Fragen und Antworten

Sammlung der Fragen & Antworten des Chats im Webinar zum
Mobility Tool+ am17. Dezember 2015
Wie sollen vorangegangene Auslandsaufenthalte im MT+ eingegeben werden (z.B. 6 Monate)?
6 Monate werden im Feld “Previous participation in Erasmus or Erasmus+ at the same level of study
(months)” mit 6.0 angegeben. 6 Monate und 15 Tage, also insgesamt 195 Tage, werden mit 6.5
(195/30 = 6.5) angegeben.
Nehmen wir als Beispiel eine STA-Lehrtätigkeit von Montag, 1.1. bis Freitag, 5.1.; Anreise war am
Sonntag, 31.12., Abreise ist am Samstag, 6.1. Dann ist der Aufenthaltszeitraum, den man im MT
angibt, 1.1.bis 5.1. = 5 Tage Förderzeitraum, plus 2 Tage „travel grant“. Diese Reisetage erscheinen
aber nicht "terminlich" im MT, richtig?
Korrekt. Der Mobilitätszeitraum wird auf Grundlage des Start- und Enddatums der Mobilität
berechnet. Die Reisetage werden zur Gesamtdauer der Mobilität („Effective Duration“) und zur
Gesamtfördersumme („EU Mobility Total Grant calculated“) aufgerechnet, jedoch nicht mit Datum
eingetragen (Start- und Enddatum).
Wie ist damit umzugehen, wenn das Mobility Tool+ grundsätzlich von 30 Tagen pro Monat
ausgeht, der Monat aber eigentlich 31 Tage hat? (Bsp. SM geht vom 01. Juli bis 31. August ins
Ausland (= 62 Tage)).
Gemäß der Definition der Europäischen Kommission entspricht ein Fördermonat genau 30 Tagen
(siehe hierzu auch Leitfaden Kapitel 9.7.6.1). Dies gilt unabhängig davon, ob der jeweilige Monat 28,
29, 30 oder 31 Tage hat.
Ich versuche im Projekt 2015 Mobilitäten zu importieren, bekomme jedoch eine Fehlermeldung
bezüglich der Organisations-ID. Woran liegt das und was kann ich tun?
Die bereits angelegten Partnereinrichtungen im Projekt 2014 wurden zum Datum des Anlegens des
2015er-Projekts automatisch übertragen. Das heißt, diese Partnereinrichtungen müssen, wenn nicht
anders gewünscht, nicht nochmals angelegt werden. Wichtig dabei zu beachten ist, dass die
Organisations-ID nicht aus dem Projekt 2014 übernommen, sondern mit einer neuen OrganisationsID im Projekt 2015 angelegt wurde.
Wenn Sie Mobilitätsdaten via Import in das Mobility Tool+ übertragen, gibt es nun zwei
Möglichkeiten:
a) Sie haben noch keine Mobilitäten manuell im Projekt 2015 angelegt, und damit sind auch keine
Mobilitäten mit einer Organisations-ID verknüpft. In diesem Fall können Sie alle Organisationen im
Projekt 2015 löschen und via Import die Organisationen neu anlegen (mit der gleichen OrganisationsID wie im Projekt 2014).
b) Wenn Sie bereits Mobilitäten manuell im Projekt 2015 angelegt haben, können Sie diese nicht
einfach löschen, da diese schon mit Mobilitäten verknüpft sind. Hier können Sie die Organisations-ID
händisch im MT+ anpassen. Alle anderen Organisationen, welche noch nicht mit einer Mobilität
verknüpft sind, können Sie im Fall a) oben löschen und via Import neu anlegen.
Aufgrund von Problemen mit unserem externen Dienstleister haben wir einige Mobilitäten manuell
eingepflegt. Meine Frage: Können hieraus Probleme entstehen, sobald wir die Mobilitäten wieder
über eine Export-Datei aus Moveon in das MT+ überführen?
Grundsätzlich können Sie Mobilitäten sowohl manuell als auch via Import einpflegen. Probleme
können lediglich im Hinblick auf die Organisations-ID entstehen (siehe dazu Organisations-ID).
1
Folgende Partnerhochschulen können nicht als Partnerorganisationen angelegt werden: S
JONKOPI01 und I MILANO18. Wir erhalten die Fehlermeldung „invalid website“.
