Whitepaper

WPS 4
Einsatzbereiche, Funktionalitäten & Highlights
des neuen WPS 4
- WHITEPAPER -
WALLMEDIEN AG
An der Talle 89 | 33102 Paderborn
[email protected]
www.wps4.de
WHITEPAPER
WPS 4
Beschreibung und Einsatzmöglichkeiten
Einfach & intelligent beschaffen
WPS ist ein webbasiertes E-Procurement System, das einkaufende Unternehmen über den kompletten Purchase-to-Pay
Prozess hinweg von der Bedarfsformulierung bis hin zur Abrechnungs- und Zahlungsabwicklung optimal unterstützt.
WPS vereinfacht und standardisiert das Einkaufen insbesondere von indirekten Gütern & Dienstleistungen, unterstützt
bei der schnellen Abwicklung von Bestellprozessen dank bewährter Best-Practice Workflows und liefert wertvolle
Auswertungs- und Reportingfunktionalitäten auf Basis jahrzehntelanger Markterfahrung.
IHRE BESCHAFFUNGSLÖSUNG
360° Procure2Pay
Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können über
eine moderne und intuitiv verständliche Benutzeroberfläche
eigenständig
nach
gewünschten
Artikeln suchen, ihren Bedarf dabei aus beliebig
vielen
angebundenen
Contentquellen
wie
Katalogen, Webshops oder Marktplätzen decken
und in einen automatisierten und revisionssicheren
Bestellprozess überführen.
Strategische Einkäufer und Einkaufsentscheider
können die Bestellanforderungen der Mitarbeiter
prüfen, Warenkörbe optimieren, kontieren und
genehmigen. Dabei unterstützt WPS 4 durch
praxiserprobte
Genehmigungsworkflows,
die
flexibel an die individuellen Anforderungen des
Unternehmens angepasst werden können.
EINE LÖSUNG
Für jede Unternehmensgröße
Aufgrund der hohen Flexibilität kann WPS 4 über
alle Unternehmensgrößen, die sich für den Einsatz
einer
elektronischen
Beschaffungslösung
entscheiden, optimal eingesetzt werden. So wird
das System derzeit sowohl von Unternehmen im
Mittelstand auf nationaler Ebene mit rund 100
Usern, als auch von internationalen Großkonzernen
weltweit eingesetzt.
Derzeit werden 30 Sprachen für über 50 Länder, in
denen das System live ist, aktiv unterstützt. Der
Betrieb der Lösung kann dabei vom einkaufenden
Unternehmen selber oder durch WALLMEDIEN
erfolgen. Regionale Partner unterstützen bei
Implementierung und Support.
WALLMEDIEN AG An der Talle 89 33102 Paderborn
IHR NUTZEN
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
Beschleunigung Ihrer Beschaffungsprozesse
Kostensenkung Ihres Bestellprozesses
Weniger „Maverick Buying“
Mehr kontrollierte Beschaffung (Compliance)
Mehr Transparenz im Beschaffungsprozess
Mehr Effizienz in der Abwicklung von Bestellanforderungen
IHR CONTENT
Zentral verfügbar
WPS 4 ermöglicht die Integration aller Arten von Content
und macht den Mitarbeitern das gesamte Sortiment über
eine dedizierte Sichtensteuerung in einer zentralen Suche
verfüg- und bestellbar. So können Content-Manager eigene
strategische Lieferanten und verhandelte Kataloge bereitstellen, externe Webshops und Marktplätze angebunden
werden und komplexe Dienstleistungen & Anfragen bei
Lieferanten nahtlos in WPS integriert werden. Das System
verfügt bei Auslieferung bereits über einen integrierten
Marktplatz, der auf Wunsch deaktiviert werden kann. Dem
Einkäufer bietet das integrierte Reporting dabei wertvolle
Entscheidungsunterstützung bei der Optimierung von
Einkaufsprozessen, der Steuerung der Beschaffungskanäle
sowie der idealen Zusammenstellung der eigenen und extern
angebunden Sortimente.
