Gründe für regelmäßige Payroll-Checks

Fachtagung GmbH 2015
Payroll-Check für
GmbH-Geschäftsführer
Mag. Monika Kunesch, LL.M.
22.9.2015
WIEN
Agenda
Agenda
Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
¬ Gründe für regelmäßige Payroll-Checks, insbesondere
¬ Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften
¬ Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
¬ Abgabenstrafrecht
¬ Optimierung von Prozessen in der Personalverrechnung
¬ Schwerpunkte bei regelmäßigen Payroll-Checks
¬ KV-Einstufungen
¬ Einhaltung der Mindest-KV-Löhne/-Gehälter
¬ Entlohnung von Mehrleistungen
¬ Entlohnung von Ausfallzeiten
¬ Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen
¬ Arbeitszeitvereinbarungen (zB Gleitzeitvereinbarungen,
¬
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Durchrechnungsvereinbarungen)
Einhaltung abgabenrechtlicher Vorschriften (zB bei
Sachbezügen, Reisekosten)
Gründe für Payroll-Checks
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Gründe für PayrollChecks
Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
Payroll-Checks sichern
¬ eine faire iS einer vertragsgemäßen Entlohnung der
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Standorte
Kontaktdaten
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Arbeitnehmer,
die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen,
eine effiziente, risikolose Abwicklung der
Personalverrechnung
Kosten- und Risikokontrolle.
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
¬ Höchstgrenzen der Arbeitszeit (§ 9 AZG)
¬ Täglich: 10 Stunden
¬ Wöchentlich: 50 Stunden
¬ Ausnahmen nur für bestimmte Sachverhalte (zB Lenker,
Schichtarbeit, Arbeitsbereitschaft, Vorliegen von erhöhtem
Arbeitsbedarf) und bestimmte Branchen (zB öffentl. Verkehr,
Apotheken).
¬ Einhaltung von Ruhepausen (§ 11 AZG)
¬ 30 Minuten Pause bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6
Stunden.
¬ Aus betrieblichen Gründen mehrere Kurzpausen à 10 oder 15
Minuten.
¬ Ruhezeiten (§ 12 AZG)
¬ Ununterbrochene Ruhezeit von mind 11 Stunden nach
Beendigung der Tagesarbeitszeit.
¬ Verkürzung auf 10, sogar 8 Stunden unter bestimmten
Voraussetzungen möglich.
Standorte
Kontaktdaten
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Gründe für Payroll-Checks
Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
Gründe für Payroll-Checks
Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften
¬ Arbeitszeitaufzeichnungen (§ 26 AZG)
¬ Der Arbeitgeber hat Arbeitszeitaufzeichnungen über
Ansprechpartner
Standorte
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Kontaktdaten
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Beginn/Ende/Dauer der Arbeitszeit und Beginn/Ende/Dauer der
Ruhepausen der Arbeitnehmer zu führen (ausgenommen davon
sind leitende Angestellte).
Bei Zeiterfassungssystem  Ausdruck oder Einsicht.
Ausnahme: bloße Saldenaufzeichnungen (Arbeitszeit pro Tag)
für Außendienstmitarbeiter und Teleworker.
Ausnahme: Entfall der Aufzeichnung von Ruhepausen, wenn fixe
Ruhepausen vereinbart sind.
Ausnahme bei fixen Arbeitszeiten, Abweichungen müssen
allerdings aufgezeichnet werden.
Fehlen die Zeitaufzeichnungen und ist daher die Feststellung
der tatsächlichen Arbeitszeit unzumutbar bzw werden dem
Arbeitnehmer die Aufzeichnungen auf Verlangen nicht
übermittelt  Hemmung der Verfallsfristen.
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
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Gründe für Payroll-Checks
Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften
¬ Strafen (§ 28 AZG)
¬ EUR 72 bis EUR 1.815 und im Wiederholungsfall
¬ EUR 145 bis EUR 1.815 pro Übertretung bzw
¬ EUR 218 bis EUR 3.600 pro Übertretung in schwer-
Standorte
Kontaktdaten
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wiegenden Fällen (wie Überschreitung der Höchstgrenzen
um mehr als 20%; Ruhezeit weniger als 8 Stunden)
Bestrafung von Verstößen gegen die Arbeitszeitaufzeichnungsverpflichtung pro Einzelfall.
Strafbar ist der Arbeitgeber, respektive das handelnde Organ,
der Geschäftsführer, gibt es mehrere Geschäftsführer
 jeder Geschäftsführer (§ 9 VStG), keine Verbandsverantwortung, dh es werden „nur“ die GF bestraft.
Daher sollte gegenüber dem Arbeitsinspektorat ein
arbeitszeitgesetzlich Verantwortlich Beauftragter bestellt
werden.
