Buchhaltung mit Exact Online – Grundlegende Einführung Stand 06/2015 EXACT ONLINE Übersicht und Navigation .....................................................................................................4 Datenleiste ............................................................................................................................4 Funktionsleiste ......................................................................................................................6 Mein Exact Online.................................................................................................................9 Meine Lizenz...................................................................................................................... 10 Meine Kontaktdaten ........................................................................................................... 15 Mein Profil .......................................................................................................................... 15 Anwendereinstellungen ..................................................................................................... 15 Datenschutzeinstellungen ................................................................................................. 16 Anwenderarten .................................................................................................................. 16 Zugriffsrechte ..................................................................................................................... 16 Buchungen finden .............................................................................................................. 17 Die Hilfefunktion................................................................................................................. 19 Kontaktverwaltung ............................................................................................................. 23 CRM - aktivieren ................................................................................................................ 23 CRM einrichten und anpassen .......................................................................................... 24 Kontakte............................................................................................................................. 30 Verkaufsgelegenheiten ...................................................................................................... 33 Angebot ............................................................................................................................. 38 Verkaufsprozess ................................................................................................................ 45 Manuelle Verkaufsbuchung ............................................................................................... 45 Verkaufsbuchung auf Basis eines Dokuments .................................................................. 46 Rechnung eingeben .......................................................................................................... 47 Übersichten Schuldner ...................................................................................................... 47 Einkaufsprozess ................................................................................................................ 52 Stammdaten ...................................................................................................................... 52 Einkaufsrechnung auf Basis eines Dokuments ................................................................. 54 Aufrufen gebuchter Einkaufsrechnungen .......................................................................... 55 Der Lieferantenauszug ...................................................................................................... 56 Offene Posten .................................................................................................................... 56 Bankgeschäfte ................................................................................................................... 57 Das eigene Bankkonto einrichten ...................................................................................... 58 Import von Kontoauszügen ................................................................................................ 62 Auszüge Manuell buchen .................................................................................................. 67 Bankzahlungen tätigen ...................................................................................................... 70 Buchungen verarbeiten ..................................................................................................... 75 Wann verarbeiten - Gründe, warum Buchungen zu verarbeiten sind ............................... 75 Verarbeiten ........................................................................................................................ 75 Das Buchungsprotokoll ...................................................................................................... 76 Umsatzsteuer Voranmeldung ............................................................................................ 77 2 EXACT ONLINE Einstellungen ..................................................................................................................... 82 Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung .............................................................................. 85 Bilanz ................................................................................................................................. 85 Gewinn- und Verlustrechnung ........................................................................................... 86 Übersicht Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung .............................................................. 86 Dauerbuchungen ............................................................................................................... 91 Erstellen einer Dauerbuchung ........................................................................................... 91 3 EXACT ONLINE Übersicht und Navigation Dies ist der Login Bildschirm von Exact Online. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den Link „PASSWORT VERGESSEN?“ Ihr Passwort wieder herstellen. Datenleiste Auf der rechten Seite finden Sie die graue „Menüleiste“ über die Sie Ihre eigenen, firmen- und buchungsrelevanten Daten verwalten. Weiterhin befindet sich hier die Kommunikation und Belegerfassung. 4 EXACT ONLINE Durch Anklicken Ihres FIRMENNAMENS können Sie auf die Stammdaten, Einstellungen, Import, Export, Backup und Verwaltung Ihres Exact-Online Kontos zugreifen. Durch Auswahl Ihres NAMENS können Sie auf ihre persönlichen Daten (MEIN EXACT ONLINE), Vertragsdetails und Ausloggen Zugriff nehmen. Das FRAGEZEICHEN bringt Sie direkt in den Hilfebereich. Dort finden Sie zu jedem Thema eine Hilfeseite oder Sie können mit unseren Support Kontakt aufnehmen. Klicken Sie dazu auf „STARTSEITE FÜR HILFESUCHE“. 5 EXACT ONLINE Funktionsleiste Auf der linken Seite befinden sich die Menüpunkte, welche sich mit den Funktionen von EXACT ONLINE befassen. Ein Klick auf das EXACT-LOGO bringt sie immer zur Startseite, diese ist standardmäßig die Einstiegshilfe. Der Menüpunkt DASHBOARDS führt Sie zu den Diagrammen und tabellarischen Übersichten. 6 EXACT ONLINE Unter FINANZEN erreichen Sie die buchhalterischen Funktionen. Über das Menü CRM regeln Sie Ihre Kundenbeziehungs-Prozesse. 7 EXACT ONLINE Im Menüpunkt VERKAUF verwalten Sie Ihre Kunden und Artikel, bearbeiten Ausgangsrechnungen sowie Abonnements. Unter EINKAUF verwalten Sie Ihre Kreditoren und deren OFFENE POSTEN. 8 EXACT ONLINE Mein Exact Online In diesem Menü finden Sie alle persönlichen Einstellungen und Informationen zu Ihrem Anwender und Ihrem Abonnement. Hier verwalten Sie alle anwender-spezifischen Angaben, für mehr Übersichtlichkeit wurde das Menü in sieben Unterpunkte gegliedert. 9 EXACT ONLINE Meine Lizenz Hier finden Sie Ihre derzeitigen gebuchten Module und Anwender, sowie Informationen darüber in wieweit Sie Ihre gebuchten Leistungen bereits nutzen. Die Lizenz erweitern Wenn Sie diese Option anklicken, können Sie Ihre gebuchten Leistungen ändern. Wählen Sie links den Punkt MEINE LIZENZ. Danach klicken Sie rechts auf REGISTRIERUNG ÄNDERN. Nun führt Sie ein Assistent durch den Prozess, wählen Sie die Option REGISTRIERUNG ÄNDERN um Ihre Lizenz upzugraden. 