„Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 1 von 11 Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Tennisfreunde, die Netze sind gespannt, die Linien gezogen, die Plätze gewässert. Immer am letzten Aprilwochenende ist es soweit: Deutschlands Tennisvereine eröffnen gemeinsam die heiß ersehnte Sommersaison! Durch die Initiative „Deutschland spielt Tennis!“ gelingt es, jährlich über 2.000 Vereine zur Teilnahme zu bewegen und mehr als 10.000 Neumitglieder zu gewinnen. 2007 wurde der Tennissommer erstmals gemeinsam mit einem bundesweiten Saisoneröffnungstag begrüßt und ist inzwischen als Projekt beim DTB und seinen Landesverbänden fest verankert. Im Jahr 2016 rücken der DTB, die 18 Landesverbände und die teilnehmenden Vereine den Tennissport und das Vereinsleben mehr denn je in das öffentliche Bewusstsein und stärken die Tennisbasis. „Deutschland spielt Tennis!“ feiert zehnjähriges Jubiläum – das möchten wir mit Ihnen feiern! Diese Broschüre soll Ihnen wertvolle Tipps und Anregungen geben, wie Sie Ihren Aktionstag planen und gestalten können. Inhalt 1 Organisationsteam........................................................................................................................... 2 2 Finanzrahmen .................................................................................................................................. 3 3 Partner und Sponsoren ................................................................................................................... 3 4 Aktionsideen .................................................................................................................................... 5 5 Zeitplan ............................................................................................................................................ 7 6 Öffentlichkeits- und Pressearbeit ..................................................................................................... 8 7 Nachbereitung ............................................................................................................................... 10 8 Ansprechpartner ............................................................................................................................ 11 „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 1 von 11 1 Organisationsteam Eine gute Organisation steht und fällt mit dem Team. Nehmen Sie sich bei der Auswahl viel Zeit und prüfen Sie, welche Personen sich für welche Aufgabenbereiche eignen. Dem Grundsatz „weniger ist mehr" folgend, empfehlen wir, das Team nicht zu groß zu wählen, da effektives und schnelles Handeln entscheidend für den Erfolg des Aktionstages ist. Folgende Zuständigkeiten bieten sich für ein Organisationsteam an: Organisationsleitung Planung des Sportprogramms/Rahmenprogramms Bewirtung Sponsorenakquise und -betreuung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Vorbereitung der Anlage und Organisation der benötigten Ausrüstung Es wird empfohlen, für die verschiedenen Bereiche jeweils eine verantwortliche Person einzusetzen. Zum Beispiel bietet sich im Idealfall der technische Leiter für den Bereich „Anlage und Ausrüstung" an. Vergessen Sie auch nicht, Ihre Trainerinnen und Trainer frühzeitig in die Planungen mit einzubeziehen. Organisieren Sie darüber hinaus regelmäßige Treffen aller Helfer, um folgende Punkte mit dem gesamten Organisationsteam zu klären und deren Inhalte immer wieder zu optimieren: Termin des Aktionstages Sportliche Inhalte/Angebote Ablauf des Aktionstages/Materialbedarf Gewonnene/geplante Sponsoren/Partner Aufgabenverteilung