WARUM DIGITALISIEREN FÜR IHR GESCHÄFT SINNVOLL IST

Digitalisierungsund Hosting-Services
WARUM DIGITALISIEREN FÜR
IHR GESCHÄFT SINNVOLL IST
Dokumentendigitalisierung – Die Vorteile für Ihr Unternehmen
Informationsmanagement
für die digitale Welt
von heute
Haben Sie sich schon einmal gewünscht, dass die
wichtigsten Daten aus eingehenden Dokumenten
schnell und bequem weitergegeben werden können?
Die meisten Unternehmen verfügen noch immer über umfangreiche
Papierarchive und viele erstellen nach wie vor Dokumente in Papierform.
In der heutigen, schnelllebigen Welt sind physische Dokumente jedoch aus
verschiedenen Gründen nicht immer ideal. Oft ist es schwierig, bestimmte
Dokumente schnell zu finden, um dringenden Anforderungen gerecht zu
werden. So können sich Daten zu einer bestimmten Person, einem Konto
oder einem Produkt an unterschiedlichen Orten des Archivs befinden.
In der modernen Arbeitswelt befinden sich Mitarbeiter häufig an
unterschiedlichen Standorten, wodurch es für sie immer schwieriger wird, auf
physische Dokumente zuzugreifen. Es kostet Zeit und Geld, Dokumente von
ihrem Ablageort dahin zu bringen, wo sie benötigt werden.
Die Archivierung Ihrer Unterlagen in digitaler Form kann dabei helfen, die
Effektivität Ihres Unternehmens zu steigern.
Iron Mountain bietet in 36 Centern
in ganz Europa DigitalisierungsServices an.
Benötigen Sie Unterstützung?
Rufen Sie uns heute noch unter
+41 58 810 22 88 an oder besuchen
Sie www.ironmountain.ch.
Eine sichere,
hochwertige Lösung
In der heutigen informationsgetriebenen Wirtschaftwelt
konvertieren viele Unternehmen Papierdokumente in
elektronische Formate, um die mit der Aufbewahrung
von Papierdokumenten verbundenen Kosten zu senken.
Die Digitalisierung von Informationen sorgt für mehr
Flexibilität in Ihrem Unternehmen, da die gespeicherten
Daten den richtigen Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt
zur Verfügung stehen. Dies steigert die Produktivität und
verbessert letztlich auch die Kundenzufriedenheit.
Rechnungswesen
•
Rechnungen
•
Gutschriften
•
Lieferscheine
Personalabteilung
•
Bewerbungen/Lebensläufe
•
Gehaltsabrechnungen
Die interne Digitalisierung ist jedoch kein einfacher
Prozess. Sie erfordert umfassendes Fachwissen, zudem
sind Einrichtung und Wartung kostenintensiv. Wenn Sie
Ihre Daten also effektiv digitalisieren möchten, dann
brauchen Sie Unterstützung. Ein externer Anbieter
verfügt über die Fähigkeiten und die Erfahrung, um Ihre
geschäftlichen Anforderungen zu verstehen und eine
sichere, hochwertige externe Lösung umzusetzen. Es ist von
zentraler Bedeutung, dass der Anbieter seine Leistungen
an Ihre spezifischen geschäftlichen Anforderungen anpasst
und Ihre wichtigsten Dokumente über den gesamten
Informationslebenszyklus hinweg sicher verwalten kann.
•
Arbeitsverträge
Das Scannen eingehender Dokumente macht die darin
enthaltenen Informationen direkt verfügbar. So können
Sie Ihre Kunden schneller und effektiver bedienen und
vermeiden gleichzeitig die Suche nach benötigten
Papierdokumenten an verschiedenen Orten.
Ein professioneller Anbieter mit einem umfassenden
Angebot im Bereich Archiv- und Dokumentenmanagement
erhält Ihre umgeleitete Post. Die Dokumente werden
dann gescannt und je nach Bedarf sicher archiviert
oder vernichtet.
Ein guter Anbieter von Scanlösungen verwendet
Technologien zur Datenextraktion als Teil eines
automatisierten Prozesses. Die Daten werden mit
begrenzten manuellen Dateneingaben in Ihr BackofficeSystem übertragen, sodass der Aufwand für Ihre Mitarbeiter
reduziert wird.
