FAQs zur Abrechnung - Fakultät für Sprach

Merkblatt zur Abrechnung studentischer Forschungsprojekte
Inhalt
1.
Allgemeine Hinweise zur Buchung und Abrechnung ................................................................ 1
2.
Ausfüllen des Kostenaufstellungsformulars ............................................................................... 2
3.
Sortieren der Quittungen ........................................................................................................... 2
3.1.
Übernachtung..................................................................................................................... 2
3.2.
Reise- und Fahrtkosten ....................................................................................................... 2
3.3.
Rechnungen für Sachmittel ................................................................................................ 3
3.4.
Honorarrechnungen ........................................................................................................... 3
3.5.
Zahlung mit Fremdwährung ............................................................................................... 3
3.6.
Abtretungserklärung .......................................................................................................... 3
4.
Abschlussbericht ....................................................................................................................... 3
5.
Besuch im Studienbüro ............................................................................................................. 3
6.
Letzte Schritte bis zur Rückerstattung ....................................................................................... 4
1. Allgemeine Hinweise zur Buchung und Abrechnung
- Sollte das Projekt nicht zustande kommen, oder Sie die Fördermittel aus anderen Gründen
nicht nutzen können, informieren Sie bitte umgehend das Studienbüro, damit mit den Geldern
andere studentische Projekte gefördert werden können.
- Im Fall eines Gruppenantrags buchen Sie bitte Reisen, Übernachtungen, etc. entweder einzeln
pro Person oder lassen 1 Buchung für die gesamte Gruppe durch die Lehrenden vornehmen,
wenn das Geld von einem Konto eines Lehrenden o.ä. bis zur Rückerstattung ausgelegt werden
kann
- Bei Gruppenanträgen sind die Teilnehmer gemeinsam für eine vollständige Abrechnung
verantwortlich!
- Bewahren Sie alle Originalbelege (ggf. Boardingcards!) von Beginn Ihres Projekts an
sorgfältig auf!
- Die Abrechnung muss bis spätestens einen Monat nach Projektabschluss (geförderte
Arbeitsschritte) im Studienbüro eingereicht werden
- Gehen Sie für Ihre Abrechnung in der hier beschriebenen Reihenfolge vor:
 Kostenaufstellungsformular als DOC zusammen mit Abschlussbericht per Mail an
[email protected] senden.
 Vereinbaren Sie dann einen Termin für eine Abrechnungssprechstunde. Bitte (v.a. bei
Gruppenanträgen!) mit vollständigen, sortierten Quittungen und Belegen kommen!
 Nach dem Besuch in der Sprechstunde wird die Unterschrift der Lehrenden eingeholt!
Bitte beachten Sie die nachstehenden Hinweise zur Abrechnung genau,
um den Arbeitsaufwand für alle zu minimieren!
2. Ausfüllen des Kostenaufstellungsformulars
- Verwenden Sie für die Abrechnung der von Ihnen ausgelegten Beträge das entsprechende
Kostenaufstellungsformular für Einzelprojekte oder für Gruppenprojekte.
- Füllen Sie das Formular elektronisch und nicht per Hand aus!
- Geben Sie Ihre vollständige Bewilligungsnummer an!
(z.B. 123456-7_01_01.01.2014_Musterfrau, Mustermann+)
- Geben Sie Ihre IBAN und BIC an.
- Tragen Sie alle Ausgaben in das Kostenaufstellungsformular ein und sortieren sie die
Quittungen entsprechend.
- Die Unterschrift des Dozenten ist einzuholen, nachdem das Studienbüro das
Abrechnungsformular auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft hat!
3. Sortieren der Quittungen
- Bitte alle Belege durchnummeriert und ggf. auf DIN A 4 aufgeklebt mitbringen
- Bei allen Karten-Zahlungen oder Online-Buchungen wird zusätzlich zur Quittung eine
Bestätigung über die Abbuchung des Betrags von Ihrem Konto benötigt, d.h. ein Kontooder Kreditkartenauszug! (ggf. andere Zahlungen unkenntlich machen)
3.1. Übernachtung
- Übernachtungskosten werden maximal in Höhe von 50 € pro Nacht übernommen!
- Es muss jeweils 1 Quittung pro Person vorgelegt werden. Bei Abrechnungen von
Doppelzimmern etc. lassen Sie sich eine entsprechende Teilrechnung ausstellen.
- Bei einer Gruppenbuchung für alle Teilnehmer besprechen Sie bitte mit den Lehrenden bzw.
innerhalb der Gruppe, ob die Kosten bis zur Rückzahlung vom Konto eines Lehrenden o.ä.,
ausgelegt werden können, da innerhalb der Gruppe ausgelegte und zurückgezahlte Gelder
meist nur mit großem Aufwand nachvollziehbar sind.
- Beachten Sie bei der Aufstellung von Übernachtungskosten, dass eine Kurtaxe oder ein
Frühstück im Hotel nicht übernommen werden können. Bitte lassen Sie sich die Rechnungen
entsprechend ausstellen.
3.2. Reise- und Fahrtkosten
- Legen Sie bei Bahn- und/oder Flugreisen die Originalbelege wie z.B. Fahrkarte der DB,
Flugticket/Boardingcard vor.
- Bei Fahrten im Rahmen von Gruppenprojekten muss jeweils 1 Quittung pro Person vorgelegt
werden. Gruppenbuchungen sind nur innerhalb einer studentischen Forschungsgruppe
möglich, wenn dadurch Kosten gespart werden (z.B. Bayernticket o.ä.). Bitte in diesem Fall die
Namen aller TN auf dem Ticket eintragen (auch bei ÖPNV etc.) und den gesamten Betrag von
1 Person auslegen lassen.
- Bei einer Gruppenbuchung für alle Teilnehmer besprechen Sie bitte mit den Lehrenden bzw.
innerhalb der Gruppe, ob die Kosten bis zur Rückzahlung vom Konto eines Lehrenden o.ä.,
ausgelegt werden können, da innerhalb der Gruppe ausgelegte und zurückgezahlte Gelder
meist nur mit großem Aufwand nachvollziehbar sind.
- PKW-Fahrtkosten können nur im Ausnahmefall erstattet werden. Bei Reisen mit dem PKW
sind Sie nicht über die LMU versichert.
Geben Sie als Beleg die Reisedaten an (Reisedatum, Reiseziel, Kilometeranzahl). Sofern Sie
eine Fahrgemeinschaft gebildet haben, legen Sie eine Liste der Mitreisenden bei. Die
Abrechnung erfolgt dann nur an eine Person – i.d.R. den Fahrer. Falls die zur Erstattung
beantragten Mittel die Kilometerpauschale von 0,25 €/km1 übersteigen, wird stattdessen die
Pauschale erstattet.
3.3. Rechnungen für Sachmittel
- Bei Rechnungen für Materialkosten, Kopien, Eintrittsgelder, Nutzungsgebühren von Archiven
und Bibliotheken etc. bitte im Abrechnungsformular genauen Zweck eintragen
- Bei Quittungen für Pausenverpflegung bei studentischen Tagungen an der LMU bitte darauf
achten, das bei Kartenzahlungen auch ein Kontoauszug nötig ist (besser bar zahlen, ggf. vom
Konto eines Lehrenden auslegen lassen). Achtung, es kann kein Pfand abgerechnet werden!
Bitte Getränkequittungen entsprechend markieren und nur Beträge ohne Pfand angeben!
3.4. Honorarrechnungen
- Auf unserer Website finden Sie wichtige Details und Hinweise, sowie eine Vorlage für die
Ausstellung von Honorarrechnungen von Gastreferenten, Grafiker etc.
3.5. Zahlung mit Fremdwährung
- Geben Sie im Falle einer Zahlung mit Fremdwährung den Originalbetrag, der auf der Quittung
steht, an und zusätzlich dazu den entsprechenden Betrag in EUR.
Geben Sie zur Umrechnung Betrag und Datum auf www.OANDA.com ein, drucken Sie die
entsprechende Umrechnung aus, und fügen Sie ihn der jeweiliger Quittung bei. Alternativ
können Sie auch Wechselkursquittung beilegen.
3.6. Abtretungserklärung
- Sollte sich der/die betreuende Dozent/in bereiterklären, als Zwischeninstanz für aufkommende
Kosten zu fungieren und das Geld für die Gruppe auszulegen (z.B. über ein eigenes Konto o.ä.)
müssen alle Studierenden eine Abtretungserklärung ausstellen, welche mit dem
Kostenaufstellungsformular eingereicht wird.
- Kosten können nicht an Dritte erstattet werden. Sollten Zahlungen durch Dritte erfolgen,
benötigen Sie die Originalrechnung und eine kurze Erklärung des Dritten, dass er/sie die
Kostenerstattung an Sie abtritt (Abtretungserklärung).
4. Abschlussbericht
- Die Rückerstattung der Kosten kann nur erfolgen, wenn der Abschlussbericht vorliegt.
- Abschlussberichte geförderter studentischer Forschungsprojekte aus vergangenen Semestern
können auf der Website des Studienbüros eingesehen werden.
5. Besuch im Studienbüro
- Senden Sie das ausgefüllte Kostenaufstellungsformular (als DOC) zusammen mit Ihrem
Abschlussbericht (als PDF; ca. 2 Seiten) bis spätestens einen Monat nach Projektabschluss
per Email an das Studienbüro ( [email protected]).
- Vereinbaren Sie einen Termin zur Abrechnung. Die aktuellen Sprechzeiten entnehmen Sie bitte
dem Bewilligungsschreiben, oder der Website des Studienbüros.
- Kommen Sie mit dem Bewilligungsschreiben und Ihren Originalbelegen zur Abrechnung ins
Studienbüro.

