Session Vorlagenerstellung 4.7 www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 1 von 46 1 Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG Bahnhofstraße 6 29410 Salzwedel Alle Schulungsunterlagen und Hilfsmittel sind urheberrechtlich für SOMACOS geschützt. Ihre Veröffentlichung bedarf einer schriftlichen Genehmigung. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 2 von 46 Inhalt 1 2 3 Kontakt ................................................................................................................................................................................................................................................................. 2 Einleitung .............................................................................................................................................................................................................................................................. 5 Vorab - Wissenswertes zu Session........................................................................................................................................................................................................................ 6 3.1 3.2 3.3 3.4 4 Anmeldung und Benutzeroberfläche .................................................................................................................................................................................................................... 10 4.1 4.2 4.3 4.4 5 Aufgaben ohne Weiterleitung ................................................................................................................................................................................................................................................................... 33 Aufgaben mit Weiterleitung ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 34 Vergabe von Teilaufgaben ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 35 Dokumentation und Beispiele von Aufgaben ........................................................................................................................................................................................................................................... 36 Suchen einer Vorlage/Recherche nach Vorlagen ................................................................................................................................................................................................. 37 7.1 7.2 8 Anlegen einer neuen Vorlage ................................................................................................................................................................................................................................................................... 14 Eingabe der Grunddaten .......................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 Übersicht der Vorlage ............................................................................................................................................................................................................................................................................... 17 Festlegung der Beratungen ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 18 Beratungsfolge Übersicht ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 21 Eingabe der Beteiligungen ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 23 Auswahl eines Produktes ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 23 Texterfassung ........................................................................................................................................................................................................................................................................................... 24 Erstellen des Dokumentes ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 26 Erneutes Erstellen nach Änderungen ...................................................................................................................................................................................................................................................... 27 Speichern von Entwürfen ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 28 Versionsvergleich von Dokumenten über Word ....................................................................................................................................................................................................................................... 29 Importieren von externen Anlagen ........................................................................................................................................................................................................................................................... 30 Import per Drag and Drop ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 31 Versand von Vorlagendokumenten .......................................................................................................................................................................................................................................................... 32 Aufgabenabarbeitung .......................................................................................................................................................................................................................................... 33 6.1 6.2 6.3 6.4 7 Anmeldung ............................................................................................................................................................................................................................................................................................... 10 Die Session Startseite .............................................................................................................................................................................................................................................................................. 