Mai 2016 - ETH Zürich

Human Resources
TurAktuell Mai 2016
Agenda
Begrüssung
Sabine Michel
ETH Transfer
Christoph Neubauer
Lync «Skype for Business»
Carmen Alonso /
Claudia Principe
Aktuelles aus der HR Administration
Sabine Michel /
Manuel Rickmann
Schwerpunkt-Themen HR
• Vertiefung «Arbeitsbewilligungen und Ausländische
Mitarbeitende»
• Neues Informationsangebot zu
Schwangerschaft/Mutterschaft
• Verschiedenes
Abschluss
Human Resources
Catherine Arnold
Carole Siegfried /
Barbara Häberli
Ursula Eggenberger
Sabine Michel
Sabine Michel |
Mai 2016
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2
ETH Transfer
TurAktuell 2016
Christoph Neubauer, Legal Counsel ETH Transfer
Christoph Neubauer | Mai 2016
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3
Zentraler Technologietransfer
Dr. Silvio Bonaccio
Industry Relations
Gesamtleitung
Dr. Urs Zuber
Head Industrial Relations
Research Agreements
Backoffice
Dr. Niklaus Bühler
Honorary Counsel ETHZ
Senior Industrial Relations
Officer
Elisabeth Schlegel
Dr. Daniel Auerbach
Research Agreements
General Secretariate
Industrial Relations Officer
Patents & Licenses
Spin-off Support
Dr. Andreas Klöti
Dr. Silke Meyns
Dr. Marjan Kraak
Leitung
D-MATL
Leitung
D-CHAB, D-ERDW, DHEST (LM)
Leitung Spin-offs
Dr. Alexa Mundy
Dr. Stefan Lux
D-BIOL, D-HEST
D-ARCH, D-BAUG,
D-MAVT
Dr. Stefan Lux
Spin-offs Engineering (20%)
Dr. Silvio Bonaccio
Dr. Nanja Strecker
VC (VI), BA, Beteiligungen
Spin-offs Materials, ieLab
Venture Wettbewerb
Mira Krämer, RA
Dr. Christina Dittrich
Legal Counsel ETH transfer
D-BAUG, D-INFK,
D-BIOL, D-BSSE, D-CHAB,
D-GESS, D-USYS, MTA’s
Patrizia Zuppinger
Christoph Neubauer, RA
Emanuel Weber
Patent & Licenses
Administration
D-GESS, D-ITET, D-MATH,
D-MTEC
D-MATL, D-MTEC,
D-PHYS, D-GESS
Software Licenses
Hannah Greiner, RA
Dr. René Widmer
Legal Counsel ETH transfer
D-MAVT, D-PHYS, DBSSE, MTAs
D-INFK, D-ITET, D-MATH,
D-HEST
Yvonne Andreoli, RA
Dr. Melanie Johnson
Dr. Alexander Stuck
Legal Counsel ETH transfer
D-ERDW, D-ITET, D-USYS,
KOF, SED, CSCS
Technology Marketing,
Communication
Spark Award / Venture
Mentor I&E Lab LEO
Liaison Manager
Innovationspark Dübendorf
Cordelia Stanger
Research Agreements
General Secretariate
Pioneer Fellowship
Alexander Kummer
Legal Counsel ETH transfer
D-ARCH, D-CHAB
ieLabs
Dr. Tomas Brenner
Leiter ieLabs
Prof. Dr. Peter Seitz
Mentor & Ausblidng
Anne Bahnweg
Lab Managerin (HPL)
+30 Coaches
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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4
Forschungsbezogene Verträge der ETH Zürich
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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5
Auswahl rechtlicher Grundlagen der ETH im
Bereich Forschung
 ETH Gesetz
 Richtlinien über Verträge im Bereich Forschung der ETH
Zürich (Forschungsvertragsrichtlinien)
 Richtlinien für die wirtschaftliche Verwertung von
Forschungsergebnissen an der ETH Zürich
(Verwertungsrichtlinien)
 Richtlinien für Integrität in der Forschung und gute
wissenschaftliche Praxis an der ETH Zürich
 Weisungen betreffend Umgang mit Beiträgen von USFörderagenturen an Forschungsprojekte der ETH Zürich
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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6
Vertragsarten








Geheimhaltungsvereinbarung (NDA oder CDA)
Forschungsvertrag
Projektfinanzierung
Dienstleistungsvertrag
Konsortialvereinbarung
Lizenzvertrag
Gastwissenschaftlervereinbarung
Projektmitarbeitervereinbarung
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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7
Gastwissenschaftler- und
Projektmitarbeitervereinbarungen




