Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern

Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1251
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzungen
2
3.
Vorgehensweise
2
3.1.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
3
3.2.
Dauerfristverlängerung
4
3.3.
Zusammenfassende Meldung
5
3.4.
Daten für ARCHIV bereitstellen
6
3.5.
GDPdU FIBU-Daten bereitstellen
7
3.6.
XBRL-Datei für Bundesanzeiger erstellen
8
3.7.
E-BILANZ
9
3.8.
Anlage EÜR
10
4.
Details
11
4.1.
Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern erfassen/korrigieren
11
4.2.
Notiz zu einer Buchung in abgeschlossener Abrechnungsnummer ändern bzw.
löschen
13
4.3.
Abschluss einer Abrechnungsnummer aufheben
14
4.4.
Protokolierung GoBD
14
5.
Wichtige Informationen
14
Autor: FM / 14.12.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 1251
1.
Ziel
Das Info beschreibt die verschiedenen Funktionen:
§ bei denen Abrechnungsnummern automatisch abgeschlossen und
§ wie Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern korrigiert werden.
2.
Voraussetzungen
Die GoBD ersetzten mit Wirkung zum 01.01.2015 die bisher geltenden:
§ GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die
§ GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Die GoBD nehmen erstmals konkret Stellung zum Zeitpunkt der Festschreibung von Buchungen.
Die von den GoBD konkretisierte Frist »bis zum Ablauf des Folgemonats« führt in der Praxis in der
Regel zur Orientierung am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bei der Abgabe der UmsatzsteuerVoranmeldung werden die Buchhaltungsdaten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte
(Finanzverwaltung) weitergegeben. Der Nachweis von Änderungen und Löschungen unterliegt ab
diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit).
Hinweis
In Agenda FIBU gelten Buchungen dann als festgeschrieben, wenn die Abrechnungsnummern
abgeschlossen sind. Ab diesem Zeitpunkt können die in der Abrechnungsnummer enthaltenen
Buchungen nicht mehr verändert werden.
3.
Vorgehensweise
Bei diversen Funktionen, bei denen Daten für Deklarationszwecke erstellt bzw. weitergegeben werden,
wird geprüft, ob alle dafür relevanten Abrechnungsnummern abgeschlossen sind.
Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Überblick
1. Umsatzsteuer-Voranmeldung
2. Dauerfristverlängerung
3
4
3. Zusammenfassende Meldung
4. Daten für ARCHIV bereitstellen
5
6
5. GDPdU FIBU-Daten bereitstellen
7
6. XBRL-Datei für Bundesanzeiger erstellen
7. E-BILANZ
9
8. Anlage EÜR
Autor: FM / 14.12.2015
8
10
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Seite 3
Info für Anwender Nr. 1251
3.1.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
»Transfer | Bereitstellen USt-Voranmeldung«
Aktion
UStVA sofort senden
UStVA bereitstellen für DELFIN
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern im gewählten Voranmeldungszeitraum.
Beispiel
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar wird an die Finanzverwaltung gesendet.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Voranmeldungszeitraums
Januar abgeschlossen sein.
Meldung bei Versand/Bereitstellung
Sind nicht alle Abrechnungsnummern der Periode Januar abgeschlossen, erhalten Sie beim Versand
der Umsatzsteuer-Voranmeldung die folgende Meldung:
Option
Auswirkung
<UStVA bereitstellen/versenden Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird versendet, ohne dass die
ohne Abschluss der
Abrechnungsnummern abgeschlossen werden.
Abrechnungsnummern>
In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen
Abrechnungsnummern beim Versand der UmsatzsteuerVoranmeldung nicht abgeschlossen waren.
»Auswertungen | Protokolle | GoBD«
<UStVA bereitstellen/versenden Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird versendet.
und Abrechnungsnummern
Alle für den Voranmeldungszeitraum »Januar« relevanten
abschließen>
Abrechnungsnummern werden abgeschlossen.
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Info für Anwender Nr. 1251
3.2.
Dauerfristverlängerung
»Transfer | Bereitstellen USt-Dauerfristverlängerung«
Aktion
DV sofort senden
DV bereitstellen für DELFIN
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern des Vorjahres.
Beispiel
Die Dauerfristverlängerung 2016 wird an die Finanzverwaltung gesendet.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015
abgeschlossen sein.
