Zeitmanagement

Seminar
Zeitmanagement
Prof. Dr. Carsten Lecon
(aus dem Vorlesungsrepertoire von Prof. Dr. Schmidt,
mit vielen Ergänzungen)
Bildquelle: http://www.tqm.comhttp://www.tqm.com
Zeitmanagement
Bildquelle: http://www.stangl-taller.at/ARBEITSBLAETTER/LERNTECHNIK
Literatur
• (Viel Literatur….)
• http://www.zeitzuleben.de/inhalte/be/arbeitsmethoden/zm_1_was.html
• http://www.rhetorik.ch/Zeitmanagement/Zeitmanagement.html
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 3
Übersicht
1.
Warum Zeitmanagement?
–
2.
Zeitplanung
–
–
–
–
Carsten Lecon
Zeit, Aufgaben/ Termine, Zeitdiebstahl, …
Bestandsaufnahme
Zeitplanungsmethoden
Zeitspartipps
(Technische) Hilfsmittel
SS 2016
Seminar/ 4
Warum Zeitmanagement?
• Unwichtige Aufgaben fressen viel Zeit,
wichtige Aufgaben bleiben liegen
(vgl. „procrastinate“ - Prokrastination)
• Das Privatleben (oder der Puffer) wird
vernachlässigt
• Langfristige Aktivitäten (z.B. Weiterbildung)
unterbleiben
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 5
Warum Zeitmanagement?
• Seneca (1-65 n.Chr.):
– „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es
ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen!
– Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abgeluchst
und was übrig bleibt, verliert sich unbemerkt!
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 6
Einige Symptome
•
•
•
•
Sie arbeiten oft am Wochenende
Sie machen oft Überstunden
Sie haben keine Zeit für das Mittagessen
Der Stapel mit ungelesenen Zeitschriften wird
immer höher
• Sie haben schon lange keinen Urlaub mehr
gemacht
• etc.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 7
Stresspsychologie
• In Stresssituationen konzentrieren wir uns in
erster Linie auf die Hindernisse und belasten
uns damit
 Zeitempfindung wird durch unsere Einstellung
beeinflusst
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 8
Was ist Zeit?
• Einstein:
– "Zeit ist das, was man auf der Uhr abliest."
• Augustinus:
– "Wenn mich niemand fragt, so weiß ich es; will ich es
jemandem erklären, so weiß ich es nicht."
• Wörterbuch:
– „Phänomen der Veränderung, das als Übergang von der
Vergangenheit über die Gegenwart in die Zukunft
wahrgenommen wird“
– „Ablauf des Geschehens“
– Etc.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 9
Was ist Zeit?
• Zeit ist eine nicht vermehrbare Größe
• Die verfügbare Menge Zeit ist
–
–
–
–
völlig unelastisch
verderblich
nicht lagerfähig
nicht substituierbar
„Gummi-Minute“
• Der fürsorgliche Umgang mit Zeit ist
Kennzeichen effektiver Führungskräfte
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 10
Das Verhalten zur Zeit
• Der Mensch besitzt kein Gefühl für Zeit
– stark subjektiv: Wartezeit oder „Flow“
– sehr fehleranfällig
• Die wirkliche Verwendung von Zeit weicht
meist stark von der angenommenen ab
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 11
Unpünktlichkeit
• Unpünktlichkeit vergeudet die Zeit anderer
• Es gibt kein Recht, die Zeit anderer zu
vergeuden (Zeit = Geld)
• Implizite Message der chronisch Unpünktlichen
an die Pünktlichen:
– meine Aufgabe ist wichtiger als Eure
– meine Zeit ist wertvoller als Eure
– ich bin wichtiger als Ihr
• Zitat Bob Hope (Komiker, Schauspieler, Entertainer – 1903-2003)
– „Pünktlichkeit ist die Kunst, richtig abzuschätzen, um
wie viel der andere sich verspäten wird.“
Bildquelle: http://gentleys.com/wp-content/uploads/
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 12
Womit verbringen wir unsere Zeit?
