ISO-Workshop-Unterlagen 2015

ISO
INTERCOM® School Office
Stand 2015
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO (INTERCOM® School Office) ...................................................................................................................... 4
Was ist das ISO – Programm eigentlich? ............................................................................................................ 5
Vorgeschriebene Allgemeine Grundzahlen: ....................................................................................................... 5
Personal-Grundzahlen: ...................................................................................................................................... 5
Allgemeine Grundzahlen: ................................................................................................................................... 5
Grundlagen ELAK ................................................................................................................................................ 6
Abschnitte .............................................................................................................................................................. 6
Grundzahlen .......................................................................................................................................................... 6
Akt .......................................................................................................................................................................... 6
Einlaufstücke EL ................................................................................................................................................... 6
OÖ Schulkennzahlen ............................................................................................................................................ 7
Organisationseinheit ............................................................................................................................................. 8
Fensterübersicht .................................................................................................................................................. 10
Die Symbole: ........................................................................................................................................................ 10
Anlegen von Einlaufstücken EL ........................................................................................................................ 11
Anlegen einer Personal Grundzahl oder Allgemein Grundzahlen ................................................................. 12
Beispiele ............................................................................................................................................................... 13
Anlegen einer Personaladresse mit Verknüpfung zur Grundzahl .................................................................. 15
Anlegen von neuen Aktenstücken in den Abschnitten Personal oder Allgemein! ......................................... 16
Einlaufstücke aus dem Arbeitskorbschule einer Personalgrundzahl Zuordnen! .......................................... 18
Beispiele: .......................................................................................................................................................... 19
Umprotokollierung von Grundzahlen ............................................................................................................... 20
Beispiele: .......................................................................................................................................................... 21
Änderungen von Daten in der Personaladresse ................................................................................................ 22
Beispiele: .............................................................................................................................................................. 23
Löschen/stornieren von Grundzahlen ............................................................................................................... 24
Stornierungen von Grundzahlen aufheben ....................................................................................................... 24
Dokumente Versenden per E-Mail! ................................................................................................................... 25
Beispiele: .......................................................................................................................................................... 25
Versenden per I.DEAL ....................................................................................................................................... 26
Einbinden von E-Mail in den ISO ..................................................................................................................... 27
Objektliste und ihre Ansichten .......................................................................................................................... 28
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Der Explorer ........................................................................................................................................................ 28
Die Ansicht auf Standardeinstellungen zurücksetzen ...................................................................................... 29
Versenden von Akten per I.Deal ........................................................................................................................ 29
Nachrichtentransfer mit ISO ............................................................................................................................. 32
Durchführung des Nachrichtentransfers bei der ISO-Einzelplatz-Version: ..................................................... 32
Posteingang – Verakten von Einlaufstücken .................................................................................................... 33
Einlaufstücke einem neuen Akt zuordnen ........................................................................................................ 33
Einlaufstücke einem bestehenden Akt zuordnen ............................................................................................. 36
Wiedervorlage ..................................................................................................................................................... 38
Aus der Wiedervorlage holen ............................................................................................................................. 39
Aktenbuch ............................................................................................................................................................ 40
Links: ................................................................................................................................................................... 41
Testdokument mit allen verfügbaren Dokumentvariablen ............................................................................. 42
Hauptgruppe ....................................................................................................................................................... 42
Untergruppe ........................................................................................................................................................ 42
Allgemeine Dokumentvariablen ........................................................................................................................ 42
Daten der Einbringeradresse ............................................................................................................................. 42
Daten zur eigenen Schule ................................................................................................................................. 43
Daten zur Stammschule (Verknüpfung mit der Personalgrundzahl ist Voraussetzung) ............................. 44
Daten des Dokuments ......................................................................................................................................... 45
Erstellen einer Dokumentenvorlage für den ISO ............................................................................................. 47
Erstellen einer frei definierten Dokumentvariablen (xml) .............................................................................. 51
Fehlermeldung beim Start im ISO .................................................................................................................... 54
Erlass ISO/I.Deal Echtbetrieb............................................................................................................................ 55
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
®
ISO (INTERCOM School Office)
In nahezu allen weiterführenden österreichischen Bundesschulen
ist ISO (INTERCOM® School Office) im Verwaltungsbereich im Einsatz. Dieses
Produkt wurde speziell auf die Anforderungen der Schulen ausgerichtet. Die
Benutzer erhalten damit ein sicheres und benutzerfreundliches elektronisches
Aktenverwaltungssystem.
®
ISO ist ein Produkt der INTERCOM -Visual-Desktop-Familie und ermöglicht es Ihnen, Ihren E®
Mail-Verkehr über eine verschlüsselte I.DEAL-Verbindung (INTERCOM Data-Exchange- and
Application Link) abzuwickeln und den Postlauf an Ihrer Schule übersichtlich zu organisieren.
Weiters bietet ISO die Möglichkeit, Akten in elektronischer Form (ELAK) in Ihrer Organisation
zu verwenden. Durch die Integration von Standardsoftware können Dateien unterschiedlicher
Herkunft verwaltet, bearbeitet und abgelegt werden.
Sämtliche Aktionen werden von ISO protokolliert und sind somit jederzeit nachvollziehbar.
Durch die integrierte Benutzerverwaltung wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen
Zugriff auf das Programm haben.
BMUKK
SKZ:010000
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
LSR f. OÖ
SKZ:400000
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Was ist das ISO – Programm eigentlich?
