仕様書 - 国際交流基金

仕様書
独立行政法人国際交流基金
日本研究・知的交流部
企画調整・米州チーム
1.件名
『Summer Institute in Japan 2016』実施に係る国際航空券手配及び国内接遇業務一式
2.期間
（1）実施期間：平成 28 年 7 月 28 日～8 月 1 日（オプショナル・ツアーを含めると 8 月 3
日まで）
（最大 7 日間）
（2）契約期間：契約締結日から平成 28 年 12 月 31 日まで
3.金額記載方法
落札決定に当たっては、入札書に記載された金額のうち、国内接遇業務分に当該金額の
8％に相当する額を加算した金額（当該金額に 1 円未満の端数があるときは、その端数金額
を切り捨てるものとする）に国際航空券手配分の金額を合算した金額をもって落札価格と
するので、入札参加者は消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、
国内接遇業務分として見積もった金額の 108 分の 100 に相当する金額を入札書に記載する
こと。
国内接遇業務部分、国際航空券手配業務部分及び運営管理費の内訳と算出方法を明示し
た上で、円貨額を記載する。見積金額が外貨建てとなる場合、平成 28 年 3 月 31 日東京外
国為替市場電信売相場 TTS（１USD＝113.68 円）にて換算した円貨額を記入すること。また、
入札金額内訳書に外貨での表記も行うこと。
4.業務内容：国際航空券手配及び国内接遇業務一式
日程案（本書別紙）及び以下の条件に基づき、本件事業に参加する国内外からの参加者
及び随行者分の日本国内滞在部分に係る接遇業務及び海外からの参加者の国際航空券手配
業務を行う。担当者は、記載の業務内容を円滑に遂行するための調整能力を保持し、海外
参加者に対し業務上必要な連絡・調整が可能な英語力を備えていることを必須とする。ま
た、仕様書他で示す日程等の詳細については暫定的なものであり、契約締結後においても
協議の上、変更を指示する可能性がある。また、参加者及び随行者については実際には数
名の増減可能性がある。
Ａ．国際航空券手配
東京（成田国際空港）と以下の 8 都市の 22 名分（予定人数）の往復国際航空券を直行最
短経路にてディスカウント航空運賃（クラスの種別は以下のとおり）で手配する。入札時
点で予約が必ず確保できる金額を入札金額とする。渡航者が確定後、最終的な発着外国都
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市を原則として平成 28 年 5 月末までに通知する。

ビジネスクラス：2 名
ニューヨーク（米国）
：1 名、マニラ（フィリピン）
：1 名

エコノミークラス：20 名
ジャカルタ（インドネシア）
：2 名、クアラルンプール（マレーシア）
：2 名、バンコク（タ
イ）
：2 名、ハノイ（ベトナム）
：2 名、マニラ（フィリピン）
：2 名、シンガポール（シンガ
ポール）
：2 名、ニューヨーク（米国）：4 名、ロサンゼルス（米国）：4 名
ア．参加者が、平成 28 年 7 月 28 日(木)19 時までに都内ホテルに到着し、チェックイ
ンできる国際航空券を手配すること。帰途については、8 月 1 日(月)16 時以降に
成田国際空港を出発する便であること。
（なお、オプショナル・ツアー参加者につ
いては、8 月 3 日(火)に成田国際空港を出発することになるため、原則として平成
28 年 5 月末までに該当者名を通知する予定である。
）
イ．契約締結後、日時、使用経路、航空会社、便名等について基金から変更を指示し
た場合で、それが入札時に提示した金額を上回る場合は、事前に基金の承認を得
るものとする。
ウ．航空会社は、定時運行、安全性、および旅客サービスにおいて一定の質が保証さ
れた FSC(Full Service Carrier) の主要な航空会社とする。
