Administrative und finanzielle Bestimmungen

Vertragsunterlagen 2014 – Administrative und
finanzielle Bestimmungen ("Monobeneficiary")
Leitaktion 2
Partnerschaften zwischen
Schulen (S2S)
Stand: 24.11.2014
Bereich für Partnerschaften mit Beginn 2014 auf
der Website des PAD
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Die Vertragsbestandteile
"Finanzhilfevereinbarung"
Teil I Besondere Bedingungen (mit konkreten Daten + Unterschrift)
Teil II Allgemeine Bedingungen (gilt für Leitaktion 1 und 2)
Anhänge:
Anhang I (Projektaktivitäten, Abschnitt F und H des Antrags)
Anhang II (veranschlagtes Budget)
Anhang III Finanz- und Vertragsbedingungen
Anhang IV Muster für Mobilitätsvereinbarungen (nur bei Lern-/Lehr- und
Trainingsaktivitäten)
etc. = Vorrangs-Reihenfolge
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Teil I Besondere Bedingungen
(Ausgewählte Aspekte)
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Teil I, 1.3.2
Anhang III
Übertragung von Fördermitteln ("Verschieben" in andere
Budgetkategorien)
Sofern die bewilligten Projektaktivitäten wie aufgelistet durchgeführt werden:
Übertragung bis maximal 20% in beide Richtungen ohne Vertragsänderung
möglich =>
Kategorie 1
Max.20%
2.000 €
1.800 €*
Kategorie 2
1.000 €
Max -20%
= 400 €
Max +20%
= 200 €
1.200 €
* Max. weitere 200 € können noch in eine andere
Kategorie verschoben werden
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20 % von 0 ?
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Übertragung von Fördermitteln ("Verschieben" in andere
Budgetkategorien)
Wenn in einer Kategorie nichts bewilligt war, kann in diese
Kategorie auch nichts verschoben werden
Ausnahme: Kategorie "Zuschuss für Teilnehmer/innen mit
Behinderung" (in jedem Fall möglich, auch mehr als 20%)
Die Übertragungsmöglichkeit gilt jeweils nur für den eigenen
Vertrag (=> also keine Umschichtungsmöglichkeit zwischen den
Partnereinrichtungen bei Schulprojekten)
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Teil I, 1.4
Vorauszahlungen
3-jährige Projekte
1. Rate: 40%
2-jährige Projekte
1. Rate: 65 %
Zwischenbericht bis 31.01.2016
Zwischenbericht bis 31.8.2015
- wenn mindestens 70% der 1. Rate verbraucht:
2. Rate: 40%
- Wenn nicht: 2. Zwischenbericht bei Verbrauch
von 70% => 2.Rate
Abschlussbericht bis 30.9. 2016
Abschlussbericht bis 30.9.2017
Restbetrag: 35%
Restbetrag: 20%
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(Vertragsergänzung vom 5.11.2014)
Teil I, 13
Anhang I,
Anhang IV
Unterstützung bei Lehr-/Lern- und
Schulungsaktivitäten (1/2)
Optionen für die Unterstützung der Teilnehmer/innen:
a. Mittel für den betreffenden Stückkostensatz an die
Teilnehmer/innen auszahlen
b. Sachleistung (d.h. Reise, Aufenthalt und ggf. sprachliche
Unterstützung werden von der Einrichtung organisiert)
c.
Kombination von a) und b)
(z.B.: Unterkunft / Verpflegung als Sachleistung; Fahrkosten: Erstattung
oder Stückkostensatz)
Ggf. nach internen Regelungen (z.B. Bundesreisekostengesetz)
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(Vertragsergänzung vom 5.11.2014)
Teil I, 13
Anhang I,
Anhang IV
Unterstützung bei Lehr-/Lern- und
Schulungsaktivitäten (1/2)
Mobilitätsvereinbarung für Personal (Anhang IV)
legt die inhaltlichen Rahmenbedingungen zwischen den Beteiligten
fest (entsendende und aufnehmende Einrichtung, Teilnehmer)
Laut Mitteilung der EU-Kommission vom 24.11.2014:
Bei Kurzzeit-Mobilitäten nicht verpflichtend
Bei Langzeit-Mobilitäten stark empfohlen
Einzelaufenthalte von Schüler/innen sind erst ab 2 Monaten möglich
=> dafür spezielle Unterlagen und "Learning Agreement" im EU-Leitfaden
für individuelle Schülermobilität (wird noch zur Verfügung gestellt)
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Frage
Antwort
Unsere Schule organisiert die Reise für 5
Personen. Da wir einen Bus anmieten
und die Unterbringung bei Gastfamilien
stattfindet, können wir in Wirklichkeit 8
Personen mit dem Stückkostensatz von 5
Personen finanzieren. Dürfen also 8
Personen fahren?
