Hinweise und Erläuterungen zur Erfassung von Turnieren über das BTVBTV-Portal Stand: 18.09.201 18.09.2015 .09.2015 Hinweise und Erläuterungen zur Erfassung von Turnieren über das BTVBTV-Portal Stand: 18.09.2015 Liebe Turnierveranstalter, mit den nachfolgenden Hinweisen wollen wir Ihnen wichtige Infos zum Erfassen von Turnieren über das BTV-Portal an die Hand geben. Bitte lesen Sie sich diese Infos vor Beginn des Arbeitsprozesses durch und legen Sie sich Ihre Turnierdaten zurecht. Um ein Turnier über das BTV-Portal anmelden zu können, muss die Person, die dies erledigen soll die Zugangsberechtigung „Vereinsadministrator“ oder „Turnieradministrator“ im jeweiligen Verein besitzen. Was bei der Vergabe dieser Berechtigungen zu beachten ist, finden Sie in der Info >Turnieranmeldung über das BTV-Portal – welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen und wie Sie in den Arbeitsprozess einsteigen<. Wenn sich nun Personen mit der Berechtigung „Vereinsadministrator“ oder „Turnieradministrator“ im BTV-Portal einloggen, wird unter dem Reiter >PERSÖNLICH< in der linken Menüspalte der Menüpunkt „Meine „Meine Turniere“ Turniere“ angezeigt. Ein Klick auf diesen Menüpunkt öffnet weitere Unterpunkte, Unterpunkte, unter anderem den den Punkt „Turnierverwaltung“. Turnierverwaltung“. Der Menüpunkt „Turnierverwaltung“ ermöglicht den Einstieg in die Turnieranmeldung. Turnieranmeldung Ein Klick auf diesen Menüpunkt zeigt, welche Turniere ein Verein bereits in den Vorjahren hatte bzw. bietet die Möglichkeit, ein neues Turnier anzumelden. Hat ein Turnier bereits im Vorjahr stattgefunden, so muss dies über den Button >Kopieren<, der sich bei jedem Turnier am Ende der jeweiligen Zeile befindet, kopiert > bearbeitet und anschließend eingereicht werden. Durch diesen Klick werden die Turnierdaten automatisch kopiert und sobald Sie das neue Turnierdatum eintragen und auf den Button >Speichern< klicken, wird dieses Turnier in der nun erscheinenden Übersicht der entsprechenden Saison zugeordnet. Turniere, die ab dem Datum 01.10.2015 stattfinden, werden der Saison 2016 zugeordnet und Turniere, die ab dem Datum 01.10.2016 stattfinden, werden der Saison 2017 zugeordnet. Im Turniertitel erscheint in Klammern der Zusatz >Kopie aus 2015 bzw. 2016<. Durch einen weiteren Klick auf den verlinkten Turniertitel öffnen Sie die Übersichtsseite dieses Turniers. Durch einen weiteren Klick unter der Teilüberschrift >Werkzeuge< auf den Link >Antrag bearbeiten< öffnet sich dieser und kann nun vollständig über sechs Arbeitsschritte bearbeitet werden. Für Vereine, die bisher noch kein Turnier angemeldet hatten, wird nach einem Klick auf Menüpunkt „Turnierverwaltung“ die Eingabemöglichkeit „Neuer Turnierantrag“ angezeigt. geben Sie zuerst den Turniertitel (Turniername) und den vorgesehenen Turniertermin Anschließend klicken Sie auf den Button >Turnierantrag stellen< und dann öffnet sich Turnierantrag. Seite 1 von 1 den Hier ein. der Hinweise und Erläuterungen zur Erfassung von Turnieren über das BTVBTV-Portal Stand: 18.09.201 18.09.2015 .09.2015 Der Turnierantrag selbst besteht aus sechs Schritten, die im Nachfolgenden genauer erläutert werden: 1. Allgemeine Daten „Turnierbezeichnung“: „Turnierbezeichnung“ Tragen Sie hier den Turniertitel ein. Es erscheint zunächst der Titel, den Sie zuvor bei „Turnierantrag stellen“ eingegeben haben. Diesen können Sie hier aber nochmals bearbeiten. Haben Sie Ihr Turnier aus dem Vorjahr kopiert, so steht am Ende des Turniertitels noch der Klammerzusatz „Kopie aus JJJJ“. Diesen müssen Sie aus dem Turniertitel löschen, da Sie ansonsten nicht in den nächsten Schritt weiterkommen. „Vorgesehener Turniertermin:“ Hier wird der Turniertermin angezeigt, den Sie zuvor bei „Turnierantrag stellen“ eingegeben haben. Diesen können Sie hier aber nochmals bearbeiten. „Vorgesehener Meldebeginn“: Hier können Sie das Datum und die Uhrzeit eingeben, ab wann die Online-Spielermeldung im nationalen Tennisportal „mybigpoint“ unter https://mybigpoint.tennis.de aktiviert sein soll. Für eine evtl. vorgesehene Uhrzeit 24:00 oder 0:00 Uhr muss immer 23:59 Uhr eingetragen werden. Bleiben die Felder leer, steht die Online-Spielermeldung sofort nach Veröffentlichung des Turniers durch den Verband zur Verfügung. „Vorgesehener „Vorgesehener Meldeschluss“: Hier geben Sie bitte das Datum und die Uhrzeit für den Meldeschluss Ihres Turniers an. Für eine evtl. vorgesehene Uhrzeit 24:00 oder 0:00 Uhr muss immer 23:59 Uhr eingetragen werden. Bitte beachten Sie hier die Regel „Zwischen Meldeschluss und dem ersten Turniertag müssen mindestens zwei vollständige Kalendertage liegen.“ „Auslosungstermin“: Auslosungstermin“: Hier geben Sie bitte das Datum und die Uhrzeit für den Auslosungstermin Ihres Turniers an. Bitte beachten Sie hier die Regel: „Zwischen der Veröffentlichung der Auslosung mit Spielterminen und dem ersten Turniertag muss mindestens ein vollständiger Kalendertag liegen.“ „Online„Online-Spielermeldung“ Spielermeldung“: Durch die Markierung dieses Kästchens aktivieren Sie den Button für die „Online-Spielermeldung“, welche auf der Turnierdetailseite im nationalen Tennisportal „mybigpoint“ unter https://mybigpoint.tennis.de dargestellt wird. Die Aktivierung der „OnlineSpielermeldung“ ist für alle Turniere mit DTB-Ranglistenstatus und für LK-Turniere verpflichtend. Jeder Teilnehmer, der sich über die „Online-Spielermeldung“ zu einem Turnier anmeldet, erhält vom System eine automatisch erzeugte E-Mail, in der ihm die erfolgte Meldung bestätigt wird. Diese EMail geht in Kopie („Cc“) auch an die E-Mailadresse, die beim Ansprechpartner (Schritt 4) hinterlegt ist. In dieser E-Mail werden auch die Angaben übermittelt, die bei den „Zahlungsoptionen“ (Nenngeld) eingegeben werden. „Turnierart:“: „Turnierart:“ Sie haben die Möglichkeit, zwischen den Turnierarten „offenes Turnier“ und „Einladungsturnier“ auszuwählen. Zu einem „offenen Turnier“ ist grundsätzlich jeder Spieler meldeberechtigt, sofern er die Turnierkriterien (z.B. Altersklasse oder LK-Bereich) erfüllt. Die Turnierart „Einladungsturnier“ ist für Turniere mit LK-Wertung nicht zulässig. Stadt- oder Kreismeisterschaften sind keine Einladungsturniere, aber auch keine offenen Turniere, sofern nur Spieler der Landkreis- oder Stadtvereine spielberechtigt sind. Hier wählen Sie bitte keine der beiden Turnierarten aus. Seite 2 von 2 Hinweise und Erläuterungen zur Erfassung von Turnieren über das BTVBTV-Portal Stand: 18.09.201 18.09.2015 .09.2015 „Altersbereich“: „Altersbereich“: Bei Turnieren mit reinem LKLK-Status muss hier nichts ausgewählt werden, denn nur dann kann im Bereich der Konkurrenzen (Schritt 5) auf alle Altersklassen zurückgegriffen werden. Somit kann ein Turnier, welches Altersklassen verschiedener Altersbereiche enthält, über einen Turnierantrag abgewickelt werden. Dies gilt allerdings nicht für Turniere mit DTBDTB-Ranglistenstatus. Ranglistenstatus. Sehr wichtig für Turniere mit DTBDTBRanglistenstatus ist, dass Sie beim Anlegen eines Turniers immer nur „reinrassige“ „reinrassige“ Altersbereiche in einem Turnier anlegen. Diese „reinrassigen“ Altersbereiche teilen sich wie folgt auf: • Jugendturniere => U6- bis U18-Veranstaltungen • • Aktiventurniere => U21- und alle Damen- und Herren-Veranstaltungen Seniorenturniere => Ab Damen/Herren 30 und älter-Veranstaltungen Das heißt in