• ein Posteingangsbuch
für Papierpost, Emails und elektronische Akten
• ein Postausgangsbuch
für Papierpost, Emails und elektronische Akten
• ein Dokumentmanagement-Werkzeug
für Textverarbeitung (Word), Daten (Excel),
Adressen
• eine Ablageverwaltung
für Dokumente und Notizen im Akt und
für Akten in Ablageordnern
Vorgeschriebene Allgemeine Grundzahlen:
SKZ-1 Personalangelegenheiten / Dienstrecht
SKZ-2 Schulrechtliche Angelegenheiten
SKZ-3 Schulbauten / Budget
SKZ-4 Pädagogische Angelegenheiten
SKZ-5 Schulärztliche Angelegenheiten
SKZ-6 EDV-Angelegenheiten
SKZ-7 Allgemeines
SKZ-8 Prüfungsgebühren
Beispiel: 401101-1, 401101-4, ...
Personal-Grundzahlen:
Stammlehrer und Verwaltungspersonal (Dienstweg über Schule)
Allgemeine Grundzahlen:
Form: SKZ-x
oder
SKZ-xx
oder
SKZ-xxx
x ... alphanumerisches Zeichen, d.h. Zahlen
0 bis 9
Buchstaben a bis z,
Buchstaben A bis Z
keine Sonderzeichen, keine Leerzeichen!
Beispiel: 401101-5A, 401101-001, 401101-m03, ...
diese letzten 3 Zeichen können einem bereits existierenden
Ablagesystem angepasst werden!
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Grundlagen ELAK
Organisationseinheit in der Schule
Der Elektronische-Aktenlauf wird im ISO in der Organisationseinheit abgebildet (Schulkennzahl,
Schuladresse, E-Mailadresse u. Telefonnummer ).
401016
4
Bundesland
4=OÖ
01
Bezirk
01=Linz-Stadt
01
Fortlaufende Nummern
z.B. erstes Gymn in Linz Stadt
6
Schultype
6=Gymnasien
Die Schulkennzahl ist der Schlüssel um Daten im ISO zuordnen zu können, und auch einen
Elektronischen Datenaustausch via I.DEAL zwischen Bmukk, Landesschulrat und Schulen zu
ermöglichen.
Abschnitte
Im Intercom School Office (ISO) sind zwei Abschnitte vorgesehen.
Die Abschnitte unterscheiden sich:
• in Personalangelegenheiten (Lehrer, Schulwarte, Sekretärinnen Schreibkräfte usw.) und
• in Allgemeinangelegenheiten (Schulbauten / Budget, EDV, Schulärztliche usw.).
Grundzahlen
Standardmäßig sind zwei Grundzahlen-Unterteilungen für den ISO bei Schulen vorgesehen.
Die Personal Grundzahlen setzen sich aus der SVNr., Nachname, Vorname (4011.080566 Muster
Franz), die Allgemein Grundzahl aus der Schulkennzahl und den Untergliederungen (401016-3 EDVAngelegenheiten) zusammen.
Akt
Akte können auf Grund von Einlaufstücken entstehen, die über ISO übermittelt wurden oder man hat
auf Grund des Posteingangs (sei es durch E-Mail oder Scannen) ein Einlaufstück erstellt
Die Aktenzahl wird bei der Zuordnung der Einlaufstücke in Personal oder Allgemein automatisch vom
System generiert; Sie kann aber auch über die Grundzahl Akt Erstellung erstellt werden.
Einlaufstücke EL
Es gibt zwei Arten von Einlaufstücken:
1. die sie über I.DEAL vom LSR f. OÖ erhalten
2. welche die Schule selbst generiert.
Im ELAK ist vorgesehen, dass fast jeder Posteingang der Schule elektronisch (Scannen;
E-Mail) in einem Einlaufstück erfasst werden soll (außer Werbematerial und dergleichen) und
dann vom Bearbeiter entschieden wird ob eine Protokollierung im Akt notwendig bzw. sinnvoll
ist.
Eine Folie soll dies nochmals veranschaulichen:
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
OÖ Schulkennzahlen
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Intercom School Office (ISO) und seine Begriffe!
Organisationseinheit Schule SKZ: 401156
Abschnitt
Persnonal
Abschnitt
Allgemein
401156-2
401156-7
401156-11
401156-14
401156-1
Wahl Gerhard
401156-6
Ganser Max
Seyr Simon
401156-13
Fuchs Josef
Moser Karl
401156-4
Danner Hans
Mayr Hans
401156-12
Bau Gerhard
Haus Josef
401156-3
Aschauer F
Protokollierung auf was ist zu achten!
(1)
(2)
(3)
Gehört es überhaupt an diese Schule?
(i.A. mit „ja“ zu beantworten)
Betrifft es
a) einen allgemeinen Themenbereich?
b) eine Personalangelegenheit?
Grundzahl
a) Falls allgemeiner Themenbereich:
Welches Sachgebiet betrifft es?
b) Falls Personalangelegenheit:
Welche Person betrifft es?8 von 58
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Abteilung/EDV-Ruhsam
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Fensterübersicht
Titelleiste
Menüleiste
Symbolleiste
Inhalt der Grundzahl
Grundzahlfenster
Objektliste
Statusleiste
Explorer
Die Symbole:
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Anlegen von Einlaufstücken EL
Im ELAK ist vorgesehen, dass fast jeder Posteingang der Schule
elektronisch(Scannen; E-Mail) in einem Einlaufstück erfasst werden soll
(außer Werbematerial und dergleichen) und dann vom Bearbeiter
entschieden wird ob eine Protokollierung im Akt notwendig bzw. sinnvoll
ist.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
5
Einlaufstück
Fenster Einlaufstück
Feld Gegenstand Betreff eingeben
Einbringer
Speichern
EL Befindet sich im Arbeitskorbschule
Wenn nötig Protokollieren durch Zuordnung
1
7 (Z)
2
3
4
6
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Anlegen einer Personal Grundzahl oder Allgemein
Grundzahlen
1
2
3
4
5
1.
2.
3.
4.
5.
Grundzahl aufrufen
Icon Lupe
Auswahl Allgemein/Personal
OK
Daten eintragen bei Feld
Bezeichnung
6. Merke: Zu einer
Personalgrundzahl gehört
auch eine Personaladresse
angelegt!