10 EXACT ONLINE Klicken Sie auf NÄCHSTE um fortzufahren. 11 EXACT ONLINE Wählen Sie nun aus welche Lösung anstatt der Bisherigen sie nutzen wollen und klicken Sie auf AUSWÄHLEN. Nun können Sie noch bestimmen ob Sie zu der inkludierten Anwender-Lizenz noch weitere Anwender hinzu erwerben wollen. In der Spalte ANZAHL IN NEUER REGISTRIERung finden Sie die inkludierten Anwender-Lizenzen. Die Zahl die Sie in das Feld ZUSATZ eintragen wird hinzuaddiert und mit dem angegebenen Preis berechnet. Klicken Sie um fortzufahren auf NÄCHSTE. 12 EXACT ONLINE Der folgende Bildschirm gibt Ihnen eine Zusammenfassung. Klicken Sie um fortzufahren auf NÄCHSTE. Setzen Sie den Hacken um unsere AGB zu akzeptieren. Klicken Sie um fortzufahren auf NÄCHSTE. Setzen Sie den Hacken um das LASTSCHRIFTVERFAHREN zu bestätigen. Klicken Sie um fortzufahren auf NÄCHSTE. 13 EXACT ONLINE Sie haben nun die Möglichkeit alles auf Richtigkeit zu überprüfen und mittels des Knopfes KAUFEN zu bestätigen. Sie erhalten abschließend eine Bestätigung unserseits die Ihnen auch per Email zugestellt werden wird. Klicken Sie nun auf WEITER um den Vorgang abzuschließen. 14 EXACT ONLINE Ihre aktualisierte Lizenz wird Ihnen nun unter MEIN EXACT ONLINE, MEINE LIZENZ dargestellt. Meine Kontaktdaten In diesem Fenster können Sie Ihre Adresse und Bankverbindung verwalten. Beachten Sie bitte dass die Auswahl der Ihnen zur Verfügung stehenden Banken von der Landesauswahl in den Kontaktdaten abhängt. Mein Profil Hier finden Sie sämtliche auf Sie direkt bezogenen Kontaktdaten. Anwendereinstellungen Hier verwalten Sie die für Sie persönlich geltenden Einstellungen, wie die Systemsprache, wie das Datum dargestellt wird etc. Sie können Exact Online nach eigenen Wünschen anpassen. Dies führt vom Anpassen des Zahlen- und Datumformats bis zum Einstellen des Fensters, mit dem Exact Online starten muss (STARTSEITE). Zudem können Sie im Abschnitt Dialog verschiedene Pop-Ups an- oder abstellen. Das Anpassen wird über die Einstellungen Anwender durchgeführt. Hier können Sie: Die Startseite definieren; Den Fenster-Hilfetext ein- oder ausschalten; Sprache, Datum und Zahlenformat einstellen; Funktion der ENTER und ESC-Tasten bestimmen; Perioden und Datum synchronisieren bei Anwendung eines angebrochenen Geschäftsjahrs. Export aller oder nur der aktuellen Seite; Bestimmen ob der Export mit oder ohne Layout durchgeführt werden muss; Pop-Ups mit Fehlermeldungen und Hinweise ein- oder ausschalten; 15 EXACT ONLINE Datenschutzeinstellungen Hier verwalten Sie Ihr Passwort und die dazugehörigen Einstellungen. Exact Online überwacht automatisch, dass Passworte in einer Mischung von Ziffern und Buchstaben bzw. Sonderzeichen erfasst werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt einige Eckpunkte für Passwort-Sicherheit diese finden Sie hier: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Grundschutz/Download/ IT-Grundschutz-Kataloge_2013_EL13_DE.pdf?__blob=publicationFile Für die größtmögliche Sicherheit empfehlen die Unterlagen des BSI ein alphanumerisches Passwort von mindestens 8 Zeichen zu verwenden und dieses in regelmäßigen Abständen zu ändern. Das Passwort kann von jedem Anwender jederzeit in ‚Mein Exact Online‘ Datenschutzeinstellungen geändert werden. Der Zyklus sollte 90 Tage nicht überschreiten. Anwenderarten Eine Übersicht über die im Gebrauch befindlichen Anwenderarten. Zugriffsrechte Alle Ihre Zugriffsrechte im Überblick. 16 EXACT ONLINE Buchungen finden Bei Ihrer täglichen Arbeit generieren Sie zahlreche Buchungen, es kann unter Umständen notwendig sein, dass Sie eine Buchung überprüfen müssen. In diesem Skript zeigen wir Ihnen wie Sie Buchungen in Exact Online finden können. Mit der Suchfunktion auf der Startseite können Sie jederzeit Belege finden, in dem Sie einfach die Belegnummer eingeben. Sollten Sie die Belegnummer nicht zur Hand haben, können Sie über die Buchungsübersicht die Buchung ermitteln. 17 EXACT ONLINE Hier erhaslten Sie eine Übersicht nach Buchungsarten und Perioden sortiert. 18 EXACT ONLINE Die Hilfefunktion Startseite für Hilfesuche Über das Fragezeichen-Symbol können Sie die HILFEFUNKTION von Exact Online aufrufen. Die Funktion „HILFE ZU“ liefert immer eine detaillierte Hilfeseite zu der Seite auf der Sie sich gegenwärtig befinden. Diese erklärt Ihnen die Funktion der jeweiligen Seite, hilft Ihnen bei der Fehlerbehebung und verweist auf verwandte Themen. 19 EXACT ONLINE Wenn Sie uns kontaktieren wollen, klicken Sie bitte auf „KONTAKTIEREN SIE UNS“. Es öffnet sich ein Pop-Up mit den Kontaktdaten unseres Supports. Ihre sämtlichen, jemals gestellten Fragen können in der Kontakthistorie unter MEINE SUPPORTANFRAGEN abgerufen werden. So können Sie wiederkehrende Fragestellungen immer wieder abrufen. Wenn Sie anrufen möchten finden Sie die Telefonnummer sowie um die Bearbeitung zu beschleunigen, auch Ihre Kundennummer. 20 EXACT ONLINE Die „EXACT ONLINE HELP CENTER“ ist die zentrale Seite der Hilfefunktionen in Exact Online. Sie sollten insbesondere die BIBLIOTHEK beachten hier finden Sie detaillierte Hilfeskripte zu verschiedenen Themen. 21 22 EXACT ONLINE Auf folgende Funktionen können Sie links im Help Center zugreifen • • • • • HELP CENTER: Hier finden Sie Videos und Skripte, FAQ’s NEUIGKEITEN: Eine Übersicht welche Verbesserungen hinzugefügt wurden EINSTIEGSHILFE: Unterstützt Sie bei den ersten Schritten MANDANTENVERWALTUNG: Alles zu Einstellungen und Dokumenten ARBEITEN MIT EOL: Hilfe unterteilt nach den Menüpunkten Dashboards, EXACT ONLINE Kontaktverwaltung Für die Verwaltung der Kontakte Ihrer Lieferanten und Kunden stellt Ihnen Exact Online ein eigenes Modul zur Verfügung, das sog. CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENt). CRM - aktivieren Die Kontaktverwaltung in Exact Online ist zu Beginn ausgeschaltet, wenn Sie also diese Funktionalität verwenden wollen müssen Sie in den Einstellungen das CRM aktivieren. Sie finden die Einstellungen im Menü mit Ihrem Mandantennamen. Aktivieren Sie die Option CRM und speichern Sie die Einstellungen ab. 23 EXACT ONLINE CRM einrichten und anpassen Das CRM einzurichten und anzupassen geht am besten über die EINSTIEGSHILFE für das CRM. Sie können die Einstiegshilfe für das CRM über die allgemeine Einstiegshilfe, welche standardmäßig Ihre Startseite ist aufrufen. Klicken Sie dazu auf das Symbol für CRM. Sie sehen nun die Einstiegshilfe für CRM. 24 EXACT ONLINE Stammdaten einstellen Im ersten Punkt „EINSTELLUNGEN“ legen Sie folgende Werte fest. ANGEBOTSNUMMER – dies ist die Startnummer der automatisch fortgeführten Angebotsnummern, sie kann nur numerisch definiert werden. Sie können eine Standard-GÜLTIGKEITSDAUER für Ihre Angebote definieren, diese wird auf dem Angebotsdokument ausgewiesen. STATUS VERKAUFSGELGENHEIT: Sobald Sie einem Interessenten ein Angebot zuschicken wird der Status einer etwaigen Verkaufsgelegenheit (sog. Opportunity) auf die hier gewählte Einstellung gesetzt und die Erfolgs-Wahrscheinlichkeit der Verkaufsgelegenheit mit einem bestimmten Prozentsatz bewertet. 25 EXACT ONLINE Quellen Mit den Quellen können Sie zum Zwecke der späteren Auswertung hinterlegen wie ein Interessent auf Ihr Geschäft aufmerksam geworden ist. Voreingestellt sind bereits eine Reihe von möglichen Quellen. Sie können eigene Quellen z.B. für Messen hinterlegen um später den Erfolg eines Messebesuchs messbar zu machen. Status Verkaufsgelegenheit Eine Verkaufsgelegenheit oder „Opportunity“ ist eine konkrete Verkaufschance bei einem Kunden oder Interessenten. In Exact Online werden die Erfolgsaussichten in verschiedenen Stadien dargestellt. Sie haben auch die Möglichkeit eigene Stadien fest zu legen um die Auswertung zu verfeinern. 26 EXACT ONLINE Verkäufer Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Verkäufer und Kundenbetreuer zu hinterlegen um bei jeden Kunden einen festen Ansprechpartner Ihrerseits zu hinterlegen. Sie finden diese Information später im Kundendatenblatt unter „KUNDENBETREUER“. 27 EXACT ONLINE Gründe Hier können Sie zu Auswertungszwecken Gründe hinterlegen warum sich ein Kunde dafür oder dagegen entschieden hat, mit Ihnen ein Geschäft abzuschließen. Selbstverständlich können Sie auch hier eigene Gründe einpflegen. Kategorien Verkaufsgelegenheit Die Kategorisierung ermöglicht es Ihnen u.a. festzustellen wie viel Neugeschäft Sie generiert haben, oder wie erfolgreich Sie in diesen Bereich waren. 