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Handbuch zur Registrierkasse helloCash
Wenn du das liest, dann darf ich dich herzlich bei helloCash willkommen heißen und ich freue
mich, dass du dich für helloCash interessierst!
Wenn du Fragen hast, dann ist auch unser Support-Team für dich verfügbar! Die Kontaktdaten
findest du auf www.hellocash.at.
Inhalt
vor dem Start ......................................................................................................................................................... 2
Dashboard/Übersicht ........................................................................................................................................... 9
Arbeiten mit der Registrierkasse ..................................................................................................................... 10
Gutscheine ............................................................................................................................................................ 17
Kassabuch ............................................................................................................................................................. 18
Abschlüsse ............................................................................................................................................................ 19
Einstellungen ........................................................................................................................................................ 21
Häufig gestellte Fragen ..................................................................................................................................... 21
Registrierkassendaten ........................................................................................................................................22
Datenerfassungsprotokoll .................................................................................................................................22
Hilfe.........................................................................................................................................................................22
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vor dem Start
Definitionen
Die Ausdrücke „Rechnungen“ und „Belege“ werden in diesem Handbuch synonym verwendet.
Bedenke aber, dass aus steuerlicher Hinsicht Unterschiede bestehen können.
Kostenloser Testzugang
Hier kannst du dich bei helloCash für einen unverbindlichen & kostenlosen Testzugang
registrieren:
Ändere dein Passwort
Zu Beginn empfehlen wir dir, dass du dein Passwort änderst. Bitte verwende dazu eine
Kombination aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen.
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Hinterlege deine Stammdaten
Im nächsten Schritt solltest du deine Stammdaten ändern, damit auf allen Belegen und
Rechnungen deine richtigen Daten angezeigt werden.
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Email-Adresse ändern
Des Weiteren kannst du im Menü „Unternehmen“ auch deine Email Adresse ändern, falls
notwendig.
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Mitarbeiter anlegen
Bitte lege hier deine Mitarbeiter an. Das ist wichtig für die Angabe des Kassiers sowie auch einer
eventuellen Umsatzzuweisung.
Artikel anlegen
Hier kannst du alle Artikel hinzufügen, die du gerne in Zukunft bonieren möchtest. Klicke dazu
einfach auf Artikel hinzufügen.
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Es öffnet sich ein neues Fenster und du kannst den Namen des Artikels eingeben. Zu dem
passenden Artikel kannst du eine Kategorie festlegen. Diese ist in der Kategorienverwaltung
(siehe rechts) auch änderbar. Mit der Artikelkategorie werden Oberkategorien von Artikeln
erstellt, die dir später bei der Bonierung helfen. Verfügt dein Artikel über einen EAN Code und
hast du einen Barcodescanner im Einsatz, kannst du auch automatisiert mit EAN Codes arbeiten.
Das bedeutet, du hinterlegst den Artikel einmalig und musst diesen beim Bonieren nicht
aufrufen, sondern scannst den Code und es erscheinen automatisch Produkt, Preis etc.
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Im nächsten Reiter „Preis“ kannst du den Verkaufspreis und auch den Einkaufspreis eingeben.
Im Reiter Lagerstand, kannst du die aktuelle Lagermenge verändern. Wenn du möchtest, kannst
du auch einstellen, dass dich das System erinnert, sollte der Lagerstand unter ein bestimmtes
Minimum geraten.
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Unter dem Punkt Lieferant, kannst du den entsprechenden Lieferanten deines Artikels
hinterlegen. Den Hersteller definierst du im letzten Reiter Hersteller.
Lieferanten
Hier kannst du auch nochmals die Lieferanten einsehen, und diese bearbeiten und Daten
ergänzen
Warenwirtschaft
Unter diesem Punkt kannst du den Lagerstand der Artikel verwalten. Ausgänge werden
automatisch bei Rechnungserstellung verbucht. Stornierung führen zu einer Erhöhung des
Lagerstandes.
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Dienstleistungen anlegen
Unter dem Punkt „Dienstleistungen“ kannst du deine Dienstleistungen eintragen. Auch diese
können mit einem Barcode versehen werden.
Dashboard/Übersicht
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Wenn alle Grundeinstellungen gemacht wurden sowie Artikel und Dienstleistungen festliegen,
kannst du mit der Kasse starten. Beim Einstieg kommst du direkt in die Übersicht. Klick einfach
auf Rechnung erstellen und schon kann es losgehen.
Arbeiten mit der Registrierkasse
Rechnung erstellen
Im Menü „Rechnung erstellen“ kannst du eine Rechnung bzw. einen Beleg erstellen.
