Checkliste - KFM-Jahresabschluss - Checkliste KFM-Jahresabschluss v. 1.2. Stand: Mai 2015 Inhalt Vor der Durchführung des Jahresabschlusses ...................................................................................................4 Nach der Durchführung des Jahresabschlusses ................................................................................................6 © KIGST GmbH 2015 Seite 3 von 6 Vor der Durchführung des Jahresabschlusses 1. Auf abschlusstechnischen Haushaltsstellen dürfen keine manuellen Buchungen erfasst sein. 2. Vor Ausführung des Jahresabschlusses ausführen des Scriptes zum Setzen des Selbstabschließerkennzeichens für die Funktionen der Investitionsmaßnahmen beziehungsweise Prüfung der Funktionen auf Aktivierung des Selbstabschließerkennzeichens. 3. Planperiode für das neue Haushaltsjahr für alle Rechtsträger eröffnen, z. B. bei Jahresabschluss 2009 die Planperiode für das Haushaltsjahr 2011 eröffnen. 4. Optimierung der Datenbank vor dem Jahresabschluss durchführen. Dies wird durch Ihren ServicePartner durchgeführt. Bitte veranlassen Sie diesen Punkt im Vorfeld. 5. Die Haushaltspläne, bzw. Nachtragspläne sollten alle in das Sachbuch übergeleitet sein. 6. Informieren Sie rechtzeitig vor dem Jahresabschluss alle Kunden, die mit der KFM-Webauskunft, Web-Erfassung oder KFM-Webbarkasse/-Handkasse arbeiten. Während des Jahresabschlusses darf keine Erfassung erfolgen. 7. Stellen Sie sicher, dass vor der Ausführung des Jahresabschlusses die KFM-Barkassen/Handkassen abgeschlossen wurden und die Buchungen nach KFM übertragen wurden. 8. Stellen Sie sicher, dass vor der Ausführung des Jahresabschlusses die Zinskreise in das Haushaltsjahr-2 kopiert wurden. 9. Import vorhandener Barkassenbuchungen für das abzuschließende Haushaltsjahr. 10. Dispositive Belege, u. a. Vormerkungen/Anordnungen/Entwürfe verbuchen, bzw. löschen oder Jahr umsetzen. 11. Der Verrechnungszahlweg 99 für den Jahresabschluss muss ausgeglichen sein. 12. Es müssen alle Zahlungen freigegeben und die SEPA-Dateien erstellt sein. 13. Prüfen Sie für das abzuschließende Haushaltsjahr die Dauervorgangsreste. 14. Prüfen Sie die Ergebnisse der Dauervorgangs-Konsistenzprüfung für das abzuschließende Haushaltsjahr. 15. Dauervorgänge müssen bis zum 31.12. des abzuschließenden Haushaltsjahres ausgeführt sein. 16. Prüfen Sie die Nichtausführbaren Dauervorgänge bis zum 31.12. des abzuschließenden Haushaltsjahres. © KIGST GmbH 2015 Seite 4 von 6 17. Prüfen Sie die Kassenreste (positive und negative) für das abzuschließende Haushaltsjahr. 18. Plausibilitätsprüfungen zum Jahresabschluss durchführen. 19. Vorläufigen Jahresabschluss mit Andruck Jahresvortragsliste erstellen und prüfen. der Jahresüberschuss-, Fehlbetrags-Liste und 20. Prüfung des letzten Zeitbuchs vor Jahresabschluss mit Sachbuch-Summenblatt kurz und SachbuchSummenblatt lang, gedruckt auf Ebene der Kassengemeinschaft, für das Haushaltsjahr 1 der Kassengemeinschaft. Es wird auf der letzten Seite der Hinweis gedruckt „Wichtiger Hinweis: Der Zeitbuch-Saldo entspricht dem Sachbuch-Saldo!“. Achtung! Wird der Hinweis „Wichtiger Hinweis: Der Zeitbuch-Saldo entspricht nicht dem Sachbuch-Saldo!