11 Vertreterregelung...................................................................................................................................................................................................................................................................................... 12 Bearbeitungsphilosophie .......................................................................................................................................................................................................................................................................... 13 Vorlagenbearbeitung ........................................................................................................................................................................................................................................... 14 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 6 Listen über Listen ....................................................................................................................................................................................................................................................................................... 6 Dokumenterstellung – Flexibel durch Dokumentvorlagen ......................................................................................................................................................................................................................... 7 Arbeiten mit Kontextmenü .......................................................................................................................................................................................................................................................................... 8 Online Hilfe – Wenn es mal „klemmt“ ......................................................................................................................................................................................................................................................... 9 Kombinationsmöglichkeiten von Suchbegriffen ....................................................................................................................................................................................................................................... 38 Suchergebnisse in Listenform anzeigen .................................................................................................................................................................................................................................................. 39 Weitere Funktionen ............................................................................................................................................................................................................................................. 40 8.1 8.2 8.3 Sicherheit: www-Status persönlich ........................................................................................................................................................................................................................................................... 40 Vorlage kopieren ...................................................................................................................................................................................................................................................................................... 42 Eingabe von Stichworten für Recherche .................................................................................................................................................................................................................................................. 43 www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 3 von 46 8.4 8.5 Vorlage löschen ........................................................................................................................................................................................................................................................................................ 43 Anzeige Hinweis bei paralleler Öffnung von Vorgängen ......................................................................................................................................................................................................................... 44 www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 4 von 46 2 Einleitung Session wurde entwickelt um Ihnen Ihre tägliche Arbeit in allen Bereichen des Sitzungsdienstes zu erleichtern. Es werden alle Vorgänge wie Vorlagenerstellung und Sitzungsbearbeitung zentral in einer Datenbank verwaltet, die Informationen sind somit jederzeit abrufbar und eine flexibel an Ihre Verwaltung angepasste Automatisierung der Abläufe wird erreicht. Während dieser Schulung werden Sie die Komplexität des Programms erkennen. Sie werden feststellen, dass in den meisten Fällen nur einige Teilaufgaben in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Aber gerade deswegen ist es sehr wichtig konsequent die dargestellte Vorgehensweise zu verfolgen, denn sie garantiert eine effektive bereichsübergreifende Sitzungsbearbeitung. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 5 von 46 3 Vorab - Wissenswertes zu Session 3.1 Listen über Listen Hier eine Auswahl, der derzeit verfügbaren Listenauswertungen: Vorlagenbearbeitung u.a.: Aufgaben zur Vorlage Termine zur Vorlage Sitzungsbearbeitung u.a.: Sitzungskalender (monatliche, Quartalsweise, halbjährliche oder jährliche und gremienbezogene Darstellung des Sitzungskalenders) Personen Anzahl der Sitzung pro Person (z.B. für Sitzungsgeld) Anwesenheit zur Sitzung Vereidigung Tagesordnung Übersicht über alle aktuellen Vorlagen auf der Tagesordnung Übersicht über alle zur Beratung anstehenden Vorlagen (sowohl alle automatisch auf Tagesordnung stehenden, als auch noch nicht freigegebene Vorlagen) Übersicht über die in der Sitzung gefassten Beschlüsse Druckliste Beschlusscontrolling Übersicht www-Status zu jedem Top Stammdaten u.a.: Zusammensetzung der Gremien Adressdaten der Mitglieder www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 6 von 46 3.2 Dokumenterstellung – Flexibel durch Dokumentvorlagen Die erzeugten Dokumente basieren auf WinWord, Open Office oder Libre Office Dokumentvorlagen und können individuell angepasst und gestaltet werden. Die Verwaltung der Dokumente sollte zentral erfolgen und wird in Rahmen der Administrationsschulungen behandelt. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 7 von 46 3.3 Arbeiten mit Kontextmenü Alle Bearbeitungslinks eines Fensters und teilweise weitere Optionen findet man im so genannten Kontextmenü (erreichbar mit der rechten Maustaste). Dies erspart viel Zeit und vereinfacht die Vorgangsbearbeitung wesentlich. Weiterhin kann über das Kontextmenü das für das derzeit aktive Fenster gültige Standardlayout wieder eingestellt werden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 8 von 46 3.4 Online Hilfe – Wenn es mal „klemmt“ Sollte während der Arbeit mit Session etwas unklar sein, steht zu jedem Programmfenster die Direkthilfe erreichbar über die Taste F1 zur Verfügung. Sie zeigt Informationen zu dem Fenster an, in dem man sich gerade befindet. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 9 von 46 4 Anmeldung und Benutzeroberfläche 4.1 Startseite Session Heute 7001 Anmeldung Session wird per Doppelklick auf das Session-Icon auf dem Desktop gestartet. Als Anmeldeoption kann entweder die Eingabe des Benutzernamens und des Kennwortes oder die Nutzung des Windows-Logon eingestellt sein. Bei der Nutzung des Windows-Logons wird Ihre WindowsAnmeldung an Session weitergereicht und es erscheint kein extra Anmeldefenster. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 10 von 46 4.2 Die Session Startseite Nach dem Start des Programms erhalten Sie die Session -Startseite mit Integration des persönlichen Session –Terminkalenders der persönlichen Session - Auftragsübersicht des Sitzungskalenders, des Vorlagenbereichs, des Sitzungsbereichs, der Projekte der Anträge Möglichkeit zur Kennwortänderung Verwaltung der Vertreterregelung Möglichkeit der individuellen Einstellung der Startseite Von jeder beliebigen Stelle des Programms können Sie jederzeit über das Haus-Symbol in der Symbolleiste zur Startseite zurückkehren. Unter dem Link „Einstellungen“ im unteren rechten Bereich „Favoriten“ kann die Anzeige der Startseite individuell angepasst werden www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 11 von 46 4.3 Vertreterregelung Im Bereich „Favoriten“ findet sich auf der Startseite auch der Link „Vertreterregelung“. Hier kann man für die eigene Abwesenheit Vertreter aktivieren oder die eigene Vertretersituation ablesen. Es wird unterschieden zwischen Vollvertreter: Alle Zugriffsrechte werden weitergegeben und Aufgabenvertreter: nur das Recht Termine des zu Vertretenden zu erledigen wird weitergegeben. Ausgewählt werden kann nur im Rahmen der zugewiesen Personen in den Stammdaten. Vollvertreter kann es nur einen geben. Aufgabenvertreter können mehrere Personen gleichzeitig sein. Bestehende Vertretungen für andere Bearbeiter können nur eingesehen und nicht geändert werden. Auf allen Session Fenstern finden Sie rechts unten, neben der Fensternummer, im Vertretungsfall ein doppeltes Kopfsymbol: - ich vertrete zur Zeit - ich werde zur Zeit vertreten www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 12 von 46 4.4 Bearbeitungsphilosophie Bei den meisten Kunden werden die Vorlagen dezentral in den Bereichen erstellt, die Bearbeitung der Sitzung erfolgt jedoch zentral. In Session gibt es deshalb getrennte Vorgänge. Der Vorgang Vorlage beinhaltet die Erstellung der Beschlussvorlage versehen mit einer Beratungsfolge. Diese steuert die Abarbeitung in den Sitzungen. Im Vorgang Sitzung werden die Sitzungen der Gremien geplant, vor- und nachbereitet. Beide Vorgänge unterscheiden sich im Ablauf der Bearbeitung kaum. Es erscheint jeweils ein entsprechendes Vorgangsmenü, welches nacheinander abgearbeitet werden muss. Das Zusammenspiel zwischen Vorlagenerstellung und Sitzungsbearbeitung wird durch verschiedene Status/Aufgaben geregelt, d. h. Bearbeitungsstände werden im Programm dokumentiert. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 13 von 46 5 Vorlagenbearbeitung 5.1 Startseite Session Heute 7001 Anlegen einer neuen Vorlage Über die Session -Startseite kann man einen Vorgang: neu anlegen - „Neue Vorlage anlegen“ bereits bestehende Vorgänge öffnen – „Vorlage öffnen“ Beide Aktionen können auch über die entsprechenden Symbole ausgeführt werden. Zum Öffnen einer Sitzung auf den schwarzen Pfeil neben dem Menü klicken, um die Auswahl der Vorgänge zu erhalten. Die Nummern der bis zu 4 zuletzt vom angemeldeten Benutzer bearbeiteten Vorgänge werden ebenfalls in der Startseite angezeigt und können direkt angewählt werden. Das Quickinfo zeigt den Kurzbetreff der Vorlage. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 14 von 46 5.2 Vorlage – Neue Vorlage anlegen 3001 Eingabe der Grunddaten Alle entsprechend bezeichneten Felder sind Pflichtfelder. Ohne eine Auswahl in diesem Feld ist ein Anlegen der Vorlage nicht möglich. Nummer Die Nummerierung sollte stets automatisch erfolgen. Im Echtbetrieb sollte dieses Feld nicht erscheinen. Im Testbetrieb kann eine manuelle Nummerierung erfolgen. Datum Anlegedatum der Vorlage. Automatische Voreinstellung des Tagesdatums. Kann aber geändert werden. Plandatum (optional) Hier kann ein geplantes Entscheidungsdatum der Vorlage eingegeben werden. Muss per Skript zugeschalten werden, sonst ausgeblendet. Aktenzeichen (optional) Hier kann ein internes Aktenzeichen erfasst werden. Muss per Skript zugeschalten werden, sonst ausgeblendet. Vorlagenart Die entsprechende Vorlageart muss ausgewählt werden (z.B. Beschlussvorlage). Federführung Der federführende Bereich wird ausgewählt. Man sieht nur die Bereiche in der Auswahlbox, für die man berechtigt ist. Gremium Bei entsprechender Administration in den Stammdaten kann bei einigen oder allen Vorlagearten die Gremienauswahl angezeigt werden. Das gewählte Gremium wird direkt in die Beratungsfolge übertragen. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 15 von 46 Vorlagengruppe Möglichkeit der Gruppierung der Vorlagen für die Tagesordnung. So können z.B. alle Vorlagen, die Bauanträge sind, automatisch an eine bestimmte TOPNummer platziert werden. Wird nicht mit Vorlagengruppen gearbeitet, so werden die Vorlagen auf der Tagesordnung nach federführendem Bereich und anschließend nach Vorlagenummer sortiert. Mandant (nur bei mehreren Mandanten verfügbar) Bei der Arbeit mit mehreren Mandanten (z.B. Verwaltungsgemeinschaften und Samtgemeinden) muss die entsprechende Mitgliedsgemeinde ausgewählt werden. Verfasser Hier kann die Person angegeben werden, in deren Namen der Bearbeiter die Vorlage erstellt. Diese Daten können dann auf dem Dokument mit ausgegeben werden. Bearbeiter Hier wird der Session-Nutzer angegeben, der die Vorlage schreibt. Er hat prinzipiell immer Zugriffsrecht auf diese (seine) Vorlage. Eine Änderung des Bearbeiters kann unter Umständen die eigenen Zugriffsrechte beschränken Öffentlichkeitsstatus Auswahl des Öffentlichkeitsstatus der Vorlage. www-Status Anzeige der Vorlage in SessionNet. Hier kann gewählt werden, in welchen Bereich diese Vorlage veröffentlicht werden soll. Zur Auswahl stehen: öffentlich – die Vorlage erscheint im öffentlichen (ungeschützten) Bereich des Informationssystems nicht öffentlich – die Vorlage steht im geschützten Bereich des Informationssystems vertraulich – die Vorlage wird nur Personen zugänglich, die entsprechende Zugriffsrechte besitzen persönlich – die Vorlage wird nur explizit benannten Personen zugänglich, die Personen werden über die Schaltfläche ausgewählt. Diese erscheint über Vorlage|Eigenschaften nach dem Anlegen der Vorlage. Da sich der in Frage kommende Personenkreis an der Beratungsfolge orientiert, muss diese zunächst erfasst werden. gesperrt – die Vorlage wird nicht veröffentlicht Betreff Es steht eine Kurz- und eine Langbezeichnung zur Verfügung. Kurzbetreff stichwortartige Umschreibung der Vorlage ohne Erwähnung sensibler Inhalte (für öffentliche Bekanntmachung oder Internet) z.B. Personalangelegenheit, Grundstücksangelegenheit Langbetreff ist die eigentliche „Überschrift der Vorlage“ Mit „OK“ wird die Vorlage angelegt. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 16 von 46 5.3 Übersicht der Vorlage „Startseite“ der Vorlage Auf einen Blick werden alle Informationen zu den Grunddaten und zum Bearbeitungsstand dargestellt. Bereits zurückliegende Sitzungen sind verlinkt. Die weitere Bearbeitung erfolgt über den Menüpunkt „Vorlage“. Die Funktionen können auch direkt über die Navigationsleiste aufgerufen werden. Zurück zu den Grunddaten kommt man über das Menü „Vorlage|Eigenschaften“ oder über das Eigenschaften-Symbol in der Symbolleiste. Dort können Daten geändert und ergänzt werden . Zurück zum Übersichtsblatt gelangt man über das Haussymbol in der Kopfzeile der Vorlage www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 17 von 46 5.4 Festlegung der Beratungen Vorlage – Beratungen 3300 Die Festlegung der Reihenfolge der Beratung in den Gremien ist die Verbindung zwischen Vorlagenerstellung und Tagesordnungserstellung. Einträge erfolgen über den Link „Neu“ im rechten Bearbeitungsmenü. Folge Einstellen der Folge im Beratungsablauf für das, im nebenstehenden Feld, gewählte Gremium. Wird die Beratungsfolge mit gleicher Ziffer festgelegt, können die Tagesordnungen der Gremien mit dieser Vorlage zur gleichen Zeit erstellt werden. Hier ist aber darauf zu achten, dass entweder ein „Verfügbar ab“ Datum (Sitzungsdatum) oder eine Sortierung (im gleichnamigen Feld – aufsteigend) für den Ausdruck der Beschlussvorlage eingegeben wird. Die Einstellung, ob hier standardmäßig mit oder ohne Folge gearbeitet wird, erfolgt in den Systemeinstellungen. Gremium Auswahl des Beratungsgremiums Sortierung Nur notwendig, wenn ohne feste Beratungsfolge gearbeitet wird. Wichtig um die richtige Reihenfolge im Dokument herzustellen. Dauer Vorgesehene Beratungsdauer in der Sitzung (optional) Vorlagengruppe Anzeige der zugeordneten Vorlagengruppe. Vorlagengruppen dienen der Vorsortierung der Tagesordnung. Öffentlichkeitsstatus In welchem Teil der Sitzung wird über die Vorlage beraten. Zuständigkeit Auswahl aus der Listbox treffen, z.B. Vorberatung. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 18 von 46 Verfügbarkeit o Nichts ausgewählt: Vorlage wird automatisch zur nächsten Sitzung angeboten. o Frühestens verfügbar ab - Datum ausgewählt: Vorlage erscheint ab diesem Termin auf der Tagesordnung. o Button „Sitzung“: Es werden alle Sitzungen des Gremiums angezeigt, die bereits im Sitzungskalender hinterlegt sind: Die einzelnen Einträge werden entsprechend des Status der Sitzung unterschiedlich farblich gekennzeichnet: Grau: Sitzungsdatum liegt in der Vergangenheit Rot mit Ausrufezeichen: Sitzungsdatum liegt in der Zukunft, die Ladefrist jedoch überschritten. Die Ladefrist wird über Stammdaten | Gremien | Gremium bearbeiten Fenster 8610, Register Sitzung ermittelt. Schwarz, Fett: Sitzungsdatum liegt in der Zukunft, die Ladefrist wurde noch nicht erreicht. Auswahl per Mausklick und Bestätigung mit „OK“. Vorlage erscheint auf der Tagesordnung dieser Sitzung erstmalig. Bei allen Einstellungen gilt, sie gelten nur für das automatische auf die Tagesordnung setzen. Der Sitzungsbearbeiter hat immer die Möglichkeit, auf alle noch nicht beschlossenen Vorlagen eines Gremiums zuzugreifen. Somit können auch Vorlagen manuell vorgezogen werden. In der Beratungsfolge erscheinen dann der tatsächliche Beratungstermin und die entsprechende Sitzungsnummer. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 19 von 46 Übernahme als Tagesordnungspunkt, wenn Vorlage in vorheriger Folge (Voraussetzung: Eingabe einer festen Folge (Gremium 1, Gremium 2 usw.) o Beschlossen: die Vorlage kommt erst dann auf die Tagesordnung des nachfolgenden Gremiums, wenn die Beratungen im ersten Gremium abgeschlossen sind. o auf Tagesordnung: die Tagesordnung kann direkt nach der Tagesordnungserstellung des ersten Gremiums erfolgen günstiger bei sich überschneidenden Ladefristen) Die Standardbelegung dieses Feldes kann administriert werden. Zusatzinfo Frei belegbares Feld, z.B. für Berichterstatter zur Vorlage in der Sitzung. Eingabe mit „OK“ beenden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 20 von 46 5.5 Vorlage – Beratungen 3300 Beratungsfolge Übersicht Aus der Übersicht sind sämtliche Informationen zum Genehmigungs- und Beratungsstand der Vorlage zu entnehmen: www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 Vorlage noch nicht zur Beratung freigegeben, wird noch in keine Tagesordnung übernommen Vorlage kommt jetzt automatisch auf die Tagesordnung des Haupt- und Finanzausschusses Vorlage kommt gleichzeitig auf die Tagesordnungen der Ausschüsse, die Stadtvertretung berät nachrangig Die Vorlage wurde am 02.08.2012 im Haupt- und Finanzausschuss beraten, dort wurde ein Beschluss gefasst (grüner Haken). Als nächstes kann die Tagesordnung für die Sitzung der Stadtvertretung mit dieser Vorlage erstellt werden (grüner Pfeil) © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 21 von 46 Durch Auswahl eines Sitzungseintrages kann direkt in die TOP-Texte oder die gesamte Sitzung verzweigt werden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 22 von 46 5.6 Vorlage – Beteiligungen 3100 Eingabe der Beteiligungen Die Erfassung der Beteiligungen ist optional, das Fenster kann auch ganz entfernt werden. Auswahl der Beteiligungen per Mausklick. Die beteiligten Bereiche können später bei der Auszugsverteilung über SessionNet berücksichtigt werden. Der federführende Bereich erscheint in Fettschrift. Eine Änderung der Federführung kann unter Umständen zu einer Änderung der Zugriffsrechte führen. 5.7 Auswahl eines Produktes Vorlage – Produkte 3150 Im Hinblick auf die Einführung der Budgetierung (Doppik) in den Kommunalverwaltungen ist es hier möglich eine Produktnummer der Vorlage zuzuordnen. Sind die Produkte aktiviert, so wird dieser Menüpunkt zwischen "Beteiligungen" und "Inhalt" (wie links dargestellt) eingeblendet. Bei der Vorlagenrecherche (Vorlage|Vorlage öffnen) ist es möglich, nach Produkten zu suchen. Man erhält dann eine Anzeige über alle Vorlagen, zu einem bestimmten Produkt. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 23 von 46 5.8 Texterfassung Vorlage – Inhalt 3200 4.8.1 Texterfassung im Dokument Die Texteingabe erfolgt im Fenster „Inhalt“. Die Texteingabebereiche sind jeweils durch Textmarken markiert. Die Textmarken sind geschützt und es kann nur innerhalb der Textmarkenbereiche geschrieben werden. Zur besseren Übersicht sind die einzelnen Textmarkenbereiche mit der entsprechenden Textbezeichnung (ehemals die Textregisternamen) gekennzeichnet (z.B. „Sachverhalt“, „Beschlussvorschlag“, etc.). Es sind maximal 6 Textmarkenbereiche verfügbar. Die Bezeichnungen der Bereiche können ebenfalls je nach Vorlageart variieren. Alle gängigen Funktionen stehen beim Ausfüllen der Textmarkenbereiche zur Verfügung: z. B. Rechtschreibprüfung, Tabellen einbinden, Kopieren aus anderen Dokumenten. In der blauen Titelzeile werden die jeweilige Vorlagennummer und der Kurzbetreff der Vorlage angezeigt. Über Schaltfläche „Zurück zu Session“ gelangt man zur Speicherabfrage. Session zeigt noch einmal die Bereiche an, die gespeichert bzw. gelöscht werden sollen. Das Speichern mit „Ja“ bestätigen. Danach wird das zuletzt geöffnete Fenster angezeigt. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 24 von 46 4.8.2 Texteingabe in Registern Vorlage – Inhalt 3200 Die Texteingabe erfolgt über den Menüpunkt „Inhalt“. Alle gängigen Funktionen stehen beim Ausfüllen der Textregister zur Verfügung: z. B. Rechtschreibprüfung, Tabellen einbinden, Kopieren aus anderen Dokumenten. Die Anzahl der Textregister kann variieren, max. sind 6 möglich. Auch die Registerbezeichnungen können je nach Vorlageart variieren. In der blauen Titelzeile werden die jeweilige Vorlagennummer und der Kurzbetreff der Vorlage angezeigt. Über Schaltfläche „Zurück zu Session“ gelangt man zur Speicherabfrage. Session zeigt noch einmal die Bereiche an, die gespeichert bzw. gelöscht werden sollen. Das Speichern mit „Ja“ bestätigen. Danach wird das zuletzt geöffnete Fenster angezeigt. Bei der Erfassung längerer Texte ist es sinnvoll, das Dokument zwischen zu speichern, ohne das Bearbeitungsfenster schließen zu müssen. Dafür steht Ihnen wie in MS-Word üblich, das „Speichern“ - Symbol in der Word-Leiste zur Verfügung. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 25 von 46 5.9 Vorlage – Dokumente 3900 Erstellen des Dokumentes Möglichkeiten der Dokumenterstellung: 1. Auswahl des Dokuments über das Wordsymbol in der Symbolleiste: Auswahl über den schwarzen Pfeil neben dem Symbol. 2. Auswahl des Dokuments im „Dokumente“-Fenster per Doppelklick auf den grauen Eintrag (abhängig von den Einstellungen in den Stammdaten, eventuell werden bei Ihnen keine grauen Einträge dargestellt). Die Vorlage wird nun nach dem Textbausteinprinzip erstellt. Alle Daten werden an die definierten Stellen in der Dokumentvorlage gesetzt. Keine Änderungen: Vorlage kann über MS Word, Open Office oder Libre Office gedruckt werden. Es sind Änderungen notwendig: Änderungen nur in Session vornehmen (z.B. unter „Inhalt“). Zurück zum Fenster „Dokumente“ und über das Wordsymbol das Dokument neu erstellen. Die Vorlage wird jetzt neu erstellt und die vorherige Version wird überschrieben. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 26 von 46 Vorlage – Dokumente 3900 5.10 Erneutes Erstellen nach Änderungen Diese Meldung erscheint nur, wenn Registern gearbeitet wird: mit Dokument öffnen: zuletzt geöffnete Version der Vorlage wird angezeigt es erfolgt keine neue Übergabe der Textteile aus Session eventuelle Änderungen übernommen werden nicht Dokument neu erstellen: www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Übergabe der Textteile aus Session erfolgt erneut es entsteht eine neue „Version“ der Vorlage der vorherige Stand wird überschrieben Änderungen, die nachträglich im fertigen Vorlagendokument gemacht wurden, sind überschrieben Seite 27 von 46 Vorlage – Dokumente 3900 5.11 Speichern von Entwürfen Einzelne Bearbeitungsstände können fest gespeichert werden. Im Dokumentfenster den Link „Version“ auswählen und einen Namen für das Dokument eintragen. Dieser Stand ist nun gespeichert und es kann ein neues zusätzliches Dokument mit eventuellen Änderungen über „Neu erstellen“ aufgebaut werden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 28 von 46 5.12 Versionsvergleich von Dokumenten über Word Über die Mehrfachauswahl von Dokumenten können diese mit der Funktion Dokumente vergleichen (Funktion von Microsoft Word) verglichen werden. Es können immer nur 2 Dokumente ausgewählt werden. Alle Änderungen im Vergleichsdokument sind hervorgehoben. So können auf einfachem Wege Versionsänderungen, z.B. im Rahmen des Mitzeichnungsverfahrens, verfolgt werden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 29 von 46 Vorlage – Dokumente 3900 5.13 Importieren von externen Anlagen Werden Anlagen nicht direkt als Text erfasst (Fenster „Inhalt“ Reiter/Textmarkenbereich „Anlagen“), kann ein Import von externen Dokumenten erfolgen. Somit kann jeder Nutzer auch externe Dateien aus Session öffnen. Die möglichen Dateitypen und maximalen Dateigrößen werden in den Systemdaten definiert. Über den Bearbeitungslink „Import“ können mit dem Button „Dokumente“ die Verzeichnisse nach der Anlage durchsucht werden und die Anlage betitelt werden. Der Originalname der Anlage wird als Vorschlag übernommen, Die Anlage kann jedoch auch neu bezeichnet werden. Der Anlage kann dann eine Dokumentart, ein www-Status und eine Sortiernummer zugewiesen werden. Auch die Freigaben für SessionNet können direkt beim Import administriert werden. Die externe Datei wird in den Session Dokumentpfad kopiert. Änderungen in dieser Datei schlagen sich nicht in das Original durch. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 30 von 46 5.14 Import per Drag and Drop Vorlage – Dokumente 3900 Zusätzlich dazu besteht die Möglichkeit, einzelne Dateien per Drag and Drop zu importieren. Eine zu übernehmende Datei kann aus dem Windows Explorer oder direkt aus einer E-Mail in das Dokumentfenster von Session gezogen werden. (Bild1) Stimmt der Dateityp mit einem in Session zugelassenen Typ überein, zeigt Session das 'Datei kopieren' Symbol an und öffnet beim Loslassen automatisch das Fenster 'Import', mit entsprechend voreingestellten Werten. (Bild 2) www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 31 von 46 Vorlage – Dokumente 3900 5.15 Versand von Vorlagendokumenten Im Fenster „Dokumente“ besteht ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente direkt per E-Mail zu versenden. Dazu markiert man das Dokument, das versendet werden soll und klickt dann auf den Link „Senden“. Es können auch mehrere Dokumente ausgewählt werden. Es öffnet sich ein Personenauswahlfenster. (Bild 1) Man muss nicht zwangsläufig eine Person aus diesem Fenster auswählen, im nächsten Schritt öffnet sich die E-Mail und im Bereich „Empfänger“ können auch sonstige Personen hinterlegt werden. Weiterhin kann gewählt werden, ob das Dokument mit dem Originalnamen (z.B.00000390.doc) oder unter dem Dokumentnamen (z.B. Vorlage.doc) verschickt werden soll. Bestätigen der Auswahl mit „OK“. Danach öffnet sich das E-Mail-Programm. (Bild 2) Als Empfänger sind die gewählten Personen hinterlegt. Es können nun natürlich noch weitere Personen hinzugefügt werden. Als Anlage liegt das entsprechende Dokument bei. Mit Versand der E-Mail wird der Vorgang beendet. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 32 von 46 6 Aufgabenabarbeitung 6.1 Aufgaben ohne Weiterleitung Um einzelne Arbeitsschritte, Stellungnahmen und Freigaben zu dokumentieren werden „Aufgaben" definiert. Per Klick auf die jeweilige „Aufgabe" wird die Abarbeitung dargestellt. Die wichtigsten Aufgaben werden auch im Fenster oben rechts (Ablaufmenü) angezeigt und können dort per Doppelklick abgearbeitet werden. Sind Aufgaben erledigt, erscheinen sie mit einem weißen Haken auf grünen Grund versehen. Vorgehensweise zum Ausführen einer Aufgabe: In Ablaufmenü (Fenster oben rechts) per Doppelklick die entsprechende „Aufgabe" auswählen (Doppelklick) und mit „OK“ bestätigen oder unter dem Menüpunkt „Vorlage|Aufgaben“ oder dem Aufgabensymbol Aufgabe auswählen. die entsprechende Mit Aufrufen der Aufgabe erscheint das Fenster „Aufgabe ausführen“. Dargestellt wird die Aufgabenbezeichnung, das Erledigungsdatum sowie ein Erläuterungstext (falls in den Stammdaten hinterlegt). www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 33 von 46 6.2 Aufgaben mit Weiterleitung Weitergabe von Vorlagen an andere Bearbeiter. Aufruf über „Vorlage|Aufgaben“ oder das Aufgabensymbol Vorgehensweise zum Ausführen einer Weiterleitung: Hinterlegen eines Aufgabentextes. Dies ist der Text, den der Empfänger erhalten wird. Möglichkeit der Terminvergabe. Auswahl von Bereich und Bearbeiter, der Aufgabe und Vorlage bekommt. Der Bearbeiter muss gewählt werden, da auch Zugriffsrechte vergeben werden. Optional: Auswahl der E-Mail-Benachrichtigung und Benachrichtigung bei Erledigung der Aufgabe. Empfänger erhält eine E-Mail über die Weitergabe und kann über die Anlage Session direkt aufrufen. Der Absender erhält eine Mail, wenn die Aufgabe erledigt ist.