Moderne Anwaltskanzlei verbessert Effizienz mit angepasster

Moderne Anwaltskanzlei
verbessert Effizienz mit
angepasster Canon-lösung.
Loimer- ScharzenbergerPreis Rechtsanwälte
Rechtsanwälte Fallstudie
Loimer- Scharzenberger- Preis Rechtsanwälte – Fallstudie
Moderne Anwaltskanzlei verbessert
Effizienz mit angepasster Canon-lösung.
Überblick:
Als Dr. Loimer und seine Teilhaberin sich
2008 entschieden, mit einem neuen Team
eine Anwaltskanzlei zu eröffnen, waren
sie sich einig: sie wollten eine moderne
Anwaltspraxis einrichten, die sich neuster
Technologien bedient. Von PCs bis zu
Dokumentmanagementlösungen setzte
die Firma Technologie ein, um Klienten
den bestmöglichen Service zu bieten und
auf diese Weise Wettbewerbsvorteile zu
erzielen.
„Wir wussten, dass wir Anfragen von Klienten
so effizient wie möglich behandeln mussten,
um als eine moderne Kanzlei angesehen zu
werden, die einen erstklassigen Kundendienst
bietet“, erklärt Dr. Loimer.
Herausforderungen:
Dr. Loimer und seine Teilhaberin Mag.
Scharzenberger-Preis spezialisieren sich
in erster Linie auf Unternehmens- und
Vertragsrecht, und in ihrer Salzburger
Kanzlei sind zusätzlich ein Auszubildender
und drei Bürokräfte tätig. Wie alle im
Rechtswesen tätigen Firmen war auch ihre
Kanzlei von einer neuen Verordnung in
Österreich betroffen, die vorschreibt, dass alle
rechtlichen Dokumente, die den Gerichten
des Landes eingereicht werden, elektronisch
in digitalem Format vorliegen müssen. „Die
Verordnung trat gerade zu der Zeit in Kraft,
als wir unsere neue Kanzlei einrichteten. Es
war für uns kein wirkliches Problem, da wir
uns gemäß unserer Geschäftsgrundsätze
sowieso für elektronische Datenverarbeitung
entschieden hätten.“
Dr. Loimer, der zuvor für andere
Anwaltsfirmen tätig war, erklärt, dass
Kanzleien vor Einführung der neuen
Verordnung beträchtliche Zeit auf das
Kopieren und Zusammenstellen rechtlicher
Dokumente aufwenden mussten, die dann
entweder per Post an Gerichte versandt oder
sogar persönlich ausgeliefert wurden.
„Als wir unsere Firma einrichteten, wollten
wir in eine intelligente Lösung investieren, die
den Verwaltungsaufwand reduzieren und uns
mehr Zeit geben würde, mit unseren Klienten
zu arbeiten. Wir wussten, dass Canon eine
Partnerschaft mit Advokat, dem führenden
Anbieter der Verfahrensverwaltungssoftware
in Österreich, eingegangen war. Dies und
die Tatsache, dass ich in der Vergangenheit
mit Canon zusammengearbeitet hatte,
führte dazu, dass wir Canon kontaktierten.
Und danach brauchte ich mich nicht weiter
umzusehen.“
Die elektronische Verarbeitung und
Verwaltung von Daten wurde zu dieser Zeit
in ganz Europa für viele Organisationen im
Rechtswesen zu einem wichtigen Faktor.
Aufgrund unserer Erfahrungen in diesem
Bereich war Canon daher ideal positioniert,
um die kritisch wichtigen Geschäftsziele
zu verstehen, die Dr. Loimer und sein Team
erreichen mussten.
Lösung:
Canon arbeitete eng mit Dr. Loimer und
seiner Teilhaberin zusammen, um die
aktuelle Geschäftsstruktur und Technologie
in der Kanzlei zu analysieren. „Canon
verstand wirklich, welchen Problemen
wir gegenüberstanden und welche
Geschäftsziele wir erreichen wollten. Nach
einer gründlichen Analyse schlug Canon die
Installation eines Multifunktionsdruckers vor,
der an eine Scanning-Station mit externem
Touchscreen und integrierter USB-Tastatur
angeschlossen ist. Und obwohl Canon
Schulung bereitstellte, war diese kaum
erforderlich. Die Lösung ist so einfach zu
verwenden, dass sogar ich keine Probleme
damit habe“, lacht Dr. Loimer.
