Einnahmen und Ausgaben erfassen

Einnahmen und Ausgaben erfassen
Inhalt
Erfassen von Kontenbewegungen
Bearbeiten, Filtern und Suchen
Vorlagen übernehmen
Einen Betrag auf Konten verteilen
Die Einnahme oder Ausgabe als Vorlage speichern
Einstellungen
Weiterführungen zum Thema
Buchführung im Allgemeinen
Grundsätze in der Buchführung
Gesetzliche Grundlagen der Buchführung
In der zugehörigen Eingabemaske erfassen Sie alle Arten der Ein- und Ausgaben zu Ihren Liegenschaften. Sie werden somit buchhalterisch
dokumentiert und können ausgewertet und verwendet werden.
So buchen Sie richtig:
Wählen Sie die Art der Buchung.
Geben Sie Datum, Belegnummer, Buchungstext und den Betrag ein.
Wählen Sie das Konto (Einnahme- oder Kostenart) aus.
Weicht der vom Programm ermittelte Gültigkeitszeitraum vom tatsächlichen Gültigkeitszeitraum ab, können Sie den Zeitraum manuell
eintragen.
Hinweis: Handelt es sich um eine Zahlung, die aufgeteilt werden muss, so klickt Sie auf den Link Buchungskonto aufteilen. Dies könnte
der Fall sein, wenn z.B. Mieten und Vorauszahlungen in einem Betrag überwiesen werden.
Tipp: Wurde schon eine Vorlage für die Buchung erfasst, kann sie über den Link Vorlage wählen aufgerufen werden. Passen Sie das
Datum und ggf. andere Buchungsbestandteile an. Bestätigen Sie anschließend die Schaltfläche.
Erfassen von Kontenbewegungen
Um Kontenbewegungen zu erfassen, wählen Sie in der Navigation Einnahmen / Ausgaben und klicken auf das Symbol Einnahmen und
Ausgaben. In der Eingabemaske finden Sie im oberen Bereich die Auflistung aller bisher erfassten Einnahmen und Ausgaben und darunter
die einzelnen Eingabefelder.
In den Eingabefeldern geben Sie das Datum, den Text, die Art der Buchung sowie den Betrag an.
Den Zeitraum, für den die Buchung gilt, geben Sie in dem Eingabefeld Gültigkeitszeitraum an. Dieser gibt an, in welchem Zeitraum die
Leistung durchgeführt wurde. Dabei können Sie die Schaltflächen rechts neben dem Eingabefeld benutzen, um den Gültigkeitszeitraum
bestimmten Zeiträumen zuzuordnen (dem ganzen Jahr, einem Monat, einem Tag oder dem Abrechnungszeitraum des Gebäudes). Als
Bezugspunkt für die Zuordnung wird das zuvor eingegebene Datum verwendet. Wenn das Datum beispielsweise auf dem 15.03. steht und
Sie auf die Schaltfläche Monat klicken, wird der Gültigkeitszeitraum auf 01.03. - 31.03. gesetzt.
Bei der Angabe Art der Buchung haben Sie neben den üblichen allgemeinen Einnahmen und Ausgaben noch die Möglichkeit, eine
Umbuchung, eine Einnahme- oder Ausgaberückzahlung sowie einen Anfangsbestand zu wählen. Umbuchungen sind hier für Geldtransfers
zwischen Bankkonten und Verrechnungskonten möglich. Eine Buchung zwischen zwei Ausgabe- oder Einnahmekonten ist nicht
vorgesehen. Rückzahlungen kehren die Richtung des Geldflusses um (gehören sachlich (kontentechnisch) auf dieselbe Seite). Eine
Rückzahlung liegt beispielsweise dann vor, wenn ein Stromversorger eine Gutschrift erstellt. Bei der erstmaligen Benutzung dieses
Programms aber auch bei Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums werden auf Ihren Konten Beträge stehen, die Sie als Anfangsbestand
buchen und somit als Basis definieren.
