Third Parties Horizon 2020

Webinar
Third Parties in Horizon 2020
Beiträge von Nicht-Projektpartnern
Mag. Martin Baumgartner
15.10.2015, Wien
Übersicht
 Was sind Third Parties?
 Welche gibt es, was sind die Unterschiede?
 Wie kann ich diese einsetzen, was können diese tun?
 Wie kann ich diese abrechnen?
 Worauf muss ich im Antrag und während der Implementierung
achten?
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1
ROLLEN VON NICHT-PROJEKTPARTNERN IM PROJEKT
Subcontractors (Art. 13 GA)
Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA)
Linked Third Parties (Art. 14 GA)
Third Parties providing in-kind contributions
- against payment (Art. 11 GA)
- free of charge (Art. 12 GA)
Financial support to third parties
(cascade funding/prizes)(Art. 15 GA)
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SUBCONTRACTING I
Definition „Subcontract“:
• Vertrag über den Kauf von Waren, Arbeiten
oder Dienstleistungen, die im Annex 1 des Grant
Agreement als Tasks des Projekts definiert sind
Beispiele:
 Bau eines Prototyps, wenn als Task definiert
 Durchführung einer Umfrage, wenn als Task definiert
 Analysetätigkeiten, wenn als Task definiert
Merkmale eines Subcontractors:
• Erhält einen Auftrag und stellt dafür eine Rechnung
• erhält einen marktüblichen Preis (kein „Gewinnverbot“)
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SUBCONTRACTING II
Voraussetzungen für die Förderfähigkeit:
• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis
• anwendbares Vergaberecht beachten
• Subcontracting muss im Grant Agreement angeführt sein
(oder nachträgliche Anerkennung auf Risiko des Projektpartners)
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SUBCONTRACTING III
Bitte beachten:
• keine indirekten Kosten für Subcontracting
• Projektpartner trägt die Verantwortung
• geistige Eigentum gehört Projektpartner = Achtung Verträge!
• Subcontracting an Affiliates = nur in Ausnahmefällen
(verb. Org. hat Rahmenvertrag oder ist üblicher Lieferant)
• Subcontracting unter Projektpartnern = nicht möglich im
selben Projekt
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SUBCONTRACTING BEI TEILEN VON TASKS?
https://www.ffg.at/sites/default/files/downloads/service/h2020-faq_res_stand_2015-09-25.pdf
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COSTS OF SERVICES I
Definition „Service“:
• Vertrag über Dienstleistungen, die nicht im
Annex 1 des GA als Tasks definiert sind
• zählen zu den „other direct costs“
Beispiele:
 Beratungskosten (z.B. IPR)
 Übersetzungskosten
 Catering
 Grafik-/Druckkosten
 Erstellung CFS/Methodenzertifikat
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COSTS OF SERVICES II
Voraussetzungen für die Förderfähigkeit:
• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis
• anwendbares Vergaberecht beachten
Bitte beachten:
• indirekte Kosten auch auf Services!
• Beneficiary trägt die Verantwortung
• Verträge müssen so gestaltet sein, dass das geistige
Eigentum dem Beneficiary gehört
• Rahmenverträge sind zulässig (Voraussetzungen beachten)
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ABGRENZUNG SUBCONTRACTING/
COSTS OF SERVICES
Subcontracting
Costs of Services
Umsetzung von Tasks
(wie in Annex 1 angegeben)
Keine Umsetzung von Tasks
(aber für deren Durchführung
nötig)
Müssen in Annex 1
angegeben sein
Müssen nicht in Annex 1
angegeben sein
Abrechnung als
„Subcontracting“
Abrechnung als
„other direct costs“
Keine indirekten Kosten
25 % indirekte Kosten
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis/niedrigster Preis
Inhaltliche Verantwortung liegt beim Beneficiary
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ROLLEN VON NICHT-PROJEKTPARTNERN IM PROJEKT
Subcontractors (Art. 13 GA)
Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA)
Linked Third Parties (Art. 14 GA)
Third Parties providing in-kind contributions
- against payment (Art. 11 GA)
- free of charge (Art. 12 GA)
Financial support to third parties
(cascade funding/prizes)(Art. 15 GA)
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LINKED THIRD PARTIES
Art. 14 GA
Wer kann „Linked Third Party“ sein?
• „Affiliates“
• Organisationen mit einer über das Projekt hinausgehenden
rechtlichen Verbindung mit einem Projektpartner (z.B.