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
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Gründe für Payroll-Checks
Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften
¬ (Verfolgungs-)Verjährung: grundsätzlich nach 12 Monaten,
gerechnet ab dem Ende des strafbaren Verhaltens (§ 31 VStG).
¬ Verfolgungshandlung = gegen eine bestimmte Person als
Beschuldigten gerichtete Amtshandlung, zB Ladung, (Ersuchen
um) Vernehmung, Strafverfügung.
¬ Verfolgungshandlung gegen einzelnen GF oder gegen
Unternehmen gilt auch für alle anderen GF oder
verantwortlichen Beauftragten.
¬ (Strafbarkeits-)Verjährung: grundsätzlich nach 3 Jahren,
gerechnet ab dem Ende des strafbaren Verhaltens (§ 31 VStG).
¬ Fortlaufshemmung der Frist durch zB laufendes Verfahren.
¬ (Vollstreckungs-)Verjährung: nach 3 Jahren, gerechnet ab der
rechtskräftigen Verhängung(§ 31 VStG).
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Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
¬ Neuregelung seit 1.1.2015 (§7i AVRAG)
¬ Das Unterschreiten des Mindest-KV-Entgelts inkl. aller
Ansprechpartner
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Standorte
Kontaktdaten
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Bestandteile (wie Zulagen, Mehr- und Überstundenzuschläge,
Sonderzahlungen) ist für alle Branchen strafbar. Sachbezüge
und Aufwandsersätze können Unterentlohnung nicht beseitigen.
Somit kann eine Unterentlohnung bei Dienstverhältnissen, auf
welche weder ein Kollektivvertrag noch ein Gesetz oder eine
Satzung oder ein Mindestlohntarif anwendbar sind, nicht
erfolgen.
Dies gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für (Schein-)
Selbständige, Praktikanten, freie Dienstnehmer, Volontäre, etc.
Es ist gds eine monatsgenaue Prüfung vorzunehmen; für
Pauschalentlohnungen und Sonderzahlungen  Jahresprüfung.
Außer Betracht bleiben
¬ Entgelte auf Grund von Dienstverträgen oder
Betriebsvereinbarungen, ebenso Ist-Erhöhungen,
¬ SV-freie Entgeltteile nach § 49 Abs 3 ASVG, wie echter
Spesenersatz, Diäten, Schmutzzulagen, Abfertigung, etc.
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
¬ Spannungsfeld zwischen Unterentlohnung iSd Lohn- und
Sozialdumping Vorschriften und dem Anspruchsprinzip des
Arbeits- und Sozialversicherungsrechts.
¬ Bsp: Arbeitgeber gewährt überkollektivvertragliches Gehalt,
Standorte
bezahlt korrekt sämtliche Mehr- und Überstunden mit korrektem
Zuschlag iSd AZG und des KV, der Arbeitgeber leistet aber kein
Entgelt für Ausfallszeiten („Schnitte“).
 Sofern die „Schnitte“ durch die überkollektivvertragliche Grundund Überstundenentlohnung monatsweise gedeckt sind,
 kein Lohn- und Sozialdumping.
 Sehr wohl jedoch besteht ein arbeitsrechtlicher Anspruch auf
Bezahlung von Entgelt für Ausfallszeiten.
 Im Bereich der Sozialversicherung besteht das
Anspruchsprinzip.
 Nachverrechnung von SV- und BV-Beiträgen für nichtbezahltes
Entgelt für Ausfallzeiten.
Kontaktdaten
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Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
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Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
¬ Strafen (§7i Abs 5 AVRAG)
¬ Unterentlohnung von höchstens drei Arbeitnehmern: für jeden
Ansprechpartner
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Standorte
Kontaktdaten
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Arbeitnehmer EUR 1.000 bis EUR 10.000, im Wiederholungsfall
EUR 2.000 bis EUR 20.000.
Unterentlohnung von mehr als drei Arbeitnehmern: für jeden
Arbeitnehmer EUR 2.000 bis EUR 20.000, im Wiederholungsfall
EUR 4.000 bis EUR 50.000.
Bsp: Die GKK hat eine Unterentlohnung bei 20 Dienstnehmern
festgestellt. Die Mindeststrafe beträgt EUR 40.000.
Bei durchgängiger Unterentlohnung liegt eine einzige
Verwaltungsübertretung vor.
Bei kollegialem Vertretungsorgan trifft die Bestrafung alle
Mitglieder (zB alle Geschäftsführer!), es sei denn, es wurde ein
verantwortlich Beauftragter bestellt (schriftliche Mitteilung an die
GKK!), aber keine Verbandsverantwortung, dh es werden „nur“
die Geschäftsführer bestraft.
