Januar 2016 Anleitung zum Anlegen von Prüfungsveranstaltungen Inhaltsverzeichnis 1) Hintergrund: Übertrag der Prüfungs- und Anmeldedaten von CAMPUS ......................... 1 2) Pflege der PO-Beschreibungen in CAMPUS .................................................................. 1 3) Übersicht: Anlegen von Prüfungsveranstaltungen in Campus ........................................ 2 4) Anleitung zum Eintragen von Prüfungsterminen in Campus ........................................... 3 5) Anleitung zum Einrichten von Modularen Anmeldeverfahren für Prüfungen in Campus.. 6 6) Anleitung zum Eintragen von Prüfenden in Campus ....................................................... 9 7) Anleitung zum Verknüpfen von Prüfungsveranstaltungen und Prüfungsleistungen in Campus .......................................................................................................................... 9 8) Checkliste zur Eintragung von Prüfungsterminen und Prüfenden in Campus ................. 9 1) Hintergrund: Übertrag der Prüfungs- und Anmeldedaten von CAMPUS Für alle Bachelor- und Masterstudiengänge werden einmal im Semester alle Prüfungsdaten und Prüfungsanmeldungen von CAMPUS in das Prüfungsverwaltungssystem des ZPA (HISPOS) übertragen: Hierbei werden für die angebotenen Prüfungen Datensätze in HISPOS angelegt, die aus CAMPUS direkt mit den Angaben zu Prüfenden und Terminen gefüllt werden. Im nächsten Schritt werden die Studierenden auf Basis der im Modularen Verfahren in CAMPUS ausgewählten Prüfungsleistung in HISPOS zur Prüfung angemeldet. Der Übertrag der Daten von CAMPUS nach HISPOS wird durch eine Verknüpfung der beiden Systeme ermöglicht – dies sind die online Prüfungsordnungsbeschreibungen (POBeschreibungen), welche sowohl mit den Veranstaltungen in CAMPUS als auch den Prüfungsnummern in HISPOS verknüpft sind. Eine ausführliche Beschreibung des Übertrags von Campus nach HISPOS finden Sie im internen Wiki unter https://wiki-intern.rwth-aachen.de/x/jwF6 (nur aus dem RWTH-Netz erreichbar). 2) Pflege der PO-Beschreibungen in CAMPUS Die Modellierung einer Prüfungsordnung in CAMPUS müssen immer mit dem ZPA abgestimmt werden, damit eine 1:1 Verknüpfung der Leistungen in den PO-Beschreibungen zu den entsprechenden Prüfungsnummern in HISPO gewährleistet ist. Auch Änderungen (z. B. Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Prüfungsleistungen) sind immer zuerst mit dem ZPA abzusprechen. 1 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ 3) Übersicht: Anlegen von Prüfungsveranstaltungen in Campus Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit Prüfungsdaten und Prüfungsanmeldungen korrekt übertragen werden können: Prüfungstermine (detaillierte Anleitung unter Punkt 4) Für jeden Prüfungstermin in einem Semester muss eine eigenständige Prüfungsveranstaltung angelegt werden. Der Prüfungstermin wird als Einzeltermin gebucht und muss mit dem entsprechenden korrekten PT-Vermerk gekennzeichnet sein: o PT1 für den 1. Prüfungstermin eines Semesters, o PT2 für den Wiederholungstermin im selben Semester o Hinweis: Die Nummerierung der Prüfungstermine richtet sich nach dem Angebot des jeweiligen Semesters – auch eine Wiederholungsprüfung kann „PT1“ sein, wenn dieser Termin der erste oder der einzige im Semester angebotene Termin ist. o Die Vermerke PT1 und PT2 müssen in das Kommentarfeld des Termins eingetragen werden. Für Termine, die nicht festgelegt sind (z.B. für mündliche Prüfungen), kann anstelle eines konkreten Termins für den 1. Prüfungstermin innerhalb eines Semesters der Kommentar „PTNV“ (= Prüfungstermin nach Vereinbarung) eingetragen werden. Der Kommentar muss unter „Hinweis, wenn kein Termin gebucht wird“ stehen. Wenn möglich ist