5
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Beispiele:
Legen Sie von den unten angeführten Personen bzw. Abschnitten
eine Grundzahl und eine Personaladresse an!
Hofer Michaela
Svnr 3687-080265
Anschrift Himbeerstraße 28, AT - 4055 Pucking
Telefon 0732/7070 Handy 0650/9911003 Fax 0732/7071
E-Mail: Hofer [email protected]
Müller Sabine, Mag.
Svnr 4784-160368
Anschrift Im Weideland 7 a, AT - 4073 Wilhering
Telefon 0732/7070 Handy 0650/9911003 Fax 0732/7071
E-Mail:Müller [email protected]
Hammer Renate, Mag., Professorin
Svnr 4315-191057
Anschrift Ober-Freudenstein 29, AT - 4101 Feldkirchen
Telefon 0732/7070 Handy 0650/9911003 Fax 0732/7071
E-Mail: Hammer [email protected]
Baum Monika, Mag.Dr., Professorin
Svnr 5047-060257
Anschrift Zaunerweg11, AT - 4020 Linz
Telefon 0732/7070 Handy 0650/9911003 Fax 0732/7071
E-Mail:Baum [email protected]
401101-13 Büro
Schreibtisch Sessel
401101-14 Inventar
Moped Kopierer Scanner
401101-15 Kopiergeld Geld Einnahmen
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Notizen:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Anlegen einer Personaladresse mit Verknüpfung zur
Grundzahl
1
2
3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Personaladresse aufrufen
Fenster Personaladresse mit Daten befühlen
Speichern
Personaladresse gehört mit der Grundzahl verknüpft!
Im Reiter Inhalt Verweis hinzufügen
Suchen nach Personaladresse (Nachname oder Vorname)
Name auswählen
zuordnen als Privatadresse
Übernehmen
6
5
7
8
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Anlegen von neuen Aktenstücken in den Abschnitten Personal oder
Allgemein!
(Karenzurlaub, Dienstvertrag, usw.)
1
2
1. Abschnitt Personal oder Allgemein
2. Person oder Allgemeine Grundzahl suchen
3. zwei Möglichkeiten :
1. Akt erstellen über die Grundzahl
2. Über Suchergebins (rechte Maustaste) im Fenster Neuen Akt anlegen.
4. WICHTIG! Beschlagworten im Feld Gegenstand
3/1
3/2
4
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Legen Sie von den unten angeführten Personen oder bei einer Allgemeinenzahl dazugehörige
Akte an und binden Sie die Schreiben dazu ein. Schreiben sind auf C:/ISO_Vorlagen
3350.270653
Watzer Elisabeth
3697.030245
Baumgartner Johann
3701.291174
Rechberger Hannes
4672.200871
Fink Karin
Ans Lehrpflichtermäßigung, Belohnung
Ans Teilzeitbeschäftigung
Belohnung, Ans Teilzeitbeschäftigung
Ans Sonderurlaub
Adressänderung ,Belohnung
Ans Teilzeitbeschäftigung
401101-1 Personalangelegenheiten / Dienstrecht
401101-2 Schulrechtliche Angelegenheiten
401101-3 Schulbauten / Budget
401101-4 Pädagogische Angelegenheiten
401101-5 Schulärztliche Angelegenheiten
401101-6 EDV-Angelegenheiten
401101-7 Allgemeines
401101-11 Schulwart
401101-12 Turnsaal
Beschwerde über Lehrer
Anzeige gegen Schüler
Renovierung der Küche
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Teilnehmer: Beispiele
Schulimpfung
Server Kauf
Überstunden
Ankauf von Turngeräten
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Einlaufstücke aus dem Arbeitskorbschule einer Personalgrundzahl
Zuordnen!
2 (Z)
3
4
1
5
6
7
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
8
–
18 von 58
Abteilung/EDV-Ruhsam
9
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Einlaufstück aus dem Arbeitskorbschule aufrufen
Z zuordnen auswählen
einen neuen Akt für das Einlaufstück anlegen
weiter
suchen
Person auswählen
weiter
Fertig stellen
Akt wird angelegt
Beispiele:
Die Einlaufstücke aus dem Arbeitskorbschule ordnen Sie den unten
angeführten Personen zu, legen Sie wenn nötig einen neuen Akt an oder
ordnen Sie sie einem bestehenden Akt zu.
3350.270653
Watzer Elisabeth
3697.030245
Baumgartner Johann
3701.291174
Rechberger Hannes
4672.200871
Fink Karin
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
EL Aus Arbeitskorbschule
EL Aus Arbeitskorbschule
EL Aus Arbeitskorbschule
EL Aus Arbeitskorbschule
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Umprotokollierung von Grundzahlen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Die um zuprotokollierende Grundzahl aufrufen
Aktionen
Umprotokollieren
Kürzel/Bezeichnung der Grundzahl ändern
Weiter
Daten ändern
Fertig stellen
2
3
1
6
4
5
7
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Beispiele:
Protokollieren Sie die unten angeführten Personen um!
Bei Verehelichung oder Namensänderungen ist Personaladresse auch zu ändern.
Reingruber Sabina
Ganser Sabina
Rechberger Hannes, Mag.
Rechberger Moser Hannes, Mag
Bauer Doris, Mag.
Bauer Moser Doris Mag
Nimmervoll Klaus-Dieter, Mag.
Traundorfer Straße 315 4030
Pöstlingberg 1
4020
Meschedeweg 3/1
4030
Linz
Linz
Linz
0732/7070
[email protected]
0664/854509
0732/7070
[email protected]
Andreas Hofer Platz 5
Steinfeld 12
Unterzeiß 30
Linz
Reichenthal
Neumarkt
0732/7070
07214/9901
0732/7070
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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4020
4193
4212
21 von 58
Abteilung/EDV-Ruhsam
[email protected]
[email protected]
Änderungen von Daten in der Personaladresse
(Wohnsitzwechsel, Verehelichung usw.)