Verantwortung: «Der Budgetverantwortliche, welcher einen Vertrag im
Bereich Forschung abschliesst, trägt zusätzlich zu den Verantwortlichkeiten
von Art. 13 Abs. 6 Finanzreglement die Verantwortung für den
richtlinienkonformen Vertragsabschluss und die Einhaltung der
Vertragspflichten, auch wenn der VPFW, der Departementsvorsteher oder
ETH transfer einen Vertrag durch Mitunterzeichnung genehmigen.» (4.3
Forschungsvertragsrichtinien)
Geheimhaltung
Rechte an Resultaten
Drittrechte
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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Unterschriftenregelung
 Verträge werde im Namen der ETH Zürich abgeschlossen
 Verträge können nur vom Budgetverantwortlichen unterzeichnet
werden (Stellvertreterregelung gilt für Verträge im Bereich Forschung
nicht)
 Zusätzlich Unterschrift durch VPFW:
 Verträge mit Eingängen ab einem Gesamtwert von CHF 50’000.-;
 KTI-Zusatzverträge;
 Budgetverantwortliche hat gegenüber dem Vertragspartner einen
möglichen Interessenskonflikt;
 Verträge mit Beiträgen von US-amerikanischen Förderinstitutionen;
 Lizenz-, Options- und Abtretungsverträge.
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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9
Fonds aus Sicht von ETH Transfer
 Jedes Projekt ab CHF 10’000.- muss einen eigenen Fonds haben
 ETH Transfer veranlasst die Fondseröffnung für Verträge, welche
Mitteleingänge von mehr als CHF 50’000.- umfassen und vom VPFW
genehmigt werden müssen (ohne KTI, SNF, EU)
 Nur die in der Genehmigung aufgeführten Projektpartner dürfen
Gelder auf den Fonds einbezahlen
 Nur bei Projekten welche verlängert oder erweitert werden kann
derselbe Fonds verwendet werden (auch das ist vom VPFW zu
genehmigen).
 Nach Projektende ist der Fonds zu schliessen
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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Overheads
 Infrastrukturbeitrag («ISB») 10% auf direkte Kosten für alle
Forschungsverträge, bei welchen der Vertragspartner eine
Gegenleistung bekommt
 Immaterialgutaufschlag («IP-Aufschlag») 35% zusätzlich zum ISB
wenn ein Partner Exklusivrechte oder Eigentum an
Immaterialgüterrechten aus dem Projekt bekommt
 Dienstleistungsaufschlag («DL-Aufschlag») vom Gesamtbetrag
werden Abzuge macht, welche 10% entsprechen
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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Kontaktinformation
ETH transfer
www.transfer.ethz.ch
ETH HG E48.2
Rämistr. 101
CH-8092 Zurich
Tel +41-(0)44-632 29 63
Fax +41-(0)44-632 11 84
mail [email protected]
ETH transfer – Linking Science and Business
Christoph Neubauer | Mai 2016
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Lync 2013 in der ETHZ
Carmen Alonso
Zürich , 11.4.2016
Geschichte









2005 LCS Server
2008 OCS Server
2010 Lync Server
2013 Lync Server II
2013 Lync Pilot in der ETH
2014 Lync Produktive in der ETH
2015 All IP Projekt
2016 HR Abteilung flächen-deckend
2016 Q3 ETH Mitarbeiter Lync ENABLED
Mai 2016
Carmen Alonso Franco Olgiati / Informatikdienste / ID Basisdienste
14
Was ist Lync