Öffentlichkeitsarbeit Personal/Helfer Bewirtung „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 2 von 11 2 Finanzrahmen Um den Aktionstag planen zu können, ist es wichtig, im Vorfeld einen Finanzplan aufzustellen. Welche Kosten kommen auf mich zu? Durch welche Einnahmen können die Kosten gedeckt werden? Anbei finden Sie einen beispielhaften Finanzplan Mögliche Einnahmequellen Mögliche Ausgaben Sponsorengelder: Werbung: Flyer/Plakate Zeitungsanzeige Werbung im Lokalradio € € € Rahmenprogramm: Miete Aufschlagmessgerät Miete Hüpfburg Sonstige Materialien € € € € € Spenden/Sachmittel: € € € Einnahmen am Aktionstag aus dem Verkauf von : Speisen € Getränke € Beiträge neu gewonnener Mitglieder: € Ausgaben im Rahmen des Aktionstags : Musikanlage/Lautsprecher € Grillwaren € Getränke € Sonstiges: Fotos Abschlussessen für ehrenamtliche Helfer Evtl. anfallende GEMA Gebühren Gesamt € Gesamt € € € € Gesamteinnahmen Gesamtausgaben € € Über-/Unterdeckung € 3 Partner und Sponsoren Die Durchführung eines Aktionstages wie „Deutschland spielt Tennis!“ kostet Geld, sollte die Vereinskasse im Idealfall aber nur kaum bis gar nicht belasten. Um dies zu realisieren, benötigen Sie finanzkräftige Partner und Sponsoren. Zu unterscheiden sind durch aktive Mithilfe unterstützende Partner und Sponsoren, die zum Beispiel Geld- und/oder Sachleistungen einbringen. Vermitteln Sie ein Bild von „Deutschland spielt Tennis!“ Um einen potentiellen Sponsor von einem Engagement im Rahmen Ihres Aktionstages zu überzeugen, zeigen Sie auf, wie er von der Kooperation profitieren kann. So könnte der Sponsor zum Beispiel Plakate oder Banner auf dem Vereinsgelände aufhängen, am Aktionstag Produkte vorstellen oder „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 3 von 11 Werbung verteilen, etc. Diese Maßnahmen können dem Sponsor helfen, neue Kunden zu akquirieren. Erstellen Sie ein Vereinsprofil Wenn Sie sich für ein Sponsoring entschieden haben und einen Sponsor suchen möchten, sollten Sie sich in einem kleinen Team überlegen, was Ihr Tennisverein zu bieten hat. Analysieren Sie die Schwerpunkte, Stärken und Ziele Ihres Vereins und erstellen Sie ein Vereinsprofil, welches Sie dem potentiellen Sponsor vorlegen können. Finden Sie einen passenden Partner Nach dieser Analyse sollten Sie sich überlegen, welcher Partner zu Ihrem Verein passt. Mit klaren Vorstellungen können Sie im Telefonbuch, im Internet und/oder über persönliche Kontakte potentielle Sponsoren suchen. Dabei ist die größte Firma nicht unbedingt der beste Partner, da Sie dort wahrscheinlich auch mit anderen Wettbewerbern konkurrieren. Bei einem kleinen, lokalen Unternehmen können Sie vielleicht die Nummer eins sein. Es lohnt sich zudem, im eigenen Verein nach Kontakten zu suchen und auf Solidarität und Unterstützung zu verweisen. Mögliche Partner Medien Schulen Kommunen Kreissportbünde Krankenkassen Kindertagesstätten Mögliche Sponsoren Druckereien Banken Handelsgeschäfte, zum Beispiel Sporthandel Autobranche Örtliche Handwerker Überzeugen Sie mit Ihrem Konzept In einem weiteren Schritt geht es darum, Ihren potentiellen Partner zu überzeugen. Dies funktioniert am besten mit einem auf den Geldgeber zugeschnittenen Konzept. Bei der Kontaktaufnahme zählt wie so oft der erste Eindruck. Bereiten Sie sich gut auf das Treffen oder das Gespräch vor, damit Sie überzeugen können. Gelingt dies, empfiehlt es sich, die gegenseitigen Leistungen schriftlich festzuhalten. Haben Sie einen Sponsor gefunden, sollten Sie den Sponsor weiterhin betreuen und ihm zeigen, dass er für den Verein wichtig ist. Lassen Sie sich jedoch nicht gleich entmutigen, wenn Sie keine positive Nachricht bekommen. Beispielhaftes Sponsoring-Konzept „Deutschland spielt Tennis!