28 29 EXACT ONLINE Klassifizierungen Die Option dient dazu eine eigene Kategorie zum Zwecke der Auswertung einzuführen. So kann zum Beispiel eine Einteilung der Kunden in Kategorien erfolgen. Sie können die Klassifizierung auch als Suchkriterium in der Kontaktverwaltung nutzen. Dort wird die Klassifizierung als Filter angezeigt. Zuvor müssen Sie jedoch über die Anpassen-Funktion schalten den Filter sichtbar EXACT ONLINE Kontakte Als Unternehmen haben Sie Lieferanten und Kunden. Die Daten dieser Unternehmen und (evt.) der Kontaktpersonen werden bei Kontakte gespeichert. Kontakte werden u.a. gebraucht zum Erstellen von Buchungen und Rechnungen. Kontakte können Kunde und Lieferant sein, aber z.B. auch potentieller Kunde. In Exact Online können Sie einen Kontakt anlegen, der sowohl Kunde (Schuldner) als auch Lieferant (Gläubiger) ist. Der Kontaktauszug Der Kontaktauszug ist Informationsquelle für alle Personen oder Unternehmen mit denen Sie Geschäftsbeziehungen haben. An vielen Stellen in Exact Online können Sie mit dem Button 'Anpassen' im Fenster oben rechts Felder an- und ausschalten. Wenn Sie in diesem Dokument behandelte Felder nicht finden können, kontrollieren Sie dann unter den Button 'Anpassen' ob sie abgeschaltet sind und fügen Sie diese hinzu, indem Sie sie mit einem Häkchen versehen und auf speichern klicken. Allgemeine Informationen Im Abschnitt ALLGEMEIN können Sie die Basisinformationen des Kontakts einstellen. Die Kontaktnummer wird automatisch angezeigt. Sie können diese bei Bedarf ändern. Zudem können Sie auch eine andere Sprache einstellen die gebraucht kann werden beim Erstellen von Verkaufsaufträgen. Sie können einen Kontakt (temporär) blockieren oder auf nicht-aktiv stellen indem Sie ein Enddatum eingeben. 30 EXACT ONLINE Adressen, Kontaktpersonen und Bankkonto Sie können die Adresse, die Kontaktperson und ein Bankkonto hinzufügen für Ihren Kunden oder Lieferanten. Wenn Sie den Kontaktauszug gespeichert haben sehen Sie einen Link H I N Z U F Ü G E N in der oberen rechten Ecke des Abschnitts. Klicken Sie auf diesen Link, um jedem Abschnitt zusätzliche Daten zuzufügen. Übersicht Kontakte Über die Übersicht Kontakte ist es möglich gezielt nach bestimmten Schuldnern oder Gläubigern zu suchen, z.B. auf Basis der Kontaktperson und/oder der Schuldner- oder Gläubigernummer. Die Übersicht kann auf verschiedene Arten angezeigt werden. Für jede Registerkarte gibt es andere Möglichkeiten. Die verfügbaren Spalten der Registerkarte können pro Anwender angepasst werden, indem der Link ANPASSEN rechts oben im Fenster geklickt wird. 31 EXACT ONLINE 32 EXACT ONLINE Verkaufsgelegenheiten Die Verkaufsgelegenheiten in Exact Online bieten Ihnen die Möglichkeit über sämtliche laufenden Prozesse in Ihren Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben, welche das Ziel haben aus potenziellen Käufern oder Interessenten tatsächliche Käufer oder Besteller zu machen. Erstellen Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie Verkaufsgelegenheiten in Exact Online anlegen können. Wenn Sie ein Angebot erstellen, werden Sie bei Abschluss des Vorgangs gefragt ob Sie eine Verkaufsgelegenheit anlegen möchten. Sie können auch Verkaufsgelegenheiten manuell anlegen, in dem Sie das Menü [CRM / VERKAUFSGELEGENHEITEN / ANLEGEN] auswählen. 33 EXACT ONLINE Nachverfolgung Exact Online bietet mehrere Werkzeuge an um die Verkaufsgelegenheiten nachzuverfolgen. Der Menüpunkt „ALLE VERKAUFSGELEGENHEITEN“ bietet eine tabellarische Übersicht aller Verkaufsgelegenheiten. Hier haben Sie die Möglichkeit mittels Filter die nur für Sie relevanten Ergebnisse anzeigen zu lassen. 34 EXACT ONLINE Grafische Auswertung In vielen Unternehmen wir es gewünscht, das Berichtswesen mit Grafiken aufzuwerten. Exact unterstützt dies mit mehreren Optionen. Die Dashboards zu den Verkaufsgelegenheiten bieten einen schnellen Überblick über diese. MEIN DASHBOARD VERKAUFSGELEGENHEITEN zeigt graphisch den Satus der Verkaufsgelegenheiten des Nutzers. Das DASHBOARD ALLE VERKAUFSGELEGENHEITEN zeigt dieselben Informationen bezogen auf das gesamte Unternehmen. Weitere Grafiken und Auswertungsmöglichkeiten finden sich im Menü [CRM \ VERKAUFSGELEGENHEITEN \ ALLES ANZEIGEN]. 35 EXACT ONLINE Hier finden Sie unter ÜBERSICHTEN den Punkt VERKAUFSGELEGENHEITEN (ÜBERSICHTEN), der Ihnen 5 Graphen und eine Tabelle zur Auswertung bietet. Die dort aufrufbaren Grafiken können mit Filtern, zum Beispiel für den Datumsbereich angepasst werden. 36 EXACT ONLINE 37 EXACT ONLINE Angebot Sie haben in Exact Online die Möglichkeit für Kunden ein Angebot zu erstellen und für den Fall dass der Kunde dieses annimmt, aus dem Angebot eine Rechnung zu generieren. Das Layout der Angebote kann so hinterlegt werden, dass hier unterschriftsreife Verträge für Ihre potentielle Kunden hinterlegt sind. Klicken Sie dazu auf CRM, ANGEBOTE ANLEGEN. Die Eingabemaske ist identisch mit der Maske für Ausgansrechnungen. Ebenso verhält es sich mit der Funktion für den Probedruck und endgültigen Druck. Die Maske sieht in der Grundeinstellung wie folgt aus: 38 39 EXACT ONLINE Anzeige anpassen und Inhalt Sollten Sie bestimmte Felder vermissen welche Sie für Ihre individuellen Angebote benötigen, so können Sie mit einem Klick auf die Werkzeuge anpassen. die Anzeige Sollten Sie Freitextfelder in Ihren Angeboten benötigen, können Sie über „KOMMENTARE“ ein Freitextfeld für die gesamte Rechnung nutzen, ober mittels „NOTIZEN“ zu jeden Artikel ein Textfeld verwenden. EXACT ONLINE Sie können jedes Feld manuell ausfüllen und dann dabei auf Vorschläge des Systems zugreifen. Sie haben aber auch die Möglichkeit in ein Feld hinein zu klicken und dann mittels F2 eine Suche zu starten. Für die Suche öffnet sich ein Pop-Up und Sie können die vordefinierten Inhalte des jeweiligen Feldes durchsuchen. 40 41 EXACT ONLINE Angebote drucken Wenn Sie das Angebot erstellt haben, können Sie das Angebot zur Probe ausdrucken. Vor dem ENDGÜLTIGEN DRUCK können Sie das Angebotsdatum verändern und die Ausgabe Methode wählen. DRUCKER: Druckt das Angebot regulär auf Ihren Drucker E-MAIL-ANHANG: Versendet das Angebot von unserem Sever unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse als Absender. DOKUMENT: Es wird ein PDF erzeugt welches im CRM beim Kunden hinterlegt wird. EXACT ONLINE Angebote Verarbeiten Endgültig gedruckte und dem Kunden zugesendete Angebote finden Sie im Menü [CRM / ANGEBOTE / VERARBEITEN]. Ein Klick auf die Angebotsnummer bringt Sie direkt zum Angebot um dieses weiter zu bearbeiten. Bei der Bearbeitung der Angebote stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zu Verfügung: ANGEBOT KOPIEREN: Sie können eine Kopie eines Angebots erstellen um es zum Beispiel einem anderen Kunden zu präsentieren. ANGEBOTSKOPIE DRUCKEN: Ihr Kunde benötigt das Angebot erneut zur Ansicht WIEDERANSCHAUEN: Der Kunde möchte, dass Sie ihm das Angebot erneut vorlegen, gegebenenfalls mit Anpassungen bzw. Preisänderungen. Das System versieht das Angebot nun mit einer Versionsnummer, diese ermöglicht es Ihnen bezüglich des Angebotsprozesses auf dem Laufenden zu bleiben: 42 EXACT ONLINE Hier können Sie festlegen ob Sie für das Angebot die Preise aus der Artikelverwaltung erneut abrufen wollen, oder die Preise beibehalten möchten. Die erste Funktion ist sinnvoll, wenn Sie allgemein die Preise angepasst haben. Die zweite Funktion übernimmt auch manuell angepasste Preise mit in das neue Angebot. Wenn Sie nun auf „Wieder anschauen“ klicken gelangen Sie erneut zur Angebotseingabe. Die Eingabemaske ist hier die gleiche wie bei der ursprünglichen Angebotseingabe, nur der Zähler für die Versionsnummer wurde um eins erhöht. 43 EXACT ONLINE Angebot Annehmen Sie können einen Grund (s.o.) angeben warum sich der Kunde für Ihr Angebot entschieden hat und eine entsprechende Rechnung generieren. 