ein konkretes Datum einzutragen. Für den Wiederholungstermin innerhalb eines Semesters muss immer ein konkretes Datum mit dem Vermerk PT2 eingetragen werden. Wenn es kein konkretes Datum gibt, wird als fiktives Datum der letzte Werktag im Semester eingetragen. Bitte beachten Sie bei der Eingabe der Kommentare, dass Sie auch für die Studierenden sinnvolle Hinweise eintragen, wie zum Beispiel „1. Termin“ oder „Termin nach Vereinbarung“. Bitte tragen Sie diesen Hinweis unbedingt auch im Titel der Veranstaltung ein. Tabelle 1: Übersicht der zulässigen PT-Vermerke in Abhängigkeit von der Zahl der Termine in einem Semester Zahl der Termine im Semester 1 2 Mögliche PT-Vermerke PT1, nur wenn kein konkreter Termin bestimmt werden kann PTNV PT1 und PT2, alternativ: PTNV und PT2 Modulares Anmeldeverfahren (detaillierte Anleitung unter Punkt 5) Für jede Prüfungsveranstaltung muss ein Modulares Anmeldeverfahren eingerichtet sein (möglichst Typ B). Das Anlegen von mehreren Anmeldeverfahren für eine Prüfung muss unbedingt vermieden werden. Es gelten folgende Fristen, unabhängig davon ob es sich um den ersten oder zweiten Termin in einem Semester handelt: Das Ende der Abmeldefrist ist der letzte Freitag im November (Wintersemester) bzw. der letzte Freitag im Mai (Sommersemester). Das empfohlene Ende der Anmeldefrist liegt eine Woche vor dem Ende der Abmeldefrist vorher, die Anmeldung endet spätestens mit der Abmeldefrist. Eventuell noch manuell durchzuführende Zuteilungen müssen bis 16:00 Uhr am Dienstag nach dem letzten Freitag im Mai bzw. November erfolgen. 2 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ Prüfende (detaillierte Anleitung unter Punkt 6) Im Feld „Dozent“ muss eine prüfungsberechtigte Person eingetragen sein, d.h. grundsätzlich nur selbständig Lehrende nach § 65 Abs. 1 HG i. V. m. der entsprechenden Kommentierung (s. a. § 12 Abs. 1 ÜPO bzw. § 15 Abs. 1 ÜPO-L Bachelor bzw. § 16 Abs. 1 ÜPO-L Master). Falls es für eine Prüfung mehrere Prüfende gibt (z.B. wenn die Prüfungsorganisation abwechselnd von verschiedenen Prüfern durchgeführt wird), muss die- bzw. derjenige als Erstes eingetragen werden, die oder der die Meldelisten erhalten soll. Nach Beginn des Übertrags der Prüfungsdaten ins ZPA Anfang Dezember bzw. Anfang Juni müssen Änderungen des zuständigen Prüfenden mit dem ZPA abgesprochen werden. Verknüpfung zu einer Prüfungsleistung mit Bonus Credits 4) Die Prüfungsveranstaltung muss mit der entsprechenden Prüfungsleistung mit Bonus Credits aus der Prüfungsordnungsbeschreibung der Studiengänge verknüpft sein, für die die Prüfung angeboten wird. Anleitung zum Eintragen von Prüfungsterminen in Campus PT1 und PT2 Für Prüfungen müssen einmalige Termine angelegt werden, damit das System das Datum auslesen kann. Falls Prüfungen am letzten Termin eines Serientermins abgehalten werden (z.B. am letzten Termin einer Vorlesungsreihe), muss der für die Prüfung relevante Termin extra als einmaliger Termin angelegt werden. Wählen sie in der Veranstaltungsübersicht die Funktion „Einmaligen Termin hinzufügen“: Im nächsten Schritt wählen Sie den gewünschten Hörsaal aus. Es kann sich dabei um einen zentral oder nicht zentral verwalteten Veranstaltungsraum handeln (Hinweis: Die größten Hörsäle (> 220 Plätze) sind nur über die Stundenplaner der Fakultäten oder die Raumvergabe buchbar). 