立会員リスト 新クラブ申請書の1部として提出する全創立正会員のリスト。新クラブ申請書には、各創立 正会員の詳細な情報を記入することが義務付けられています。正会員のみを創立会員リス トに記載します（名誉会員リストはクラブによって管理されます）。RIは、無作為に創立会 員リストの照合調査を行うことがあります。創立会員リストが不正確である場合、RIから 地区ガバナーに連絡が行きます。地区ガバナーが不正確なリストを承認した場合には、し かるべき結果を招くことになります。 創立会員 クラブの加盟がRIから認証される前に会員として選ばれたロータリー・クラブの会員。 創立役員 会長、会長エレクト、副会長（複数名も可）、幹事、会計、会場監督（標準ロータリー・クラ ブ定款第10条第4節）。 職業分類 地域社会に役立つ事業あるいは専門職で、明確に分けられる職種。各クラブは、地域社 会に存在する職業分類を把握し、正会員の所属する商社、会社、団体の主要かつ一般世 間がそのように認めている事業活動を示す職業分類か、本人の主たるかつまた一般世間 がそのように認めている事業または専門職務を示す職業分類を各正会員に指定します。 職業分類調査 地元地域の職業構成とクラブの職業構成とを比較する年に1度の調査で、ロータリー・ク ラブが記入するものです。クラブの職業分類の多様性を図るため、定期的な見直しが必要 とされます。この調査は「クラブ評価ツール」に収められており、RIウェブサイトからダウ ンロードすることができます。 職業分類調査のためのワークシート 新クラブ会員の職業分類に関する詳しい資料。ガバナーの特別代表が記入し、ガバナーが 署名します。地区とクラブのファイルに保管されます。補遺資料2に収められている「職業分 類調査のためのワークシート」をご参照ください。 新クラブを結成する 43 クラブ協議会 クラブのプログラムと活動もしくは新会員の入会について協議するために開かれる、クラブ 役員、理事、委員会委員長を含むクラブ会員全員の会合。 ロータリー章典 RI理事会の全般的および恒久的方針のすべてが含まれている文書。章典は、RI組織規定 を補足するものです。www.rotary.org から最新版を見ることができます（キーワードに よる検索：ロータリー章典）。 多様性 国際ロータリーは、個々のクラブが持つ多様性を重視しています。ロータリーは、地域社 会において、現行の会員規則の下で会員としての資質を備えた人々を見極めた上で、多様 性を適切に反映させることのできる個人をクラブへ入会させるべく努力するよう、クラブ に奨励します。地域社会の事業や専門職務を反映させたクラブは、未来へのカギを手にし たクラブです。 会費および入会金 正会員がクラブに納めるクラブ入会金と年間会費。金額はクラブが決定します。 Ｅクラブ ロータリーEクラブは、オンラインで例会を開きますが、それ以外は他のロータリー・クラ ブとほぼ同じです。2010年規定審議会での制定案採択により、2010年7月1日より、ロ ータリーEクラブは国際ロータリーの正式な加盟クラブと認められることとなりました。 手続要覧 クラブと地区の指導者が、ロータリーとその方針をはじめ、自分の役割に最も関連ある手続 きを理解するのに役立つ出版物。3年毎に開かれる規定審議会の終了後に発行される。RI の組織規定が収められています。 会員アクセス ロータリアンが、ロータリー財団への寄付、RIからのEメールの受信登録、会合への登録、 会員の恩典利用を行うことのできるRIウェブサイトのページ。利用できるのは会員のみに限 られています。クラブと地区は、これ以外の記録や報告書にもアクセスすることができま す。例えば、クラブ会長と幹事は、クラブの会員データの更新、半期報告書の閲覧・印刷、 人頭分担金の支払いを行うことができます。RIでは、データを更新する際に極力「会員ア クセス」を使用するよう奨励しています。 会員情報報告書式 「会員アクセス」からの自動更新に代わる会員データ更新の方法。新会員の情報、会員の 退会、住所および職業分類の変更を事務総長に報告する目的で、クラブ幹事が使用する RIの書式です。 「会員情報報告書式」は、www.rotary.orgからダウンロードできるほか、 「クラブ役員キット」の「クラブ幹事要覧」にも収められています。 人頭分担金 各クラブが、クラブの各正会員につき半期ごとに（7月1日および1月1日）RIに納める会費。 44 新クラブを結成する 仮クラブ 毎週例会を開き、標準ロータリー・クラブ定款に従ってクラブ役員を選出した、創立会員か ら成る結成グループに対し、地区ガバナーが与える身分。この身分によって、仮クラブは、そ の例会を訪れて出席するロータリアンにメークアップを認める資格ができます。 推奨ロータリー・クラブ細則 ロータリー・クラブを管理するための規定。