•
Termine
– Zeitpunkt und Dauer fixiert
• nicht verschiebbar
• nicht unterbrechbar
– örtlich gebunden
– Vorlauf notwendig
• Vorarbeiten
• Anfahrt
– Nachlauf notwendig
•
Aufgaben
– Abschlussdatum ist meist
festgelegt
• verschiebbar
• unterbrechbar
– möglicherweise örtlich
variabel
– Vor- und Nachlauf
reduzierbar
• mehrere Aufgaben am
gleichen Ort
• gemeinsame
Vorbereitung
• Abreise
• Nacharbeiten
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 13
Arten von Aufgaben
•
Atomare Aufgaben
– bleiben unerfüllt, wenn
man versucht, sie zu
splitten
– Beispiele:
• Personalgespräche
• Besprechungen
• Konzeptentwicklung
– Folgen des Splittens:
• im weniger schlimmen
Fall: noch mal von vorne
• im schlimmsten Fall:
10min Personalgespräch
im Jahr, das kann ich
woanders besser
haben…
Carsten Lecon
• Zusammengesetzte
Aufgaben
– lassen sich sinnvoll in
durchführbare
Teilaufgaben zerlegen
– Zerlegung häufig
Voraussetzung für
erfolgreiche Erfüllung
– Ggf. Abhängigkeiten
von anderen Personen/
Ereignissen
SS 2016
Seminar/ 14
Fragmentierung von Zeit
• 10 * 1 Stunde ≠ 10 Stunden
• Bei ungünstigen Aufgabenwechseln
Zeitaufwand für Vor- und Nachlauf
(„Rüstkosten“)
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 15
Verwaltungskosten von Terminen und
Aufgaben
• Termine und Aufgaben, die nicht sofort anstehen,
müssen verwaltet werden
–
–
–
–
Gedächtnis
Aufschreiben
Eintragen in Kalender
Eingeben in PDA/ Computer
• Die Verwaltungskosten von kleinen Aufgaben können
größer sein als die der eigentlichen Erledigung.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 16
Aufgabenerfüllung von externen
Faktoren abhängig
• Externe Ressourcen, Genehmigungen, etc.
sind zur Aufgabenerfüllung notwendig

– Aufgaben lassen sich nicht beliebig anordnen
– es ist besondere Reihenfolge notwendig
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 17
Zeitdiagnose
• Abweichungen zwischen der subjektiv wahrgenommen
und der objektiv gemessen Zeitaufwendung erfordert
regelmäßige Protokollierung der Zeitverwendung
• Sollte regelmäßig wiederholt werden
• Forschen Sie auch nach:
–
–
–
–
Zeitdieben
wiederkehrenden und Dauerkrisen
häufigen Sitzungen
…
Bildquelle: http://www.studienstrategie.de/wp-content/uploads/2013/08/Zeitdieb.png
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 18
Zeitdiebstahl erkennen
• Spielchen im Büro
– Das Ja-Aber-Spiel
– Das Blöd-Spiel
– Gerichtssaal-Spiel („Schwarzer Peter für Erwachsene“)
• Unpünktlichkeit
Bildquelle: http://fudder.de/fileadmin/media/images/20110615spaet01.jpg
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 19
Sich wiederholende Krisen oder
Dauerkrisen
• Wenn ständig oder wiederholt wegen des
gleichen Anlasses Lastspitzen entstehen, sind
mangelndes Konzept und mangelnde
Vorausschau die Ursache
• Managementversagen!
• Aufgabe des Managements: wiederkehrende
Herausforderungen zu Routinefällen machen
Bildquelle: http://img.docstoccdn.com/thumb/orig/115713807.png
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 20
Häufige Sitzungen
• Sitzungen sind (meist) Ausdruck dafür, dass
die Arbeit (noch) nicht richtig organisiert ist.
„Meet-O-Meter“ (http://www.meet-o-meter.de/)
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 21
Besprechungen verbessern
• Nur beteiligte Personen einladen
• Vorab Tagesordnung erstellen
– und vorab verschicken
•  Vorbereitung des Sprechers und Betroffene
– Begrenzung der Sprechzeiten pro Punkt
• Abschluss eines Punktes:
– Aufgabe + Verantwortliche/r
– danach keine Diskussion mehr
• Regelmäßige Sitzung bei fehlenden Themen
ausfallen lassen
Bildquelle: http://www.german-business-etiquette.com/img/30-efficient_meetings300.jpg
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 22
Zeitplanung
• Übersicht:
–
–
–
–
Bestandsaufnahme
Zeitplanungsmethoden
Zeitspartipps
(Technische) Hilfsmittel
Bildquelle: http://www.simplify.de/uploads/pics/zeitplanbuch_uhr.GIF
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 23
Bestandsaufnahme
• Erstellen Sie sich einen Überblick über Ihre
momentane Lebenssituation.
• Überprüfen Sie diese erste Bestandsaufnahme
mit einem Zeitprotokoll.
• Analysieren Sie Ihr Zeitprotokoll.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 24
Zeitplanung
• Planung spart Zeit.
• Planen Sie täglich 5-15 Minuten.
• Sie können auch einen Wochenplan erstellen;
– muss ggf. aktualisiert werden.
• Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich und
ergebnisorientiert.
• Notieren Sie auch die Voraussetzungen.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 25
Zeitplanung
• Unterscheiden Sie wichtige und dringende
Aufgaben.