EIN WPS – ÜBERALL EINSETZBAR
WPS für SAP | WPS für SRM | WPS für Fiori & HANA
WPS unterstützt schon heute als E-Procurement System
zahlreiche Unternehmen über den kompletten Purchase-toPay Prozess. Neben diesem Ansatz nutzen bereits seit einigen
Jahren viele Unternehmen das WPS aktiv als Beschaffungssystem in Kombination mit SAP SRM. Die User arbeiten dabei
ausschließlich auf der WPS Oberfläche, wobei alle relevanten
Daten trotzdem im SAP SRM verarbeitet werden.
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WPS 4
Auf einen Blick
Neue
Suche
Wiederkehrende
Bestellungen
Warenkorb
Harmonisierung
DIE HIGHLIGHTS
Mehr Komfort, mehr Funktionalität
Das neue Major Release 4 hebt das WPS durch
umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen auf
eine neue Stufe. Der Fokus der Weiterentwicklung
lag
dabei
insbesondere
auf
zusätzlichen
Komfortfunktionen in den Bereichen Suche und
Warenkorb.
Dienstleistungsbeschaffung direkt in WPS
Integration der
Meplato Mall
“
Mit WPS 4 haben wir die Suche auf ein neues
Level gehoben und gleichzeitig mehr Komfort
und Funktionalität geschaffen, um noch mehr
Bedarfe über das System schneller und
effizienter abwickeln zu können!
„
Philipp John, Product Owner WPS
Die Neue Suche
Als zentraler Ausgangspunkt ist die Suche
insbesondere vor den Aspekten Performance,
Qualität der Ergebnisse und Usability von
entscheidender Bedeutung für den Erfolg und
Akzeptanz der Beschaffungslösung. Gerade in
Zeiten stark wachsender Datenvolumina und der
Erfahrungen aus dem gewohnten B2C-Umfeld ist
auch der Anspruch an eine performante und
zukunftsfähige Suche im B2B Segment deutlich
gestiegen. Zielsetzung für WPS 4 war es daher, die
bereits sehr gute Suche aus WPS 3.x zur besten und
fortschrittlichsten Suche aller im Markt befindlichen
E-Procurement Lösungen weiterzuentwickeln.
Die neue Suche in WPS 4 vereint diese Ansprüche. Sie skaliert
auch bei weit über 20 Mio. Artikeln und liefert sehr schnell,
nicht limitierte Suchergebnisse. Das „1000-Treffer-Problem“,
bekannt aus vielen Beschaffungssystemen, gehört der
Vergangenheit an. Dabei werden sowohl dem Einkauf als auch
den Mitarbeitern zahlreiche Komfortfunktionen standardisiert
mit der neuen Suche zur Verfügung gestellt.
Meinten Sie?
Als Suchunterstützung werden dem User nun alternative
Suchbegriffe vorgeschlagen, um besser auf andere
Schreibweisen, mögliche Schreibfehler oder Ungenauigkeiten
zu reagieren. Die alternativen Suchbegriffe werden angezeigt,
wenn es keine Treffer gibt oder die erwartete Trefferanzahl
deutlich unter den Erwartungen liegt, beispielsweise bei
weniger als 100 Treffern auf eine übliche Suchanfrage nach
Tonern. Die „Meinten Sie“-Funktion leistet einen wesentlichen
Beitrag zur Erhöhung der User-Akzeptanz und hilft, mögliche
nachgelagerte
Freitextanfragen
durch
eine
aktive
Benutzerführung zu reduzieren.
