Startklar für die Cloud

Ausgabe 2015 – 28-29
6. Juli 2015
Nur im Abonnement erhältlich
IT-Betrieb wird
zur Achillesferse
Bei IT-Dienstleistern
läut das Projektgeschät,
doch Outsourcing wird
zum Hemmschuh.
Seite 8
Microsot Project
2016 im Test
Erkennbare Fortschrite
bei Ressourcenplanung.
Seite 14
Innovationen
sind Plicht
Warum immer mehr
IT-Organisationen
kreative Inseln schafen.
Seite 38
Startklar für die Cloud
Eine Roundtable-Diskussion zeigt:
CIOs machen ihre IT-Organisationen it für
die Cloud-Zukunt.
Seite 26
IDG Business Media GmbH, Zenit Pressevertrieb GmbH, Postfach 810580, 70522 Stuttgart
14 Technik 2015 28-29
Microsoft Project 2016: Mehr Transparenz
für die Ressourcenverwaltung
Mit der Version Project 2016 macht Microsoft den Ressourceneinsatz in
Projekten transparenter. Die Auslastung wird verbessert, die Produktivität
steigt. Insgesamt können die Verantwortlichen besser planen, haben die
Experten von Campana & Schott in einem ersten Test festgestellt.
Von Sven Hausen,
Head of Business Unit
Enterprise Project
Management bei
Campana & Schott
Preview Project 2016
Microsoft hat vor wenigen Wochen Previews von „Office 2016“,
„Project 2016“ und „Visio 2016“
zum Download bereitgestellt.
Es gibt verschiedene Sprach
optionen, darunter auch eine
deutschsprachige Version. Diese
Variante erfordert jedoch ein
Office-365-Abo. Wer es nicht hat,
kann die Vorabversionen aus
probieren, muss sich dabei allerdings mit der englischsprachigen
Version begnügen. Wann die
Final Releases der neuen
Softwaregeneration auf den Markt
kommen, steht noch nicht fest.
Weitere Informationen, DownloadLinks und ein Product-Key finden
sich unter:
http://w.idg.de/1dfK9rm
V
or gut zwei Jahren brachte der
Release-Wechsel auf Microsoft Project
Server 2013 erstmals einen optimierten Zugriff von mobilen Endgeräten auf
Projektdaten und erleichterte dadurch die
Kommunikation und Zusammenarbeit in Projektteams. Aufsehen erregte die Möglichkeit,
den Funktionsumfang von Microsoft Project
Server als reinen Online-Service aus der Cloud
zu nutzen. Das vereinfachte den firmenübergreifenden Einsatz der Software und entlastete zugleich die IT-Abteilungen. Demgegenüber
wirken die Veränderungen mit dem bevor
stehenden Release auf den ersten Blick
weniger spektakulär. Doch der Schein trügt,
wie Campana & Schott in einem intensiven
Vorabtest der neuen 2016er Version heraus
gefunden hat.
Besonders positiv fiel das erweiterte Ressourcen- und Kapazitäts-Management auf, weil
sich damit Matrix- und Linienorganisationen
besser als bisher koordinieren lassen. Je nach
Geschäftsausrichtung verspricht ein Upgrade
auf die neue Version nicht nur einen signifikanten Produktivitätsgewinn, sondern auch
eine flexiblere und zügigere Multi-Projekt
steuerung – und das führt letztlich zu einer
höheren Agilität im Wettbewerb.
