Präsentation Belegverarbeitung

Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung
Rechnungswesen
Belege als Grundlage der Aufzeichnung (Buchung)
Belege als Grundlage der
Aufzeichnung (Buchung)
Beleggrundsätze
Belegmanagement
Belegprüfung
Rechnungsbestandteile laut
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Bestandteile von
Kleinbetragsrechnungen
laut UStG
Folie 1/6
© MANZ Verlag Schulbuch
Belege sind schriftliche Aufzeichnungen über betriebliche Vorgänge, die im Rechnungswesen erfasst werden müssen. Belege sind das Bindeglied zwischen Geschäftsfall und
Aufzeichnung.
Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung
Rechnungswesen
Beleggrundsätze
● Keine Aufzeichnung (Buchung) ohne Beleg!
Belege als Grundlage der
Aufzeichnung (Buchung)
Beleggrundsätze
Belegmanagement
● Zur Vermeidung von Unklarheiten und Doppelaufzeichnungen ist genau festzustellen,
welcher Beleg als Aufzeichnungsunterlage dient, da zu einem Geschäftsfall oft mehrere
Belege gehören (z. B. Rechnung und Zahlungsbestätigung).
Belegprüfung
Rechnungsbestandteile laut
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Bestandteile von
Kleinbetragsrechnungen
laut UStG
● Die Belege sind wie Urkunden zu behandeln, d. h., es darf nichts unleserlich gemacht
werden. Notwendige Änderungen sind zu beglaubigen bzw. zu paraphieren, d. h., die
Echtheit ist mit der Unterschrift bzw. einer Paraphe (Zeichen) zu bestätigen.
● Nach erfolgter Aufzeichnung soll dies auf dem Beleg vermerkt werden
(Abhaken, Aufzeichnungsvermerk).
● Die Belege sind, soweit dies möglich ist, abzusichern. Belege dürfen nicht verschwinden!
● Die Belege sind geordnet und übersichtlich aufzubewahren (sieben Jahre). Die
Aufbewahrung kann auch elektronisch auf Datenträgern (z. B. Mikrofilm) erfolgen.
Folie 2/6
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Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung
Belegmanagement
Belege als Grundlage der
Aufzeichnung (Buchung)
Beleggrundsätze
Belegmanagement
Belegprüfung
Rechnungsbestandteile laut
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Bestandteile von
Kleinbetragsrechnungen
laut UStG
Folie 3/6
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Rechnungswesen
Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung
Rechnungswesen
Beleggruppen:
Für Unternehmen sind Belege eine Bestätigung für:
einen
Einkauf
eine
Barzahlung
Eingangs-
Kassa-
rechnung
einen
Verkauf
beleg
einen anderen
Zahlungsvorgang
Sonstiger
eine
Überweisung
Bankbeleg
Folie 4/6
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Beleg
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Rechnungswesen
Kassabelege
● Sind Belege über Zahlungsvorgänge in bar
● Kassabelege werden im Kassabuch erfasst.
Kassabeleg
● Auf dem Beleg ist ein Vermerk zur Barzahlung angebracht:
● „bar“
● „Betrag dankend erhalten“
● „KASSA“
● „Quittung“
● Kassabelege können sowohl Betriebsausgabe als auch Betriebseinnahme sein.
● TAGESLOSUNG: die Summe aller Tageseinnahmen
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Rechnungswesen
Bankbelege
● Sind Belege über unbare Zahlungsvorgänge
● Bankbelege werden im Bankbuch erfasst.
Bankbeleg
● Bei Bankbelegen ist zwischen Kontoauszug und den dazugehörigen Einzelbelegen
zu unterscheiden.
● Die Bank-Belegnummer ist mit der Kontoauszugsnummer ident.
● Mehrere Arten von Überweisungen
● Abbuchung
● Zahlungsanweisung
● E-Banking
● Belege sind im Buch
auf S. 44 abgebildet!
