15 / 7987 - Landtag Baden Württemberg

Landtag von Baden-Württemberg
Drucksache 15 / 7987
15. Wahlperiode
22. 01. 2016
Kleine Anfrage
des Abg. Claus Paal CDU
und
Antwort
des Innenministeriums
Wirtschaftlichkeit der zentralen Zeitwirtschaft
bei der Polizei
Kleine Anfrage
Ich frage die Landesregierung:
1. Was kostete die Einführung der zentralen Zeitwirtschaft (ZZW) bei der Polizei
(nach Haushaltskapiteln detailliert getrennte Aufstellung der personellen und
finanziellen Aufwände)?
2. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst) ist in den einzelnen Präsidien
respektive dem Landespolizeipräsidium und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem Bereich der zentralen Zeitwirtschaft betraut?
3. Wie viel des in Frage 2 genannten Personals ist bzw. war in operativen Einheiten tätig?
4. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst und Nichtvollzug) war vor Einführung der zentralen Zeitwirtschaft in den einzelnen Präsidien respektive des
Landespolizeipräsidiums und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem
Gebiet der Zeitwirtschaft gebunden (Aufstellung detailliert je Dienststelle,
einschließlich der jeweiligen Organisationseinheiten)?
5. Welchen Mehrwert erkennen die einzelnen Präsidien respektive das Landespolizeipräsidium und das Landeskriminalamt in der zentralen Zeitwirtschaft?
6. Aus welchem Grund hat sie sich für das System der Firma S. im Vergleich zu
anderen Anbietern, die sich schon bei der Polizei im Echtbetrieb befanden, entschieden?
7. Wie erfolgte die Pilotierung und die Einführung des Systems?
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Eingegangen: 22. 01. 2016 / Ausgegeben: 22. 02. 2016
Drucksachen und Plenarprotokolle sind im Internet
abrufbar unter: www.landtag-bw.de/Dokumente
Der Landtag druckt auf Recyclingpapier, ausgezeichnet mit dem Umweltzeichen „Der Blaue Engel“.
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8. Wie lauten die Ergebnisse der Evaluation bei den Pilotdienststellen (detaillierte Angabe je Dienststelle)?
9. Gab es Störungen und Ausfälle der ZZW (detaillierte Darstellung getrennt
nach Dienststellen mit Angabe des Grundes der Störung und dem Zeitraum
des Ausfalls)?
10. Wie bewertet sie den Erfolg und die Zufriedenheit der Anwender mit dem
System?
21. 01. 2016
Paal CDU
Begründung
Im Jahr 2015 wurde sukzessive in der Landespolizei in einer Art Pilotbetrieb als
Vorgriff auf die Einführung in der gesamten Landesverwaltung ein System zur
zentralen Zeitbewirtschaftung eingeführt. Bereits vor Einführung des Systems
wurden in Teilen der Polizei bereits seit Jahren elektronische Zeiterfassungssysteme genutzt. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob die Einführung wirtschaftlich sinnvoll ist/war. Die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit und Effizienz
ist auch vor dem Hintergrund der vorgesehenen Einführung in die komplette Landesverwaltung zwingend erforderlich.
Antwort
Mit Schreiben vom 16. Februar 2016 Nr. 3-0301.6/281 beantwortet das Innenministerium im Einvernehmen mit dem Ministerium für Finanzen und Wirtschaft
die Kleine Anfrage wie folgt:
1. Was kostete die Einführung der zentralen Zeitwirtschaft (ZZW) bei der Polizei
(nach Haushaltskapiteln detailliert getrennte Aufstellung der personellen und
finanziellen Aufwände)?
Zu 1.:
Die Kosten für die Einführung der zentralen Zeitwirtschaft belaufen sich im Innenressort bisher auf 1.437.578,72 Euro. Sie wurden aus Kapitel 0314 „Zentrale
Veranschlagungen Polizei“ gezahlt.
Diese Mittel wurden für die Beschaffung von Hard- und Software, Zeiterfassungsgeräten und der notwendigen Powerinjektoren sowie für die Verkabelungsarbeiten bei Bestandsliegenschaften benötigt. Es stehen noch Rechnungen in
Höhe von rd. 10.000 Euro für Verkabelungsarbeiten und Zeiterfassungsgeräte
aus. Die Mittel fließen noch im Laufe dieses Jahres ab.