Rechtswesen
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Liegenschaftsdokumente
•
Wartungsverträge
•
Service Level Agreements
Einhaltung gesetzlicher
Bestimmungen über den gesamten
Dokumentenlebenszyklus
Digitale Dokumente können in Gerichtsverfahren als
Beweismittel herangezogen werden. Hierzu müssen die
digitalen Daten jedoch von Anfang an sicher verwaltet
werden. In vielen Ländern werden derzeit Richtlinien
eingeführt, wie elektronische Daten verwaltet werden
müssen, damit sie vor Gericht als Beweismittel zulässig
sind (z.B. besteht in Grossbritannien dazu bereits die
Norm BS10008: 2008, Legal Admissibility and
Evidential Weight of Information Stored Electronically).
Fast jedes Dokument kann als Beweismittel infrage
kommen. Wenn Sie also erwägen, Papierunterlagen
durch digitalisierte Dokumente zu ersetzen, müssen
Sie gesetzliche Richtlinien im Verlauf des gesamten
Dokumentenlebenszyklus - von der Erfassung über die
Umwandlung bis hin zur Archivierung und Vernichtung berücksichtigen. Dabei kann Sie ein professioneller Anbieter
für Archiv- und Dokumentenmanagement unterstützen.
Bitte beachten Sie: Wenden Sie sich vor der Vernichtung von
Dokumenten an Ihren Prüfer und Ihre Rechtsabteilung.
Kundenservice
•
Kundenkorrespondenz
Dieser Service lohnt sich besonders für Unternehmen,
die viele Kundenanfragen bearbeiten.
Natürlich sind viele der erfassten Daten vertraulich
und unternehmenskritisch. Daher ist es entscheidend,
einen Anbieter zu wählen, der die höchsten
Sicherheitsstandards einhält.
Das ist für jedes Unternehmen von Vorteil. Beispiele für
Dokumententypen, die erfasst werden können, um Ihre
Prozesse zu optimieren:
220 Millionen
Bilder scannt Iron Mountain Europe in etwa
pro Jahr.
Iron Mountain hat komplette
Scanlösungen in über 170
unterschiedlichen BackofficeSystmen integriert.
Benötigen Sie Unterstützung?
Rufen Sie uns heute noch unter
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Sie www.ironmountain.ch.
Höhere Produktivität,
stärkere Kundenbindung
selektives
scannen
Mit Scannen
zum Erfolg
Wussten Sie, dass
Unternehmensabteilungen schneller
auf Informationen zugreifen können,
wenn eingehende Dokumente digitalisiert
werden?
Alle Ihre Dokumente zu scannen ist in der Regel mit
hohen Kosten verbunden und daher wenig sinnvoll.
Papierunterlagen, auf die Sie wahrscheinlich nicht
mehr zugreifen, müssen nicht digitalisiert werden. Zu
konvertierende Dokumente sollten für den bequemen
Zugriff jedoch unbedingt indexiert werden.
Digitale Daten sind vielseitiger und lassen sich leichter
weitergeben als Informationen auf Papier. Bei der
Digitalisierung werden Informationen durch Scannen
konvertiert. Erfolgt dieser Prozess allerdings intern, so
ist er teuer und zeitintensiv. Hinzu kommen technische
Herausforderungen.
Ein externer Anbieter stellt sicher, dass wichtige
Daten extrahiert und in durchsuchbare Indexfelder
eingetragen werden. Darüber hinaus sorgt er für einen
präzisen Transformationsprozess, sodass die richtigen
Dokumente zu jeder Zeit schnell und einfach gefunden
werden können. Es erfordert ein erhebliches Mass an
Fachwissen, um die Digitalisierung von Papierunterlagen
korrekt durchzuführen. Ein guter Anbieter berät Sie bei
der Indexierung von Unterlagen und verwaltet Scan-,
Extraktions- und zur Erstellung von Indexen benötigte
Transformationsprozesse.
Ein spezialisierter Anbieter, der mit einem automatisierten
Prozess mit Datenextraktionstechniken (OCR) arbeitet,
kann hier eine kostengünstige Alternative zur manuellen
Dateneingabe bieten. Eine intelligente, kundenspezifische
und sichere Lösung hilft Ihnen, Kundenanforderungen
besser zu erfüllen. Darüber hinaus können sich
Ihre Mitarbeiter stärker auf produktivere Aufgaben
konzentrieren.
