Das Drittmittelprojekt Der neue Drittmittelprozess wurde von einem KIT-internen Projektteam in einem partizipativen Prozess erarbeitet – interne Kunden, betroffene Dienstleistungseinheiten (DE) sowie Konvent und Personalrat wurden einbezogen. 3MP entstand als hausinternes Projekt: Ziel: Optimierung der zentralen Dienstleistungsunterstützung bei der Einwerbung und Durch führung von Drittmittelvorhaben Projektlaufzeit: Phase I (Anfang 2013): Erhebung des Ist-Standes durch Interviews und Workshops mit internen Kunden, sowie Konvent und Personalrat Phase II (Mitte bis Ende 2013): Konzeption Abschlussbericht fertiggestellt am 31.10.2013 Phase III (2014): Umsetzungsplanung und Festlegung der Zuständigkeiten durch das Präsidium Beschluss vom 26.01.2015 Phase IV (01/2015 – 07/2015): Detailausarbeitung der Umsetzung Phase V (ab 08/2015): Einführung neuer Sollprozess/Zuständigkeiten Mehr zum Projekt „Drittmittelprozess“ und zur Umsetzung finden Sie im Intranet auf den Seiten von PPQ unter: www.ppq.kit.edu/drittmittelprozess. Service-Telefon ab 01.08.2015 FOR Anträge/Zuwendungen Telefon: 0721 608 – 29341 Erfolgreich Dritt mittel einwerben und abwickeln EVM Angebote/Aufträge Telefon: 0721 608 – 29342 Recht Kooperationsverträge Telefon: 0721 608 – 29343 IMA Lizenzen, Patente, Gründungs-/Validierungsförderung Telefon: 0721 608 – 25581 Neustrukturierung der zentralen Dienstleistungsunterstützung FIMA Abwicklung/Abschluss Telefon: 0721 608 – 29344 Allgemeine Fragen oder Verbesserungsvorschläge PPQ3MP-Umsetzung Telefon: 0721 608 – 29345 E-Mail: [email protected] RECHT RECHT BESCHAFFUNG INNOVATION DOKUMENTATION DOKUMENTATION DOKUMENTATION Hermann-von-Helmholtz-Platz 1 76344 Eggenstein-Leopoldshafen E-Mail: [email protected] www.ppq.kit.edu BESCHAFFUNG INNOVATION Kontakt Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Projekt-, Prozess- und Qualitätsmanagement (PPQ) BESCHAFFUNG INNOVATION FORSCHUNG FORSCHUNG FORSCHUNG MANAGEMENT KOOPERATION KOOPERATION MANAGEMENT MANAGEMENT KOOPERATION FINANZEN FINANZEN FINANZEN Herausgeber Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Kaiserstraße 12 76131 Karlsruhe www.kit.edu Karlsruhe © KIT 2015 KIT – Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft RZ_150710_KIT_Flyer_3MP_A4_DINlang.indd 1 www.kit.edu 10.07.15 17:17 Neuer Drittmittelprozess Neuerungen Front Offices KIT ist erfolgreich beim Einwerben von Drittmitteln. Damit Anbahnung und Abwicklung der Förderung transparent und stringent laufen, wird ab 1. August 2015 der neue Drittmittelprozess (3MP) wirksam, der die Unterstützung der wissenschaftlichen Institute durch die zentralen Dienstleistungseinheiten neu strukturiert und optimiert. Prozessuale Änderungen: Verfahrenskategorie Warum ein neuer Drittmittelprozess? Interne Anforderungen: Prozesse uneinheitlich und teilweise ineffizient Zuständigkeiten verteilt, teilweise doppelt oder unklar A Anträge/ Zuwendungen Optimierter Gesamtprozess als Referenzmodell für Vielfalt an Verfahren und Anforderungen Klare, nach den Verfahrenskategorien gegliederte Zuständigkeiten und Ansprechpartner B Angebote/ Aufträge Front Offices als „Kümmerer“ für alle Phasen der administrativen Verfahrensabwicklung C Kooperationsverträge mit Drittmittelfluss Externe Anforderungen: Rechtlicher Rahmen Drittmittelanzeige: Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg – und Drittmittelrichtlinie Reibungsverluste i. d. Abwicklung Unzufriedenheit bei internen Kunden und DE-Mitarbeiter/innen Internes Projekt mit Teilnehmern aus Wissenschaft und DE ZIEL: Vereinheitlichung und Optimierung der Geschäftsprozesse Operative Änderungen: Zentrale Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen Spezialfälle in Kategorie A– C Abwicklung von Verkaufsvorgängen nach der neuen Verkaufsrichtlinie Administrative Entlastung für die Institute Ausschöpfung der Projektmittel Klar identifizierbare Ansprechpartner Rechtssicherheit RZ_150710_KIT_Flyer_3MP_A4_DINlang.indd 2 FIMA Öffentliche Förderung z. B. durch Bund, DFG, Land, EU, HGF EVM FIMA Aufträge bzw. Verträge mit vollständiger Finanzierung, Werkvertrag und DL-Vertrag, öffentliche u. private Auftraggeber RECHT FIMA Drittmittelaktivitäten, für die ein Vertrag die Basis für die Finanzierung darstellt, sofern diese keinen Förderprojekt- oder Auftragscharakter besitzen IMA FIMA Einräumung von Nutzungsrechten, Patent- & Know-How-Lizenzverträge, Validierungsförderung/Gründerförderung, Existenzgründungsprogramme Unter intranet.kit.edu/drittmittelportal erhalten Sie Zugang zum neuen Drittmittelportal (Launch: 01.08.2015). Im Portal kann jeder auf einen Blick sehen, welches Front Office je nach Drittmittelgeber und Drittmittelverfahren in welcher Prozessphase zuständig ist. Darüber hinaus erhalten Sie weitere nützliche Informationen zu Dokumenten, Formularen und konkreten Ansprechpartnern. Drittmittelportal als Anlaufstelle für Informationen rund um Drittmittelverfahren Für interne Kunden/-innen und DE-Mitarbeiter/innen: Effizientere Nutzung der vorhandenen Ressourcen Phase 4–6 Drittmittelportal Hilfsmittel: Geringere Prozesskosten durch Standardisierung FOR Neufassung der Drittmittelanzeige zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen Das Referenzmodell DRITTMITTELPROZESS Vorteile Front Office: Phase1–3 Die sechs Phasen des Drittmittelprozesses Phase 1 VORLAUF Phase 2 ANTRAG ANGEBOT Phase 3 BEWILLIGUNG VERTRAG Phase 4+5 FINANZIELLE ABWICKLUNG INHALTLICHE ABWICKLUNG Phase 6 ABSCHLUSS 10.07.15 17:17
© Copyright 2024 ExpyDoc
