DrE VTZEPRASTDENT FÜR WIRTScHAFTS. UND PERSONAL- UNIVERSITAT PADERBORN Die Un VERWAI-TU NG iversitöt der I nformationsgesellschaft unrvERsrrar PaoEnBoRr,r | Dezernat 4 Sachgebiet 4 1 Susanne Schwalk 33095 P^o.tBorr,i An alle Beschäftigten Waburger Str. 100 33098 Paderbom Raum B 1.336 05251 60-3768 05251 60-3712 der Universität Paderborn Fon Fax lrail per Email Web [email protected] www.upb.de 18. Dezember 2015 Dienstreisen hier: Neuerungen und wichtige lnformationen für Dienstreisen im Jahr 2016 1 Anlage (Mietwagenübersicht) Sehr geehrte Damen und Herren, mit dem stetigen Wachstum der Universität Paderborn nimmt auch die Zahl der Dienstreisen jährlich zu. Um den reibungslosen Ablauf von Dienstreisegenehmigungen und Reisekostenabrechnungen gewährleisten zu können, bitte ich darauf zu achten, dass die aktuellen Formulare verwendet werden, auf dem auch Beqinn und Ende des auswärtiqen Dienstqeschäftes zusätzlich zu den Reisezeiten angegeben werden Dienstreisen sind so rechtzeitig zu beantragen und durch Vorgesetzte abzuzeichnen, dass die Dienstreiseqenehmiqunq VOR Anhitt der Dienstreise erteilt werden kann, Bitte beachten Sie, dass mit der Abzeichnung durch die Vorgesetzten noch nicht die Genehmigung erteilt ist; dies erfolgt durch die Reisekostenstelle. Ohne Dienstreisegenehmigung besteht kein Versicherungsschutz! Nur in begnindeten, nachvollziehbaren Ausnahmefällen kann eine Dienstreise rückwirkend genehmigt werden. . Zusätzliche Kosten bei Ubernachtungen (sogenannte Bettensteuer) Einige Städte erheben eine sogenannte Bettensteuer, die auch Kulturförderabgabe oder Be- herbergungssteuer heißt. Diese Abgabe wird zum Teil von den Hotels getragen, zum Teil aber auch auf die Gäste umgelegt. Diese Abgabe ist nach den Regelungen des LRKG nicht erstattungsfähig! Bitte erkundigen Sie sich, ob eine solche Abgabe an lhrem Reiseziel erhoben wird und wenden Sie sich rechtzeitig vor lhrer Reise an die Reisekostenstelle, damit lhnen individuelle Bescheinigungen ausgestellt werden können, dass Sre dienstlich unteruegs sind. So können Sie von dieser Abgabe befreit werden, o Fahrten mit der Deutsche Bahn - Firmenkundenportal etc. Die Universität Paderborn ist Firmenkunde der Deutschen Bahn, Aktuell wird für Firmenkunden ein Rabatt in Höhe von 5 v. H, auf Normalpreis-Fahrscheine gewährt. Bitte lassen Sie sich im Firmenkundenportal registrieren (Mail an die Reisekostenstelle), um auch online rabattierte Fahrscheine erwerben zu können. Beim Fahrscheinkauf am Schalter geben Sie bitte die Kun. dennummer 4201492 an. 1 Bitte beachten Sie, dass der Firmenkundenrabatt bei der Deutschen Bahn nur noch ohne Bahn- Card (BC) oder mit der BahnCard-Bggilgss gewährt wird, Sofern der Einsatz einer BC wi(schafllich ist, sollte eine BC-Business erworben werden (Kosten: 70,- € für die BC 25, 310,- € für die BC 50). Grundsätzlich erstattungsfähig sind Fahrkarten 2. Klasse, Sehr strenge Maßstäbe gelten für die Erstattung von Fahrkarten 1. Klasse; bitte vor dem Erwerb die Reisekostenstelle kontaktieren. . Mietwagen für Dienskeisen im Jahr 2016 Kfz für Dienstreisen sind bei den Firmen AVIS Budget, Enterprise Autovermietung oder EuropCar zu mieten, die teilweis-e nurgeringfügige Abweichungen bei den Tages- und Wochenpauschalen aufweisen. Eine Ubersicht der Anbieter ist als Anlage beigefügt. lch bitte Sie, ab Januar 2016 notwendige Kfz-Anmietungen nach den Haushaltsgrundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit grundsätzlich bei dem Anbieter mit den jeweils günstigsten Konditionen fÜr die zu buchende Fahzeugkategorie vozunehmen. Diese lVietwagenfirmen haben sich verpflichtet, ihre lVietwagen an die Universität Paderborn mit einem Selbstbehalt in Höhe von 300 -€ für Dienstreisen zu vermieten, da im Schadensfall nur ein Betrag bis zu dieser Höhe durch die Reisekostenstelle erstattet werden kann! lch bitte Sie daher, ab Januar 2016 notwendige Kfz-Anmietungen grundsä2lich beiv. g. Firmen vozunehmen. Buchungslinks für alle genannten Mietwagenfirmen werden zu Beginn des neuen Jahres im Intranet zu finden sein. Sofern Sie erheblich höherpreisige Buchungen vornehmen, ist eine anerkennungsfähige Begründung erforderlich; ansonsten erfolgt die Kostenerstattung in Höhe des günstigsten Preises der beigefügten Ubersicht Gegen einen Aufpreis entfällt der Selbstbehalt im Schadensfall. Dieser Tarif gilt nur für Studierende, die in keinem Beschäftigungsverhältnis als SHK zur Universität Paderborn stehen. . Dienstreisen mit dem privaten Kfz Für Dienskeisen, die genehmigt mit triftiqem Grund mit einem privaten Kfu durchgeführt werden dürfen (Merkmal: Große Wegstreckenentschädigung), gibt es für die Beschäftigten der UPB die Möglichkeit, eine Dienstreisevollkaskoversicherung zu vergünstigten Konditionen durch den Beitritt zum Rahmenvertrag Land NRW-Provinzial abzuschließen. lnfos und Unterlagen hierfür finden Sie auf den lnternetseiten der Reisekostenstelle. . Auslandsdienstreisen Die aktuelle Liste über Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld ist auf den lnternetseiten der Reisekostenstelle hinterlegt, Aus gegebenem Anlass weise ich darauf hin, dass auch für Auslandsreisen gilt, dass Dienstreisen auf die für das zu erledigende Dienstgeschäft not wendige Zeit zu begrenzen ist. Zu lhrer eigenen Absicherung wird dringend zu einer Auslandskrankenversicherung geratenl . lnformationen und Formulare im lnternet Auf der Homepage finden Sie unter dem nachstehenden Link aktuelle Formulare und lnfost http ii www uni-paderborn de/zvl4- 1i reisekosten/ Für Fragen und Beratungen steht lhnen die Reisekostenstelle gerne zur Verfügung! ndlichen S rü eP 2
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