PWO-Geschäftspartnerkodex Februar 2016 Unser Verständnis von Nachhaltigkeit im Geschäftspartnermanagement Die Progress-Werk Oberkirch AG mitsamt ihren iSd § 15 AktG verbundenen Unternehmen (zusammen „PWO“) versteht Nachhaltigkeit als einen wesentlichen Bestandteil ihrer Geschäftsprozesse. Wir beziehen als weltweit führender Entwickler und Hersteller von anspruchsvollen Metallkomponenten und Systemen in Leichtbauweise für Sicherheit und Komfort im Automobil weltweit Rohstoffe, Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten, Dienstleistern und anderen Geschäftspartnern (nachfolgend nur „Geschäftspartner“), um mit innovativen Produkt- und Servicelösungen den nachhaltigen Erfolg unserer Kunden zu sichern. PWO ist sich ihrer gesellschaftlichen wie unternehmerischen Verantwortung bewusst und hält sich an gesetzliche Vorgaben sowie hohe ethische Standards. Dies hat PWO zum einen im Unternehmensleitbild verankert und sich zudem eigene Verhaltensrichtlinien auferlegt, die Maßstäbe im geschäftlichen Umgang für alle PWO-Mitarbeiter setzen. Das Unternehmensleitbild sowie die Verhaltensrichtlinien sind http://www.progress- unter werk.de/konzern/unternehmenskultur/ veröffentlicht. Grundlage dafür ist eine verantwortungsvolle und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Unternehmensführung. Aus diesem Grund binden wir Geschäftspartner direkt in unsere Nachhaltigkeitsstrategie ein. Bei unseren Beschaffungsaktivitäten achten wir neben prozessualen, ökonomischen und technischen Kriterien ebenfalls auf gesellschaftliche und ökologische Aspekte wie Menschenrechte, Arbeitsbedingungen, Korruptionsprävention und Umweltschutz. Im Spannungsfeld zwischen Produkt / Leistung, Markt, Region und Prozess sind für uns Kosten, Qualität, Zuverlässigkeit, Innovation und Nachhaltigkeit wesentliche Faktoren bei der Lieferantenauswahl und -bewertung. Deshalb erwartet PWO von ihren Geschäftspartnern die Einhaltung aller relevanten nationalen wie internationalen Gesetze und Regelungen sowie der Anforderungen Verhaltenskodexes für Geschäftspartner (nachfolgend „PWO-Geschäftspartnerkodex“). GL0086_LA/01.10.2015 1 dieses PWO-Geschäftspartnerkodex Februar 2016 1. Umgang mit Mitarbeitern PWO erwartet von ihren Geschäftspartnern die Einhaltung der grundlegenden Arbeitnehmerrechte der jeweils geltenden nationalen Rechtsordnung. Darüber hinaus erwartet PWO die Anerkennung der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte“ der Vereinten Nationen, der Prinzipien des UN Global Compact sowie der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) unter Berücksichtigung der an den verschiedenen Standorten geltenden landesspezifischen Gesetze. Kinderarbeit PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner jegliche Art von Kinderarbeit in ihren Unternehmen verbieten und unterlassen. Diskriminierung PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner deren Mitarbeiter fair behandeln und Diskriminierung bei der Einstellung von Arbeitnehmern sowie bei der Beförderung oder Gewährung von Ausund Weiterbildungsmaßnahmen unterbinden. Wir erwarten von jedem Geschäftspartner, niemanden wegen seinem Geschlecht, seiner Hautfarbe, seinem Alter, seiner Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit, sozialen Herkunft, Behinderung oder sexuellen Orientierung zu diskriminieren. Zwangsarbeit PWO lehnt jede Form von Sklaverei oder Zwangsarbeit ab und erwartet das ebenso von ihren Geschäftspartnern. Vereinigungsfreiheit PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner die Vereinigungsfreiheit sowie das Recht, Interessengruppen zu bilden, respektieren. Somit räumen sie innerhalb der nationalen Gesetze und Regelungen ihren Mitarbeitern das Recht ein, ihre Interessen wahrzunehmen. Vergütung und Arbeitszeiten PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner die jeweils geltende Gesetzgebung zur Arbeitszeit einhalten. Ferner wird erwartet, dass die Mitarbeiter unserer Geschäftspartner eine Vergütung erhalten, die im Einklang mit den jeweils geltenden nationalen Gesetzen steht. GL0086_LA/01.10.2015 2 PWO-Geschäftspartnerkodex Februar 2016 2. Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner die jeweils geltende Gesetzgebung zum Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit einhalten. Die Geschäftspartner unterstützen die Sicherheit und die Gesunderhaltung ihrer Mitarbeiter durch angemessene Maßnahmen, wie einen präventiven und konsequenten Arbeitsschutz sowie ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld. 3. Umweltschutz Als Unternehmen der Automobilzulieferindustrie sind wir stets bestrebt, Rohstoffe und Energie einzusparen und die gesetzlich erlaubten Werkstoffe und Materialien einzusetzen, von denen keine Gesundheits- oder Umweltgefährdung ausgehen. PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner die jeweils geltenden Umweltgesetze, -regelungen und -standards einhalten. Weiter wird erwartet, dass die Geschäftspartner ein angemessenes Umweltmanagementsystem aufbauen und anwenden (z.B. gemäß ISO 14001). 4. Verhalten im geschäftlichen Umfeld Verbot von Korruption und Bestechung Korruption ist durch internationale Konventionen (z.B. durch die Prinzipien des UN Global Compact und die UN-Konventionen gegen Korruptionen) und nationale Gesetze verboten. PWO duldet sowohl bei ihren Mitarbeitern als auch bei ihren Geschäftspartnern keinerlei Form von Bestechung oder Geschäftsgebaren, die den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme hervorrufen könnten. PWO erwartet von ihren Geschäftspartnern, innerhalb der Geschäftsverbindung mit PWO, weder Dritten Vorteile irgendwelcher Art direkt oder indirekt anzubieten, noch sich oder anderen direkt oder indirekt Vorteile zu verschaffen. Auch lassen sie sich keine Vorteile versprechen, die eine rechtswidrige Handlung nach den geltenden Antikorruptionsgesetzen darstellen. PWO erwartet zudem, dass ihre Geschäftspartner gerade im geschäftlichen Verkehr mit Amtsträgern und Behörden im In- und Ausland keine Form gesetzeswidriger Zuwendungen dulden. Ebenso achten sie auf ein integres Verhalten und Vorgehen ihrer Mitarbeiter. GL0086_LA/01.10.2015 3 PWO-Geschäftspartnerkodex Februar 2016 Einladungen und Geschenke Im Umgang mit Zuwendungen, etwa in Form von Geschenken oder Einladungen, achtet der Geschäftspartner generell und insbesondere in Verbindung mit seiner Tätigkeit für PWO strikt darauf, jeglichen Anschein von Unredlichkeit oder Inkorrektheit zu vermeiden. PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner Einladungen und Geschenke nicht zur Beeinflussung missbrauchen. Einladungen und Geschenke an PWO-Mitarbeiter oder diesen nahestehende Personen werden nur gewährt, wenn Anlass und Umfang angemessen sind, d.h. sie geringwertig sind und als Ausdruck örtlich allgemein anerkannter Geschäftspraxis betrachtet werden können. Gleichermaßen fordern die Geschäftspartner von PWO-Mitarbeitern keine unangemessenen Vorteile. Vermeidung von Interessenkonflikten PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner Entscheidungen bezogen auf ihre Geschäftstätigkeit mit PWO ausschließlich auf der Grundlage sachgerechter Erwägungen treffen. Interessenkonflikte mit privaten oder familiären Belangen oder anderweitigen wirtschaftlichen oder sonstigen Aktivitäten, auch von Angehörigen oder sonst nahestehenden Personen oder Organisationen, sind schon im Ansatz zu vermeiden. Freier Wettbewerb PWO erwartet, dass sich ihre Geschäftspartner im Wettbewerb fair verhalten und die geltenden gesetzlichen Regelungen des Kartell- und Wettbewerbsrechts einhalten. Die Geschäftspartner beteiligen sich insbesondere weder an kartellrechtswidrigen Absprachen mit Wettbewerbern noch nutzen sie eine möglicherweise vorhandene marktbeherrschende Stellung missbräuchlich aus. Geldwäsche PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner die einschlägigen gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention einhalten, sich nicht an Geldwäscheaktivitäten beteiligen und den internationalen Kampf gegen Geldwäsche unterstützen. GL0086_LA/01.10.2015 4 PWO-Geschäftspartnerkodex Februar 2016 5. Vertraulicher Umgang mit Informationen. Zum Schutz von vertraulichen und personenbezogenen Informationen, Daten und Vorhaben muss der Geschäftspartner diese sicher aufbewahren und vor dem Zugriff Dritter schützen. PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner alle einschlägigen gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz einhalten und personenbezogene Daten nur unter den Voraussetzungen der geltenden Datenschutzvorschriften erheben, verarbeiten und nutzen. Geschäftspartner angemessene dürfen Weise Informationen nutzen. Alle ausschließlich Geschäftspartner für von autorisierte PWO Zwecke verpflichten und sich, auf keine vertraulichen Daten und Betriebsgeheimnisse an Dritte unbefugt weiter zu geben oder selbst zu eigenen Zwecken zu nutzen. 