der Praxis, dass z.B. ein Veranstalter eines Jugendturniers, der die Konkurrenzen U12, U14 , U16 und U21 austrägt, sowohl für die Konkurrenz U21 als auch für die Konkurrenzen U12, U14 und U16 ein eigenes Turnier anlegen muss, auch wenn alle Konkurrenzen zeitgleich stattfinden. Genauso dürfen sich z. B. die Konkurrenzen der Aktiven (U21/Damen/Herren) nicht mit den Konkurrenzen der Altersbereiche ab Damen 30/Herren 30 und älter in einem Turnier überschneiden. Bitte legen Sie in solchen Fällen, auch wenn der Austragungszeitraum für alle Konkurrenzen bzw. Altersbereiche absolut gleich ist, zwei oder u.U. drei Turniere an. Hat Ihr Turnier bereits im Vorjahr stattgefunden, so haben Sie die Möglichkeit die Turnierdaten zu kopieren und Sie brauchen dann lediglich Änderungen (z.B. bei Turniertitel, Datumsangaben usw.) vornehmen. „Sachpreise“: „Sachpreise“ Hier haben Sie die Möglichkeit Sachpreise (z.B. Pokale und Urkunden) einzutragen. Bitte schreiben Sie hier nicht einfach nur „Ja“, sondern benennen Sie Ihre Sachpreise auch. „Gesamtpreisgeld“: „Gesamtpreisgeld“: Hier können Sie die Höhe des Preisgeldes angeben, dass Sie insgesamt für alle Konkurrenzen ausschütten. Einen Aufschlüsselung des Preisgelds je Konkurrenz folgt im Bearbeitungsschritt „Konkurrenzen“. „Nenngeld“: „Nenngeld“ Bitte beachten Sie, dass es für Turniere mit DTBDTB-Ranglistenstatus im Jugendbereich Nenngeldobergrenzen gibt. Diese liegen bei € 25,- für Freiluftveranstaltungen und bei € 35,- für Hallenveranstaltungen. Bei Turnieren mit DTB-Ranglistenstatus im Aktiven- und Seniorenbereich sowie bei allen anderen Turnierveranstaltungen kann der Veranstalter die Nenngeldhöhe beliebig festlegen. Für LK-Turniere ist in diesem Zusammenhang zu beachten, dass der Veranstalter dieses Turniers Premium-Mitgliedern des Tennisportal „mybigpoint“ einen Nachlass von 5,- € auf das Nenngeld gewähren muss. Sofern für verschiedene Konkurrenzen unterschiedliche Nenngelder erhoben werden, haben Sie hierfür im Schritt 5 „Konkurrenzen“ die Möglichkeit diese unterschiedlichen Nenngelder bei den jeweiligen Altersklassen einzutragen. „DTB RLRL-Status“ Status“: In diesem Bereich können Sie das Turnier zur Wertung für die DTB-Rangliste beantragen. Dies ist aber immer nur in einem begrenzten Zeitraum möglich. Für das Kalenderjahr 2016 gilt hier die Frist 04.10.2015. Bei einem solchen Vorhaben muss aber vorher auch immer die Kontaktaufnahme mit dem zuständigen BTV-Referenten (Armin Meixner für Jugend- und U21Turniere bzw. Gernot Heinzel für Erwachsenen-Turniere) erfolgen. Unter dem Link Seite 3 von 3 Hinweise und Erläuterungen zur Erfassung von Turnieren über das BTVBTV-Portal Stand: 18.09.201 18.09.2015 .09.2015 >Voraussetzungen ...< finden Sie die jeweils aktuellen „BTV-Richtlinien“ für diese Art der Turniere, welche jährlich aktualisiert werden. „LK„LK-Wertung“: Wertung“ Wenn Sie die LK-Wertung für Ihr Turnier beantragen, beachten Sie bitte, dass Sie später im Turnierantrag für jede Konkurrenz die entsprechenden LK-Bereiche angeben müssen. Orientieren Sie sich hier idealer Weise an den Leistungsklassen der Spieler Ihres Vereins sowie an denen Ihrer Nachbarvereine. Für Einzelkonkurrenzen der U10 und jünger sowie für alle Doppelkonkurrenzen dürfen keine LK-Bereiche benannt werden, da diese nicht für die LKBerechnung herangezogen werden. Reine LK-Turniere zählen nicht für die DTB-Rangliste, jedoch zählt jedes Turnier mit DTBRanglistenstatus für die LK-Wertung. „Meisterschaften„Meisterschaften-Circuits“: Circuits“: Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Turnier einer bestimmten Meisterschaftskategorie oder einem Circuit zuzuordnen. Potentielle Turnierteilnehmer