1
3
4
1. Möglichkeit suchen über Personaladresse
2. Möglichkeit suchen über die Grundzahl im Reiter Inhalt
3. Suche nach der Person
4. Ändern oder Ergänzen
2
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Beispiele:
Ändern Sie die Daten in den Personaladressen in den unten angeführten Personen (neue Adressdaten)!
(Adressänderung, Telefonänderung , E-Mail Eintrag!)
Bezeichnung
Hofer Bernadette, Mag.
neu
Mayr Hans
neu
Lumetzberger Kurt, Mag.
neu
Watzer Elisabeth
Adresse
Musterweg 1
Sternenweg 2
Hausweg 12
Holzgasse 10
Schlossweg 6
Rosenweg 9
Am Poschenhof 184/6
PLZ
4111
4192
4040
4040
4048
4204
4840
Ort
Walding
Schenkenfelden
Linz
Linz
Puchenau
Reichenau
Vöcklabruck
Telefon/
Email
07211/8844
07214/13050 [email protected]
Fink Karin, MMag.
Quellenweg 8
4209
Engerwitzdorf
0732/722
Grüner Sara, Mag.
Harrachstraße 13/2/7
4020
Linz
0732/7070
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0664/849480 [email protected]
0732/00991
0664/770099
0732/7070
23 von 58
Abteilung/EDV-Ruhsam
[email protected]
Löschen/stornieren von Grundzahlen
3
1
2
4
Löschen/Stornieren Sie die unten angeführten Personen und
heben Sie dann die Stornierung wieder auf!
(bei Suche nach Objekten: Stornierte Objekte auch anzeigen)
Baumgartner Johann, Mag. Schieferweg 23 4020 Linz
Aschauer Franz, Mag.
Biesenfeldweg 6 4040 Linz
[email protected]
[email protected]
Stornierungen von Grundzahlen aufheben
2
1
3
1.
2.
3.
4.
5.
Grundzahl aufrufen
Aktionen
Stornierung aufheben
OK
siehe Leitweg
4
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Dokumente Versenden per E-Mail!
Beispiele:
Versenden Sie per E-Mail das Dokument von Mayr Hans AnsSonderurlaub-LSR-Mayr-Hans.pdf
mit
der
Akt-Zahl
1234120864/0003/2008 an Ihre Mailadresse LSRS??
Versenden Sie unter der Allgemeinen Zahl 401101-7/0003/2008 das
Dokument Beschwerde-Moser-LSR-Schule per E-Mail an Ihre
Mailadresse LSRS??
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Versenden per I.DEAL
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Einbinden von E-Mail in den ISO
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Objektliste und ihre Ansichten
Die Objektliste zeigt sämtliche Inhalte eines ausgewählten Ordners an. In der
Objektliste befinden sich die Register OBJEKTE, die beiden Suchregister und den im
Explorer ausgewählten Ordner:
Der Explorer
Mit dem Explorer kann man Objekte organisieren, verwalten, Berechtigungen erteilen
und vieles mehr.
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Die Ansicht auf Standardeinstellungen zurücksetzen
Manchmal kommt es vor, dass unbeabsichtigt
Anpassungen
an
der
Benutzeroberfläche
vorgenommen wurden und diese wieder rückgängig
gemacht werden sollen.
Für diesen Fall enthält ISO die Funktion ANSICHT>FENSTER ANORDNEN.
Sämtliche Einstellungen – wie Anordnung der einzelnen
Fenster, Fenstergröße etc.
– werden dadurch sofort wieder auf die Standard-Werte
zurückgesetzt.
Es gehen bei dieser Funktion keine Daten verloren, es
wird lediglich die Ansicht der
Benutzeroberfläche zurückgesetzt.
Versenden von Akten per I.Deal
Bei der Übermittlung von Akten per I.Deal wird sichergestellt, dass der Empfänger
den erhaltenen Akt nahtlos weiterbearbeiten kann. Darüber hinaus werden die Daten
bei der Übertragung automatisch verschlüsselt und sind somit sicher vor
dem unbefugten Einblick Dritter.
Der Versand per I.Deal ist auf jeden Fall der Übermittlung per E-Mail oder
Papier vorzuziehen!
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden eines Aktes per I.DEAL:
1. Öffnen Sie den zu versendenden Akt.
2. Akten können auf verschiedene Arten versendet werden: entweder über die
Funktion VERSENDEN
ALS I.DEAL in der Symbolleiste oder im Kontextmenü über den Eintrag
VERSENDEN
PER I.DEAL. Sofern Sie letztere Methode bevorzugen,
braucht der Akt nicht geöffnet zu sein.
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Abteilung/EDV-Ruhsam
3. Nun wird das Fenster VERSENDEN geöffnet. Hier besteht einerseits die
Möglichkeit die Empfängeradresse zu vergeben, eine neue Empfängerliste zu
erstellen oder einen Empfänger aus einer bestehenden
Liste hinzuzufügen.
4. Der Reiter EMPFÄNGER bietet die Möglichkeit, allgemeine Informationen zum zu
versendenden Akt sowie den Empfänger einzutragen.
5. Der Reiter ANLAGEN erlaubt die Aus- und Abwahl der zu versendenden
Dokumente. Mit einem Häkchen markierte Dokumente werden mit dem Akt versandt.
