Patin/Pate - IMA,ZLW & IfU

www.clemens-adam.de
Onboarding
Einführungsprozess für neue
MitarbeiterInnen
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MIKO 9.12.
Petra Rogic und Claudia Jooß
www.ima-zlw-ifu.rwth-aachen.de
Inhaltsübersicht
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I.
Übersicht: Phasen und Verantwortlichkeiten
II. Aufgaben in den einzelnen Phasen
III. Materialien und Ausblick
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
I. Übersicht über die Phasen und Verantwortlichkeiten
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Phase I
Phase II
Phase III
Phase IV
Nach dem
Einstellungsgespräch
Vor dem
ersten
Arbeitstag
Am ersten
Arbeitstag
Einarbeitungs-/
Probezeit
(6 Monate)
Verantwortlich:
Verantwortlich:
Verantwortlich:
Verantwortlich:
 Geschäftsführer/in
 Geschäftsführer/in
 Geschäftsführer/in
 HuRCo
 Forschungsgruppenleiter/in
 Forschungsgruppenleiter/in
 Forschungsgruppenleiter/in
 Patin/Pate
 Patin/Pate
 IT-Support
 IT-Support
 Offman
 Offman
 Forschungsgruppenleiter/in
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
 Patin/Pate
II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch
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Phase I
Nach dem
Einstellungsgespräch
Verantwortlich:
 Geschäftsführer/in
 HuRCo
 Forschungsgruppenleiter/in
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch
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Wer…
… tut was?
Geschäftsführer/in
• informiert neue/n Mitarbeiter/in über Zeit und
Ort des Arbeitsantritts
• informiert HuRCo zwecks Vertragsvorbereitung
• informiert Forschungsgruppenleiter/in über
neue/n Mitarbeiter/in
HuRCo
• schickt Geschäftsführer/in Formular zur
Einordnung des/der neue/n Mitarbeiter/in (z.B.
FG, Büroraum, Laptop, Diensthandy)
• informiert IT-Support
• informiert Offman
Forschungsgruppenleiter/in
• informiert Forschungsgruppe über neue/n
Mitarbeiter/in
• bestimmt Patin/Pate, idealerweise aus
derselben Forschungsgruppe (FG)
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch
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Kommunikationswege in Phase I
Geschäftsführer/in
informiert
Neue/n
Mitarbeiter/in
informiert
IT-Support
Offman
informiert
HuRCo
informiert
informiert
Forschungsgruppenleiter/in
bestimmt
Forschungsgruppe
Patin/Pate
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag
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Phase I
Phase II
Nach dem
Einstellungsgespräch
Vor dem
ersten
Arbeitstag
Verantwortlich:
 Geschäftsführer/in
 Forschungsgruppenleiter/in
 Patin/Pate
 IT-Support
 Offman
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag
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Wer…
… tut was?
Geschäftsführer/in
• legt (nach Absprache in der FGL-Sitzung) Arbeitsplatz der
neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters fest
Forschungsgruppenleiter/in
• erstellt (ggfs. in Zusammenarbeit mit der Patin/dem
Paten) ein Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur
selbständigen Einarbeitung/formuliert erste
Arbeitsaufträge (idealerweise in enger TeamRückkopplung)
• plant und vereinbart zusammen mit der Patin/dem Paten
Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag
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Wer…
… tut was?
Patin/Pate
• erstellt ggfs. (in Zusammenarbeit mit der/dem FGL) ein
Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur selbständigen
Einarbeitung/formuliert erste Arbeitsaufträge
• plant und vereinbart zusammen mit der/dem FGL
Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch
• sorgt für einen sauberen/ordentlichen Arbeitsplatz
• stellt Begrüßungs-/Informationsmappe zusammen (z. B.
Hitchhiker’s Guide, Checkliste, siehe Ordner Onboarding)
• stellt Arbeitsmaterialien und -mittel zusammen
• bereitet eine kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung vor
• „Nachhaken“ beim IT-Support/HuRCo/Offman bzgl. To
Do‘s (Folie 10) + Terminierung Rechnereinführung (Folie
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Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag
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Wer…
… tut was?
IT-Support