Ausnahme
Die Abrechnungsnummern für die Periode 13 (Jahresabschluss-Buchungen) sind davon nicht
betroffen. Diese müssen für den Versand der Dauerfristverlängerung nicht abgeschlossen sein.
Meldung bei Versand/Bereitstellung
Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015 (mit Ausnahme der
Abrechnungsnummern für die Periode 13) abgeschlossen, erhalten Sie beim Versand der
Dauerfristverlängerung die folgende Meldung:
Option
Auswirkung
<Dauerfristverlängerung
bereitstellen/versenden ohne
Abschluss der
Abrechnungsnummern>
Die Dauerfristverlängerung wird versendet, ohne dass die
Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2015 abgeschlossen
werden.
In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen
Abrechnungsnummern beim Versand der Dauerfristverlängerung
nicht abgeschlossen waren.
»Auswertungen | Protokolle | GoBD«
<Dauerfristverlängerung
bereitstellen/versenden
und Abrechnungsnummern abschließen>
Die Dauerfristverlängerung wird versendet.
Alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2015 werden
abgeschlossen (mit Ausnahme der Abrechnungsnummern für die
Periode 13).
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Info für Anwender Nr. 1251
3.3.
Zusammenfassende Meldung
»Transfer | Bereitstellen Zusammenfassende Meldung«
Aktion
ZM sofort senden
ZM bereitstellen für DELFIN
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern des gewählten Abgabezeitraums.
Beispiel
Die Zusammenfassende Meldung für das I. Quartal wird an die Finanzverwaltung gesendet.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des I. Quartal abgeschlossen sein.
Meldung bei Versand/Bereitstellung
Sind nicht alle Abrechnungsnummern des I. Quartal abgeschlossen, erhalten Sie beim Versand der
Zusammenfassenden Meldung die folgende Meldung:
Option
Auswirkung
<ZM bereitstellen/versenden
ohne Abschluss der
Abrechnungsnummern>
Die ZM wird versendet ohne dass die Abrechnungsnummern des
I. Quartal abgeschlossen werden.
In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen
Abrechnungsnummern beim Versand der ZM nicht abgeschlossen
waren.
»Auswertungen | Protokolle | GoBD«
<ZM bereitstellen/versenden
und Abrechnungsnummern
abschließen>
Die ZM wird versendet.
Alle Abrechnungsnummern des I. Quartal werden abgeschlossen.
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Info für Anwender Nr. 1251
3.4.
Daten für ARCHIV bereitstellen
Aus den für ARCHIV bereitgestellten Daten können GDPdU-Daten für eine Betriebsprüfung erstellt
werden. Daher wird auch beim Bereitstellen für ARCHIV geprüft, ob die Abrechnungsnummern
abgeschlossen sind.
»Bearbeitung | Daten für ARCHIV bereitstellen«
Aktion
Daten für ARCHIV bereitstellen
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern des gewählten Zeitraums (von Jahr, bis Jahr).
Beispiel
Für die Jahre 2013 bis 2015 werden Daten für ARCHIV bereitgestellt.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern der Wirtschaftsjahre 2013 bis
2015 abgeschlossen sein.
Meldung bei der Bereitstellung
Sind nicht alle Abrechnungsnummern in den Jahren 2013 bis 2015 abgeschlossen, erhalten Sie bei der
Bereitstellung für ARCHIV die folgende Meldung:
Option
Auswirkung
<ARCHIV-Daten
bereitstellen ohne
Abschluss der Abrechnungsnummern>
Die Daten werden für ARCHIV bereitgestellt, ohne dass die
Abrechnungsnummern der Jahre 2013 bis 2015 abgeschlossen
werden.
In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen
Abrechnungsnummern beim Bereitstellen der Daten für ARCHIV
nicht abgeschlossen waren.
»Auswertungen | Protokolle | GoBD«
<ARCHIV-Daten
bereitstellen und
Abrechnungsnummern abschließen>
Die Daten werden für ARCHIV bereitgestellt.
Alle Abrechnungsnummern in den Wirtschaftsjahren 2013, 2014
und 2015 werden abgeschlossen.
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3.5.
GDPdU FIBU-Daten bereitstellen
»Transfer | GDPdU FIBU-Daten bereitstellen«
Aktion
GDPdU-Export starten
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern des gewählten Umfangs des Exports.