“ – Der TC Musterstadt spielt mit 1. VORWORT Bürger, Politik und Medien sind sich einig: „Sport tut Deutschland gut!“ Dies geht am besten im Verein. Aufgrund des gesellschaftlichen Wandels der Neuzeit verliert der vereinsgebundene Sport leider an Aufmerksamkeit und Bedeutung. Zusammen mit dem Deutschen Tennis Bund e.V., seinen Landesverbänden und vielen anderen Vereinen möchten wir Ende April deutschlandweit ein Zeichen für den Tennissport setzen. Mit der Eröffnung der diesjährigen Freiluftsaison wollen wir die Bekanntheit unseres Vereins erhöhen, Neulinge integrieren und auch unsere Mitglieder ansprechen. 2. VERANSTALTUNGSKONZEPT „Deutschland spielt Tennis!“ ist eine Initiative des Deutschen Tennis Bundes e.V. in Zusammenarbeit mit den Landesverbänden im Bereich der Mitgliedergewinnung und -bindung. „Deutschland spielt Tennis!“ ist eine aktionsreiche und schwungvolle Saisoneröffnung für Vereinsmitglieder und Neulinge des Tennissports und zeichnet sich nicht zuletzt dadurch aus, dass Jung und Alt an diesem Tag deutschlandweit den Tennisschläger schwingen. Neulinge und auch langjährige Mitglieder erleben eine rundum perfekte Saisoneröffnung und einen unvergesslichen Tag im Tennisverein. „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 4 von 11 Ausgewählte Aktionen und Highlights unserer Saisoneröffnung Führen Sie hier ausgewählte Aktionen und Highlights Ihrer Saisoneröffnung auf. Werbung / Medienarbeit „Deutschland spielt Tennis!“ wird vom Deutschen Tennis Bund e.V. und unserem Landesverband aktiv beworben. Der TC Musterstadt hat das Lokalradio und die -zeitung bereits über den Aktionstag informiert. Das Ziel: „Deutschland spielt Tennis!“ zum Gesprächsthema machen! Der Verein wird darüber hinaus u.a. auf der eigenen Homepage über die Saisoneröffnung berichten, Plakate in Schulen und weiteren lokalen Einrichtungen aufhängen und bestehende Vereinsmitglieder mit dem Aufruf, Familienmitglieder, Freunde, Bekannte und Arbeitskollegen. mitzubringen, einladen. 3. VERANSTALTUNGSDATEN Führen Sie hier einige Zahlen und Daten Ihrer Veranstaltung auf, u.a. das Datum und den Ort der Veranstaltung, Informationen über Ihr Vereinsgelände (zum Beispiel die Anzahl Ihrer Plätze), die kalkulierte Besucherzahl, etc. 4. SPONSORINGKONZEPT Als (Haupt-)Sponsor unserer Saisoneröffnung stellen wir Ihnen umfangreiche Werbe- und Anzeigeflächen am Aktionstag zur Verfügung im Rahmen derer Sie Ihr Unternehmen als engagierten Partner, der den lokalen Sport fördert, präsentieren können: (Hier führen Sie die konkreten Werbe- und Anzeigeflächen auf) Weitere Leistungen Darüber hinaus bieten wir Ihnen nachfolgende Leistungen an, um Ihr Unternehmen rund um den Aktionstag des TC Musterstadt zu präsentieren: … 5. LEISTUNGEN DES SPONSORS Sponsoring-Betrag: … € Weitere Leistungen: … 4 Aktionsideen DTB Tennis-Sportabzeichen Seien Sie bei der Premiere dabei und nehmen Sie das neue DTB Tennis-Sportabzeichen ab. Das DTB Tennis-Sportabzeichen richtet sich sowohl an Kinder und Jugendliche, als auch an Erwachsene jeden Spielniveaus. Die Übungsbeschreibung und Prüfkarten finden Sie als Download unter www.dtbtennis.de/Sportabzeichen. Die Urkunden und Ansteckpins/Medaillen erhalten Sie beim jeweiligen Landesverband. Aufschlagen, Gold holen! „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 5 von 11 Ball- und Bewegungsschule Bieten Sie für die ganz Kleinen ab 4 Jahre auf einem Platz eine Ballund Bewegungsschule mit einem bunten Programm an. Nutzen Sie dafür viele unterschiedliche