44 45 EXACT ONLINE Verkaufsprozess Dieses Kapitel erläutert die verschiedenen Schritte des Verkaufsprozesses. Es gibt 3 Arten, wie eine Verkaufsbuchung angelegt werden kann: Manuelle Verkaufsbuchung. Verkaufsbuchung auf Basis eines Dokuments. Rechnung einführen mit dem Rechnungs-Modul. Manuelle Verkaufsbuchung Über [FINANZEN, BUCHUNGEN, BUCHUNGEN ERFASSEN] können Sie eine Verkaufsbuchung anlegen. Dazu müssen Sie die Buchungsart wählen: Wenn Sie die Nummer/den Namen der gewünschten Buchungsart anklicken erscheint das Buchungsfenster der Buchungsart: EXACT ONLINE Verkaufsbuchung auf Basis eines Dokuments Das Anlegen einer Verkaufsbuchung auf Basis eines Dokuments erfolgt über die Dokumentenverwaltung rechts. Wählen Sie als Dokumentenart „AUSGANSRECHNUNG“ 46 EXACT ONLINE Rechnung eingeben Das Eingeben einer Rechnung ist nur möglich, wenn Sie über das RechnungsModul verfügen. Sie geben eine Rechnung ein über [VERKAUF, AUSGANGSSRECHNUNGEN, ANLEGEN]. Sobald Sie die Rechnung über das Eingabefenster oder über [VERKAUF, AUSGANGSSRECHNUNGEN, DRUCKEN] definitiv gedruckt haben erstellt das System automatisch eine Verkaufsbuchung in der Finanzbuchhaltung. Das Erstellen / anlegen von Rechnungen wird im (separaten) Exact OnlineRechnungstraining erklärt. Übersichten Schuldner Exact Online bietet verschiedene Übersichten, die ein Bild vermitteln der ausstehenden Posten der Schuldner. Übersichten sind verfügbar pro Schuldner oder als Summe aller Schuldner. Mit einem Kontaktauszug [VERKAUF, KUNDEN, WARTUNG] können sogleich offene Posten eines Kunden aufgerufen werden. Außerdem ist es möglich, von hier aus eine Mahnung zu senden. Übersichten aller Schuldner finden Sie unter [VERKAUF, KUNDEN, ALLE OPTIONEN]. Alle Übersichten und Funktionen die sich auf offene Posten beziehen finden Sie unter dem Abschnitt [OFFENE POSTEN]. Liste offener Posten Die Liste offener Posten [VERKAUF, KUNDEN, OFFENE POSTEN]. zeigt pro Kontakt die (teilweise) ausstehenden Rechnungen. Offene Posten von Kunden entstehen durch Erstellen der Verkaufsbuchungen. Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt und diese wird ausgebucht, dann verschwindet der offene Posten aus der Liste. Wenn eine teilweise Zahlung eingeht, dann bleibt der noch ausstehende Betrag auf der Liste. 47 EXACT ONLINE Kontakt Auf der Registerkarte KONTAKT wird der Gesamtbetrag offener Posten angezeigt pro Kontakt. Rechnung (Kontakt) Name In dieser Registerkarte werden die offenen Posten (gruppiert und) sortiert nach Kontaktname angezeigt. 48 EXACT ONLINE Rechnung (Kontakt) Code In dieser Registerkarte werden die offenen Posten (gruppiert und) sortiert nach Kontaktcode angezeigt. Die Spalten sind identisch mit der Registerkarte RECHNUNG (KONTAKT): NAME. Währung In dieser Registerkarte werden die offenen Posten (gruppiert und) sortiert nach Währungscode angezeigt. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn 'Währung' Teil Ihrer Lizenz ist. 49 EXACT ONLINE Saldenliste Schuldner Auf der Saldenliste [VERKAUF, KUNDEN, ALLE OPTIONEN, OFFENE POSTEN, SALDENLISTE] finden Sie die offenstehenden Salden aller Schuldner. Die Übersicht zeigt als Standard das Saldo pro Schuldner und das Gesamtsaldo aller Schuldner. Pro Schuldner wird auch der fakturierte Gesamtbetrag des laufenden Geschäftsjahres und des vorigen Geschäftsjahres angezeigt. Dadurch steht Ihnen eine Gesamtübersicht, wie sich die Verkäufe pro Schuldner entwickeln, zur Verfügung. Altersanalyse Die Altersanalyse [VERKAUF, KUNDEN, ALLE OPTIONEN, OFFENE POSTEN, ANALYSE FÄLLIGKEITEN ] zeigt den (gesamten) offen stehenden Betrag und das durchschnittliche Alter pro Schuldner, unterteilt nach Altersintervallen. Diese Intervalle (z.B. 14, 30, 45 und 60 Tage) können Sie selber einstellen. Dies tun Sie mit dem Anpassen-Symbol im Fenster oben rechts. Die Anzahl Tage Alter wird errechnet durch Vergleichen des RECHNUNGSDATUM oder des VERFALLSDATUM mit einem anderen Datum, das im Feld STICHTAG definiert wurde. In den Kopfzeilen der Spalten finden Sie Sortier-Pfeile. Diese können verwendet werden, um die Ergebnisse zu sortieren z.B. nach Dauer, in der der Posten schon offen steht, nach offen stehendem Betrag, dem Kontaktcode oder dem Namen des Kontakts. 50 EXACT ONLINE Summen Auf dieser Registerkarte wird der offen stehende Gesamtbetrag für jeden Kontakt angezeigt. Rechnung (Kontakt): Name Auf dieser Registerkarte werden die einzelnen offenen Posten angezeigt. Diese sind nach Kontaktname geordnet. Rechnung (Kontakt): Code Auf dieser Registerkarte werden die einzelnen offenen Posten angezeigt. Diese sind nach Kontaktcode geordnet. 51 EXACT ONLINE Einkaufsprozess Dieses Kapitel erläutert die verschiedenen Schritte des Einkaufsprozesses. Stammdaten Bevor Sie eine Einkaufbuchung anlegen können müssen Sie ein Sachkonto der Art EINKAUF erstellen. Zudem können Sie zur schnelleren Erfassung die Lieferanten (Kreditoren) bereits einführen. Sie können jedoch auch neue Gläubiger anlegen bei der Eingabe einer Einkaufsbuchung. Einkaufsrechnung buchen Über [FINANZEN, BUCHUNGEN, BUCHUNGEN ERFASSEN] können Sie eine Einkaufsbuchung erstellen. Wenn mehrere Einkaufs-Sachkonten bestehen müssen Sie eine Auswahl treffen: Klicken Sie auf die Nummer oder den Namen der Buchungsart zur Erstellung einer neuen Buchung. Wählen Sie den Link BUCHUNGEN, um bereits eingeführte Buchungen anzuzeigen und bei Bedarf zu ändern. Darauf erscheint das Fenster in dem Sie die Einkaufsbuchung einführen können. Stammdaten die Sie für einen Kontakt (Lieferant) eingegeben haben werden automatisch in die Einkaufsbuchung übernommen, sobald Sie den Kontakt ausgewählt haben (z.B. Gegenkonto, Zahlungsbedingung oder USt-Code). Je mehr Stammdaten Sie für Ihren Kontakt eingegeben haben, desto schneller wir das Buchen der Bewegung. 52 EXACT ONLINE Die 'BELEGNUMMER' ist die interne Nummer mit der Sie die Einkaufsrechnung versehen. Sie können dies pro Geschäftsjahr eingeben bei der Wartung der Buchungsart. Die Belegnummer wird automatisch durchnummeriert. Bei 'IHR ZEICHEN' führen Sie die Rechnungsnummer der Einkaufsrechnung ein. Diese Information wird als Zahlungsreferenz bei Zahlung Ihrer Kreditoren über Exact (elektronisch buchen) übertragen. Wenn Sie auch die Kundennummer bei Ihrem Lieferanten in der Zahlungsreferenz angeben möchten, dann können Sie dies einmalig einführen bei Wartung des Kontakts unter 'Code bei Lieferant'. Sie können die Einkaufsrechnung scannen und als Datei an die Buchung koppeln über das Feld 'Datei'. Diese Datei wird in der Datenbank der Buchhaltung gespeichert. Dies ist von Vorteil weil Sie somit die Einkaufsrechnung jederzeit und überall sofort aufrufen können. Über das Feld Datei können Sie eine bereits gespeicherte Datei wählen und an die Buchung koppeln oder Sie können umgehend (im Voraus) eine gescannte Datei als neue Datei anlegen und an die Buchung koppeln. Klicken Sie hierzu auf das Feld 'Datei' und danach auf 'Neu'. Sie können eine gescannte Datei als Beilage koppeln und - wenn Sie auch den Kontakt eingeben - können Sie die Datei direkt über den Kontaktauszug aufrufen. Klicken Sie auf 'Speichern', um die Datei zu speichern und an die Buchung zu koppeln. Wenn Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, müssen Sie die Buchung speichern. Die ist möglich über den Button SCHLIEßEN oder den Button SPEICHERN + NEU . Über den Button SPEICHERN + NEU speichern Sie die aktuelle Buchung, die Felder werden geleert und Sie können in der aktuellen Buchungsart umgehend eine neue Buchung erstellen. 53 EXACT ONLINE Einkaufsrechnung auf Basis eines Dokuments Eine andere Art zur Erstellung einer Einkaufbuchung mit gekoppelter eingescannter Einkaufsrechnung geht über vorgezogenes Festlegen der Datei. Dies ist eine umgekehrte Vorgehensweise, im Vergleich mit dem Einführen einer Einkaufsbuchung und danach die Einkaufsrechnung zu koppeln. Sie können eine in Exact Online erhaltene Einkaufsrechnung digital registrieren und danach an den Lieferanten und die Einkaufsbuchung koppeln. Sie müssen die Einkaufsrechnung jedoch erst mit einem Scanner digitalisieren, sofern Sie diese (z.B. über E-Mail) nicht bereits von Ihren Lieferanten digital empfangen haben. Über das Datei-Symbol im Fenster oben rechts können Sie eine Datei anlegen der erhaltenen Einkaufrechnung. Wählen Sie als Dokumentenart „EINGANGSRECHNUNG“ Sie sehen jetzt einen großen Teil der Felder die Sie auch sehen bei der Eingabe einer Einkaufsbuchung, wie Datum, Ihr Zeichen und Betrag. Füllen Sie diese Felder aus und schreiben Sie bei Betreff einen kurzen Text, mit dem Sie die Datei erkennen können. Beilagen Mit dieser Option können Sie ein lokal (auf Ihrem Rechner oder Netzwerk) gespeicherte Einkaufsrechnung als Beilage hinzufügen. Sie können die Datei jetzt speichern und danach eine Einkaufsrechnung generieren. Klicken Sie erst auf den Button SPEICHERN, um die Rechnung zu speichern; folgendes Fenster erscheint: 54 EXACT ONLINE Aufrufen gebuchter Einkaufsrechnungen Es gibt mehrere Möglichkeiten eingegebene Buchungen wieder zu finden. Nachschlagen von Buchungen in der Buchungsart Sie wählen Im Menü [FINANZEN, BUCHUNGEN, EINGABE BUCHUNGEN] den Link (BUCHUNGEN): Darauf erscheint eine Übersicht der Buchungen die in der entsprechenden Buchungsart eingetragen sind: Sie öffnen die Buchung durch Klicken der Dateinummer. Sie können eine Buchung ändern, sofern Sie diese noch nicht verarbeitet haben. 