Eine von Video Collaboration geprägten Unternehmenskultur schaffen

Kurzmitteilung
Eine von Video Collaboration
geprägten Unternehmenskultur
schaffen
Kurzmitteilung: Eine von Video Collaboration geprägten Unternehmenskultur schaffen
Eine von Video Collaboration geprägten
Unternehmenskultur schaffen
Vor kurzem hat Quocirca, ein Forschungsinstitut,
das sich auf die wirtschaftlichen Auswirkungen der
Informationstechnologie spezialisiert hat, 800 Unternehmen
befragt, um einen unabhängigen Bericht zur Aufdeckung von
Problemen zu erstellen, mit denen Unternehmen konfrontiert
werden, die Videokonferenzen mit maximaler Effektivität
nutzen möchten.
Die in dem Bericht “Visuelle Attraktivität: Erhöhung des
Mehrwerts von Videokonferenzen durch die Förderung
einer Akzeptanzkultur” dargestellten Ergebnisse befassen
sich eingehend mit den entscheidenden Faktoren – sowohl
mit den Herausforderungen als auch mit den Chancen – in
Bezug auf die Akzeptanz der Videokommunikation. Quocirca
stellt fest, dass eine verbesserte Qualität, günstigere Preise
und größere Zuverlässigkeit Videokonferenzen als Mittel der
Zusammenarbeit zwischen entfernten Standorten attraktiver
gemacht haben. Es sind jedoch, wie bei den meisten neuen
Technologien, Änderungen der Verfahrensweisen und
der Unternehmenskultur erforderlich, um den Erfolg zu
gewährleisten.
Polycom untersucht diese Herausforderungen und Chancen
seit Jahren, wobei wir führend sind, was technologischen
Fortschritte und deren Optimierung angeht, und wir versetzen
unsere Partner und Kunden in die Lage, den größtmöglichen
Nutzen aus Videokonferenzen zu ziehen.
Sowohl nach dem Bericht von Quocirca als auch aufgrund
der Praxiserfahrung von Polycom bei der Umsetzung von
Lösungen auf der ganzen Welt sollten Unternehmen, die für
eine bessere Videoakzeptanz sorgen möchten, moderne
Videokonferenzkonzepte schaffen, die:
1. mit der richtigen Lösung anfangen
2. die Lösung umsetzen, Schulungsmaßnahmen
durchführen und den Erfolg messen
3. mögliche Fragen im Vorfeld abklären
Schaffung eines erfolgreichen
Videokonferenzkonzepts
1. Mit der richtigen Collaboration-Lösung beginnen
Ein erfolgreiches Videokonferenzkonzept beginnt mit der
Auswahl und dem Entwurf der richtigen Lösung – eine, die
dem Unternehmen und dem Benutzer einen wirklichen
Nutzen bietet. Der erste Schritt umfasst die Bewertung
der tatsächlichen Collaboration-Ziele und der Klärung der
Frage, ob Videokonferenzen tatsächlich für ein Unternehmen
oder eine Abteilung die richtige Wahl darstellen.
Wenn Videokonferenzen als die richtige Entscheidung
bestätigt worden sind, sollte das Augenmerk auf die
Optimierung der geschäftlichen Ergebnisse, die Verbesserung
der Workflows und die Identifizierung der richtigen
Anwendungsfälle und nicht auf Produktspezifikationen
oder -merkmale gerichtet werden. Durch die Festlegung
klarer Ziele, gegenseitig richtig verstandener
Erwartungen und Erfolgsdefinitionen ziehen Kunde und
Lösungsanbieter gleich zu Beginn an einem Strang.
Lösungskonzeptions- und Visionsdienste unterstützen
diesen Prozess. Mit ihrer Hilfe können geschäftliche Belange
in technische Anforderungen übersetzt werden, wodurch
ein auf diesen Anforderungen beruhendes, detailliertes
Architekturkonzept erstellt werden kann. Dieses Konzept kann
dann in eine integrierte und nahtlose Lösungsbereitstellung
übersetzt werden. Funktionen, wie beispielsweise die
Integration in E-Mail- und Kalender-Tools oder sogar die native
Integration von Videofunktionen in HR- oder CRM-Tools,
können die Wahrscheinlichkeit eines Erfolgs enorm erhöhen.