• richtet den PC ein (z. B. E-Mail, Zugriffsberechtigungen
usw.)
HuRCo
• aktualisiert Telefonliste, Kürzel, Adressliste etc.
Offman
• bereitet Namensschild für die/den neue/n Mitarbeiter/in
vor
• Eintrag in Campus
• organisiert Schlüssel für die/den neue/n Mitarbeiter/in
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase III: Am ersten Arbeitstag
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Phase I
Phase II
Phase III
Nach dem
Einstellungsgespräch
Vor dem
ersten
Arbeitstag
Am ersten
Arbeitstag
Verantwortlich:
 Geschäftsführer/in
 Forschungsgruppenleiter/in
 Patin/Pate
 IT-Support
 Offman
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase III: Am ersten Arbeitstag
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Wer…
… tut was?
Forschungsgruppenleiter/in
• empfängt zusammen mit der Patin/dem Paten die/den
neue/n Mitarbeiter/in
• Begrüßung durch Geschäftsführer/in
• Führt (zusammen mit Pate/in) das organisatorische
Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung
organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen,
Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.)
• Terminiert mit neuer/neuem Mitarbeiter/in ein weiteres
inhaltliches Einführungsgespräch (inhaltlich: welche
Projekte, welche Aufgaben, welche Ziele)
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase III: Am ersten Arbeitstag
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Wer…
… tut was?
Patin/Pate
• empfängt zusammen mit der/dem FGL den/die neue/n
Mitarbeiter/in
• zeigt den Arbeitsplatz
• übernimmt Vorstellungsrunde
• macht Gebäuderundgang (z. B. Hauseingänge,
kleiner/großer Seminarraum, Bibliothek, Vitrine,
Postfächer, Kopierräume, Parkmöglichkeiten, Kantine,
Materialausgabe, …)
• führt (zusammen mit der/dem FGL) organisatorisches
Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung
organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen,
Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.)
• Teilt IT-Support mit welche E-Mail-Verteiler relevant
sind
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase III: Am ersten Arbeitstag
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Wer…
… tut was?
IT-Support
• übernimmt die Rechnereinführung
Offman
• übergibt Getränkechip
• händigt Schlüssel und Türchip aus
HuRCo
• Vereinbart mit neuem/neuer Mitarbeiter/in einen 30 min
Termin zum „Ablauf Operatives“ (Kurzinput: Krankmeldungen, Beschaffung etc.)
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit
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Phase I
Phase II
Phase III
Phase IV
Nach dem
Einstellungsgespräch
Vor dem
ersten
Arbeitstag
Am ersten
Arbeitstag
Einarbeitungs-/
Probezeit
Verantwortlich:
 Forschungsgruppenleiter/in
 Patin/Pate
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit
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Wer…
… tut was?
Forschungsgruppenleiter/in
• führt regelmäßig Reflexions-/Feedbackgespräche mit
der/dem neuen Mitarbeiter/in (2x in 6 monatiger
Probezeit)
Patin/Pate
• erkundigt sich regelmäßig bei der/dem neuen
Mitarbeiter/in
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
III. Materialien und Ausblick
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Materialien:

Alle Unterlagen zur Einführung neuer MitarbeiterInnen findet ihr unter
U:\Cluster\Hausinternes\Onboarding
 Hitchhiker (Neueinsteigerzeitung, bitte immer aktuelle Version verwenden: https://www.zlwima.rwth-aachen.de/standards/doku.php?id=personalformalia:hitchhiker)
 Checkliste für neue MitarbeiterInnen
 diese ppt 
Ausblick:





Anpassung der ppt für NWMs (Petra) und für StuMis (Benedikt)
Onboarding Ordner in das Intranet
Weitere Materialien für den Onboarding Ordner (z.B. aus ZLW Microtrainings und
Willkommenspaket für neue Mitarbeiter  Abgleich und Aktualisierung
Aktualisierung Hitchhiker
Aufnahme des Onboarding-Konzeptes bei der Neueinsteigerrunde
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
Frohes Einarbeiten!
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Fragen?
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Wir freuen uns auf Feedback!!!
Für den Institutsrat:
Claudia Jooß und Petra Rogic
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