55 EXACT ONLINE Der Lieferantenauszug Sie können auf den Lieferantenauszug zugreifen ÜBER [EINKAUF, LIEFERANTEN, AUSZÜGE] oder über [EINKAUF, LIEFERANTEN, WARTUNG]: Mit der Letzten Option (unten) greifen Sie über den Lieferantenauszug auf die Daten zu. Wenn Sie einen bestimmten Lieferanten wählen und Sie klicken auf die Option FINANZEN sehen Sie folgendes Fenster: Wenn Sie auf einen dieser Beträge klicken können Sie auf die Detailinformationen ein zoomen. Offene Posten Sie können offene Posten auch nachschlagen über [EINKAUF, LIEFERANTEN, OFFENE POSTEN] In den drei Übersichten unter [EINKAUF, LIEFERANTEN, ALLE OPTIONEN>] finden Sie im Abschnitt 'offene Posten' alle Übersichten die sich hierauf beziehen: OFFENE POSTEN, SALDENLISTE, UND ALTERSANALYSE. 56 EXACT ONLINE Bankgeschäfte Exact Online bietet ein Anbindung an das Online Banking zahlreicher Kreditinstitute. Eine Voraussetzung für diese Funktionalität ist hierbei die Nutzung des sogenannten PIN/TAN-Verfahrens. Eine Liste aller Banken mit HBCI- oder FinTS-Zugang finden Sie unter der URL: https://subsembly.com/de/finbanks.html Sollte Ihre Bank bei der Einrichtung des Bankkontos nicht aufgelistet sein, wählen Sie bitte SONSTIGE BANKEN. 57 EXACT ONLINE Das eigene Bankkonto einrichten Wenn Sie ein eigenes Bankkonto einrichten möchten so geschieht dies bei den Buchungsarten. Diese finden Sie in den STAMMDATEN. Die STAMMDATEN stellen die Grundinformationen von Exact Online dar, Sie finden sie unter Ihren Firmennamen im rechten Datenmenü. EXKURS: Buchungsarten werden abhängig von den Geschäftsprozessen für die Registrierung von Buchungsbewegungen auf Ihren Sachkonten verwendet. Sie erleichtern es einerseits ein passendes Sachkonto zu wählen, und andererseits die zweite Hälfte der doppelten Buchung direkt und automatisch auf ein Standardgegenkonto gegen zu buchen. 58 59 EXACT ONLINE Klicken Sie auf die Beschreibung „BANK“ und geben Sie Ihre Bankdaten ein. Ein weiteres Bankkonto können Sie durch klick auf „NEU“ anlegen. Allgemein CODE: Interne Nummer, an die keine Funktion geknüpft ist. BESCHREIBUNG: Geben Sie einen Name für Ihr Bankkonto ein. ART: Wählen Sie aus dem Pull-Down-Menü den Wert Bank. SACHKONTO: Hinterlegen Sie ein bestehendes Sachkonto oder legen Sie ein neues Sachkonto an, auf welchem gebucht werden soll. Sachkonten die Sie hier verwenden wollen, müssen als Art „Bank“ hinterlegt haben. AUTOMATISCH BEENDEN: HAUPT: Der Endsaldo des Bankkontos stellt eine Kontrollsumme dar. Sobald die Summe der Kontenbewegungen dieser Summe entspricht wird die Buchung Kontoauszuges automatisch abgeschlossen. Wenn diese Option aktiviert ist, dann werden zum einen die eingetragenen Bankdaten auf Ihren Rechnungs- und Angebotsvorlagen angezeigt. Zum anderen wird das entsprechende Bankkonto bei allen Bank-Zahlungen als Grundeinstellung verwendet. 60 EXACT ONLINE Währungen: WÄHRUNG: VARIABEL WÄHRUNG: VARIABEL WECHSELKURS: Sie können festlegen ob das Konto in Euro oder in einer Fremdwährung geführt werden soll. Sie können Bankbuchungen mit unterschiedlichen Währungen durchführen. mehreren, Sie können während Sie eine Bankbuchung ausführen, einen Wechselkurs angeben. 61 EXACT ONLINE Bank: NUMMER: Hier geben Sie bitte Ihre Bankleitzahl und Ihre Kontonummer ein. Das ganze sollte 18 Ziffern haben, falls nicht füllen Sie bitte mit Nullen zwischen den beiden Werten auf. (BLZ 000 KTONR). Die Nummer wird automatisch ausgefüllt wenn Sie Ihren IBAN eingegeben. BANK: Hier können Kreditinstitut festlegen. BIC-CODE: IBAN: Sie durch Klick auf die Lupe Ihr Hier geben Sie bitte Ihren BIC-CODE ein. Hier geben Sie bitte Ihren IBAN ein. SACHKONTO: NICHT ZUGERECHNET: Hier können Sie ein Sachkonto eingeben, welches Bankbuchungen aufnimmt welche zunächst nicht eindeutig zugeordnet werden können. Hinsichtlich des Kontos welches Sie hier verwenden sollen berät Sie Ihr Steuerberater. Wenn Sie alle Daten eingeben haben, klicken Sie auf speichern. Sie sehen nun Ihr Bankkonto in der Übersicht der Buchungsarten. 62 EXACT ONLINE Import von Kontoauszügen Nach Eingabe Ihrer Bankdaten (siehe oben) speichern Sie Ihre Eingaben ab. Rufen Sie dann in der Übersicht der Buchungsarten Ihr Bankkonto erneut auf, in dem Sie auf den Namen des Bankkontos klicken. Es wurde eine neue Option freigeschaltet - IMPORT AUSZUG ÜBER (ONLINEBANKING). Klicken Sie auf Prüfen und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. EXACT ONLINE Das STARTDATUM definiert ab welchen Datum Sie Kontenbewegungen in Exact Online importieren wollen. Bewegungen mit einem älteren Datum werden dann nicht mehr übertragen. Das System prüft nun ob eine Verbindung zu Ihrer Bank hergestellt werden konnte. Bei erfolgreicher Verbindung meldet das System die mit dem Status VERIFIZIERT. Es besteht keine permanente Verbindung zu Ihrem Bankkonto lediglich die Verbindung wurde nun geprüft. 63 EXACT ONLINE Nun können Sie über das Menü FINANZEN – KONTOAUSZÜGE IMPORTIEREN. Sie erhalten eine Übersicht Ihrer Bankkonten. Klicken Sie auf den Namen der Bank und starten Sie den Import. 64 EXACT ONLINE Wenn Sie den Import starten werden Sie erneut aufgefordert Ihre BankZugangsdaten einzugeben. Das System beginnt nun mit dem Import der Kontoauszüge. 65 66 EXACT ONLINE Nach erfolgreichen Import finden Sie Ihre Bankauszüge FINANZEN/BANK/ZU ERLEDIGEN welches sich nach dem Import öffnet. im Menü Es werden Ihnen nun all Ihre Kontenbewegungen angezeigt: Wenn Sie auf „AUSBUCHEN“ klicken können Sie die Offenen Posten ausgleichen. Dies wird später erläutert. 67 EXACT ONLINE Auszüge Manuell buchen Die Art, wie Sie Bankbewegungen verarbeiten ist abhängig von der Information die Sie haben zum Kontakt oder der Auszugszeile. Hier werden verschieden Szenarien erläutert. Gehen Sie nach [FINANZEN, BUCHUNGEN, BUCHUNGEN ERFASSEN] und klicken Sie auf die Nummer oder den Namen des Sachkontos. Geben Sie das Endsaldo des Bankauszugs ein. Die Differenz zwischen Anfangssaldo und Endsaldo ist das Saldo aller Auszugszeilen. Auf diese Weise verfügen Sie über einen direkte Kontrolle, damit Sie keine Auszugszeilen vergessen. Darauf können Sie die Auszugszeilen Schritt für Schritt verarbeiten. Auszugszeilen buchen Das Buchen von Auszugszeilen ist zu unterteilen in das Ausbuchen offener Posten und das Buchen übriger Bewegungen. Ausbuchen offene(r) Posten bei einem Kontakt: Führen Sie das Datum ein der ersten Auszugszeile. Geben Sie den Kunden oder Lieferanten ein im Feld K O N T A K T und klicken Sie <enter> oder das Feld B E T R A G , damit das Fenster O F F E N E P O S TE N erscheint. Wählen Sie den richtigen offenen Posten und klicken Sie darauf auf BUCHEN. DER Rest der Zeile wird jetzt automatisch ausgefüllt. Wenn sich der bezahlte Betrag und der offen stehende Betrag unterscheiden, wählen Sie dann die Option im Feld DIFFERENZ, um die Differenz auf korrekte Weise auszubuchen. Nicht ausbuchen: diese Option wählen Sie, wenn Sie den Restbetrag des offenen Posten stehen lassen wollen, weil Sie später hierzu noch eine Zahlung erwarten. Rabatt: Sie haben mit dem Kontakt z.B. einen Preiserlass vereinbart. Durch Wahl dieser Option wird der offene Posten vollständig ausgebucht, wobei der Differenzbetrag (Preiserlass) auf das Konto 'Rabatt' gebucht wird, entsprechend den in Ihrer Buchhaltung eingeführten Einstellungen. 