Schließlich ordnen Sie die Einnahmen und Ausgaben noch Konten zu - einem beim Gebäude definierten Bankkonto sowie einer Ausgabenoder Einnahmeart (einem buchhalterischen Konto), das Sie beim Gebäude unter Umlagekonten erstellt haben.
Nebenkostenvorauszahlungen, Heizkostenvorauszahlungen sowie Mietzahlungen können direkt den Mietverträgen zugeordnet werden.
Voraussetzung dafür ist, dass bei dem Buchungskonto die Kategorie entsprechend gesetzt wurde. Wählen Sie im Feld Zuordnung zu
einem Mietvertrag den entsprechenden Mietvertrag aus.
Haben Sie ein Konto eingegeben, auf dem umlagefähige Ausgaben erfasst werden, wird im Dialog eine Schaltfläche Angaben zu Ausgaben
nach § 35a EStG angezeigt. Klicken Sie die Schaltfläche an, wenn Sie den Anteil der steuerbegünstigten Aufwendungen erfassen möchten.
Diese Angaben werden benötigt zur Erstellung der Steuerbescheinigung für Ihre Mieter.
Bitte achten Sie zu Gunsten Ihrer Mieter oder Eigentümer auf die korrekte Erfassung der Vor- oder Umsatzsteuer .
Bearbeiten, Filtern und Suchen
Bereits erfasste Buchungen können Sie ändern. Klicken Sie dabei einfach in der Tabelle auf die zu ändernde Buchung und geben die zu
ändernden Daten ein. Zum Abspeichern klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Sie können die erfassten Buchungen filtern. Oben links in der Erfassungsmaske finden Sie das Feld Filter. Wählen Sie aus der Liste das
Kriterium aus. Die gefilterten Datensätze werden in der Tabelle angezeigt. Zum Ausschalten eines gewählten Filters wählen Sie Kein Filter
aus. Zur Verfügung stehen folgende Filter:
Filter
Anzeige
Nebenkosten-Abrechnungszeitraum
Es werden alle Buchungen angezeigt, die sich auf den in den Gebäudestammdaten verwalteten
Nebenkostenzeitraum beziehen.
Heizkosten-Abrechnungszeitraum
Es werden alle Buchungen angezeigt, die sich auf den in den Gebäudestammdaten verwalteten
Heizkostenzeitraum beziehen.
aktuelles Jahr
Es werden alle Buchungen angezeigt, die sich auf das aktuelle Jahr beziehen.
letzte 12 Monate
Es werden alle Buchungen angezeigt, die sich auf die letzten 12 Monate beziehen.
letzte 6 Monate
Es werden alle Buchungen angezeigt, die sich auf die letzten 6 Monate beziehen.
letzte 3 Monate
Es werden alle Buchungen angezeigt, die sich auf die letzten 3 Monate beziehen.
letzten Monat
Es werden alle Buchungen angezeigt, die sich auf den letzten Monat beziehen.
nur Einnahmen / Einnahmerückzahlungen
Es werden alle Buchungen angezeigt mit der Buchungsart "Einnahmen" oder "Einnahmerückzahlungen"
nur Ausgaben / Ausgaberückzahlungen
Es werden alle Buchungen angezeigt mit der Buchungsart "Ausgaben" oder "Ausgaberückzahlungen"
nur Umbuchungen
Es werden alle Buchungen angezeigt mit der Buchungsart "Umbuchung".
Zum Suchen einer Buchung geben Sie im Feld Suchen oben rechts den Suchbegriff ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche mit
der Lupe oder betätigen Sie die Taste <F3>. Es wird dann geprüft, ob der von Ihnen eingegebene Begriff in irgendeiner Spalte der Tabelle
vorkommt.
Alternativ können Sie auch die erweiterte Suche verwenden. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine Suche durchführen können, die
durch weiter Suchkriterien einschränkt ist.
