Gorkana Datenbank Einführung

Gorkana Datenbank Einführung
Diese Anleitung beinhaltet die folgenden Punkte:
Die Schnellsuche
Profile von Journalisten und Publikationen
Die Funktionsleiste
Datenbanksuche
Die Regionale Suche
Suchergebnisse
Verwalten von Ordnern und Verteilerlisten
Versand von Pressemitteilungen
CRM
Die Schnellsuche
1.
1.
Journalisten und Publikationen
können über die Schnellsuche gefunden
werden. Hierzu müssen Sie den Namen
in das Feld Schnellsuche eingeben.
Tipp: Sie können auch Ihre Ordner über die
Schnellsuche finden, indem Sie den
Ordnernamen in das Feld Schnellsuche
eingeben.
Profile von Journalisten und Publikationen
2.
2.
Das Journalistenprofil hat
drei Hauptbereiche:
Kontaktinformationen
Informationsfeld (zeigt mehr Details an)
Funktionsleiste
Im Informationsfeld können Sie die folgenden Details
finden:
Biographie (beruflicher Werdegang und
Interviews)
Twitter (Tweets in Echtzeit)
Aktivitäten (inklusive Pressemitteilungen)
Tipp: Verwenden Sie den roten Knopf Email
Gorkana falls sie Fragen haben!
3.
3.
Wie das Profil der Journalisten, hat auch das Profil der
Publikationen drei Hauptbereiche:
Kontaktdaten und Mediendaten (inklusive
Auflage)
Informationsfeld (zeigt mehr Details an)
Funktionsleiste
Die Funktionsleiste
4.
4.
Zum Basket hinzufügen / entfernen
Verwenden Sie diese Funktion, um einen Journalisten
oder eine Publikation zu Ihrer Auswahl hinzuzufügen.
Private Kontaktdaten / private Kontakte hinzufügen
Hier können Sie zusätzliche private Kontaktdaten zu einem bestehenden
Journalistenprofil hinzufügen oder bei Publikationen neue private Kontakte
erstellen. Diese sind nur für Ihr Team sichtbar.
Verteiler
Wählen Sie den relevanten Ordner aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken
Sie dann auf den Namen der gewünschten Liste, um Journalisten oder
Publikationen zu dieser Liste hinzuzufügen oder sie daraus zu löschen.
Twitter
Wenn Sie Ihren Twitter Account mit MyGorkana verbinden, können Sie
direkt im Portal Tweets und Direktnachrichten an Journalisten schicken.
Herunterladen
Hier können Sie ein Media Briefing herunterladen. Sie können auswählen
welche Details des Journalisten Sie als Word-Dokument speichern
beziehungsweise ausdrucken möchten. Sie können ebenfalls die
Kontaktdaten als vCard herunterladen.
Ihre Notizen
Hier können Sie interne Notizen hinterlegen und bearbeiten. Diese sind
nur für Ihr Team sichtbar.
Möchten Sie mehr über bestimmte
Funktionen wissen?
Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.
Datenbanksuche
5.
5.
Klicken Sie im Drop-Down Menü
auf Suche.
6.
6.
Sie sehen jetzt die Startseite der Suche. Hier können Sie
die folgenden Funktionen finden:
Gorkana Listen des Monats
Hier finden Sie aktuelle Themenlisten, die von
unserem Team recherchiert wurden.
Blogs des Monats
Finden Sie schnell und einfach wichtige Blogs zu
verschiedenen Blog Sektoren.
Regionale Suche
Hier können Sie nach regionalen Publikationen
suchen.
Sie möchten mehr über die Regionale Suche
wissen? Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.
Klicken Sie hier für eine Liste unserer Anleitungen.
Datenbanksuche
7.
7.
Bitte markieren Sie die relevanten Kriterien,
um eine Suche zu starten. Alle Kriterien mit
Pfeil enthalten Unterkategorien.
Tipp: Sie können innerhalb der
Kriterien nach Stichwörtern suchen. Die
relevanten Kriterien erscheinen gelb
markiert.
8.
8.
Die ausgewählten Kriterien erscheinen auf der rechten Seite. Die
Anzahl der Suchergebnisse zeigt an wieviele Journalisten auf
Ihrer Liste sind.
Die ausgewählten Suchkriterien können abgespeichert werden,
damit Ihre Liste aktualisiert wird sobald es Updates gibt.
Ein Klick auf Suche bringt Sie zu der Ergebnisseite, wo alle
ausgewählten Journalisten und Medien anzeigt werden.
Tipp: Hier wird Ihnen die Anzahl der
Kontakte angezeigt, die den
ausgewählten Suchkriterien
entsprechen.
Regionale Suche
9.
9. Mit der Regionalen Suche können Sie nach
regionalen Zeitungen und Radiosendern in Deutschland,
den USA und Großbritannien suchen.
Sie können direkt auf der Startseite der Suche auf Regionale Suche
klicken.
10.
10. Sie können ebenfalls auf die regionale Suche zugreifen,
indem Sie auf Publikationen → Land & Region klicken.
