Präsentation des Webinars

Erasmus+
Mobility Tool+ Webinar
HERZLICH WILLKOMMEN!
NA DAAD, Referat EU02
Allgemeine Hinweise
 Zielgruppe des Webinars sind Erasmus- Koordinatoren sowie
Mitarbeiter von International Offices.
 Wir bitten pro Hochschule nur mit einer Person am Webinar
teilzunehmen, um die Bandbreite der Übertragung nicht zusätzlich
zu belasten.
 Nach der Präsentation haben Sie 5-10 Minuten Zeit Ihre Fragen im
Chat zu stellen. Diese werden danach beantwortet. Alle
Chatnachrichten während der Präsentation werden nicht
berücksichtigt.
 Die Präsentation wird nach dem Webinar auf der
Veranstaltungsseite veröffentlicht.
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Inhalt dieser Präsentation
 Navigationsleiste des Mobility Tool+
 Projektzugriff („Contacts“)
 Partnerorganisationen anlegen
 EU Survey – Teilnehmerbericht
 Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten
 Häufige Fragen zu der Eingabe von Mobilitäten
 Häufige Fragen zur Eingabe der Personalmobilität
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Navigationsleiste des Mobility Tool+
 Details zum Projekt: Hier finden Sie Details zu Ihrem Projekt (Projektlaufzeit, etc.).
 Dashboard: Hier finden Sie eine Reihe von statistischen Übersichten über alle
eingetragenen Mobilitätsdaten.
 Organisationen: Hier finden Sie Daten zu Ihrer eigenen Einrichtung und zu
Partnereinrichtungen im Ausland.
 Kontakte: Hier können Sie weiteren Personen (z. B. Kolleginnen und Kollegen)
Zugang zum Projekt gewähren.
 Mobilitäten: Hier können Sie Mobilitätsdaten eingeben und kontrollieren, sowie
exportieren und importieren.
 Budget: Budgetübersicht der bereits verplanten/verbrauchten Mittel im Vergleich
zum bewilligten Budget.
 Berichte: Hier können Sie Ihren Abschlussbericht erstellen.
Dashboard
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Projektzugriff („Contacts“)
 Aus dem Projektantrag werden automatisch Kontaktperson sowie
legal representative übernommen und in das Mobility Tool+
übertragen
 Im Menü „Contacts“ können über
weitere Kontaktpersonen
angelegt werden (bspw. Kollegen, Vertreter, etc.). Alle Kontakte
müssen einen ECAS Account haben
Gut zu wissen: Personen mit Zugang zum Projekt („Edit Access to
Project“) bekommen automatisch auch Benachrichtigungs-E-Mails wenn
Inhalte im Mobility Tool+ aktualisiert werden (bspw. das Budget
aktualisiert wurde, etc.)
NEU: Soll eine Person keine Benachrichtigungen erhalten, beispielsweise
die zeichnungsberechtigte Person („legal representative“), den Kontakt
bearbeiten und „No Access to Project“ anklicken
Partnerorganisationen anlegen
 Unter „Organisationen“ können Partnereinrichtungen angelegt werden
 „PIC Organisation“ – Partnerhochschulen können entweder über die
PIC oder den Erasmus Code eingegeben werden
 Eine aktuelle Liste mit zugehöriger PIC und Erasmus Code können Sie der „Erasmus
Charter List“ auf folgender Seite entnehmen: http://eacea.ec.europa.eu/erasmusplus/actions/erasmus-charter_en
 „Organisationen ohne PIC“ – bspw. Aufnahmeorganisationen für
Studierendenpraktika
Gut zu wissen: Die bereits angelegten Partnereinrichtungen im Projekt
2014 wurden zum Datum des Anlegens des 2015er-Projekts automatisch
übertragen. Das heißt, diese Partnereinrichtungen müssen nicht nochmals
angelegt werden.
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EU Survey - Teilnehmerbericht
 Einladung zum Teilnehmerbericht erfolgt automatisch nach Ende der
Mobilität
 Über „Re-Send“ kann der Teilnehmerbericht beliebig nochmals an die
hinterlegte E-Mail-Adresse versendet werden
 Gut zu wissen:
 Es kann bis zu 3 Tage dauern bis der Teilnehmerbericht als „Eingereicht“ angezeigt
wird.
 Der Teilnehmerbericht kann nicht mehr geöffnet werden, sobald er ausgefüllt und
abgeschickt wurde.
 Wird die Mobilität gelöscht, wird automatisch auch der Teilnehmerbericht gelöscht.
 NEU: Für statistische Auswertungen kann in der Mobilitätsansichtsmaske („List
Mobilities“) eine Excel-Datei mit allen Teilnehmerberichten über
heruntergeladen werden.
Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten
 „Participant with Special Needs“
= Sonderförderung für Teilnehmer/innen mit Behinderung:
 Begründung im Feld „EU Special Needs Support Comments“
 den Gesamtbetrag der Sonderförderung im Feld „EU Special Needs
Support Total“ eingeben
 „Disadvantaged Background“
= Förderung von Studierenden mit Kind:
 Begründung im Feld „Overall Comments“
 festgelegter Pauschaulbetrag pro Monat (200 Euro) wird automatisch im
Feld „Disadvantaged participants monthly Top-up“ eingefüllt
 Details zur Sonderförderung im Leitfaden Kapitel 10
„Sonderförderung“
Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten
 „Force Majeure“ = höhere Gewalt
 Zur Erläuterung von Force Majeure siehe Kapitel 9.7.5 des
Leitfadens
 Projekt 2014: Gründe im Feld „Overall Comments“ erläutern
 Projekt 2015: Gründe im Feld „Force Majeure Explanations“
erläutern
 „Outer-most Country/Region“
 nur anklicken wenn im Rahmen von Mobilität zu Unterrichtszwecken (STA) Unternehmenspersonal aus einem Überseeischen
Land oder Gebiet an eine deutsche Hochschule kommt
Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten
 „Recent Graduate“ = Absolventen/Graduierte
 Absolventen/Graduierte müssen mit Häkchen markiert werden
 nur dann kann für Graduiertenpraktika ein höherer monatlicher
Zuschuss gewählt werden, als für Studierendenpraktika (siehe
auch Kapitel 12.2.1 im Leitfaden).