推奨されている細則はRI理事会が規定するも のですが、国際ロータリーの組織規定文書に則している限り、クラブはその独自性に合わ せてクラブ細則を変更することができます。推奨ロータリー・クラブ細則は、ウェブサイト （www.rotary.org）または日本事務局奉仕室職員より入手することができます。 ロータリー財団地域コーディネーター （RRFC） ロータリー財団管理委員会の相談の下、RI会長と会長エレクトによって任命されたロータ リアン。指定された担当地域における財団のリソースとして務めるRRFCが、41名います。 最新の名簿は、www.rotary.orgから入手できます。 ロータリー・コーディネーター（RC） RI会長に任命され、割り当てられた地域の地区とクラブに対して、国際ロータリーに 関する情報や援助を提供する41人のロータリアン。最新の名簿は、www.rotary.org/ rotarycoordinatorsから入手できます。 半期報告書 クラブの会員数をRI理事会に対して証するため、各クラブが7月1日と1月1日にRIに提出す る報告書。クラブ会長か幹事か会計が「会員アクセス」を通じてオンラインで報告を行う か、あるいはRIから提供される書式に記入し、事務総長に送付することもできます。クラ ブがRIに納める人頭分担金は、この報告に基づいています。 特別代表 クラブ結成にあたってガバナーを代表するために、地区ガバナーによって任命されたロー タリアン。国際ロータリーは、新クラブ申請に関する質問や問題に答えるための特別代表 の現在の連絡先を通知するよう求めています。 スポンサー・クラブ 新クラブの結成を助け、創立の初期の段階においてRIの加盟クラブとして発展していけるよ う、新クラブを導き、指導するロータリー・クラブ。スポンサー・クラブは、新クラブの創立 前と創立後にも、指導を行うべきです。特別代表の所属するクラブがスポンサー・クラブと なることが多いですが、ほかのクラブがこの役割を務めることもできます。ほかのクラブが スポンサー・クラブとして選ばれた場合、ガバナーが特別代表に通知します。複数のクラブ が、新クラブの共同スポンサーとなることもできます。 標準ロータリー・クラブ定款 各クラブが採択しなければならない管理規定。これらの規定は国際ロータリー定款と細則 に準拠しており、その改正は規定審議会によってのみ行われます。新クラブは、標準ロータ リー・クラブ定款を採択した後、RIの加盟クラブとして認められます（RI細則 2.030.）。 新クラブを結成する 45 補遺資料4： クラブ結成に推奨される例会用議題 結成クラブの会長が例会を計画し、議長を務めるにあたっては、特別代表が援助する慣わしになっています。結成 クラブの会員とともに最初の数週間分の例会の計画を立てる際に、以下の推奨議題を指針としてお使いください。 1回目の例会 • 出席者の自己紹介と各自、自分の事業や職業について話してもらう。元ロータリアンや新クラブの会員とな る予定の人々を紹介する。 • ロータリアンが参加できるさまざまな奉仕の種類について説明する。 「ロータリー財団申請手続早見用手引き」 （219） • ロータリー財団およびそのプログラムの概要について述べる。 を配布する。shop.rotary.orgから、無料で以下を注文する。 • 五大奉仕、効果的なクラブの要素、その他ロータリーの会員を定義づける指針原則について説明する。 • ロータリーとは」（001）と「ロータリーの基本知識」（595）を配布する。参加型のオンライン版の「ロータ リーの基本知識」 （www.rotary.org/ja/rotarybasics）を検索し、ロータリーについての知識をさらに広げ るよう、出席者に奨励する。 • 地区ガバナーを招き、地区と地区ガバナーの役割について話してもらう。 • 50パーセントの出席義務について説明し、近隣クラブやEクラブなど会員が例会のメークアップを行うこと のできる場所について教える。 • 多様性に富む会員基盤と新会員をクラブにもたらす会員の責務がいかに重要であるかを説明する。 • 会員の資格条件について強調する。 資格ある会員候補者は以下のいずれかに該当します。 ❑❑ 現在、専門職務、事業主、企業幹部、または管理職についているか、これらの職を引退した人 ❑❑ 地域社会の活動に自ら参加することによって奉仕に献身してきた地域社会のリーダー ❑❑ ロータリー財団の学友（RI理事会による定義に従う） 会員候補者は以下の点も満たしていなければなりません。 ❑❑ クラブ週例会への出席と地域社会プロジェクトへの参加の義務を果たせること ❑❑ クラブの所在地域に居住または勤務していること ❑❑ クラブで未充填の職業分類に該当すること（ロータリー財団の学友は例外とされる） • クラブ、地区、RIへの会費の支払いについて説明する。 • 米貨15ドルの加盟金の未納者がいれば、納入してもらう。 • 会員増強ビデオセット」（427）か「ロータリーとは」（449）の一部を上映する。 • 次回の例会の予定を発表し、説明する。 新クラブを結成する 47 2回目の会合 • 例会日、時間、場所を確認する。 • クラブの目標に関する討論を行う。会員候補者が参加したいと考えている社会奉仕や国際奉仕の種類につい ても話し合う。いつまでに「長期計画立案の手引き」の記入を終えるべきか、その予定について検討する。RIウ ェブサイトからダウンロードし、これに記入することによって、クラブが長期的なビジョンを描くのに役に立つ。 • ロータリーが携わっているポリオ撲滅活動についての概要を説明する。「ロータリーの2億ドルのチャレンジ」 の進捗状況を伝える。クラブ会員に「End Polio Now」のピン（988）を進呈する（注文はshop.rotary.org から）。 「クラブ評価ツール」に収められている職業分類調査に記入してもらうことを検討 • 職業分類について触れ、 する（RIウェブサイトからダウンロード可能）。クラブ会員全員が参加してこの調査を行えば、クラブでまだ 充填されていない職業分類に該当する地元地域の職業人を勧誘するよう、クラブ会員を奨励することにつ ながる。 • 結成クラブに最低限必要とされる25名の創立会員がいる場合は、次回の会合で、クラブ定款および細則が 採択され、役員および理事会の選挙が行われることを知らせる。すべての会員は、投票する心構えで出席す べきである。 3回目の会合 25名以上の有資格者が創立会員となることに同意し、加盟金が納入された時点で、このクラブは役員を選出し、 標準ロータリー・クラブ定款と細則を採択し、創立会員から加盟金を集め、新クラブ申請書を完成させるべきで す。3回目の会合では、まだ準備が整わないクラブもあるため、状況に応じて会合の内容を変更してください。 • 活躍しているプログラム学友を招き、卓話をしてもらう。 • クラブの所在地域を定義し、その地域だとすぐにわかるような名称を選ぶ（この名称は、RI役員会で承認さ れるまでは公式なものではないことに留意する。RIから承認の通知を受けるまでクラブ名入りのものを作 ることはできない）。 • 標準ロータリー・クラブ定款を採択する。 • 役員の年次総会を開催する月と週を決める。この総会は7月1日から12月31日の間に開かなければならない。 • 月例理事会の週と日を決める。 • クラブ入会金と年間会費を決める。この金額は、RIの人頭分担金と地区会費を支払うのに十分な額でなけ ればならない。RIが義務づけている入会金および会費に関しては、新クラブ申請書に記されている。 • クラブ目標の達成を助けるような委員会の構成を考える。「元気なクラブづくりのために：クラブ・リーダー シップ・プラン」で推奨されている委員会の設置を検討する。 • 国際ロータリー定款と細則、標準ロータリー・クラブ定款（www.rotary.orgからダウンロードが可能）に準 拠したクラブ細則を採択するか、準拠に必要な改正を現行のクラブ細則に加える。 • 役員を選出する。 48 新クラブを結成する 補遺資料5： 加盟認証状伝達式のチェックリスト ❑❑ 最終決定した開催日 ❑❑ 最終決定した会場 ❑❑ 理事会により承認された予算 • 1人あたりの参加料金×参加者の推定数 • 支出推定額 • 予測収入 ❑❑ 招待したロータリー・クラブ（出席の返答の有無などの詳細な記録） ❑❑ 招待したスポンサー・クラブの会員（出席の返答の有無などの詳細な記録） ❑❑ 招待した特別代表 ❑❑ 招待した地区ガバナー ❑❑ 計画したプログラムの内容 • レセプション／親睦の時間 • 開会の辞 • 歓迎の辞 • 夕食 • 主賓の紹介 • クラブによる来訪ロータリアンの紹介 • ロータリーについての言葉 • 加盟認証状の贈呈 • 新クラブ会長による認証状の受諾および受諾の言葉 • 創立会員に襟ピンをつける • 新クラブ会員と配偶者の紹介 • ほかのクラブによる贈答品の贈呈 • 地区ガバナー、または特別代表による感謝の辞 新クラブを結成する 49 ❑❑ 各プログラムの所要時間を含む進行表を全参加者に配布 ❑❑ 記念プログラム冊子 • デザイン • 印刷 • 各参加者に配布 ❑❑ 広報 • 新聞社、ラジオ局、テレビ局へのニュース・リリースの送付 • メディア関係者への無料ディナーチケットの送付 ❑❑ 特別な招待状 • 地元の名士 • 地区内の元・現役RI役員全員 • ガバナー・エレクトおよびガバナー・ノミニー • ほかの奉仕クラブの代表 ❑❑ その他の準備と手配 • 料理の選択と食事のサービス • 登録 • 歓迎委員会 • テーブルの飾りつけ • 席の配置 • RI文献 • 特別来賓の世話 • マイク、スピーカーなど • コートを掛ける場所 • 遅れて到着した人々のための席 • 照明 • 換気 • 駐車場 • プログラムに用いる小道具 • ロータリーの襟ピン その他 50 新クラブを結成する 補遺資料6： ニュース・リリースの見本 このニュース・リリース例を参考として活用し、括弧内の指示に従って地元の状況に合うよう修正してください。