68 EXACT ONLINE Zahlungsdifferenz: es gibt eine Differenz zwischen dem Betrag der Zahlung und dem offenen Posten. Sie wollen hierauf jedoch nicht reagieren Durch die Wahl dieser Option wird wie bei 'Rabatt' der offene Posten vollständig ausgebucht, wobei der Differenzbetrag (Zahlungsdifferenz) auf das Konto 'Zahlungsdifferenzen' gebucht wird, entsprechend den in Ihrer Buchhaltung eingeführten Einstellungen. Wechselkursdifferenz: diese Option haben Sie nur wenn (Fremd-) Währungsfunktionalität Teil Ihres Abonnements ist. Weicht der Wechselkurs der Währung ab vom Kurs, womit der offene Posten angelegt wurde, dann können Sie mit dieser Option - analog zur Option Rabatt und Zahlungsdifferenz - den Posten vollständig ausbuchen. Der Differenzbetrag (Wechselkursdifferenz) wird auf das Konto 'Wechselkursdifferenzen' gebucht, entsprechend den in Ihrer Buchhaltung eingeführten Einstellungen. Nachdem Sie hier eine Wahl getroffen haben wählen Sie den Button 'Buchen', um die Zeile zu erledigen. Buchen übrige Bewegungen Für alle Auszugszeilen die sich nicht auf einen offenen Posten beziehen füllen Sie die Daten manuell ein. Mindestens auf einem Hauptbuchkonto muss ein Betrag eingegeben werden. Wenn USt zu zahlen ist, geben Sie dann den korrekten Steuersatz ein. Wenn alle Auszugsregeln gebucht sind muss der Differenzbetrag im Fenster rechts unten auf 0,00 stehen. Wenn der Differenzbetrag 0,00 beträgt kann die Buchung gespeichert werden über den Button SPEICHERN. Wenn das Endsaldo im Fenster oben nicht oder nicht richtig eingeführt wurde und Sie klicken auf SPEICHERN erscheint der Hinweis ENDSALDO AUTOMATISCH KORRIGIEREN? Sie können dann auf 'OK' klicken, um das Endsaldo anzupassen. Der Kontakt oder der offene Posten ist nicht bekannt. Es kann vorkommen, dass Sie einen Bankauszug verarbeiten, bei welchem z.B. die Rechnung noch nicht gebucht wurde oder bei welchem Sie bei Erhalt nicht gleich wissen auf welchen Kontakt oder auf welchen Posten sich dieser bezieht. In dieser Situation können Sie am besten die Zahlung oder den Eingang dem Buchungsart 'nicht zugewiesen' zuordnen, welches in den Wartungseinstellungen der BA-Bank gekoppelt ist. Sie parken hiermit temporär die Auszugszeile, um diese später ausbuchen zu können oder zu ermitteln, worauf die Zeile sich bezieht. 1. Im Feld HAUPTBUCHKONTO wählen Sie das Hauptbuchkonto nicht zugewiesen. 69 EXACT ONLINE 2. Geben Sie für sich in einer kurzen Beschreibung ein, warum der Posten nicht erledigt werden kann. Z.B. 'Schuldner unbekannt' oder 'Rechnung noch nicht gebucht'. 3. Führen Sie den Betrag ein im Feld BETRAG. Klicken Sie auf SPEICHERN, um den Auszug zu speichern. Hinweis: Diese Lösung hält das Banksaldo aktuell und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zahlung/den Eingang später auszubuchen. Dies erfolgt über: die Übersicht nicht-erledigter Bankauszüge. Der Hauptbuchauszug 'Nicht zugewiesen', indem auf die Dateinummer geklickt wird und darauf über 'Bearbeiten' den Bankauszug zu öffnen und anzupassen. die Ausbuchen-Funktion über Schuldner-/Gläubigerauszug Buchungen im Sachkonto nicht-ausgebuchter Verkaufsrechnungen Bank x Zu Nicht zugewiesen x Für nicht-ausgebuchte Einkaufsrechnungen Nicht zugewiesen Zu Bank x x Hinweise Auszüge buchen: Die Sachkonten auf welche gebucht werden muss werden in den Stammdaten definiert. Das Feld UNSER ZEICH. wird beim Ausbuchen eines offenen Postens automatisch angefüllt mit Daten aus der Rechnungsinformation. Sie können in Ihrem Bankauszug mehrere offene Posten an eine einzelne Bewegung koppeln. In diesem Falle wird Unser ZEICH.. nicht eingefüllt. NICHT AUSBUCHEN trifft zu, wenn Sie auf den Rest der Zahlung warten. Ein neuer offen stehender Betrag wird angelegt für den Restbetrag und der offene Posten bleibt offen. Wenn nötig kann das veranschlagte Anfangssaldo angepasst werden. Es ist jedoch besser, wenn Sie - bevor Sie das Anfangssaldo anpassen BA-Bank kontrollieren, um zu ermitteln, warum das Saldo nicht an erwarteter Stelle ist. Buchungen im Sachkonto nach Zahlung einer Einkaufsrechnung: Kreditoren Zu Bank x x Nach Eingang einer Zahlung einer Verkaufsrechnung: 70 EXACT ONLINE Bank x Zu Schuldner x Bankzahlungen tätigen Einstellungen Damit Sie die Banküberweisungen mit Exact Online ausführen können müssen Sie dazu zunächst Ihr Bankkonto einrichten. Dies wurde zuvor beschrieben. Überweisen Im Menü Finanzen/Bank/Zahlungen auswählen finden Sie Ihre sämtlichen Verbindlichkeiten, welche zur Zahlung anstehen. ZAHLUNGSTERMIN: Zahlungsdatum entspricht dem Fälligkeitsdatum EIGENES KONTO: Angabe von welchem Konto abgebucht werden soll KONTAKT: Name des Kreditors BANKKONTO: Das für den Kreditor hinterlegte Bankkonto Damit Sie die Banküberweisungen mit Exact Online ausführen können müssen sowohl Daten für Ihr Konto als auch für das des Kreditors hinterlegt sein. EXACT ONLINE Zuweisen - Einstellungen Sie können die Einstellungen bezüglich eines angehakten Postens der verwendeten Konten und Zahlungstermine mittels des Knopfes ZUWEISEN ändern. EIGENES KONTO: Wenn Sie auf die Lupe klicken können Sie aus all Ihren hinterlegten Bankkonten auswählen. BANKKONTO: Wenn Sie auf die Lupe klicken können Sie aus allen beim Kunden hinterlegten Bankkonten auswählen. Auswählen Sie können nun die Posten AUSWÄHLEN, welche Sie per Bank bezahlen wollen. Markieren Sie diese und klicken Sie auf Auswählen. Der Status der ausgewählten Posten wechselt nun von OFFEN auf AUSGEWÄHLT. 71 EXACT ONLINE Dies bedeutet dass diese Positionen Teil der Bankdatei werden, welche Sie in Ihr Bankportal importieren können. Ausführen Markieren Sie Sie nun die Positionen mit einem Haken und klicken auf AUSFÜHREN. Das System generiert nun eine Bankdatei welche Sie herunterladen können. Sie finden sämtliche jemals von Ihnen erzeugten Bankdateien, wenn Sie auf den Knopf BANKDATEIEN klicken. Diese können dort erneut heruntergeladen werden. 72 EXACT ONLINE 73 EXACT ONLINE Fehlerbehebung Damit Sie eine Buchung per Bank begleichen können benötigt die Buchung gewisse Mindesteingaben. Dazu gehören der ZAHLUNGSVERMERK. Sollte dieser fehlen, erhalten folgende Fehlermeldung: Aus diesem Grund sollten Sie bei EINKAUFSBUCHUNGEN bei der Eingabe Zahlungsvermerk mit erfassen bei der Eingabe. Damit Sie dies tun können müssen Sie die Eingabemaske der EINKAUFSBUCHUNGEN ANPASSEN. Klicken Sie dazu in der Eingabemaske der Einkaufsbuchungen auf das W ERKZEUGSYMBOL. 74 75 EXACT ONLINE Buchungen verarbeiten Das Verarbeiten einer Buchung ist nicht obligatorisch, Buchungen müssen jedoch verarbeitet werden, um Eingang zu finden in die USt-Erklärung. Sie können Buchungen auch aus einem anderen Grund verarbeiten, nämlich um weiterem Ändern der Buchung vorzubeugen. Buchungen können über [FINANZEN, BUCHUNGEN, BUCHUNGEN VERARBEITEN] verarbeitet werden. Wann verarbeiten - Gründe, warum Buchungen zu verarbeiten sind Wenn Sie eine USt-Erklärung einreichen wollen für eine bestimmte Periode. In diesem Falle müssen alle Buchungen aus dieser Periode verarbeitet werden. Wenn Sie das Resultat eines Geschäftsjahres verarbeiten wollen müssen alle Buchungen dieses bestimmten Geschäftsjahres verarbeitet werden. Wenn Sie sich vergewissern wollen, dass eine Buchung nicht mehr geändert werden kann. Verarbeiten Um Buchungen zu verarbeiten gehen Sie nach [FINANZEN, BUCHUNGEN, ÜBERSICHT] oder nach [FINANZEN, BUCHUNGEN, VERARBEITEN]. Verwenden Sie den Filter für die gewünschte Anzeige. Wählen Sie die Zeile mit der zutreffenden Periode und das Sachkonto. Klicken Sie auf den Link in der Spalte ANZAHL zu verarbeitende Buchungen für eine Übersicht der zutreffenden Buchungen zu erhalten. Versehen Sie alle Buchungen, die Sie verarbeiten wollen mit einem Häkchen und klicken Sie auf VERARBEITEN. Jetzt erscheint ein Fenster, in dem Sie Ihre Wahl bestätigen müssen. Klicken Sie auf JA, um die Buchungen zu verarbeiten, EXACT ONLINE Das Buchungsprotokoll In Exact online ist es möglich ein Buchungsprotokoll aufzurufen. Das Buchungsprotokoll zeigt pro Sachkonto die eingeführten Buchungen , welche den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Sie können angeben für welches Geschäftsjahr und welche Perioden Sie eine Übersicht wünschen. Das Buchungsprotokoll befindet sich unter [FINANZIELL, BUCHUNGEN, BUCHUNGSPROTOKOLL] Wenn Sie die richtigen Suchkriterien eingegeben haben und darauf den Button GENERIEREN wählen können Sie bestimmen, ob Sie das Protokoll öffnen oder speichern wollen. Das Protokoll kann als PDF-Datei, Excel-Datei oder Word-Datei exportiert werden. 76 77 EXACT ONLINE Umsatzsteuer Voranmeldung Sie erreichen die Funktionen der elektronischen Voranmeldung über das Menü Finanzen. Umsatzsteuer- Im nächsten Schritt wählen Sie das Jahr und die Voranmeldungsperiode aus. EXACT ONLINE Klicken Sie dann bitte auf Start. Sie können nun die eingegeben Werte prüfen und wenn alles richtig ist die Voranmeldung endgültig erstellen. In diesem Bildschirm können Sie festlegen, wer der Verantwortliche für die Vorsteuer-Anmeldung sein soll. 78 79 EXACT ONLINE Nun sollten Sie die Perioden der Anmeldung schließen. Mit Abschluss der Perioden schließt sich der Bildschirm. Die VorsteuerAmeldung liegt nun dem Verantwortlichen zur Genehmigung vor. Ist der Verantwortliche eine Dritte Person, entsprechende Meldung in ihrem Workflow. findet diese eine EXACT ONLINE Über diese Meldung gelangt er zu einer Übersicht, die den Status der Voranmeldungen zeigt. Dabei verwendet das System folgende Symbole um den Status abzubilden: Hier bringt Sie ein Klick auf den Namen der Vorsteueranmeldung zun Genehmigungsbildschirm. 