A n we nd e rbericht FCS Flight Calibration Services GmbH „Setting the Standard“ – windream in der Luftfahrt Dokumenten-Management bei der FCS Flight Calibration Services GmbH in Braunschweig Die Braunschweiger FCS Flight Calibration Services GmbH kalibriert im Auftrag europäischer Flugsicherheitsorganisationen Navigationsund Radaranlagen für den Luftverkehr. Diese Tätigkeit erfordert ein Höchstmaß an Präzision und kommunikativer Interaktion. Der Einsatz eines modernen und leistungsfähigen Dokumenten-Management-Systems ist dabei ein wichtiges Instrument, das die FCS bei der Erfüllung ihrer Aufgaben wirksam unterstützt. Denn auch bei der Verwaltung unternehmensrelevanter Informationen ist es für die FCS entscheidend, präzise und effektiv zu arbeiten. FCS Flight Calibration Services GmbH – Hierzu betreibt die FCS mehrere Flugzeuge das Unternehmen vom Typ Raytheon Beechcraft Super King Unternehmenszweck der FCS Flight Calibra Air 350, die mit einem komplexen Flugver tion Services GmbH ist die sichere und wirt schaftliche Durchführung von Flugvermes sungen für Flugsicherungsorganisationen in Deutschland und anderen Europäischen Staaten.In diesem Geschäftsfeld sind höchste Präzision, Zuverlässigkeit, Wirtschaftlichkeit und Verfügbarkeit gefordert. Flugvermes sung, d. h. die Kalibrierung der Navigations-, Surveillance-(Radar-) Anlagen und Überprü Flight Calibration Services in Braunschweig fung von Verfahren ist ein wichtiger Bestand messungssystem ausgerüstet sind. Für Ra teil der Sicherheitskette im Luftverkehr. darvermessungen setzt die FCS zusätzlich 2 Learjet-Flugzeuge ein. Bei der Flugvermes Zur strukturierten Kanalisierung aller unter sung erfolgt die Beurteilung des HF-Signals nehmensrelevanten Informationen und der im Raum von Navigationsanlagen (z. B. die sich aus Geschäftszweck und Regulierungs an allen größeren Verkehrsflughäfen instal anforderungen ergebenden immensen Pa lierten Instrumentenlandesysteme ILS) in pierflut entschied sich die FCS Flight Calibra Echtzeit. Der Flugmessingenieur an Bord des tion Services GmbH bereits im Jahr 2003 für Messflugzeuges steht dabei in ständigem den Einsatz des Dokumenten-Management- Funkkontakt mit der Bodentechnik. Er stellt Systems windream. nach Abschluss der Flugvermessung einen Bericht zur Beurteilung der Anlagen aus. Das DMS-Projekt Vor der DMS-Einführung stand zunächst ein Die FCS Flight Calibration Services GmbH Vorprojekt, in dem die spezifischen Anforde bewegt sich hierbei – wie alle kommerziel rungen der FCS festgelegt und die auf dem len Flugbetriebe – in einem stark regulierten Markt erhältlichen Dokumenten-Manage Umfeld. Eine Vielzahl internationaler und na ment-Systeme gesichtet wurden. Hauptkri tionaler Vorschriften muss beachtet werden, terien für die Entscheidung zugunsten von deren Einhaltung vom Luftfahrt-Bundesamt windream waren ein minimales Einführungs (LBA) bzw. der europäischen Regulierungs risiko dank der vollständigen Windows-Inte behörde EASA überprüft werden. Weitere gration, die gute Übereinstimmung mit den Vorschriften betreffen die Flugvermessung selbst. Die Verfahren zur Flugvermessung sind zwar theoretisch von der Internationa len Organisation für die Zivilluftfahrt (ICAO) in Montreal standardisiert, jedoch gibt es in den nationalen Umsetzungen teil weise unterschiedliche Richt Eckdaten: zz Strukturierte Kanalisierung aller unternehmensrele vanten Informationen zz Reduzierung der Papierflut zz Einhaltung restriktiver Richtlinien in einem stark regulierten Umfeld zz Verbindung zur vorhan denen Finanzbuchhal tungssoftware über Skrip-Programmierung zz Effiziente und schnelle Recherche im gesamten Dokumentbestand linien, die beachtet werden müssen. Von besonderer Be deutung ist auch der interne Kalibrierprozess der FCS - der Anforderungen der FCS einschließlich der Kalibrierzustand der Messein Unterstützung vorhandener Dokumenten richtung der Flugzeuge ist für strukturen sowie ein günstiges Preis-/Leis jeden Zeitpunkt der letzten tungsverhältnis. zehn Jahre dokumentiert. Die FCS ist nach der Norm DIN Mittlerweile setzt FCS Flight Calibration Ser EN IS0 9001:2000 