Bereits die aktuellen Versionen von „Microsoft
Project Server“ und „Project Online“ bieten aus
verschiedenen Rollenperspektiven eine transparente Sicht auf das laufende Projektgeschehen. Für Ressourcen-Manager und Linienvorgesetzte ist beispielsweise einsehbar, welche
Mitarbeitereinsätze ein Projektleiter plant. In
der Praxis sind solche Planungen allerdings
Veränderungen unterworfen: Mitarbeiter können erkranken oder sind wegen dringlicherer
Aufgaben plötzlich nicht mehr verfügbar. Zudem aktualisieren Projektleiter ihre Pläne fortlaufend – auch nach einer initialen Vereinbarung über den Einsatz eines Mitarbeiters mit
seinem Linienvorgesetzten. In solchen Situa
tionen fällt es den steuernden Verantwortlichen oft schwer, mögliche Auswirkungen von
Planänderungen auf andere Projekte schnell
und präzise einzuschätzen. Der Zusammenhang zur einmal vereinbarten Einsatzplanung
geht verloren. Den Linienvorgesetzten fehlt
daher auch eine valide Grundlage für Ent
scheidungen, ob sie neue Projektanfragen nach
Mitarbeitern ihrer Teams mit einer Zu- oder
Absage beantworten sollen. Die Ursache dieser
Schwierigkeit liegt vor allem darin, dass in der
bisherigen Version von Microsoft Project Server für Ressourcenzusagen aus dem LinienManagement keine systeminterne Protokollierung vorgesehen ist.
Herausforderungen in der Praxis
Typische Beispiele für Herausforderungen dieser Art finden sich in der Praxis sowohl in Softwareunternehmen als auch in Engineering-Firmen mit einem schnell wachsenden Geschäft,
das sich sukzessive auf mehrere Standorte verteilt. In den Anfangsjahren gibt es in solchen
Szenarien nur wenige standortübergreifende
Projekte, so dass die Auslastung der Mitarbeiter in aller Regel gut zu überschauen ist. Mit zunehmender Unternehmensgröße und Projekt
anzahl geht die Übersicht jedoch schleichend
verloren. Es kostet immer mehr Aufwand, herauszufinden, ob die Belegschaft eines bestimmten Standorts im nächsten Monat optimal ausgelastet sein wird und wo für das nächste
Projekt der passende Experte verfügbar ist.
Gravierend vor allem: Kurzfristige Anfragen
von Großkunden lassen sich nicht mehr schnell
genug beantworten, ein klarer Nachteil im
Wettbewerb. Denn es ist einfach nicht sofort
ersichtlich, ob der betreffende Auftrag in der
gegebenen Zeit zu bewältigen ist. In solchen
Fällen wird schließlich der Schritt zu einer
Optimierung der Tool-Unterstützung für das
Ressourcen-Management unausweichlich.
Typisch ist dieses Beispiel insofern, als eine
ursprünglich gut funktionierende ProjektManagement-Infrastruktur vielerorts mit dem
Wachstumstempo der Firma nicht Schritt
halten kann.
Über die Funktion „Add Engagement“ können Projekt-Manager Ressourcenanfragen stellen,
näher präzisieren und bereits Vorstellungen zu möglichen Kandidaten einbringen.
Add-on versus Excel-Improvisation
Nutzer von Microsoft Project Server haben in
der Vergangenheit häufig auf bestimmte Addon-Lösungen zurückgegriffen, um in einer Ma
trixorganisation neben dem Projektgeschäft
auch die Linienorganisation optimal unter
stützen zu können. Als Alternative versuchten
manche Unternehmen auch, die projektübergreifende Ressourcenplanung parallel zu Micro
soft Project Server 2013 mit selbst entwickelten Excel-Listen in den Griff zu bekommen.
Viele dieser „Schattenplanungen“ jedoch ereilt
früher oder später das Schicksal fast aller Insellösungen: Medienbrüche und doppelte Datenhaltung mit unvermeidlichen Inkonsistenzen. Die Konsequenz: Mehraufwand statt mehr
Transparenz in der Ressourcenplanung.
Wenn der Ressourcen-Manager die „Resource Requests“ in der „Project Web App“ (PWA) öffnet,
werden dort bereits genehmigte und neue Anfragen angezeigt.
