PowerPoint-Präsentation

Integrierte
Managementsysteme
Dokumentation eines (integrierten)
Managementsystems
TMB
Nordhausen
Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe
www.vibinet-textil.de
© 2004
Jahr
S. <Autor>
Klingebiel
<Firma>
TMB
TMB
Nordhausen
IMS-Dokumentation ... Für wen?
Nutzen für unterschiedliche Interessengruppen:
• eigene Mitarbeiter
 Handlungsguidelines
• Unternshmensleitung
 Systematik, Transparenz
• Auftraggeber, Kunden
 Vertrauen, Sicherheit
• Markt, Interessenten
 Innovationsgarant
• Nachbarschaft
 partnerschaftl. Toleranz
• Berufsgenossenschaft  Arbeitssicherheitssystem
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S. Klingebiel
TMB
• Zertifizierer
Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe
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 Normenkonformität
<Dateiname>
Folie 2
TMB
Nordhausen
Mitarbeiter: Gewusst wie!
Prozessbeschreibungen bringen
Transparenz in’s Unternehmen:
• Was wird wann durch wen getan?
• Welche Schnittstellen gibt es?
• Wer ist (intern) wessen Kunde?
• Wer liefert (intern) an wen?
• Welche Erwartungen haben die
internen Kunden und Lieferanten?
• Wie sind Aktivitäten auszuführen?
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TMB
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• Wer hilft bei Problemen?
• ...
<Dateiname>
Folie 3
TMB
Nordhausen
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TMB
Aufbau IMS-Dokumentation
• Erfassung aller interessengruppenspezifischer
Anforderungen in einem Dokumentationssystem.
• Unkomplizierte Navigationsmöglichkeiten damit
Benutzer schnell zu benötigten Info’s gelangen.
• Einfache Selektion von
Informationsschwerpunkten, um bestimmte
Interessenten gezielt anzusprechen.
• Übersichtliche und leicht verständliche
Darstellungs-weise, um allgemeine Akzeptanz zu
erzielen.
• Gewährleistung einer angemessenen Verfügbarkeit
der Info’s, um optimale Nutzung zu gewährleisten.
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<Dateiname>
Folie 4
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Nordhausen
Systemdokumentation bereitstellen
• Verteiler festlegen
• Verteilung organisieren
und Empfang sicherstellen
• Empfänger angemessen
informieren
• Verteilung dokumentieren
• funktionierenden
Änderungsdienst aufbauen
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<Dateiname>
Folie 5
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Nordhausen
Verteiler - WENIGER ist oft MEHR
sinnvolle Information vs. Papierflut
• Für wen enthalten die
Dokumente verbindliche
Anweisungen?
• Wer muß darüber hinaus
unbedingt Kenntnis vom
Inhalt haben?
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• Mit welchen Möglichkeiten
lassen sich sinnvolle
Mehrfachzugriffe
realisieren?
<Dateiname>
Folie 6
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FUNKTIONALITÄT
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Verteilung organisieren funktionsfähig und unkompliziert
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Innerbetrieblicher Postweg - Einordnung
bzw. Austausch der Dokumente liegt in
der Verantwortung der Mitarbeiter

Zustellung mit Begleitschreiben und
Rücksendung einer
Empfangsbestätigung (ggf. + veraltete
Dokumente)

persönliche Verteilung incl. Austausch
bei Änderungen durch eine beauftragte
Person
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<Dateiname>
Folie 7
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Dokumentation der Verteilung
• Sicherstellen der zuverlässigen Basis für
einen funktionsfähigen Änderungsdienst
Wer hat welche Dokumente bekommen?
• Kenntnis der vorliegenden Grundlagen für
die interne Auditierung
Wer muß was wissen?
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<Dateiname>
Folie 8
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Möglichkeiten der angemessenen
Information bei ...
... neuen Dokumenten:
... Änderungen:
• Schulungen
• mündliche Info bei
Übergabe
• Workshops
• Unterweisungen
• Begleitschreiben mit
Änderungshinweisen
• Kennzeichnung der
Änderungen im
Dokument selbst
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<Dateiname>
Folie 9
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Dokumentationumfang
Dokumentationsgrad versus
Ausbildung, Qualifikation & Erfahrung
Ausbildung,
Qualifikation &
Erfahrung
Detaillierungsgrad
und -umfang der
Dokumentation
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<Dateiname>
Folie 10
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Dokumentations - Änderungsdienst
• Änderungswünsche
erfassen
• Änderungsnotwendigkeit
bewerten
• Antragsteller über
Ablehnung von Änderungen
informieren
• Vorzunehmende
Änderungen veranlassen
und koordinieren
• Änderungen prüfen und
freigeben (ggf. korrigieren)
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• Bereitstellung der
geänderten Dokumentation
<Dateiname>
Folie 11
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Nordhausen
Empfänger angemessen
informieren bei ...
... neuen Dokumenten:
... Änderungen:
• Was soll mit dieser
Regelung erreicht werden?
• Warum wurde etwas
geändert?
• Wer ist noch betroffen?
• Was wurde geändert?
• Was soll bei
Abweichungen
geschehen?
• Worauf haben diese
Änderungen Einfluß?
• Wer ist Ansprechpartner
bei Verständnisproblemen
oder Änderungswünschen
• Welche Übergangsregelungen gibt es?
• Was soll mit ungültigen
Dokumenten geschehen?
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<Dateiname>
Folie 12
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Alternativen zu Anweisungen
• Expertenwissen und Motivation der Mitarbeiter
• geeignete Arbeitsbedingungen und atmosphäre
• Nutzung von Informations- und
Kommunikationstechnologie
• regelmäßige, geplante Arbeitstreffen
• passende Organisations- und
Hierarchiestrukturen
• systematische Planung und Überwachung
• klärende Erläuterungen
• Einsatz von Alarmzeichen
• Anwendung von Frühwarnsystemen
• ...
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<Dateiname>
Folie 13

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