11.6 Notizen erstellen

11
Aufgaben verwalten
Den Status einer delegierten Aufgabe verfolgen
Als Aufgabensteller erhalten Sie
standardmäßig Aktualisierungsnachrichten, wenn der Bearbeiter
den Fortschritt der Bearbeitung im
Aufgabenformular einträgt.
Aktualisierungseintrag in der Aufgabenkopie
Aktualisierungsnachrichten sowie vom Aufgabenbesitzer erstellte Statusberichte werden in
Ihrem Ordner Posteingang abgelegt. Außerdem trägt Outlook die aktuellen Daten in Ihre
Aufgabenkopie ein.
Einen Überblick über delegierte Aufgaben erhalten
Einen Überblick darüber, welche Aufgaben von welchen Personen bearbeitet werden,
erhalten Sie folgendermaßen:
f Klicken Sie im Aufgabenmodul im Navigationsbereich auf den Ordner AUFGABEN.
f Wechseln Sie zum Register ANSICHT.
f Betätigen Sie die Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN und wählen Sie den Eintrag ZUGEWIESEN.
Alle delegierten Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum sortiert aufgelistet.
Abgelehnte Aufgaben neu zuweisen bzw. selbst bearbeiten
f Öffnen Sie im E-Mail-Modul im Posteingang die Antwortnachricht mit der Absage.
f Delegieren Sie die abgelehnte Aufgabe neu, indem Sie im Register AUFGABE in der
Gruppe AUFGABEN VERWALTEN auf die Schaltfläche AUFGABE ZUWEISEN klicken und die
Aufgabe wie gewohnt delegieren.
oder
f Nehmen Sie die Aufgabe wieder in Ihre Aufgabenliste auf, indem Sie die Schaltfläche
ZUR AUFGABENLISTE ZURÜCKKEHREN betätigen und das geöffnete Aufgabenformular
speichern.
11.6
Notizen erstellen
Notizzettel erstellen
Vermerke, Ideen und Gedankenstützen können Sie im Notizenmodul als einfache Notizen
speichern.
f Klicken Sie auf die Modulschaltfläche NOTIZEN.
f Betätigen Sie im Register START in der Gruppe NEU die Schaltfläche NEUE NOTIZ.
f
f Schließen Sie den Notizzettel über das Schließfeld
Geben Sie im eingeblendeten Notizzettel Ihren Vermerk ein.
.
Die Notiz erscheint als Symbol im Anzeigebereich. Sie können
Notizen im Anzeigebereich durch Verschieben mit der Maus
frei anordnen.
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Eine Notiz erstellen
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11
Outlook 2010 - Grundlagen
Notizen bearbeiten
Sie möchten …
eine Notiz öffnen
f Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Notiz.
einen Notizzettel vergrößern
f Ziehen Sie den geöffneten Zettel an der rechten
unteren Ecke  zur gewünschten Größe auf.

f Klicken Sie im Anzeigebereich auf die Notiz und
eine Notiz löschen
betätigen Sie _.
Notizen als Liste anzeigen
f Klicken Sie im Register START in der Gruppe
AKTUELLE
LISTE.
ANSICHT auf die Schaltfläche NOTIZEN-
oder
f Listen Sie nur die Notizen der letzten 7 Tage
auf, indem Sie die Schaltfläche LETZTE 7 TAGE
betätigen.
f Wechseln Sie zurück zur Standardansicht, indem Sie in der Gruppe AKTUELLE ANSICHT die
Schaltfläche SYMBOL anklicken.
Notizenliste anzeigen
Notizen drucken
Drucken Sie eine bzw. mehrere Notizen oder eine Liste Ihrer Notizen wie folgt:
f
f
f
f
Wählen Sie gegebenenfalls die gewünschte Ansicht.
Markieren Sie die Notiz(en), die Sie ausdrucken möchten.
Wechseln Sie zum Register DATEI und wählen Sie die Kategorie DRUCKEN.
Wählen Sie im Bereich EINSTELLUNGEN das gewünschte Druckformat.
MEMOFORMAT
Die markierten Notizen werden jeweils auf einem separaten Blatt
gedruckt.
TABELLENFORMAT
Dieses Format steht nur für die Ansicht NOTIZENLISTE bzw. LETZTE 7 TAGE
zur Verfügung. Hier wird eine Liste der Notizen gedruckt.
f Betätigen Sie die Schaltfläche DRUCKEN.
Notizen modulübergreifend verwenden
Notizen können Sie als Basistext für E-Mails, Termine oder Aufgaben verwenden, indem Sie
die Notiz mit der Maus auf die entsprechende Modulschaltfläche ziehen. Hierbei werden
die erste Zeile des Notiztexts im Formular in die Betreffzeile sowie die übrigen Zeilen in den
Textbereich eingefügt. Elemente in anderen Modulen können Sie falls erwünscht durch
Ziehen auf die Modulschaltfläche NOTIZEN in Notizen verwandeln.
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11
Aufgaben verwalten
11.7
Schnellübersicht
Sie möchten ...
eine Aufgabe eintragen
Im Aufgabenmodul
bzw.
eine Aufgabe als erledigt
markieren
Im Aufgabenmodul Fahnensymbol
eine Aufgabe löschen
Im Aufgabenmodul Aufgabe mit rechter Maustaste
anklicken, Kontextmenüpunkt LÖSCHEN
eine Aufgabe über das
Aufgabenformular erstellen
Im Aufgabenmodul Register START, Bereich NEU, Schaltfläche NEUE AUFGABE
eine Aufgabenserie erstellen
Im Aufgabenmodul Aufgabenformular erstellen, Register AUFGABE, Gruppe SERIE, Schaltfläche SERIENTYP
die Anzeige des Ordners
AUFGABEN ändern
Im Aufgabenmodul im Navigationsbereich Ordner Aufgaben anklicken, Register ANSICHT, Gruppe AKTUELLE
ANSICHT, Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN
Aufgaben drucken
Im Aufgabenmodul Aufgaben markieren, Register
DATEI, Kategorie DRUCKEN
eine Aufgabe delegieren
Im Aufgabenformular Register AUFGABE, Gruppe AUFGABE VERWALTEN, Schaltfläche AUFGABE ZUWEISEN
eine zugewiesene Aufgabe
annehmen bzw. ablehnen
Im E-Mail-Modul im Posteingang Aufgabenanfrage
öffnen, Register AUFGABE, Gruppe ANTWORTEN, Schaltfläche ZUSAGEN bzw. ABLEHNEN
einen Statusbericht senden
Im Aufgabenmodul Aufgabe öffnen, Register AUFGABE,
Gruppe AUFGABE VERWALTEN, Schaltfläche STATUSBERICHT
anklicken
SENDEN
den Status einer delegierten
Aufgabe verfolgen
Im E-Mail-Modul im Posteingang die Aktualisierungsnachricht bzw. den Statusbericht öffnen oder im Aufgabenmodul die Aufgabe öffnen
eine Notiz erstellen
Im Notizenmodul Register START, Gruppe NEU, Schaltfläche NEUE NOTIZ, Text eingeben
eine Notiz öffnen
Im Notizenmodul Notiz doppelt anklicken
eine Notiz löschen
Im Notizenmodul Notiz anklicken, _
Ihre Notizen als Liste anzeigen
Im Notizenmodul Register START, Gruppe AKTUELLE
ANSICHT, Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN, Ansicht NOTIZENLISTE bzw. LETZTE 7 TAGE
Ihre Notizen drucken
Im Notizenmodul Ansicht wählen, Notizen markieren,
Register DATEI, Kategorie DRUCKEN
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11
Outlook 2010 - Grundlagen
11.8
Übungen
Übung 1: Notizen erstellen und drucken
Level
Übungsinhalte
Zeit
ca. 5 min
D Notizen erstellen, löschen und drucken
D Notizansichten nutzen