80 81 EXACT ONLINE Im Genehimgungsbildschirm Vorsteueranmeldung. sehen Sie nocheinmal die Nach Genehmigung wechselt der Workflow-Status. Nun zeigt Ihnen die Übersicht den neuen Status der Vorsteueranmeldung an, hier ist es der Status genehmigt. Der erfolgreiche dargestellt: Versand wird schließlich durch dieses Symbol EXACT ONLINE Einstellungen Damit die USt.-Voranmeldung funktioniert müssen Sie einige Daten im System hinterlegen und Einstellungen vornehmen. Gehen Sie dazu in die Mandaten-Einstellungen, Sie finden diese im Menü mit dem Firmennamen oben rechts im Bildschirm. Hier müssen Sie bei mehreren Reitern Daten eingeben – zunächst im Reiter „Finanzen“. Der Unterpunkt „Steuer“ dient der Einrichtung der steuerrelevanten Einstellungen, wie zum Beispiel der Adresse Ihres Finanzamtes, sowie die Frequenz der USt.-Voranmeldung. 82 EXACT ONLINE Im Menüpunkt „System“ können Sie einstellen ob Sie „Soll-Besteuerung“ oder „Ist-Besteuerung“ anwenden möchten. Im Reiter „Allgemein“ müssen ebenfalls Daten hinterlegt werden. Hier ist der Bereich Finanzen relevant. Für die erfolgreiche Übermittlung der Voranmeldung sind die Steuernummer und die Finanzamtsnummer wichtig, da diese den Empfänger der elektronischen Übermittlung definieren. 83 84 EXACT ONLINE Schließlich müssen im Reiter „Elektronische Voranmeldung“ noch Daten hinterlegt werden. Aktivieren Sie hier die online Übermittlung der Voranmeldung und laden Sie Ihr digitales Zertifikat hoch und geben Sie Ihr Passwort ein. Beides haben Sie von Elster-Online erhalten. Sollte es zu Problemen bei der Übermittlung kommen, prüfen Sie bitte die Verfügbarkeit der Elster-Server unter dem folgenden Link: https://www.elster.de/verfugbarkeit_nw.php Bitte beachten Sie folgenden Hinweis: Leider unterstützt Exact Online nicht den Elster Sicherheitsstick sonder nur das digitale Zertifikat. Sollten Sie die Meldung erhalten Ihre Steuernummer würde nicht existieren, obwohl diese korrekt eingetragen ist, prüfen Sie bitte die Finanzamtsnummer in den Allgemeinen Einstellungen. Welche Finanzamtsnummer für Sie zutreffend ist können Sie unter dem folgenden Link überprüfen: Suche nach zuständigem Finanzamt Am einfachsten geht es über die Option der Postleitzahlensuche. 85 EXACT ONLINE Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung Bilanz Eine Bilanz ist eine Übersicht der Habe, der Schulden und des eigenen Vermögens einer Entität - z.B. ein Unternehmen, Organisation oder Person - zu einem gewissen Zeitpunkt. Die Entität kann eine Rechtsperson sein oder auch nicht. Anders formuliert: auf einer Bilanz stehen Habe (Aktiva, die linke Seite der Bilanz), in Form von Geld, Güter, usw., und wie diese finanziert werden (Passiva, die rechte Seite der Bilanz): mit Eigenvermögen oder Fremdvermögen (Darlehen). Eine Bilanz ist also eine Momentaufnahme von Habe, eigenem Vermögen und Schulden. Auf der Basis der Bilanz lässt sich die Situation einer Organisation ersehen zu einem bestimmten Datum; das Bilanzdatum. Wenn die Organisation ein Geschäftsjahr hat, das mit dem Kalenderjahr synchron verläuft, läuft das bis am 31. Dezember. Für einen guten Einblick in die Situation einer Organisation ist es also wichtig, dass die Buchhaltung vollständig nachgeführt wird. Bei kleineren Organisationen ist oft der Buchhalter damit beauftragt mit der Kontrolle und - wenn nötig Korrektur der eingeführten Bewegungen. Wenn die Buchhaltung 'mithält' kann natürlich öfter als nur ein Mal im Jahr Einsicht gewonnen werden in die Situation der Organisation. Viele größere Organisationen veröffentlichen pro Quartal oder pro Halbjahr zahlen. Die Differenz zwischen Habe und Schulden ist also das Eigenvermögen. Der Term Bilanz bezieht sich auf das Gleichgewicht zwischen einerseits Habe und anderseits Schulden zuzüglich eigenem Vermögen. Die Bilanz ist, mit Beschreibung dieser Jahresabschluss ist Organisationen ist im mit aufgenommen. der Gewinn- und Verlustrechnung und der Unterlagen, Teil der Jahresabschlusses. Der Teil des Geschäftsberichts. Bei größeren Geschäftsbericht auch eine Kapitalflussrechnung Das jährliche Erstellen und Veröffentlichen eines Jahresabschlusses ist für (die meisten) Rechtspersonen gesetzlich verankert. Das Maß an Ausführlichkeit und die aufzunehmende Information hängt ab von der Größe der Organisation. Die Habe wird angedeutet mit Aktiva, die Eigenvermögen wird angedeutet mit Passiva. Schulden und das 86 EXACT ONLINE Gewinn- und Verlustrechnung Eine Gewinnund Verlustrechnung, Ergebnisrechnung oder Betriebsrechnung ist neben der Bilanz und evt. einer Kapitalflussrechnung Teil eines Jahresabschlusses (und somit Teil des Geschäftsberichts). Die (einfache) Gewinn- und Verlustrechnung bietet eine Übersicht des Ergebnisses (Einnahmen und Kosten) einer Organisation in einer bestimmten Periode (meistens ein Jahr). Der Saldo der Gewinn- und Verlustrechnung ist der in der Periode erwirtschaftete Gewinn (positiver Saldo) oder der in der Periode erwirtschaftete erwirtschaftete Verlust (negativer Saldo). Wenn sich eine Gewinn- und Verlustrechnung auf mehrere Organisationen bezieht wird die Übersicht angegeben als konsolidierte Gewinn- und Verlustrechnung. Fast jede Organisation (Rechtsperson oder nicht) erstellt eine Gewinnund Verlustrechnung. In den Niederlanden ist dies für Rechtspersonen festgelegt in Buch 2 des Zivilgesetzes. Artikel 361 lautet: Als Jahresabschluss wird definiert: der einfache Jahresabschluss bestehend aus Gewinn- und Verlustrechnung mit der Erläuterung und dem konsolidierten Jahresabschluss, wenn die Rechtsperson einen konsolidierten Jahresabschluss erstellt. Übersicht Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung Auf die Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung können Sie zugreifen über [FINANZIELL, SACHKONTEN, BILANZ/GEWINN- UND VERLUST]. Die Weise der Präsentation und die aufzunehmende Information in der Bilanz / Gewinnund Verlustrechnung ist nach eigenen Wünschen zu konfigurieren. Die Funktion verschiedener Filter wird hier unten erläutert. Nicht alle besprochenen Filter werden standardmäßig angezeigt. Indem Sie oben auf ANPASSEN klicken können Sie Filter hinzufügen. Wenn Sie auf einen Betrag klicken in der Übersicht können Sie weiter ein zoomen bis auf das Niveau der Bewegung oder den Hauptbuchauszug des zutreffenden Hauptbuchs aufrufen. Darstellungsoptionen Die verschiedenen Filter die in der Übersicht Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung verfügbar sind werden hier unten erläutert. Bilanz: Art Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit zu wählen, wie die Bilanz angezeigt wird. Sie haben folgende Wahl: Probe- und Kontenbilanz Bilanz/Gewinn- und Verlust Periodenbilanz 87 EXACT ONLINE Anzeigen Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit die Bilanz, Gewinn- und Verlust, oder beide anzuzeigen. Niveau Mit dieser Option bestimmen Sie den Detailgrad, in welchem die Bilanzdaten angezeigt werden. Sie haben folgende Wahl: H A U P TB U C H K O N T O : Nur die Sachkonten werden nach Nummern sortiert und untereinander angezeigt. K O MP R I MI E R T : Die Bilanz wird auf Basis der Klassifikationen angezeigt. E RW E I TE R T : Die Bilanz wird nach Klassifikationen und gekoppelten Sachkonten sortiert angezeigt. Rechnungsjahr In diesem Feld führen Sie das Rechnungsjahr ein, von dem Sie Salden einsehen wollen. Periode Führen Sie die Zeitspanne der Perioden ein, von welchen Sie Daten einsehen wollen. Datum Bei Bedarf können Sie die Bilanz auch für eine bestimmte Zeitspanne aufrufen. Als Standard wird dieses Feld nicht angezeigt. Hierzu klicken Sie auf den Link A N P A S S E N im Fenster oben. Hier wählen Sie bei F I N A N Z I E L L : Z E I TS P A N N E die OptionD A T U M anstatt P E R I O D E . Nach dem Speichern können Sie im Feld D A T U M eine Zeitspanne eingeben. Nach buchen Wenn Sie diese Option mit einem Häkchen versehen werden sowohl verarbeitete, als auch unverarbeitete Mutationen angezeigt. Vergleichen mit Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit die Zahlen der Bilanz zu vergleichen mit dem vorigen Geschäftsjahr. Währung Wenn Sie über das Modul 'Währung' verfügen können Sie hier Gewinn- und Verlustrechnung in einer anderen Währung aufrufen. 