エ．査証申請料を除く、日本国内空港税、航空保険料、燃油サーチャージ、旅客保安
サービス料等込みの料金とする。
オ．査証申請料や現地でしか支払えない海外の空港税・出国税等、参加者が出発国で
立替払する必要がある代金については、来日時に領収書等の証拠書類と引き換え
に現金（円貨）で立替え、参加者に支給する。この際の円貨換算のレートについ
ては後日指示する。なお、これらの立替金は別途精算するものとし、契約金額に
含めない。
カ．手配した航空券について欠航・遅延などの異同が発生した場合は、必要な代替手
段を速やかに取るとともに、参加者が来日後の場合には参加者本人への連絡を直
接行うこと。
キ．発券方法は E-Ticket もしくは PTA とし、往復航空券ともに出発日までに本人が受
け取るように手配し、事前に参加者へメール連絡を行うこと。
ク．搭乗者氏名、利用空港並びに旅券番号等は、原則として平成 28 年 5 月末までに通
知する。
なお、旅程等の詳細については、契約締結後においても、協議の上、変更を指示するこ
とがある。その際発生する追加金額に関しては、事業終了後に実費精算することとする。
Ｂ．国内接遇業務
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（1）空港送迎
ア．到着時（7/28）
海外からの参加者 22 名（予定）の日本到着に際し、各自のフライトに合わせ、成田国際空
港から都内宿舎行きのリムジンバス乗車券を手配する。参加者へのリムジンバスへの乗せ
こみのためのミーティングサービスについては、落札業者が行う。必要があれば、空港に
おいて両替のサポートを行う。
イ．帰国時（8/1 または 8/3）
海外からの参加者 22 名（予定）の帰国に際し、各自のフライトに合わせ、東京駅から成田
国際空港行きの成田エクスプレス乗車券及び指定席特急券を手配する。参加者の乗せ込み
のためのミーティングサービスについては、落札業者が行う。
（2）宿舎（都内）手配
ア．7 月 28 日(木)-29 日(金)の 1 泊 2 日で、参加者及び随行者宿泊用の都内宿舎 35 室
を確保する。
イ．宿舎の予算については、朝食付き、諸税・サービス料込みの一人当たり一泊料金
で 20,000 円以下とする。
ウ．1 人 1 室利用の洋室（ツインやダブルの 1 名利用も可）とし、広さは 16 ㎡以上で、
禁煙ルームとする。各客室にバス・トイレが設置されていること。
エ．立地条件等は、29 日(金)午前の湘南国際村（神奈川県三浦郡葉山町上山口 1560-39）
への大型バスでの移動（10 時半までに到着）において利便性のよい場所（所要時
間、主要高速道路への接続等）であり、空港リムジンバスが午前、午後ともに 2
時間に 1 本程度かそれ以上の頻度で到着する場所であること（宿舎が乗降地でな
い場合は、そのような乗降地が徒歩圏内にあること）。
オ．徒歩 10 分圏内にコンビニエンスストアが 1 か所以上あること。
カ．大型バスが徒歩 5 分圏内の場所に駐車可能であること。
キ．ホテル客室内でインターネットへの接続が可能であるか、無料もしくはコイン式
のインターネット使用が可能であること。
ク．フロントにて常時、英語による対応が可能であること。
ケ．参加者の身体的・精神的負担をなるべく軽減し、日本に対し好意的な印象を残せ
るような十分なサービスを受けられるホテルであること。
コ．参加者への事務手続きのため、落札業者担当者が 7 月 28 日(木）15 時～20 時まで
待機すること。
（3）夕食会手配
ア．7 月 28 日(木)19:30 より、上記(3)で手配した宿舎内または徒歩 5 分圏内のレスト
ランにおいて、参加者及び随行者計 40 名分の夕食会を手配する。宿舎近隣レスト
ランを利用する場合は、個室とする。
イ．予算額は、一人当たり 5,000 円以下（飲料込み）とする。室料・サービス料・税