Suchen in: Hier wählen Sie die Spalte aus, in dem gesucht werden soll
Vergleichen: Hier wählen Sie aus, ob der Suchbegriff nur einem Teil eines Eintrags entsprechen muss oder dem gesamten Eintrag
oder ob der Suchbegriff mit dem Anfang des Eintrags übereinstimmen muss.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, wird in der Liste der Buchungen der erste Datensatz aufgesucht, in denen der Suchbegriff
gefunden wurde. Der Datensatz wird markiert. Möchten Sie weiter suchen, klicken Sie erneut auf Suchen. Zum Beenden der erweiterten
Suche klicken Sie auf Schließen.
Vorlagen übernehmen
Um sich bei wiederkehrenden Vorgängen die Arbeit zu erleichtern, können Sie sich Vorlagen erstellen, die Sie nach einem Mausklick auf die
kleine Schaltfläche Vorlage wählen in der Zeile Art der Buchung aufrufen können. Sie können auch die Taste 0 drücken, wenn das
Auswahlfeld Art der Buchung aktiv ist.
So können Sie sich beispielsweise für jeden Vertrag eine Vorlage anlegen, in dem die Zahlung eines Mieters in Miete und Nebenkosten
aufgeteilt wird. Beim Eingeben der Zahlung müssen Sie dann nur ein Datum eingeben, auf die Schaltfläche Vorlage wählen klicken und aus
der dann geöffneten Vorschlagsliste die gewünschte Vorlage per Mausklick auswählen: Die Vorlagedaten werden in die Eingabefelder
übertragen und können von Ihnen anschließend noch verändert werden.
Beim Übernehmen der Vorlage in der Einnahmen/Ausgaben-Maske wird der Gültigkeitszeitraum dort so gewählt, dass das Datum, was Sie
zuvor eingetragen haben in dem Gültigkeitszeitraum liegt. Wenn das Datum beispielsweise auf dem 15.03. steht und bei der Vorlage, die Sie
auswählen monatlich als Gültigkeitszeitraum ausgewählt ist, wird der Gültigkeitszeitraum in der Eingabemaske auf 01.03. - 31.03. gesetzt.
Sie schließen jeden Vorgang mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Speichern ab.
Einen Betrag auf Konten verteilen
Wenn eine Buchung nicht komplett einer Ausgaben- oder Einnahmeart zuzuordnen ist, sondern auf mehrere Positionen verteilt werden
muss, dann können Sie mit dem WISO Hausverwalter 2014 einfach eine Aufteilung vornehmen.
Die Einnahme oder Ausgabe als Vorlage speichern
Durch einen einfachen Klick auf den Link Als Vorlage speichern wird aus den Daten in der Eingabemaske eine Vorlage erzeugt. Nach dem
Klick öffnet sich eine weitere Eingabemaske, in der das Gültigkeitsintervall für die Vorlage ausgewählt werden muss. Sie finden die erzeugte
Vorlage unter Vorlagen im Bereich Einnahmen / Ausgaben wieder.
Das Speichern als Vorlage ist unabhängig vom Speichern über die Schaltfläche Speichern.
Einstellungen
Sie können bestimmte Einstellungen vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Link Einstellungen. Folgende Einstellungen stehen zur
Verfügung:
Einstellung
Bedeutung
Sollstellungen /
offene Posten
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Sollstellungen/offenen Posten ermittelt und auf der Übersichtsseite
auf der
angezeigt.
Übersichtsseite
anzeigen
Fällige
regelmäßige
Einnahmen und
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die fälligen regelmäßige Einnahmen und Ausgaben ermittelt und auf der
Ausgaben auf
Übersichtsseite angezeigt.
der
Übersichtsseite
anzeigen
Fällige
Mahnungen auf
der
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die fälligen Mahnungen ermittelt und auf der Übersichtsseite angezeigt.
Übersichtsseite
anzeigen
Buchungstext
und die
Werden Buchungen in der Regel ohne Buchungstext und Belegnummer erfasst, ist es günstiger diese Felder unten in
Belegnummer
der Buchungsmaske anzuordnen. Somit ist es nicht notwendig, diese Felder zu überspringen.
unten anordnen
Brutto/NettoFeld
überspringen
Sind Sie umsatzsteuerpflichtig können Sie in der Buchungsmaske Brutto und Netto wählen in dem Sie auf die Tasten B
bzw. N drücken, wenn der Eingabezeiger im Betragsfeld steht. Daher können Sie hier angeben, dass das Brutto/NettoEingabefeld beim Weitergehen mit der Tab-Taste übersprungen werden soll, um so Ihre Eingabe zu beschleunigen.