Agiler planen = höhere Produktivität
Die Erweiterungen in der künftigen Version
2016 von Microsoft Project können helfen, die
beschriebenen Planungsprobleme zu entschärfen, und beim Kapazitäts- und Ressourcen-Management eine große Wirkung entfalten. Denn
die neuen „Resource Requests“ und „Resource
Engagements“ beheben den beschriebenen
Mangel: Sämtliche Zusagen und Ablehnungen
von Linienvorgesetzten in Bezug auf Kapazitätsanfragen der Projektleiter dokumentiert
das System lückenlos mit eigenen Datenobjekten. Dies schafft die Grundlage für ein transparentes Ressourcen-Management über alle beteiligten Abteilungen hinweg – auch für die
Linienvorgesetzten.
Mit dem Wechsel zur „Timephased-Data“-Ansicht erhalten die Anwender eine Übersicht, für welche
Zeiträume Ressourcen genehmigt beziehungsweise angefragt sind.
Mit „Add Engagement“ teilen Ressourcen-Manager abschließend einzelne Mitarbeiter bestimmten
Projekten zu.
Dass es sich hierbei um keine Nebensache handelt, sondern um einen echten Mehrwert mit
Geschäftsrelevanz, zeigen Erfahrungen aus
dem Beratungsalltag: Allein die hinzugewonnene Entscheidungsfähigkeit im RessourcenManagement kann in Dienstleistungsunternehmen einen Produktivitätsgewinn von etwa
zehn Prozent ergeben. Als Vorteil erweist sich
zudem, dass der erweiterte Funktionsumfang
des Kapazitäts- und Ressourcen-Managements
von Project 2016 direkt zur Verfügung steht
und nicht erst langwierig konfiguriert werden
muss.
Entscheidungsfähig auf einen Blick
Im „Team Planner“ überblicken die Verantwortlichen, wie ihre Ressourcen aktuell eingesetzt und
verplant sind.
Schnelle Entscheidungen unterstützt die
neue Version überdies durch sogenannte
Heatmaps – ein Feature, für das in der Ver
gangenheit ebenfalls häufig die Hilfe eines
Implementierungspartners in Anspruch
genommen werden musste. Farbig auf
bereitete Grafiken lassen selbst bei sehr
großen Datenmengen und hochkomplexen
Abhängigkeiten zwischen verschiedenen
Projekten mögliche Über- oder Unter
planungen auf einen Blick erkennen. Und
zwar anhand von Ampelfarben, für die sich
entsprechende Schwellenwerte frei definieren
lassen. Damit können Linienvorgesetzte bei
der Einsatzplanung flexibel reagieren, noch
bevor ein Engpass in einem der Projekte
oder bei einem der Mitarbeiter überhaupt
entsteht.
Weitere Neuerungen im Project Client
Der Zeitplan eines Projekts kann auf mehrere Timelines aufgeteilt werden. Das erlaubt den
Anwendern detaillierte Einblicke in ihre Planungen.
Mit dem Timeline-Feature war es bereits in
Project 2013 möglich, den Projektverlauf
entlang der Zeitachse zu visualisieren. Neu
im Project Client der 2016er Version ist die
Option, mehrere Zeitachsen für ein Projekt zu
verwalten und als übereinander liegende Balken darzustellen. Der obere kann beispiels
weise das Gesamtprojekt repräsentieren, während der darunter liegende ein bestimmtes
Teilprojekt näher beschreibt. Auf diese Weise
2015 lassen sich einzelne Phasen des Projekts
genau differenzieren, ohne dass die zusätzli
che Detailfülle den Blick auf das große Ganze
verstellt.
Daneben wird die Suche nach einem der viel
fältigen Befehle im Project Client durch Inte
gration eines neuen Suchfensters direkt in der
Oberfläche vereinfacht. Die Zeit für umständli
ches Suchen nach selten genutzten Funktionen
wird damit reduziert.