Bsp: Die Gesellschaft hat vier Geschäftsführer, jeder erhält
einen Strafbescheid iHv EUR 40.000.
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Gründe für Payroll-Checks
Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
¬ Keine Strafbarkeit, wenn der Arbeitgeber die Entgeltdifferenz
nachweislich vor Einleitung von Erhebungen leistet
(arbeitsrechtliche Verjährungsfristen sind dabei unbeachtlich) –
„tätige Reue“.
¬ Absehen von der Strafanzeige, wenn
¬ der Arbeitgeber die festgestellte Differenz vor Einlangen der
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Zahlungsaufforderung oder innerhalb einer von der Behörde
festgesetzten Frist nachweislich bezahlt und
die Unterschreitung des maßgeblichen Entgelts unter
Beachtung der jeweiligen Einstufungskriterien gering (max
10%) ist oder
das Verschulden des Arbeitgebers leichte Fahrlässigkeit
nicht übersteigt.
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Gründe für Payroll-Checks
Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
¬ Voraussetzungen für die Strafbarkeit
¬ Unterschreitung des Entgelts
¬ Es wird Verschulden (Fahrlässigkeit) vermutet; der
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Kontaktdaten
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Arbeitgeber muss glaubhaft machen, dass ihn kein Verschulden
trifft.
Rechtsirrtum (= kein Verschulden) liegt nur dann vor, wenn
der Arbeitgeber bei den KV-Parteien, der GKK, den
Höchstgerichten, den Behörden eine Auskunft eingeholt hat –
Achtung: die Auskunft von Steuerberatern oder Rechtsanwälten
schließt Verschulden nicht aus.
Vorbeuge- und Kontrollsysteme schließen Verschulden aus.
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Gründe für Payroll-Checks
Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
¬ Leichte Fahrlässigkeit
¬ Nur geringe Unterentlohnung.
¬ Differenz wurde nachgezahlt.
¬ Bei periodenübergreifender Betrachtung würde auf Grund
Standorte
Kontaktdaten
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einer Überzahlung in anderen Perioden keine Unterentlohnung
bestehen.
Die Rechtsauffassung des Arbeitgebers wird durch eine
Stellungnahme der KV-Parteien gestützt.
Leichte Fahrlässigkeit ist auch bei Betroffenheit mehrerer
Arbeitnehmer möglich.
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Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping
Verjährung
¬ Verfolgungsverjährung:
¬ Drei Jahre ab Fälligkeit des Entgelts.
¬ Bei Unterentlohnungen, die durchgehend mehrere
Lohnzahlungszeiträume umfassen, beginnt die Frist für die
Verfolgungsverjährung ab der Fälligkeit des Entgelts für den
letzten Lohnzahlungszeitraum der Unterentlohnung.
¬ Strafbarkeitsverjährung (diese beschränkt die Dauer des
Verfahrens): fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit des letzten
Entgelts.
¬ Für Sonderzahlungen beginnen die Fristen ab dem Ende des
jeweiligen Kalenderjahres zu laufen.
¬ Wird die Unterentlohnung beseitigt:
¬ ein Jahr (Verfolgungsverjährung) bzw
¬ drei Jahre (Strafbarkeitsverjährung)
- jeweils gerechnet ab der Nachzahlung.
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
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Standorte
Gründe für Payroll-Checks
Finanzstrafrecht
¬ Grundsätze
¬ Vorsatz: eine Handlung wird mit vollem Wissen um die
Konsequenzen und dem Willen, eine bestimmte Konsequenz
herbeizuführen, gesetzt.
¬ Fahrlässigkeit: eine Handlung wird unter Außerachtlassen der
Kontaktdaten
objektiv erforderlichen Sorgfalt gesetzt.
¬ Irrtum: ein Irrtum schließt in jedem Fall Vorsatz aus. Ist der
Irrtum vermeidbar (zB durch Studium der einschlägigen
Rechtsvorschriften), dann liegt Fahrlässigkeit vor. Holt der
Steuerpflichtige fachkundigen Rat ein, so liegt idR ein Schuld
ausschließender Irrtum vor, es sei denn, es wurde ein erkennbar
falscher Rat erteilt.
¬ Vertretbare Rechtsauffassung: In diesem Fall kann kein
strafrechtlicher Vorwurf, auch keine Fahrlässigkeit
erfolgen, auch wenn sich in Folge heraus stellt, dass die
Rechtsauffassung unrichtig war.
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
Gründe für Payroll-Checks
Finanzstrafrecht
Delikte nach dem Finanzstrafgesetz:
Abgabenhinterziehung (§ 33 FinStrG)
¬ Objektive Elemente
¬ Verkürzung von Abgaben und
¬ Verletzung einer abgabenrechtlichen Pflicht (Erklärungspflicht) –
Standorte
Kontaktdaten
praktische Bedeutung für LV: Abgabe einer
Lohnsteueranmeldung.