Praktischer Fall: Bei einem Unternehmen des öffentlichen
Sektors lagen die Vorteile, Anhörungen, aufsichtsrechtliche
Kontrollen und andere Initiativen zur öffentlichen
Sicherheit mithilfe kristallklarer Videokonferenzen
durchzuführen, von Beginn an auf der Hand. Bei einer
breiten Palette von potenziellen Nutzern war es jedoch
entscheidend, dass das System extrem einfach und
mit anderen Technologien kompatibel sein musste.
Bereits in der Planungsphase hat Polycom seine
standardmäßige Benutzeroberfläche für Videokonferenzen
vereinfacht, wobei diese den Wahltasten eines Telefons
nachempfunden wurde, und für die Kompatibilität des
Systems mit jedem anderen System gesorgt, das an
einem beliebigen Benutzerendpunkt vorhanden sein
konnte. Dies sorgte für eine größere Akzeptanz, was
letztendlich zu einem beträchtlichen ROI führte.
2. Lösung umsetzen, Schulungsmaßnahmen durchführen und
den Erfolg messen
Selbst eine absolut fachmännisch entwickelte Lösung wird
ohne eine organische Unterstützung durch das Unternehmen
nicht angenommen werden. Jede Bereitstellung einer
Videokonferenzlösung sollte Schulungsmaßnahmen und
die Abstellung mindestens eines Kernteams umfassen,
das die Akzeptanz überwachen und anpassen kann. Bei
Lösungen, die “Videofunktionen für alle” umfassen, ein
Modell, mit dessen Umsetzung in vielen Abteilungen und
sogar in ganzen Unternehmen bereits begonnen wird,
sind diese Schulungsmaßnahmen und das Abstellen
eines solchen Teams sogar noch entscheidender und
sollten so umfassend wie möglich durchgeführt werden.
Heute konzentrieren sich die meisten Dienstleistungsansätze
auf Installation und Support. Hierbei verpassen sie die
große Chance, die ein Kundendienst nach erfolgter
Bereitstellung bietet. Beratungsdienstleistungen in Bezug
auf Berichtswesen, Analytik und Akzeptanz können
extrem hilfreich sein, um Videokommunikation nicht nur
erfolgreich zu machen, sondern mit ihrer Hilfe sogar
eine Veränderung der Unternehmenskultur zu erreichen.
Kurzmitteilung: Eine von Video Collaboration geprägten Unternehmenskultur schaffen
In manchen Fällen kann es sogar sinnvoll sein, eine
Auslagerung des laufenden Betriebs durch Managed
Services vorzunehmen, um zu erreichen, dass sich alle
Mitarbeiter mit den Gesamtlösungszielen identifizieren.
Praktischer Fall: Ein nordamerikanisches
Technologieunternehmen hat Videokonferenzen mit
begrenztem Erfolg eingesetzt. Um das Potenzial des
Unternehmens zu steigern, hat Polycom mit denjenigen
zusammengearbeitet, die dem System am nächsten
stehen. Nach sorgfältiger Analyse wurden einige kleinere
Änderungen vorgenommen: Video- und Audiokonferenzen
wurden zusammengeführt und mithilfe von leicht
zugänglichen virtuellen Konferenzräumen (VMR) verfügbar
gemacht und die Videonutzung wurde von “geplant” auf
“ad hoc” umgestellt. Heute kommt bei 90 % aller Meetings
Videotechnologie zum Einsatz, verglichen mit 20 - 30 % vor
nur zwei Jahren.
3. Fragen des Komforts, der Verfügbarkeit und
der Benutzerfreundlichkeit im Vorfeld klären
Selbst wenn das Lösungskonzept und die Bereitstellung
makellos sind, können internes Unwissen und Fragen den
Erfolgsprozess einer Videokonferenzlösung verlangsamen. In
diesen Fällen ist meist Fortbildung erforderlich:
Sich wohlfühlen, wenn man “auf dem Bildschirm” ist:
Die Nutzung von Video-Chats anstelle von AudioTelefonanrufen fällt manchen Benutzern anfangs vielleicht
etwas schwer, die Vorteile überwiegen das anfängliche
Unbehagen jedoch bei weitem. Sobald Videotechnologie
in einer Umgebung eingerichtet ist, die den Benutzern ihre
Ängste nimmt (ideale Licht- und Sitzverhältnisse sowie
Benutzeroberflächen sind ein Muss), findet eine Evolution
statt. Durch die kontinuierliche Auseinandersetzung
mit Videofunktionen vergessen diejenigen, die in diese
Technologie eintauchen, ihre anfänglichen Bedenken meist
innerhalb weniger Wochen. Wie ein Benutzer bekannt hat:
“Ich bin extrem introvertiert, aber Videokonferenzen stören
mich nicht, weil sie einfach zu meinem Arbeitstag gehören.
