Revisionssicheres Scannen von Patientenakten - Medizin-EDV

FOKUS-THEMA/ANWENDUNGSBEISPIELE
Revisionssicheres Scannen
von Patientenakten
Es ist nicht die „Platzangst“ in den Archiven alleine, die die Einsicht bringt, dass
das Aufbewahren von Patientenakten in
Papierform auf Dauer nicht die Lösung
sein kann, zumal elektronische Lösungen
die Zugriffskomfort sowie lückenlose und
rasche Verfügbarkeit bieten schon vielerorts Standard sind. Die Aufforderung
lautet also: „Going Digital!“ Eine Aufforderung, die sich gleichwohl an die Archivdienstleister richtet, sowohl den Kunden als auch den gesetzlichen Anforderungen bestmöglich zu entsprechen.
Das Konvertieren papierener Patientenakten im deutschen Gesundheitswesen
begann bereits vor rund 40 Jahren. Ursächlich hierfür war der Bedarf an Raumproblemlösungen. Seit damals werden Archivbestände mittels Mikrofilm auf ein Minimum geschrumpft. Der Mikrofilm besticht durch seinen hohen Komprimierungsgrad und ist insbesondere in seiner
Haltbarkeit und Technologieunabhängigkeit/Kompatibilität konkurrenzlos. Seine
Kehrseite liegt in der eingeschränkten Verfügbarkeit, was sich bei einer reinen Mikroverfilmung der Akten vor allem im fehlenden Anwendungskomfort zeigt.
Aus heutiger Sicht erscheint das als
aktiver Bestandteil moderner Informationssysteme nicht akzeptabel. Der digitalen Archivierung gehört die Zukunft, das
bedeutet: Scannen von Dokumenten und
ganzen Patientenakten. Wesentlicher Vorteil der gescannten Unterlagen ist die Online-Verfügbarkeit und der Anwendungskomfort beim Zugriff. Doch auch hier gibt
es die Kehrseite. Eine herkömmliche Scanlösung beinhaltet Unsicherheiten bezüglich der Revisionssicherheit, d.h. der Nachprüfbarkeit der sicheren Speicherung. Auch
die Bedenken in Bezug auf die Haltbarkeit
bzw. langfristige Datenverfügbarkeit stehen zur Diskussion.
Die Revisionssicherheit in der digitalen Welt der Informationen herzustellen,
kann heute mit Hilfe der Elektronischen
Signatur erheblich unterstützt werden. Für
elektronische Dokumente ist festzustellen,
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Ausgabe 2/2008
dass wesentliche Anforderungen an die
Fälschungssicherheit und die eindeutige
Urheberschaft, also Wahrung der Integrität und Authentizität, nur mit einer elektronischen Signatur erreicht werden können. Der Gesetzgeber hat mit den Regelungen der §§ 292a ZPO, 126a BGB eine
Beweiserleichterung für elektronisch signierte Dokumente geschaffen, die die beweisrechtliche Würdigung ähnlich voraussehbar machen soll wie die eines (Papier-) Schriftstücks. Verwendet wird hierzu ein Verfahren, das auf Verschlüsselung mittels kryptographischer Algorithmen basiert. Um eine möglichst sichere
Verschlüsselung zu erzielen, kommt die
qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung zum Einsatz. Doch elektronische Dokumente entspringen zweierlei
Quellen. Um die rechtliche Gleichstellung
der Beweiskraft ursprünglich bzw. direkt
digitaler und signierter Dokumente mit
den nachträglich gescannten Dokumenten zu erreichen, ist auch die Verschlüsselung im Rahmen des Scanvorgangs notwendig. Die qualifizierte Signatur in der
Massenverarbeitung von papierenen Akten/Dokumenten ist eine Aufgabe, die
zzt. nur wenig Anbieter von Scan-Dienstleistungen erfüllen können.
Beim Einsatz elektronischer Signaturen zu Archivzwecken sind weitere Aspekte
wichtig: Es sollte beachtet werden, eindeutig interpretierbarere, langfristig stabile und standardisierte Signaturdatenformate zu verwenden und die Archivierung
erforderlicher Verifikationsdaten in „verkehrsfähiger“ Form durchzuführen. Elektronisch signierte Dokumente büßen im
Gegensatz zu handschriftlich unterschriebenen Papierdokumenten im Laufe der Zeit
an Beweiswert ein. Ursache ist, dass die
verwendeten kryptographischen Verfahren mit der Zeit ihre Sicherheitseignung
verlieren. Zur Beweiswerterhaltung sind
demzufolge nach § 6 Abs. 1 Satz 2 des Signaturgesetzes die Archivbestände nach Bekanntgabe durch die zuständige Bundesbehörde neu zu signieren. Nach aktuellem
Stand wird das alle 3–5 Jahre erforderlich
sein. Ein Thema, das alles andere als trivial
ist, wie die verordnete Neusignierung zum
Jahreswechsel 2007/2008 bewiesen hat.
Fazit: Das revisionssichere Scannen
von wichtigen Unterlagen mit einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren und länger bedarf zukunftssicherer Verarbeitungsund Speicherverfahren.
Mit dem Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen in einem qualitätsgesichertem, ISO-zertifizierten ScanprozessUmfeld ist das Mögliche getan. Eine zusätzliche Datensicherung auf dem Backupmedium Mikrofilm, also die Anwendung
einer Hybriden Archivlösung, bietet den
höchsten Grad an Revisionssicherheit und
technologischer Unabhängigkeit.
Kontakt: Thomas Heßling
Mail: [email protected]

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