6. Lieferantenbeziehungen PWO erwartet, dass ihre Geschäftspartner alle hier beschriebenen Grundsätze und Anforderungen an ihre Subunternehmer und Lieferanten kommunizieren und bei der Auswahl ebenfalls berücksichtigen. Die Geschäftspartner bestärken ihre Subunternehmer und Lieferanten darin, die in diesem Geschäftspartnerkodex beschriebenen Standards im Rahmen der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten. 7. Einhaltung des PWO Geschäftspartnerkodex PWO fordert ausgewählte Geschäftspartner auf, eine Selbsteinschätzung auf Basis des / der sogenannten „Lieferantenfragebogens“ / „Lieferantenselbstauskunft“ vorzunehmen. Die Einhaltung der Anforderungen aus diesem PWO-Geschäftspartnerkodex prüft PWO im Rahmen einer risikobasierten Prüfung, um Compliance- und Integritätsrisiken zu erkennen („Business Partner Compliance Due Diligence“). PWO behält sich vor, die Geschäftsverbindung mit jedem Geschäftspartner bei Abweichungen von diesem PWO-Geschäftspartnerkodex zu überprüfen. PWO folgt dabei dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit, so dass PWO in jedem Einzelfall sorgfältig prüft, welche Konsequenzen angemessen, geeignet und erforderlich sind. Dies kann bis zu einer sofortigen Beendigung der Geschäftsbeziehung führen sowie zu einer Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen. GL0086_LA/01.10.2015 5 PWO-Geschäftspartnerkodex Februar 2016 8. Meldung von Verstößen Der Geschäftspartner hat den Verdacht auf einen Verstoß gegen Vorschriften, Gesetze und den PWO-Geschäftspartnerkodex durch PWO Mitarbeiter zu melden. Bei Verstößen ist der Compliance-Beauftragte der PWO AG zu benachrichtigen. Alle mitgeteilten Informationen werden sorgfältig geprüft und vertraulich behandelt. Compliance-Beauftragter der PWO AG Christian Bühler Industriestr. 8 77704 Oberkirch Tel: 07802-84178 Fax: 07802-8488178 [email protected] GL0086_LA/01.10.2015 6 PWO-Geschäftspartnerkodex Februar 2016 9. Bestätigung des Geschäftspartners Wir, die Unterzeichnenden, bestätigen hiermit, dass • wir den PWO-Geschäftspartnerkodex erhalten und gebührend zur Kenntnis genommen haben, • wir alle relevanten Gesetze und Vorschriften der Länder kennen, in denen unser Unternehmen tätig ist, • wir der PWO alle Verdachtsfälle von Verstößen gegen den PWO-Geschäftspartnerkodex durch PWO Mitarbeiter melden, • wir die Anforderungen des PWO-Geschäftspartnerkodex basierend auf einem entwicklungsorientierten Ansatz und ohne Änderungen oder Aufhebungen erfüllen und akzeptieren, • wir unsere Mitarbeiter über den Inhalt des PWO-Geschäftspartnerkodex informieren, • wir alle Grundsätze und Anforderungen des PWO-Geschäftspartnerkodex an unsere Subunternehmer und Lieferanten kommunizieren und diese darin bestärken, die in diesem Geschäftspartnerkodex beschriebenen Standards einzuhalten. Name des Unternehmens ____________________________________________________________________________ Unterschrift Stempel / Siegel des Unternehmens ____________________________________________________________________________ Name und Titel ____________________________________________________________________________ Identifikationsnummer (z.B. Handelsregister-Nummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ____________________________________________________________________________ Datum und Ort ____________________________________________________________________________ Dieses Dokument muss von einem autorisierten Vertreter des Geschäftspartners unterzeichnet und an die anfragende PWO-Einkaufsorganisation zurückgesandt werden. GL0086_LA/01.10.2015 7
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