Vereine/Verbände, Joint Research Units…)
Organisation, die Hauptteil der Arbeit macht, sollte Partner sein
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LINKED THIRD PARTIES
Art. 14 GA
Voraussetzungen für die Förderfähigkeit:
• Third Parties und ihre Tasks müssen im GA angegeben sein
• gleiche Abrechnungsregeln wie für die Projektpartner
Sonstiges:
• Beneficiary ist für die Arbeit „seiner“ Third Party verantwortlich
• Third Party ist selbst für ihre Kostenabrechnung verantwortlich
• „Solidarhaftung“ mit Partner auf Verlangen der KOM
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ABGRENZUNG (SUB-)CONTRACTS/
LINKED THIRD PARTIES
Subcontracting +
Costs of Services
Linked Third Parties
Motivation: (eher) finanzieller
Natur
Motivation: (eher) inhaltlicher
Natur
Verbindung mit dem
Beneficiary: (Werk-)Vertrag
Verbindung mit Beneficiary:
„Affiliate“ oder dauerhafte
rechtliche Verbindung
Förderfähig: vom Beneficiary
tatsächlich bezahlter,
marktüblicher Preis
Förderfähig: eigene Kosten
der Third Party (selbe Regeln
wie für Beneficiaries)
Inhaltliche Verantwortung liegt beim Beneficiary
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ROLLEN VON NICHT-PROJEKTPARTNERN IM PROJEKT
Subcontractors (Art. 13 GA)
Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA)
Linked Third Parties (Art. 14 GA)
Third Parties providing in-kind contributions
- against payment (Art. 11 GA)
- free of charge (Art. 12 GA)
Financial support to third parties
(cascade funding/prizes)(Art. 15 GA)
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ÜBERBLICK IN-KIND CONTRIBUTIONS
Art. 11-12
Nicht-Projektpartner (Third Party) stellt einem
GA
Projektpartner „Sachleistungen“ zur Verfügung (ohne selbst am
Projekt beteiligt zu sein)
Varianten:
• unentgeltlich
• entgeltlich
 nur die tatsächlichen Kosten der Sachleistung sind
förderfähig (kein Gewinnzuschlag)
Beispiele:
• Entsendung von Personal („Secondment“)
• Zurverfügungstellung und Benutzung von
Geräten/Forschungsinfrastrukturen
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IN-KIND CONTRIBUTIONS BY THIRD
PARTIES (AGAINST PAYMENT)
Art. 11 GA
Against payment:
Partner erhält Sachleistung gegen Bezahlung
 dem Projektpartner entstehen förderfähige Kosten
(in der Höhe, die er dem Dritten bezahlt)
Förderfähigkeit:
• Angabe der Third Party, Sachleistung und voraussichtl.
Kosten im Annex 1 (Alternativen: Amendment oder
nachträgliche Anerkennung auf Risiko des Partners)
• Förderfähig sind immer nur die tatsächlichen Kosten
der Third Party (keine Unit Costs oder Lump Sums erlaubt!)
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IN-KIND CONTRIBUTIONS BY THIRD
PARTIES (FREE OF CHARGE)
Art. 12 GA
Free of charge:
Sachleistung ist für den Partner kostenlos
 trotzdem kann der Partner die Kosten abrechnen!
 wenn für das Projekt zweckgewidmet: gilt als Einnahme
Förderfähigkeit:
• Verzeichnung in Konten der Third Party (nicht des Partners)
• Angabe der Third Party, Sachleistung und voraussichtlichen
Kosten im Annex 1 (oder Amendment/nachtr. Anerkennung)
• Förderfähig sind nur die tatsächl. Kosten der Third Party
(keine Unit Costs/Lump Sums!)
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IN-KIND CONTRIBUTIONS:
INDIREKTE KOSTEN I
Indirekte Kosten sind abhängig davon, wo die Sachleistungen
genutzt werden:
a) am Gelände des Beneficiary:
• indirekte Kosten entstehen dem Beneficiary
• reguläre 25-Prozent-Pauschale für indirekte Kosten
b) am Gelände der Third Party:
• indirekte Kosten entstehen der Third Party
• Aufschlag von 25 Prozent als Teil der direkten Kosten zur
Abgeltung der indirekten Kosten der Third Party
• Konsequenz: Kosten der Sachleistungen zählen nicht zur
Berechnungsbasis für die indirekten Kosten des
Beneficiary (sonst Doppelverrechnung)
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ROLLEN VON NICHT-PROJEKTPARTNERN IM PROJEKT
Subcontractors (Art. 13 GA)
Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA)
Linked Third Parties (Art. 14 GA)
Third Parties providing in-kind contributions
- against payment (Art. 11 GA)
- free of charge (Art. 12 GA)
Financial support to third parties
(cascade funding/prizes)(Art. 15 GA)
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FINANCIAL SUPPORT TO THIRD PARTIES
(cascade funding/prizes)(Art. 15 GA)
 Ist der Fall wenn Partner im Rahmen des Projektes Geld an
Nicht-Projektpartner (natürliche Personen oder Org.) auszahlen
(Pauschale, tats. Kosten).
Bsp: Allowances, fellowships, Mikrokredite, Seed Förderungen
für Start ups….
auch Linked Third Parties könnten solche finanzielle
Unterstützungen geben
 oder Preise vergeben (sind nicht die EU-Preise!)
 Spezialfäll nur möglich, wenn im WP vorgesehen!