Ja, sofern die offiziell genannten 5
Personen, die im Mobility Tool angegeben
werden, alle Leistungen laut Vertrag
erhalten (Reisekosten). Die zusätzlichen
3 "mitfinanzierten" Personen müssen
nicht im Mobility Tool aufgeführt werden.
Wir haben die Stückkostensätze nicht in
voller Höhe an die Teilnehmer/innen
ausgezahlt, sondern die Reise inklusive
Fahrt und Aufenthalt selbst organisiert.
Dabei haben wir nicht alle Mittel
ausgeschöpft. Können wir über die
Restmittel frei verfügen?
Ja (im Sinne der Projektarbeit). Mögliche
Verwendung z.B.:
• Ausgleich, falls bei einer anderen
Mobilität die Mittel nicht ausreichen
• Abdeckung von sonstigen
Finanzierungslücken (das wäre aber
keine "Verschiebung" im Rahmen der
20%-Regel)
n.b. Bitte beachten Sie eventuelle spezifische
Regelungen in Ihrem Bundesland / Ihrer
Einrichtung
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Teil II Allgemeine Bedingungen
n.b.: Dieses Dokument gilt für Leitaktion 1 und für Leitaktion 2
einige Artikel treffen jeweils nur auf eine der beiden Aktionen zu
Teil A: Rechtliche und administrative Bestimmungen
Teil B: Finanzbestimmungen
Die Nummerierung der Artikel in Teil A und B ist fortlaufend, setzt also
nicht in Teil B neu an
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Teil II A Rechtliche + administrative Bestimmungen
Allgemeine Aufgaben + Pflichten des Empfängers
Mitteilungen zwischen den Partnern (Kommunikation)
Haftung
Interessenskonflikt
Vertraulichkeit / Datenschutz
Pflicht zu Hinweis auf EU-Förderung
Nutzungsrechte von Ergebnissen
Regel für Unterverträge
Vertragsänderungen
Höhere Gewalt
Aussetzung der Projektdurchführung
Kündigung
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Teil II B Finanzbestimmungen
Förderfähige Kosten (vgl. Anhang III für Einzelheiten)
Zuschussberechnung (Leitaktion 2: ab Art. II 16.2.II):
Berechnung der Stückkostensätze – auslösendes Ereignis Belege
Weitere Zahlungsvereinbarungen (Bankgarantie, Aussetzung von
Zahlungen, Rückforderungen etc.)
Kontrolle, Prüfung und Bewertung
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Teil II, 7
Sichtbarkeit der Förderung durch die EU
Hinweis auf EU-Förderung auf allen
Produkten und Materialien, auch bei
Konferenzen
Bei Verwendung des EU-Logos
nicht den Eindruck erwecken, als
handele es sich um ein EUDokument (=> Logo nicht im
Briefkopf u.ä.)
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/
promotional_en.htm
http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/
visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf
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Teil II, 7.2
Haftungsausschluss NA / EU-Kommission
"Disclaimer" in allen EUSprachen zu finden unter:
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/
graphics/beneficiaries_all.pdf
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Teil II, 8
Urheberrechte etc.
Eigentum an den Ergebnissen / Berichten / Unterlagen:
Zuschussempfänger (einschl. gewerblicher Schutzrechte und
Urheberrechte)
Eventuell bestehende Rechte Dritter müssen berücksichtigt und
offengelegt werden
Die EU / NA erhalten:
Nutzungsrecht für eigene Zwecke (z.B. Kopien für Behörden)
Recht zur Verbreitung an die Öffentlichkeit (Übersetzung, Archivierung
etc.)
Der Empfänger stellt sicher, das die EU /NA zur Nutzung aller
bereits bestehender gewerblicher Schutz-/Urheberrechte, die in die
Ergebnisse des Projekts eingeflossen sind, berechtigt ist
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Teil II, 11
Vertragsänderung
Schriftlich
Antrag auf Vertragsänderung muss begründet und rechtzeitig sein
(spätestens 1 Monat vor Ende der Laufzeit)
Formular des PAD für Antrag auf Vertragsänderung (steht auf der
PAD-Website zur Verfügung)
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Beispiele für Änderungen bei Mobilitäten
Keine Vertragsänderung
• Zeitliche Verschiebung / Austausch geplanter Mobilitäten
• Änderung der Personenzahl bei einzelnen Mobilitäten
• Änderung des Zahlenverhältnisses Lehrkräfte – Schüler/innen
bei einer Mobilität (sofern mindestens 1 Person in der
jeweiligen Mobilitätskategorie bewilligt)
• Änderung der geplanten Dauer einer Maßnahme (sofern die
Mindestbedingungen eingehalten werden)
• Geplante Mobilität soll statt bei Partner A bei Partner B
stattfinden
• Projekttreffen mit 5 Personen in Entfernungskategorie 1 =>
stattdessen 3 Personen in Kat. 2
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Beispiele für Änderungen bei Mobilitäten
Vertragsänderung erforderlich
• Geplantes Projekttreffen soll an einem Drittort stattfinden
• Austausch / Ergänzung geplanter Mobilitätstypen (z.B.
