Anleitung zur Erstellung des Abschlussbericht

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Anleitung zur Erstellung des Abschlussbericht
Erasmus+ Abschlussbericht Projekt 2014
Inhalte dieser Anleitung
Gut zu wissen bevor Sie starten ...................................................................................................... 1
Vorbereitung des Abschlussberichtes ............................................................................................. 1
Ausfüllen des Abschlussbericht ....................................................................................................... 3
Abschließende Schritte vor der Übermittlung des Abschlussberichtes .......................................... 4
Übermittlung des Abschlussberichtes ............................................................................................. 5
Gut zu wissen bevor Sie starten

Der Abschlussbericht wird auf Deutsch ausgefüllt.

Wenn Sie den Abschlussbericht einmal geöffnet und begonnen haben, können Sie über „Edit
Draft“ (Entwurf bearbeiten) weitere Änderungen an Ihrem Bericht vornehmen. Änderungen die
Sie im Mobility Tool+ vornehmen (bspw. in Mobilitäten oder in der Ansicht Budget) aktualisieren
sich automatisch im Abschlussbericht.

Wenn Sie den Abschlussbericht abgeschlossen und abgeschickt haben, können Sie keine
weiteren Änderungen vornehmen.

Die Europäische Kommission hat ein Video bereitgestellt, welches das Ausfüllen des
Abschlussberichts veranschaulicht: Erasmus+ Mobility Tool: Abschlussbericht verfassen und
abschicken
Vorbereitung des Abschlussberichtes
Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Benutzername
Mobility Tool+ ein (https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility).
und
Passwort)
im
Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie den Abschlussbericht erstellen möchten und vergewissern Sie
sich, dass alle relevanten Informationen korrekt eingetragen sind. Klicken Sie dazu auf Mobilities
(Mobilitäten) bzw. Budget (Budget) und aktualisieren Sie (falls nötig) die Daten.
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WICHTIG: Denken Sie bitte unbedingt an die Angabe der OS-Mittel im dafür vorgesehenen Feld!
Weitere Informationen zur Errechnung und zum Transfer der OS-Mittel finden Sie in der „Anleitung
OS- und Transfer-Rechner“. Die Exceptional costs – Guarantee beträgt grundsätzlich 0.
Falls Sie OS-Mittel nach SM und/oder ST transferiert haben, müssen diese im
Abschlussberichtsformular unter Punkt 13.1 „Budget Transfer“ eingetragen werden und im dafür
vorgesehenen Feld kommentiert werden.
Wenn alle Eintragungen überprüft und (ggf.) angepasst worden sind, klicken Sie auf Reports
(Berichte) und dann auf Generate Beneficiary Report (Abschlussbericht erstellen).
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Ausfüllen des Abschlussbericht
Der Abschlussbericht besteht aus 13 Rubriken und wird auf Deutsch ausgefüllt. Die Rubriken werden
am linken Bildrand angezeigt. Sobald alle Pflichtangaben in der jeweiligen Rubrik gemacht worden
sind, werden diese mit einem grünen Häkchen markiert.
Unter Punkt 2 Project Summary (Zusammenfassung des Projektes) müssen Sie das abgeschlossene
Projekt kurz (mit nicht mehr als 5.000 Zeichen) zusammenfassen.
Unter Annexes (Anhänge) fügen Sie bitte (zusätzlich zur „Declaration of Honour and Signature“
Ehrenwörtliche Erklärung) die Übersicht Ihres OS-Mittel- und Transfer-Rechners hinzu. Dazu
vermerken Sie Ihre Eintragungen zunächst in einer Excel-Tabelle, die Ihnen von der NA DAAD zeitnah
zur Verfügung gestellt wird. Sind die Eintragungen erfolgt, wandeln Sie den Dateityp in das
anschließend hochzuladende pdf-Format um.
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Erst wenn alle Angaben eingetragen sind und die Skala 100 % anzeigt, können Sie den
Abschlussbericht über das MT+ abschließen. Klicken Sie dazu auf Start Submission Process
(Übermittlungsprozess beginnen).
Bitte beachten Sie: solange Sie den Abschlussbericht nicht übermittelt haben, können Sie über die
Funktion Edit Draft (Entwurf bearbeiten) weiterhin Änderungen an Ihrem Bericht vornehmen.
Angaben im Bericht zu Ihren Mobilitäten, Budget, etc. aktualisieren sich ebenfalls automatisch, wenn
Sie beispielsweise Änderungen in Ihren Mobilitäten vorhnehmen.
Abschließende Schritte vor der Übermittlung des Abschlussberichtes
Nachdem Sie Start Submission Process (Übermittlungsprozess beginnen) angewählt haben, öffnet
sich ein Pop-up-Fenster. Über dieses Fenster müssen Sie die „Declaration of Honour and Signature“
(Ehrenwörtliche Erklärung) herunterladen.
Klicken Sie dazu auf Download pdf (pdf downloaden), drucken Sie das Dokument aus und lassen Sie
es vom Zeichnungsberechtigten Ihrer Einrichtung (Legal Representative) unterschreiben. Scannen Sie
das unterzeichnete Dokument anschließend ein und fügen Sie es Ihrem Bericht über den Button
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Annexes (Anhänge) hinzu. Nach dem erfolgreichen Upload klicken Sie auf Next Step (Nächster
Schritt).
WICHTIG: Wenn Sie die Ehrenwörtliche Erklärung bereits vor Fertigstellung des Abschlussberichts
unterschreiben lassen möchten, können Sie das Dokument im Downloadcenter herunterladen.
Im nächsten Schritt müssen Sie nun die Datenschutzerklärung zum Abschlussbericht akzeptieren.
Auch diese öffnet sich in einem Pop-up-Fenster.
Überprüfen Sie die Checkliste, die sich in einem neuen Pop-up Fenster öffnet, auf Vollständigkeit.
Sind alle erforderlichen Anlagen vorhanden, setzen Sie den jeweiligen Status auf Done (Erledigt). Um
fortzufahren, klicken Sie auf Next Step (Nächster Schritt).
Übermittlung des Abschlussberichtes
Um den Abschlussbericht zur Prüfung und Bearbeitung an die NA DAAD zu senden, klicken Sie auf
Submit Beneficiary Report (Abschlussbericht übermitteln). Nach der erfolgreichen Übermittlung wird
der Status des Abschlussberichtes automatisch auf „Übermittelt“ gesetzt. Bitte beachten Sie, dass
dieser Prozess einige Minuten dauern kann.
Änderungen können nach der erfolgreichen Übermittlung des Berichtes nicht mehr vorgenommen
werden. Bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben, kann der Bericht durch die NA DAAD im Mobility
Tool+ zur Nachbesserung freigeschaltet werden. Sollte dies der Fall sein, werden Sie per E-Mail um
entsprechende Nachbesserungen gebeten.
Bitte beachten Sie auch, dass der Bericht ausschließlich in elektronischer Form – nicht postalisch – zu
übermitteln ist.
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Für Ihre eigenen Unterlagen können Sie den Abschlussbericht nun als pdf-Dokument herunterladen.
Klicken Sie dazu auf Download Beneficiary Report (Abschlussbericht herunterladen).

Download Report