zertifiziert. vices GmbH windream für einen Großteil der Im Rahmen des Qualitätsma im Unternehmen verwendeten Dokumente nagement-Systems und Informationen ein. Hierzu wird der ge werden laufend in- und externe Audits samte papiergebundene Schriftwechsel durchgeführt. mit Kunden, Behörden und Lieferanten ge 3 scannt, im DMS gespeichert und anschlie die Einführung einer zusätzlichen Software ßend elektronisch per Link über E-Mail an zum Auditmanagement eingespart werden die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Die di konnte. gitalisierten Dokumente, ebenso wie alle elektronisch eingehende Nachrichten (z. B. Hohe Akzeptanz im Unternehmen vertragsrelevante E-Mails) stehen allen be Das elektronische Dokumenten-Manage rechtigten Mitarbeitern über die Index- oder ment-System genießt bei den Mitarbeitern die Volltextrecherche im direkten Zugriff zur der FCS Flight Calibration Services GmbH Verfügung. Der interne Handbuch- und Richt eine hohe Akzeptanz. Die bisherige Arbeits linienbestand sowie die QM-Dokumentation weise musste nicht umgestellt werden. Nur wird versionskontrolliert in windream archi wenige Bedienungsfunktionen müssen er viert. Flugvermessungsberichte der Kunden lernt werden, um die Funktionen des DMS sind nun in Sekundenschnelle über das DMS (insbesondere die schnelle Recherche) nut abrufbar. Über die Archivierung weiterer zen zu können. Seitens der IT-Systemum wichtiger interner und externer Dokumente (z. B. Schulungsunterlagen und Präsentatio nen) hinaus wird windream auch zum Aufbau einer Bilddatenbank im Sinne des „Digital As set Management“ eingesetzt. Effizienter Workflow durch einfache Skriptprogrammierung Besonders effizient arbeitet die FCS mit ei nem nahtlos in windream eingebundenen Workflow-Modul für die Freigabe mehrerer gebung war bis auf die Anschaffung eines tausend Eingangsrechnungen jedes Jahr. leistungsfähigeren Servers zwei Jahre nach Diesen Workflow entwickelte die windream der Ersteinführung keine Erweiterungen not GmbH speziell für die FCS Flight Calibrati wendig; ein Microsoft SQL-Server wurde be on Services GmbH auf Basis einer Skript- reits in der Finanzbuchhaltung eingesetzt. Programmierung. Die Ausführung des Work flows erfordert keine zusätzliche Software. In Effizienzgewinne durch Transparenz den Workflow-Prozess ist eine Schnittstelle und schnelles Retrieval zur vorhandenen Finanzbuchhaltung integ Die konsequente elektronische Archivierung riert, so dass die Kreditoren nur an einer Stel kommerzieller und technischer Unterlagen le im DV-System verwaltet werden. Mit der einschließlich des gesamten Schriftwechsels gleichen Systematik bearbeitet die FCS auch sowie vertragsrelevanter E-Mails in einem in die internen Reisekostenabrechnungen. Da tegrierten, unternehmensweit eingeführten rüber hinaus werden auch Audit- und Abwei windream-DMS sorgt für eine hohe Trans chungsberichte des Qualitätsmanagement- parenz und schnelle Informationsverteilung. Systems über windream verwaltet, wodurch Durch Produktivitätsgewinne in Verwaltung 4 und Technik wurde die Effizienz gesteigert, Mit minimalem Risiko sofort produktiv Kosten reduziert und ein wichtiger Beitrag zur Die schnelle Realisierung des DMS-Projekts Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit geleis bei der FCS unterstreicht, dass mit windream tet. Darüber hinaus sind die besten Voraus gerade auch mittelständische oder kleinere setzungen zur Einhaltung der gesetzlichen Unternehmen rasch und kostengünstig von Anforderungen hinsichtlich „Compliance“ der bekannten Effizienz eines modernen Do und GdPdU gegeben. kumenten-Management-Systems profitieren können. Beratungsintensive, komplexe und dadurch risikobehaftete IT-Projekte gehören windream GmbH Wasserstraße 219 44799 Bochum Deutschland Telefon:+49 234 9734-0 Telefax:+49 234 9734-520 E-Mail: [email protected] www.windream.com Managing Documents Artikel: wdA - FCS Flight Calibration Services GmbH (MMX-IV) • Alle Warenzeichen gehören den jeweiligen Eigentümern • Technische Änderungen und Irrtum vorbehalten. damit der Vergangenheit an.
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