3 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ Nach der Auswahl des Hörsaals gelangen Sie zur Terminwahl. Dort können Sie den Prüfungstermin eintragen und einen Kommentar in das Freitextfeld eingeben. Bitte geben Sie hier – je nach Prüfungstermin – den Kommentar „PT1“ oder „PT2“ ein. Bitte beachten Sie, dass das System keine andere Schreibweise als PT1 bzw. PT2 erkennt, d.h. die Verwendung von Kleinbuchstaben, Leerzeichen oder ähnlichem führt dazu, dass der Prüfungstermin nicht als solcher erkannt wird. In der Veranstaltungsübersicht erscheint nach Buchung des Termins die folgende Übersicht – die Kommentare „PT1“ und „PT2“ sind sichtbar und das System kann im Rahmen des Übertrags die Daten für die jeweiligen Prüfungstermine auslesen und in HISPOS eintragen. Falls die Kommentare „PT1“ und „PT2“ nachträglich in einen schon bestehenden Termin eingefügt werden sollen, klicken Sie bitte auf den Termin – dieser lässt sich dann bearbeiten und ein Kommentar kann nachträglich eingefügt werden. Falls es einen (Wiederholungs-)Termin gibt, der zu Beginn des Folgesemester liegt und nicht als einmaliger Termin gebucht werden kann, muss dieser dem ZPA mit Prüfer und Datum gesondert mitgeteilt werden. 4 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ Sonderfall: Eintragen eines zentral verwalteten Hörsaals in mehreren Veranstaltungen In manchen Fällen werden mehrere Klausuren zum gleichen Termin in einem Hörsaal geschrieben und der Termin muss in mehreren Veranstaltungen eingetragen werden. Auch wenn die Raumbuchung nur für eine Veranstaltung vorgenommen werden kann, muss auch in den anderen Veranstaltungen der Prüfungstermin wie oben beschrieben gebucht werden und die Studierenden informiert werden, wo die Klausur stattfindet. Um einen zentral verwalteten bereits gebuchten Hörsaal in einer weiteren Veranstaltung einzutragen, verwenden Sie die Möglichkeit einen „nicht zentral verwalteten Veranstaltungsraum“ einzutragen. An dieser Stelle kann zwar nicht der genaue Name eines zentral verwalteten Hörsaals eingegeben werden, aber wenn man zum Beispiel eine Leerstelle weglässt o.ä., kann der Hörsaal als Freitexthörsaal gebucht werden. Zu beachten ist bei dieser Vorgehensweise, dass bei einer Änderung der tatsächlichen Hörsaalbuchung auch die Freitexthörsaalbuchungen geändert werden müssen. PTNV (= „Prüfungstermin nach Vereinbarung“) Wenn für eine Prüfung kein fester Termin gebucht werden kann, läuft dies nicht über die Terminbuchung in der Veranstaltung, sondern mit dem Vermerk PTNV über den gesonderten „Hinweis, wenn kein Termin gebucht wird“. Es handelt sich um ein Freitextfeld, in das Sie den entsprechenden Hinweis eingeben können. Wenn Sie auf „Ändern“ klicken öffnet sich folgende Eingabemaske: Hier geben Sie einen Hinweis bezüglich des Termins ein und zusätzlich den Kommentar „PTNV“. In der Veranstaltung erscheint dann folgende Ansicht: Bitte bachten Sie, dass der Eintrag PTNV nur für den ersten Termin eines Semesters eingetragen werden kann. 5 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ 5) Anleitung zum Einrichten von Modularen Anmeldeverfahren für Prüfungen in Campus Um ein Modulares Verfahren einzurichten gehen Sie in der Veranstaltung auf den Punkt „Modulares Verfahren einrichten“. Bitte beachten Sie, dass in manchen Fakultäten bzw. Studiengängen die Anmeldeverfahren für Prüfungen zentral angelegt werden. Anschließend können Sie den Verfahrenstyp auswählen, in der Regel wird für Prüfungen Tp B empfohlen. Bei diesem Typ werden automatisch in der Prüfungsordnungsbeschreibung hinterlegte Voraussetzungen geprüft. Sollten keine Voraussetzungen definiert sein hat das keine Auswirkungen. 6 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ Im nächsten Schritt müssen die für Prüfungen einheitlich geltenden Fristen eingetragen werden. Es ist nicht zulässig, spätere Fristen zu setzen. Nachdem Sie das Anmeldeverfahren erstmalig eingerichtet haben, muss es noch aktiv geschaltet werden. Andernfalls können Studierende das Anmeldeverfahren nicht sehen und sich nicht anmelden. Gehen Sie dazu auf „Ändern“, setzen bei „Aktiv“ einen Haken und speichern. 