Vorbereitung der WinSD-Daten - ASV

10.04.2016 19:30
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Vorbereitung der WinSD-Daten
Vorbereitung der WinSD-Daten
Um die Pﬂegearbeiten in der ASV nach der Altdatenübernahme möglichst gering zu halten, sollten
Sie die folgenden Eintragungshinweise bereits bei der anstehenden Neuaufnahme der Schüler
beachten!
Abgleich der Klassenbezeichner in WinLD/SD
Die Klassenbezeichnungen müssen in WinLD und WinSD exakt
gleich lauten.
Schwierigkeiten würde z.B. bereiten:
WinSD WinLD Erläuterung
11SA 11 SA Leerzeichen
11SA 011SA Andere Schreibweise der Jahrgangsstufe
Unterschied in der Groß-/Kleinschreibung (sollte von ASV jedoch in der Regel korrekt
11SA 11Sa
behandelt werden)
Anschriften (Seite 1)
Zweckentfremdung des Bereichs "Weitere Anschrift"
Eine Zweckentfremdung des Bereichs „Weitere Anschrift“
stellt für den Altdatenexport in der Regel kein Problem dar.
Eine Ausnahme ist weiter unten beschrieben.
Sie müssen daher in der WinSD nicht alle Eintragungen im Feld
„Weitere Anschrift“ löschen!
Die verbreitete Zweckentfremdung des Bereichs „Weitere Anschrift“ sollte jedoch möglichst gering
gehalten werden, da diese Informationen in der Regel einen unvollständigen Datensatz darstellen und
somit beim Export der Daten nicht in die ASV übertragen werden. D.h. sie müssen nach der
Altdatenübernahme händisch nachgepﬂegt werden. In der WinSD selbst schaden solche
Einträge normalerweise nicht!
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Es ist aber unbedingt darauf zu achten, dass bei einer solch
kreativen Verwendung nicht versehentlich ein gültiger
Anschriftendatensatz (PLZ, Ort, Straße) erzeugt wird. Bei einer
weitergehenden Zweckentfremdung können ggf. auch echte
Probleme entstehen.
Folgendes Beispiel erzeugt einen gültigen, wenn auch sinnfreien und bzgl. ASV problematischen
Adressdatensatz:
Es dürfen keinesfalls „kreative“ Einträge in den Feldern „Anschrift gilt
für“ stehen!
Tipp: Die Adressdaten können für die Nachpﬂege in ASV über die
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Stand: 10.04.2016 19:30
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WinSV-Funktion „Deﬁnierbare Listen“ z. B. in eine Excel-Tabelle
exportiert und dort „zwischengelagert werden“.
Dies sollte sinnvollerweise jedoch erst unmittelbar vor dem
Altdatenexport erfolgen.
Anleitung für den Export der Inhalte der Adressdaten-Felder mit einer deﬁnierbaren Listen der
Schülerdatei WinSD
1. Öﬀnen Sie die die Deﬁnierbaren Listen über Auswertungen → Definierbare Listen (Bild 1)
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ‘Export für andere Programme’ → Schaltﬂäche ‘Exportoptionen’
3. Die Festlegungen zum Export werden zunächst im Fenster „Optionen für den Datenexport“
getroﬀen (Bild 2). Wählen Sie hier alle gewünschten Merkmale, die Sie exportieren möchten. Weitere
acht Merkmale, die hier nicht aufgeführt sind (z. B. Telefonnummer, Email-Adresse etc.), können Sie
nach Bestätigung mit OK über die entsprechenden Schaltﬂächen hinzufügen.
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Einstellungen
Alle für die Liste gewählten Merkmale (Merkmal 1 bis Merkmal 8) und zusätzlich diejenigen Merkmale,
die im Fenster der Exportoptionen durch Ankreuzen ausgewählt wurden werden beim „Drucken“ der
Liste in die Zwischenablage kopiert.
Für das Exportformat: wählen Sie z. B. „Export über Zwischenablage (z.B. für Excel)“ und
aktivieren Sie sinnvollerweise die Option „Feldnamen in 1. Zeile“, um in der späteren Exceltabelle
Spaltenüberschriften zu erhalten.
4. Wichtig: Erst durch Klicken der Schaltﬂäche „Listen drucken“ werden die Datensätze exportiert
und in die Zwischenablage kopiert.
5. Über die rechte Maustaste Einfügen oder über das Tastaturkürzel Strg + v können die Inhalte nun
in ein Worddokument oder eine Exceltabelle eingefügt werden.
Straße und Hausnummer
Eine Fehleintragung im nachfolgend beschriebenen Bereich
stellt hinsichtlich der Altdatenübernahme in ASV kein Problem
dar.
Allerdings wird dann die Hausnummer nicht korrekt dem
Hausnummernfeld zugeordnet und muss später in ASV manuell
nachgepﬂegt werden.