Ein Skype-like Produkt
für die Zusammenarbeit
Echtzeitkommunikation
innerhalb einer Unternehmung
Mai 2016
Carmen Alonso Franco Olgiati / Informatikdienste / ID Basisdienste
15
Was kann Lync machen
 Presence – Zeigen ob wir für die anderen
verfügbar sind
Mai 2016
Carmen Alonso Franco Olgiati / Informatikdienste / ID Basisdienste
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Was kann Lync machen
 Instant Messaging – Chat
Mai 2016
Carmen Alonso Franco Olgiati / Informatikdienste / ID Basisdienste
17
Was kann Lync machen
 Online Meeting – remote mit den Kollegen sich
«treffen»
 Sharing – Files, Desktop, PowerPoint, White
Wall
 Voice und Video aus dem eigenen Büro
Mai 2016
Carmen Alonso Franco Olgiati / Informatikdienste / ID Basisdienste
18
Wie kriege ich Lync?
 Selbst Aktivierung: www.passwort.ethz.ch
 Software: MS Office
 Sing-In: «username»@ethz.ch
 Infos: «Lync» im ethz.ch Suchfeld eingeben
13.05.2016
Name / Informatikdienste / Abteilung
19
Lync in HR
 Wie wird Lync im HR benutzt
Mai 2016
Claudia Principe / Human Resources
20
Human Resources
per 1. Juli 2016
Human Resources
Lukas Vonesch
Sekretariat
Reporting SAP
Controlling
Nicole Kubli
Kurt Zurbuchen
Personal- und
Organisationsentwicklung
Personalberatung
Departemente
Personalberatung
Schulleitung und
zentrale Organe
HR Services
HR Projekte und
Prozesse
Berufsbildung
Career Center
Martin Ghisletti
Hans Meier
Dagmar Doege
Manuel Rickmann
tbd
Fabienne Jaquet
Evelyne Kappel
Sandra Bajus
Eva Gottschewski
Claudia Heinze
Dr. Cuno Künzler
Dr. Olga Pardo Escher
Dr. Ulrich Schärer
Barbara Schröder
Würtz
Maja Bügler
Hans-Peter Freitag
Thomas Koenitzer
Nadja Lang
Ueli Lott
Corina Niescher
Olivier Meyrat
Matthias Steiger
Michael Wobmann
Anja Borg
Brigitte Erzinger
Stephanie Frequente
Rolf Oertli
Gabriela Schmid
Yvonne Zilio
Claudia Frischknecht
Ernestine Hildbrand
Donatella Poncini
Carole Siegfried
Patricia Gsell
Hans-Peter Widmer
Dieter Schorno (bis
30.6.2016)
Inés Constantin
Kleven
Christine Kaiser
Catriona Spross
HR Administration
Sabine Michel
Catherine Arnold
Oliver Ciprian
Franzisca Gasser
Barbara Häberli
Cornelia Jegge
Daniela Kaufmann
Nicole Pittino
Claudia Principe
Annick von Reding
Isabelle Romanelli
Kana Scarantino
Denise Siegrist
Sarah Stacher
Ursula Woldrich
Payroll &
HR Operations
Susanne Hofstetter
Payroll:
Susanne Hofstetter
Sandra Arbenz
Ermin Avdili
Christoph Blattner
Jeff Schefer
Hello Kids!
Carole Siegfried
HR Operations:
Christoph Blattner
Melanie Bröder
Karin Vauthier
Case Management
Welcome Center
tbd
Lydia Angelozzi
Wiegand
Catherine Arnold
Recruiting Support
Lisa Holland
Human Resources
Manuel Rickmann
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Mai 2016
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HR-Administration – neue Teammitglieder
USYS
BAUG
(ab Juni 2016)
Sarah
Stacher
Franzisca
Gasser
Kana
Scarantino
01.09.2015
01.09.2015
12.04.2016
MO-FR
MO/DI und DO/FR
MO-FR
PersonalsachBearbeiter/in
MAVT / MATL
Start ETH
Präsenz
Human Resources
Sabine Michel |
Mai 2016
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Arbeitsbewilligungen
Neuerungen und Aktuell zu beachten
Bulgarien und
Rumänien
Ab 01. Juni 2016: vollständige Freizügigkeit
 Es gelten die gleichen Bestimmungen wie für alle
27 EU/EFTA-Staaten
 90 Tagesbewilligung
 Bei längerem Aufenthalt Anmeldung in einem
Kreisbüro oder Einwohnerkontrolle
Kroatien