見出し は、たとえば「地域住民が（地域名）を改善するために力をあわせる」など、ロータリアンではない人々の関心を引くよ うなものをつけます。地区に特有の情報を含め、全体を1ページ以内に収めます。ニュース・リリースの作成や利用方法 についての詳しい情報は、www.rotary.orgから「会員」>「クラブの運営」>「広報」の順にクリックしてご覧ください。 連絡先：[氏名を挿入] Eメールアドレスを挿入] [ファックスおよび電話番号を挿入] www.rotary.org ニュース・リリース [見出しを挿入] [日付、都市名を挿入] ―世界で最初の民間奉仕団体である国際ロータリーによって正式に認定されたロータリ ー・クラブ／ロータリーEクラブが、ついに[都市名を挿入]に結成されました。[日付を挿入]、200余りの国と地域 に33,000以上のクラブをもつ国際ロータリーの世界的組織に加盟したことを示す認証状が、会員に贈呈されま した。ロータリー・クラブの会員は地域社会の幅広い事業と専門職業にかかわる男女を代表しています。世界中の ロータリー・クラブは毎週例会を開き、非政治的、非宗教的で、すべての文化、信条をもつ人々に開かれています。 [クラブ名を挿入]ロータリー・クラブは[地元で促進される活動やクラブの第1年目に計画されたプロジェクトを挿 入]を計画しています。クラブは、ロータリーの世界的なボランティア・ネットワークに参加しながら、地域社会を 改善し、クラブのプロジェクト、奨学金、文化交流、開発や人道的プロジェクトへの補助金などを通じて、国際的 な親善を推進していきます。 [地元のロータリー指導者の言葉を引用する。例えば、 「ロータリーは100年も前にシカゴで創設され、今では世界 中でロータリーの活動の影響を見ることができます。ロータリーの功績は、平和な世界をつくるために多大な貢献 をした、さまざまな人種、宗教、国籍、信条をもつ人々による感動的な記録であるといえます」] RIのロータリー財団は、国際ロータリーの慈善部門であり、クラブの人道的奉仕活動に資金を提供し、国際理解 と親善を増進するための交換プログラムを支援しています。財団は、クラブが地元または海外のクラブと協力して 取り組む有意義なプロジェクトに、毎年数百万ドルを提供しています。また、ロータリー財団は、世界最大の民間 資金による国際奨学金プログラムを提供しています。 ロータリーは1985年以来、世界でのポリオ撲滅を、慈善活動における最優先目標として位置づけてきました。 「ロー タリーの2億ドルのチャレンジ」は、ポリオ撲滅のためにビル・アンド・メリンダ・ゲイツ財団から授与された総額3億 5,500万ドルの補助金に応え、ロータリーがそれに上乗せするために2億ドルを集める募金活動です。この補助金 は、ロータリーのポリオ・プラス・プログラムにおけるアプローチと成功が大きく認められたことを物語っています。 新クラブへの入会方法や地元でロータリーと協力して活動するための方法など詳しい情報は、[クラブ幹事または 会長の氏名および連絡先情報を挿入する]までご連絡ください。 1905年にシカゴで創立されたロータリーは、人道的奉仕を提供し、世界における親善と平和の確立に寄与する、 事業と専門職務地域社会のリーダーが世界的に結び付いた団体です。およそ120万人のロータリアンがクラブに 所属しています。ロータリーに関する詳細は、www.rotary.orgをご参照ください。 ### 新クラブを結成する 51 ニュース・リリースに、以下を含めることもご検討ください。 • 新会長の今年度の計画と抱負の引用 • クラブの社会奉仕と国際奉仕についての簡潔な情報 • 奉仕活動を実施中のクラブの様子をとらえた写真（写真に写っている人の名前と活動内容の説明を添えて） • 例会の場所、曜日、時間、およびクラブの連絡先情報 ロータリーEクラブの場合には、クラブのウェブサイトのリンクを必ず記載し、Eクラブに関する簡単な説明文を添 えてください。必要に応じて、補遺資料7および「ロータリーEクラブの基本情報」をご活用ください。 52 新クラブを結成する 補遺資料7： Eクラブの結成に関する補遺資料 6年に及ぶ試験的プログラムを経た後、2010年規定審議会は、ロータリーEクラブを国際ロータリーの正式な加盟 クラブとすることを認めました。 