¬ Subjektive Elemente
¬ Vorsatz (Wissen und Wollen) iHa beide objektiven Elemente
¬ vorsätzlich handelt schon, wer die Verkürzung für möglich
hält und sich damit abfindet (bedingter Vorsatz).
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
Delikte nach dem Finanzstrafgesetz: Abgabenhinterziehung
¬ LV-spezifische Bestimmung: Verletzung der Verpflichtung zur
Führung von Lohnkonten, wodurch eine Verkürzung von
Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und DZ erfolgt. Die Verkürzung
wird nicht nur für möglich, sondern für gewiss (bedingter Vorsatz
genügt nicht) gehalten.
¬ Bsp:
¬ Nichtführung von Lohnkonten und Nichtabfuhr von Lohnabgaben
für Schwarzarbeiter,
¬ nach einer GPLA-Feststellung Weiterführung der bisherigen
Vorgehensweise (zB es wurde die Abgabenpflicht für
Schmutzzulagen festgestellt; die abgabenfreie Behandlung wird
nach Abschluss der Prüfung fortgesetzt, ohne dass sich
Änderungen im Sachverhalt ergeben haben),
¬ Reisekosten werden ausschließlich über die Buchhaltung geführt,
obwohl dem Buchhalter/Lohnverrechner bewusst ist, dass
höhere als abgabenfrei zulässige Reisekosten ausbezahlt
werden.
Standorte
Kontaktdaten
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Finanzstrafrecht
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Finanzstrafrecht
Delikte nach dem Finanzstrafgesetz:
Fahrlässige Abgabenverkürzung (§ 34 FinStrG)
¬ Objektive Elemente
¬ Verkürzung von Abgaben und
¬ Verletzung einer abgabenrechtlichen Pflicht (Erklärungspflicht).
¬ Subjektive Elemente
¬ beide Tatbestandselemente werden zwar nicht vorsätzlich
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
herbeigeführt, aber fahrlässig; dh unter Verletzung der
gebotenen Sorgfalt.
¬ Es genügt bereits leichte Fahrlässigkeit (zB Verletzung der
gebotenen Erkundigungspflicht)
¬ strenge Rechtsfolge des FinStrG: der Steuerpflichtige ist
grundsätzlich schon bei leichter Sorgfaltsverletzung für
fahrlässige Abgabenverkürzung strafbar.
¬ Relevant für LV nur die leicht fahrlässige Missachtung der Pflicht
zur Abgabe einer Lohnsteueranmeldung, wobei Lohnsteueranmeldungen nur auf Verlangen des FA abzugeben sind.
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Gründe für Payroll-Checks
Finanzstrafrecht
Schwerpunkte bei PayrollChecks
Delikte nach dem Finanzstrafgesetz:
Abgabenbetrug (§ 39 FinStrG)
Ansprechpartner
¬ Abgabenhinterziehung mit zusätzlichen Merkmalen
(Betrugskomponente und Wertbetragskomponente)
Standorte
¬ Objektive Merkmale
¬ grundsätzlich ident mit Abgabenhinterziehung: Verkürzung
¬ Verletzung einer abgabenrechtlichen Pflicht (Erklärungspflicht)
¬ zusätzlich Verkürzung von (insgesamt) mehr als EUR 100.000
Kontaktdaten
und
¬ zusätzlich betrügerische Komponente (zB Verwendung von
verfälschten Urkunden, Beweismitteln, Scheingeschäfte)
¬ Bsp: Scheinanstellung (der Vertrag ist anders gewollt),
Umschreibung von Rechnungen (von privat auf betrieblich),
„Fälschung“ von Fahrtenbüchern.
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Finanzstrafrecht
Delikte nach dem Finanzstrafgesetz:
Finanzordnungswidrigkeit (§ 49 FinStrG)
¬ Vorsätzliche Nichtabfuhr von Selbstberechnungsabgaben
Ansprechpartner
spätestens am 5. Tag nach Fälligkeit, es sei denn die
Abgabenschuld wurde bis dahin bekannt gegeben
 Abgaben daher in jedem Fall mittels
Lohnsteueranmeldung melden!
Standorte
Kontaktdaten
¬ Unterlassen der vorgesehenen Meldung von Zahlungen ins
Ausland.
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
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Gründe für Payroll-Checks
Finanzstrafrecht
Strafen
¬ Eine Strafe darf nur verhängt werden, wenn das Vergehen im
Zeitpunkt der Tat bereits mit Strafe bedroht war.