Zwischen Straße und Hausnummer ist zwingend ein Leerzeichen zu setzen. Kein Leerzeichen
hingegen zwischen den Hausnummerbestandteilen (z.B. 109b)
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Stand: 10.04.2016 19:30
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Hintergrund
In ASV wird die Hausnummer einem eigenen Feld zugeordnet. Dabei „sucht“ das Programm von
rechts her nach dem ersten Leerzeichen im Anschriftfeld und interpretiert alles links davon als Straße,
alles rechts davon als Hausnummer.
Bei „exotischen“ Hausnummern wie z.B. „5 1/3“ wird dadurch beim Import der Daten die „5“ der
Straße zugeschlagen. Derartige Situationen erfordern später in ASV geringfügige Nachpﬂege.
Ortsteile
Falls Sie die Ortsteile bis jetzt z.B. in der Form Ort/Ortsteil geführt haben, wird dies auch so in die ASV
übertragen. Die Vergabe der Gemeindekennzahl in ASV erfolgt automatisch anhand der
Postleitzahl.
Da in der ASV alle Orte Bayerns samt Ortsteilen hinterlegt sind, führt der Eintrag in der Form
Ort/Ortsteil jedoch dazu, dass ASV diesen Ort nicht erkennt. Dies ist für die Altdatenübernahme
unschädlich, sollte aber in ASV nachgepﬂegt werden, da sonst saubere Listen und Filterungen nach
Ortsteilen nicht möglich sind.
Die Pﬂege der Ortsteile kann in WinSD auch über den schuleigenen Schlüssel ORTSTEIL und
Eintragung auf Seite 2 geschehen.
Leider werden aber die so eingetragenen Ortsteile nicht in die ASV übertragen und müssen – sofern
benötigt – dort ebenso manuell nachgepﬂegt werden!
Empfehlung: Lassen Sie die Ortsteile in WinSD so, wie Sie es bisher
gehandhabt haben. Eine Nachpﬂege der Ortsteile muss in ASV in jedem
Fall erfolgen. Geben Sie unbedingt auch die Gemeindekennzahl an!
Geltungsbereich der Anschrift
Sehr wichtig:
Die doppelte Verwendung von Schlüsseln bei „Anschrift gilt
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für“ sollte wenn möglich vermieden werden. Allerdings darf
das Feld „Anschrift gilt für“ nicht leer sein, sonst muss es in
ASV bei jedem Schüler manuell nachgepﬂegt werden!
In der ASV wird dem Schüler genau ein Wohnort zugewiesen. Hierbei sollte der Ort gewählt werden,
an dem sich der Schüler während des Schuljahres meist aufhält; also z.B. bei getrennt lebenden
Erziehungsberechtigten entweder beim Vater oder bei der Mutter. Im Ausnahmefall kann es
vorkommen, dass ein Schüler tatsächlich z. B. im 14-tägigen Wechsel bei Vater und Mutter wohnt.
Bitte nur in diesem Fall S/VA und S/MU eintragen. Bei der Altdatenübernahme wird in
diesem Fall der Schüler dann dem ersten Erziehungsberechtigten zugeordnet.
Zweitanschriften für den gleichen Erziehungsberechtigten sollten ebenfalls die Ausnahme darstellen.
Bitte diese Fälle hinsichtlich der Altdatenübernahme im Auge behalten und nach der
Altdatenübernahme überprüfen.
Migrationshintergrund erfassen (Seite 1)
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Achten Sie darauf, bei Kindern mit Migrationshintergrund die entsprechenden Felder
(Staatsangehörigkeit, nicht deutsches Geburtsland) nicht leer zu lassen!
Eltern getrennt erfassen (Seite 2)
Die folgenden Hinweise sollten unbedingt vor der
Altdatenübernahme umgesetzt werden.
Es empﬁehlt sich, die neuen Schüler in der Anmeldewoche bereits
korrekt zu erfassen!
Hintergrund
Aus den Feldern der Erziehungsberechtigten auf Seite 2 der WinSD generiert die ASV bei der
Altdatenübernahme zwei getrennte Datensätze für den ersten und einen weiteren
Erziehungsberechtigten. Sind die Eltern nicht getrennt erfasst, führt dies zu einem erheblichen
Nachpﬂegeaufwand in der ASV, da das Programm z. B. aus der kombinierten Eintragung beider
Vornamen der Erziehungsberechtigten keine korrekte Zuordnung zu den beiden Datensätzen für die
Erziehungsberechtigten ableiten kann! Es empﬁehlt sich, zuerst die Mutter einzutragen (entgegen
der Abbildung), da sonst nach der Datenübernahme in der Briefanrede der Vater als erstes genannt
wird.
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LRS/Legasthenie erfassen (Seite 3)
Achten Sie darauf, bei LRS/Legasthenie das Datum anzugeben, bis zu dem das ärztliche Attest gilt!
Zuzug erfassen (Seite 4)
Bei Schülern mit Migrationshintergrund müssen bei Zuzug in die BRD das Zuzugsdatum, das
Herkunftsland und ggf. die Art eingetragen werden.
Haben sie Ihre Daten durchgepﬂegt und auch bereits bekannte Fehler korrigiert, geht es mit der
Datenprüfung und dem Export weiter.
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Quelle:
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Permanenter Link:
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