Bälle, Kinderschläger, Luftballons, Hütchen, Reifen und weitere Hilfsmittel. Ihr Trainer wird mit Sicherheit motivierende Übungen und Spiele kennen. talentinos Sind Sie bereits talentino-Club? Wenn nicht, können Sie ganz einfach über die Homepage www.talentinos.de Basis oder Premiummitglied werden. Nutzen Sie das Kinder- und Jugendkonzept talentinos mit tollen Printmaterialien und Spielideen, um Ihre Kinder- und Jugendarbeit im Verein positiv darzustellen. Beach Tennis Beach Tennis verspricht Summerfeeling und eine Menge Spaß und ist daher eine optimale Ergänzung im Tagesprogramm. Sollte Ihre Anlage nicht über ein Beachfeld in der unmittelbaren Umgebung verfügen, können zumindest mit Hilfe eines kleines Multinetzes und mit den Paddle-Schlägern erste Spielerfahrungen gesammelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter http://www.dtb-tennis.de/BeachTennis. Cardio Tennis Cardio Tennis ist ein Fitnesstraining in der Gruppe, bei dem mit Hilfe von Tennisübungen ein hochwirksames Herz-KreislaufTraining für alle Altersgruppen und alle Spielstärken von Tennisspielern erreicht wird. Bringen Sie mit Cardio Tennis und der entsprechenden Musik Schwung auf den Tennisplatz und demonstrieren Sie Tennis der etwas anderen Art. Auch beim Cardio Tennis lassen sich Besucher gut integrieren, denn es ist mit den richtigen Übungen für Beginner bestens geeignet und der Spaß steht im Vordergrund. Weitere Infos und lizenzierte Cardio Tennis Trainer finden Sie unter http://www.dtbtennis.de/CardioTennis. Familienolympiade/Koordinationsparcours Auf am besten zwei nebeneinanderliegenden Tennisplätzen werden verschiedene Stationen mit Koordinationsübungen aufgebaut, die Familien absolvieren können. Die Familie mit den meisten Punkten gewinnt. Auch hier sollte ein kleiner Preis vergeben werden (z.B. kostenloses „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 6 von 11 Schnuppertraining für die ganze Familie). Diese Aktion kann über den ganzen Tag oder zu bestimmten angekündigten Zeiten von allen interessierten Familien absolviert werden. Eine Familie kann beispielsweise aus vier Personen bestehen. Stehen nur drei Personen zur Verfügung, macht ein Familienmitglied eine Übung zweimal. Stehen mehr als vier Personen zur Verfügung, wählt die Familie die vier „Spieler" bei jeder Übung aus. Der Koordinationsparcours könnte folgendermaßen aussehen: Ballstaffel, Zielwerfen, Zielschießen, Slalomparcours, Geschicklichkeitsübungen mit dem Tennisball und -schläger und Kleinfeldtennis. Beim Parcours sind Jung und Alt gleichermaßen gefordert. Schnuppertraining Tennis lässt sich am besten selbst ausprobieren. Lassen Sie die Tennisinteressierten zum Schläger greifen und direkt an der Saisoneröffnung mit einem Trainer ein paar Bälle schlagen. Nutzen Sie dazu auch die DTB Einsteigerkonzepte „TennisXpress“ und „Tennis 10’s“. Anschließend können Sie beispielsweise drei Wochen lang Schnuppertraining anbieten oder eine Mustertrainingsstunde verschenken. Show Matches Haben Sie am 24. April schon ein Punktspiel? Kein Problem. Nutzen Sie die Möglichkeit und werben Sie mit attraktivem Tennis auf Ihrer Anlage. Zusätzlich können Sie Showmatches zwischen talentierten Jugendlichen, Spielern der 1. Damen/Herren durchführen und den Besuchern zeigen, wie Tennis aussehen kann. Vielleicht haben Sie auch die Möglichkeit, ein Spiel zwischen zwei Spielern unterschiedlicher Vereine zu organisieren oder einen Profi- oder Kaderspieler aus Ihrer Region zu engagieren. 