Die Bereitstellung wichtiger Geschäftsdaten in
digitaler Form steigert die Wettbewerbsfähigkeit Ihres
Unternehmens. Sobald das System eingesetzt ist,
können Sie neue Chancen besser nutzen. Die meisten
Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, begrenzte
interne Ressourcen und Büroraum optimal zu nutzen, um
ihre Produktivität und Profitabilität zu steigern. Wäre es
da nicht gut, wenn Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für die
Ablage verwenden müssten und somit mehr Kapazitäten
für produktive Tätigkeiten hätten, die für Umsatz sorgen?
Die Kunden von heute sind anspruchsvoll und bereit, den
Anbieter zu wechseln, wenn der Kundenservice nicht
ihren Vorstellungen entspricht. Sie erwarten, dass Sie bei
Kundengesprächen alle relevanten Daten sofort zur Hand
haben. Wenn Sie die Anfragen Ihrer Kunden schneller
bearbeiten können als Ihre Wettbewerber, sorgen Sie für
besseren Kundenservice und somit auch für eine stärkere
Kundenbindung. Durch die digitale Archivierung von
Dokumenten und die Möglichkeit, diese Unterlagen zu
durchsuchen, kommen Sie diesem Ziel einen erheblichen
Schritt näher.
Weitere Schritte
1. Entscheiden
Sie sich für einen Partnern, der
Sie beim Scannen Ihrer Dokumente unterstützt
und sicheren Zugriff auf vertrauliche
Unterlagen bietet
2. Definieren
Sie die wichtigsten Dokumente, die
gescannt werden sollen
3. Identifizieren
Sie relevante Informationen, die
aus den Dokumenten extrahiert werden müssen
4. Legen
Sie fest, wo die extrahierten Daten und
gescannten Dokumente archiviert werden sollen
(internes Informationsmanagement oder extern
gehostete Systeme)
5. Profitieren
Sie von den Vorteilen eines
effizienteren Geschäftsprozesses mit geringeren
Bearbeitungskosten und einem flexibleren Ansatz
zur Bearbeitung von Geschäftsdokumenten
Iron Mountain kann die
unterschiedlichsten Dokumente
scannen: von gewöhnlichen
Geschäftsunterlagen über
Flugtickets bis hin zu
komplexen Plänen.
Sensible Informationen werden bei uns sicher
gehandhabt. Unsere Center bieten eine hohe
Sicherheit zum Scannen streng vertraulicher oder
geheimhaltungspflichtiger Unterlagen.
Benötigen Sie Unterstützung?
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Über Iron Mountain
Iron Mountain ist einer der weltweit führenden Anbieter im Bereich des Informationsund Archivmanagements. Über 85 % der FTSE-100-Unternehmen und über 140.000
Unternehmen in 39 Ländern verlassen sich beim Management ihrer Informationen auf uns.
Unser Service unterstützt Unternehmen dabei, ihre Informationen zu optimieren und zu
schützen - unabhängig vom Format, an welchem Ort und in welcher Phase des Lebenszyklus
diese vorliegen. Des Weiteren helfen wir Kunden bei der Datenwiederherstellung sowie der
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Unsere branchenweit führenden Sicherheitsleistungen
schützen Sie vor Datenverletzungen und einer damit verbunden Rufschädigung.
Iron Mountain bietet mehr als nur effiziente Scanlösungen. Wir kümmern uns um
Ihre geschäftskritischen Informationen rund um ihren gesamten Lebenszyklus und
ermöglichen dabei Kostenreduzierung und Effizienssteigerung in Ihrem Unternehmen.
Analyse und
Beratung
Archivieren
und Schützen
Scannen und
Digitalisieren
Flexibler
Zugriff
Sichere
Vernichtung
Weitere inForMationen
Iron Mountain bietet auf lokaler Ebene eine vollständige Palette an InformationsmanagementServices. Mit unseren umfassenden Sicherheitsstandards und neuesten Technologien,
die Ihnen Übersicht über Ihre Informationen gewährleisten, bieten wir Ihnen höchste
Servicequalität.
Möchten Sie mehr über unsere Scanlösungen erfahren?
Besuchen Sie www.ironmountain.ch oder rufen Sie uns heute noch
an unter: +41 58 810 22 88.

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