•
Neue Suchtechnologie
•
Massive Performance Steigerungen
•
Verarbeitung nahezu unbegrenzter
Datenmengen
•
Erweiterte „Type-Ahead“ Funktionen
•
„Meinten Sie“ Funktion
•
Anzeige ähnlicher Artikel
Relevanz- und Präferenzsteuerung von Artikeln
•
Relevanz- und Präferenzsteuerung von
Artikeln, Warengruppen und Lieferanten
•
Darstellung von lokalisierten StandardKategorie-Bezeichnungen und Erweiterung
um eCl@ss Merkmale
•
Vergrößerte Darstellung von Produktbildern
in der Trefferliste
•
Kontextsensitive Absprünge in angebundene
Webshops
Eine der wesentlichen Komfortfunktionen der neuen Suche in
WPS 4 ist die Relevanz- und Präferenzsteuerung von Artikeln.
Mit der neuen Suche kann der Einkauf bewusst bestimmte
Artikel, Artikelgruppen oder Lieferanten in der Trefferliste
herauf- oder herabstufen. Dem Einkauf steht hierzu ein leicht
verständliches Steuerungssystem zur Verfügung. Es ermöglicht
die Umsetzung von spezifischen Einkaufsstrategien und die
Steuerung der Beschaffungskanäle.
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WPS 4
Auf einen Blick
Die Meplato Mall als vollintegrierte Catalog Cloud
Mit der Möglichkeit zur vollständigen Integration der Meplato Mall in WPS ist es ab sofort möglich, Ihren gesamten
Marktplatz-Content nahtlos zu integrieren und über die Suche in der zentralen Trefferliste von WPS darzustellen.
Unnötige und umständliche OCI-Absprünge sind Vergangenheit. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt
aus einem deutlich größeren Sortiment Ihre Bedarfe zu decken.
Warenkorbharmonisierung
DIe Überarbeitung des Warenkorbmanagements war
neben der Implementierung der neuen Suche einer
der wesentlichen Treiber für WPS 4. Basierend auf
einem detaillierten und umfänglichen Marktfeedback
war das primäre Ziel, neben neuen zusätzlichen
Funktionen, die Benutzerführung im Rahmen der
Warenkorberstellung
wesentlich
intuitiver
und
verständlicher zu gestalten.
•
Modernere und benutzerfreundlichere UI
•
Zusammenführung von Warenkorb- und
Lieferdaten
•
Paralleles Bearbeiten mehrerer Warenkörbe
•
Kopieren von Warenkörben
•
Wechsel zwischen x-beliebig vielen offenen
Warenkörben
•
Anzeige von Warenkorbinhalten ohne in diese
abzuspringen
Wiederkehrende Bestellungen
WPS 4 automatisiert die Beschaffung wiederkehrender
Bedarfe. Einkäufer haben zukünftig die Möglichkeit, alle
wiederkehrenden Bestellungen effizient abzubilden und
Lieferpläne zur automatischen Wareneingangserfassung
zu verwenden. Anwender sind nun in der Lage:
.
Abb.: Wiederkehrende Bestellungen in WPS 4
Dienstleistungsbeschaffung
Mit WPS 4 ist die Dienstleistungsbeschaffung erstmals
vollintegrierter Lösungsbestandteil von WPS. Von der
Bedarfsspezifizierung bis hin zur Leistungsabnahme
können nun alle Prozesse in der Prozesskette der
Beschaffung von Dienstleistungen innerhalb von WPS 4
standardisiert und automatisiert abgebildet werden.
•
Gruppierung von Leistungen
•
Bestellung von geplanten und ungeplanten
Leistungen unter Verwendung von erwarteten
Werten und Limits
•
Leistungsrückmeldung (Erstellung durch
Leistungsempfänger oder Lieferant, Freigabe,
Kontierung) sowie
•
Beschaffung von Dienstleistungen mit und ohne
Verwendung von Dienstleistungsbestellungen
im SAP MM / SAP MM SRV
•
Liefereinteilungen zu erfassen
•
Diese Liefereinteilungen an SAP zu übertragen
•
Wiederkehrende Rechnungen in einen automatischen
3-Wege Abgleich zu bringen
•
Automatische Wareneingangsbuchungen auf Basis
von Liefereinteilungen vorzunehmen
Einkäufer können durch WPS 4 Abo-Warenkörbe mit
automatischer Bestellung gemäß Zeitplan erstellen, um
wiederkehrende
Bedarfe
vollständig
automatisiert
abzuwickeln.