5 Zeitplan Nach der Auswahl der Aktivitäten und Aktionen erfolgen die Ausarbeitung des Tagesablaufes und die genaue Aufgabenverteilung. Wir empfehlen, einen Ablaufplan zu erstellen, der folgende Punkte berücksichtigt: Einteilung der Anlage: In einem Lageplan der Anlage werden die einzelnen Stationen bzw. Aktivitäten eingezeichnet und verschiedene Bereiche nach definierten Zielgruppen (z.B. Kinder/Senioren) getrennt. Zeitliche Zuordnung: Beginn und Ende einzelner Aktivitäten sind teilweise voneinander abhängig. Es gibt einerseits Stationen, die nahezu ständig in Betrieb sind (z.B. der Infostand des Clubs), andererseits laufen Aktivitäten, die an einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden und zu einem festen Zeitpunkt beendet sind (z.B. der Schaukampf). Es lohnt sich, diese Abläufe in Ruhe durchzuplanen. Personelle Zuordnung: Es ist wichtig, die richtige Person am richtigen Ort einzusetzen. Ein Aktionstag spricht grundsätzlich alle Altersgruppen vom Kind bis zum Senior an. Fragen Sie vorab Ihre ehrenamtlichen Unterstützer und Helfer, welche Altersgruppen sie betreuen möchten. Benötigtes Material: Zu einer guten Vorbereitung gehört auch die sorgfältige Planung des benötigen Materials. Es empfiehlt sich, eine Materialliste (Schläger, Bälle, Musik(anlage), Kleinfeldnetze, etc.) mit genauen Mengenangaben für die jeweiligen Aktionen (Cardio Tennis, Tennis mit Einsteigern etc.) zu erstellen. Es spart viel Zeit und Arbeit, wenn alle Materialien am Aktionstag vorhanden sind. Tipp: Viele Materialien können Sie sich auch bei Ihrem Landesverband kostenlos ausleihen. „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 7 von 11 Beispielhaftes Tagesprogramm Deutschland spielt Tennis! Der TC Musterstadt spielt mit Vereinslogo Aktionsprogramm, 24. April 2016 12.00 Uhr: Eröffnung des Aktionstages mit unserem Vereinspräsidenten Hr. Michael Schulz (Clubterrasse) 12.30 Uhr: Schnuppertennis für alle Interessierten und Altersstufen (Plätze 1, 2) 12.45 Uhr: Unsere Jüngsten stellen sich vor – U10 Vielseitigkeitswettbewerb (Platz 3) 13.00 Uhr: Beach Tennis (Beach Tennis Anlage) 13.30 Uhr: Cardio Tennis (Platz 1) 13.45 Uhr: Kleinfeldturnier bis U14 (Platz 2) 14.00 Uhr: Abnahme des DTB Tennis-Sportabzeichens für alle Interessierten und Altersstufen (Plätze 3, 4) 14.15 Uhr: Probetraining für Kinder mit unserem A-Trainer Thomas Schuster (Platz 5) 14.30 Uhr: „The Wall“ – Geschicklichkeits- und Ausdauerwettbewerbe, Volley und Grundschläge für alle Interessierten und Altersstufen (Ballwand) 15.00 Uhr: Showmatch – Laura Müller gegen Sarah Meyer (beide LK 1, TC Musterstadt) (Platz 1) 16.00 Uhr: Schleifchenturnier für alle Interessierten und Altersklassen (Plätze 2, 3, 4) 16.30 Uhr: Probetraining für Erwachsene mit unserem A-Trainer Thomas Schuster (Platz 5) 17.30 Uhr: Siegerehrung und Auslosung der Preise (Clubterrasse) Ganztägige Aktionen und Highlights: Tombola mit attraktiven Preisen unserer Partner und Sponsoren (Clubterrasse), Aufschlagmessgerät (Platz 6), Kinderhüpfburg (Platz 7) Verpflegung: Steaks und Würstchen vom Grill, dazu verschiedene Salate, nicht-alkoholische und alkoholische Getränke (ab 13.00 Uhr, Clubterrasse), großes Kuchenbuffet, Kaffee (ab 16.30 Uhr, Clubterrasse) 6 Öffentlichkeits- und Pressearbeit Ihr Aktionstag wird dann erfolgreich sein, wenn viele Besucher den Weg auf Ihre Anlage finden. Die Besucherzahl kann durch eine aktive Bewerbung deutlich gesteigert werden. Werbung mit Plakaten: Hängen Sie die Plakate mehrere Wochen vor Ihrem Aktionstag an hoch frequentierten Plätzen (zum Beispiel lokale Geschäfte, Banken, öffentliche Plätze, Schulen, Bahnhof) auf. Damit potentielle neue Mitglieder auf Ihre Plakate aufmerksam werden, ist der richtige Standpunkt wichtig. Sie können die Plakate beispielsweise in den Schaufenstern von Geschäften (z.B. Sportgeschäften) platzieren. Eine weitere Alternative ist das Anbringen an öffentlichen Schlüsselpunkten wie Kreuzungen o. ä. Sie können Ihre Plakate auch als Wegweiser zu dem Aktionstag in Ihrem Verein nutzen. Tipp: Beachten Sie beim Aufhängen von Plakaten an öffentlichen Orten bitte eventuelle Vorschriften des Ordnungsamtes und/oder der Stadt. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Stellen Sie Kontakt zu lokalen oder regionalen Zeitungen, eventuell auch zum Radio oder TV in Ihrer Nähe her und informieren Sie diese über Ihren Aktionstag. Die Medien können vor dem Aktionstag Werbung in Form von Artikeln oder Gewinnspielen machen sowie vom Aktionstag exklusiv berichten. Des Weiteren können Sie in regionalen Zeitungen und Zeitschriften über Ihren Verein Anzeigen schalten. Weitere Informationen und Hilfe hinsichtlich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit finden Sie im Presseleitfaden auf der folgenden Seite. „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 8 von 11 Anschreiben der Vereinsmitglieder: Es empfiehlt sich, Ihre bestehenden Vereinsmitglieder persönlich zur Saisoneröffnung einzuladen. Tipp: Rufen Sie in Ihrem Einladungsschreiben dazu auf, Familienmitglieder, Freunde, Bekannte und Arbeitskollegen mitzubringen. Darüber hinaus können Sie auch ehemalige Mitglieder, Ehrenmitglieder, Partner/Sponsoren, etc. zu Ihrem Aktionstag einladen. Weitersagen: Das Weitersagen ist ein sehr effizientes Mittel, eine Botschaft zu verbreiten oder Veranstaltungen wie „Deutschland spielt Tennis!“ bekannt zu machen. Von daher ist es von großer Bedeutung, dass die Vereinsmitglieder gut über den Aktionstag informiert sind und vielen Familienmitgliedern, Freunden, Bekannten und Arbeitskollegen positiv von der Veranstaltung berichten. Das Internet als Werbequelle: In der heutigen Zeit setzt sich das Internet als Werbequelle immer mehr durch. Neben einer aktiven Bewerbung auf der eigenen Vereinshomepage sollten Sie darüber hinaus auch Werbung in den Sozialen Netzwerken, wie Facebook in Betracht ziehen. So können Sie die Reichweite der Bewerbung Ihrer Saisoneröffnung steigern und gleichzeitig neue Zielgruppen ansprechen. Kooperation Schule – Verein: Rücksprachen mit den örtlichen oder regionalen Schulen und deren Sportlehrern erschließen ein großes Potenzial. Im Rahmen des Sportunterrichts kann im Vorfeld von „Deutschland spielt Tennis!“ zum Beispiel ein Probetraining veranstaltet werden, was Ihre Saisoneröffnung wiederum aktiv bewirbt. Anschließend können Sie Plakate in der Schule und/oder in der Sporthalle der Schule aufhängen. Denken Sie auch schon an die ganz Kleinen und machen Sie im Kindergarten Werbung. Hier bietet sich beim Aktionstag zur Ball- und Bewegungsschulung an. Tipp: Weitere Informationen und Hilfe zur Kooperation Schule – Verein erhalten Sie unter www.deutschlandspielttennis.de oder bei Ihrem Landesverband. Presseleitfaden Pressewart/Pressereferent: Im ersten Schritt gilt es, eine Person in Ihrem Organisationsteam zu identifizieren, die sich darum kümmert, dass die Medien im Umfeld Ihres Tennisvereins auf Ihre Saisoneröffnung aufmerksam werden und später ausführlich davon berichten. Aufgabe des zuständigen Pressewarts/Pressereferenten ist es, die Pressearbeit im Vorfeld sowie während der Veranstaltung zu koordinieren und allen relevanten Medien als zentraler Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Pressereferent immer gut und vollständig informiert ist, er/sie ist das „Sprachrohr“ Ihrer Veranstaltung. Erstkontakt zu Medien: Sobald Ihr Programm für den Aktionstag „Deutschland spielt Tennis!