Erstellen Sie im Notizenmodul verschiedene Notizen.


Löschen Sie eine erstellte Notiz.
Zeigen Sie Ihre Notizen als Liste an.

Drucken Sie eine Liste Ihrer Notizen im Hochformat aus.
Übung 2: Aufgaben eintragen und verwalten
Level
Übungsinhalte
134
Zeit
ca. 15 min
D Aufgaben erstellen und Aufgabenserien erstellen
D Aufgaben als erledigt bzw. unerledigt kennzeichnen
D Aufgaben drucken

Eine Kollegin hat nächste Woche Dienstag Geburtstag. Erstellen Sie die Aufgabe
Blumen kaufen mit Start- und Enddatum für den entsprechenden Tag. Sie wollen
jedoch am Vortag schon daran erinnert werden. Kennzeichnen Sie die Aufgabe
außerdem als privat.

Alle zwei Wochen gibt es montags eine Teamsitzung, in der Sie in den nächsten 10
Sitzungen eine kurze Rede zum Thema Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz halten
werden. Erstellen Sie die entsprechende Aufgabenserie. Kennzeichnen Sie die Aufgabe
als wichtig.

Kennzeichnen Sie die erste Aufgabe der Aufgabenserie als erledigt.


Überprüfen Sie, ob die nächste Aufgabe der Serie in der Aufgabenliste erscheint.
Nehmen Sie die erledigte Aufgabe wieder als unerledigte Aufgabe in Ihre Aufgabenliste auf.

Erstellen Sie drei beliebige Aufgaben und kennzeichnen Sie mindestens eine Aufgabe
als wichtig.

Wechseln Sie zum Ordner Aufgaben und ordnen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit.

Zeigen Sie die Aufgaben der nächsten 7 Tage an und drucken Sie sie als Liste im
Tabellenformat aus.
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11
Aufgaben verwalten
Übung 3: Aufgaben erstellen und delegieren
Level
Übungsinhalte

Zeit
D
D
D
D
ca. 15 min
Aufgaben erstellen
Aufgaben delegieren
Aufgabenanfragen beantworten
Statusberichte senden
Erstellen Sie für die Organisation einer Fachtagung folgende drei Aufgabeneinträge:
D Referenten für Vorträge gewinnen (hohe Priorität)
D Einladungen verschicken
D Räumlichkeiten und Ressourcen reservieren

Die Aufgabe Referenten für Vorträge gewinnen soll in einer Woche erledigt sein,
sofort begonnen werden und insgesamt 8 Stunden in Anspruch nehmen.

Erstellen Sie die Aufgabenanfrage Einladungen erstellen und versenden Sie sie an
einen anderen Teilnehmer.

Erstellen Sie aus der Aufgabe Einladungen verschicken einen Termin.

Übernehmen Sie eine an Sie delegierte Aufgabe. Setzen Sie den Status auf erledigt und
schicken Sie einen Statusbericht an den Auftraggeber.
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