Man gewöhnt sich an alles, was man täglich macht.”
Überall und jederzeit verfügbar:
Für potenzielle Nutzer von Videokonferenzen, die
einen restriktiven Zugang als größtes Manko nennen,
sind Lösungen für unterwegs die richtige Antwort. Da
Videotechnologie über Desktop-PCs, Laptops, Tablets,
Smartphones und allgemein über jedes Mobilgerät zur
Verfügung steht, sind nur sehr wenige geschäftliche Nutzer
jemals ohne eine Verbindungsmöglichkeit. Die Kompatibilität
zwischen Geräten ist praktisch nahtlos geworden, wenn
die Einrichtung korrekt erfolgt ist und in die richtige
Infrastruktur investiert wurde. Die Ergebnisse gehen weit
über herkömmliche geschäftliche Anwendungsfälle hinaus.
Im Bildungsbereich finden Gespräche zwischen Eltern und
Lehrern nun statt, wenn die Lehrer in der Schule und die
Eltern zuhause oder auf der Arbeit sind. Im Gesundheitswesen
können medizinische Fachleute an unterschiedlichen
Orten Behandlungspläne mithilfe ihrer Mobilgeräte
koordinieren. Im Immobilienbereich können Begutachtungen,
Überprüfungen und Besichtigungen von Objekten
durch potenzielle Käufer jetzt aus der Ferne erfolgen. Es
eröffnen sich Möglichkeiten für unzählige Branchen.
Benutzerfreundlichkeit:
Wer Videokonferenzen für kompliziert oder unzuverlässig
hält, sollte einmal moderne, aktualisierte Systeme und
Supportmöglichkeiten ausprobieren. Ein CollaborationSystem sollte intuitiv sein und dessen Vorzüge für den
Benutzer sollten auf der Hand liegen. Die Akzeptanz
der Videotechnologie kann selbst bei Personen mit
begrenzten technischen Verständnis durch die Teilnahme
an Schulungen erleichtert werden. Hierzu zählen
auch Schulungsinhalte auf Abruf, wie beispielsweise
kurze Video-Clips, in denen erklärt wird, wie man auf
das Videokonferenzsystem zugreift, bei laufenden
Videokonferenzen die Sprecher vergrößern kann, die
Videoansicht ändert, sich einfach mit einem Laptop einklinkt,
Dokumente und Demos gemeinsam nutzen kann usw.
Auf Unternehmensebene stehen auch
Beratungsdienstleistungen und Methoden zu den Fragen
wann, wo und warum man Videokonferenzen nutzen
sollte, zur Verfügung, um eine mehr von Collaboration
geprägte Unternehmenskultur zu schaffen. Hierdurch
kann die Behaglichkeit des Benutzers gesteigert
werden, was letztendlich zu einer verstärkten und
fortlaufenden Nutzung von Video Collaboration führt.
Unbegrenzte Möglichkeiten
Schlaue Unternehmen investieren nicht aufgrund der
erweiterten technischen Funktionen in Videokonferenzen,
sondern weil Videokommunikation im Laufe der Zeit
die geschäftliche Evolution fördert. Sie investieren, um
mit anderen Unternehmen Schritt halten zu können,
in denen bereits eine von Collaboration geprägte
Unternehmenskultur herrscht, um Innovationen zu
fördern, Produkte schneller auf den Markt zu bringen
und Entscheidungen schneller und effektiver treffen zu
können. Sie investieren, um das Wachstum zu fördern
und ihre Wettbewerber hinter sich zu lassen.
Auch wenn der Einsatz der richtigen Lösung,
Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter und das
Zerstreuen von Bedenken in Bezug auf Brauchbarkeit,
Komfort und Benutzerfreundlichkeit einen ersten
wichtigen Schritt zur Nutzung des Potenzials darstellen,
gehen führenden Unternehmen noch viel weiter. Sie
werden zunächst alle entscheidenden Erfolgsfaktoren
Kurzmitteilung: Eine von Video Collaboration geprägten Unternehmenskultur schaffen
in Betracht ziehen, wie beispielsweise:
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Das ideale Erlebnis für Endbenutzer
Wo, wann und wie Videotechnologie in aktuelle
Workflows und Praktiken eingebunden werden kann
Das breitere Publikum der Mitarbeiter,
Partner und Anbieter, mit denen eine
Videoverbindung hergestellt werden könnte
Die zum Erreichen der Videokommunikationsziele
erforderliche Qualität und Quantität
Sodann sollten sie, um diese und weitere Faktoren
messen zu können, Analysewerkzeuge in Betracht
ziehen, welche die Nutzung überwachen und eindeutig
aufzeigen können, wie ein System funktioniert, und
auch Trends erkennen lassen, wobei die wichtigsten
Akteure entsprechend informiert werden.