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Wenn du die Artikel deiner Wahl gewählt hast, dann kannst du die einzelnen Artikel/Positionen
bearbeiten oder wieder löschen. Du kannst unter +Position im unteren Bereich der Kassa auch
eine Position hinzufügen, die noch nicht angelegt ist
Des Weiteren hast du die Möglichkeit, dass du Artikel und Dienstleistungen scannst, die
Rechnung leerst, eine Position manuell hinzufügst, eine Rechnung parkst, eine geparkte
Rechnung aufrufst oder die Zahlung durch den Kunden einleitest.
Solltest du dich vertippt haben, kann du entweder einzelne Positionen mit dem roten Kreuz
löschen oder die ganze Rechnung leeren. Nachdem du boniert hast, kannst du die Rechnung
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nur stornieren und nicht löschen.
Wenn du auf „Zahlung“ klickst, dann ist der Prozess der Folgende:
1. Du wählst den entsprechenden Kassier. Dieser kann unter dem Punkt Mitarbeiter im
Hauptmenü auch wieder bearbeitet und gelöscht werden
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2. Sollte eine andere Person kassieren als diejenige, die für den Umsatz verantwortlich ist,
kann du hier die Person eingeben
3. Wähle die Zahlungsart aus
4. Du kannst die Rechnung auch einem Kunden zuweisen
5. Das Zahlenfeld hilft dir, das Wechselgeld auszurechnen
6. Im letzten Schritt kannst du auswählen, wie die Rechnung erstellt werden soll
Danach wird die Rechnung oder der Bon angezeigt und kann gedruckt werden.
Nacherfassung von Rechnungen
Wenn das Internet ausfällt, musst du einen Handbeleg schreiben. Dieser muss dann in helloCash
nacherfasst werden, sobald das Internet wieder funktioniert. Diese Vorgehensweise ist absolut
gesetzeskonform!
Nacherfassen kannst du deine Belege indem du diese unter Rechnung ausstellen mit +Position
eingibst, dabei die Mwst auf 0 setzt und mit einem Verweis auf deine handgeschriebenen
Belege versiehst.
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Rechnung verwalten
Hier kannst du alle Rechnung, die bereits erstellt wurden, einsehen. Du findest die Nummer,
Datum und kannst auch die genauen Positionen einsehen. Jede Rechnung wird mit dem
Vermerk „Kopie“ versehen. Du hast die Möglichkeit die Rechnung nachzudrucken oder als Mail
zu versenden. Außerdem kannst du die Rechnung hier stornieren.
Dabei wird der Mitarbeiter eingegeben, der die Stornierung durchgeführt hat sowie auch ein
Stornogrund. Zu Dokumentationszwecken ist es sinnvoll, dass du den Stornogrund so genau
wie möglich definierst.
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Vor der Stornierung wirst du gefragt, ob der Betrag im Kassabuch berücksichtigt werden soll.
Wenn du die Checkbox aktivierst, dann wird der gesamte Rechnungsbetrag im Kassabuch
berücksichtigt. Bitte beachte, dass der Kassastand nicht negativ werden darf.
Im Menü „Rechnung verwalten“ ist die stornierte Rechnung ersichtlich.
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Gutscheine
Im Rahmen der Registrierkassenpflicht wird zwischen Wertgutscheinen (Bons, …) und
Gutscheinen, die eine Lieferung/Leistung eindeutig konkretisieren, unterschieden.
Wertgutscheine
Der Verkauf von Wertgutscheinen (Geschenkbons, Geschenkmünzen) zum späteren Bezug von
Waren nach freier Wahl oder nicht konkretisierten Dienstleistungen stellt noch keinen
steuerbaren Vorgang dar. Es handelt sich hier steuerlich weder um einen Ertrag noch um einen
umsatzsteuerpflichtigen Vorgang.1
Es handelt sich nicht um einen registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Das
heißt, dass der Verkauf eines Wertgutscheins nicht verpflichtend in der Registrierkasse nicht
zwingend erfasst werden muss. Falls dieser erfasst wird, ist es wichtig, dass diese als 0%-Umsatz
in der Registrierkasse erfasst werden. Dieser wird im Anschluss als 0%-Umsatz ausgewiesen.
Buchhalterisch ist dieser als Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber einem Kunden zu
berücksichtigen.
Wichtiger Hinweis!
Bitte frage immer deinen Steuerberater, ob du Wertgutschein-Verkäufe in der Registrierkasse
erfassen sollst.
1
https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Weitere-Steuern-und-Abgaben/Verfahren---Pflichten-im-oesterr-Steuerrecht/Registrierkassenpflicht---FAQ.html, vom 1.4.2016
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Die Einlösung des Wertgutscheins gilt als Barumsatz und ist registrierkassenpflichtig. Es besteht
bei der Einlösung der Wertgutscheine auch Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.2
In diesem Fall kannst du bei helloCash als Zahlungsmethode „Gutschein“ wählen.