Der personelle Aufwand im Bereich der Polizei kann nicht detailliert beziffert
werden, da ein Großteil der Projektarbeit im Nebenamt geleistet wurde und nur
einzelne Beschäftigte temporär vollständig in die Projektarbeit eingebunden waren.
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Das Projekt wurde im Übrigen in enger Kooperation mit dem Landesbetrieb
Competence Center (LCC) durchgeführt. Das Projektteam im LCC setzte sich aus
Angehörigen des LCC sowie externen Beratern zusammen. Durch den LCC wurde die Anpassung der Software der Firma S. auf die polizeilichen Bedürfnisse
übernommen. Hierauf entfielen aus Kapitel 0603 rd. 750.000 Euro.
Der Erwerb der SAP-Lizenzen wurde ebenfalls über den LCC abgewickelt und
fiel nicht in die Projektkosten. Dort erfolgte der Erwerb im Hinblick auf den
ressortübergreifenden Einsatz der ZZW, z. B. auch in der Finanzverwaltung des
Landes.
2. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst) ist in den einzelnen Präsidien
respektive dem Landespolizeipräsidium und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem Bereich der zentralen Zeitwirtschaft betraut?
3. Wie viel des in Frage 2 genannten Personals ist bzw. war in operativen Einheiten tätig?
Zu 2. und 3.:
Die Aufgaben im Zusammenhang mit der Zentralen Zeitwirtschaft sind auf eine
Reihe von „Akteuren“ (z. B. Zeitwirtschaftsbeauftragte, PEP-Beauftragte, Vorgesetzte als Genehmiger, Angehörige der Stabsstelle ZZW im Präsidium Technik,
Logistik, Service der Polizei) verteilt, die die entsprechenden Aufgaben teils ausschließlich, teils anteilig und, was Letzteres anbelangt, regelmäßig mit wechselndem Anteil an ihrer Gesamtarbeitszeit, wahrnehmen. Die erbetene Aussage wäre
demnach, wenn überhaupt, nur mit einem unverhältnismäßigen Erhebungsaufwand bei den Dienststellen und Einrichtungen für den Polizeivollzugsdienst möglich. Hiervon wurde nicht zuletzt aufgrund der gegenwärtigen Belastungssituation
in der Polizei abgesehen, zumal das Ergebnis einer solchen Erhebung schon mit
Blick auf die erst kurze flächendeckende Laufzeit des Systems letztlich wenig
aussagekräftig wäre.
4. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst und Nichtvollzug) war vor Einführung der zentralen Zeitwirtschaft in den einzelnen Präsidien respektive des
Landespolizeipräsidiums und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem
Gebiet der Zeitwirtschaft gebunden (Aufstellung detailliert je Dienststelle einschließlich der jeweiligen Organisationseinheiten)?
Zu 4.:
Die erbetene Aussage kann nicht getroffen werden. Vor Einführung der Zentralen
Zeitwirtschaft kamen in den Dienststellen und Einrichtungen völlig unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zum Einsatz. Zum Teil wurde auch noch mit manuellen Aufschrieben gearbeitet. Eine Aussage zum personellen Aufwand wäre demnach, wenn überhaupt, nur mit einem unverhältnismäßigen Erhebungsaufwand
möglich. Hiervon wurde abgesehen. Auf die Antwort zu Frage 2 und 3 wird im
Übrigen verwiesen.
5. Welchen Mehrwert erkennen die einzelnen Präsidien respektive das Landespolizeipräsidium und das Landeskriminalamt in der zentralen Zeitwirtschaft?
Zu 5.:
Der Rechnungshof Baden-Württemberg hatte in seinen Denkschriften der Jahre
2005, Beitrag Nr. 7, sowie 2010, Beitrag Nr. 6, die zügige Installation der elektronischen Zeiterfassung bei der Landespolizei aufgrund der nachgewiesenen Vorteile gefordert. Kernargumente waren die von ihm erwarteten Freisetzungspotenziale von Mitarbeiterkapazitäten durch den Wegfall des Zeitaufwandes für Selbstaufschriebe und Genehmigungsläufe. Weitere angeführte Vorteile waren die Vereinheitlichung der bislang sehr heterogen umgesetzten arbeitszeitrechtlichen Vorschriften, die Fehleranfälligkeit der manuellen Erfassung mittels handschriftli-
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chem Eintrag in Vordrucken oder durch die Eingabe in Excel-Tabellen, die Möglichkeit der Kontrolle der Arbeitszeit durch Vorgesetzte sowie die Überwachung
der Kappungsgrenzen von Gleitzeitstunden und der Rechtmäßigkeit des Anfalls
von Mehrarbeit.