Beispiel
Für das Wirtschaftsjahr 2015 wird der »GDPdU-Export vollständig« durchgeführt.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2015
abgeschlossen sein.
Meldung bei der Bereitstellung
Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015 abgeschlossen, erhalten Sie beim
Erstellen der GDPdU-Daten die folgende Meldung:
Option
Auswirkung
<GDPdU FIBU-Daten exportieren ohne
Abschluss der Abrechnungsnummern>
Die GDPdU Daten werden erstellt, ohne dass die
Abrechnungsnummern abgeschlossen werden. In diesem
Fall wird protokolliert, welche betroffenen
Abrechnungsnummern beim Erstellen der GDPdU Daten
nicht abgeschlossen waren.
»Auswertungen | Protokolle | GoBD«
<GDPdU FIBU-Daten exportieren und
Abrechnungsnummern abschließen>
Autor: FM / 14.12.2015
Die GDPdU Daten werden erstellt. Alle relevanten
Abrechnungsnummern werden abgeschlossen.
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Info für Anwender Nr. 1251
3.6.
XBRL-Datei für Bundesanzeiger erstellen
»Auswertungen | Jahresabschluss | Bilanz/GuV-Überschussrechnung | Transfer | Bundesanzeiger«
Aktion
XBRL-Datei für die Veröffentlichung beim Bundesanzeiger erstellen.
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern des entsprechenden Wirtschaftsjahres.
Beispiel
Für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses 2015 beim Bundesanzeiger wird die XBRL-Datei
erstellt.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015
abgeschlossen sein.
Meldung beim Versand
Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015 abgeschlossen, erhalten Sie beim
Erstellen der XBRL-Datei für den Bundesanzeiger die folgende Meldung:
Option
Auswirkung
<Ja>
Die XBRL-Datei für den Bundesanzeiger wird erstellt.
Dabei werden alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2015
abgeschlossen.
<Nein>
Es werden keine Abrechnungsnummern abgeschlossen.
Die XBRL-Datei für den Bundesanzeiger kann daher nicht erstellt
werden.
Autor: FM / 14.12.2015
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Info für Anwender Nr. 1251
3.7.
E-BILANZ
»Auswertungen | Jahresabschluss | Bilanz/GuV-Überschussrechnung | Transfer |
Assistent E-Bilanz«
Aktion
E-Bilanz sofort senden
E-Bilanz bereitstellen für DELFIN
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres.
Beispiel
Die E-Bilanz für das Wirtschaftsjahr 2015 wird an die Finanzverwaltung gesendet.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015
abgeschlossen sein.
Meldung beim Versand
Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015 abgeschlossen, erhalten Sie beim
Versand der E-Bilanz die folgende Meldung:
Option
Auswirkung
<Ja>
Die E-Bilanz wird bereitgestellt/versendet.
Dabei werden alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2015
abgeschlossen.
<Nein>
Es werden keine Abrechnungsnummern abgeschlossen.
Die E-Bilanz kann daher nicht bereitgestellt/versendet werden.
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3.8.
Anlage EÜR
»Auswertungen | Jahresabschluss | Bilanz/GuV-Überschussrechnung | Transfer |
Assistent EÜR«
Aktion
Anlage EÜR sofort senden
Anlage EÜR bereitstellen für DELFIN
Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein?
Alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres.
Beispiel
Die Anlage EÜR für das Wirtschaftsjahr 2015 wird an die Finanzverwaltung gesendet.
Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015
abgeschlossen sein.
Meldung beim Versand
Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2015 abgeschlossen, erhalten Sie beim
Versand der Anlage EÜR die folgende Meldung:
Option
<Ja>
<Nein>
Autor: FM / 14.12.2015
Auswirkung
Die Anlage EÜR wird bereitgestellt/versendet.
Dabei werden alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2015 abgeschlossen.
Es werden keine Abrechnungsnummern abgeschlossen.
Die Anlage EÜR kann daher nicht bereitgestellt/versendet werden.
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Info für Anwender Nr. 1251
4.
Details
Überblick
1. Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern erfassen/korrigieren
11
2. Notiz zu einer Buchung in abgeschlossener Abrechnungsnummer ändern bzw. löschen
3. Abschluss einer Abrechnungsnummer aufheben
4. Protokollierung GoBD
4.1.
13
14
14
Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern
erfassen/korrigieren
In einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer können keine Buchungen mehr erfasst, geändert oder
gelöscht werden.
