Prozessmanagement im Geschäftsbereich des BMVg – Strategische Steuerung in einem hochkomplexen Umfeld 25. Januar 2016 1 Gliederung Grundlagen des Prozessmanagements Warum Prozessmanagement? – Vision und Ziele Vom Ergebnis her denken! Wie implementieren wir es? Chancen des Prozessmanagements Herausforderungen Ausblick 2 Ein komplexes Umfeld Gesetze / externe Regelungen Weißbuch VPR Strategisches Zielsystem Anforderungen Regelungsmanagement Zusammenarbeitsbeziehungen NATO EU VN Prozesse Rollen und Verantwortung NATO EU VN Strukturen & Organisation 3 Warum Prozessmanagement? Ziel: „Prozesse schaffen Ordnung.“ Herausforderung (AL FüSK, VAdm Lange) Input Output Konsequenzen: hohe Ressourcenbindung hohe Kosten hoher Zeitbedarf Input Output Vision und Ziele: Ausrichtung auf Ziele klare Zuständigkeiten transparente Abläufe höhere Wirkung/Wirtschaftlichkeit Orientierung im Alltag 4 Vom Ergebnis her denken! (1) Strukturen folgen den Prozessen, Prozesse folgen den Zielen Strat. Ziele Kernprozesse Einsätze der Bundeswehr durchführen Einsatzbereite Kräfte bereitstellen Politische Positionen einbringen und umsetzen PM Management-/ Unterstützungsprozesse Integrierte Planung durchführen Personal bereitstellen Informationsarbeit leisten Organisation GB BMVg gestalten Revision durchführen Mat. Lösungen nach CPM (nov) bereitstellen Gesundheitsversorgung sicherstellen EinkaufBw managen Führungsunterstützung sicherstellen Infrastruktur bereitstellen und betreiben Logistische Leistungen erbringen Verpflegung u. bew. Betreuung sicherstellen GeoInformationswesen sicherstellen Gesetzliche Schutzaufgaben gewährleisten Militärisches Nachrichtenwesen sicherstellen Komplexe Dienstleistungen managen Input Output Struktur 5 Vom Ergebnis her denken! (2) Wirkung Prozess Input z.B. Personal und Material Output Outcome z.B.Einsatzbereitschaftsgrad z.B. Ausbildung und Instandhaltung z.B. Auftragserfüllung im Einsatz Wirtschaftlichkeit Ablauf vom Input zum OUTCOME Vom ERGEBNIS her denken! 4 Was müssen wir dazu einsetzen? 2 3 Wie müssen wir es tun? Was müssen wir dazu tun? 1 Was wollen wir erreichen? 6 Wie implementieren wir es? Kernprozesse Einsätze der Bundeswehr sicherstellen Einsatzbereite Kräfte bereitstellen Politische Positionen einbringen Management-/ Unterstützungsprozesse … … … … … … … … … … … … … … 7 So – mit einer Prozesslandkarte! Kernprozesse Einsätze der Bundeswehr sicherstellen Einsatzbereite Kräfte bereitstellen Politische Positionen einbringen Management-/ Unterstützungsprozesse Integrierte Planung durchführen Organisation gestalten Informationsarbeit leisten Personal bereitstellen Gesundheitsversorgung sicherstellen Mat. Lösungen nach CPM (nov) bereitstellen Führungsunterstützung sicherstellen EinkaufBw managen Logistische Leistungen erbringen Infrastruktur bereitstellen und betreiben GeoInformationswesen sicherstellen Verpflegung u. bew. Betreuung sicherstellen Militärisches Nachrichtenwesen sicherstellen Gesetzliche Schutzaufgaben gewährleisten 8 „Big Picture“ Strategische Ziele der Leitung Beiträge zur Zielerreichung Zielvorgaben Politische Positionen einbringen Integrierte Planung durchführen Organisation gestalten Planungskategorien Maßnahmenbereiche - Organisation - Personal - Rüstung - Betrieb - Infrastruktur - Strukturen - Dienstposten - Soll-Material - Infrastruktur - Stationierung Personal bereitstellen Materielle Lösungen nach CPM nov. bereitstellen EinkaufBw managen Infrastruktur bereitstellen Ressourcenbereiche Informationsarbeit leisten Einsatzbereite Kräfte bereitstellen Einsätze der Bw sicherstellen Logistische Leistungen erbringen Führungsunterstützung sicherstellen Gesundheitsversorgung sicherstellen Verpflegung und bew. Betreuung sicherstellen GeoInformationswesen sicherstellen Mil. Nachrichtenwesen sicherstellen Unterstützungsleistungen Gesetzliche Schutzaufgaben gewährleisten Dauer-/Querschnittsaufgaben Kernprozesse Management-/ Unterstützungsprozesse 9 Chancen des Prozessmanagements Mehrwert für die Organisation Bisherige Erfolge deutlich mehr Transparenz Aufbrechen alter Strukturen weg vom Liniendenken eingefahrene Abläufe überprüfen informierte Entscheidungen statt „Bauchgefühl“ Risiken früher erkennen Umgliederung Abt. FüSK Weiterentwicklung IPP Aufstellung LufABw Vorreiterrolle der SKB („Leuchttürme“) EinsFüKdoBw („Wir haben endlich einen Prozess nach dem wir uns richten können!“) Betrachtung der Prozesse im AS Cyber wichtige Rolle iR der Organisationsanalyse 10 Herausforderungen (1) Erfolgsfaktoren Leitungs-Commitment breite Integration in die Organisation Pragmatisches Vorgehen Fokussierung auf wesentliche Prozesse Kulturwandel top-down Zielnachhaltung Misserfolgsfaktoren fehlender Durchsetzungswille fehlende Wahrnehmung der Verantwortung pure Beschränkung auf IT Suche nach der „100%-Lösung“ unzureichende Kommunikation Akzeptanzverlust - „Eintagsfliege“ Sonderverfahren 11 Herausforderungen (2) Kurzfristig Überführung in den ng Bereich Strategie PM veröffentlichen Reifegradanalyse konzipieren und durchführen Mittelfristig Prozessanalyse und – optimierung durchführen PM und strategische Steuerung besser verknüpfen Prozessportal einführen Langfristig Prozessdenken bei allen Führungskräften nachhaltig verankern PM als Mittel für Organisationsanpassungen fest etablieren 12 Ein strategischer Ausblick 13 14
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