Der Landtag hatte in der Folge mit zwei Beschlüssen im Jahr 2010 die Landesregierung ersucht, dem Landtag über den Fortgang der in der Denkschrift fixierten Forderungen zu berichten, die Vorschläge des Rechnungshofs umzusetzen,
insbesondere einheitliche Standards zur Erfassung der Arbeitszeit festzulegen und
auf die einheitliche Anwendung der arbeitszeitrechtlichen Vorschriften hinzuwirken sowie die notwendigen Mittel für die Beschaffung der Hard- und Software
zur elektronischen Zeiterfassung bei der Landespolizei bereitzustellen (Landtagsdrucksache 14/6068 sowie 14/7006).
Zweck der zentralen Zeitwirtschaft ist, die automatisierte Erfassung und Abrechnung der Arbeitszeiten der Beschäftigten nach einem einheitlichen System, die
Optimierung der Erfassungsprozesse und eine minutengenaue Arbeitszeitabrechnung zu ermöglichen. Das System gewährleistet eine übersichtliche Darstellung
der geleisteten Arbeitszeiten, eine komfortable Administration von Buchungen
und Fehlzeiten, die Möglichkeit der Planung von polizeilichen Einsätzen und
Sonderdiensten, eine hohe Transparenz und Aktualität sowie Handhabungs- und
Rechtssicherheit in der Arbeitszeitabrechnung für Beschäftigte und Vorgesetzte.
Durch die Schnittstellen zu DIPSY und DAISY werden unnötige Mehrfacherfassungen vermieden.
In den Monaten Juni und Juli 2015 fanden bei allen Dienststellen und Einrichtungen für den Polizeivollzugsdienst Abschlussbesprechungen des Projekts ZZW statt.
Die Abschlussgespräche hatten durchweg einen positiven aber auch konstruktiv
kritischen Charakter. Im Übrigen wäre eine Aussage zur Bewertung des Mehrwerts zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch verfrüht.
6. Aus welchem Grund hat man sich für das System der Firma S. im Vergleich zu
anderen Anbietern, die sich schon bei der Polizei im Echtbetrieb befanden, entschieden?
Zu 6.:
Die Arbeitsgruppe Elektronische Zeiterfassung (ElZe) hatte seit September 2009
ein Fachkonzept als Grundlage für die Beschaffung von Zeiterfassungssystemen
erarbeitet. Hierbei wurden die bei den Polizeidienststellen bereits genutzten kommerziellen Zeiterfassungssysteme hinsichtlich ihrer Leistungsmerkmale überprüft. Die wesentlichen Anforderungen wurden von diesen Systemen unter entsprechenden Anpassungen erfüllt. Überschneidungen ergaben sich zum Verfahren
Elektronisches Wachbuch (ElWa) hinsichtlich des notwendigen Merkmals der
Erstellung einer Dienstplanung. Diese bei mehreren Polizeidienststellen im Pilotbetrieb betriebene Anwendung bestand aus Elementen des im Rahmen der Neuen
Steuerungselemente (NSI) erworbenen und durch den LCC programmierten Softwarepakets der Firma S.
Die Arbeitsgruppe ElZe stellte fest, dass das ElWa um das Modul Zeitwirtschaft
der Firma S. erweitert werden könne. Weitere Alternativen wie die Beschaffung
eines kompletten kommerziellen Zeiterfassungssystems oder das Zusammenwirken von ElWa mit einem neu zu beschaffenden externen Zeiterfassungssystem
über eine Schnittstelle wurden von der Projektgruppe aufgrund der Risiken und
Redundanzen klar nachrangig bewertet. Die technische Durchführbarkeit einer
Integration der elektronischen Zeiterfassung in andere Systeme der Firma S. wurde beim Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis als Anwender näher betrachtet. Als wesentliches Ergebnis konnte festgehalten werden, dass das System bei einer großen
Behörde mit sehr unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen funktioniert.