Wenn für die betroffene Periode noch Buchungen erfasst, geändert oder gelöscht werden müssen
(z. B. für eine korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldung), muss das in einer neuen Abrechnungsnummer
erfolgen.
Beispiel
Im Januar wurde ein Erlös mit 19 % USt versehentlich auf das Konto für Erlöse mit 7 % USt gebucht.
Da die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar bereits übermittelt wurde, ist die Abrechnungsnr. 1
abgeschlossen. Die Buchung auf das falsche Konto muss in einer neuen Abrechnungsnummer
storniert und mit dem korrekten Konto eingebucht werden.
Lösung
1. Neue Abrechnungsnummer für Periode Januar anlegen
2. Falsche Buchung stornieren
3. Korrekte Buchung erfassen
11
12
12
1. Neue Abrechnungsnummer für Periode Januar anlegen
Bearbeitung | Abrechnungsnummern bearbeiten« +
.
Neue Abrechnungsnummer (z. B. 14) erfassen.
Periode 1 für »Januar« erfassen.
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2. Falsche Buchung stornieren
Buchungserfassung mit der neuen Abrechnungsnummer 14 öffnen.
Kontenansicht aktivieren:
»Darstellung | Kontenansicht«.
Sachkonto mit der betroffenen Buchung erfassen.
Betroffene Buchung markieren.
Im Kontextmenü den Eintrag <Für die markierte Buchung eine Stornobuchung vorschlagen> wählen.
Alternativ: Tastenkombination
+
«.
Vorgeschlagene Buchung speichern.
Die falsche Buchung auf das Konto 4300 »Erlöse 7 % USt« ist somit storniert.
3. Korrekte Buchung erfassen
Die korrekte Buchung auf das Konto 4400 »Erlöse 19 % USt« kann jetzt in der Abrechnungsnr. 14
erfasst werden.
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4.2.
Notiz zu einer Buchung in abgeschlossener Abrechnungsnummer ändern
bzw. löschen
Die Notiz zu einer Buchung kann auch dann noch geändert oder gelöscht werden, wenn sich die
Buchung in einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer befindet.
Beispiel
Auf einer Bewirtungsrechnung hat die Angabe der bewirteten Personen gefehlt. Wir haben diesen
Sachverhalt als Notiz zur Buchung erfasst und die Notiz für den Fragezettel zur Buchhaltung aktiviert.
Nachdem der Mandant die fehlenden Angaben nachgereicht hat, möchten wir die Notiz löschen und für
den Fragezettel deaktivieren.
Die Buchung befindet sich in einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer.
1. Buchungserfassung öffnen
»Bestand | Buchungserfassung«.
Abrechnungsnummer und Buchungskreis wählen, in der sich die Buchung befindet.
2. Buchung markieren und Zusatzfelder öffnen
Betroffene Buchung markieren.
»Bearbeiten | Zusatzfelder ändern« wählen. Oder Alternative verwenden:
+
3. Notiz löschen und für Fragezettel deaktivieren
Notiz in den Zusatzfeldern bearbeiten.
Option <Notiz für den Fragezettel aktivieren> deaktivieren.
Hinweis
Über den Menüpunkt »Bearbeiten | Notiz« kann die Notiz zu einer Buchung gelöscht und für den
Fragezettel deaktiviert bzw. aktiviert werden, ohne dass die Zusatzfelder geöffnet werden müssen.
Autor: FM / 14.12.2015
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Info für Anwender Nr. 1251
4.3.
Abschluss einer Abrechnungsnummer aufheben
Der Abschluss einer Abrechnungsnummer kann nicht mehr aufgehoben werden.
Wenn eine Buchung in einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer korrigiert werden muss, ist wie auf
Seite 11 beschrieben vorzugehen. Nur so können die besonderen Anforderungen von Änderungen und
Löschungen erfüllt werden (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit).
4.4.
Protokolierung GoBD
»Auswertungen | Protokolle | GoBD«
Die Auswertung »GoBD« protokolliert Aktionen, die ohne Abschluss der Abrechnungsnummern
ausgeführt werden.
Im Protokoll finden Sie unter anderem die folgenden wichtigsten Punkte:
§ Aktion
§ Zeitraum
§ Nicht abgeschlossene Abrechnungsnummer.
5.
Wichtige Informationen
Nr. 1250 GoBD in Agenda FIBU
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