haben so die Möglichkeit in der Turniersuche im nationalen Tennisportal „mybigpoint“ unter https://mybigpoint.tennis.de speziell nach diesen Kategorien zu suchen bzw. zu filtern. Wählen Sie hier eine evtl. passende Bezeichnung aus. Entspricht das Turnier keiner dieser Bezeichnungen, wählen Sie bitte nichts aus. „Ballmarke“: „Ballmarke“: Hier geben Sie die Ballmarke ein, die bei Ihrem Turnier gespielt wird. Die drei Wettspielballmarken Dunlop Fort Tournament, Head No.1 und Wilson Tour Germany sind als evtl. Optionen bereits vorgegeben. Verwenden Sie eine andere Ballmarke, können Sie diese in das freie Feld daneben eintragen. Bitte beachten Sie, dass nur von der ITF freigegebene Ballmarken zugelassen sind und dass Sie die genaue Ballbezeichnung (z.B. „Wilson US Open“ und nicht nur „Wilson“) eintragen. „Zusatzinfos und Hinweise“: Hinweise“: Hier können Sie wichtige Informationen für die Turnierteilnehmer eintragen. Eintragungen an dieser Stelle werden dann auch auf der Turnierdetailseite im nationalen Tennisportal „mybigpoint“ unter https://mybigpoint.tennis.de angezeigt. „Zulassungskriterien“: „Zulassungskriterien“ Hier können Sie ggf. Zulassungskriterien für Ihr Turnier eintragen (z.B. nur Spieler des Landkreises XY zugelassen oder eine Gesamtteilnehmerzahl für Ihr LK-Turnier). Angaben an dieser Stelle werden dann auch im öffentlichen Bereich im nationalen Tennisportal „mybigpoint“ zum Turnier angezeigt. „Turnier„Turnier-Website für allgemeine Information“: Information“: Hier können Sie, wenn vorhanden, die Website Ihres Turniers eintragen. Bitte geben Sie die Adresse vollständig an, z.B. www.turnier.de. 2. Zahlungsoptionen „Zahlungsoptionen“: „Zahlungsoptionen“ Hier können Sie die Zahlungsmöglichkeiten für Nenngeld einstellen. Sollten Sie auch eine Überweisung des Nenngeldes anbieten, stehen Ihnen als Vorauswahl die Bankverbindungsdaten Ihres Vereins aus dem BTV-Portal zur Verfügung. Diese können aber jederzeit überschrieben werden. Sie ändern damit nicht die Bandverbindungsdaten Ihres Vereins auf der Vereinsstammdatenseite im BTV-Portal. In der Regel wird dieser Punkt ausgefüllt, wenn der Turnierveranstalter seine Ausschreibung fertig gestellt hat. Daher können diese Daten auch noch zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden, auch wenn der Turnierantrag schon veröffentlicht Seite 4 von 4 Hinweise und Erläuterungen zur Erfassung von Turnieren über das BTVBTV-Portal Stand: 18.09.201 18.09.2015 .09.2015 ist. Bedenken Sie aber, dass sobald sich ein Spieler über die Online-Spielermeldung anmeldet, diesem als Bestätigung für eine erfolgreiche Anmeldung, u. a. die hier eingetragenen Bankdaten per Mail übermittelt werden. 3. Austragung „Austragungsort/Platzanlage“: „Austragungsort/Platzanlage“ Hier müssen Sie die Adresse der Platzanlage eingeben, auf der das Turnier stattfindet. Zudem haben Sie noch die Möglichkeit, die Anzahl der Plätze, den Platzbelag und ob es sich um ein Hallen- oder Freiluftturnier handelt, anzugeben. Falls Sie auf mehreren Anlagen spielen, können Sie mit einem Klick auf den Button „Platzanlage hinzufügen“ eine weitere Anlage mit deren Daten eingeben. 