¬ Die (Art und Höhe der) Strafe richtet sich immer nach dem
Gesetzesstand im Zeitpunkt der Tat, es sei denn, das Recht ist im
Zeitpunkt der Bestrafung für den Täter günstiger.
¬ Es muss eine Ausführungshandlung gesetzt werden, dh, das
Handeln des Täters muss für den Eintritt der Abgabenverkürzung
ursächlich (kausal) sein.
¬ Für vorsätzliche Finanzvergehen ist der Versuch ausreichend.
¬ Grundsätzlich kommen als Täter nur natürliche Personen in
Betracht. Allerdings wird durch das VBVG (Verbandsverantwortlichkeitsgesetz) durch das Handeln der Entscheidungsträger
oder Arbeitnehmer auch eine Verantwortung des Verbandes
ausgelöst  es werden daher sowohl der/die Geschäftsführer
bzw allenfalls weitere Arbeitnehmer als auch die
Gesellschaft bestraft!
¬ Neben dem unmittelbaren Täter ist auch der Beitragstäter (zB
Steuerberater) strafbar. Eine Beteiligung ist nur bis zur
Tatvollendung möglich.
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Gründe für PayrollChecks
Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
Strafen
¬ Abgabenhinterziehung:
¬ Strafdrohung bis max 200% des vorsätzlich herbeigeführten
Verkürzungsbetrages.
¬ bei vorsätzlicher Verkürzung von mehr als EUR 100.000 - nicht
die Behörde ist zuständig, sondern das Strafgericht mit der
Folge, dass neben Geldstrafen bis 200% auch eine
Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren verhängt werden kann.
¬ In der Praxis gibt es kaum Freiheitsstrafen bei
Abgabenhinterziehung, aber hohe Geldstrafen.
¬ Fahrlässige Abgabenverkürzung: Strafdrohung bis 100 % der
fahrlässig herbeigeführten Verkürzung, keine gerichtliche
Zuständigkeit und auch keine ergänzende Freiheitsstrafdrohung.
¬ Abgabenbetrug: zwingende primäre Freiheitsstrafe bis zu 3
Jahren und ergänzende Geldstrafdrohung, bei sehr hohen
Verkürzungen, wie insb mehr als EUR 500.000, Freiheitsstrafen
von 1-10 Jahren zzgl ergänzende Geldstrafe.
¬ Finanzordnungswidrigkeit: Geldstrafe bis zur Hälfte des
Verkürzungsbetrages, keine gerichtliche Zuständigkeit.
Standorte
Kontaktdaten
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Gründe für Payroll-Checks
Finanzstrafrecht
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Agenda
Gründe für PayrollChecks
Schwerpunkte bei PayrollChecks
Gründe für Payroll-Checks
Finanzstrafrecht
Selbstanzeige
¬ Rechtzeitige Offenlegung von Finanzvergehen und Entrichtung der
Abgaben sichert Straffreiheit.
Ansprechpartner
Standorte
¬ Rechtzeitigkeit:
¬ vor Entdeckung der Tat,
¬ vor Verfolgungshandlungen durch die Finanzstrafbehörde oder
Kontaktdaten
¬
das Gericht,
vor Beginn einer Betriebsprüfung/einer GPLA bei vorsätzlichen
Verkürzungen (andernfalls Abgabenerhöhung je nach Höhe der
Mehrbeträge um 5% bis 30%).
¬ Nur die erstmalige Selbstanzeige ist strafbefreiend (ab
1.10.2014).
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Gründe für PayrollChecks
Schwerpunkte bei PayrollChecks
Gründe für Payroll-Checks
Prozessoptimierung
¬ Internes Kontrollsystem
¬ Schaffung von Strukturen, die Kontrollen und Dokumentation
Ansprechpartner
¬
Standorte
Kontaktdaten
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ermöglichen.
Definition von Verantwortlichkeiten, Abläufen, Risikoklassen,
Kontrollen, Definition der Reichweite des
Vertrauensgrundsatzes.
Vorgabe von Leitlinien und regelmäßigen Checks für typische
Aufgabenstellungen.
Schwellen für Rückfrage bei Vorgesetzten.
Verantwortlich Beauftragte bestellen.
Beauftragung externer Berater.
Bei Fehlern/Falschinformation des Steuerberaters/Rechtsanwalts
kein genereller Ausschluss der Strafbarkeit aber strafmindernd.
Überprüfung, ob schriftliche Vereinbarungen mit Arbeitnehmern
vorliegen.
Agenda
Gründe für PayrollChecks
Schwerpunkte bei PayrollChecks
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
Gründe für Payroll-Checks
Prozessoptimierung
¬ Praxistipps
¬ Durchgängiges Vier-Augen-Prinzip.