Wir haben diesbezüglich bereits eine Anfrage bei der Europäischen Kommission laufen. Bis das
Problem offiziell behoben ist, klicken Sie bitte trotz der Meldung speichern an. Die Partnerhochschule
sollte dann angelegt sein.
Wie soll ich die Diskrepanz zwischen gerundeten Beträgen im MT+ und exakten, nicht gerundeten
Auszahlbeträgen behandeln?
Wie Herr Dr. Markus Symmank bereits in der Email vom 9. Oktober 2015 über das Erasmus+ Forum
kommuniziert hat, werden Beträge im Feld „EU Total Grant Calculated“ automatisch gerundet. Diese
Beträge können im Projekt 2015 nicht nachträglich angepasst werden, da das Feld „EU Total Grant
Adjusted“ entfällt. Wenn Sie im Projekt 2015 bereits Dezimalbeträge ausgezahlt bzw. im Grant
Agreement vereinbart haben, können Sie die Differenzen aus den Ihnen zur Verfügung stehenden
OS-Mitteln ausgleichen. Bitte vermerken Sie dies entsprechend in der Akte des Geförderten. Wenn
Sie sowieso Monatsraten festgelegt haben, die auch auf Tage runtergebrochen runde Beträge
ergeben (bspw. 180 – 240 – 300 EUR), betrifft Sie der hier geschilderte Fall nicht.
Dürfen wir bei gerundeten Gesamtsummen diese auch an die Studierenden auszahlen oder müssen
wir den Studierenden die korrekte Summe mit Nach-Komma-Cents auszahlen und die gerundeten
Summen über OS-Mittel ausgleichen?
Alle Geförderten müssen gleich behandelt werden. Das heißt, wenn Sie den Geförderten zu Beginn
eines Projektes Beträge mit Dezimalzahlen ausgezahlt haben, müssen auch alle anderen Geförderten
den nicht gerundeten Betrag erhalten. Erhalten jedoch alle Geförderten ab Anfang des Projektes
gerundete Beträge, ist dies auch möglich und erleichtert Ihnen das Management.
Wir haben ungerade Tagessätze für das Projekt 2015. Muss ich bereits die Tagessätze runden oder
reicht es, wenn wir in der Gesamtsumme runden?
Nur die Gesamtfördersumme wird gerundet. Die Monatsraten und die sich daraus ergebenden
Tagessätze können Dezimalstellen haben, und Sie können mit diesen rechnen.
Bei uns gibt es Abweichungen zwischen calculated und adjusted bei ST, obwohl wir ausschließlich
mit Pauschalen arbeiten und alle Beträge richtig eingegeben sind. Wie können wir das erklären?
Um Ihre Angaben zu überprüfen, können Sie einen Export all Ihrer bereits eingetragenen Mobilitäten
machen, und die Gesamtsumme/Werte in „Mobility Grant Total Calculated“ und „Mobility Grant
Total Adjusted“ miteinander vergleichen. Treten in der Budgetansicht Unterschiede auf, die nicht in
Ihren Daten reflektiert sind, wenden Sie sich bitte an den [email protected] mit einem
Screenshot und der Angabe Ihrer Projektnummer.
Studierendenbericht: War es nicht so, dass die Studierenden den Bericht noch einmal öffnen
können sollten, um Angaben zur Anerkennung der Studienleistungen nachzutragen? Wie können
hier fehlende oder falsche Angaben ergänzt bzw. korrigiert werden?
Studierendenberichte können nicht noch einmal geöffnet werden. Sobald ein Teilnehmer den Bericht
ausgefüllt und abgeschickt hat, ist der Bericht eingegangen und kann nicht mehr geöffnet und
angepasst werden.
Wir planen nachträglich SMS-Mobilitäten aus WS 15/16 mit noch vorhandenen Mitteln aus 2014 zu
fördern. Grant Agreement würde geändert. Reicht es dann, den 2015er TN-Bericht abzuspeichern
und die Mobilität unter 2014 einzugeben, ohne nochmals einen Bericht anzufordern?
Nein, eine Mobilität muss immer auch mit einem Teilnehmerbericht verknüpft sein. Damit der neue
Teilnehmerbericht leichter ausgefüllt werden kann, können Sie als Hilfe den bereits eingegangenen
Bericht herunterladen und diesen dem Teilnehmer sozusagen als Vorlage zur Verfügung stellen.