Sobal Sie ein Land auswählen, für welches wir eine
regionale Karte erstellt haben erscheint die Regionale
Suche.
Erstellen einer Liste mit der Regionalen Suche
11.
Sie möchten mehr über
die Regionale Suche
wissen? Wir haben
hierfür eine weitere
Anleitung. Klicken Sie
hier für eine Liste
unserer Anleitungen.
11. Sobald Sie eine Region ausgewählt haben erscheinen die Suchergebnisse auf der
rechten Seite. Sie können sich die Namen der Publikationen anzeigen lassen indem Sie
auf das jeweilige Drop-Down Menü klicken.
Bitte wählen Sie die relevanten Kontakte aus, um Sie zu einer Verteilerliste hinzuzufügen.
Suchergebnisse
12.
12. Oberhalb der Journalisten werden die
dazugehörigen Publikationen blau markiert
angezeigt.
Auf der linken Seite können einzelne oder alle Journalisten
ausgewählt werden. Sie können ebenfalls alle Publikationen
selektieren.
Danach können Sie unterschiedliche Funktionen auswählen
(z.B. eine Liste erstellen oder herunterladen und EmailAdressen herauskopieren).
13.
13. Wenn Sie nur nach Publikationen suchen werden diese
zuerst ohne Journalisten angezeigt werden. Sobald man auf
das blaue Journalistensymbol klickt, erscheinen die
Journalisten der jeweiligen Publikation.
14.
14. Auf der rechten Seite befindet sich die Funktionsleiste. Hier
haben Sie die Möglichkeit Listen zu erstellen, Kontakte zu
einer bestehenden Liste hinzuzufügen, E-mail Adressen zu
kopieren und die ausgewählten Listen herunterzuladen.
Tipp: Durch einen Klick mit der
linken Maustaste erhalten Sie
eine Pop-Up-Ansicht für
Journalisten und Publikationen.
Verwalten von Ordnern und Verteilerlisten
15.
15. Wählen Sie Ordner aus dem
Drop-Down Menü aus.
Alle vorhandenen Hauptordner werden angezeigt.
In der Funktionsleiste können Sie unkompliziert neue Ordner
erstellen.
16.
16. In den Ordnern findet man die gespeichtern Verteilerlisten.
Die Lupe zeigt an, dass die Suchkriterien abgespeichert
wurden. Das Ausrufezeichen signalisiert,
dass Aktualisierungsvorschläge vorhanden sind.
17.
17. In der Liste selbst findet mann die Updates unter Vorschläge
für Neuzugänge / Löschungen. Diese Vorschläge richten
sich nach den gespeicherten Suchkriterien. Sie können
entscheiden, ob Sie die Kontakte hinzufügen
beziehungsweise entfernen möchten.
Verwalten von Ordnern und Listen
18.
18. In der Funktionsleiste finden Sie die
folgenden Möglichkeiten:
Kopieren
Ausschneiden (in einen anderen Ordner einfügen)
Löschen
Zusammenfügen
E-Mail-Adressen kopieren
Listen herunterladen
Pressemitteilung versenden
Unter Ordnerverwaltung können Sie:
Ordner und Unterordner erstellen
Ordner bearbeiten
Ordner zu Favoriten hinzufügen / entfernen
Zugangsrechte bearbeiten
Ordner Löschen
Tipp: Beim Zusammenfügen von Listen werden
Duplikate automatisch entfernt!
Versand von Pressemitteilungen
19.
19. Sie können Pressemitteilungen
verschicken indem Sie im DropdownMenü der Mediendatenbank auf
Pressemitteilung versenden klicken.
Alternativ kann man auch eine Pressemitteilung
direkt von einer Liste aus verschicken indem man die
Funktion Pressemitteilung versenden auswählt.
Im Empfänger-Tab haben Sie die Möglichkeit Listen,
einzelne Pubklikationen, Journalisten, Gorkana-Nutzer Ihres
Teams oder Email-Adressen manuell hinzuzufügen.
Sobald Sie Ihre Empfänger ausgewählt haben, können Sie
im Setup-Tab Ihr E-Mail Format und Vorlagen auswählen.
Weiterhin können Sie hier auswählen, ob Sie nachverfolgen
möchten ob Ihre Empfänger die E-Mail öffnen. (Diese
werden nicht darüber benachrichtigt.)
Möchten Sie mehr über den Versand
von Pressemitteilungen wissen?
Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.
Versand von Pressemitteilungen
20.
20. Im Inhalt-Tab können Sie Ihre
Pressmitteilung erstellen und formatieren.
Um zusätzliche Funktionen zu erhalten
klicken Sie bitte auf Symbolleiste erweitern.
Von der Funktionsleiste aus können Sie unter anderem
folgende Funktionen verwenden:
•
•
•
•
•
•
•
Text ohne Formatierung einfügen (Nur Text)
Text mit Formatierung aus Word einfügen
Text-Ausrichtung, Schriftart und Größe ändern
Bilder hinzufügen
Quellcode -Ansicht, um diesen hinzuzufügen / zu
modifizieren
eine Vorschau Ihrer Pressemitteilung ansehen
eine Kopie Ihrer Pressemitteilung drucken
Versand von Pressemitteilungen
21.