7 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ Eine andere Möglichkeit ist, unter dem Punkt „Meine Anmeldeverfahren“ beim gewünschten Verfahren in der Spalte „Aktiv“ auf das Minus-Zeichen z klicken. Unter Umständen kann es hilfreich sein, wenn die Fachstudienberater ebenfalls Zugriff auf das Anmeldeverfahren haben. Dazu gehen Sie auf „Zuteiler (Fachstudienberater) hinzufügen: 8 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ 6) Anleitung zum Eintragen von Prüfenden in Campus In der Veranstaltungsübersicht können über die Funktion „Dozenten hinzufügen“ ein oder mehrere Dozenten hinzugefügt werden. Für jede Prüfung ist eine Dozentin oder einen Dozenten einzutragen, die oder der prüfungsberechtigt ist, d.h. grundsätzlich nur selbständig Lehrende nach § 65 Abs. 1 HG i. V. m. der entsprechenden Kommentierung (s. a. § 12 Abs. 1 ÜPO bzw. § 15 Abs. 1 ÜPO-L Bachelor bzw. § 16 Abs. 1 ÜPO-L Master). urch die Datenbank im Hintergrund erkennt das System, ob eingetragene Dozenten prüfungsberechtigt sind. Wenn mehrere Prüfungsberechtigte eingetragen sind ist zu beachten, dass das System das Prüferkennzeichen der bzw. des ersten eingetragenen Prüfungsberechtigten übernimmt. Daher muss die- oder derjenige in der Liste der Dozenten zuerst stehen, die bzw. der die Prüfung abhält und daher die Melde- und Notenlisten erhalten soll. In Veranstaltungen, in denen nur eine prüfungsberechtigte Person in der Liste der Dozenten steht, ist es unerheblich, an wievielter Stelle sie oder er steht. 7) Anleitung zum Verknüpfen von Prüfungsveranstaltungen und Prüfungsleistungen in Campus Prüfungsveranstaltungen müssen immer zu Prüfungsleistungen aus den Prüfungsordnungsbeschreibungen der Studiengänge verknüpft sein. Andernfalls können die Studierenden sich nicht über das Modulare Anmeldeverfahren anmelden und Prüfungsdatenund -anmeldungen können nicht ins ZPA-System übertragen werden. Unter Umständen können Sie die Verknüpfung nicht selber herstellen, sondern müssen sich an die Fachstudienberatung des jeweiligen Faches wenden. Gleiches gilt, wenn Sie sich bei der Zuordnung zu einer Prüfungsleistung nicht sicher sind. Wenn Sie Verknüpfung selbst vornehmen, gehen Sie in der Veranstaltung über den Punkt „Prüfungsleistung hinzufügen“. Im nächsten Schritt können Sie nach der gewünschten Prüfungsleistung suchen und hinzufügen. 8) Checkliste zur Eintragung von Prüfungsterminen und Prüfenden in Campus Diese Checkliste soll Sie bei der Eintragung der Angaben von Prüfenden und Prüfungsterminen unterstützen. Veranstaltung für Ersttermin angelegt? Prüfungsberechtigter Dozent unter „Dozenten“ eingetragen? Eintrag „PT1“ im Kommentarfeld der Terminbuchung oder Eintrag „PTNV“ im Hinweisfeld „Hinweis, wenn kein Termin gebucht“? Modulares Anmeldeverfahren angelegt? Veranstaltung zur Prüfungsleistung verknüpft? 9 Anleitung „Anlegen von Prüfungsveranstaltungen“ Veranstaltung für Wiederholungstermin angelegt? Denselben Prüfungsberechtigter Dozent wie beim Ersttermin unter „Dozenten“ eingetragen? Eintrag „PT2“ im Kommentarfeld der Terminbuchung? Modulares Anmeldeverfahren angelegt? Veranstaltung zur Prüfungsleistung verknüpft? Besonderheiten bei der Nutzung eines Hörsaals für mehrere Prüfungen Veranstaltungen für verschiedene Prüfungen angelegt? Prüfungsberechtigte Dozenten in jeder Veranstaltung unter „Dozenten“ eingetragen? Hörsaalbuchung für eine der Veranstaltungen vorgenommen? Buchung von Freitexthörsälen für die übrigen Veranstaltungen? 5) Ansprechpartnerin Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich bitte an: E-Mail: [email protected] Telefon: +49 241 80 94350 10
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