buchen sIe noch oder

Info
dezember 2015
www.bdo.ch
recht interessant
informatik
xxxxx
buchen sie noch oder ......?
(3. Teil)
Mit der neuen Lösung AbaPay gehört buchen der Vergangenheit an.
Einfach das pdf einer Kundenrechnung in die Applikation AbaPay ziehen und die Buchung ist erstellt.
Schneller und einfacher geht es (fast) nicht mehr.
ABACUS hat zusammen mit BDO die neue Applikation AbaPay entwickelt. Ziel war es, einen weiteren Schritt in die digitale Welt zu
machen. Mit AbaPay ist ein wesentlicher Schritt in Sachen Effizienzsteigerung bei der Erfassung von Buchungen in den ERP Systemen Realität geworden.
Wie erfassen wir Debitorenrechnungen heute?
Viele kleine Unternehmen haben sehr individuelle Lösungen für die Erstellung von Rechnungen. Die Rechnungen werden an den
Kunden per Post verschickt und in physischen Ordnern für die Kontrolle der Zahlungseingänge abgelegt. Ist die Zahlung eingegangen
wird dies auf der Rechnung vermerkt. Die bezahlte Rechnung wird in der Finanzbuchhaltung nochmals erfasst, notabene mit den Informationen, die bereits bei der Rechnungsstellung erfasst worden sind.
In einigen Fällen wird zwischen der ERP Applikation «Fakturierung» und der Finanzbuchhaltung eine Debitorenbuchhaltung eingesetzt. Wurde zwischen dem Fakturierungsprogramm und der Debitorenbuchhaltung keine Schnittstelle programmiert, werden die
Daten der Rechnung im Debitorenprogramm nochmals abgeschrieben.
Was kann AbaPay?
Mit AbaPay wird alles einfacher. Im Fakturierungssystem (egal ob Branchenprogramm oder Word oder Excel) wird ein pdf erstellt
und dieses pdf wird in die Applikation AbaPay gezogen (drag and drop).
Das System erkennt die wichtigen Informationen auf der Rechnung und stellt so den Transfer in die Abacus Welt sicher. Es muss keine manuelle Erfassung der Rechnung mehr vorgenommen werden. Eine kurze Kontrolle und ein, zwei Ergänzungen, dank den hinterlegten Umsatzarten ist die Buchung inklusive Mehrwertsteuer Information erstellt. Die Rechnung wird wahlweise direkt in die Finanz- oder in die Debitorenbuchhaltung verbucht. Bei der Finanzbuchhaltung kann zuerst die Rechnung und dann zusätzlich die
Zahlung, oder aber nur die Zahlung verbucht werden.
AbaPay bietet auch die Möglichkeit einer einfachen Überwachung der offenen Rechnungen. Per einfachem E-Mail können die Kunden, sollten sie nicht bezahlt haben, direkt aus AbaPay gemahnt werden.
Beim Einlesen der Rechnung wird das Dokument automatisch mit einem digitalen Zeitstempel versehen.
BDO newsletter dezember 2015
Buchen sie noch oder....?
2
Die ins AbaPay eingelesenen Rechnungen können elektronisch an die Kunden verschickt werden. Die Kunden erhalten ein E-Mail
und können die Rechnungen von einem Portal herunterladen. Das bringt zwei Vorteile mit sich: Erstens entfällt für den Versand der
Rechnungen die B-Post Gebühr und zweitens sieht man im Portal ob die Rechnungen beim Kunden angekommen ist.
Dank dem neuen Modul AbaPay kann die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder angepasst werden. Einerseits muss er die Buchungen der Rechnungen nicht mehr vornehmen, auf der anderen Seite kann es auch sinnvoll sein, das ganze Mahnwesen und die Verarbeitung der Zahlungen an den Treuhänder auszulagern. Je nach den Bedürfnissen des Kunden kann die Zusammenarbeit massgeschneidert werden.
Die Zahlungen müssen ebenfalls nicht einzeln verarbeitet werden. Sie können von der Bank heruntergeladen und eingelesen werden.
Für wen ist AbaPay?
▶▶ AbaPay ist für all diejenigen KMUs, die kein vollintegriertes Fakturierungssystem haben und die sich wünschen, die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder flexibler auf ihre Bedürfnisse anzupassen.
▶▶ AbaPay ist für all diejenigen KMUs, die mit einer Buchungsmaske mit Soll und Haben Mühe haben und lieber mit drag and
drop als mit der Tastatur arbeiten.
▶▶ AbaPay ist für all diejenigen KMUs, die das Erfassen der Debitorenrechnungen selber machen wollen und nicht dem Treuhänder überlassen möchten.
AbaPay ist für all diejenigen KMUs, die gerne an ihrem Branchenfakturierungsprogramm festhalten wollen, auch wenn dieses
keine Einzahlungsscheine mit Referenzcode drucken kann.
Was wird als nächstes entwickelt?
Die Möglichkeit des Einlesens von Kreditorenrechnungen ins AbaPay (und weiter in die Finanzbuchhaltung) wird nochmals getestet
und verbessert, so dass dieses Modul bald auch freigegeben werden kann.
Kosten von AbaPay?
AbaPay spart, wie bereits erwähnt, Kosten. Kosten in der Erfassung durch eigene Mitarbeitende oder den Treuhänder und die Kosten für die B-Post. AbaPay (Modul Kundenrechnungen/Debitoren) kostet im Gegenzug pro Transaktion die Hälfte der B-Post.
Sind sie interessiert? Gerne stellen wir Ihnen das Produkt vor. Melden Sie sich bei ihrem Kundenpartner oder über [email protected]
oder [email protected]
Einen ersten Überblick können Sie sich mit dem Flyer: AbaPay verschaffen.
BDO newsletter dezember 2015
Autor
Buchen sie noch oder....?
3
Markus Helbling, Mitglied der Geschäftsleitung, Partner, Leiter Produktbereich Treuhand, BDO AG Zürich,
Tel: 044 444 36 01, E-Mail: [email protected]
Haben Sie Fragen?
Für Fragen oder bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenpartner oder eine unserer 33 Niederlassungen in Ihrer Nähe.
http://www.bdo.ch/de/meta/standorte/
oder Tel. 0800 825 000
Hinweis
Diese Publikation will einen Überblick vermitteln; sie enthält Informationen allgemeiner Art und kann eine individuelle Abklärung nicht ersetzen. Für den Inhalt wird keine Haftung übernommen. Es ist zu beachten, dass überlagernde Vorschriften bestehen können. Bei einer Verknüpfung mit einem früher erschienenen Newsletter ist die Rechtsentwicklung seit dem Erscheinen zu berücksichtigen.
Copyright
Ein Abdruck dieses Artikels (auch auszugsweise) ist nur mit schriftlicher Zustimmung von BDO und mit Quellenangabe gestattet. Bitte senden Sie uns ein Belegexemplar zu.
Ansprechperson: Heidi Fundinger
Tel: 044 444 35 09
E-Mail: [email protected]

Download Report