Innovationen werden schneller nutzbar
Mit Project 2016 setzt Microsoft seinen Weg in
die Cloud konsequent fort. Obgleich Project
Online erst seit dem Start der 2013er Version
verfügbar ist, setzen etliche Neukunden, der
zeit vor allem britische Unternehmen, bereits
mehrheitlich auf diese Variante, meist in Ver
bindung mit Office 365. In Deutschland hinge
gen steht der flächendeckende Schwenk in
Richtung Cloud noch aus. Hierzulande behält
die On-Premise-Variante bis dato noch die
Oberhand. Im Hinblick auf Produktivitäts- und
Effizienzreserven wird das Zusammenspiel
von Project Online mit anderen MicrosoftCloud-Angeboten allerdings immer wichtiger –
zum Beispiel mit Sharepoint Online, Power BI,
Skype for Business Online, Dynamics CRM
Online oder auch mit der sozialen EnterprisePlattform Yammer, die seit 2012 zu Microsoft
gehört.
Wie bei allen Cloud-Lösungen ergeben sich
auch bei Project Online die aus Anwendersicht
größten Vorteile aus der unmittelbaren
Verfügbarkeit der Software ohne langwierige
Abstimmungen mit der IT-Abteilung. Da die
Online-Varianten zudem inkrementell weiter
entwickelt und den Anwendern Neuerungen
laufend zur Verfügung gestellt werden, ver
kürzen sich Innovationszyklen. Niemand muss
mehr auf die nächste Version warten – neue
Funktionen für eine effizientere Tool-Unter
stützung bei der Projektsteuerung sind sofort
einsatzbereit.
Die IT-Abteilung wiederum wird nachhaltig
entlastet, weil das inhouse betriebene An
wendungsportfolio nicht weiter wächst und
der Aufwand für künftige Release-Wechsel ent
fällt. Gerade für kleinere und mittelständische
Unternehmen, die bisher nur den Project
Client verwendet haben, empfiehlt sich Project
Online als einfache Möglichkeit für den Um
stieg auf die Server-Variante. Investitionen in
neue Server-Hardware sind dafür nicht erfor
derlich. Bedacht werden sollten die Vorteile
der Online-Variante auch überall dort, wo noch
die früheren Project-Server-Versionen 2003,
2007 oder 2010 im Einsatz sind. Für die Ver
sionen 2003 und 2007 hat Microsoft den
Mainstream-Support bereits eingestellt, für
Project Server 2010 läuft er im kommenden
Oktober aus.
Fazit
In Unternehmen mit Matrixorganisation
bringen die signifikanten Erweiterungen im
Kapazitäts- und Ressourcen-Management von
Microsoft Project 2016 mehr Transparenz in
das Zusammenspiel der Projekt- und Linien
28-29 Technik planung. Die lückenlose Dokumentation sämt
licher Ressourcenfreigaben macht Vereinba
rungen zwischen Team- und Projektleitern
deutlich zuverlässiger als bisher. Zusätzliche
Tools für das Ressourcen-Management werden
damit überflüssig – das gilt erst recht für jede
Excel-Schattenplanung.
Überdies erleichtern Standard-Reports und in
tegrierte Heatmaps die Analyse von möglichen
Überplanungen und Unterauslastungen. Res
sourcenanfragen lassen sich somit schneller
beantworten. In der Summe erweist sich die
erweiterte Kapazitätsplanung von Microsoft
Project 2016 als ein wichtiger Hebel, um die
Mitarbeiterauslastung zu verbessern und da
mit die Produktivität im Unternehmen zu stei
gern. Je höher der Umsatzanteil je Mitarbeiter
in Kundenprojekten liegt, desto stärker wirkt
sich die optimierte Einsatzplanung auf das Ge
schäftsergebnis aus. Zu bedenken ist dabei al
lerdings, dass auch ein noch so gutes Manage
ment-Tool allein nur wenig bewirkt, wenn nicht
gleichzeitig auch die passenden Prozesse, Re
geln und Rollen in der Organisation verankert
werden. (ba)
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