6. In der Registerkarte „Optionen“ legen Sie einerseits den Termin bzw. die Frist und
andererseits mit der Wichtigkeit die Priorität der Erledingung fest. Sollten diesem
elektronischen Akt noch ausstehende Unterlagen beizufügen sein, so müssen sie
das Kontrollkästchen UNTERLAGEN FOLGEN anklicken. Damit weiß der
Empfänger, dass die fehlenden Unterlagen noch folgen und der Akt erst bei
Vollständigkeit bearbeitet werden kann. Wenn die Nachricht elektronisch versendet
wird, so ist darauf zu achten, dass auch am Papier dieselbe Geschäftszahl wie am
elektronischen Akt vermerkt
wird, damit der Akt beim Empfänger zuordenbar bleibt!
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7. Haben Sie alle Angaben gemacht, so bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK und Sie
erhalten folgende Meldung:
8. Somit wurde Ihre Nachricht in den Postausgang abgelegt. Bei der EinzelplatzVersion starten Sie bitte anschließend manuell den Nachrichtentransfer, damit die
Nachricht übermittelt wird. Näheres dazu ist im folgenden Kapitel nachzulesen.
Achtung: Die maximal zulässige
Nachrichten beträgt 20 MB.
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Gesamtgröße
für
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Nachrichtentransfer mit ISO
Im Postausgang abgelegte Nachrichten werden bei der ISO-Mehrplatz-Version
automatisch übermittelt. Bei der Einzelplatz - Version sind folgende Schritte
erforderlich:
Durchführung des Nachrichtentransfers bei der ISO-EinzelplatzVersion:
1. Klicken Sie auf den Button NACHRICHTEN ÜBERMITTELN
2. Es erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie für den Start der Übermittlung auf den
Button START klicken müssen. Während des Nachrichtentransfers läuft ein blauer
Balken und zeigt Ihnen somit den Status der Übermittlung an.
3. Nach der vollständigen Übermittlung schließen Sie das Fenster.
Hinweis: Die Mehrplatzversion von ISO führt den Nachrichtentransfer
standardmäßig alle zehn Minuten selbständig durch.
4. Bei der Einzelplatzversion wird nach erfolgtem Nachrichtentransfer eine Übersicht
der empfangenen Einlaufstücke angezeigt.
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Posteingang – Verakten von Einlaufstücken
Sofern beim Nachrichtentransfer neue Nachrichten verfügbar sind, werden diese
im Ordner POSTEINGANG abgelegt. Nach dem Übermitteln der Nachrichten
werden diese als Einlaufstücke im Posteingang abgelegt. Sie bleiben dort bis
zum Zeitpunkt der Bearbeitung liegen.
Im Posteingang befindliche Einlaufstücke werden entweder
als neuer Akt oder Ad Zahl angelegt, können zu einem
bereits bestehenden Akt hinzugefügt oder einfach abgelegt
werden. Achten Sie in der Statusanzeige des Einlaufstücks
auf den Eintrag I.Deal. Finden Sie hier den Eintrag
Unterlagen folgen bedeutet dies, dass die Unterlagen in Papierform per Post (oder
ähnlichem Weg) nachkommen. Die Bearbeitung des Einlaufstücks hat in diesem Fall
erst beim Eintreffen der Unterlagen in Papierform zu erfolgen.
Einlaufstücke einem neuen Akt zuordnen
Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie ein Einlaufstück einem neuen Akt
zuordnen können:
1. Öffnen Sie das betreffende Einlaufstück mit Doppelklick aus dem Posteingang.
2. Nun wird das Einlaufstück angezeigt.
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3. Klicken Sie auf das Symbol ZUORDNEN in der Symbolleiste.
4. Die Art der Zuordnung wird nun abgefragt. Klicken Sie auf EINEN NEUEN AKT
FÜR DIESES EINLAUFSTÜCK ANLEGEN und bestätigen Sie mit WEITER.
5. Im folgenden Fenster wählen Sie nun bitte die Grundzahl aus zu welcher Sie den
Akt zuordnen möchten.
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6. Wählen Sie nun den gewünschten Abschnitt aus und bestätigen Sie mit FERTIG
STELLEN
7. Ein neuer Akt wird angelegt. Aus dem Einlaufstück werden der Gegenstand,
Adresse und die Fremdzahl übernommen. Der Akt erhält die nächste freie
Ordnungszahl in der gewählten Grundzahl. In diesem Beispiel ist die Grundzahl 1234
Allgemeine Grundzahl und die Ordnungszahl 1.
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8. Das Einlaufstück (inkl. Dokumente) wird in den Inhalt des Aktes eingefügt und
kann von dort bei Bedarf durch Doppelklick wieder geöffnet werden.
Nachdem das Einlaufstück einem Akt zugeordnet ist, wird es aus dem Posteingang
entfernt.
Tipp: Manchmal kommt es vor, dass Einlaufstücke nicht veraktet werden müssen.
Sie können einem Einlaufstück eine entsprechende Anmerkung unter dem Reiter
ANMERKUNGEN hinzufügen.
Einlaufstücke einem bestehenden Akt zuordnen
So ordnen Sie ein Einlaufstück einem bereits bestehenden Akt zu:
1. Öffnen Sie das betreffende Einlaufstück mit Doppelklick aus dem Posteingang.
2. Nun wird das Einlaufstück angezeigt.
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3. Klicken Sie auf das Symbol ZUORDNEN in der Symbolleiste.
4. Wählen Sie den Eintrag EINE NEUE ADZAHL FÜR DIESES EINLAUFSTÜCK
ANLEGEN und bestätigen Sie mit WEITER.
5. Suchen Sie nach dem Akt, dem die neue Ad Zahl angehängt werden soll.
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche FERTIG STELLEN.
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6. Die aus dem Einlaufstück erstellte Ad Zahl ist nun dem ausgewählten Akt
zugeordnet.
Wiedervorlage
Die Wiedervorlage ist eine Art Zwischenablage. Sie können Akten in
unterschiedlichen Wiedervorlageordnern ablegen.
Objekte, die sich in der Wiedervorlage befinden, werden zu einem definierbaren
Zeitpunkt beim Start von ISO angezeigt.