“ feststeht, sollten Sie den Kontakt zu relevanten Medien im Umfeld Ihres Vereins (lokale/regionale Zeitungen und Zeitschriften, eventuell Radio und TV) herstellen und Ansprechpartner identifizieren (Tipp: Tauschen Sie immer die Kontaktdaten aus). Informieren Sie die Journalisten gut über Ihren Aktionstag, ein erster Schritt könnte dann eine gemeinsame Pressemitteilung sein. Ankündigung und Vorbereitung Ihres Aktionstages: Spätestens eine Woche vor Ihrer Saisoneröffnung „Deutschland spielt Tennis!“ sollten Sie Ihren Kontaktpersonen alle wichtigen Informationen zu Ihrer Veranstaltung in Form einer Pressemitteilung (Versand postalisch oder per E-Mail) zur Verfügung stellen. Zusätzlich sollten Sie die Ankündigung auf der Homepage Ihres Vereines veröffentlichen. Kontaktieren Sie die Adressaten Ihrer Pressemitteilung im Anschluss an den Versand und fragen Sie nach, ob die Mail bzw. das Fax angekommen ist und ob Sie Fragen oder Unklarheiten klären können. Journalisten von Zeitungen und Zeitschriften sollten Sie – sofern vorhanden – Bildmaterial von Ihrem Tennisverein bzw. aus Ihrem Vereinsleben (z.B. Tag der offenen Tür) anbieten. Ein redaktioneller Bericht mit Bild sorgt für mehr Aufmerksamkeit beim Leser. „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 9 von 11 Zusätzlich können Sie Ihrem Ansprechpartner im Anhang einen Ablaufplan zur Verfügung stellen, der einen Überblick über Ihr Programm und die verschiedenen Anfangszeiten bietet. Die Journalisten entscheiden selbständig, welcher Teil der Veranstaltung für sie relevant ist und wann sie Ihren Aktionstag besuchen Verschaffen Sie sich darüber hinaus einen Überblick, welche Medienanstalten und -vertreter Ihre Saisoneröffnung besuchen werden, führen Sie diesbezüglich zum Beispiel eine Liste. Zudem bietet es sich an, mögliche Interviews im Vorfeld zu besprechen und anschließend in Ihrem Verein zu koordinieren. Tipp: Im Fall, dass eine Medienanstalt/ein Medienvertreter Ihre Saisoneröffnung nicht besuchen kann, bleiben Sie dennoch in Kontakt. Bieten Sie zum Beispiel Bildmaterial an. Betreuung der Journalisten während der Veranstaltung: Damit die Journalisten Ihren Aktionstag und damit auch Ihren Verein in guter Erinnerung behalten, sollten Sie eine gute Betreuung vorweisen. Stehen Sie den Journalisten während der gesamten Veranstaltung als Ansprechpartner zur Verfügung. Unterstützen Sie die Medienvertreter bei ihrer Arbeit, helfen Sie beispielsweise bei der Koordination von Interviews oder Fotos und bei der Beschaffung fehlender Informationen. 7 Nachbereitung Nach dem Aktionstag gilt es, neu gewonnene Mitglieder dauerhaft an den Verein zu binden. Zur Bewältigung dieser Herausforderung stellen wir Ihnen im Folgenden die fünf grundlegenden Säulen der Mitgliederbindung vor. Mitgliederpflege durch Kommunikation: Setzen Sie auf attraktive Internetseiten, vereinsinterne Newsletter oder Aushänge im Clubhaus. Gehen Sie Kooperationen ein: Hierfür eignen sich aufgrund des ausgedehnten Nachmittagsunterrichts insbesondere auch Schulen. Aber auch Kindergärten oder Sportfachgeschäfte bieten neue Möglichkeiten für Ihren Verein. Achten Sie auf eine saubere und gepflegte Tennisanlage: Mit sauberen Räumen und warmen Duschen wird sich jedes Mitglied gleich wohler fühlen. Stärken Sie das Ehrenamt: Vereinsarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn jeder mithilft. Denken Sie daher daran, alle freiwilligen Helfer Ihres Aktionstages z.B. mit einer Urkunde oder einem gemeinsamen Essen zu belohnen. Schaffen Sie zielgruppenorientierte