新クラブを結成する」 （808）に説明されているロータリー・クラブ結成の責務と手続きの大部分は、Eクラブにも適 用されます。ただし、地区ガバナーと特別代表は、この補遺資料に記載されたEクラブの特別な留意事項を十分に把 握しておく必要があります。 Eクラブ結成における自身の役割を理解する手始めとして、この補遺資料、ならびに「ロータリーEクラブの基本情報」 www.rotary.orgより入手可）をご参照ください。ご質問がありましたら、RIクラブ・地区支援担当（日本事務局奉仕 室）職員までご連絡ください（連絡先はwww.rotary.org/ja/cdsで検索可）。 地区ガバナーの役割と責務 地区ガバナーが新しいEクラブ結成の責務者となります（RI細則15.090.節）。ガバナーは、Eクラブの結成に必要な 技術的な条件や知識に詳しい会員からの協力を得て、結成の指揮に当たります。 準備を始めるにあたって、地区ガバナーはまず、地区内のEクラブが2つを超えないことを確認しなければなりません RI細則2.010.1.項と15.010.節）。この確認は、 「会員アクセス」でクラブ名を確認したり、前任・後任のガバナーと協 力して地区内のEクラブの記録を保管するなどして行うことができます。 Eクラブの要件を理解する Eクラブ設立の責務を特別代表に適切に委任するには、まず地区ガバナーが、Eクラブ独特の要件を完全に理解して おくことが必要です（要件は「ロータリーEクラブの基本情報」を参照のこと）。Eクラブ設立の計画初期段階におい て、設立に関わるすべての人に十分な理解が行き渡るよう、特別代表、地区拡大委員会、スポンサー・クラブ、創立 会員と共にこれらの要件を一つずつ確認しましょう。 地区拡大委員会を任命する 地区ガバナーは、地区拡大委員会（すべての新ロータリー・クラブ結成に関与）の任命と、 （同委員会が行う）新クラ ブ結成調査の記入を監督します。拡大委員会もまた、 「ロータリーEクラブの基本情報」に説明されたEクラブの技術 的な必要条件とその他の留意事項を十分に理解しておく必要があります。この段階で、ガバナーは、拡大委員会と共 に以下の点を検討します。 • ロータリーEクラブの新設は、地区にとってふさわしい選択肢か。 （Eクラブに対する）十分な関心が存在している • 活気があり、積極的に活動するEクラブを結成するために、 かどうか。 • Eクラブの設立は、既存のクラブに影響を与えるかどうか。 新クラブを結成する 53 • 地区は、どのようなタイプのロータリーEクラブを設立したいと望むか。オンラインのみで例会を開くか、そ れとも時々顔を合わせて例会を開くか。後者を選んだ場合、例会の場所と曜日・時間はどうするか。 特別代表を選ぶ 特別代表は、会員勧誘や創立会員との連絡の窓口となる人物です。このため、特別代表を選ぶ際にはEクラブの基 本を理解し、その技術的な必要条件とその他の条件についてスポンサー・クラブと会員候補者に説明することので きる人物を選ぶことが極めて重要です。新Eクラブのスポンサー・クラブの会員の中から特別代表を選ぶことが推奨 されています。 ほかのロータリー・クラブと同様、Eクラブが成功を収めるには、 （特に形成段階において）地区内のほかのクラブが しっかりとサポートすることが重要です。 会員勧誘におけるガバナーの役割 Eクラブの会員勧誘は、多くの意味で、ほかのロータリー・クラブの勧誘とは異なっています。勧誘は、ガバナーと特別 代表が協力して行います（詳細は、後記の「特別代表の役割と責務」の中の「会員の勧誘」を参照のこと）。 会員が数名集まったら、早速、オンラインで例会を始めましょう。仮クラブの身分を与える前に、ガバナーが、オンラ イン例会に参加する（または、直接顔を合わせて例会が行なわれる場合はそれに出席する）などして、Eクラブの状 況を注意深く見守る必要があります。ガバナーはまた、特別代表と協力して、Eクラブの名称、クラブ細則、委員会構 成、そして創立会員が、 「新クラブを結成する」に記載された指針や期待事項を満たしているかどうかを確認します。 既存のロータリー・クラブをロータリーEクラブに変更する 既存のロータリー・クラブがロータリーEクラブになることを希望する場合、地区ガバナーは、Eクラブの全条件（地 区内に2つまでという上限を含む）を満たしているかどうかを、確認する必要があります。承認された場合には、名称 と所在地域を変更するだけで、Eクラブになることができます（以下参照）。Eクラブへの変更をRI理事会に請願する には、専用書式をwww.rotary.orgからダウンロードしてご使用ください。 定款の規定により、クラブの名称や所在地域を変更する場合、RI理事会の事前承認が義務付けられています。詳細 は、標準ロータリー・クラブ定款（第10条第2節）をご参照ください。 