88 EXACT ONLINE Faktor Mit dieser Option bestimmen Sie auf welche Weise Salden angezeigt werden, auf Basis des eingestellten Faktors. Diese Option können Sie verwenden, wenn Sie mit sehr großen Beträgen arbeiten. Alle Beträge in der Übersicht werden dann geteilt durch die Zahl, die Sie hier eingeben. Wenn Sie z.B. den Faktor 1000 wählen wird ein Betrag von 35'000 Euro als 350 angezeigt. Alle: Sachkonten Wenn diese Option mit einem Häkchen versehen ist werden alle Sachkonten angezeigt, egal ob auf ihnen gebucht wurde. Kostenträger Sie können hier einen Kostenträger eintragen, um alle Bewegungen anzuzeigen an die dieser Kostenträger gekoppelt ist. Kostenstelle Sie können hier eine Kostenstelle eintragen, um alle Bewegungen anzuzeigen an die diese Kostenstelle gekoppelt ist. Artikel Sie können hier einen Artikel eintragen, um alle Bewegungen anzuzeigen an die dieser Artikel gekoppelt ist. Artikelgruppe Sie können hier eine Artikelgruppe eintragen, um alle Bewegungen anzuzeigen an die diese Artikelgruppe gekoppelt ist. Vermögenswert Sie können hier einen Vermögenswert eintragen, um alle Bewegungen anzuzeigen an die dieser Vermögenswert gekoppelt ist. Kontakt Sie können hier einen Kontakt eintragen, um alle Bewegungen anzuzeigen an die dieser Kontakt gekoppelt ist. Ausschließen: Anfangsbilanz Wenn Sie diese Option mit einem Häkchen versehen werden die Salden der Anfangsbilanz nicht angezeigt. 89 EXACT ONLINE Ausschließen: Korrekturbuchungen Wenn Sie diese Option mit einem Häkchen versehen werden die Bewegungen, die als K O R R E K T U R B U C H U N G E N [F I N A N Z I E L L , B U C H E N , EINGABE BUCHUNGEN ANGELEGT W URDEN] nicht angezeigt. Buchungen, die Sie über oben stehende Menüwahl einführen sind 'Korrekturbuchungen'. Diese Option kann z.B. verwendet werden zur Erstellung voriger Sachkontenposten und übriger Korrekturbuchungen. Hauptbuchkontenschema Bestimmen Sie hier nach welchem Hauptbuchkontenschema die Bilanz / Gewinnund Verlustrechnung angezeigt werden soll. HINWEIS: Diese Option ist nur verfügbar in bestimmten Buchhaltungslizenzen. Ergebnis Das Ergebnis in der Bilanz wird in drei Teilen angezeigt: Ergebnis (zu verarbeiten) Ergebnis (Perioden: 1 - x) der vorigen Perioden dieses Jahres. Ergebnis (gewähltes Jahr / Periode) Ergebnis (zu verarbeiten) Diese Zeile widerspiegelt das unverarbeitete Ergebnis der vorigen Jahre. Diese Zeile wird nur angezeigt, wenn noch ein unverarbeitetes Ergebnis aus den vorigen Jahren vorliegt. Weil sich diese Zeile auf die vorigen Jahre bezieht werden die Beträge dieser Zeile nur in den Spalten des Anfangs- und Endsalden angezeigt (als Summe der Anfangsbilanz). Wenn Sie auf diesen Betrag klicken öffnen Sie das Fenster J A H R E S A B S C H L U S S : E R G E B N I S V E R A R B E I T E N wo Sie das entsprechende Ergebnis verarbeiten können. Ergebnis (Perioden: 1 - x) der vorigen Perioden dieses Jahres. Diese Zeile widerspiegelt das Ergebnis der Perioden, die vor der eingeführten Periode liegen. X steht hier für eingegeben 'ab' Periode minus 1. . Wenn in der Auswahl also 4 bis und mit 6 eingegeben wurde wird hier der Saldo angezeigt der Periode 1 bis und mit 3. Das x steht in diesem Beispiel dann für '3'. Diese Zeile wird nur angezeigt, wenn vorige Perioden vorliegen und das Ergebnis dieser Perioden nicht gleich 0 ist (es gibt Gewinn oder Verlust). 90 EXACT ONLINE Weil sich diese Zeile auf vorige Perioden bezieht werden die Beträge für diese Zeile nur in den Spalten des Anfangs- und Endsaldo angezeigt (als Summe der Anfangsbilanz). Ergebnis (gewähltes Jahr / Periode) Diese Zeile widerspiegelt das Ergebnis des gewählten Jahres/Periodenabschnitt und entspricht immer dem Ergebnis des Gewinn- und Verlustteils der Bilanz (für dasselbe Jahr/Periodenabschnitt). Diese Zeile wird immer angezeigt. Weil sich diese Zeile bezieht auf das gewählte Jahr/Periode, werden die Beträge für diese Zeile nur in den Spalten des Anfangs- und Endsalden angezeigt (als Summe der Anfangsbilanz). Der Hauptbuchauszug Auf dem Hauptbuchauszug [FINANZIELL, HAUPTBÜCHER, AUSZÜGE] wird Information angezeigt zum Sachkonto, das Sie über den Filter gewählt haben: Ein Saldo der Anfangsbilanz am Anfang der gewählten Periode. Alle Gutschrift- und Lastschriftbuchungen der gewählten Periode(n), die auf dem Sachkonto registriert sind. Der aktuelle Saldo des Kontos. Wenn die Buchungen nicht auf eine Seite passen wird eine separate Zeile mit der Beschreibung TRANSPORT angezeigt. In dieser Zeile werden die gesamten Gutschrift- und Lastschriftbeträge angezeigt, die auf die folgende Seite übertragen werden. Das Ausbuchen von Buchungen Bei Bedarf können Sie über dieses Fenster Buchungen ausbuchen. Um dies zu ermöglichen müssen Sie in den Einstellungen des Hauptbuchs bestimmen, dass ausbuchen über den Auszug möglich sein soll (Wartung des Hauptbuchs). Wenn Sie dies bestimmt haben werden auf dem Hauptbuchauszug 2 zusätzliche Buttons sichtbar für 'ausbuchen' und das Widerrufen ausgebuchter Bewegungen. Wenn Sie Bewegungszeilen wählen wird der Saldo der gewählten Bewegungen angezeigt neben den Summen von Soll und Haben. Das Ausbuchen von Bewegungen verwenden Sie, um Bewegungen die zusammengehören miteinander 'abzugleichen'. Durch das Abgleichen (Ausbuchen) können Sie eine Übersicht abrufen der noch nicht ausgebuchten Bewegungen, damit Sie schnell Zugriff auf die Bewegungen haben, welche noch bearbeitet / untersucht werden müssen. Dieser Prozess bezieht sich normalerweise auf Zwischenkonten oder Gutschriftkonten (z.B. Girokonto) Beispiel: Sie wollen z.B. € 500 überweisen von einem Bankkonto der Organisation auf ein anderes Bankkonto. Weil nur ein Bankkonto verwendet werden kann pro BA-Bank müssen Sie ein Zwischenkonto verwenden, um Geld von Konto A auf Konto B zu überweisen. EXACT ONLINE Wenn das Geld auf das andere Konto überwiesen wurde und Sie haben die Bewegung in der zweiten BA-Bank auch auf das Zwischenkonto gebucht, dann können Sie die beiden Buchungen auf dem Zwischenkonto ausbuchen, um zu verdeutlichen, dass die Bewegung abgeschlossen ist. Übersicht Hauptbuchauszüge In Exact Online ist es möglich eine Übersicht Hauptbuchauszüge aufzurufen [FINANZIELL, HAUPTBÜCHER, ALLE OPTIONEN, ÜBERSICHTEN, HAUPTBUCHAUSZÜGE]. In der ÜBERSICHT HAUPTBUCHAUSZÜGE werden alle Buchungen angezeigt, die den eingeführten Suchkriterien entsprechen. Sie können bestimmen für welche Hauptbücher, welches Geschäftsjahr und welchen Periodenabschnitt sie eine Übersicht aufrufen wollen. Die Übersicht kann in PDF-, Excel-, oder Word-Format generiert werden. Dauerbuchungen Es kann in einer Buchhaltung vorkommen, dass bestimmte Buchungen regelmäßig zurückkehren, pro Periode, pro Kontakt oder beides. Für diese Situation bietet Exact Online die Möglichkeit zur Erstellung fixer Buchungen. Dabei wird einmalig eine fixe Buchung die Sie darauf pro Periode, pro Kontakt oder beides wiederholen können. Erstellen einer Dauerbuchung Klicken Sie auf [FINANZEN, BUCHUNGEN, ALLES ANZEIGEN], dort ist es der Punkt DAUERBUCHUNGEN. Wählen Sie nun NEU 91 EXACT ONLINE Wählen Sie nun die Buchungsart aus, die auf Sie zutrifft, für alle Fälle in denen Sie der Debitor sind (Sie mieten, Sie kaufen etc.) wählen Sie die Buchungsart EINKAUF, für andere Fälle entsprechen die Buchungsart VERKAUF oder BA-SONSTIGE. Geben Sie die Details der Buchung ein und klicken Sie auf SPEICHERN. Die Buchungsvorlage erscheint nun in der Übersicht: 92 EXACT ONLINE Markieren Sie die Buchungsvorlage mit einem Haken und klicken Sie auf „GENERIEREN BUCHUNGEN“. Sie sehen nun die einzelnen Buchungen die angelegt werden sofern Sie für den betreffenden Monat ein Haken setzen. Sie können nun auch einen von der Vorlage abweichende Buchungstext eingeben – ansonsten wir der Text aus der Vorlage übernommen. 93 EXACT ONLINE Klicken Sie weiter auf NÄCHSTE um den Assistenten vollständig zu durchlaufen. Sie können nun auch den Kontakt überprüfen ob dieser auch richtig ist. Drücken Sie weiter auf nächste bis Sie die Meldung erhalten dass die Buchungen erstellt wurden. 94 EXACT ONLINE 95
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