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Die Projektgruppe ZZW kam schließlich im Februar 2012 nach umfassender Prüfung und Abwägung zu dem Ergebnis, dass nur das Modul Zeitwirtschaft der
Firma S. die Anforderungen an ein zukunftsfähiges und wirtschaftliches System
für eine zentrale Zeitwirtschaft der Polizei erfüllt. Zusammenfassend wurde festgestellt, dass mit diesem System
− die Entwicklung und Darstellung der unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle
möglich ist
− die hohen Investitionen in das elektronische Wachbuch einschließlich der
Dienstplanung schnittstellenfrei eingebunden werden können
− die Polizeinetzfähigkeit gewährleistet ist
− die Echtzeitdarstellung gegeben ist
− die problemlose Implementierung in die bei der Landesverwaltung bereits vorhandene und genutzte Software-Umgebung des Anbieters möglich ist und
− die Schnittstellen zu notwendigen Import- und Export-Möglichkeiten an DIPSY
und DAISY möglich sind.
Gründe für die Entscheidung waren demnach insbesondere die Wirtschaftlichkeit,
resultierend aus dem integrativen Zusammenwirken zwischen dem bereits entwickelten Dienstplanungsmodul der Anwendung Elektronisches Wachbuch, die
wiederum integrativ mit dem Modul Organisationsmanagement der Firma S. verbunden war, und den Zeitwirtschaftskomponenten. Die im Land bereits im Einsatz befindliche Software der Firma S. war in der Lage, diese Integration zu leisten.
7. Wie erfolgte die Pilotierung und die Einführung des Systems?
Zu 7.:
Das Projekt ZZW wurde in drei Phasen umgesetzt:
Die konzeptionelle Phase des Projekts lief vom April 2013 bis Juni 2014. Hauptaufgabe war die Ausschreibung der Hardware sowie die Entwicklung der Software.
Im Zeitraum Juli bis September 2014 schloss sich die Pilotphase an. Nach Zustimmung des Hauptpersonalrats der Polizei am 8. April 2014 erfolgte der Pilotstart des Projekts am 1. Juli 2014 beim Polizeipräsidium Offenburg sowie dem
Präsidium Technik, Logistik, Service der Polizei und am 1. August 2014 beim
Polizeipräsidium Karlsruhe. Zweck der Pilotierung war der umfassende Test der
Software sowie der technischen Infrastruktur. Durch die Einbindung von ca.
5.000 Beschäftigten war gewährleistet, dass die Umsetzung aller arbeitszeitrechtlichen Bestimmungen im Programm und damit die korrekte Berechnung der Arbeitszeiten getestet werden konnte. Von Juli bis September erfolgten 315.953
Zeitbuchungen. Für die Pilotphase waren beim Polizeipräsidium Karlsruhe 102,
beim Polizeipräsidium Offenburg 47 und beim PTLS Pol 35 Zeiterfassungsterminals in Betrieb genommen worden.
Am 30. September 2014 erfolgte die Zustimmung des Hauptpersonalrats der Polizei zum landesweiten Rollout (dritte Phase). Der endgültige Rolloutverlauf erfolgte sukzessive zwischen dem 1. November 2014 und dem 1. April 2015.
Die Dienststellenleitungen wurden jeweils durch die Projektleitung in einem persönlichen Gespräch informiert. Ferner wurden alle Dienststellen und Einrichtungen für den Polizeivollzugsdienst in Auftaktveranstaltungen durch das Teilprojekt
Rollout auf die Einführung der ZZW vorbereitet.
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8. Wie lauten die Ergebnisse der Evaluation bei den Pilotdienststellen (Detaillierte Angabe je Dienststelle)?
Zu 8.:
Die Evaluation bei den Pilotdienststellen erfolgte im Zeitraum 1. bis 22. September 2014 auf Basis der Anregungen und Fragen aus den Informations- und Schulungsveranstaltungen, der Auswertung der übersandten Verbesserungsvorschläge
und Anregungen, des Fehlerkorrekturprozesses, der Mitarbeiterumfrage sowie der
Workshops bei den Pilotdienststellen. Methoden der Evaluation waren statistische
Erhebungen, qualitative und quantitative Messungen sowie eine Mitarbeiterumfrage. Am 30. September 2014 wurde das Ergebnis in der Sitzung des Hauptpersonalrats der Polizei vorgestellt. Die Dienststellen und die Übergangspersonalräte
wurden in die Bewertung des Pilotverlaufs eingebunden.
