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Grundlagen der
Eingangspost-Digitalisierung
Hans D. Baumeister
Business Development Manager
Imaging Business Machines GmbH
[email protected]
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Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung
VOI-Forum, DMS 2008
Warum Eingangspost Digitalisieren?
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Beschleunigung von Prozessen
Einhalten von Compliance-Anforderungen
Kostenreduzierung im Prozess
Geografisch verteilte Empfänger
Höhere Qualität gegenüber dem Kunden
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VOI-Forum, DMS 2008
Kosten:Beispielprojekt Großkunde
• Großkunde in den USA
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10.000 Stücke „gelbe Post“ / Tag
5.000 Stücke Hauspost / Tag
50% für digitalen Workflow geeignet
20% werden üblicherweise kopiert
20% werden wieder versendet
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VOI-Forum, DMS 2008
Kostenvergleich
Kosten Pro Tag
$7,000.00
$5830
Maschinenpark
$6,000.00
Vorsortierung
$5,000.00
Scannen / Kopieren
Interoffice-Kosten
$4,000.00
Neusenden
$2681
$3,000.00
Extraktion
Auslieferung
$2,000.00
Sortierung
Analog
D-Mail
$1,000.00
$0
Manuelle Postbearbeitung
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Elektronische Verarbeitung
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VOI-Forum, DMS 2008
ANALOGE VS. DIGITALE
POSTBEARBEITUNG
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VOI-Forum, DMS 2008
Manuelle Eingangspost-Bearbeitung
Posteingang
Sortierung
(grob / fein)
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Verteilung
Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung
Manueller
Workflow
VOI-Forum, DMS 2008
Digitale Eingangspost-Bearbeitung
Verteilung
(geringe Mengen)
Posteingang
Sortierung
(Scanbar)
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Öffnen /
Extraktion
Digitalisierung
/ Sortieren
Grundlagen der Eingangspost-Digitalisierung
Digitaler
Workflow
VOI-Forum, DMS 2008
Vorbereitung für die Digitalisierung
Postannahme
Prüfung auf
Schadstoffe
Vorsortierung
Vortrangstrennung
Öffnen /
Extrahieren
Vorsortierung
Formate
Digitalisierung
Nachsortierung
Archiv /
Vernichten
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Scanbar
VOI-Forum, DMS 2008
Eingangspost-Arten
Briefpost
Großbriefe
C6
Übergröße
Rückläufer
Elektr.
Formate
Kataloge
Postkarten
Email
Warensendungen
C6
Fax
Pakete
DIN Lang
Webformulare
B4
DIN Lang
C4
C5
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VOI-Forum, DMS 2008
POSTEINGANG:
LÖSUNGSANSÄTZE
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VOI-Forum, DMS 2008
Lösung 1: Einfache Bearbeitung
Scan
• Bilder: Farbe + S/W
• Duplex
• Vorgangstrennung
Index
• Scandatum / -Uhrzeit
• Digitalisierungsstation / Operator
• Evtl. manuelle Indizierung post-Scan
• Archivierung
• Weiterleitung per Email (?)
Workflow
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VOI-Forum, DMS 2008
Lösung 2: Rechnungsverarbeitung
Scan
•Bilder: Farbe + S/W
•Duplex
•Vorgangstrennung z.B. durch Barcode / Logo / Patchblatt
•Evtl. Aussortierung unbekannter Rechnungsleger
Index
•Kopfdaten (Kreditorendatenbank)
•Ganzdaten (Kreditoren- + Artikeldatenbank)
•Manuelle Datenkorrektur post-Scan
Workflow
•Archivierung
•Weiterleitung per Workflow (SAP, etc.)
•Evtl. Blindbuchung
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VOI-Forum, DMS 2008
Lösung 3: Inhaltsverarbeitung
Scan
Index
Workflow
• Bilder: S/W (evtl. Farbe fürs Archiv) – evtl. intelligente Entscheidung
• Duplex mit intelligenter Rückseitenverwerfung
• Vorgangstrennung z.B. durch Barcode / Logo / Patchblatt
• Vorklassifizierung von Formularen
• Aussortieren fehlerhafter Formularen (gesamter Vorgang) / papierhaft archivieren
• Dokumentklasse
• Absenderdaten / Kundennummer
• Versch. Barcodes (z.B. mit Kundendaten)
• Manuelle Klassenzuweisung post-Scan (nicht erkannt)
• Archivierung (evtl. papierhaft)
• manuelle Weiterleitung aussortierter Vorgänge
• Weiterleitung per Workflow
• Parallelisierung bestimmter Vorgänge (Anträge, etc.)
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VOI-Forum, DMS 2008
Lösung 4: Rückläuferbearbeitung
Heute: manuelle Verarbeitung
à Aufwändige Einbindung in
Digitalisierung der Eingangspost
Umschläge digitalisieren
•Adressen extrahieren bzw. ID-Barcode lesen
•Bereinigung von Datenbeständen
•Weiterleitung in Fachabteilung
Sortierung nach lesbar/unleserlich
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VOI-Forum, DMS 2008
Merkmale eines Produktionsscanners
• Höchste Qualität
• Farbe /
Graustufen /
Schwarzweiss
• Formate
• OCR / OMR
• Barcodes: 1-D /
2-D / Postal
• Dokumententyp
Bilder
Ausgabe
Erfassung
Sortierung
Aufdruck
• Direkte
BackendAnbindung
• Alle Daten /
Metadaten
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• Nach allen
erfassbaren
Merkmalen
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VOI-Forum, DMS 2008
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Software Suite
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Effizienz
Images
DocNetics™
Druck / Sortierung
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Transportsystem
•Implementierung
Ihrer BusinessRegeln
•Sortierung nach
allen erfassten
Kriterien
•Höchster
Kontrast durch
LED Beleuchtung
•Beste Bildqualität
am Markt
•Standard
Bildformate:
JPEG, TIFF, JPEG2000
•BarcodeErkennung: 1-D,
2-D, Postal
•OCR / ICR / OMR
beim Scan
•Scheckerkennung
und -Lesung
•Umschlagserkennung
•DokumentKlassifizierung
(grafische
Merkmale)
•Aufdruck vor oder
nach der Kamera
(auch mehrzeilig)
•Druckinhalte u.a.
aus Datenbank
möglich
•Sortierung in bis
zu 24 Fächer
•Sortierung von
geschlossenen
Umschlägen
(nach Adresse /
Barcode)
•Sortierung von
Umschlägen
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VOI-Forum, DMS 2008
Vielen Dank für Ihr Interesse!
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E050 (Kodak) und G029 (Scalaris)
www.ibml.com
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