Document

aus der wirtschaft ı 111
LAND & Forst • Nr. 7 • 18. Februar 2016
Das Agrarbüro: Suchen kostet oft Zeit
Büroordnung Wer kennt das nicht: Schnell muss eine Unterlage gefunden werden,
weil eine wichtige Entscheidung anliegt oder der Prüfer vor der Tür steht. Doch im
Chaos im Agrarbüro ist nichts zu finden. Wie kann Abhilfe geschaffen werden?
sive neuer Ordner, Schulung,
Servicetelefon und CrossCompliance-Check, sollten
eingeplant werden.
ie Ordnung im Ablagesystem vieler landwirtschaftlicher Büros lässt
zu wünschen übrig, und das
hat viele Ursachen: Die Arbeit
spielt sich meist nicht im Büro,
sondern überwiegend draußen ab und die Unterlagen
landen auf Stapeln. Nach Feierabend oder an Sonntagen,
bei schlechtem Wetter oder im
Winter soll dann nachgeholt
werden, was bis dahin versäumt wurde: die Abarbeitung
und die systematische Ablage
der Unterlagen.
Doch das scheitert in der
Praxis oftmals, es bilden sich
schließlich Sammlungen von
Kartons, Stapel und willkürlich zusammengestellte Ordner. Besonders betroffen von
diesem Phänomen sind Betriebe, die sich in den vergangenen Jahren mit neuen Betriebszweigen breit aufgestellt
haben und kräftig gewachsen
sind. Wenn dann Unterlagen schnell gefunden werden
müssen, ist das Chaos perfekt.
Logischer Aufbau
D
Büro neu organisieren
Doch das muss nicht sein. Das
Verdener Unternehmen L.O.S.
(Logik-Organisation-Systeme)
bringt seit vier Jahren Ordnung in landwirtschaftliche
Büros und hat offensichtlich
damit den Nerv vieler Landwirte getroffen. Allein 300 Agrarbüros aus Niedersachsen
sind seitdem neu organisiert
worden.
Geschäftsführer Henning
Meyer, früher Berater bei der
örtlichen Landberatung, weiß
wo der Schuh drückt: „Landwirte möchten möglichst wenig Zeit im Büro verbringen.
Das Thema Büroordnung ist
daher leider auch ein häufiger
Grund für Streit in Landwirtsfamilien.“
Doch wie bringt man Ordnung in ein Chaos, das über
Jahre gewachsen ist? Am
„Für viele unserer Kunden ist
das ein besonderer Moment,
wenn „ihr Büro nach Hause
kommt“, sagt Meyer. Durch
eine Anwenderschulung in
Verden fit gemacht für den
Umgang mit dem L.O.S.-System, ist dieses für alle Betriebstypen geeignet und so aufgebaut, dass jeder Mitarbeiter
Dokumente schnell und einfach wegsortieren und wiederfinden kann.
Sicherheit geht vor: In speziellen, versiegelten
Aluminiumboxen holt ein Mitarbeiter von L.O.S.
die Bürounterlagen ab und bringt sie sortiert
und geordnet wieder.
besten mit einem radikalen
Schritt, denn die Lösung ist
so einfach wie ungewöhnlich:
Ausräumen, extern neu sortieren lassen, einräumen. Ein
L.O.S.-Mitarbeiter verpackt
dabei in versiegelten Kisten
sämtliche Unterlagen, die neu
geordnet werden sollen. Das
Unternehmen garantiert Verschwiegenheit; dem Auftraggeber steht es dennoch frei,
besonders sensible Unterlagen wie etwa Einkommensteuerbescheide außen vor
zu lassen. Auch die laufende
Buchführung bleibt in der Regel auf den Betrieben.
Dann folgt die Fleißarbeit:
Besonders geschulte Mitarbeiter in Verden nehmen sich
des Papierbergs an und verteilen die Unterlagen an großen Regalwänden zunächst in
die einzelnen Geschäftsfelder
(etwa Hähnchen, Acker, Biogas, Privat, Lohnunternehmen) und anschließend in die
einzelnen Bereiche wie Be-
scheide, Finanzen, Versicherungen oder Verträge.
Unterlagen, die älter als fünf
Jahre bzw. deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind,
wandern geheftet in Kartons,
das Archiv des jeweiligen Geschäftsfeldes. Weggeworfen
wird nichts, das bleibt vor oder
nach dem Sortiervorgang dem
Betriebsleiter vorbehalten.
Knapp 14 Tage, diesen Zeitraum nutzen viele Kunden,
um ihr Büro zu renovieren
und neu auszustatten, dauert
die Sortierarbeit, dann kommen die Unterlagen zurück.
Wer in diesem Zeitraum ein
bestimmtes Dokument benötigt, muss darauf jedoch nicht
verzichten, sondern kann sich
dieses vom L.O.S.-Team kurzfristig senden oder faxen lassen.
Die Kosten für das externe
Sortieren und Aufbereiten bemessen sich an der Anzahl der
Ordner und der Sortierstunden, rund 3.000 Euro, inklu-
Fotos: landpixel
Alles an seinem Platz: Das L.O.S.-System ist für
Betriebe eine von mehreren Möglichkeiten, Ordnung ins Büro-Chaos zu bringen. Aufgeteilt nach
Geschäftsbereichen und Themenfeldern wird das
Wiederfinden von Unterlagen erleichtert.
Es setzt allerdings auch voraus, dass tatsächlich eingehende Unterlagen sofort einsortiert und nicht erst neue
Stapel gebildet werden.
Das System ist logisch aufgebaut: Versicherungen zum
Beispiel tragen die Nummer
39. Versicherungen aus dem
Geschäftsfeld 1 (z.B. Hähnchenmast) bekommen daher
die 139, aus dem Bereich Biogas die 239 usw.
Ein Schlagwortverzeichnis
sowie die nach dem so genannten HBDI-System patentierte Farblogik in blau, grün,
rot und gelb sortierten Ordner
ermöglicht ein intuitives Arbeiten.
Ein Cross-ComplianceCheck durch einen Fachberater, der Schwachstellen aufdeckt, rundet den Service ab,
eine telefonische Unterstützung hilft bei Anfangsschwierigkeiten. Mehr Infos unter
www.los-kg.de
Christian Mühlhausen

Download Report