Mitarbeiterumfrage: Alle Beschäftigen der Pilotdienststellen konnten an der Befragung teilnehmen. Damit war gewährleistet, dass Bedienstete mit unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ihre Bewertung abgeben konnten und Verbesserungsbereiche erkannt werden. Die Befragung wurde mittels einer Online-Mitarbeiterumfrage durchgeführt. Die Teilnahme war freiwillig und anonym.
Die Befragung wurde zum Zweck der Überprüfung der technischen Funktionsfähigkeit, der genauen Arbeitszeitabrechnung und Anwenderfreundlichkeit der
Zeitwirtschaft durchgeführt. Die Fragestellungen orientierten sich ausschließlich
an dieser Zweckbestimmung.
Quantitative Messungen: Während der Pilotphase wurden quantitative Messungen
im technischen Bereich, Anzahlmessungen bei den Erfassungsterminals und
DIPSY-Datenübermittlungen sowie technische Anzahlmessungen auf dem Middleserver durchgeführt.
Qualitative Messungen: Zur Erhebung qualitativer Aussagen wurden Datenkorrekturen und Neuanlagen in DIPSY im Fünf-Minuten-Rhythmus in die Zentrale
Zeitwirtschaft übermittelt. Tägliche Buchungen an den Zeiterfassungsterminals
und im Zeitwirtschaftsportal wurden in der Arbeitszeitübersicht dargestellt. Auf
der Basis der Arbeitszeitplanregel und der Buchungen erfolgte die Darstellung der
täglichen Arbeitszeit.
Von 5.173 Beschäftigten bei den drei Präsidien haben 1.806 (ca. 35 %) an der
Mitarbeiterumfrage teilgenommen. Bei jeder Pilotdienststelle wurde zudem ein
eintägiger Workshop unter Leitung des Projektleiters ZZW durchgeführt.
Zusammenfassend konnte festgestellt werden, dass das Programm ZZW alle Zeitbuchungen korrekt abrechnet und alle von den Dienststellen gewünschten Arbeitszeitmodelle entwickelt, getestet und eingeführt werden konnten.
9. Gab es Störungen und Ausfälle der ZZW (detaillierte Darstellung getrennt
nach Dienststellen mit Angabe des Grundes der Störung und dem Zeitraum des
Ausfalls)?
Zu 9.:
Bislang kam es zu keinem unvorhergesehenen Ausfall der IT-Anwendung „Zentrale Zeitwirtschaft“. Im Rahmen der vorgeplanten System-Wartungsarbeiten
konnten dagegen kurzzeitige Störungen und Ausfälle nicht verhindert werden,
was aber auch bei jeder anderen IT-Anwendung unvermeidbar ist. Im Zusammenhang mit den Produktivsetzungen im letzten Jahr kam es vereinzelt zu Performanceeinschränkungen (Kapazitätsproblemen) im Portal, die jedoch kurzfristig beseitigt wurden und keinen längeren Ausfall nach sich zogen. Zudem ist ein Fall bekannt, in dem es zu Übertragungsproblemen zwischen der Software zur Erfassung
der Arbeitszeit an den Terminals und dem System kam. Der vorübergehende
Datenverlust wurde jedoch unmittelbar mit der zuständigen Firma beseitigt.
Störungen in der übrigen IT-Struktur (z. B. Netzausfälle, Hardwaredefekte) wurden in die Betrachtung nicht einbezogen.
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10. Wie bewertet sie den Erfolg und die Zufriedenheit der Anwender mit dem
System?
Zu 10.:
Die Einführung jeder neuen IT-Anwendung bringt Anlaufschwierigkeiten bei den
Anwendern mit sich. Je mehr sich die Anwender mit der neuen IT-Anwendung
befassen, desto mehr steigt erfahrungsgemäß auch die Akzeptanz. Bereits während der Projektphase wurden Optimierungen am System der Zentralen Zeitwirtschaft vorgenommen und Schulungsmaßnahmen angeboten. Im Übrigen ist eine
abschließende Bewertung der Anwenderzufriedenheit mit Blick auf den seit der
Einführung verstrichenen vergleichsweise kurzen Zeitraum zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht möglich.
Gall
Innenminister
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