特別代表の役割と責務 地区ガバナーから任命される特別代表は、 「ロータリーEクラブの基本情報」に記載されたEクラブのテクノロジーに 関する必要条件を熟知しておかなければなりません。全般的な結成プロセスの監督を地区ガバナーが行う一方、特別 代表は、会員の勧誘やEクラブの日々の運営など、細かい部分を援助します。 会員の勧誘 会員を勧誘する際、特別代表は、地区ガバナーと密に協力しながら、電子的コミュニケーションの知識がある会員 を探し、また、インタラクティブな（相互参加型の）クラブのウェブサイトを立ち上げ、管理することのできる会員を、 少なくとも2、3名探します。 ロータリーの経験者。ほかのロータリー・クラブと同様、Eクラブも、ロータリーでの経験のある人々を新会員として迎 え入れることで、強力な会員基盤を築くことができます。試験的プログラムの結果によると、成功したEクラブの多く が、高い割合で以下のような元・現ロータリアンを会員として迎え入れています。 54 新クラブを結成する • ウェブサイト管理者またはロータリー・クラブのウェブサイトの制作・管理を手伝ったことのあるロータリア ン • Eクラブのウェブサイトでメークアップを行なったことのあるロータリアン ほかにも、以下のような人々が会員候補者として考えられます。 • ロータリーへの関心はあるが、出張の多い専門職業人 • ロータリーの理念に共感しているが、毎週例会場に行くことができない（または行くことを望まない）若い専 門職業人 技術的な知識。Eクラブのウェブサイトの全側面（会員専用の保護サイトの構築と管理、インターネット上での支払 いなど）を運営できる人を、少なくとも1名（できればそれ以上）、創立会員に含める必要があります。詳細は「ロータ リーEクラブの基本情報」をご参照ください。 会員候補者を審査する 特別代表がすべての会員候補者と直接面接できない場合もあります。このような場合は、地区ガバナーと協力の上、 ほかの方法を用いて、会員候補者が資格を満たしているかどうかを審査しなければなりません。 会員候補者との面接が不可能な場合、電話やビデオチャット・サービス（Google chat、Skypeなど）を活用すると よいでしょう。署名入りの入会申込書には、会員候補者の自宅住所が正確であることの証明を添付してもらうべきで す。審査の際には、申請書の記載内容に虚偽がないことを、慎重に見極める必要があります。 Eクラブも特定の地区に属しますが、その所在地域は、必ずしも地区内とは限らず、同じ地域内、国内、または全世界 である場合もあります。クラブの会員数が増えるにつれ、会員の地理的な分布が広がっていく可能性があります。他国 に住む人も入会できますが、ロータリーが存在する国の人に限ります。理事会は、ロータリーが存在していない国や地 域に住む人がクラブの会員となることを認めていません。 Eクラブの新会員の審査に関して義務付けられた手続きはありませんが、試験的プログラムの結果から、理事会は、E クラブが国際ロータリーに加盟する前に踏むべき手続きのベストプラクティスをまとめました。例えば、元ロータリアン が入会を希望してきた際に、この候補者の以前の所属クラブの例会で、退会時にこの会員がクラブでの義務をすべて 果たしていた（未納金が一切ないことを含む）ことを投票で確認するよう、あるEクラブは求めました。一方、会員候補 者が元ロータリアンではない場合、Eクラブは、同じ地域に住む2名のロータリアン（推薦者）の氏名を提供するよう候 補者に要請し、この会員候補者が信用できる人物であるかどうかをこれらのロータリアンに確認するよう求めました。 会員候補者が以前の所属クラブに対し未納金が一切ないことを証明する際には、 「元会員・会費義務履行の証明 書」 （www.rotary.orgより入手可）を使用するよう推奨されています。詳細は標準ロータリー・クラブ定款をご参照 ください。 運営についてアドバイスを与える 特別代表は、運営面での諸事項（所在地域と名称、例会場、曜日と時間の決定など）について、Eクラブ会員をサポー トします。また、テクノロジーに関する必要条件（パスワードで保護されたページを含むウェブサイトの作成、サイトへ のアクセス方法に関する会員への周知など）がすべてそろっているかどうかを確認するのも、特別代表の責務です。 Eクラブの名称とURL。RIは、Eクラブの名称とウェブサイトのURLに、ホスト地区番号を入れるよう奨励しています。 第3300地区ロータリーEクラブ、シンガポール www.rotaryeclub3310.org 特別代表は、新クラブ申請書（「新クラブを結成する」に収録）に記入されるEクラブの名称と所在地域が、以下のフ ォーマットに当てはまっているかどうかを確認する必要があります。 新クラブを結成する 55 クラブ名： ロータリーEクラブ クラブ所在地域：本Eクラブの所在地域は（全世界）とし、ワールド・ワイド・ウェブの www. 