Gleiches gilt für das Soll/Haben-Feld bei freien Buchungen. Hier können Sie im Kontofeld mit S und H umschalten.
(Alternativ zu den Tasten B und N bzw. S und H kann auch mit der Taste x auf dem Ziffernblock zwischen Brutto und
Netto bzw. Soll und Haben gewechselt werden.)
Leere
Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird zunächst nach dem Speichern der letzten Buchung automatisch eine neue erzeugt.
Buchungsmaske
Sie können dann mit den Ankreuzfeldern Datum, Belegnummer, Text, Art der Buchung etc. bestimmen, welche Werte
nach neuer
automatisch in die neue Buchung übernommen werden sollen.
Buchung
Weiterführungen zum Thema
Buchführung im Allgemeinen
Die Buchhaltung im kaufmännischen Bereich hat vielerlei Aufgaben. Speziell für die Immobilienwirtschaft dient sie der Feststellung von
offenen Posten aus Forderungen und Verbindlichkeiten. Ebenso dient sie der erleichterten Feststellung, welche Kosten auf Mieter
umlagefähig sind und welche nicht.
Die Buchführung im Allgemeinen hat allerdings noch weitere Aufgaben, die wie folgt zusammengefasst werden können:
Eine Aufgabe ist die zeitliche und korrekte Erfassung der Einnahmen und Ausgaben zur Ermittlung des Kapitals. In der
Immobilienwirtschafts ist hierdurch auch die Ermittlung der Rentabilität einer Immobilie in Zahlen zu verdeutlichen.
Es können somit Verbindlichkeiten und Forderungen zu einem bestimmten Zeitraum dargestellt werden.
Zudem kann die Wirtschaftlichkeit und der Erfolg einer Immobilie anhand der Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt werden.
Grundsätze in der Buchführung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung bilden die Basis und die Richtlinie für die Ausgestaltung der Buchführung. Laut §§ 238 ff.
HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet Bücher zu führen, die "einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen
Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln".
Weiterhin gelten z. B. folgende Grundsätze:
Die Geschäftsvorfälle müssen richtig, übersichtlich, einzeln und geordnet aufgezeichnet werden. Sie muss leicht nachvollziehbar
sein und die wahren Begebenheiten widergeben.
Buchungen müssen dem Zeitraum zugeordnet werden, zu dem sie auch tatsächlich gehören.
Es gilt generell, dass keine Buchung ohne Beleg erstellt werden darf.
Laut Aufbewahrungsfrist müssen Handelsbriefe und Belege 6 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbücher, Inventare und Bilanzen
wiederum 10 Jahre.
Anhand der Grundsätze lässt sich erkennen, dass die Buchführung nicht alleine den eigenen Informationen dient. Sie dient ebenso den
Informationen Dritter. Hierzu gehören z. B. Gläubiger, welche die Kreditwürdigkeit einsehen möchten. Auch Steuerämter haben aufgrund
der anfallenden Besteuerung Interesse an der Buchhaltung eines Unternehmers. Die Öffentlichkeit wiederum hat bei Kapitalgesellschaften
ein berechtigtes Interesse.
Gesetzliche Grundlagen der Buchführung
Gemäß § 238 HGB ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Da die in diesem Gesetz vorgeschriebene Art der Buchhaltung äußerst
Aufwendung und komplex ist, sind gemäß § 241a HGB Einzelkaufleute mit weniger als 500.000,00 € Umsatz und weniger als 50.000,00 €
Gewinn von der Buchführung gem. § 238 HGB und der Erstellungspflicht eines Inventars gem. § 242 HGB befreit. Zum Ausgleich müssen
diese Einzelkaufläute eine Einnahme-Überschuss-Rechnung über Ihr Vermögen erstellen.

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