„Darüber hinaus war Canon aufgrund
seiner Expertise und Beziehung
zu Advokat in der Lage, die neue
Dokumentmanagementlösung
nahtlos und ohne Unterbrechung des
Geschäftsbetriebs in unsere bestehende
Infrastruktur einzugliedern“, erklärt
Dr. Loimer.
Dr. Loimer und sein Team sind besonders
beeindruckt von der Flexibilität der
Dokumentmanagementlösung. Nachdem
sie Dokumente eingescannt haben, können
Sekretärinnen diese als PDFs direkt auf
dem Firmenserver oder auch in einem
spezifischen Klientenordner speichern. Die
integrierte Scan-to-Mail-Funktion erlaubt
Benutzern darüber hinaus, Dokumente
direkt an externe Kontakte (einschließlich
Gerichte) zu senden, wobei immer ein
vollständiges Transaktionsprotokoll geführt
wird. Und mit der integrierten Scanto-Advokat-Funktion können Benutzer
Dokumente speichern und sie direkt mit der
Verfahrensverwaltungssoftware verknüpfen.
„Canon verstand wirklich,
welchen Problemen wir
gegenüberstanden und
welche Geschäftsziele wir
erreichen wollten”
Loimer- Scharzenberger- Preis Rechtsanwälte – Fallstudie
Ergebnis:
„Bereits kurz nach der Installation haben
wir die Vorteile der Canon-Lösung und
des kontinuierlichen Supports von Canon
bemerkt. Einerseits kommen wir unseren
Compliance-Anforderungen vollständig
nach, und andererseits sparen wir pro
Woche etwa vier bis fünf Stunden an
Verwaltungsaufwand, was bedeutet,
dass wir uns mehr auf unsere Klienten
konzentrieren können. Und eine effiziente
Scanninglösung bedeutet geringeren
Papierverbrauch, weniger Fotokopien und
niedrigere Portokosten. Insgesamt hat sich
Canons Dokumentmanagementlösung als
sehr intelligent erwiesen, und sie hat sich
schon nach kurzer Zeit rentiert.“
Dr. Loimer weist auch darauf hin, dass
Kunden ebenfalls direkte Vorteile aus der
Canon-Lösung ziehen. „Zeit ist Geld“ sagt
Dr. Loimer. „Für unsere Klienten ist es
das Gleiche. Wenn ein Klient uns heute
anruft, brauche ich nicht mehr eine unserer
Sekretärinnen zu bitten, mir die betreffende
Akte zu bringen. Anstelle dessen habe ich
über meinen PC sofortigen Zugriff auf alle zu
diesem Fall gehörigen Materialien, da diese
über die Canon Scanning-Station elektronisch
erfasst wurden. Dies bedeutet, dass wir
wesentlich effizienter arbeiten.“
„Soweit wir wissen, ist Canon der
einzige Anbieter, der eine solche Lösung
bereitstellen kann. Canons gründliches
Verständnis der Geschäftsprozesse und
der Dokument¬verwaltungs¬probleme in
Anwaltskanzleien hat entscheidend zum
Erreichen unserer Geschäftsziele beigetragen.
Die Qualität der Dienstleistungen von
Canon war unübertroffen und wir sind
beeindruckt, wie gut uns ihr Team über
technische Neuentwicklungen und relevante
Branchenfragen auf dem Laufenden hält.“
“Die Qualität der
Dienstleistungen von
Canon war unübertroffen
und wir sind beeindruckt,
wie gut uns ihr Team
über technische
Neuentwicklungen und
relevante Branchenfragen
auf dem Laufenden hält.“
„Canons Verständnis der Geschäftsprozesse
und Dokumentmanagementprobleme für
Anwaltskanzleien hat unsere Erwartungen
übertroffen, besonders in Bezug auf
die elektronische Datenverarbeitung.
Als Ergebnis können wir jetzt eine
effiziente und vollständig integrierte
Dokumentmanagementlösung nutzen,
die für uns jede Woche zu Einsparungen
von vier oder fünf Arbeitsstunden führt.“
D r Bernhard Loimer
Gesellschafter, Loimer Scharzenberger-Preis Rechtsanwälte Partnerschaft,
Österreich
Canon Europe Ltd
Canon (UK) Ltd
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
Woodhatch
Reigate
Surrey
United Kingdom
RH2 8BF
Tel: +44 1737 220 000
Fax: +44 1737 220 022
www.canon-europe.com
www.canon.co.uk

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