• Vier Aufgabenklassen:
–
–
–
–
Carsten Lecon
A: dringend und wichtig
B: momentan nicht dringend, aber für die Zukunft wichtig
C: dringend, langfristig aber nicht wichtig
D: nicht dringend und nicht wichtig
SS 2016
Seminar/ 26
Zeitplanung
• ABC-Analyse nach Seiwert:
– Optimale Dauer sowie optimale Erledigungszeit:
– Optimal:
– Realität (meistens):
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 27
Zeitplanung
• ALPEN-Methode nach Seiwert:
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 28
Selbst- und Zeitmanagement
• DIN A6-Informationssystem („DAISY“)
– Alle Informationen auf DIN6-Zetteln
– Eingeordnet in bunte Klarsichtmäppchen:
• rot: heute aktuell, in Bearbeitung, ggf. Terminplan
• gelb: noch nicht erledigt, in Bearbeitung;
pro Thema ein Mäppchen
• blau: Namen, Adressen, Telefonnummern, Landkarten, Fahrpläne
• weiß: Fakten, know how, stabile Information;
pro Thema ein Mäppchen
• violett: persönliche Ziele und Strategien
• grün: Archiv (bspw. Spesenbelege)
– Annotation oben rechts mit Assoziationsbegriff
Bildquelle: http://www.daisyclub.ch/
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 29
Zeitplanung
•
•
•
•
•
Planen Sie die geschätzte Dauer Ihrer Aufgaben.
Überlegen Sie sich, wann Sie die Aufgabe erledigen.
Schätzen müssen Sie wahrscheinlich erst lernen.
Planen Sie unbedingt Pufferzeit mit ein.
Tipp: Planen Sie in Blöcken.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 30
Zeitplanung
Innere Störungen
• Psychisch bedingte
Störungen:
–
–
–
–
Carsten Lecon
Unlust
Übermüdung
Ängste, Sorgen
Schwatzhaftigkeit
• Selbst verursachte
Störungen:
– Unordnung am eigenen
Arbeitsplatz
– Schlechte Zeiteinteilung
– Langsamkeit,
Weitschweifigkeit
– Scheinarbeit
– Ungenügende
Fertigkeiten
SS 2016
Seminar/ 31
Zeitplanung
Äußere Störungen
•
Störungen durch Personen
– Durch Vorgesetzte,
Kollegen, Kunden,
Mitbürger (z.B.
Telefonanrufe,
unangemeldete Besuche)
– Emails
– Normale soziale Kontakte
Carsten Lecon
•
Störungen durch Reize
– Schlecht klimatisierter
Arbeitsraum
– Luftzug
– Rauch
– Unordnung
– Geräusche, Lärm,
ungeliebter „Musikteppich“
– Visuelle Reize (Sonne,
Notizzettel, Lichtquellen)
– Sexuelle Reize (Bilder,
Personen)
– Gerüche (Parfüm,
Mundgeruch)
– Kleidung (die uns stört)
SS 2016
Seminar/ 32
Zeitplanung
Kontrolle
•
•
•
•
Kontrollieren Sie Ihre Tagesplanung.
Lernen Sie aus Ihren Fehlplanungen.
Beim Planen ist Flexibilität gefragt, aber:
Ein bisschen Disziplin ist nötig.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 33
Zeitplanung
Persönliche Ziele
• Finden Sie Ihre Ziele und was Sie erreichen wollen
• Lebensbereiche:
–
–
–
–
–
Persönlich
Finanziell
Beruflich
Familie
Gesellschaftlich
• Ihre Ziele – und nicht die von anderen!
• Zu wissen, was wir wollen, gibt uns Orientierung für
unsere zukünftige Zeitplanung.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 34
Zeitspartipps (1/6)
• Vermeiden Sie Unterbrechungen
– Bleiben Sie konsequent bei Ihrer momentanen
Aufgabe.
– Sorgen Sie dafür, ungestört zu bleiben.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 35
Zeitspartipps (2/6)
• Planen Sie ausdrücklich „stille Stunden“ mit ein
– Besondere Termine für Ihre stillen Stunden
– Bitten Sie andere, Ihnen dabei zu helfen, Ihre stillen
Stunden zu haben.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 36
Zeitspartipps (3/6)
• Nutzen Sie Ihre Leistungshochs
– Bestimmen Sie Ihre persönliche Leistungskurve.
– Legen Sie wichtige Aufgaben in Ihr Leistungshoch.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 37
Zeitspartipps (4/6)
• Halten Sie sich an Ihre Zeitlimits
– Wir brauchen in der Regel immer so lange, wie wir
Zeit haben.