¬ Richtlinien zu den arbeitszeitgesetzlichen Grundlagen.
¬ Richtlinien zur Einstufung von Dienstnehmern, zB Ablauf des
¬
¬
¬
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¬
¬
¬
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Einstufungsprozesses, Fragebogen zu Vordienstzeiten.
Regelmäßige Überprüfung der Einstufung durch Abteilungsleiter.
Bei Zweifeln zum Kollektivvertrag Stellungnahme der
Kollektivvertragspartner einholen + dokumentieren.
Beschäftigung von Fachexperten in der Personalverwaltung.
Sorgfältige facheinschlägige Aus- und Fortbildung der
Mitarbeiter.
Erzeugung von Risikobewusstsein bei den verantwortlichen
Mitarbeitern.
Vereinbarungen nur schriftlich mit Arbeitnehmern treffen.
Deckungsprüfungen bei Pauschalvereinbarungen.
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Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Ansprechpartner
Schwerpunkte bei Payroll-Checks
KV-Einstufung
¬ Welchen Status hat der Arbeitnehmer:
¬
Standorte
Kontaktdaten
¬
Arbeiter/Angestellter/(Ferial-)Praktikant oder -Arbeitnehmer.
Welcher KV ist anwendbar  richtet sich nach der
Gewerbeberechtigung des Arbeitgebers  Check, ob der
Arbeitgeber über die „richtige“ Gewerbeberechtigung verfügt.
Zuordnung, wenn der Arbeitgeber über mehrere
Gewerbeberechtigungen verfügt.
¬ Die Einstufung erfolgt entsprechend der ausgeübten Tätigkeit, je
¬
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nach Kollektivvertrag in Verwendungsgruppen, Beschäftigungsgruppen, Tätigkeitsfamilien, uä  notwendig ist daher eine
genaue Stellenbeschreibung.
In der entsprechenden Beschäftigungsgruppe, Verwendungsgruppe
uä erfolgt die Einstufung entweder je nach Angestelltendienstjahren (KV-Handelsangestellte) oder nach einschlägiger
Berufserfahrung (viele andere KVs)  genauen Lebenslauf und
Dienstzeugnisse vom Bewerber verlangen. Bei Arbeitern zählt
oftmals (je nach KV) nur die Betriebszugehörigkeit.
Agenda
Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Einhaltung der Mindest-KV-Löhne/-Gehälter
¬ Die entsprechend der KV-Einstufung ermittelten Mindest-Löhne
bzw –Gehälter sind einzuhalten und upzudaten 
¬ Monitoring von wesentlichen Änderungen des Tätigkeitsbereichs,
¬ Überwachung der Vorrückungen (zB Biennien),
¬ jährliche KV-Erhöhungen (Soll- und/oder Ist-Erhöhungen).
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
¬ Aliquotierung bei Teilzeit.
¬ Nicht nur die entsprechenden Löhne/Gehälter sind zu beachten,
sondern auch ein allfälliger Anspruch auf Zulagen,
Reisekostenersätze - allerdings nicht lohn- und
sozialdumpingstrafrelevant sofern sv-frei.
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Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
¬ Voraussetzung: Arbeitszeitaufzeichnungen !
¬ Entlohnung mit den entsprechenden Zuschlägen:
¬ laut AZG 25% für Teilzeitmehrarbeitsstunden (ausgenommen
Ansprechpartner
Standorte
Zeitausgleich 1:1 binnen 3 Monaten),
¬ laut AZG 50% für Überstunden (mehr als 40 Wochenstunden)
¬ laut KV oftmals Zuschlag für kollektivvertragliche Mehrarbeit
durch Verkürzung der Normalarbeitszeit von 40 Wochenstunden
auf zB 38,5 Wochenstunden.
¬ laut KV oftmals höhere Zuschläge für Überstunden zu
bestimmten Zeiten (zB 100% für Überstunden zwischen 20 Uhr
und 6 Uhr).
¬ Entlohnung mit dem richtigen Grundlohn = Lohn/Gehalt samt
entsprechenden Zulagen (zB fixe Vorarbeiterzulage, fixe SEGZulage).
¬ Entlohnung durch Zeitausgleich muss vereinbart werden, der
Überstundenzuschlag muss bei der Berechnung des Zeitausgleichs
berücksichtigt werden.
Kontaktdaten
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Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Entlohnung von Mehrleistungen
22.9.2015
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Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Arbeitsrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
¬ Zeitausgleich 1:1: ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
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Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Entlohnung von Mehrleistungen
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Vereinbarung möglich und nur dann, wenn durch eine
überkollektivvertragliche Entlohnung der Anspruch auf
Überstundenzuschlag abgegolten ist – kalenderjahresweiser Check.
