Protokoll Kick-Off-Meeting Abrechnungsbeauftragte

Protokoll Kick-Off-Meeting Abrechnungsbeauftragte – 27.05.2015
Teilnehmer:
Dezentrale BOKU-Abrechnungsbeauftragte
Vortragende:
Frau VRin Mag. Andrea Reithmayer
Herr Mag. Michael Dessulemoustier-Bovekercke (Moore Stephens City Treuhand)
Herr Michael Hein (CO)
Herr Ing. Thomas Christen (RW)
Frau Melanie Löffler (Koordinatorin des Netzwerks der Abrechnungsbeauftragte –
Department für nachhaltige Agrarsysteme)
Frau Monika Stanzer (Koordinatorin des Netzwerks der Abrechnungsbeauftragte –
Department für Bautechnik und Naturgefahren)
Frau Martina Schneider (RW/CO)
Frau Aude Monnet (CO)
Ablauf des Meetings:
Nach der Begrüßung durch Frau VRin Mag. Andrea Reithmayer wurde die Grundkonzeption
des Netzwerks von Herrn Christen bzw. Herrn Hein kurz vorgestellt.
Weiters wurde ein Überblick über die kommenden Schulungen bei Moore-Stephens City
Treuhand durch Herrn Mag. Dessulemoustier-Bovekercke gegeben.
Anschließend haben sich die Netzwerk-Koordinatorinnen (Fr. Löffler und Fr. Stanzer) und
das Abrechnungshomepage-„Team“ (Fr. Schneider und Fr. Monnet) vorgestellt und die
Struktur der Abrechnungshomepage wurde präsentiert.
Diese Veranstaltung bezweckte die Motivation für die Gründung des Netzwerks zu
präsentieren, die Rolle der Abrechnungsbeauftragten und der Netzwerk-KoordinatorInnen an
der BOKU klar zu definieren sowie die geplanten Maßnahmen vorzustellen.
1.
Motivation für die Gründung des Netzwerks
Fazit:
In den jeweiligen Förderprogrammen werden die Abrechnungsregeln bestimmt. Sie lassen
aber oft „Auslegungsspielraum“ offen, wodurch „strittige“ Situationen entstehen können, für
die es leider keine „Berufungsinstanz“ gibt.
Abrechnungen werden komplexer und komplizierter, Second Level Controls immer häufiger.
Nicht nur die Buchungen, sondern auch die Zahlungen und die internen Verrechnungen
(Eigenleistungen) müssen nachgewiesen werden.
Die zu erbringenden Nachweise („ formal“, buchhalterisch bzw. inhaltlich hinsichtlich
Projektbezug) werden von dem durch die Förderkontrollstellen beauftragten
Wirtschaftsprüfer, welche nicht immer ausreichend mit den Universitätsspezifika (u.a. UG
insb. OH und Kostenersatz nach §27 (3), Beamtendienstrecht, Globalbudgetfinanziertes
Personal) vertraut sind, zunehmend in Frage gestellt.
Differenzen bei Personalkosten im Zuge der Abrechnungen über Stundensätze müssen
argumentiert werden; Generell wird die Konsistenz aller Angaben verstärkt überprüft.
Was können WIR tun, um Schwierigkeiten bei Abrechnungen zu vermeiden?
Die Antwort lautet:

Sich vernetzen
o intern:
Die Zusammenarbeit zwischen Projektleitung, Instituts-Admin und Zentral-Admin wird durch
die Gründung des BOKU-Netzwerks der Abrechnungsbeauftragten optimiert.
o extern:
Das externe Networking wird intensiviert, u.a. durch:
 Kontaktpflege mit Förderstellen / Auditoren
 der Einladung von externen „Gastvortragenden“ bei den halbjährliche
Treffen des Netzwerks
 BOKU-weit stets „Up-To-Date“ informiert zu bleiben
Dies kann gelingen, durch:
o Bereitstellung, Transfer und Austausch von Informationen, mittels:
 der BOKU-Abrechnungshomepage
 dem Diskussionsforum auf Crowd-Lynx
 regelmäßige Arbeitstreffen des Netzwerks
o Aus- und Weiterbildungen (Schulungen)
2.
Rolle der BOKU-Abrechnungsbeauftragten und der NetzwerkKoordinatorInnen
Rolle der BOKU-Abrechnungsbeauftragten:
Die Abrechnungsbeauftragten sind Know-How-Träger („ExpertInnen“) und
Wissensmultiplikatoren, deren Wissen up-to-date gehalten wird.
Sie beraten die Projektleitung und sensibilisieren diese über potentielle Abrechnungs- bzw.
Nachweisprobleme, im Idealfall schon beim Antrag (um „strittigen Situationen“ zu vermeiden
wird empfohlen, die Abrechnungsmodalitäten möglichst en Detail bereits im
Einzelfördervertrag zu regeln).
Sie leisten 1st-level-support und können im Bedarfsfall den Zentral-Admin für den 2nd-levelsupport anfordern.
Sie „managen“ Eskalationen vor Ort am Department. Bei unüberbrückbaren „Differenzen“
leiten sie dies an den Zentral-Admin weiter, welcher sich noch ggf. an das Rektorat (als letzte
Instanz) wenden kann.
Sie sind in dieser Funktion aber NICHT für das Erstellen und/oder Kontrollieren von
Abrechnungen zuständig.
Funktion der Netzwerk-KoordinatorInnen:
Die Netzwerk-KoordinatorInnen unterstützen:
 die Abrechnungsbeauftragten bei speziellen Fragestellungen außerhalb von
Routineabrechnungen

3.
RW/CO bei der Mitbetreuung der Abrechnungshomepage (FAQ's und
Diskussionsforum) und in der Mit-Organisation der Schulungen / der
Schulungsteilnahmen und der periodischen Arbeitstreffen.
Überblick über die geplanten Maßnahmen:




Online-Schalten und laufende Ergänzung/Weiterentwicklung der BOKUAbrechnungshomepage (auf der „Controlling-Homepage“ zu finden - nach Login für
jeden BOKU-Bediensteten zugänglich)
Aktive Teilnahme der Abrechnungsbeauftragten am Diskussionsforum auf CrowdLynx (nach Login nur für BOKU-Abrechnungsbeauftragte zugänglich –Einladung zur
Teilnahme erfolgt per Email im Kürze) - z.B.: Erfahrung/Tipps mitteilen, (neue)
Fragen stellen oder Vorschläge (u.a. zur FAQs-Ergänzung oder zur
Homepageverbesserung) einbringen.
Regelmäßige Arbeitstreffen des Netzwerks (mind. 1x pro Semester) inkl. externe
Gastvorträge
Teilnahme an geplanten Schulungen
o Obligatorisch:
 Schulungen durch Moore Stephens City Treuhand über die
Abrechnungsvorschriften der Förderprogramme FP7, H2020 und EFRE
(erster Durchgang im Juni; zweiter Durchgang im Herbst; jeweils 5
themenbezogene Termine, je 2,5 Std.)- Dort werden u.a. konkrete von
den Abrechnungsbeauftragten eingebrachte Fallbeispiele diskutiert.
 Schulungen durch Hrn. Albrecht / WIFI in Sachen RechnungswesenBasics (Ausnahme: nur optional für die Abrechnungsbeauftragten,
welche gleichzeitig dezentrale Bucher sind)
o Optional / bei Bedarf: BOKU-interne Excel- und SAP-Schulungen

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