等食事に際して必要な全ての経費を含めること。飲み物は一人につき、アルコール
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またはソフトドリンクを各自選択させて 1 杯提供することとし、積算する。
ウ．宗教や健康上の理由などでの食事制限（ハラールやベジタリアンなど）がある者
にも必ず対応可能であること。
エ．外部関係者など同席者が増える場合は、基金の指示により、その同席者の食事も
一行と同内容でセットし、後日実費精算することとする。
（4）車両借上げ
別紙日程案に従い、国内移動に必要な専用車両を手配する。35 名程度の移動及び荷物運
搬が円滑に行えるバスを手配する。バスには 35 名分（各 1 本、1 日当たり）のミネラルウ
ォーター(500ml)を手配しておくこと（この費用は入札金額に含めることとし、車両借上げ
代に含めて精算する）。有料道路通行料や駐車料は立替金扱いとし、本入札には含めない。
借上げ時間については、以下および日程案（最終ページ）を参照のこと。ただし、本車
両借上げは、8 月 1 日(月)から 3 日(水)までのオプショナル・ツアー用の車両借上げとは別
であり、同件については以下（5）に記載する。
7 月 29 日（半日）
宿舎（都内）→ 湘南国際村
8 月 1 日 (半日)
湘南国際村 → 東京駅
（5）オプショナル・ツアー
8 月 1 日(月)から 3 日(水）までのオプショナル・ツアー実施に際し、以下の業務を行う。
なお、本入札では、参加人数を 20 名と想定して積算に含め、事業終了後に実際の人数に基
づき、実費精算することとする。
ア．鉄道切符手配
(ア)
8 月 1 日(月)13:53 に東京駅を出発し、いわき駅に到着する常磐線特急「ひ
たち」の乗車券及び指定席特急券を人数分確保する。
(イ)
8 月 3 日(水)9:20 にいわき駅を出発し、東京駅に到着する常磐線特急「ひた
ち」の乗車券を人数分確保する。
イ．宿舎手配
(ア)
8 月 1 日(月)-3 日(水)の 2 泊 3 日で、20 室を確保する。
(イ)
宿舎の予算については、朝食付き、諸税・サービス料込みの一人当たり一泊
料金で 12,000 円以下とする。
(ウ)
1 人 1 室利用の洋室（ツインやダブルの 1 名利用も可）とし、広さは 13 ㎡以
上で、禁煙ルームとする。各客室にバス・トイレが設置されていること。
(エ)
徒歩 15 分圏内にコンビニエンスストア又はスーパーマーケットがあること。
(オ)
大型バスが徒歩 5 分圏内の場所に駐車可能であること。
(カ)
ホテル客室内でインターネットへの接続が可能であるか、無料もしくはコイ
ン式のインターネット使用が可能であること。
(キ)
フロントにて常時、英語による対応が可能であること。
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(ク)
参加者の身体的・精神的負担をなるべく軽減し、日本に対し好意的な印象を
残せるような十分なサービスを受けられるホテルであること。
ウ．車両借上げ
8 月 1 日にいわき駅に到着してから、8 月 3 日にいわき駅を出発するまでの間、いわ
き市内を中心とした福島県内移動に必要な専用車両を手配する。20 名程度の移動及び
荷物運搬が円滑に行えるバスを手配する。バスには人数名分（各 1 本、1 日当たり）の
ミネラルウォーター(500ml)を手配しておくこと（この費用は入札金額に含めることと
し、車両借上げ代に含めて実費精算する）。有料道路通行料や駐車料は立替金扱いとし、
本入札には含めない。
エ．視察にかかる業務
8 月 2 日(火)に、参加者が東日本大震災被災地の状況や復興への取組みに理解を深め
るため、いわき市内及び周辺の視察を行うに当たり、主催者が指定・手配する訪問先
を効率的に回る移動ルートを設定する。なお、入場料、拝観料等の支払いが必要とな