1
Die Kilometerpauschale wird nach dem Bay. RK-Gesetz berechnet. Sie lautet: 0,35 Euro/km bei Benutzung
des PKW mit triftigem Grund (sehr schweres Gepäck, Alter, Gesundheit etc.) bzw. 0,25 Euro/km bei
Benutzung ohne triftigen Grund.
6. Letzte Schritte bis zur Rückerstattung
- Die Unterschrift des betreuenden Lehrenden auf dem Kostenaufstellungsformular wird
eingeholt, nachdem das Formular in der Sprechstunde des Studienbüros auf Richtigkeit und
Vollständigkeit überprüft und dort ausgedruckt wurde.
- Geben Sie das vom Lehrenden unterschriebene, fertige Kostenaufstellungs-formular umgehend
wieder im Studienbüro ab, außerhalb der Geschäftszeiten bitte direkt in den orange
beschrifteten Briefkasten des Studienbüros im Eingangsbereich der Schellingstr. 10.
- Die endgültige Kostenerstattung erfolgt über die zuständigen Geschäftsstellen der
Departments. Mit der Rückerstattung ist nach Vorlage aller Belege du des unterschriebenen
Formulars in 2 Wochen bis 2 Monaten zu rechnen, je nach Belastungssituation in der
zuständigen Verwaltung.
- Sollte Ihnen technisches Equipment bewilligt worden sein, muss dieses an Ihrem Institut
verbleiben und sollte auf Anfrage anderen Studierenden der Fakultät zur Verfügung gestellt
werden. Bitte lassen Sie uns nach Projektabschluss wissen, wer hierfür der/die
Ansprechpartner/in ist.

Download Report