Abb.: Abo-Warenkorbmanagement in WPS 4
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WPS 4
Funktionsübersicht & Nutzen
AUF EINEN BLICK
Ergänzende Produkte
Prozesse & Komponenten in WPS
Die
folgenden
Unternehmensprozesse
Einkaufsorganisation werden unterstützt:
•
•
•
•
•
•
•
Ihrer
•
Waren und Dienstleistungen beschaffen
Komplexe Dienstleistungen beschaffen
(in Verbindung mit dem Produkt SPE)
Wareneingänge und Leistungserfassungen
buchen
Bestellungen reklamieren
Rechnungen erfassen
Bestellpositionen bei Lieferanten anfragen
(in Verbindung mit dem Modul easyRFX)
Kataloge importieren und aktualisieren
•
•
•
•
•
•
•
•
Komponenten für den Procure-to-Pay Prozess:
•
•
•
•
•
•
Bedarfsformulierung
Bestellabwicklung
Bestelloptimierung
Wareneingang / LEB
Abrechnung
Reklamation
Dienstleistungen & Services
WALLMEDIEN bietet als Ergänzung zu WPS 4 die
folgenden Dienstleistungen an:
•
•
•
Weitere funktionale Komponenten
•
•
•
•
Aufgabenverwaltung
Abwesenheitsassistent und Vertretung
Controlling und Reporting
Administration und Verwaltung
•
•
•
Lieferumfang
WPS 4 hat den folgenden Standardlieferumfang:
•
•
•
•
•
Online Anwenderhilfe
Handbuch für Benutzer
Handbuch für Administratoren
Handbuch für Installation
Sprachpakete Deutsch und Englisch
Betriebsmodelle
WPS 4 unterstützt folgende Betriebsmodelle:
•
•
•
Dediziertes System, On-Premise beim Kunden
Dediziertes System, Betrieb bei WALLMEDIEN
(ASP)
SaaS Multi-Mandanten / App-Cloud
WALLMEDIEN AG An der Talle 89 33102 Paderborn
WPS mobile zur schnellen und benutzerfreundlichen Genehmigung von Warenkörben und
Bestelländerungen
SPE für die Beschaffung komplexer
Dienstleistungen und VMS Integration
easyRFX für Anfragen bei Lieferanten
WPS Portal für den Belegaustausch mit den
Lieferanten
WPS Reporting Cockpit
Konfigurator für die Beschaffung komplexer
Produkte
OCI Hub für die komfortable Anbindung von OCI
Shops
Visitenkartengenerator / Printmaterialkonfigurator
catscout für umfassende
Katalogmanagementfunktionen
•
•
•
•
E-Procurement Prozessberatung
Lasten- und Pflichtenhefterstellung
Installation und Customizing von WPS 4 und
Integration in ERP Systeme, wie z.B. SAP
Integration von ergänzenden 3rd Party Systemen
für Sourcing, Contract Management, Supplier
Portal, Payment Solutions u.vm.
Kundenspezifische Software Erweiterungen
Lieferantenintegration mit Katalogmanagement,
Shop-Anbindungen und Direktanbindungen für
den elektronischen Belegaustausch
Einkaufsdienstleistungen
für
Sourcing
und
operativen Einkauf
Erstellung von Reports und Analysen als Service
Wartung und Betrieb
First Level Support mit online Ticketsystem und
Hotline in vielen Sprachen 24/7
Anbindungsmodelle
WPS 4 unterstützt folgende Einsatzmöglichkeiten:
•
WPS als E-Procurement System mit Anbindung an alle
ERP-Systeme, wie SAP, Oracle, Navision etc.
•
WPS als Beschaffungssystem vor SAP SRM
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