4. Ansprechpartner „Ansprechpartner/Verantwortlicher“: „Ansprechpartner/Verantwortlicher“ Hier müssen Sie den Turnierverantwortlichen und dessen Kontaktdaten eintragen. Der Turnierverantwortliche ist in der Außendarstellung des Turniers der Ansprechpartner. In der Auswahlbox sind einige Vereinsfunktionäre des beantragenden Vereins bereits mit ihren Daten hinterlegt. Sie können aber auch jederzeit eine andere Person eintragen. Beachten Sie jedoch bitte die Pflichtfelder. Seit dem 01.01.2015 muss bei reinen LK-Turnieren jede Person, die als Ansprechpartner/ Verantwortlicher bei dem Turnier hinterlegt ist, das Seminar „LK-Turnierzertifikat“ erfolgreich besucht haben. Bezüglich der E-Mailadresse ist folgendes zu beachten: Jeder Teilnehmer, der sich über die OnlineSpielermeldung zu einem Turnier anmeldet, erhält vom System eine automatisch erzeugte E-Mail, in der ihm die erfolgte Meldung bestätigt wird. Diese E-Mail geht in Kopie („Cc“) auch an die EMailadresse, die beim Ansprechpartner hinterlegt ist. 5. Konkurrenzen „Konkurrenzen“: „Konkurrenzen“ Hier müssen Sie die von Ihnen zur Austragung gewünschten Altersklassen auswählen. Bitte beachten Sie hierbei die Reinrassigkeit der Altersbereiche (siehe Infos unter 1. Allgemeine Daten zu „Altersbereich“) bei Turnieren mit DTBDTB-Ranglistenwertung. Ranglistenwertung Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Angabe der Leistungsklassen je Altersklasse, dass bei Turnieren mit DTBRanglistenwertung bei den Leistungsklassen immer 1 bis 23 ausgewählt werden muss. Bei reinen LKTurnieren können Sie auch einen eingeschränkten LK-Bereich festlegen. Bei Doppel-Konkurrenzen und Jugend-Konkurrenzen der U10 und jünger bitte keine LK-Bereiche auswählen, da diese Konkurrenzen nicht für die LK-Berechnung herangezogen werden. Weiter ist zu beachten, dass bei Turnieren mit DTB-Ranglistenwertung der Altersklassen U21, Damen und Herren im vorgesehenen Feld das jeweilige Preisgeld pro Altersklasse eingetragen werden muss. Der Eintrag des Gesamtpreisgeldes im ersten Schritt („Allgemeine Daten“) reicht nicht aus. Ferner muss bei alle Aktiventurnieren zu jeder Altersklasse auch ausgewählt werden, ob im Freien, also „Freiplatz“ oder in der „Halle“ gespielt wird. Seite 5 von 5 Hinweise und Erläuterungen zur Erfassung von Turnieren über das BTVBTV-Portal Stand: 18.09.201 18.09.2015 .09.2015 6. Kontrolle Nachdem Sie nun den Turnierantrag ausgefüllt haben, erhalten Sie eine finale Übersicht Ihrer Eintragungen zur Kontrolle. Wenn alle Daten richtig eingegeben wurden, vergessen Sie bitte nicht durch einen Klick auf den Button >Antrag absenden< bzw. >Speichern< diesen zu speichern bzw. diesen somit einzureichen. Nach diesem Klick sehen Sie dieses Turnier in der Übersicht unter der Überschrift „Saison 2016“ für Turniere, die im Zeitraum 01.10.2015 bis 30.09.2016 und unter der Überschrift „Saison 2017“ für Turniere, die im Zeitraum 01.10.2016 bis 30.09.2017 stattfinden. Durch einen weiteren Klick auf den Turniertitel gelangen Sie wieder auf die Übersichtsseite dieses Turniers und von dieser Stelle aus über den Link >Antrag bearbeiten< können Sie diesen erneut öffnen. Allerdings können Sie nun nicht mehr alle Datenfelder korrigieren, wie z.B. das Turnierdatum, LK-Wertung oder Konkurrenzen. Informationen bei Korrekturbedarf Für den Fall, dass Sie aber trotzdem noch bei diesen Punkten Ergänzungen oder Korrekturen machen müssen, ist dies kein Problem. Im Bedarfsfall senden Sie uns einfach eine E-Mail an [email protected] und wir stellen den Status dieses Turnierantrages auf „zur Korrektur“. Unter diesen Voraussetzungen können Sie dann wieder alle Datenfelder bearbeiten. Wir würden Sie nur bitten, dass Sie in diesen Fällen in den Betreff der E-Mail „Korrekturbedarf für Antragsnummer ....“ schreiben. Die Antragsnummer eines Turniers finden Sie in der jeweiligen Übersichtsseite eines Turniers oben links. Damit würden Sie uns die Suche nach einem Turnier deutlich erleichtern. Bei Problemen oder Fragen zu diesem Thema stehen Ihnen folgende Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung => [email protected] oder Tel.: 089/15702-650. Seite 6 von 6
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