Human Resources
Ein Gesuch muss eingereicht werden analog
Drittstaaten
Einreise in die Schweiz ist für Erwerbstätigkeit
visumspflichtig
Zulassung zum Schweizer Arbeitsmarkt erfolgt im
Rahmen des Ausländergesetzes
Catherine Arnold |
Mai 2016
| 23
EU/EFTA-Staaten
28 EU-Staaten
(mit Kroatien)
Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland,
Finnland, Frankreich, Griechenland, Grossbritannien,
Irland, Italien, Kroatien** Lettland, Litauen,
Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen,
Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei,
Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn,
Zypern
** Freizügigkeitsabkommen ist für die Schweiz nicht anwendbar
4 EFTA-Staaten
Human Resources
Fürstentum Liechtenstein, Island, Norwegen,
Schweiz
Catherine Arnold |
Mai 2016
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Arbeitsbewilligungen
Mitarbeitende aus Nicht EU/EFTA-Staaten
Migrationsamt
Amt für Wirtschaft und Arbeit
(AWA)
 In Aus- und Weiterbildung
stehende Mitarbeitende
(Postdiplomanden,
Doktoranden,
Postdoktoranden)
 Ausübung einer
Erwerbstätigkeit (z.Bsp.
Oberassistenten, Spezialisten
IT-Projekte)
 Akademische Gäste und
Gastprofessoren
 Lehrassistenz/Hilfsassistenten
(nur bei Erstanstellung)
BewilligungsTyp
Einreise-, Aufenthalts- oder
Arbeitsbewilligung
Arbeitsbewilligung
Weitere
Informationen
 Checkliste Unterlagen für Anstellung – Wissenschaftliches Personal
Zuständigkeit
Human Resources

 PraktikantInnen (über IAESTE)
www.hr.ethz.ch/downloads
Catherine Arnold |
Mai 2016
| 25
Häufige Frage: Welche Unterlagen müssen bei
einer Anstellung eingesendet werden?
Lösung /
Hilfsmittel
Checkliste: «Unterlagen für Anstellungen Wissenschaftliches Personal»
EU: 27 EU/EFTA Staaten, D: Drittstaaten inkl. Nicht-EU/EFTA
Weitere
Informationen
Human Resources
www.hr.ethz.ch/downloads
Download der Übersicht oben via Lasche «Infos»: «Checkliste Unterlagen für Anstellung Wissenschaftliches Personal (PDF, 62 KB)»
Catherine Arnold |
Mai 2016
| 26
Arbeitsbewilligungen
Aufenthalt Personen aus Drittstaaten

Bis 8 Tage: Business Visum genügt - Kann
nur für Aufenthalte bis höchstens 8 Tage
eingesetzt werden (nur visumspflichtige Staaten)
Zwecks Arbeit

Mehr als 8 Tage: Bewilligung nötig Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung für
Personen aus Drittstaaten muss vorgängig
eingeholt werden
Als Tourist

Die Person darf NICHT an der ETH arbeiten
Human Resources
Catherine Arnold |
Mai 2016
| 27
Häufige Frage
ausländischer Mitarbeitende:
Privathaftpflicht
Versicherung
 Schützt vor Schadenersatzpflicht bei Verletzung einer anderen Person
oder Schädigung von anderem Eigentum
 für Radfahrer empfehlenswert
 Wohnungsvermieter: kann Privathaftpflichtversicherung verlangen
Hausratversicherung
 deckt Schäden, die durch Feuer, Wasser, Diebstahl oder Glasbruch
am Hausrat entstehen
Tipps & Links
 Kombination Privathaftpflichtversicherung mit Hausratversicherung
spart Prämien
 Prämienvergleich: www.comparis.ch
Human Resources
Catherine Arnold |
Mai 2016
| 28
Schwangerschaft und Mutterschaft
1’176 Kinder bis 4.5 Jahre
von Mitarbeitenden zählte die
ETH Zürich (1.10.2015).
136
Mutterschaften
im 2015
730 Eltern mit Kindern zwischen 0 und 4.5 Jahren
arbeiten an der ETH Zürich. Davon sind 445 Eltern
ausländischer Nationalität.
Human Resources
Carole Siegfried |
Mai 2016
| 29
Schwangerschaft und Mutterschaft
Human Resources
Carole Siegfried |
Mai 2016
| 30
Schwangerschaft und Mutterschaft
 Ziele





Einfacher Zugang zu Informationen
Diskretion wahren
Gesundheit schützen
Gespräche fördern
Vereinbarkeit ermöglichen
 Zielgruppe




(Werdende) Mütter
(Werdende) Väter
Vorgesetzte
Weitere involvierte Personen
Human Resources
Carole Siegfried |
Mai 2016
| 31
Schwangerschaft und Mutterschaft
Angebot
Persönliche Beratung