る場合は、落札業者が参加者、随行者分をまとめて手配、支払いをする。これについ
ては落札業者による立替金とし、入札金額には含めない。可能な限り各種割引制度を
利用すること。
オ．食事
(ア)
以下について、20 名の食事の手配を行い、入札金額に含める。
種類
日時
昼食
8月1日
移動の車中で食べられるよう弁当を手配
昼食
8月2日
行程中の適当な場所で手配
夕食
8 月 1 日・2 日
宿泊ホテル内または近辺の適当な場所で手配
(イ)
予算額は一人当たり一回、昼食の場合は 1,500 円以上 2,000 円以下で、夕食
の場合は 3,000 円以上 3,500 円以下で、それぞれ手配する。いずれも、室料・
サービス料・税等食事に際して必要な全ての経費を含めること。飲み物は一
人につき、昼食時はソフトドリンク１杯、夕食時はアルコールまたはソフト
ドリンクを各自選択させ 1 杯提供、それらを上記の食事金額に含めること。
季節や土地の特色を活かした食事にすること。事前に基金担当者とメニュー
の確認をすること。
(ウ)
宗教や健康上の理由などでの食事制限（ハラールやベジタリアンなど）があ
る者にも必ず対応可能であること。
(エ)
外部関係者など同席者が増える場合は、基金の指示により、その同席者の食
事も一行と同内容でセットし、後日実費額を精算することとする。
カ．通訳（英語）
・エスコートガイド
(ア)
通訳については、公的な招へい業務に精通しており、業務経験 5 年以上で、
5/9
講義通訳能力を有する、高度な英語逐次通訳者。被災地視察や震災関連の内
容についての通訳経験を持つ者が望ましい。事前にこれまでの業績書を提出
し、国際交流基金の承認を得ること。
(イ)
エスコートガイドについては、国土交通省認定英語通訳案内士試験（平成 18
年度以降については通訳案内士試験）合格者であり、業務経験 3 年以上、米
国及び東南アジアの社会、文化、習慣に理解を示し、要望処理ができる者。
また、団体旅行添乗員としての的確な判断、臨機応変な行動をとることがで
き、訪問先についての基本的な知識を有し、参加者に説明できる者。また、
旅程中の食事について説明ができる者。ただし、成田国際空港での出迎えに
ついては同一人物である必要はない。
(ウ)
日程・必要人数については次のとおり。
● 通訳（1 名）
8/1
16 時から 18:00 までを想定（いわき駅到着時から視察終了まで）
8/2
9:00 から 18:00 までを想定（視察の開始から終了まで）
● エスコートガイド（1 名）
(エ)
8/1
16 時から 20:00 までを想定（いわき駅到着時から夕食終了まで）
8/2
8:00 から 20:00 までを想定（視察開始の 1 時間前から夕食終了まで）
経費積算における留意事項
● 超過勤務代
1 日 8 時間を上回る勤務（残業）の場合、各社規程の 1 時間残業単価により
延長時間を乗じた額を積算し、入札金額に含めることとし、事業終了後に実
際の残業時間数で実費精算するものとする。
● 旅費
以下の金額を積算し、入札金額に含める。
・鉄道賃：公示料金（いわき駅までの往復）
・宿舎費：参加者と同じホテルに宿泊すること。シングルルームまたはダブ
ル・ツインの 1 名利用も可。
・食事代：参加者と同様の食事をするものとするが、運営上の支障がない場
合には主催者に相談の上で独自で食事を取ることも可。その際には、参加者
の食事代より同等か低価であること。
● 随行時に入場料、拝観料等の支払いが必要となる場合は、参加者、随行者分
とまとめて、通訳及びエスコートガイド分も手配、支払いをする。可能な限
り各種割引制度を利用すること。なお、これらの経費は実費に基づく立替金
として精算するものとし、入札金額には含めない。
（6）事務局業務
以下の事務局業務を行う。これらの業務遂行に必要な人件費等の経費は入札金額に含め
ることとする。ただし、以下イ．で発生する資料や文具等の購入費やコピー代は立替金と