Achtung: „Financial support to third parties“ Verwechslungsgefahr!
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ROLLEN VON NICHT-PROJEKTPARTNERN IM PROJEKT
Antragsphase
Vertragsvorbereitungsphase
Participant Portal
Abrechnung
Kontrollen
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ANTRAGSPHASE
 Überlegen, ob und wie Subcontractors und/oder andere Third
Parties ins Projekt eingebunden werden sollen und im Antrag
erläutern
 Förderhöhen (non-profit 100% auch in IA) und
Teilnahmebedingungen (Achtung bei Drittstaaten!) richten sich
bei Linked Third Parties nach den üblichen.
 Kosten von Nicht-Projektpartner, welche nicht gesondert im
„Budget for the proposal“ ausgewiesen werden müssen, sind
wie „normale“ Kosten im Budget des Projektpartners
darzustellen.
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KOSTENDARSTELLUNG IM VOLLANTRAG
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ANTRAGSPHASE
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VERTRAGSVORBEREITUNGSPHASE
 Jede Linked Third Party benötigt einen validierten PIC
 Linked Third Party muss durch den Projektpartner im PP
mit dem Projekt verlinkt werden.
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THIRD PARTIES IN KONSORTIALVERTRÄGEN
z.B.
4.3 Involvement of third parties
A Party that enters into a subcontract or otherwise involves third parties (including but
not limited to Affiliated Entities) in the Project remains responsible for carrying out its
relevant part of the Project and for such third party’s compliance with the
provisions of this Consortium Agreement and of the Grant Agreement. It has to
ensure that the involvement of third parties does not affect the rights and obligations
of the other Parties under this Consortium Agreement and the Grant Agreement.
Allenfalls abzuklären:
Haftungsfragen?
Schadenersatzfragen?
Verschiegenheitsvereinbarungen?
…… zw. Projektpartner und seinen Third Parties
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ABRECHNUNG
• Projektpartner müssen speziell Angaben zu Subcontracting
machen
• Kosten für zur Verfügung gestelltes Personal (“seconded”)
gegen Vergütung werden unter Personalkosten des
Projektpartners abgerechnet.
• Nur linked third parties erstellen ein eigenes Financial
Statement (falls nötig: auch ein Certificates on the Financial
Statements (CFS) = Threshold gilt nur für Third Party
alleine)
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PARTICIPANT PORTAL
Im Participant Portal (PP) haben
Nicht-Projektpartner keine Rollen,
da sie nicht Teil des Grant Agreements sind.
Erstellung des Financial Statements der Linked Third Party:
da diese keinen LSIGN haben =>
 entweder füllt der Projektpartner Kosten selbst aus, oder
 Linked Third Party bekommt Rolle des Task Manager
eingeräumt.
Andere Rollen eher kritisch – hinterfragen!
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BUDGETKATEGORIEN IM ÜBERBLICK
[OPTION – „Spezifische
Kostenkategorie“, z.B. Unit
Costs für klinische Studien]
E. Indirekte Kosten
D. Sonstige direkte Kosten
(Reisekosten;
Geräte/Infrastruktur; Güter
und Services)
[OPTION – z.B. Vergabe
von Preisen, Stipendien…]
B. Subcontracting
A. Personalkosten
= Seconded
personnel
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Gesamtkosten
INDIREKTE KOSTEN:
BERECHNUNG DES PAUSCHALSATZES
Art. 29 RfP
Von der Berechnungsbasis sind abzuziehen:
Bei allen Projekten:
• Kosten für Subcontracting (Achtung: wenn keine Tasks
ausgelagert werden  kein Subcontracting, sondern
„purchase of services“  nicht abziehen!)
• Kosten für Sachleistungen Dritter, die nicht in
den Räumlichkeiten des Projektteilnehmers anfallen
Nur bei entsprechender OPTION im GA:
• „Finanzielle Unterstützung für Dritte“ (Option Art. 15 GA)
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KONTROLLEN GEGENÜBER THIRD PARTIES
•
Alle Third Parties können durch EU-Kommission, EUAgenturen, EU. Rechnungshof und OLAF überprüft werden.
•
Third Parties sind dabei verpflichtet, den PrüferInnen
Zugang zum Betrieb/ zu ihren Räumlichkeiten zu gewähren
und ihnen die gewünschten Informationen zu geben
Achtung: in Verträgen zw. Projektpartner und Third Parties
sicherstellen, dass EU Prüfrechte (Art 22, 23) gewährleistet
werden => dementsprechende Klauseln in Werkverträge
•
•
Artikel 22: Checks, Reviews, Audits
Artikel 23: Evaluation of the impact of the action
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WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:
ALLGEMEINES
General Grant Agreement :
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf
Annotated Grant Agreement (kommentierte Fassung des Grant Agreement):
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf
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KONTAKT HORIZON 2020
RECHT UND FINANZEN
Mag. Martin Baumgartner
Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen
[email protected]
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