Personalchefin und -chef
Personaladministration
SGU
Equal
Hello Kids!
Webauftritt
 Informationen
 Zeitstrahl-Grafik
 Gesprächsleitfaden
(in Vorbereitung)
Veranstaltung
 SGU Mutterschutz
Weitere ETH-Leistungen
 Familienzulagen, Säuglingsplatzfinanzierung
 Kitas, Betreutes Kinderzimmer
 Einrichtungen wie Wickeltische, Stillmöglichkeiten
Human Resources
Carole Siegfried |
Mai 2016
| 32
Schwangerschaft und Mutterschaft
Anstellung & Arbeit
Arbeitsumfeld
Familie
Mutterschaft
www.ethz.ch/mutterschaft
Human Resources
Carole Siegfried |
Mai 2016
| 33
Schwangerschaft und Mutterschaft
Human Resources
Carole Siegfried |
Mai 2016
| 34
Administrativer Ablauf
Schwangerschaft/Mutterschaft
Schwangerschaft
Bei Arbeitsunfähigkeit
Ärztl. Zeugnis an Human Resources
Nach 30 Tagen Finanzierung auf
Überbrückungsfonds, Entscheid Personalchef/in
Geburt Kind
Meldung der Geburt (mit Datum) durch Mitarbeiterin
(Mutter) oder Institut an Human Resources
Administrativer
Ablauf HR
Schickt folgende Unterlagen an Mitarbeiterin (Mutter)
 Brief mit Bestätigung über Dauer
Mutterschaftsurlaub, Art. 37 PVO
 Formular Anmeldung Mutterschaftsentschädigung
 Formular Anmeldung Familienzulage
 Info Kinderbetreuung/Säuglingsplatzfinanzierung
Human Resources
Barbara Häberli |
Mai 2016
| 35
Administrativer Ablauf
Schwangerschaft/Mutterschaft
Administrativer
Ablauf HR
Finanzierung
 Umfinanzierung auf Überbrückungsfonds für
4 Monate, anschliessende Finanzierung auf
ursprünglichen Fonds
Nach Erhalt der verschickten Unterlagen
 Schickt Anmeldung Mutterschaftsentschädigung
an zuständige Ausgleichskasse
 Prüft Berechtigung für Familienzulage
Unbez. Urlaub
nach Mutterschaft
Meldung frühzeitig an HR mittels Formular «Antrag
für unbezahlten Urlaub»
www.hr.ethz.ch/downloads Antrag für unbezahlten Urlaub
Human Resources
Barbara Häberli |
Mai 2016
| 36
Administrativer Ablauf
Schwangerschaft/Mutterschaft
Human Resources
Barbara Häberli |
Mai 2016
| 37
Verschiedenes
 ETHIS Anpassungen
 Eintrittsprozess
NEU: Eingabe Geburtsdatum optional
Human Resources
NEU: Notiz hinterlegen
Ursula Eggenberger |
Mai 2016
| 38
Verschiedenes
 Krankenversicherung für ausländische Mitarbeitende
 Auf der Website des Welcome Centers ist
das schweizerische Krankenversicherungssystem erläutert www.welcomecenter.ethz.ch.
 Drei Versicherungsmodelle mit konkreten
Beispielen veranschaulichen das System.
Freiwillige
Zusatzversicherung
(VVG)
Obligatorische
Grundversicherung
(KVG)
Verschiedene
Versicherungsmodelle
Human Resources
Modell
Beispiel
Rabatt auf Zusatzversicherung
Telmed
Sanitas
10% Rabatt
Hausarzt
Sympany
Kein Rabatt mehr
HMO
Swica (geplant)
Voraussichtlich 10% Rabatt
Ursula Eggenberger |
Mai 2016
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Verschiedenes
 Rabatt auf Zusatzversicherung (Kollektiv- oder Rahmenverträge)
 Neue Vorgabe der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA)
 Ein Kollektivvertrag ist die Zusammenfassung von Versicherten zu einer
Risikogemeinschaft. Die Gewährung eines Rabatts innerhalb dieser
Gemeinschaft muss versicherungstechnisch gerechtfertigt sein. Die
Solvenz und der Versichertenschutz muss stets gewährleistet sein.
 Versicherungsanbieter, die in ihren Rahmenverträgen Rabatte 10%
anbieten, müssen diese der FINMA zur Genehmigung vorlegen.
 Die FINMA will einheitliche Rahmenbedingungen schaffen:
 «Pseudokollektive» wie auch eine Verzerrung des Wettbewerbs verhindern
 Der Ungleichbehandlung oder Benachteiligung einzelner Versicherten
entgegenwirken.
 Einige Versicherungsanbieter haben
Rabatte in ihren Kollektivverträgen
gekürzt oder storniert.
Human Resources
Für ETH-Mitarbeitende:
www.ethz.ch/anstellung
> Rund um die Anstellung
> Angebote und Vergünstigungen
Ursula Eggenberger |
Mai 2016
| 40

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