して別途精算することとし、契約金額には含めない。
6/9
ア．
旅行手配に関する参加者との連絡・調整
主催者は落札業者に、参加者の情報及び連絡先を 5 月下旬に通知する。通知を
受け、落札業者は、当該参加者と旅行手配に関するやり取りを直接行う。航空
券発券前に、全参加者の旅程を主催者に報告し、承認を得ること。
イ．
配布物の購入・コピー・セット・配布
国際交流基金が指定する資料、文具等を購入、また配布資料のコピー等を行い、必要人数
分（約 35 部）セットし、参加者に対して 7 月 28 日(木)に都内宿舎で配布するとともに、
主催者に納品する。なお、一緒にセットする資料は主催者が落札業者へ平成 28 年 7 月 20
日までに送付する。
（7）落札業者による立替
以下の費用を立替払いする。本経費は、契約金とは別に精算することとし、本入札には
含めない。
ア．
日当
参加者に対し、以下の日当を現金で支給する。支給は、参加者が来日する 7 月 28
日に、都内宿舎において、落札業者担当者が行う。金額（定額）は以下に定める。
・参加者入国日：４，２００円／日
・参加者離日日：４，２００円／日
・上記以外の日：１，１００円／日
イ．
国内参加者の旅費：
国内参加者 5 名（予定）に対し、以下の合計額を、上記ア．日当とともに、現金で
支給する。支給は、参加者が来日する 7 月 28 日に、都内宿舎において、落札業者担
当者が行う。当該者の情報については、後日通知する。
・国内航空賃：領収書に基づく実費
・鉄道賃：以下の経路における最も経済的かつ効率的なルートによる公示料金（事
前に主催者の確認を得ること）
(7/28)居住最寄り駅から都内宿舎最寄り駅まで
(8/1 または 8/3) 東京駅から居住地最寄り駅まで
ウ．
査証申請料及び海外空港税・出国税等：
査証申請料や現地でしか支払えない海外の空港税・出国税等、参加者が出発国で立
替払する必要がある代金については、7 月 28 日に、宿舎において、領収書等の証拠
書類と引き換えに現金（円貨）で立替え、参加者に支給する。この際の円貨換算の
レートについては後日指示する。
エ．
有料道路通行料及び駐車料等
オ．
参加者への配布物の購入費及びコピー代（実費）
7/9
カ．
オプショナル・ツアー時の入場料、拝観料等
Ｃ．運営管理費
運営管理費については、国内接遇業務の見積金額から積算する（1 円未満の端数が生じ
る場合には、1 円未満を切り捨てる）
。積算根拠はパーセントで小数点第一点まで記載する。
５．精算
本件業務終了後、必ず全ての支払いにおいて生じた証拠書類（領収書またはそれに代わ
るもの）を提出すること。それら証拠書類については原本での提出を基本とするが、それ
が困難な場合にのみ、写しでの提出も可とする。
上記４（７）の立替金については、領収書等支払にかかる証拠書を添付した請求書を提
出することによって当該立替金実費を請求することが出来る。ただし、上記４（７）立替
金のうち、日当分についてのみ、入札時と同じ割合の運営管理費を計上して請求すること
ができる。
以
8/9
上
日程案
内容
7/28
到着
午前
午後
成田国際空港着
成田国際空港着
（木）
宿舎へ移動
宿舎へ移動
7/29
宿舎から湘南国際村へ移動
講義、分科会
（金）
オリエンテーション、自己紹
宿泊
都内
葉山
（神奈川）
介
7/30
講義
分科会
（土）
葉山
（神奈川）
7/31
分科会
発表会
（日）
歓迎夕食会
8/1
帰国
（月）
または
東京駅へ移動
葉山
（神奈川）
成田空港へ移動
またはいわきへ移動
オプショナル・
いわき
（福島）
ツアー開始
8/2
オプショナル・
（火）
ツアー
8/3
帰国
（水）
いわき市内及び周辺視察
いわき市内及び周辺視察
いわき
（福島）
東京駅へ移動
成田国際空港へ移動
9/9

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