– Zeitlimits fokussieren unseren Arbeitsstil.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 38
Zeitspartipps (5/6)
• Teilen Sie große Aufgaben in sinnvolle
Teilaufgaben ein.
„Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt“
Chinesisches Sprichwort
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 39
Zeitspartipps (6/6)
• Hören Sie auf, Aufgaben vor sich her zu
schieben.
– Fangen Sie klein an.
– Belohnen Sie sich für erledigte Aufgaben.
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 40
Zeitplanung
Technische Hilfsmittel
• Übersicht
–
–
–
–
–
Carsten Lecon
Warum Hilfsmittel?
Terminkalender/ Zeitplaner
Zeitplanungssoftware
Groupware
PDA
SS 2016
Seminar/ 41
Warum Hilfsmittel?
• Sicherheit
– Termine und Aufgaben gehen nicht verloren.
– Backup bei einigen Hilfsmitteln möglich.
• Entlastung
– Sie brauchen Ihren Kopf zum Denken und nicht (nur) als
Terminspeicher.
• Informationsaustausch mit anderen
– Papierkalender lassen sich kopieren.
– Elektronische Weiterleitung von Terminen und Aufgaben
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 42
Terminkalender/ Aufgabenliste auf
Papier
• Vorteile:
– Ubiquität
– Keine Batterien, keine Software, keine Einarbeitung
– Snapshots durch Kopieren
• Nachteile:
– Probleme beim Löschen, Ändern, etc.
– Replikation aufwändig (Abschreiben und Abgleichen)
– Termin-/Aufgabenplanung mit anderen zusammen
sehr aufwändig
• Anrufe, Betätigungen, Irrtümer
– Verlustrisiko
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 43
Zeit-/ Aufgabenplanungssoftware
• Vorteile:
– Dynamische Anordnung, Erweiterung, etc.
• Nachteile:
– Terminfindung manuell
– Termin-/Aufgabenplanung mit anderen zusammen
sehr aufwändig
• Anrufe, Betätigungen, Irrtümer
– Information an PC gebunden
– Verlustrisiko
Bildquelle: http://www.planningpme.de
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 44
Groupware
•
Integration von
– Kommunikation (E-Mail)
– Termin- und Aufgabenplanung (todo‘s)
– Ressourcen
•
Vorteile:
– Vereinfachung der Terminplanung
• Termin-/ Aufgabenanfragen
• Frei-/ Belegtzeiten sichtbar
– Replikatbildung auf Notebook möglich
•
Nachteile:
– Keine Ubiquität
• PC etc. zur Teilnahme notwendig
• Netzwerkverbindung notwendig
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 45
Groupware
•
Integration von
– Kommunikation (E-Mail)
– Termin- und Aufgabenplanung (todo‘s)
– Ressourcen
•
Vorteile:
– Vereinfachung der Terminplanung
• Termin-/ Aufgabenanfragen
• Frei-/ Belegtzeiten sichtbar
– Replikatbildung auf Notebook möglich
•
Nachteile:
– Keine Ubiquität
• PC etc. zur Teilnahme notwendig
• Netzwerkverbindung notwendig
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 46
PDA, Smartphone, etc.
• Vorteile:
– Ubiquität
– Ggf. Replikat auf PDA
– Integration mit Groupware möglich
• Dauernde Anbindung mit Mobilfunk
• Nachteile:
– Verlustrisiko
– Akkulaufzeit
– Gemeinsame Terminverwaltung nur mit Netzverbindung
Bildquellen: http://www.uniquestore.de, http://www.navigation-professionell.de/wp-content/uploads/2007/10/i780-internationell-version3.JPG
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 47
Zusammenfassung
• Strategien:
– Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen.
– Große Aufgaben in kleine Teilaufgaben spalten.
– Bestimmte Aufgabe an andere abgeben (Delegieren).
• Zitat Stefan Klein („Wie Zeitsparen Zeit raubt“,
Bild der Wissenschaft, 1/2008):
– „Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben,
sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind.“
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 48
Abschluss
• Planen Sie Ihre Zeit.
• Planen Sie zielorientiert
(„das möchte ich erreichen“).
• Auch Freizeit- und Pufferzeiten
berücksichtigen.
• Am besten schriftlich/ elektronisch
• Gefahren:
– Keine Zeit mehr für weitere wichtige Tätigkeiten
– Tätigkeiten werden „vergessen“ (auch private!)
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 49
Abschließendes Zitat
„An Zeit fehlt es uns vor allem dort, wo es uns
am Wollen fehlt.“
(Ernst Ferstl; österreichischer Lehrer und Autor)
Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit!
Carsten Lecon
SS 2016
Seminar/ 50

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