.
¬ Überstundenpauschale:
¬ Nur sinnvoll, wenn regelmäßig Überstunden geleistet werden.
¬ Für den Beobachtungszeitraum (höchstens das Kalenderjahr)
muss eine Deckungsprüfung gemacht werden – Achtung auf
die Berücksichtigung der Entgeltfortzahlungspflicht für
Ausfallszeiten.
¬ Über die Pauschale hinaus geleistete Mehrarbeit muss entlohnt
werden. Für geringere Mehrleistungsarbeit besteht kein
Rückverrechnungsanspruch.
¬ Nur wenn ein ausdrücklicher Widerruf vereinbart ist, kann eine
Reduktion für die Zukunft (!) erfolgen. Überlegung, ein
Überstundenpauschale zu befristen, auch mehrfache
Befristungen sind in diesem Zusammenhang möglich.
Agenda
Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Entlohnung von Mehrleistungen
Arbeitsrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten
¬ (All-)In-Vereinbarungen:
¬ Mit einem (All-)In-Gehalt ist eine bestimmte Anzahl von Mehr-
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
¬
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22.9.2015
und Überstunden abgegolten, oder sämtliche Mehr- und
Überstunden oder auch andere Ansprüche, wie bspw
Reisezeiten, uä.
Die abgegoltenen Ansprüche müssen durch das
überkollektivvertragliche Entgelt gedeckt sein.
(All-)In-Vereinbarungen können grundsätzlich mit allen
Arbeitnehmern geschlossen werden, daher grundsätzlich auch
mit Teilzeitkräften (unter Beachtung des
Gleichbehandlungsgebots).
Agenda
Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Entlohnung von Ausfallszeiten
¬ Aufgrund des Urlaubsgesetzes, des Angestelltengesetzes,
Entgeltfortzahlungsgesetzes, des Arbeitsruhegesetzes, der
Kollektivverträge haben Arbeitnehmer einen unabdingbaren
Anspruch auf Entgeltfortzahlung während
¬ Krankheit,
¬ Urlaub,
¬ Feiertag,
¬ sonstiger Arbeitsverhinderungen,
¬ Freistellung während der Kündigungsfrist.
Ansprechpartner
Standorte
Kontaktdaten
¬ Das bedeutet, dass neben dem ungekürzten Monatslohn / -gehalt
sowie allfälliger fixer Zulagen das Entgelt für regelmäßige Mehrund Überstundenleistungen, variable Zulagen, Provisionen
weitergewährt werden muss (Berechnung sofern möglich nach
dem genauen Ausfall oder nach einem Durchschnitt der letzten drei
oder mehr Monate), sofern sich durch die Dienstverhinderung ein
Entgeltnachteil ergibt.
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22.9.2015
Agenda
Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Ansprechpartner
¬ Der Arbeitgeber sollte ein Arbeitszeitaufzeichnungssystem zur
¬
Standorte
¬
¬
Kontaktdaten
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Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen
22.9.2015
Verfügung stellen.
Vorsicht vor Parallelaufzeichnungen des Arbeitnehmers – er könnte
damit arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen.
Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeiten.
Nutzen von arbeitszeitrechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten.
Agenda
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Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Ansprechpartner
Standorte
Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Arbeitszeitvereinbarungen
¬ Gleitzeitvereinbarung:
¬ Überlässt es dem Arbeitnehmer innerhalb gewisser Grenzen
¬
Kontaktdaten
seinen Arbeitseinsatz selbst zu gestalten.
Schriftliche Gleitzeitvereinbarung mit Definition
¬ des Gleitzeitrahmens,
¬ der Lage der fiktiven Normalarbeitszeit,
¬ der Gleitzeitperiode (zB ein Monat, mehrere Monate, bis zu einem
¬
Jahr),
von Übertragungsmöglichkeiten.
¬ Erst nicht übertragbare Zeitguthaben sind Überstunden.
¬ Angeordnete Arbeitsleistungen (auch innerhalb des
Gleitzeitrahmens) sowie Arbeitszeiten außerhalb des
Gleitzeitrahmens sind jedenfalls Überstunden.
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22.9.2015
Agenda
Gründe für Payroll-Checks
Schwerpunkte bei
Payroll-Checks
Ansprechpartner
Standorte
Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Arbeitszeitvereinbarungen
¬ Durchrechnungsvereinbarung:
¬ Der Arbeitgeber bestimmt die Normalarbeitszeit während des
¬
¬
Kontaktdaten
¬
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Durchrechnungszeitraums je nach betrieblicher Erfordernis.
Kollektivvertragliche Regelung ist erforderlich.
