Anleitung für Anwender einer Swissdeczertifizierten Lohnbuchhaltung Mit einer Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung können Sie Lohndaten rasch und unkompliziert übermitteln. Folgen Sie der Anleitung, es werden Ihnen dabei alle Schritte aufgezeigt. Zusätzlich ist in den beiden Spalten rechts ersichtlich, wer oder was vom jeweiligen Schritt betroffen ist: Sie als Anwender oder das Lohnbuchhaltungssystem. ToDo durch Lohnbuchhaltung Vorbereitung 1. Anwender Erfassung der Grunddaten: Vor der elektronischen Übermittlung müssen die Empfängerdaten in der Lohnbuchhaltung erfasst werden. Wo sind die Empfängerdaten vorzufinden? AHV/ALV Ausgleichskasse FAK Familienausgleichskasse Benötigt werden Ausgleichskasse-Nr., Mitglieder-Nr. Sie finden diese Die Nummern der Ausgleichskassen sind u.a. auf der Homepage www.swissdec.ch. Die Mitgliedernummern sind auf den Abrechnungen zu finden. UVG Unfallversicherung UVGZ Unfallversicherung-Zusatz KTG Krankentaggeldversicherung BVG Berufliche Vorsorge Benötigt werden Versicherer-Nummer, Name und Adresse der Gesellschaft, Kunden- und Vertragsnummer Sie finden diese Den Kunden wird von den Gesellschaften ein Versicherungsprofil Lohnstandard-CH (ELM) mit den Empfängerdaten zugestellt. BFS Bundesamt für Statistik Benötigt werden Für das BFS müssen keine Empfängerdaten erfasst werden. Für die Datenerfassung benötigen Sie die Erläuterungen zum Fragenbogen Lohnstrukturerhebung. Sie finden diese auf www.bfs.admin.ch > Lohnstrukturerhebung STV Steuerverwaltungen a. Lohnausweis Benötigt werden Für die Steuerverwaltung müssen keine Empfängerdaten erfasst werden. Für die korrekte Datenerfassung und Produktion der Lohnausweise benötigen Sie Ihre Spesenregelung und falls Sie eine Mitarbeiterbeteiligung kennen, die entsprechenden Angaben. Sie finden diese in Ihren Unterlagen. b. Quellensteuer Benötigt werden Die Abrechnungsnummern (Kontrollnummern) der Quellensteuerkantone, mit welchen abgerechnet werden muss. Mit ELM erfolgt die Abrechnung mit jedem Kanton direkt. Unternehmen die bisher ausschliesslich mit ihrem Sitzkanton abgerechnet haben, müssen für die zusätzlichen Kantone die Abrechnungsnummern erfassen. Sie erhalten diese Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 bei den entsprechenden Quellensteuerverwaltungen (Telefon, Mail) 1 / 22 ToDo durch Beispiel eines Versicherungsprofils Lohnbuchhaltung Anwender Beispiel eines Versicherungsprofils mit den erforderlichen Angaben Voraussetzung für eine korrekte Abrechnung bei der Versicherung ist, dass die "Ab- und Höchstlöhne" korrekt erfasst worden sind. die Personengruppen und Kategorien vollständig abgebildet werden. alle Personen den richtigen Versicherungscode haben. Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 2 / 22 ToDo durch Übermittlung 2. Es braucht kein Start-Login und keine Voranmeldung um die Lohndaten via Swissdec zu übermitteln. 3. Die Internetadresse (URL) des Swissdec-Distributors wird in der Regel bereits durch den Lohnbuchhaltungsher- Lohnbuchhaltung Anwender steller in der Lohnbuchhaltung hinterlegt. 4. Die Lohndatenempfänger können in der Lohnbuchhaltung selektiert werden. Beispiele der Lohnbuchhaltung (UVG, UVGZ, KTG, Lohnausweis und Lohnstrukturerhebung BFS): 5. Auf «Senden» klicken und die Übermittlung starten. 6. Die zu übermittelnden Daten werden in ein standardisiertes Datenformat, ein sogenanntes XML, aufbereitet und digital signiert. 7. Die Erreichbarkeit des Distributors wird geprüft. Dieser Distributor wird von der Swisscom betrieben und dient ausschliesslich als Verteiler, ohne Lohndaten zu speichern. Das Verfahren erfüllt die strengen Anforderungen des Datenschutzes und besitzt das Datenschutzgütesiegel GoodPriv@cy. 8. Ist der Distributor aufnahmebereit, werden die Daten verschlüsselt übermittelt. 9. Der Distributor verteilt die Daten an die von Ihnen definierten Empfänger unter Einhaltung der Datenschutzauflagen. Somit wird garantiert, dass jeder Empfänger nur die für ihn bestimmten Daten erhält. 10. Sobald die Daten bei den Empfängern angekommen sind, wird dies quittiert und Sie erhalten umgehend elektronisch ein Login mit Passwort. Damit können Sie sich direkt in das System des jeweiligen Empfängers einloggen. 11. Nach dem Einloggen im System des Datenempfängers können Sie noch Ergänzungen vornehmen und die Daten dann definitiv freigeben – die Arbeit ist erledigt. Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 3 / 22 ToDo durch AHV/ALV / FAK Beispiele der Datenempfängersysteme Lohnbuchhaltung Anwender Login Überprüfung Mitglied Empfangene Lohnmeldungen Rekapitulation der gemeldeten Lohnsummen Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 4 / 22 ToDo durch AHV Eintritt / Austritt Lohnbuchhaltung Anwender Datenaufbereitung Aufbereitete Daten überprüfen und übermitteln Rückmeldung der Ausgleichskasse Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 5 / 22 ToDo durch AHV Eintritt / Austritt Versicherungsnachweis zum Speichern und Weiterleiten AHV / ALV / FAK Lohnbuchhaltung Teilweise sind die Ausgleichskassen noch nicht in der Lage, die Datenlieferung via den Distributor zu Anwender verarbeiten. Die Übermittlung kann dann über das Partnerweb der Ausgleichskasse erfolgen. Sie übermitteln bei dieser Lösung die ELM-Datei, welche Sie mit Ihrem Lohnprogramm erstellt haben, mit einem File-Upload der Ausgleichskasse. Es erfolgt eine Plausibilisierung der Daten und nach erfolgreicher Übermittlung steht Ihnen eine Quittung zur Verfügung. Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 6 / 22 ToDo durch UVG Lohnbuchhaltung Anwender Login Zusammenfassung Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 7 / 22 ToDo durch Lohnbuchhaltung Anwender Ergänzungen Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 8 / 22 ToDo durch Lohnbuchhaltung Anwender Freigabe Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 9 / 22 ToDo durch Lohnbuchhaltung Anwender Bestätigung Lohnerklärung ausdrucken und speichern Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 10 / 22 ToDo durch UVGZ Lohnbuchhaltung Anwender Login Zusammenfassung Ergänzungen Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 11 / 22 ToDo durch Lohnbuchhaltung Anwender Quittung ToDo durch KTG Lohnbuchhaltung Anwender Login Zusammenfassung Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 12 / 22 ToDo durch Lohnbuchhaltung Anwender Ergänzungen Quittung ToDo durch BVG Lohnbuchhaltung Anwender Vorabgleich: Datenaufbereitung Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 13 / 22 ToDo durch BVG Lohnbuchhaltung Anwender Vorabgleich: Daten prüfen und übermitteln Vorabgleich: Rückmeldung des BVG-Versicherers Lohnmeldung: Login Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 14 / 22 ToDo durch BVG Lohnbuchhaltung Anwender Lohnmeldung: Übermittelte Daten Gesamtmeldung Lohnmeldung: Ergänzungen Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 15 / 22 ToDo durch BVG Lohnmeldung: Quittung BVG Lohnbuchhaltung Lohnmeldung: Rückmeldung des BVG-Versicherers Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 Anwender 16 / 22 ToDo durch BVG Lohnbuchhaltung Anwender Mutationen: Datenaufbereitung Mutationen: Daten prüfen und übermitteln Mutationen: Rückmeldung des BVG-Versicherers Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 17 / 22 ToDo durch BFS Lohnbuchhaltung Anwender Login Zusammenfassung Ergänzungen Freigabe Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 18 / 22 ToDo durch Steuerverwaltung Steuerverwaltungen Lohnbuchhaltung Anwender Lohnausweis: Durch Ihre Auswahl der Steuerverwaltungen als Empfänger (Ziff. 4), erhalten alle Kantone mit einer gesetzlichen Grundlage für die Lohnmeldepflicht die Lohnausweisdaten. Es können keine Ergänzungen vorgenommen werden und die Freigabe der Daten entfällt. Wird nachträglich ein Fehler festgestellt, muss ein Rektifikat (Berichtigung der früheren Meldung) erstellt und versandt werden. In der elektronische Quittung erhalten Sie die Anzahl der übermittelten Lohnausweise pro Kanton: Quellensteuer: Die Quellensteuerabrechnung erfolgt monatlich. Durch Ihre Auswahl der Quellensteuerkantone als Empfänger erhalten diese die Abrechnung des aktuellen Monats. Es können keine Ergänzungen vorgenommen werden und die Freigabe der Daten entfällt. In der elektronischen Quittung erhalten Sie pro Kanton folgende Informationen zu Ihrer die Abrechnung: Total der Quellensteuer-Löhne, der Quellensteuer-Beiträge und der Kommissionen des aktuellen Monats Das Total der korrigierten QST-Löhne, QST-Beiträge und Kommission für jeden korrigierten Monat Das kumulierte Total der QST-Löhne, QST-Beträge und Kommissionen Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 19 / 22 Kein Internetzugang Was ist wenn ich keinen Internetzugang auf dem Rechner habe, kann ich dann die Daten trotzdem übermitteln? Ja. In diesem Fall kann für die Übermittlung das Export/Import-Verfahren (EIV) angewendet werden. Bereiten Sie die Daten wie gewohnt in ihrem Lohnprogramm auf, wählen Sie das EIV-Verfahren und speichern Sie die zu übermittelnde Datei auf einen Datenträger z.B. mit einer CD oder einem USB-Speicherstick. An einem Computer, welcher am Internet angeschlossen ist, wählen Sie die Adresse des Distributors (www.swissdec.ch/de/support) und lesen die zu sendende Datei auf Ihrem Datenträger aus. Die Übermittlung erfolgt ebenfalls verschlüsselt und der Distributor verteilt die Daten automatisch. Sie erhalten eine Quittung, loggen sich auf dem System des Datenempfängers ein und geben die Daten frei. Um Sicherheitsprobleme bei diesem Verfahren zu vermeiden, ist darauf zu achten, dass auf dem benutzten internetfähigen Rechner keine Daten zurückbleiben und allfällig für Drittpersonen einsehbar sind. Einfacher und sicherer ist die direkte Übermittlung aus dem Lohnprogramm. Die Quellensteuerabrechnung und Ein-/Austrittsmeldung an die Ausgleichskasse können mit diesem Prozess nicht übermittelt werden. Einstieg Vorbereiten Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 20 / 22 XML-File auswählen und Daten senden Antwort speichern Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 21 / 22 Daten freigeben Erfolgreiche Datenfreigabe Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 30.11.2015 22 / 22
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