(Automatische E-Mail bei Erledigung) www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 34 von 46 6.3 Vergabe von Teilaufgaben Zu jeder Weiterleitung können Teilaufgaben hinterlegt werden. Somit ist es möglich, Aufgaben zu delegieren oder Zuarbeiten anzufordern. Teilaufgaben kann nur der Empfänger der Weiterleitung vergeben. Dazu gibt es im Bearbeitungsfenster einer Aufgabe die Schaltfläche „Teilaufgabe hinzufügen“. Im folgenden Fenster kann die Zuarbeit analog einer Weiterleitung definiert werden. Die Optionen einer Hinweis EMail für den Empfänger und einer Erledigungsmail für den Absender sind ebenso möglich. Mit Ok wird die Aufgabe in Session hinterlegt. Die E-Mail wird optional generiert und kann gesendet werden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 35 von 46 6.4 Vorlage – Aufgaben 3800 Dokumentation und Beispiele von Aufgaben Alle ausgeführten Aufgaben werden in diesem Fenster dokumentiert, so ist der interne Ablauf der Vorlagenerstellung jederzeit nachvollziehbar. Alle Aufgaben sind auf Ihre Organisation anpassbar, darauf wird in der Schulung direkt eingegangen, hier aber einige Standardaufgaben und ihre Auswirkungen: TOP anmelden: Der TOP wird gemäß Beratungsfolge auf die Tagesordnung gesetzt. Die Bearbeitung ist aber weiter möglich. Vorlage erfasst: Der Bearbeiter hat die Vorlage fertig geschrieben, die Mitzeichnungen können nun erfolgen. (z.B. per Weitergabe) Mitzeichnungsverfahren erledigt: Das Mitzeichnungsverfahren ist abgeschlossen, die Vorlage nun zur endgültigen Genehmigung gegeben werden Vorlage genehmigt: die Vorlage wird versiegelt und falls noch nicht durch eine andere Aufgabe geschehen auf die Tagesordnung gesetzt Freigabe Informationssystem: Die Vorlage wird für SessionNet bereitgestellt. (natürlich unter Beachtung des www-Status) Vorlage abgeschlossen: die Vorlage ist mit allen Nacharbeiten abgehandelt und kann archiviert werden In der Übersicht werden die Erledigungsdaten der Mitzeichnungen (d.h. Name des Ausführenden, Erledigungsdatum, Ergebnis) und Beschlusskontrolltermine (Aufgaben, die aus einer Beschlusskontrolle im Sitzungsbereich resultieren) protokolliert. Aufgaben mit Teilaufgaben werden in einer Baumstruktur dargestellt. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 36 von 46 Vorlage – Vorlage öffnen 3002 7 Suchen einer Vorlage/Recherche nach Vorlagen 3 Suchmöglichkeiten stehen zur Verfügung: 1. Direktwahl durch Eingabe der Nummer, mit „OK“ bestätigen 2. Auswahl von Suchkriterien, Anzeige der Treffer über die Schaltfläche „Suchen“, Auswahl der Vorlage per Doppelklick Die folgenden Suchfilter stehen zur Verfügung: Vorlage: Auswahl Vorlagegrunddaten als Suchkriterien Vorlageart, Mandant, Vorlagengruppe, Aktenzeichen, Inhalt, Freigabenummer Angelegt: Auswahl von Anlagedaten als Suchkriterien Verfasser, Bearbeiter, Zeitraumauswahl (Von-/Bis-Datum) Beteiligt: Auswahl federführendes Amt und beteiligte Ämter Federführung, Bereich, Mandant, Gremium, Produkt Status: Öffentlichkeitsstatus; www-Status, Aufgabenstatus 3. "Meine Vorlagen": Es werden nur die Vorlagen angezeigt, für die der angemeldete Bearbeiter verantwortlich ist. Zur Verfeinerung der Suche können natürlich ebenfalls die Filter eingesetzt werden. Die eingegebenen Suchkriterien in den einzelnen Registern werden bei der Suche miteinander kombiniert (UND-Verknüpfung). Historische Daten können ebenfalls in die Suche einbezogen werden, indem Sie die Option „Historische Daten berücksichtigen“ auswählen. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 37 von 46 7.1 Vorlage – Vorlage öffnen 3002 Kombinationsmöglichkeiten von Suchbegriffen Möglichkeit der Kombination von Suchbegriffen über ODER Verknüpfung (d.h. Eingabe von mehreren Wörtern oder Wortkombination, die durch Leerzeichen getrennt werden). Möglichkeit der Kombination von Suchkriterium über UND/ODER Verknüpfung. Eine UND-Verknüpfung ist mit einem + vor dem Suchwort zu kennzeichnen. Beispiel: folgende Eingabe im Feld „Inhalt“: Goethestraße Marienfelder „Suchen“: Gesucht wird nach Vorlagen, die im Betrefftext (Kurzbzw. Langtext) oder im Stichwortverzeichnis zur Vorlage, die Kombination Goethestraße oder Marienfelder aufweisen. folgende Eingabe im Feld „Inhalt“: Goethestraße +Marienfelder „Suchen“: Gesucht wird nach Vorlagen, die im Betrefftext (Kurzbzw. Langtext) oder im Stichwortverzeichnis zur Vorlage die Kombination Goethestraße und Marienfelder aufweisen. Suchergebnis: Die Vorlagen, die dieser Suche entsprechen, werden in der Trefferliste angezeigt Es werden nur die Suchkriterien angeboten und als Treffer die Vorlagen angezeigt, für die eine Zugriffsberechtigung existiert (optional). www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 38 von 46 7.2 Vorlage – Vorlage öffnen 3002 Suchergebnisse in Listenform anzeigen Ihre Suchergebnisse können in Listenform generiert und gedruckt werden. Im Suchfenster wurde das Session Listen-Symbol integriert. Durch Klick auf das Symbol öffnet sich der Browser und zeigt die Suchergebnisse in Listenform. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 39 von 46 8 Weitere Funktionen 8.1 Vorlage – Eigenschaften 3011 Sicherheit: www-Status persönlich Der www- Status persönlich gestattet die Freigabe von Objekten für einzelne Personen. Der Status ist für Vorlagen, Anträge, Tagesordnungspunkte und Dokumente verfügbar. Für ein Objekt mit dem WWW Status persönlich müssen manuell die Personen festgelegt werden, die Zugriff darauf haben sollen, d.h. es wird eine White-Liste festgelegt. Alle Personen die nicht ausgewählt wurden, haben keinen Zugriff. Damit wird verhindert, dass Personen, die zu einem späteren Zeitpunkt Zugriff auf eine alte Wahlperiode bekommen, nicht automatisch Zugriff auf persönlich geschützte Inhalte erlangen. Bei Auswahl des www - Status 'persönlich' blendet Session automatisch neben dem Steuerelement eine Schaltfläche ein, über welche die Personen bestimmt werden können, die persönlichen Zugriff erhalten sollen. Wurden noch keine Person ausgewählt, zeigt die Schaltfläche 3 Punkte, andernfalls die Anzahl der ausgewählten Personen an. Im Fenster Sitzung | Inhalt (Fenster 1100) sowie in allen