2
Wird eine Mobilität erst nach dem Ende ins MT+ eingetragen, kann dann noch ein Bericht
angefordert werden (Mobilität hat ja schon stattgefunden)?
Ja, wird eine Mobilität nach Ablauf des Mobilitätszeitraums angelegt, wird die Einladung zum
Teilnehmerbericht innerhalb einiger Stunden versendet.
Wie ist es bei Partnern aus der Schweiz? Da konnte ich die fehlenden PICs nicht im MT+ einsetzen,
liegt das am besonderen Status?
Die Schweiz ist kein offizielles Programmland im Erasmus+ Programm. Das heißt, Sie können keine
Geförderten mit Erasmus+ Mitteln in die Schweiz entsenden. Weitere Informationen zum
besonderen Status der Schweiz finden Sie in den FAQs der NA DAAD: www.eu.daad.eu/faq unter
„Verschiedenes“.
Eine Frage zum Dashboard: Ich kann die darin enthaltenen Graphen weder ausdrucken noch
abspeichern. Gibt es da eine spezielle Vorgehensweise? Sonst kann ich die Daten aus dem
Dashboard ja nicht verwenden bzw. muss sie wieder separat aufbereiten. Vielen Dank für die
Antwort.
Leider werden die Darstellungen des Dashboard aktuell nicht als separate Dokumente zur Verfügung
gestellt. Daher können Sie nur die komplette Ansicht der Internetseite speichern oder die
Darstellungen mit Hilfe eines Screenshots in andere Dokumente einfügen. Gern leiten wir eine
Export-Funktion als Anregung an die Europäische Kommission weiter.
Wir müssen aus Komplementärmittel unser Erasmusbudget aufstocken, um die Mobilitäten zu
zahlen. Wo trage ich die zusätzlichen Mittel ein?
Die Angabe zu "Additional Non-EU Grant" ist kein Pflichtfeld und muss nicht angegeben werden.
Wo werden im MT+ die Transfers dokumentiert (z. B. von SMP nach SMS, oder OS-Mittel nach SM)?
Der Transfer bspw. von SMS auf SMP muss in der derzeitigen Version des MT+ nicht in einem
gesonderten Feld eingetragen werden. Im Abschlussbericht müssen in Frage 13 mögliche Transfers
erläutert werden. Wenn Sie OS-Mittel transferieren, müssen Sie dies zusätzlich im OS-Rechner
eintragen. Dieser wird Ihnen zum Zeitpunkt des Abschlussberichts zur Verfügung gestellt.
Wähle ich bei Label-STA/STT einen "Zero Grant" oder "Grant not required" für travel grant und
support?
Komplette Zero Grant-Mobilitäten kennzeichnen Sie mit einem Häkchen bei "Zero Grant". Sollen
beispielsweise nur die Reisekosten nicht gefördert werden, kennzeichnen Sie dies mit „Travel Costs“
– „Grant not required“.
Warum ist es nicht möglich, eine Eintragung unter „Funded Duration (full months)“ und „Funded
Duration (extra days)“ vorzunehmen, um die tatsächlich geförderte Aufenthaltsdauer zu
berechnen? Stattdessen muss man die nicht geförderten Tage unter „Non-Funded Duration (days)“
eintragen und somit selbst berechnen, wie viele Tage ein Studierender NICHT gefördert wird.
Die Aufenthaltsdauer wird auf Grundlage des Start- und Enddatums automatisch berechnet, und die
Felder „Funded Duration (days)“, „Funded duration (full months)“ und „Funded Duration (extra
days)“ werden entsprechend gefüllt.
Als Beispiel: Bei einer Mobilität, die 3 Monate und 15 Tage dauert, ergibt sich daraus folgendes:
“Funded Duration (days)” = 105
“Funded duration (full months)” = 3
“Funded Duration (extra days)“ = 15
Soll ein Teilnehmer für einen gewissen Zeitraum nicht gefördert werden (Zero Grant-Zeiträume),
kann dieser Zeitraum in Tagen entweder im Feld „Interruption Duration (days)“ oder „Non-Funded
Duration (days)“ eingetragen werden.
3

Download Report