Auf die Wiedervorlage kann über den Explorer zugegriffen werden:
Sie können Objekte entweder über das Symbol „Wiedervorlage“ oder mittels Symbol
„Ablegen“ in die gewünschte Wiedervorlage
Verschieben.
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Aus der Wiedervorlage holen
Objekte die sich in der Wiedervorlage befinden können wieder aus der
Wiedervorlage geholt werden.
Nach dem Öffnen des Aktes in der Wiedervorlage kann man durch Klick auf das
Symbol „auf Schreibtisch“ den Akt in den Arbeitskorb verschieben.
Wie Sie sehen erscheint in der Statusanzeige unter Bei: der Name Maria Schreiber,
d. h. dass der Akt von der Wiedervorlage
in den Arbeitskorb des aktuellen Benutzers transferiert worden ist !
Statusinformationen nach dem Holen des Aktes aus der Wiedervorlage
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Aktenbuch
Das Aktenbuch ist eine Übersicht über Grundzahlen, Akten und Ad Zahlen, die auf
einen bestimmten Zeitraum eingeschränkt
werden kann.
So verwenden Sie das Aktenbuch:
1. Wählen Sie im Menü AKTIONEN den Eintrag LISTEN/AUSWERTUNGEN.
2. Überprüfen Sie, ob im Fenster LISTEN/AUSWERTUNGEN der Eintrag
AKTENBUCH ANZEIGEN/
DRUCKEN ausgewählt ist und bestätigen Sie mit OK.
3. Legen Sie nun einen Zeitraum fest (im Format TT.MM.JJJJ) und bestätigen Sie mit
OK.
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4. Nun wird das Aktenbuch angezeigt. Mit Klick auf die Geschäftszahl gelangen Sie
direkt zum entsprechenden Akt (bzw. Ad Zahl oder Grundzahl) in ISO.
Links:
http://www.lsr-ooe.gv.at/downloads/default.htm
http://www.intercom.at/support_iso.htm
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Testdokument mit allen verfügbaren Dokumentvariablen
Name der Variablen
Wert der Variablen
Beschreibung
Hauptgr Untergruppe
uppe
Allgemein
Allgemeine Dokumentvariablen
Allg.SiteID
Allg.Datum
Allg.Datum.Kurz
401101
27. März 2008
27.03.2008
Adressen
Schulkennzahl
Aktuelles Datum
Aktuelles Datum im Kurzformat
Adressdaten
Einbringer
Daten der Einbringeradresse
Einbringer.WWW
Einbringer.Vorname
Einbringer.Titel
Einbringer.Tel1
Einbringer.Tel2
Einbringer.SVNR
Einbringer.PLZ
Einbringer.Ort
Einbringer.Name
Einbringer.Mobil
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Homepage des Einbringers
Vorname des Einbringers
Titel des Einbringers
1. Telefonnummer des Einbringers
2. Telefonnummer des Einbringers
Sozialversicherungsnummer des Einbringers
Postleitzahl
Ort
Name
Handynummer des Einbringers
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Einbringer.Matchcode
Einbringer.Fax
Einbringer.Email
Einbringer.Bezeichnung
Einbringer.Adresse
Kürzel des Einbringers (SKZ)
Faxnummer des Einbringers
Emailadresse des Einbringers
Bezeichnung des Einbringers
Anschrift des Einbringers
Privat.Mobil
Privat.Tel1
Privat.PLZ
Privat.Ort
Privat.Fax
Privat.Email
Privat.Adresse
Person.Vorname
Person.Titel
Person.SVNR
Person.Name
Person.Matchcode
Person.Bezeichung
Bahnhofstr. 33
Ursula
Mag.
1024
Lindorfer
1024.060555
Lindorfer Ursula, Mag.
Daten der Privatadresse (Verknüpfung mit der
Personalgrundzahl ist Voraussetzung)
Private Handynummer
Private Telefonnummer
Postleitzahl der privaten Adresse
Privater Wohnort
Private Faxnummer
Private Emailadresse
Private Anschrift
Vorname
Akademischer Titel
Sozialversicherungsnummer
Familienname
Matchcode der Person
Name und Titel der Person
0732/
663839
401101
4020
Linz, Donau
Volksschule 19
Daten zur eigenen Schule
Homepage der Schule
1. Telefonnummer der Schule
2. Telefonnummer der Schule
Schulkennzahl
Postleitzahl der Schule
Ort
Kurzbezeichnung der Schule
Privat
4820
Bad Ischl
Schuladresse
Schule.WWW
Schule.Tel1
Schule.Tel2
Schule.SKZ
Schule.PLZ
Schule.Ort
Schule.Kurzbezeichnung
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Schule.Ideal
Schule.Fax
Schule.Email
Schule.Bezeichnung
Schule.Adresse
Diesterwegschule
[email protected]
401101 VS 19
Khevenhüllerstraße 3
Khevenhüllerstraße 3
Ideal-Adresse der Schule
Faxnummer der Schule
EMail-Adresse der Schule
Schulbezeichnung
Anschrift der Schule
Stammschuladresse
Daten zur Stammschule (Verknüpfung mit
der Personalgrundzahl ist Voraussetzung)
Homepage der Stammschule
1. Telefonnummer der Stammschule
2. Telefonnummer der Stammschule
Schulkennzahl der Stammschule
Postleitzahl der Stammschule
Ort der Stammschule
Kurzbezeichnung der Stammschule
Stammschule.WWW
Stammschule.Tel1
Stammschule.Tel2
Stammschule.SKZ
Stammschule.PLZ
Stammschule.Ort
Stammschule.Kurzbezeichnu
ng
Stammschule.Ideal
Stammschule.Fax
Stammschule.Email
Stammschule.Bezeichnung
Stammschule.Adresse
IDeal-Adresse der Stammschule
Faxnummer der Stammschule
Email-Adresse der Stammschule
Bezeichnung der Stammschule
Anschrift der Stammschule
Akt.Abschnitt
Personal
Akt.Barcode
*401101_40000079*
Akt.Bezeichnung
1024.060555/0002/2008
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Übergeordneter Abschnitt (Allgemein oder
Personal)
Strichcode der das Dokument identifiziert (sollte
unbedingt in jeder Dokumentvorlage vorhanden
sein)
Bezeichnung des Aktes
Akt.Eingangsdatum
Akt.Fremdzahl
Akt.Gegenstand
Akt.Grundzahlenkürzel
Akt.ID
Akt.Jahr
Akt.Ordnungszahl
Akt.Organisation
10.01.2007
Lehrpflichtermäßigung Mag.