Dokumentfenstern zum Vorgang (Fenster x900), z.B. Vorlage | Dokumente (Fenster 3900), wird der WWW Status in Rot angezeigt, wenn dieser auf persönlich steht. Die Auswahl der Personen erfolgt über das Fenster Persönlicher Zugriff (Fenster 0853). Die Anzeige kann über Gremiumszugehörigkeiten gefiltert werden. Folgende Personen stehen dabei in Abhängigkeit des aktuellen Session-Objektes zur Verfügung: Sitzung oder Tagesordnungspunkt: - alle Mitglieder des aktuellen Gremiums - zusätzlich die Mitglieder des Hauptgremiums des www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 40 von 46 Mandanten, wenn für das aktuelle Gremium die Informationsweitergabe aktiviert wurde Vorlage: - alle Mitglieder der Gremien, die innerhalb der Beratungsfolge stehen Es stehen jeweils die zum aktuellen Zeitpunkt aktiven Mitglieder der Gremien zur Verfügung. Bereits im Vorfeld zugeordnete Personen werden, unabhängig von der Filterauswahl, im Register Auswahl angezeigt. In Listenfenstern mit der Anzeige des www - Status (z.B. Sitzung | Inhalt Fenster 1100 oder Vorlage | Dokumente Fenster 3900) wird die Anzahl der zugeordneten Personen hinter dem Status persönlich in Klammern angezeigt. Die Änderung des WWW Status 'persönlich' in einen anderen www - Status führt zum Löschen der zugeordneten Personen, nach Bestätigung der entsprechenden Nachfrage. Zugeordnete Personen werden beim Kopieren eines Objektes bzw. beim Zuordnen zu einem anderen Objekt (z.B. Zuordnung eines Dokuments zu einem Tagesordnungspunkt) nicht mit kopiert. Die gewünschten Personen sind grundsätzlich manuell auszuwählen. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 41 von 46 8.2 Vorlage kopieren Vorlage – Vorlage kopieren 3016 Zur Erstellung von Ergänzungsvorlagen oder inhaltlich ähnlichen Vorlagen kann die Funktion „Vorlage kopieren“ genutzt werden. Ergänzung Es wird die bisherige Nummer mit /1 übernommen. Neu Es wird neue Nummer vergeben werden. Referenz Es wird auf dem Übersichtsblatt eine Verlinkung zur Originalvorlage hergestellt. Alle Grunddaten und Inhalte können (durch Klick in die Auswahlkästen) übernommen und bei Bedarf noch geändert und ergänzt werden. Des Weiteren können optional alle Dokumente und Anlagen der Ausgangsvorlage kopiert werden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 42 von 46 8.3 Vorlage – Eigenschaften 3011 Eingabe von Stichworten für Recherche Hier können Stichwörter hinterlegt werden, die bei einer späteren Recherche zusätzlich neben den Kurz- und Langbetrefftext als Suchbegriffe herangezogen werden. Hinterlegen Sie deshalb als Stichwörter solche Begriffe, die nicht schon im Kurz- bzw. Langbetrefftext der Vorlage vorhanden sind. Vorlage – Vorlage löschen 3009 8.4 Vorlage löschen Das Löschen der Vorlage („Vorlage|Vorlage löschen“) muss immer bestätigt werden. Eine Vorlage, die gelöscht werden soll, darf nicht auf einer Tagesordnung stehen und es darf keine Aufgabe gesetzt sein (Vorlage genehmigt usw.). Durch das Löschen wird die Nummer der Vorlage mit gelöscht. Diese wird dann nicht wieder neu vergeben. Es ist deshalb zu überlegen, ob man die Vorlage nicht in eine andere Vorlage abändern kann. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 43 von 46 8.5 Anzeige Hinweis bei paralleler Öffnung von Vorgängen Hat ein anderer Anwender einen Vorgang in Bearbeitung erscheint ein entsprechender Hinweis. Der Vorgang kann im Lesezugriff trotzdem geöffnet werden. Sobald der Vorgang durch den anderen Nutzer geschlossen wurde, kann wieder mit Schreibrecht zugegriffen werden. www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 44 von 46 Beschlussvorlage Vorlage Nr.: BOA/034/2015 Amt: Bearbeiter: Bauordnungsamt Max Tester Datum: AZ: Beratungsfolge Termin Behandlung Bauausschuss Stadtvertretung Musterstadt 19.10.2015 28.10.2015 öffentlich öffentlich 25.09.2015 AZ 12/G VI Gegenstand der Vorlage Bauvoranfrage: Neubau des Brückenbauwerkes Waldstraße Sachverhalt: Der Bauausschuss wurde am 21.09.2014 über den Zustand des Brückenbauwerkes informiert. Seinerzeit wurde die Verwaltung beauftragt eine Brückenprüfung durchzuführen. Das Ergebnis dieser Prüfung sieht wie folgt aus: - Die Tragfähigkeit der Brücke ist bedingt durch stark verrostete Stahlträger erheblich eingeschränkt. - Die nordöstliche Flügelwand ist nicht mehr standsicher. - Die Tragfähigkeit ist auf 16 Tonnen zu reduzieren. - Eine Sanierung der Brücke ist aus wirtschaftlichen Gründen nicht gegeben. Aus den o. a. Gründen ist für das Haushaltsjahr 2015 der Neubau der Brücke "Waldstraße" geplant. Seitens der Verwaltung ist in Absprache mit dem gewerblichen Anlieger und einem Ingenieurbüro nachfolgend aufgeführter Zeitplan vereinbart worden: 1. Neubauplanung: November 2014 – März 2015 2. Erstellung LV : April 2015 www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 45 von 46 3. Baubeginn: Juli 2015 4. Bauende: November 2015 (je nach Witterung) Bei der Baudurchführung sind die Betriebsferien des gewerblichen Anliegers mit berücksichtigt worden. Um die Beeinträchtigung für den gewerblichen Anlieger bzw. Schulbusverkehr so gering wie möglich zu halten schlägt die Verwaltung vor, den Neubau der o. a. Brücke mit Brückenfertigteilen zu realisieren. Die Zeitersparnis beträgt gegenüber dem konventionellen Ausbau ca. 2 Monate wobei die Mehrkosten ca. 25.000,00 € betragen. Finanziellen Auswirkungen: Die Kosten des Neubaus belaufen sich auf insgesamt ca. 1,83 Mio. EUR. Die Stadtkasse wird nach Abzug der Fördermittel mit ca. 950.000 EUR belastet werden. Beschlussvorschlag: Der Bauwerksprüfbericht der Brücke "Waldstraße" über den Söker-Mergen-Kanal wird zur Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird beauftragt die Planung zum Neubau der o. a. Brücke zu veranlassen. ______________________ Bürgermeister Anlagen: - Ausführlicher Zeitplan des Neubaus www.somacos.de Version 4.7.x Letzte Aktualisierung: 03.09.2015 © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 46 von 46
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