Durchführung eines Langzeit-Lehraufenthalts einer Lehrkraft
statt des geplanten Kurzzeit-Aufenthalts)
• Geplante Lehr-/Lern-/Schulungsaktivität muss auf 4 Tage
gekürzt werden => ggf. Umwandlung in Projekttreffen
• Bei den LLS für Schüler war aus Versehen der Mobilitätstyp
"Begleitendes pädagogisches Personal für
Kurzzeitaustausche von Schülergruppen" nicht beantragt
worden
• …
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Teil II, 15
Vertragskündigung durch Empfänger
Förmliche Mitteilung an NA unter Angabe der Gründe + des
Datums
Erstattungsfähige Kosten bis zum Wirksamwerden der Kündigung
können anerkannt werden
Falls keine oder nicht anerkannte Begründung
gilt als "nicht ordnungsgemäß gekündigt" =>
Art. II 15.3 Unterabsatz 3: Kosten die (…) nicht in einem von der NA
genehmigten Zwischen- oder Abschlussbericht aufgeführt sind,
werden nicht erstattet
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Regelungen für die einzelnen Kostenkategorien
Zu finden in
Teil II B Allgemeine Bestimmungen (ab Art. II.16) +
Anhang III
Grundregel (s. Anhang III):
Aktivitäten, die nicht den jeweiligen Regelungen laut
Programmleitfaden + Anhang 3 entsprechen, werden als nicht
förderfähig erklärt
Beispiel: Es hat eine Lehr-/Lern-/Schulungsaktivität stattgefunden in einem
Staat, in dem keine Partnereinrichtung ist => keine Kostenerstattung
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Teil II, 16.2.4
Anhang III, II B 2.
Projektmanagement und -durchführung
500 € / Monat für koordinierende Einrichtung, 250 € für Partner
Hintergrund: "Standardmodell" (Konsortialprinzip mit hohem
Aufwand + Verantwortung für Koordinator)
Bei mehr als 10 beteiligten Einrichtungen: Deckelung / Aufteilung
des Zuschusses unter den Partnern (nur der Koordinator erhält die
volle Höhe von 500 € / Monat)
Partnereinrichtungen: Mitwirkung bei dem Bericht, den die
koordinierende Einrichtung als Ganzes erstellt
Individuelle Finanzberichte der Partner gegenüber ihrer NA / eigene
Einträge ins Mobility Tool
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Teil II, 16.2.4
Anhang III, II B 3.
Länderübergreifende Projekttreffen
Ort der Treffen: Bei einer der beteiligten Einrichtungen
Ausnahmen müssen begründet + von der NA vorab schriftlich
bestätigt werden
Beleg:
Teilnahmebestätigung (=> siehe 3-sprachiges Formblatt des PAD)
+ ggf. Belege des Reiseverlaufs bei Ausnahmeort (s.o.)
keine Mindest-/ Höchstdauer (An-/Abreisetage hier irrelevant)
Förmliche Verbindung zu den Teilnehmern muss nachweisbar sein
(haupt- oder ehrenamtliches Personal oder Schüler/innen)
Keine Teilnahme von Eltern
Projekttreffen im selben Staat: ja, wenn Entfernung mind. 100 km
und Einrichtungen aus mindestens 2 Staaten beteiligt
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Teil II, 16.2.4 S.19
Anhang III, II B 6.
Länderübergreifende Lern-, -Lehr- und
Schulungsaktivitäten (LLS) 1/2
Förderfähige Aktivitäten:
Kurzzeit-Austausch von Schülergruppen ( 5 Tage – 2 Monate)
Schüler/innen jeden Alters, von Schulpersonal begleitet
Langzeitmobilität zu Lernzwecken von Schüler/innen (2-12 Monate)
Schüler/innen ab 14 Jahren (in Vollzeit an der Schule)
Langzeit Lehr- oder Schulungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (2-12
Monate)
Lehrkräfte, Ausbilder/innen, pädagogisch tätiges Personal und
Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers
Gemeinsame Kurzzeit- Fortbildungsaufenthalte für (Lehr-)Personal
(5 Tage – 2 Monate)
Lehrkräfte, Ausbilder/innen, pädagogisch tätiges Personal und
Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers
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Teil II, 16.2.4 S.19
Anhang III, II B 6.