上にある。 例会時間。会員は、オンラインで24時間例会に参加することができます。ただし、RI理事会は、Eクラブの正式な例会 時間を、Eクラブのサイトに例会ディスカッション用資料が掲載される時間であると定義しています。創立会員と共に 資料の掲載時間を決め、その情報を新クラブ申請書に記入してください。 言語。ロータリーEクラブは、通常、運営とウェブサイトに使われる第一言語を選びます。ただし、第一言語を申請書 に記入する必要はありません。 通貨。ロータリーEクラブは、オンラインで金銭のやりとりを処理する安全なシステムを使用する必要がありま す。PayPal（ペイパル）は、このようなサービスを提供している数多くの会社の一つです。Eクラブで使われる通貨 は、ほかの国の会員がいる場合であっても、所属地区と同じ通貨とすべきです。地区が所在する国の法律や規制に ついては、弁護士や税理士にご相談ください。 選挙と第1回クラブ協議会。RIは、Eクラブの理事会に、 できるだけ多くの元・現ロータリアンを含めることを推奨し ています。Eクラブを効果的に立ち上げるには、クラブ役員が、インターネットに関する知識やウェブサイト管理（構 築）の経験を有していると役立ちます。クラブのウェブサイトの技術的な面を担当する委員会を設けるのも一案です。 特別代表は、ガバナーと創立会員の協力の下、クラブのウェブサイトの管理権を誰に与えるかを決定する必要があり ます。例えば、データ管理は誰が行うのか（クラブ幹事、クラブ会長、など）、ウェブサイトに掲載されたEメールアド レスに送られてくるメールは、誰がチェックするのか、クラブ会計はオンラインでの金銭取引の方法を知っているか、 などを確認します。 クラブ委員会の構成。特別代表は、スポンサー・クラブの各委員会に働きかけ、Eクラブの会員と、直接およびオン ラインで会合し、会員が効果的に参加しているかどうか、Eクラブの委員会構成が機能しているかどうかを確かめ てもらうようにします。また、各委員会の会合を、パスワードで保護されたウェブサイト上で開くことを勧めてくださ い。委員会構成がクラブ細則に反映されていることを確かめ、必要であれば、会員と共に細則を修正してください。 クラブ・リーダーシップ・プラン。特別代表は、地区ガバナーの協力の下、Eクラブが、オンラインでの運営にふさわし い形で「元気なクラブづくりのために：クラブ・リーダーシップ・プラン」で推奨されているベストプラクティスを導入し、 必要に応じて変更を加えるよう指導します。例えば、Eクラブは、指導の継続性を図るために、オンラインフォーラム を利用してどのように指導力研修を行なうことができるでしょうか。また、新会員の研修やサイトの管理など、Eクラ ブ運営の具体的な事柄に関する引継ぎを、どのように行うことができるでしょうか。 仮クラブへの指導 この補遺資料と「新クラブを結成する」に記載された必要条件をクラブがすべて満たしたら、ガバナーは仮Eクラブ としての身分を与えることができます。この時点で、ほかのクラブの会員も、このEクラブのウェブサイトでメークアッ プができるようになります。ロータリーEクラブの創立会員は、このような訪問に備え、来訪ロータリアン向けの内容 やプログラムをウェブサイトに掲載するよう奨励されています。 また、Eクラブに関するニュースリリース（プレスリリース）も作成しましょう。新クラブに関するニュースリリースの見 本は、 「新クラブを結成する」をご参照ください。 新ロータリーEクラブへの支援 Eクラブの創立後、クラブ役員が各自の役割を十分に理解し、Eクラブが毎週の例会を独立して運営できるようになる までは、特別代表が積極的な役割を果たします。以下の点について会員と協議してください。 56 新クラブを結成する • ロータリーの方針や伝統に関する新会員への教育や研修は、どのように行うか。 • クラブ会員はロータリー財団に関する情報をどのように仕入れるか。 • ロータリーEクラブは、奉仕プロジェクトや募金活動においてほかのクラブとどのように交流、協力するか。 ほかのロータリー・クラブと交流する方法として、会長エレクト研修セミナー（PETS）や地区協議会への参加があり ます、これら2つの会合は、オンラインではなく、直接出席することが義務付けられています。 ロータリーの行事や活動に積極的に参加するようEクラブ会員に働きかけることが大切です。 奉仕プロジェクト。 「超我の奉仕」は、すべてのロータリー・クラブの土台であり、当然これはEクラブにも当てはまり ます。Eクラブの会員も、独自の奉仕プロジェクトを計画したり、ほかのクラブと合同で奉仕プロジェクトを行う責務 があります。特別代表は、各会員の技能、才能、関心を社会奉仕プロジェクトに生かす方法についてEクラブ会員と 話し合い、以下の点を会員と共に検討します。 • 地区内で奉仕プロジェクトを行うか、それとも海外で行うか。 • 奉仕プロジェクトを企画、計画するために、どのようにウェブサイトを活用するか。 • Eクラブの会員が実地参加することのできる奉仕プロジェクトには、どのようなものがあるか。 プロジェクトの例 Eクラブとほかのロータリー・クラブがオンラインで会合を開き、公園清掃プロジェクトの計画を立てる。後日、Eク ラブ会員が公園に集まり、このプロジェクトを実施する。遠方の会員は、自分の住む地域のロータリー・クラブの活 動に参加する。 ロータリー創立記念日を祝うため、Eクラブの会員が各自の地元のクラブの奉仕プロジェクトに参加する。翌週のオ ンライン例会で、自分が参加した活動について紹介し合う。 青少年プログラム。Eクラブの奉仕する地域は特定されず、さまざまなロータリー国の会員を有している場合があるた め、地区ガバナーと特別代表は、新世代プログラム（インターアクト、ローターアクト、RYLA、青少年交換）への参加 に関心のあるEクラブのための特別な留意事項を理解しておく必要があります。地区ガバナーとEクラブ会員の協力の 下、特別代表は、Eクラブが以下の要件に従うよう指導します。 • 青少年保護の方針と指針をすべて順守する。 • インターネットでの活動に未成年が関わる場合、適切かつ具体的な目的の下で行われなければならない。ま た、パスワードで保護され、身元の確かな少数の人々のみがアクセスでき、慎重な監視（モニタリング）が行 われているウェブサイトで行われるものでなければならない。 • インターアクト・クラブとローターアクト・クラブの提唱クラブは、これらの青少年クラブの活動が活発に行わ れるよう、直接の指導を十分に行わなければならない。 • RYLAの場合、地区RYLA委員会が、Eクラブ会員の参加の度合いと方法を決定しなければならない。 • 青少年交換の活動は、地区の境界内で運営されなければならず、地区青少年交換委員会がEクラブ会員の 参加の度合いと方法を決定しなければならない。 RIは、Eクラブに対し、地区内のほかのロータリー・クラブと協力するよう奨励しています。このような協力は、Eクラ ブにとって、資質のある青少年参加者を探し、審査や面接を行い、青少年と直接会って交流、指導する上で大きな助 けとなります。 新クラブを結成する 57 出版物に関する 評価アンケート RIでは、ロータリアンおよびロータリー・クラブと地区に効果的な資料を提供したいと考えております。本手引書に関 する皆さまからのご感想は、今後の出版物を改善するための参考とさせていただきます。ご協力をお願いいたします。 1. ロータリー・クラブを結成する上でのあなたの役割は、どのようなものですか。 2. 地区ガバナーと特別代表は、本書をどのように使いましたか。 3. 最も役に立ったのは、どの部分ですか。 4. 最も役に立たなかったのは、どの部分ですか。 5. 本書に追加した方がよいと思われる情報がありますか。 6. その他ご意見、ご提案がありましたら、記入してください。 連絡先（任意） 日付： 氏名： ロータリー・クラブ： 地区番号： 住所（国名、郵便番号、都道府県、市を含む）： Eメールアドレス： 電話番号： 送付先： Membership Development Division (MD100) Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, USA ファックス：1-847-866-9446 Eメール：[email protected] 新クラブを結成する 59 新登場 オンラインの補助資料 クラブ評価ツール & 会員増強の地域別補足資料 現在の会員増強活動を再評価。 地域の会員傾向を知り、会員増強の活動計画を。 ダウンロードはwww.rotary.orgから 本書は、 「新クラブを結成する：地区ガバナーおよび特別代表のための手引き」 （808）の2011 年版です。本書に掲載されている情報は、 「標準ロータリー・クラブ定款」 「推奨ロータリー・ク ラブ細則」 「国際ロータリー定款」 「国際ロータリー細則」 「ロータリー章典」に基づいていま す。2013年規定審議会およびRI理事会で加えられるこれらの資料に対する変更は、本書に記載 された方針に取って代わります。 クラブの将来を計画する際に お役立てください 元気なクラブづくりのために：クラブ・リーダーシップ・プラン 長期計画立案の手引き 効果的なロータリー・クラブとなるための活動計画の指標 3つ併せてご使用ください。 ダウンロードはwww.rotary.orgから。 808-JA–(211)
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