Der Akzeptanzansatz von Polycom
Bei Polycom ist die Förderung der Akzeptanz von und der
Verbundenheit mit Videokonferenzen wichtiger als der
Verkauf von Systemen. Es wurden bereits viele Initiativen
mit diesem einzigen Ziel ins Leben gerufen, einschließlich
der Schaffung des Akzeptanzportals von Polycom.
Durch das Bereitstellen von Video-Lernprogrammen,
Kurzanleitungen, häufig gestellten Fragen, Blogs und anderen
Inhalten als stets aktuelle und stets verfügbare Palette
an Fortbildungs- und Schulungsressourcen ermöglicht
Polycom anderen Unternehmen, eigene maßgeschneiderte
Online-Ressourcen für ihre Nutzer zu erstellen. Diese
Ressourcen minimieren die Zeit und die Kosten, die für
persönliche Schulungsmaßnahmen erforderlich sind,
und bieten allen Benutzern zu jeder Zeit Zugang.
Neben dem Akzeptanzportal von Polycom haben die
Benutzer auch Zugriff auf ein Cloud-basiertes AnalyseTool, das die Nutzung, den Erfolg und mögliche
Hindernisse auf dem Weg zu einer unternehmensweiten
Akzeptanz messen kann. Zusammen tragen diese
Vorzüge dazu bei, dass Videokommunikationslösungen
und ihre Anwender intelligenter arbeiten und effektiver
kommunizieren können sowie mehr Zeit zur Verfügung
haben, um das zu erledigen, was sie tun müssen.
Die Ergebnisse werden von den Benutzern selbst unmittelbar
wahrgenommen. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage
von Wainhouse Research unter Endbenutzern* gaben
94 % der Polycom Kunden an, dass Video Collaboration
die Effizienz und die Produktivität steigert, und 88 %
berichteten, dass sie die Auswirkungen ihrer Entscheidungen
verstärkt. 87 % der Kunden haben bestätigt, dass Video
Collaboration sowohl Entscheidungsprozesse beschleunigt
als auch die Reisekosten senkt. Kurz gesagt ist nach
Einführung der Videokommunikation das Potenzial für
unternehmensweite Verbesserungen nahezu unbegrenzt.
Um mehr über die Förderung der Akzeptanz zu erfahren und
um Akzeptanz und Verbundenheit für einen kontinuierlichen
Erfolg analysieren zu können, laden Sie den Bericht von
Quocirca herunter, lesen Sie weitere Einzelheiten zum
Akzeptanzportal von Polycom und rufen Sie Videos,
Datenblätter und Kurzanleitungen ab oder wenden Sie sich
an einen Partner oder an Ihren Polycom Vertreter, um mehr
über verfügbare IT-Akzeptanzdienstleistungen zu erfahren.
*Wainhouse Research: “Endbenutzerumfrage: Die “echten” Vorteile
von Videokonferenzen”, 2013
Über Polycom
Polycom unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, das Potenzial menschlicher Zusammenarbeit bestmöglich
zu nutzen. Über 415.000 Unternehmen und Institutionen weltweit setzen die sicheren Video, Voice und Content Sharing
Lösungen von Polycom ein, um Distanzen zu überwinden, die Produktivität zu verbessern, schnellere Markteinführungszeiten
zu erreichen, den Kundenservice zu verbessern, Bildung breiter zugänglich zu machen und Leben zu retten. Polycom und
seine Partner weltweit bieten flexible Kollaborationslösungen für jede Umgebung mit der besten Nutzererfahrung, der
umfangreichsten Multi-Vendor-Interoperabilität und einzigartigem Investitionsschutz.
Polycom EMEA Headquarters
270 Bath Road, Slough, Berkshire, SL1 4DXT
Tel: +44 (0) 1753 723000
Polycom (Germany) GmbH
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