“ ausgegeben, darf der Jahresabschluss nicht erfolgen. Bitte nehmen Sie in diesem Fall mit Ihrem Service-Partner Verbindung auf. 21. Prüfung der Anfangsbestände der Bestandssachbücher (Sachbücher 5x und 9x) in Vorschuss/Verwahr bzw. Aktiva/Passiva für das abzuschließende Haushaltsjahr auf Übereinstimmung und Gleichheit. Hierzu kann die Sachbuch-Saldenliste oder Sachbuchübersicht angedruckt werden. Achtung! Sollte eine Differenz im Anfangsbestand zwischen Vorschuss/Verwahr oder Aktiva/Passiva vorhanden sein, darf der Jahresabschluss nicht erfolgen. Bitte nehmen Sie in diesem Fall mit Ihrem Service-Partner Verbindung auf. 22. Wir empfehlen den Jahresabschlusslauf mit einem zusätzlichem KFM-Benutzer auszuführen, bei dem die beim Jahresabschluss erstellten Listen, die einen größeren Umfang besitzen, in ein gesondertes Verzeichnis (Ordner) für die Datenablage, gespeichert werden können. Hierzu sollte der Pfad zum gesonderten Verzeichnis bei diesem KFM-Benutzer vorab unter Extras – Optionen Reiter 1_Dateiablage (Verzeichnis für Listenausgabe) gespeichert werden. 23. Wir empfehlen außerdem, den Jahresabschluss unbedingt mit aktivierter Option „Ausdruck im Batch“, d.h. im Hintergrundprozess vorzunehmen. 24. Unmittelbar vor dem Starten des Jahresabschlusses sollte Datenbanksicherung erstellt werden. unbedingt eine separate 25. Während des Jahresabschlusses sollte nur der Benutzer in KFM angemeldet sein, der den Jahresabschluss durchführt. © KIGST GmbH 2013 Seite 5 von 6 Nach der Durchführung des Jahresabschlusses 1. Ist der Jahresabschluss durchgeführt, beenden Sie KFM. 2. Unmittelbar nach dem Jahresabschluss und vor dem nächsten Tagesabschluss, sollte eine separate Datenbanksicherung vorgenommen werden. 3. Optimierung der Datenbank nach dem Jahresabschluss durchführen. Dies wird durch Ihren Service- Partner durchgeführt. Bitte veranlassen Sie diesen Punkt im Vorfeld. 4. Prüfung des letzten Zeitbuchs nach Jahresabschluss mit Sachbuch-Summenblatt kurz und Sachbuch-Summenblatt lang, gedruckt auf Ebene der Kassengemeinschaft, für das Haushaltsjahr 1 der Kassengemeinschaft. Es wird auf der letzten Seite der Hinweis gedruckt „Wichtiger Hinweis: Der Zeitbuch-Saldo entspricht dem Sachbuch-Saldo!“. Achtung! Wird der Hinweis „Wichtiger Hinweis: Der Zeitbuch-Saldo entspricht nicht dem Sachbuch-Saldo!“ ausgegeben, ist der Jahresabschluss fehlerhaft und es muss eine Rücksicherung der Datenbank vor Jahresabschluss vorgenommen werden. Bitte nehmen Sie in diesem Fall mit Ihrem Service-Partner Verbindung auf. 5. Prüfung der Summen des Zeitbuchs, Sachbuch-Summenblatt kurz und Sachbuch-Summenblatt lang vor und nach dem Jahresabschluss auf Übereinstimmung. Sollten die Summen nicht übereinstimmen, ist der Jahresabschluss fehlerhaft und es muss eine Rücksicherung der Datenbank vor Jahresabschluss vorgenommen werden. Bitte nehmen Sie in diesem Fall mit Ihrem ServicePartner Verbindung auf. 6. Prüfung der Anfangsbestände der Bestandssachbücher in Vorschuss/Verwahr bzw. Aktiv/Passiv für das neue Haushaltsjahr auf Übereinstimmung und Gleichheit. Hierzu kann die Sachbuch-Saldenliste oder Sachbuchübersicht angedruckt werden. © KIGST GmbH 2013 Seite 6 von 6
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