Höchst(normal)arbeitszeiten während des
Durchrechnungszeitraums von 50 (bei Durchrechnungszeitraum
von bis zu 8 Wochen) bzw 48 Stunden (bei längerem
Durchrechnungszeitraum).
Achtung auf kollektivvertragliche Vorgaben!
Zeitguthaben am Ende des Durchrechnungszeitraums =
Überstunden.
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Gründe für Payroll-Checks
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Schwerpunkte bei Payroll-Checks
Einhaltung abgabenrechtlicher Vorschriften
¬ Begünstigung von Zulagen und Zuschlägen
¬ Ordnungsgemäße Aufzeichnungen.
¬ Für Schmutz-Erschwernis-Gefahrenzulagen und So/Ft/Nacht-
Kontaktdaten
¬
¬
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Überstunden reichen die normalen Zeitaufzeichnungen nicht, es
müssen die Arbeitszeiten, in welchen diese Leistungen erbracht
werden, gesondert aufgezeichnet werden, mit Begründung,
warum die Zulagen anfallen.
Für die Steuerbegünstigung von SEG-Zulagen und
Überstundenzuschlägen iSd § 68 Abs 2 EStG ist es
Voraussetzung, dass der Anspruch auf Bezahlung in einer
lohngestaltenden Vorschrift (zB Gesetz oder Kollektivvertrag)
geregelt ist.
Bsp: Geschäftsführer, die nicht vom KV umfasst sind, haben
keinen Anspruch auf die Begünstigung iSd § 68 Abs 2 EStG.
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¬ Abgabenfreie Reisekosten
¬ Ordnungsgemäße Reisekostenaufzeichnungen.
¬ Ist die Bezahlung der Reisekosten in einem Kollektivvertrag
geregelt (Achtung, ob Geschäftsführer vom Geltungsbereich des
KV umfasst sind).
¬ Einhaltung der steuerrechtlichen Höchstbeträge.
¬ Besteuerung von Sachbezügen
¬ Korrekte Berechnung von Sachbezügen.
¬ Ordnungsgemäße Dokumentation der Privatfahrten bei halbem
PKW-Sachbezug.
¬ Check, ob Vorteile aus Mitarbeiterrabatten vorliegen.
¬ Begünstigung für sonstige Bezüge
¬ Vorsicht bei „sechsteloptimalen“ Auszahlungen von
Jahresprämien.
¬ Sofern eine abgabenrechtliche Fehlbehandlung im Zuge
einer GPLA festgestellt wurde, darf dies nicht fortgeführt
werden – finanzstrafrechtliches Risiko!
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Einhaltung abgabenrechtlicher Vorschriften
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Für Ihre Fragen stehen wir sehr gerne zur Verfügung!
Monika Kunesch
A
T
E
1030 WIEN, Am Heumarkt 7
+43 1 718 98 90 - 561, F +43 1 718 98 90 - 837
[email protected]
… ist bei LeitnerLeitner Wien seit 2003 als Steuerberaterin und seit
2005 als Geschäftsführerin tätig. Sie ist spezialisiert auf nationales
und internationales Einkommensteuerrecht, Lohnsteuer sowie
Sozialversicherung und Arbeitsrecht.
Geboren 1965, ist Monika Kunesch diplomierte Betriebswirtin (1993,
Wirtschaftsuniversität Wien), Steuerberaterin (1998) und Master of
Law für International Tax Law (LL.M. 2008). Weiters ist sie
Vortragende für Personalverrechnung und Entsendungen,
Chefredakteurin der PV-Info und Autorin des Fachbuches
Grenzüberschreitende Personalverrechnung in Fallbeispielen, Linde
Verlag 2011.
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* kooperation
LeitnerLeitner Consulting d.o.o.
SRB 11000 BEOGRAD, Knez Mihailova Street 1-3
t +381 11 655 51 05 f +381 11 655 51 06
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Schwerpunkte bei PayrollChecks
BMB Leitner k.s.
SK 811 01 BRATISLAVA, Zámocká 32
t +421 2 591 018-00 f +421 2 591 018-50
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LeitnerLeitner CZ, s.r.o.
CZ 120 00 PRAHA, Římská 12
CZ 639 00 BRNO, Vídeňská 995/63
t +420 773 511 879 t +421 903 482 702
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Leitner + Leitner Tax Kft
H 1027 BUDAPEST, Kapás utca 6-12
Viziváros Office Center B/IV
t +36 1 279 29-30 f +36 1 209 48-74
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t +43 732 70 93-0 f +43 732 70 93-156
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Leitner + Leitner d.o.o.
SI 1000 LJUBLJANA, Dunajska cesta 159
t +386 1 563 67-50 f +386 1 563 67-89
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t +40 21 301 03 53 f +40 21 315 78 36
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