Ursula Lindorfer
1024.060555
40000079
2008
2
401101
Eingangsdatum des Aktes
Fremdzahl des Aktes (GZ des Absenders)
Gegenstand des Aktes
Akt.Referatskürzel
Akt.Schreibendatum
Akt.Skartierung
Grundzahlenkürzel der übergeordneten Grundzahl
Identifikationsnummer des Aktes
Jahrzahl der Anlage des Aktes
Ordnungszahl des Aktes (GZ)
Übergeordnete Organisationseinheit
(Schulkennzahl)
Referatskürzel
Datum des Schreibens
Skartierungsvermerk zum Akt
Dokument.Info
Dokument.Name
Dokument.Typ
1024.060555/0002/2008
Winword
Daten des Dokuments
Gegenstand des Dokuments
Name des Dokuments
Dokumenttyp (Winword, Excel, ...)
Grz.Abschnitt
Personal
Grz.Bezeichnung
1024.060555 Lindorfer Ursula,
Mag.
Dokument
Grundzahl
Grz.Fremdzahl
Grz.Gegenstand
Grz.ID
Grz.Jahr
Grz.Kürzel
Grz.Nachname
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40000003
2007
1024.060555
Lindorfer
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Daten der Grundzahl
Übergeordneter Abschnitt der Grundzahl
(Allgemein oder Personal)
Bezeichnung der Grundzahl
Fremdzahl der Grundzahl
Gegenstand der Grundzahl
Identifikationsnummer der Grundzahl
Jahreszahl der Anlage der Grundzahl
Kürzel der Grundzahl
Nachname der Grundzahl (nur Personalgrundzahl –
Grz.Organisation
Grz.Referatskürzel
Grz.Titel
Grz.Vorname
401101
Mag.
Ursula
Benutzer
Benutzer.Adresse
Benutzer.Bezeichnung
Benutzer.Email
Benutzer.Fax
Benutzer.GebDat
Benutzer.Geschlecht
Benutzer.Matchcode
Benutzer.Name
Benutzer.OBS
Benutzer.Ort
Benutzer.PLZ
Benutzer.SVNR
Benutzer.Tel1
Benutzer.Tel2
Benutzer.Titel
Benutzer.Vorname
Benutzer.WWW
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Administrator
0
Administrator
// /
/
0 .
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Abteilung/EDV-Ruhsam
die Personalgrundzahl muss im Format:
«Nachname Vorname, Titel» eingegeben sein damit
diese Informationen richtig ausgelesen werden.)
Übergeordnete Organisationseinheit der Grundzahl
Referatskürzel der Grundzahl
Titel der Grundzahl (nur bei Personalgrundzahl)
Vorname der Grundzahl (nur bei
Personalgrundzahl)
Daten des am System angemeldeten Benutzers
Adresse des Benutzers
Bezeichnung des Benutzers
Emailadresse des Benutzers
Faxnummer des Benutzers
Geburtsdatum des Benutzers
Geschlecht des Benutzers (0=männl.; 1=weibl.)
Kürzel (SVNr) des Benutzers
Name des Benutzers
Ordnungsbegriff des Benutzers
Ort
Postleitzahl
Sozialversicherungsnummer
1. Telefonnummer des Benutzers
2. Telefonnummer des Benutzers
Titel des Benutzers
Vorname des Benutzers
Internetadresse des Benutzers
Erstellen einer Dokumentenvorlage für den ISO
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1.
Aktionen
2.
Weitere Methoden
3.
Dokumentvorlagen
4
Dokumentvorlagen Neu
5.
Dokumentvorlage
6.
Im Reiter Allgemein bei Bezeichnung
Name der Vorlage vergeben.
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Abteilung/EDV-Ruhsam
7.
Im Reiter Steuerung/Vorlage
8.
Die bereits Vorhandene Vorlagen im
Verzeichnis suchen (
LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
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–
)
9.
Dokumentvorlagen auswählen
10.
Bearbeiten
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–
11.
Öffnen
12.
Vorlage wird in Word geöffnet
13.
Dokumentvariable Einfügen
14.
Reiter Dokumentvariabel
15.
Dokumentvariablen auswählen
(Allgemein Adressen usw.)
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LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH
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–
16.
Variablen auswählen
17.
In Vorlage einfügen
18.
Achtung! Leer Dokumentvariablen
Löschen
19.
Speichern
20.
Fertig ist die Vorlage
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Erstellen einer frei definierten Dokumentvariablen (xml)
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
–
1.
Vorlage im ISO öffnen
2.
Dokumentvariable ein Einfügen
3.
bei frei definiert Hackerl setzen
4.
Name definieren
5.
Typ auswählen
6.
OK
7.
Word Speichern und schließen
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Abteilung/EDV-Ruhsam
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–
8.
Aktionen
9.
Weitere Methoden
10.
Dokumentvorlagen auswählen
11.
Formular Neu
12.
Im Reiter Allgemein Titel vergeben
13.
Labelbreite und Wertbreite eintragen
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ISO-Schulungsunterlagen-Stand 2015
–
14.