 „Zero Grant“ Mobilitäten
 Komplette Zero Grant Mobilitäten durch Hakensetzung (manuelle
Eingabe) bzw. mit „Yes“ (in der Importdatei) kenntlich machen
 Bei der manuellen Eingabe die Mobilität erst mit normalen
Fördersätzen kalkulieren; dann „Zero Grant“ anklicken
Häufige Fragen zu der Eingabe von Mobilitäten
Unterbrechungen und Zero-Grant Zeiträume:

Finanziell nicht geförderte Zeiträume (beispielweise eine 5-monatige Mobilität, von der ein
Monat nicht gefördert werden kann) können folgendermaßen im MT+ eingegeben werden:
Projekt 2014:
 Angabe (in Tagen) im Feld „Interruption or Zero-Grant Duration (days)“.
 Die hier angegebene Dauer in Tagen wird von der Mobilitätsdauer („Effective Duration“)
sowie der Gesamtfördersumme („EU Total Grant Calculated“) der Mobilität abgezogen.
Projekt 2015:
 „Interruption Duration (days)“: Unterbrechungen einer Mobilität müssen im Feld
„Interruption Duration (days)“ angegeben werden.
 Die hier angegebene Dauer in Tagen wird von der Mobilitätsdauer („Duration of Mobility
Period“) und der Förderdauer in Tagen („Funded Duration days“) sowie der
Gesamtfördersumme („EU Total Grant Calculated“) der Mobilität abgezogen.
 „Non-Funded Duration (days)“: Nicht-geförderte Zeiträume einer Mobilität (zero
grant) können im Feld „Non-Funded Duration (days)“ angegeben werden.
 Die hier angegebene Dauer in Tagen wird von der Förderdauer in Tagen („Funded Duration
days“) sowie der Gesamtfördersumme („EU Total Grant Calculated“) der Mobilität
abgezogen.
Häufige Fragen zu der Eingabe von Mobilitäten
 „EU Mobility Total Grant (calculated)“:
 Die Gesamtfördersumme wird automatisch auf Grundlage des Feldes „Duration
Calculated (days)“ berechnet und mathematisch auf- bzw. abgerundet
Nur im Projekt 2014:
 „EU Mobility Total Grant (adjusted)“:
 Hier können Anpassungen (auch im Dezimalbereich) vorgenommen werden
 Bei Manueller Eingabe: Reihenfolge der Schritte beachten!
1.
2.
3.
4.
Zuerst alle Eingaben bezüglich der Mobilitätsdaten machen
auf „Calculate“ klicken
in „Total Grant Adjusted“ den Wert eintragen
NICHT mehr auf „Calculate“ klicken, sondern direkt auf „Save“ klicken
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Häufige Fragen zur Eingabe der Personalmobilität
 „Travel Days“ = Reisetage:
 es können bis zu 2 Reisetage im Feld „Travel Days“ eingegeben
werden. Reisetage werden zur Gesamtdauer der Mobilität
(„Effective Duration“) und zur Gesamtfördersumme („EU Mobility
Total Grant calculated“) aufgerechnet
Beispiel: Dauert eine ST-Mobilität vom 15.09. bis 19.09.2015, berechnet das MT+
daraus 5 Tage („Effective Duration“). Hat die Hochschule im Grant Agreement mit
dem Geförderten festgelegt, dass auch die Reisetage gefördert werden sollen (siehe
auch Erasmus+ Leitfaden Kapitel 9.7.2), können diese im Feld „Travel Days“
eingetragen werden. Daraus ergibt sich eine Mobilitätsdauer von 7 Tagen (5
Mobilitätstage + 2 Reisetage).
 Hinweis: Fragen zu Reisekostenpauschale vs. Landes/Bundes-Reisekostengesetz
siehe FAQs der NA DAAD (www.eu.daad.de/faq – unter Punkt 5 Fördersätze)
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Häufige Fragen zur Eingabe der Personalmobilität
Nur Projekt 2015:
 EU Travel Grant – Grant Not Required:
 Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, werden die Reisekosten für
ST-Mobilitäten auf Null gesetzt
 EU Individual Support – Grant Not Required:
 Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, werden die Aufenthaltskosten
(inklusive mögliche Sonderförderung) für ST-Mobilitäten auf
Null gesetzt
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Ihre Fragen?
 Nun haben Sie 5-10 Minuten Zeit Ihre Fragen im Chat zu stellen.
Wir werden diese danach beantworten.
 Fragen zum Mobility Tool+ beantworten wir sonst immer gerne
unter [email protected] oder an der „Hotline
Datenbanken“ unter 0228-882 8700.
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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit
Erasmus+ National Agency „Higher Education“
DAAD – Deutscher Akademischer Austauschdienst
German Academic Exchange Service (DAAD)
Kennedyallee 50
53175 Bonn
www.daad.de
www.eu.daad.de
Servicenummer: 0800 2014 020
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