Duale Zustellung – Automatische Abholung Eine kleine Innovation zur Prozessintegration zwischen Behörden Mag. Rupert Zarl, BRZ GmbH Was bisher geschah … • • Täglich werden in der öffentlichen Verwaltung tausende Dokumente erstellt und versendet. Viele Institutionen der öffentlichen Hand setzen heute schon für ihre Aussendungen auf die Duale Zustellung der BRZ GmbH: – – – • Die Dokumente werden in den eigenen Fachanwendungen erzeugt Shared Services für Funktionen, die allen nutzen: Amtssignatur, Archiv, Druckstraße, Elektronische Zustellung Nachweisliche Zustellungen als (hybride) Rückscheinbriefe und als elektronische Zustellungen Fokus ist die Kommunikation der Öffentlichen Verwaltung mit den Bürgern Nutzen für die Verwaltung? Beschleunigte Abläufe Verfahrensvereinfachung Konzentration auf Kernkompetenzen Kosteneffizienz durch Shared Services Ein paar Zahlen … Erfolgsmodell Duale Zustellung der BRZ GmbH • Verwendet von 11 Kunden in 22 Applikationen Allein im ersten Quartal 2016 … • 3,8 Mio. Aufrufe, davon – – – 153.000 Hybride Rückscheinbriefe 16.500 Elektronische Zustellungen gemäß Zustellgesetz 2,07 Mio. Zustellungen an die Databox Verfahrensvereinfachung Beschleunigte Abläufe Effizienz durch Shared Services Kommunikation innerhalb der Verwaltung? Behörden arbeiten oft eng zusammen: • Fachanwendungen erfüllen den eigenen Bedarf • Regelmäßige Kommunikation der Verfahren erforderlich • Nachweisliche Kommunikation in Rsa/RSb-Qualität statt per Mail • Anbindung an die Duale Zustellung vorhanden Behörde A Fachanwendung Pdf, xml Medienbruch e Papier Behörde B Fachanwendung Pdf, xml Dokumenterstellung Einbringung Duale Zustellung Postalische Sendung Manuell, Papier e Manuell Postweg Wie kommt die Post in die Fachanwendung B? Posteingang Shared Services Druckstraße Effizienter Postweg Rückscheininformationen Senden versus Empfangen ? Behörde A Fachanwendung Behörde B Fachanwendung Pdf, xml Dokumenterstellung • Einbringung Duale Zustellung Postalische Sendung Versendung als Elektronische Zustellung Posteingang Pdf, xml ee • • Pdf, xml Automatische Abholung via Webservice Authentifizierungszertifikat SSL-Absicherung Medienbrüche? Manuelle Eingriffe? Empfang im Elektronischen Zustelldienst Was ist zu tun? • • Registrierung beim elektronische Zustelldienst der BRZ GmbH www.brz-zustelldienst.at Automatische Abholung mittels Authentifizierungszertifikat aktivieren – • Zertifikat zur Absicherung der SSL-Kommunikation zwischen Fachanwendung und BRZZustelldienst in der Fachanwendung installieren Die eigene Fachanwendung anpassen: – – – Automatische Abholung via Webservice einrichten Workflows zur Verarbeitung der Posteingänge Postfachfunktion für Versand und Empfang von Schriftstücken Kleine Umstellung, große Wirkung Wo liegt der Nutzen? • • • • Elektronischer Posteingang und Ihre Fachanwendung empfängt die Daten selbst Kostenersparnis für Versender: e-Zustellung statt Papier Arbeitsersparnis für Empfänger: Posteingang direkt in der Fachanwendung Weniger Medienbrüche, weniger Verwaltungsaufwand • Abgesicherte, nachweisliche Kommunikation: Webservice, SSL, Zertifikate • Anwendungs- und Prozessintegration auf einfachem Wege Nicht nur die Versendung, auch der Empfang wird elektronisch! Duale Zustellung – Automatische Abholung Wir stehen Ihnen für unverbindliche Lösungsberatung jederzeit zur Verfügung! Mag. Rupert Zarl, BRZ GmbH [email protected]
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