Länderübergreifende Lern-, -Lehr- und
Schulungsaktivitäten (LLS) 2/2
Reisetage sind für die Berechnung der Aufenthaltskosten
ansetzbar, zählen aber nicht mit zur Erreichung der Mindestdauer
von 5 Tagen
Ort: im Staat einer der Partnereinrichtungen (nicht
notwendigerweise bei der Einrichtung selbst)
LLS im selben Staat: möglich (Bedingungen: s. Projekttreffen)
Falls Dauer über 2 Monate: Angabe, ob sprachliche Vorbereitung
stattgefunden hat
Zusätzlich zu den Belegen: Bericht jedes Teilnehmers und
Bewertung der Maßnahme mittels eines Online-Fragebogens (=>
Mobility Tool)
Nicht nötig bei Kurzzeit-Mobilitäten von Schüler/innen
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Teil II
Anhang III
Qualitativ hochwertige Produkte
("intellectual outputs")
Multiplikatorenveranstaltungen
Bei deutsch koordinierten Schulprojekten 2014 in keinem Fall als
eigene Kostenkategorie anerkannt
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Teil II, 16.4.3
Anhang III, II B 7.
Unterstützung bei besonderem Bedarf
Zuschuss für Teilnehmer/innen mit Behinderung (nicht: soziale
Benachteiligung etc.)
100% der tatsächlichen Kosten, die zusätzlich zu dem jeweiligen
Stückkostensatz entstehen
z.B. Stückkostensatz 575€ für Projekttreffen + zusätzlich 150 € für
Rollstuhltransport
Belege: Rechnungen ("spitze" Abrechnung, 100% der
tatsächlichen Kosten; auch die Anteile aus den Stückkostensatz
müssen belegt sein)
Möglich für alle Kategorien, nicht nur bei Mobilitäten
Seite 28
Teil II, 16.4.3 B
Anhang III, II B 8.
Außergewöhnliche Kosten
75% der tatsächlichen Kosten bzw. maximal 50.000 €
Belege
z.B. Untervertrag (nur wenn beantragt und genehmigt)
Abschreibungskosten (Erwerb, Miete, Leasing)
Abschreibungsregeln beachten (Nutzungsrate etc.)
Keine gewöhnliche Ausstattung (Computer, Drucker, Beamer etc.)
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Teil II, Art. II.20 B
Anhang III, C
Prüfung des Abschlussberichts
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Teil II, Art. II.20 B
Anhang III, C
Prüfung des Abschlussberichts
Bewertung mit Punkten nach Qualitätskriterien => z.B. Umsetzung
entsprechend Antrag, Qualität der durchgeführten Aktivitäten und
Ergebnisse, Wirkung, Verbreitung,..
Erreichbares Maximum: 100 Punkte
Prüfung durch NA + 1 externen Experten bei Budget > 60.000€
Kürzung des Zuschusses bei unzureichender, unvollständiger oder
verspäteter Durchführung des Projekts
41 - 50 Punkte: 25% Zuschuss-Kürzung
26 - 41 Punkte: 50 % Zuschuss-Kürzung
0 - 25 Punkte: 75% Zuschuss-Kürzung
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Anhang III, IV
Prüfungen / Vorlage von Belegen
Prüfung des Abschlussberichts: in jedem Fall
Belegprüfung bei Abschlussbericht ("Rechnungsprüfung"):
Stichprobe oder anlassbezogen (Risikoanalyse durch NA)
Vor-Ort-Kontrolle während der Laufzeit des Projekts oder nach
Abschluss
Einzelheiten: s. Tabelle S. 13 Anhang III
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Anhang III, IV
Tabelle in Anhang III
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Anhang I Beschreibung des Projekts
2 Listen:
Aktivitäten des Zuschussempfängers
Aktivitäten des Gesamtprojekts (zur Information für deutsche KEinrichtungen – durch PAD zugefügt)
Nicht bewilligte Aktivitäten / Kostenkategorien sind nicht aufgeführt
Von NA gestrichene "Intellectual Outputs": keine Extra-Mittel
bewilligt (taucht daher in Anhang I nicht auf), aber die Aktivitäten /
Produkte können im Rahmen der Management-Pauschale
finanziert werden
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Beispiel Anhang I
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Anhang II Veranschlagtes Budget
2 Listen:
Budget des Zuschussempfängers
Budget des Gesamtprojekts (zur Information für deutsche KEinrichtungen – durch PAD zugefügt)
Ggf. Erläuterungen der NA zu Budgetkürzungen
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Beispiel Anhang II
Ggf. Kommentar:
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Alles klar? Verwirrt? Fragen?
Fragen / Anmerkungen zu dieser Präsentation bitte an:
[email protected], Tel. 0228-501-291
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