21. In der Funktionsleiste können Sie
Dateien über Add attachment hochladen
und entweder als Hyperlink oder normalen
Anhang einfügen. Sie können bis zu 3 Dateien
mit einer Gesamtgröße von 5MB anhängen.
Weiterhin können Sie folgende Funktionen verwenden:
Bild hinzufügen (ein Bild von Ihrem PC hochladen und
direkt in die E-Mail einfügen)
Plain Text einfügen (wir empfehlen immer diese
Funktion zu verwenden, um Formatierungsfehler zu
vermeiden)
Entwurf speichern (E-Mails als Entwürfe oder
Vorlagen speichern)
Möchten Sie mehr über die Funktionen wissen?
Wir haben hierfür eine weitere Anleitung.
18.
Tipp: Speichern Sie eine Vorlage, um
diese später zu bearbeiten.
18.
Sie können Journalisten und Publikationen individuell
anschreiben, indem Sie Platzhalter für die Namen und
die Anrede durch die Funktion Platzhalter hinzufügen in
ihre Pressemitteilung einfügen.
Versand von Pressemitteilungen
22.
22. Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung
geschrieben haben, können Sie die
Plain Text-Version im Tab Vorschau
überprüfen. Diese Version wird für Geräte
verwendet, welche keinen HTML-Code oder
Bilder anzeigen können. Es ist ratsam diese
Version vor dem Versand zu überprüfen und
gegebenenfalls zu ändern.
Um die Text-Version zu ändern müssen Sie nur auf das
Bleistifft-Symbol neben der Vorschau der Plain Text Version
klicken.
Änderungen, die Sie in dieser Version machen haben keinen
Einfluß auf Ihre reguläre Pressemitteilung.
Tipp: Überprüfen Sie, dass
Sonderzeichen korrekt in dieser
Version angezeigt werden.
Versand von Pressemitteilungen
23. Wenn Sie Ihre Pressemitteilung geschrieben haben müssen Sie sich im Test-Tab mindestens
eine Test-E-Mail zuschicken.
Um für diesen Test einen Ihrer Mitarbeiter auszuwählen fügen Sie den Namen bitte in das Feld
Nach Gorkana Nutzer suchen ein.
Um zusätzlich E-Mail-Adressen manuell hinzuzufügen schreiben Sie diese bitte in das Feld
Geben Sie hier eine E-Mail Adresse ein und fügen Sie diese durch die Enter-Taste einzeln hinzu.
23.
Wir empfehlen, dass Sie sich mindestens zwei Test-E-Mails zuschicken bevor Sie die Pressemitteilung
versenden. Zum Verschicken des Tests klicken Sie bitte auf Testemail versenden.
Tipp: Sie können nur zum Schritt Senden
fortschreiten nachdem Sie nach jeder
Änderung einen Test geschickt haben.
Versand von Pressemitteilungen
24.
24. Auf dem Senden-Tab erhalten Sie
eine letzte Übersicht Ihrer Empfänger.
Weiterhin können Sie sich eine Vorschau
für die verschiedenen Versionen Ihrer
Pressemitteilung anzeigen lassen.
In der Funktionsleiste können Sie die folgenden Funktionen
finden:
Sofort
Wählen Sie diese Funktion, um Pressemitteilungen sofort zu
verschicken.
Voreingestellt
Wählen Sie einen Tag und Uhrzeit für den Versand Ihrer
Pressemitteilung.
Absender
Legen Sie fest als welcher Ihrer Mitarbeiter Sie die
Pressemitteilung verschicken möchten.
Aktivität speichern
Wählen Sie aus unter welchem Ordner Sie den Versand
abspeichern möchten. Sie können ebenfalls Kennwörter und
Notizen hinzufügen nach denen Sie unter Aktivitäten filtern
können.
Und schließlich können Sie dann Ihre Pressemitteilung
durch Klicken auf Pressemitteilung verschicken versenden.
Tipp: Die Funktion Voreingestellt ist ideal für
Pressemitteilungen, die erst zu einem
bestimmten Termin verschicht werden sollen.
CRM
25.
25. Alle Pressemitteilungen, die Sie
über unsere Datenbank verschicken
werden unter Aktivitäten im Dropdown-Menü
der Mediendatenbank gespeichert.
26.
26. Sie können jede Pressemitteilung in den Aktivitäten öffnen
und im Feld Recipients den Versandstatus sehen.
Tipp: Wenn eine E-Mail nicht zugestellt wurde werden
diese am Ende der Liste mit dem Status Returned
angezeigt. Bitte kopieren Sie diese Einträge und schicken
Sie uns über den roten E-Mail-Gorkana Knopf eine
Nachricht zu damit unser Team die Kontaktdaten prüfen
kann.
Hiermit ist die Gorkana Datenbank Einführung
abgeschlossen
Wenn Sie noch Fragen haben oder eine unserer Schulungen buchen möchten klicken Sie bitte auf
einen der folgenden Links:
Schicken Sie uns eine E-Mail
Tweeten Sie uns @Gorkana

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