Gutscheine, die eine Lieferung/Leistung eindeutig konkretisieren
Beim Verkauf eines solchen Gutscheins ist bereits Registrierkassenpflicht und
Belegerteilungspflicht gegeben. Das heißt, solche Gutscheine müssen in der Registrierkasse
erfasst werden.
Kassabuch
Unter dem Punkt Kassabuch werden alle Zahlungseingänge, die bar getätigt wurden,
automatisch übernommen. Du kannst dort auch Auszahlungen vermerken, wenn du
beispielsweise einen Lieferanten bar bezahlst. So hast du die Kontrolle über deinen derzeitigen
Kassenstand. Bitte beachte, dass der Kassastand nie negativ werden darf.
Wichtiger Hinweis!
Bitte frage immer deinen Steuerberater, wie und ob du ein Kassabuch führen sollst.
2
https://www.bmf.gv.at/topthemen/Registrierkassen.html#heading_Wie_sind_der_Verkauf_und_das_Einloesen_von_Gutscheinen_im_Zusammenhang_mit_de
r_Registrierkasse_zu_behandeln_, vom 1.4.2016
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Abschlüsse
Unter dem Punkt Abschlüsse kannst du mehrere Abschlüsse für deine Buchhaltung erstellen.
Dabei kannst du nicht nur einen Tagesabschluss erstellen und diesen ausdrucken, sondern auch
einen Monatsabschluss oder eine Umsatzübersicht in CSV (Excel-Format) oder PDF erstellen.
Der Unterschied zwischen Monatsabschluss und Umsatzübersicht liegt dabei darin, dass du
beim Monatsabschluss als Zeitraum ein bestimmtes Monat und bei der Umsatzübersicht einen
beliebigen Zeitraum auswählen kannst.
Tagesabschluss
Auf deinem Tagesabschluss findest du
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folgende Informationen:
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Firmendaten
Erstellungsdatum und die Tagesabschluss-Nr.
Zeitraum des Tagesabschlusses (von-bis)
Steuersatz, Umsatz, Steuer, Nettobetrag
Artikel- und Dienstleistungsübersicht
Umsatzgliederung in Bar und Bankomat
Monatsabschluss bzw. Umsatzübersicht:
Auf deinem Monatsabschluss bzw. deiner Umsatzübersicht findest du folgende
Informationen:
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Zeitraum (von-bis)
Firmendaten
Erstellungsdatum
Umsätze inkl. Storno und Rabatte aufgelistet nach Steuersatz
Tabelle Umsätze nach Mehrwertsteuer-Sätzen
Tabelle Umsätze nach Zahlungsart
Datenerfassungsprotokoll
Das Datenerfassungsprotokoll zeigt alle Bewegungen in der Kassa auf. Wir empfehlen dir eine
regelmäßige Speicherung des Datenerfassungsprotokolls lokal auf deinem Gerät.
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Einstellungen
Die Einstellungen unter dem Registrierkassenpunkt sind Extra-Einstellungen für die Kasse. Du
kannst folgende Einstellungen vornehmen:
1. Modus: hier siehst du, ob du dich im Echt- oder Testmodus befindest. Du kannst
jederzeit auch bei Echtmodus in den Testmodus zurückwechseln, wenn du beispielsweise
neue Mitarbeiter einschulen möchtest.
2. Nummernkreise zurücksetzen: wird normalerweise einmal jährlich durchgeführt.
3. Kleinunternehmerregelung. Solltest du unter die Kleinunternehmerregelung fallen, bitte
hier ein Häkchen setzen. Es wird dann ein entsprechender Text am Bon mit ausgedruckt.
4. Beleg Fußzeile: du kannst einen individuellen Text andrucken lassen und diesen beliebig
oft verändern
5. Beleg Logo: hier kannst du dein Logo hochladen und am Bon mitausdrucken lassen.
Häufig gestellte Fragen
Bestätigungen
Hier finden Sie die E 131 – Bestätigung:
http://www.hellocash.at/index.php?id=E131
Hier finden Sie die Bestätigung für die Registrierkassenpflicht und die Signatur 2017:
Seite 21 von 22
http://www.hellocash.at/index.php?id=Fragen-und-Antworten&Frage=24
Registrierkassendaten
o Fabrikat / Bezeichnung: helloCash
o Lieferant:
mRaP GmbH
o Ansprechperson:
Support-Team: 01/317 39 29 101
o System:
Online-Kasse
Datenerfassungsprotokoll
Das Datenerfassungsprotokoll findest du unter dem Menüpunkt Journale. Du kannst dieses
dann entweder als CSV (Excel-Format) oder als PDF exportieren.
Hilfe
Hier findest du unsere AGBs, FAQS, das Handbuch sowie auch den Kontakt zu uns.
http://www.hellocash.at/index.php?id=Fragen-und-Antworten
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