In den Reiter Formulareditor wechseln
15.
Felder befühlen bzw. Beschriften
16.
Test
17.
Formular xml unter dem selben
Verzeichnis Speichern wie Vorlage
18.
OK fertig
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Fehlermeldung beim Start im ISO
Meldung keine Verbindung zum
PatchServer
Intercom Serviceline
www.Intercom.at
Telefon: 01961608050
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Abteilung/EDV-Ruhsam
Erlass ISO/I.Deal Echtbetrieb
Direktionen
der allgemein bildenden höheren Schulen,
der berufsbildenden mittleren und
höheren Schulen sowie
der Anstalten der Lehrer- und Erzieherbildung
in Oberösterreich
Sehr geehrte Damen und Herren!
Der Landesschulrat f. OÖ teilt mit, dass die Testphase der dienstlichen elektronischen Kommunikation per
ISO/I.Deal ab 31.12.2007 beendet ist und mit 01.01.2008 in Echtbetrieb geht. Ab diesem Zeitpunkt hat der
Schriftverkehr zwischen Direktion und LSR per ISO/I.Deal mit Ausnahme der unten angeführten
Geschäftsfälle zu erfolgen:






Alle budgetären Angelegenheiten, einschließlich Rechnungen (sind weiterhin im Original vorzulegen)
insbesondere Reiserechnungen, MDL und Einziehungsaufträge für die Nachmittagsbetreuung
Persönlich adressierte Schreiben (Schreiben per ISO/I.Deal dürfen nur an die allgemeine Adresse des
Landesschulrates geschickt werden)
Geschäftsfälle, bei denen Zeugnisse, Dokumente, Unterlagen im Original bzw. in beglaubigter Kopie
vorgelegt werden müssen (keine Mischformen von Postversand und ISO/I.Deal), vor allem
Bewerbungen um die Stelle eines Direktors, Abteilungsvorstandes und Fachvorstandes sowie
Bewerbungen des Verwaltungspersonals, Berufungen und disziplinäre Angelegenheiten sowie UPAkte
Schulversuchsanträge und Einreichung von Diplom- und Fachbereichsarbeiten (Originalunterschrift in
diesem Fall notwendig) sowie Reifeprüfungsthemen
Alle Erhebungen bzw. Unterlagen für Statistiken und diverse andere von den Schulen angeforderte
Daten (sollen direkt dem zuständigen Sachbearbeiter im LSR per Email zur Weiterbearbeitung
übermittelt werden), insbesondere zu Schulanfang (Stundenpläne, Schüler-/Klassenzahlen, alternative
Sprachen, Formulare für die prov./def. Lehrfächerverteilung)
Rechtliche Privatschulangelegenheiten (sind von den Schulerhaltern und nicht den Schulleitungen
einzubringen)
Sollten noch technische Probleme seitens der Schule bestehen, sind diese bis spätestens 31.12.2007 zu
beheben.
Ansprechpartner für technische Fragen ist grundsätzlich die Hotline der Fa. Intercom (Tel.: (01) 961608050),
bei organisatorischen und inhaltlichen Themen steht Ihnen der Landesschulrat für OÖ (Herr Ing. Kral unter der
DW 9241 und Herr Ruhsam unter der DW 9251) zur Verfügung.
Um ein bedienerfreundliches Arbeiten mit ISO/I.Deal zu ermöglichen, ist beim Versenden der Schreiben, die
am Computer erstellt worden sind und per ISO/I.Deal an den Landesschulrat f. OÖ gesendet werden, keine
Unterschrift der/des Direktorin/Direktors mehr notwendig, jedoch ist seitens der Schule der Vermerk "vom
Direktor genehmigt" am Schreiben anzubringen. Aufgrund dieses Vermerks wird seitens des LSR davon
ausgegangen, dass diese Schreiben von der Direktion genehmigt und befürwortet worden sind. An der Schule
muss jedoch gewährleistet sein, dass das Original mit der Unterschrift hinterlegt wird. Ein neuerliches
Ausdrucken und Scannen des Schriftstückes nach der Unterschrift ist somit nicht notwendig. Diese Regelung
soll der Schule ein schnelleres Arbeiten mit dem ISO/I.Deal ermöglichen, bis die digitale Signatur
(elektronische Unterschrift) zum Einsatz kommt.
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Ab 01.01.2008 sind von der Schule alle neuen Personalgrundzahlen sowie die dazu gehörenden
Personaladressen im ISO/I.Deal selbständig anzulegen. Eine Übermittlung durch den Landesschulrat ist außer
bei Neuinstallationen nicht mehr vorgesehen!
Weiters möchte der Landesschulrat für Oberösterreich erneut auf die eigenverantwortliche Sicherung der
Daten hinweisen.
Das aktuelle Schulungsangebot für ISO/I.Deal entnehmen Sie bitte der Homepage des Landesschulrates für
OÖ.
Mit freundlichen Grüßen
Für den Amtsführenden Präsidenten
Dr. Niedermaier eh.
Nachtrag
A9-170/3-2009 vom 07.04.2009
ISO/I.Deal Echtbetrieb
Direktionen
der allgemein bildenden höheren Schulen,
der berufsbildenden mittleren und
höheren Schulen sowie
der Anstalten der Lehrer- und Erzieherbildung
in Oberösterreich
Sehr geehrte Damen und Herren!
Der Landesschulrat für Oberösterreich teilt aus gegebenem Anlass mit, dass im Erlass A9-170/14 – 2007
vom 04.12.2007, der Vermerk der Schule "vom Direktor genehmigt" auf "vom Direktor unterfertigt"
geändert wird.
Diese Änderung ist ab sofort gültig.
Mit freundlichen Grüßen
Für den Amtsführenden Präsidenten
Dr. Niedermaier e.h.
Gültig für: AHS BMHS BA
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Notizen:
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