● Bankbelege können sowohl Betriebsausgabe als auch Betriebseinnahme sein.
Folie 6/6
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Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung
Rechnungswesen
Eingangsrechnungen
● Sind Belege über den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen beim Lieferanten
● Eingangsrechnung werden im Wareneingangsbuch erfasst.
Eingangsrechnung
● Eingangsrechnung werden erst später bezahlt. Bis zur Zahlung hat man eine
Verbindlichkeit gegen den Lieferanten.
● Offene Eingangsrechnungen werden nach der Fälligkeit in einem Ordner
systematisch geordnet.
● Der Erhalt einer Eingangsrechnung stellt noch keine Betriebsausgabe dar (neutral).
● Erst zum Zeitpunkt der Zahlung kommt es zu einer Betriebsausgabe
(gewinnmindernd)
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Rechnungswesen
Ausgangsrechnungen
● Sind Belege über den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an den Kunden
● Ausgangsrechnung werden erst später bezahlt. Bis zur Zahlung hat man eine
Forderung gegen den Kunden.
● Offene Ausgangsrechnungen werden zeitlich geordnet (chronologisch) in einem
Ordner abgelegt. Kontrolle der Zahlungseingänge!!!
● Die Ausstellung der Ausgangsrechnung stellt noch keine Betriebseinnahme dar
(neutral).
● Erst zum Zeitpunkt der Zahlung kommt es zu einer Betriebseinnahme
(gewinnerhöhend)
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Rechnungswesen
Sonstige Belege
● Sind Belege, die keiner bisherigen Beleggruppe zugeordnet werden können.
● Zahlungen mittels Bankomat- oder Kreditkarte
● Eigenverbrauch des Unternehmers
● Gutschriften infolge einer Warenrücksendung oder eines nachträglichen Rabattes.
Sonstiger
Beleg
● Der Erhalt von sonstigen Belegen stellt noch keine Betriebseinnahme dar (neutral).
● Erst zum Zeitpunkt der Zahlung kommt es entweder zu einer Betriebseinnahme
(gewinnerhöhend) oder zu einer Betriebsausgabe (gewinnmindernd)
● Belege sind im Buch auf S. 53 abgebildet!
Folie 9/6
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Rechnungswesen
Belegprüfung
Belege als Grundlage der
Aufzeichnung (Buchung)
Beleggrundsätze
Belegmanagement
Belegprüfung
Rechnungsbestandteile laut
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Bestandteile von
Kleinbetragsrechnungen
laut UStG
Folie 10/6
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Folgende Arbeitsschritte sind bei der Belegprüfung durchzuführen:
Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung
Rechnungswesen
Rechnungsbestandteile laut Umsatzsteuergesetz (UStG)
Belege als Grundlage der
Aufzeichnung (Buchung)
1 Name und Anschrift des Lieferanten
2
Name und Anschrift des Kunden
Belegmanagement
3
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten
Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Belegprüfung
4
Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung
Rechnungsbestandteile
laut Umsatzsteuergesetz
(UStG)
5
Ausstellungsdatum
6
Entgelt (Rechnungsbetrag ohne USt)
7
Steuersatz
Beleggrundsätze
Bestandteile von
Kleinbetragsrechnungen
laut UStG
8 Umsatzsteuerbetrag
9
Fortlaufende Nummer
10 UID-Nummer des Lieferanten
11
Folie 11/6
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UID-Nummer des Kunden bei Rechnungen mit einem
Gesamtbetrag über € 10.000,– (Entgelt und Umsatzsteuer)
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Rechnungswesen
Bestandteile von Kleinbetragsrechnungen laut UStG
Gesamtbetrag € 400,-- nicht übersteigt
Belege als Grundlage der
Aufzeichnung (Buchung)
Beleggrundsätze
Belegmanagement
Belegprüfung
Rechnungsbestandteile laut
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Bestandteile von
Kleinbetragsrechnungen
laut UStG
Folie 12/6
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