Angebote, mit denen Sie Kinder und Jugendliche, Frauen, Familien, Ü60-Jährige aber auch Anfänger individuell ansprechen. Veranstalten Sie außerdem ein abwechslungsreiches Programm außerhalb des Tennisplatzes und erzeugen Sie so noch mehr Geselligkeit. Beispielhafte zielgruppenorientierte Angebote: o Gruppenkurs für Neumitglieder o Kleine Doppelturniere mit häufig wechselnden Spielpartnern o Kleine Abendveranstaltungen o Patenschaften o Spielpartnervermittlung o Leihausrüstung o Gutscheine für ein Folgetraining Nachfassen bei Unentschlossenen Viele Besucher wollen oder können sich am Aktionstag nicht zu einer Mitgliedschaft oder einem Probetraining entscheiden. Deshalb sollten Sie alle Interessierten nach dem Aktionstag noch einmal kontaktieren und nachfragen. Notieren Sie sich hierzu unbedingt die Kontaktdaten der potentiellen Neumitglieder und bieten Sie einen attraktiven Einstiegsbeitrag oder eine kostenlose Schnuppermitgliedschaft für einen begrenzten Zeitraum an. Einen Leitfaden mit weiteren Tipps zur Mitgliederbindung für Trainer und den Vorstand finden Sie unter http://www.dtb-tennis.de/Vereinsservice. „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 10 von 11 8 Ansprechpartner Deutscher Tennis Bund e.V. // Hallerstr. 89, 20149 Hamburg Tel.: 040 41178-0 // E-Mail: [email protected] Landesverband Kontakt Badischer Tennisverband e.V. / Jahnstr. 4, 69181 Leimen Tel.: 06224 9708-0 [email protected] [email protected] Bayerischer Tennis-Verband e.V. / Georg-Brauchle-Ring 93, 80992 München; Tel.: 089 15702-640 [email protected] [email protected] Tennis-Verband Berlin-Brandenburg e.V. / Hüttenweg 45, 14195 Berlin; Tel.: 030 89728730 [email protected] [email protected] Hamburger Tennis-Verband e.V. / Bei den Tennisplätzen 77, 22119 Hamburg; Tel.: 040 6512973: [email protected] [email protected] Hessischer Tennis-Verband e.V. / Auf der Rosenhöhe 68, 63069 Offenbach; Tel.: 069 984032-0 [email protected] Tennisverband Mecklenburg-Vorpommern e.V. / Grubenstr. 47, 18055 Rostock ; Tel.: 0381 4031164 [email protected] [email protected] Tennisverband Mittelrhein e.V. / Merianstr. 2-4, 50769 Köln Tel.: 0221 705868 [email protected] [email protected] Tennis-Verband Niederrhein e.V. / Hafenstr. 10, 45356 Essen Tel.: 0201 269981-10 [email protected] [email protected] Niedersächsischer Tennisverband e.V. / Am Triftweg 3, 31162 Bad Salzdetfurth; Tel: 05063 9087-0 [email protected] [email protected] Tennisverband Nordwest e.V. / Achterdiek 160, 28355 Bremen Tel.: 0421 2052166 [email protected] Tennisverband Rheinland-Pfalz e.V. / Katzenberg 9, 55126 Mainz Tel.: 06131 9404-0 [email protected] Saarländischer Tennisbund e.V. / Hermann-Neuberger-Sportschule 6, 66123 Saarbrücken; Tel.: 0681 3879-266 [email protected] Sächsischer Tennis Verband e.V. / Abtnaundorfer Str. 47, 04347 Leipzig; Tel.: 0341/2300790 [email protected] [email protected] Tennisverband Sachsen-Anhalt e.V. / Salzmannstr. 25, 39112 Magdeburg; Tel.: 0391 6239-109 [email protected] [email protected] Tennisverband Schleswig-Holstein e.V. / Winterbeker Weg 49, 24114 Kiel ; Tel.: 0431 6486-123 [email protected] [email protected] Thüringer Tennis-Verband e.V. / Buttelstedter Str. 96, 99427 Weimar; Tel.: 03643 441060 [email protected] Westfälischer Tennis-Verband e.V. / Westicker Str. 32, 59174 Kamen; Tel.: 02307 92460-0 [email protected] [email protected] Württembergischer Tennis-Bund e.V. / Emerholzweg 79, 70439 Stuttgart; Tel.: 0711 98068-0 [email protected] [email protected] „Deutschland spielt Tennis!“ 2016 - Aktionsideen Seite 11 von 11
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